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    La Planificación

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    Cervando Mota
    El documento describe los conceptos clave de la planificación. La planificación es el proceso de determinar una visión del futuro y los objetivos para lograrlo. Existen diferentes tipos de planes como la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estrategias y presupuestos. También se describen métodos de planificación como los diagramas de flujo, pronósticos y el gráfico de Gantt. Finalmente, se define la cultura organizacional como los patrones de comportamiento y creencias dentro de una empresa.

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    El documento describe los conceptos clave de la planificación. La planificación es el proceso de determinar una visión del futuro y los objetivos para lograrlo. Existen diferentes tipos de planes como la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estrategias y presupuestos. También se describen métodos de planificación como los diagramas de flujo, pronósticos y el gráfico de Gantt. Finalmente, se define la cultura organizacional como los patrones de comportamiento y creencias dentro de una empresa.

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    El documento describe los conceptos clave de la planificación. La planificación es el proceso de determinar una visión del futuro y los objetivos para lograrlo. Existen diferentes tipos de planes como la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estrategias y presupuestos. También se describen métodos de planificación como los diagramas de flujo, pronósticos y el gráfico de Gantt. Finalmente, se define la cultura organizacional como los patrones de comportamiento y creencias dentro de una empresa.

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    La Planificacin.

    Qu se entiende por Planificacin?.


    La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible
    determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin.
    Cul es la importancia de la Planificacin?.
    Propicia el desarrollo de la empresa.
    Reduce al mximo los riesgos.
    Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
    El autor Jos Antonio Fernndez Arena afirmaba que "Planear es funcin del administrador,
    aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza
    de las polticas y planes delineados por su superior".
    El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de
    algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para
    pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el
    supervisor.
    Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede
    mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la
    empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores
    hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.
    Cmo se clasifica la Planificacin?
    Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:
    Misin: es la razn de ser de la empresa. Tambin se dice que es la labor, el encargo o servicio
    especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una
    universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.
    Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos
    estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder
    en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".
    Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos
    conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del
    ao 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un ao),
    mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos).
    Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines
    ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial
    que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de vendedores durante
    los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.
    Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual
    empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por
    ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

    Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular. Ac se exponen acciones u
    omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no
    ingerir alimentos en este sitio", etc.
    Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y
    hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces
    que estrategias son los cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones
    cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia
    podra se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente
    informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".
    Programas: son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas,
    asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos,
    estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de operacin.
    Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un perodo futuro, expresados en
    trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los
    presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de
    efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).
    Procedimientos: son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben
    realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un
    ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a
    los empleados.

    El proceso de la Planificacin
    Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la
    planificacin, a saber:
    a) Deteccin de una oportunidad.
    b) Establecimiento de objetivos.
    c) Consideracin de las premisas de planificacin.
    d) Identificacin de las alternativas.
    e) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
    f) Eleccin de una alternativa.
    g) Elaboracin de los planes de apoyo.
    h) Elaboracin del presupuesto.
    Entre las ventajas ms relevantes de la planificacin tenemos: ayuda a mejorar la coordinacin
    entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visin interna y del entorno empresarial; y
    ayuda a la administracin a adaptarse rpidamente al medio cambiante.
    La planificacin puede ser estratgica y operativa. Analicemos ms adelante stos conceptos.
    Planificacin Estratgica.
    La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac se deben tomar en
    cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.
    Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la empresa.
    Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir
    en el futuro.

    Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran:


    a) Identificacin de las estrategias actuales.
    b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales.
    c) Seleccin de metas estratgicas.
    d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias.
    Planificacin Tctica.
    Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la
    empresa.
    Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:
    1. El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos son de
    corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
    2. El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son
    especficos.
    3. Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas y los planes estratgicos
    la misin de la empresa.

    El Grfico de Gantt
    Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo
    grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalizacin de
    las diversas actividades.
    Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata de un grfico de barras,
    dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de una
    actividad. La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe ejecutarse
    cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las mismas.
    Para una mayor ilustracin, a continuacin se presenta el Grfico de Gantt que dispone los tiempos
    y actividades para la realizacin de una investigacin de mercado, dividida en tres fases y para ser
    desarrollada en cuatro meses.

    Otras

    Tcnicas de Planificacin
    Diagrama de anlisis de proceso.
    Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades,
    y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los
    smbolos correspondientes.
    Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin",
    "demora" y "almacenamiento" o "archivo".
    Diagrama de flujo.
    Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que
    ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o
    finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y
    conector.
    Los pronsticos.
    Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos;
    es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.
    Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.
    Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se
    puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada.
    Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el
    cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de
    conocer datos futuros basndose en los ya conocidos.
    El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos
    anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos
    porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo.

    Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los


    resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en
    ese ao.
    Estos mtodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier libro de
    estadstica para ahondar con ms detalles en el desarrollo de cada uno de stos.

    Cultura Organizacional
    Puede definirse cultura como el patrn de comportamiento general, creencias
    compartidas y valores comunes de los miembros de una comunidad.
    Si nos percatamos bien, resulta que la cultura se demuestra en todas las reas de desarrollo de los
    seres humanos. La cultura organizacional puede ser definida como los patrones de
    comportamiento, creencias, que se encuentran dentro de una empresa.
    La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los gerentes de nivel superior de la
    empresa. Son sus creencias y formas de percibir las situaciones las que se vuelven como normas.
    Un elemento de suma importancia inmerso en la cultura organizacional es el trmino valor, el cual
    se convierte en una creencia permanente, o de muchos aos, que se sirve de gua a los
    trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos de la empresa.
    A continuacin se presenta una matriz comparativa entre una empresa sin cultura organizacional
    definida y otra con cultura establecida y clara.

    Debemos comprender que la cultura es algo muy estable en las empresa, y no se modifica
    fcilmente, puede llevar varios aos, puesto que conlleva a cambiar valores, smbolos,
    conductas, etc.
    No debe confundirse la cultura organizacional con el clima organizacional, el cul consiste en crear
    un ambiente de trabajo propicio en las relaciones interpersonales entre funcionarios y empleados.
    Es el medio interno de una empresa y su atmsfera psicolgica particular, la cual est ntimamente
    relacionada a la moral y a la satisfaccin de las necesidades humanas de sus miembros. El clima
    puede ser positivo o negativo, clido o fro, favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc.
    Este concepto abriga aquellas caracterizaciones que diferencian unas empresas de otras, y que
    influyen en el comportamiento de los individuos en la organizacin.

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