UNIDAD III

Redaccin de documentos ejecutivos y tcnicos

3. 1 Introduccin
El acelerado desarrollo de la informtica y los medios de
comunicacin masiva son una realidad en la dinmica de nuestra vida
actual. La necesidad de enviar y recibir mensajes resulta cada da
ms urgente y exige un alto conocimiento de los sistemas e
instrumentos de comunicacin social y comercial.
Sin demeritar los avances tecnolgicos de nuestra era en materia
comunicativa, debemos reconocer que la escritura es el principal
recurso para desarrollar cualquier actividad.
Quien posee dominio sobre la lengua escrita tiene el poder de abrir
las fronteras entre el restringido mundo individual y el universo
cultural humano.
Leer y escribir: que mejor manera de conocerse a uno mismo, de
aprender y manifestarnos, de reflexionar y engrandecer nuestras
expectativas.
Redactar es actualmente una tarea casi imprescindible para la
mayora de las personas, y en cualquier momento nos vemos
obligados a escribir una tarea escolar, un oficio laboral o una tesis
universitaria, en muchas ocasiones con la angustiosa preocupacin de
no saber o no poder expresarnos por escrito. Este problema puede
resolverse mediante la prctica y el estudio constante.
3.2 Definicin de redaccin
Redactar es poner por escrito cosas sucedidas, acordadas o
pensadas con anterioridad. En su fondo etimolgico, la palabra tiene
la fuerza del verbo latino redigere (compuesto de red = repeticin y
agere = mover hacia adelante, hacer), que significa hacer volver
El acto de redactar corresponde a hechos reales: la fantasa del autor
tiene escasa cabida, pues las circunstancias tratadas son concretas o
practicas.
Hay diferencia entre redactar y componer. En la composicin, los
elementos se crean o se combinan a gusto, con entera libertad y con
una dosis mas o menos copiosa de tan preciada originalidad. Se
componen poemas, cuentos, relatos, novelas, ensayos, etctera: es
indiscutible la calidad de obra de arte de la composicin. En la
redaccin, en cambio, el autor se limita a dar forma escrita a un
tema dado. Se redactan cartas notas, informes y escritos similares.
3.2.1 Caractersticas de la redaccin eficiente.

Plasmar las palabras en un libro, en una tesis, en un documento o en

cualquier otro escrito, es dar nuestro sello personal en la
comunicacin de las ideas, conceptos y conocimientos. En dicha
comunicacin escrita, adems se muestran la cultura, el estilo y la
forma de ser de quien escribe. Debemos tener en cuenta las
siguientes caractersticas:
a) Claridad. Consiste en la expresin de las ideas y conceptos de
tal manera que se entienda y facilite la lectura de un
documento escrito: una tesis, un libro, una carta etc. y con esas
Lneas se capten las ideas conforme se quisieron expresar.
b) Concisin. Esta caracterstica de la redaccin consiste en
expresar con el menor nmero de palabras los pensamientos,
ideas y conceptos referentes al tema, sin que por ello se le
reste claridad ni precisin respecto a su contenido.
c) Sencillez. Esta cualidad de la redaccin estriba en redactar las
ideas, los conceptos, hechos y aportaciones con naturalidad; es
decir, con sencillez en el uso del lenguaje, utilizando frases y
palabras simples sin rebuscamientos ni tecnicismos intiles, ni
con frases o palabras presuntuosamente elevadas que suponen
mayor cultura. Se puede entender como el uso de un lenguaje
coloquial en la escritura, como si el autor lo estuviera dictando
una conferencia, con un lenguaje simple, sin adornos ni
rebuscamientos intiles y estriles que slo entorpecen el
entendimiento del texto. La mejor forma de redactar, bajo esta
cualidad, es hacerlo como si el escrito se expresara como una
pltica.
d) Originalidad. Redactar con originalidad es escribir de acuerdo
con nuestra, forma de pensar. Es decir, utilizar nuestras propias
palabras o frases. Evitar el abuso de trminos o frases hechas,
que la mayora de las veces resultan artificiosas y rebuscadas
e) Precisin. Se dice que una situacin es precisa, solo cuando
expresa con exactitud el asunto; sin rebuscamiento intiles ni
informacin de ms, pero tambin sin omitir conceptos
importantes ni abusar de la cortedad de los datos. nicamente
se expresa lo necesario.
3.3. Estructura y redaccin de documentos.
Existen en la sociedad diversos documentos escritos que nos sirven
para comunicarnos de manera efectiva, es un conjunto de escritos o
correspondencia que resulta de la actividad prctica cotidiana del
hombre en su relacin con los dems los dividiremos en documentos
ejecutivos y tcnicos.
Dentro de los ejecutivos encontramos a:
3.4 La carta
Definicin

Una carta es un mensaje que una persona enva a otra. Se utilizan

como medio de comunicacin cuando las personas se encuentran
lejos. Cuando se establece un intercambio de correspondencia, se
establece entre ambas una conversacin por escrito.
De acuerdo a la intencin del remitente, el tipo de mensaje que se
desea enviar y a la relacin existente entre las personas entre las
cuales se establece la comunicacin, pueden diferenciarse dos formas
de carta fundamentales:
3.4.1 Carta personal
Comunicacin entre dos personas que se conocen y en la que el
tema a tratar permite la utilizacin del lenguaje informal.
Se utilizan para mantener comunicacin con gente conocida con la
que se tiene confianza, familiares y amigos. En ella se utiliza el
lenguaje informal y coloquial. En ella se transmiten acontecimientos,
sentimientos y pensamientos. La estructura de este tipo de carta no
es tan rgida como en el caso de cartas formales. Se puede subdividir
en:
3.4.1.1 Carta particular. (Dirigida a un amigo) Es en la que: En
representacin propia se dirige a un conocido, tal vez amigo, en su
carcter de funcionario de una institucin.
3.4.1.2Carta privada. Es en la que: En representacin propia se
dirige a un amigo o familiar, que representa solo eso.
3.4.2 Carta formal
Comunicacin entre dos personas que no se conocen o en la que el
tema a tratar obliga a la utilizacin del lenguaje formal. Suelen utilizar
ciertas frases comunes para dirigirse a quien se enva la carta
denominadas frmulas de cortesa.
Las cartas formales se redactan en lenguaje formal, ya que la carta va
dirigida a una persona de jerarqua o a la cual uno no conoce y su
intencin es comunicar un acontecimiento o hacer algn tipo de
pedido. Son requisitos de las mismas la claridad y la precisin.
Un ejemplo de este tipo de carta es la carta Comercial.
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos
empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o
viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de
cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de
reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un
esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre
mecanografiadas.
3.4.3 Elementos y esquema de la carta
Elementos para la carta privada y particular:

FECHA: Se le antepone el lugar de donde se enva, ya que no se

utiliza membrete. Y en seguida se anota da mes ao en que se
escribe
DESTINATARIO: Nombre, direccin y lugar de la persona a quien se
escribe. Se coloca al margen izquierdo superior, debajo de la fecha.
TRATAMIENTO O VOCATIVO: Frase de cortesa para iniciar el texto. Se
coloca abajo y en la lnea del destinatario utilizando dos puntos para
abrir de inmediato la carta propiamente.
TEXTO: Es la comunicacin propiamente. Conviene guardar un orden
en el tratamiento de los asuntos: introduccin, desarrollo, conclusin.
DESPEDIDA: Se debe utilizar el tratamiento adecuado a este tipo de
carta: Por ejemplo: Tu afectuoso amigo., Siempre te recuerda, etc.
FIRMA: La firma del remitente.
Esquema para carta privada y particular.
FECHA_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _
DESTINATARIO
_ __ _ __ _ _ _ __ _
_ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _
____________
VOCATIVO
____________
TEXTO
_ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ __ _ __ __ _ __ _ _ __ ___
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ __ _ __ __ _ __ _ _ __ ___
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _
DESPEDIDA
_ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _
FIRMA
_____________

Elementos y esquema de la carta comercial:

MEMBRETE: Nombre, direccin y ciudad de quien escribe la carta.

REMITENTE: Se coloca en la parte superior de la hoja. Muchas

instituciones poseen hojas membretadas, es decir membrete impreso.
FECHA: Da, mes y ao en que se escribe la carta; se coloca en la
parte superior empezando del centro a la derecha de la pagina, abajo
del membrete.
DESTINATARIO: Nombre, direccin y lugar de la persona a quien se
escribe. Se coloca al margen izquierdo superior, debajo de la fecha.
VOCATIVO: Frase de cortesa para iniciar el texto. Se coloca abajo y en
la lnea del destinatario utilizando dos puntos para abrir de inmediato
la carta propiamente.
TEXTO: Es la comunicacin propiamente. Conviene guardar un orden
en el tratamiento de los asuntos: introduccin, desarrollo, conclusin.
En este tipo de carta cambian los asuntos y la forma de abordarlos.
DESPEDIDA: Frase de cortesa para concluir, conviene escoger la
adecuada al caso.
LEMA: Palabra o frase que representa el objetivo de la institucin
precede a la antefirma.
ANTEFIRMA: Nombre de la institucin o persona que suscribe la carta.
FIRMA O RUBRICA: La firma del remitente.
CARGO: Puesto que desempea el firmante, se escribe debajo de la
firma.
ANEXOS: Si se adjunta a la carta otro documento, conviene sealarlo
as en la parte inferior izquierda.
COPIAS: Cuando se hace del conocimiento de varias personas el
contenido de una carta se les enva copias y se hace constar en el
orden jerrquico de las personas. Se utiliza la abreviatura c.c.p.
REFERENCIAS FINALES: Las iniciales del que suscribe y separadas de
esta por una diagonal, las iniciales con minscula, de quien
transcribi. Se coloca en la parte superior izquierda.

MEMBRETE
_ _ _ __ _ _ _ _ _ _
_ _ __ _ _ _ _ _ __ _
___________
FECHA
_ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
DESTINATARIO
___________ __ _ ___
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _
VOCATIVO
__ _______________
TEXTO
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
___________________________________ _______
___________________________________ _______
___________________________________ _______
DESPEDIDA
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
ANTEFIRMA
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __
FIRMA
_ _ __ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _
CARGO QUE OCUPA EL FIRMANTE
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _
ANEXOS
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _

REFERENCIAS FINALES
_ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _

3.5 El oficio
Se entiende por oficio, al documento escrito que sustituye a la carta
en las oficinas de gobierno y ciertas instituciones como sociedades,
sindicatos, clubes, etc.
Es un documento que se utiliza para la comunicacin entre unidades
y rganos administrativos; el oficio es el documento en el que como
funcionario pblico se dirige a un particular o a otro funcionario
pblico.
3.5.1 Elementos y esquema del oficio.
MEMBRETE: Ver anterior
CUADRO CLASIFICADOR: Se colocan en el los datos de clasificacin
para el registro y archivo de la oficina emisora.
ASUNTO: Se resume el asunto tratado en el texto
FECHA. Ver anterior
DESTINATARIO: Se aade el cargo que ocupa el destinatario y el
nombre de la dependencia donde presta sus servicios, lo dems como
en la carta comercial.
REFERENCIA: anotacin del numero, expediente y fecha cuando se
trata de la respuesta a otro oficio. Por ejemplo: REF. Su oficio 322,
Exp. Iv-31 de 8 de febrero.
TEXTO. Ver anterior
DESPEDIDA. Ver anterior
LEMA. Ver anterior
ANTEFIRMA. Ver anterior
FIRMA. Ver anterior.
OTROS DATOS.
REFERENCIAS FINALES. Ver anterior

MEMBRETE
_ _ _ __ _ _ _ _ _ _
_ _ __ _ _ _ _ _ __ _
___________
DEPENDENCIA _ __
__ _ __
_ _ _ _ _ __ __ __ _ __ __ __ _ __ _

__

__

SECCION_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ __ __
No. DE OFICIO_ _ _ _ __ _ _ _ _ _
EXPEDIENTE_ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
ASUNTO _ _ _ __ _ _ __ _ __ ____
_ _ ___ _ _ _ _ __ __ _ __ _ __ _ __ __ ___
FECHA
_ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
DESTINATARIO
___________ __ _ ___
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _
REFERENCIAS
_ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
TEXTO
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
___________________________________ _______
___________________________________ _______
___________________________________ _______
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ __ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ ___ _
DESPEDIDA
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
LEMA
_ _ _ _ __ _ _ _ _ ___ __ ___ _ _ _ _ __
ANTEFIRMA
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __
FIRMA

_ _ __ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _
(CARGO QUE OCUPA EL FIRMANTE)
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _
ANEXOS _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _

REFERENCIAS FINALES
_ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _

3.6 Memorandum

La palabra latina memorndum, significa cosa que debe tenerse en

la memoria. En comercio designa una nota sinttica donde se
recapitulan hechos o razones importantes, o bien se recuerda o
destaca lo que merece ser tenido en cuenta. Su redaccin es sencilla
y concisa, ms que la de las cartas.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar informacin entre
diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de dar a
conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin,
etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente,
la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redaccin
debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de
comunicacin no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en
que se debe utilizar para darle un toque personal y corts al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorndum
de acuerdo con sus necesidades, con encabezamiento especial
organizado generalmente de la siguiente forma:
MEMBRETE
MEMORAMDUM
PARA: Javier Cuevas
DE: Gerente General
FECHA: 9 de marzo de 2011
ASUNTO: Vacaciones del personal tcnico

Comunico a usted que, una vez estudiada y analizada la propuesta

enviada por el personal tcnico a su cargo, no existe ningn inconveniente
para llevar a cabo los cambios de horario que se proponen.
Sugiero, una vez mas, que se establezca un mecanismo efectivo de
informacin y de control, con el fin de evitar que el cambio pueda traducirse en
desorganizacin en el servicio.
Saludos a usted.
Atentamente
Carlos Ramrez Meza
Gerente General

3.7 Circular
De acuerdo con el diccionario de la real academia de la lengua, la
definicin de circular tiene las siguientes acepciones:
1.Orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de
sus subalternos.
2.Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas
personas para darles conocimiento de algo.
Las circulares tienen como cometido comunicar noticias de inters
actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las
circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con
este tipo de documento puede anunciarse la constitucin,
modificacin o disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la
visita de viajantes, la modificacin de precios, etc.; se emplea para
comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o numerosas
personas, a quienes por igual les interesa. Normalmente, las
circulares no se contestan, pero s puede en determinados casos por
motivos de cortesa o deseos de iniciar alguna operacin comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de
la empresa o institucin.
Circular N: se coloca debajo del membrete, indica el nmero
asignado administrativamente a esa circular en particular.

Materia/Asunto: debajo de "Circular N", es una breve referencia

sobre lo que trata la circular.
Lugar, fecha de emisin.
De: Indicacin de quien enva la circular
A: Indicacin de a quien se enva.
Cuerpo: El contenido de la misma
Frase de despedida
Nombre, apellido y cargo
Ejemplo:

MEMBRETE
CIRCULAR N: 15
LUGAR Y FECHA: Puebla. 15 de febrero de 2011
DE: SUBDIRECTOR DE SERVIOS ADMINISTRATIVOS
A: TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

ASUNTO: Protocolo de acceso.

Se les informa a toda la Comunidad Universitaria que a partir de esta fecha
ser solicitada la credencial de identificacin de esta Institucin para poder
tener acceso a las instalaciones. Es importante que est actualizada y se porte
en un lugar visible.
Todo esto con el fin de brindarles un mejor servicio y mayor seguridad.
Atentamente.
Subdireccin de servicios Administrativos