MODELO DE SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA

INSTITUCIONES DE EDUCACIN UNIVERSITARIA

Ing. James Edward Massiah Matute

Instituto Universitario de Tecnologa del Estado Bolvar (IUTEB).
Ciudad Bolvar. Venezuela
Email: [email protected]

RESUMEN
La actual competitividad presente en todos los escenarios, ha sido un elemento
decisivo para que las organizaciones adecen sus procesos y los adapten a las
necesidades de los clientes y dems partes interesadas. Un mecanismo que
garantiza la eficiencia y eficacia dentro de cualquier tipo de organizacin es el
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), que se define como el conjunto de
normas interrelacionadas de una organizacin por los cuales se administra de
forma ordenada la calidad de la misma, en la bsqueda de la mejora continua.
Las instituciones educativas no quedan exentas de esta situacin. Hoy en da,
son ms las instituciones de educacin universitaria (IEU) que buscan el
mejoramiento continuo de sus procesos a travs de la implementacin de un
SGC, el cual permite direccionar a la Institucin y establecer sus objetivos con
bases slidas y con miras a lograr la mejora de sus procesos sustantivos, como
lo son: docencia, investigacin y extensin y, todos aquellos relacionados con
ellos. En el presente documento se muestra un modelo de Sistema de Gestin
de la Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008, el cual puede ser implementado
en cualquier IEU, como herramienta para asegurar la eficacia, mejorar el
desempeo organizacional y, la evaluacin y acreditacin como mecanismo
para el fortalecimiento local, regional, nacional e internacional.
PALABRAS CLAVES: Calidad en la educacin superior, Sistema de Gestin
de la Calidad, Norma ISO 9001:2008.

ABSTRACT
The current competitiveness present in all scenarios, has been a critical
element for organizations to adapt their processes and meet the needs of
customers and other stakeholders. A mechanism to ensure efficiency and
effectiveness within any organization is the Quality Management System
(QMS), which is defined as a set of interrelated standards of an organization
which is administered in an orderly quality same, in the quest for continuous
improvement. Educational institutions are not exempt from this. Today, more
and more institutions of higher education seeking continuous improvement of its
processes through the implementation of a QMS, which allows the institution to
address and define its goals with a solid foundation and to achieve the
substantive process improvements, such as: teaching, research and extension,
and those related to them. This paper shows a model of Quality Management
System under ISO 9001:2008, which can be implemented in any Institution of
Higher Education as a tool to ensure effectiveness, and improve organizational
performance, assessment and accreditation strengthening mechanism for local,
regional, national and international.
KEY WORDS: Higher education quality, Quality Assessment System, ISO
9001:2008.

Sistema de Gestin de la Calidad

Para avalar el cumplimiento de los objetivos estratgicos, se presenta a
continuacin un modelo de Sistema de Gestin de Calidad para instituciones
de educacin universitaria, el cual una vez implementado garantizar no slo la
calidad de la educacin impartida, sino tambin la eficiencia y eficacia en la
ejecucin de cada una de las actividades llevadas a cabo en la Institucin.
Contenido del SGC
0. Introduccin
0.1 Generalidades
0.2 Enfoque basado en procesos
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Descripcin de los requisitos del SGC
4.1 Requisitos generales en las organizaciones educativas
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de la calidad
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
5. Compromiso y responsabilidad de la direccin
5.1 Compromiso de la direccin
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Poltica de la calidad
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de la calidad
5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
3

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin

5.5.1 Responsabilidad y autoridad
5.5.2 Representante de la direccin
5.5.3 Comunicacin interna
5.6 Revisin por la direccin
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Informacin de entrada para la revisin
5.6.3 Resultados de la revisin
6. Gestin de los recursos
6.1 Provisin de recursos
6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo
6.5 Informacin
6.6 Proveedores y alianzas
6.7 Recursos naturales
6.8 Recursos financieros
7. Realizacin del producto
7.1 Planificacin de la realizacin del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto
7.2.3 Comunicacin con el cliente
7.3 Diseo y desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo
7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo
4

7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo

7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo
7.3.7 Control de cambios del diseo y desarrollo
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compras
7.4.2 Informacin de las compras
7.4.3 Verificacin de los productos comprados
7.5 Produccin y prestacin del servicio
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservacin del producto
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin
8. Medicin, anlisis y mejora
8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medicin
8.2.1 Satisfaccin del cliente
8.2.2 Auditora interna
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto
8.3 Control del producto no conforme
8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva

Sistema de Gestin de Calidad para el IUTEB

0. Introduccin
0.1 Generalidades

El Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) adoptado por la institucin de

Educacin Universitaria (IEU), debe ser una decisin estratgica por parte de la
direccin. El plan y aplicacin del mismo debe ser adaptado segn se
determinen las necesidades de mejora en cada uno de los procesos llevados a
cabo en la Institucin. Este modelo est basado en los ocho principios de
direccin de calidad, tal como lo establece la Norma ISO 9001:2008, donde se
expone que un sistema de la calidad se gestiona a travs de procesos que
tienen implcitas responsabilidades, autoridades, procedimientos y recursos
asociados, los cuales deben estar definidos y desarrollados en forma
consistente para que sea eficaz y pueda contribuir a satisfacer las necesidades
y expectativas de los clientes; manteniendo presente el mejoramiento continuo.

0.2 Enfoque basado en procesos

Las

organizaciones

educativas

como

entes

de

transformacin

de

conocimientos necesariamente deben definir sus procesos. En funcin de las

caractersticas y naturaleza de los mismos, se deben agrupar por categoras,
tal como se indica a continuacin:

Procesos de direccin o estratgicos: Son aquellos procesos que estn

vinculados al mbito de las responsabilidades de la direccin y,
principalmente, para ser ejecutados al largo plazo. Estos procesos se
refieren fundamentalmente a procesos de planificacin y otros que se
consideren ligados a factores claves o estratgicos dentro de la
Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran: Planificacin

acadmica, Finanzas y presupuesto, Control de estudios, Evaluacin

institucional y, Organizacin y mtodos, entre otros.
Procesos de gestin de recursos: Son aquellos procesos que permiten
determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el
desarrollo de los procesos claves de la Institucin. Corresponden dentro
de esta categora: Recursos humanos (RRHH), Administracin y Planta
fsica.
Procesos

claves

operativos:

Son

aquellos

procesos

ligados

directamente con la realizacin del producto y/o la prestacin del

servicio. Son los procesos de lnea. Son procesos claves o sustantivos
en las organizaciones educativas: Docencia, Investigacin y Extensin.
Procesos de apoyo: Son aquellos procesos que dan soporte a los
procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con
medicin, anlisis y mejora. Son procesos de apoyo: Relaciones
pblicas (RRPP), Mantenimiento, Desarrollo estudiantil y Biblioteca,
entre otros que coadyuven a la ejecucin de los procesos citados
anteriormente.
PROCESOS DE DIRECCIN
RELACIONES CON
CLIENTES

R
E
Q.
C
L
I
E
N
T
E
S

1. Educandos
2. Padres o tutores
3. Organizaciones
que contratan
servicios
educativos
4. Empleadores y
futuros
empleadores
5. El Estado

PLANIFICACIN
ACADMICA

FINANZAS Y
PRESUPUESTO

CONTROL DE ESTUDIOS

EVALUACIN
INSTITUCIONAL

RELACIONES CON
CLIENTES

ORGANIZACIN Y
MTODOS

R
E
Q.
PROCESOS CLAVES

Especificaciones

Proyectos de
investigacin

DOCENCIA

Requerimientos

INVESTIGACIN

Necesidades
Solicitudes

Egresados: TSU
e Ingenieros

EXTENSIN

Vinculacin con
las comunidades

PROCESOS DE APOYO Y GESTIN DE RECURSOS

RETROALIMENTACIN

RRHH

ADMINISTRACIN

RRPP

PLANTA FSICA

DESARROLLO
ESTUDIANTIL

MANTENIMIENTO

TELEMTICA

BIBLIOTECA

C
L
I
E
N
T
E
S

RETROALIMENTACION

Fi
gura 1. Mapa de procesos para instituciones de educacin universitaria.
Fuente: Elaboracin propia

1. Objeto y campo de aplicacin

El modelo aqu presentado se sustenta en las directrices de los requisitos
establecidos en ISO 9001 para poder considerar tanto la eficacia y la eficiencia
de un SGC, y consecuentemente el potencial que tiene la Institucin.

2. Referencias normativas

UNE 66931:2005 IN: Es un informe destinado a facilitar directrices para ayudar

a las organizaciones que proporcionan productos educativos a implementar un
SGC que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001:2000. (IWA2:2003).

3. Trminos y definiciones
Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto generado en la
IEU, bien sea un producto educativo, de investigacin, de extensin o de
cualquier otra ndole..
Partes interesadas: Persona o grupo que tiene inters en el
desempeo o el xito de la IEU.
Producto educativo: Cualquier producto generado en el proceso
educativo.
Proceso educativo: Interaccin entre docentes y educandos; cualquier
proceso formativo que se d en la Institucin o fuera de ella.
Organizacin educativa: Organizacin que provee un producto
educativo.
Educador: Persona que participa en el proceso educativo como
facilitador.

4. Descripcin de los requisitos del SGC

8

4.1

Requisitos generales. La IEU debe:

Determinar los procesos necesarios para el SGC y su aplicacin en la

Institucin.
Determinar la secuencia e interacciones de estos procesos.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesaria
para la ejecucin y seguimiento de estos procesos.
4.2

Requisitos de la documentacin

4.2.1 Generalidades. En la IEU, el SGC debe estar respaldado por una

documentacin donde se especifique el funcionamiento del
sistema y sus objetivos, con la finalidad de agregar valor a cada
proceso, con la finalidad de:
a) Alcanzar los objetivos de la calidad previstos por la Institucin.
b) Evaluar la eficacia del sistema.
4.2.2 Manual de calidad. El Manual de Calidad constituye el
documento esencial del Sistema de Gestin de la Calidad en
cualquier

organizacin,

por

lo

cual

debe

especificar

detalladamente el alcance del sistema, la descripcin de los

procesos que se ejecutan en ella y sus interacciones.

Su

contenido debe adecuarse a las prcticas operativas de cada

entidad: coordinacin, divisin, departamento o unidad. El Manual
de la Calidad de la IEU debe estar aprobado por la mxima
autoridad de la institucin, previa revisin y aceptacin de la
entidad responsable de la Planificacin y Evaluacin Institucional,
a fin de garantizar su coherencia con los objetivos institucionales.
4.2.3 Control de los documentos. El objetivo de ejercer el control de
la documentacin del SGC en la IEU, es asegurar la vigencia y
actualizacin de los mismos para garantizar la oportunidad y la
pertinencia de la informacin cuando esta es requerida.

El

procedimiento para este control debe incluir:

a) La aprobacin de los documentos, realizada por el Director o por
tantas personas como la autoridad universitaria de competencia
consideren

conveniente

necesario.

La

designacin

de

autoridades para la aprobacin de documentos debe estar

contenida en los procedimientos.
b) La Institucin debe definir el procedimiento para el caso de
aprobacin de documentos electrnicos u obviar este requisito.
Una vez en aplicacin, un documento puede necesitar ser
modificado para adecuarse a cambios y/o mejoras.
c) Deben identificarse las modificaciones introducidas en un
documento, para conocer la versin actualizada y el tipo de
cambio introducido.
d) Todos los documentos deben estar disponibles para el personal
de

la

Institucin,

deben

ser

legibles

identificarse

adecuadamente.
e) Los documentos deben distribuirse en forma controlada e indicar
con claridad datos relacionados con el envo o la recepcin del
mismo.
f) Los documentos externos a la Institucin deben controlarse de la
misma forma que se controlan los internos.
4.2.4. Control de los registros. El registro proporciona informacin
sobre las actividades realizadas en la IEU, tales como resultados
obtenidos en cada etapa del proceso de enseanza-aprendizaje,
procesos de investigacin, extensin y cualquier otro ejecutado en
la institucin. En tal sentido, se deben mantener los registros en
consonancia con lo establecido en las normas y procedimientos
de la Universidad en relacin con los tiempos de resguardo y
eliminacin de registros. El procedimiento documentado para el
control de registros debe describir: cules registros se mantienen
en la Institucin, lugar y forma de resguardo, manera de
ordenarlos, cunto tiempo se conservan y

a dnde deben

enviarse despus de concluido el tiempo de conservacin.

5. Compromiso y responsabilidad de la direccin
5.1

Compromiso de la direccin. La alta direccin de la IEU debe:

10

a) Asumir el compromiso permanente de desarrollar y mejorar el

SGC, mediante un liderazgo transparente reflejado en la
planificacin

de

los

requerimientos

expectativas

de

la

comunidad universitaria en general.

b) Establecer las polticas en cada una de las funciones sustantivas
o medulares de la Institucin: docencia, investigacin y extensin,
coordinadas mediante Consejos acadmicos.
c) Asegurar la disponibilidad de recursos humanos, de materiales y
financieros necesarios para el logro de los objetivos fijados en la
planificacin que garanticen la operatividad del sistema.
d) Comunicar al personal de la Institucin, de acuerdo con su grado
de autoridad y responsabilidad, la importancia de satisfacer los
requisitos demandados por los clientes. La comunicacin dentro
de la institucin es de suma importancia para incrementar la
motivacin y participacin del personal, lo cual puede garantizar el
xito del mantenimiento del SGC.
e) Establecer una poltica de la calidad coherente a los objetivos
institucionales y darla a conocer a todos los miembros de la
comunidad universitaria.
f) Establecer los objetivos de la calidad que permitan lograr lo
expresado en la poltica de calidad.
g) Medir el funcionamiento de la Institucin para asegurar el
cumplimiento de las polticas y objetivos fijados, con nfasis en la
satisfaccin de sus clientes y de las partes interesadas en los
productos generados en ella.

5.2.

Enfoque al cliente. La alta direccin de la IEU debe:

a) Identificar sus clientes y las partes interesadas en los productos

educativos, de investigacin, extensin y cualquier otro que
demanden.
11

b) Cumplir los requerimientos del cliente para garantizar su

satisfaccin. Este aspecto podra estar alcanzado cuando los
clientes, consideren

logrados sus objetivos y manifiesten su

satisfaccin en forma oral o escrita.

c) Asegurarse que el personal de la Institucin ejecute sus procesos
en forma dinmica y los desarrolle con base en el mejoramiento
continuo.
d) Garantizar que la comunidad en general perciba la presencia de la
Institucin y sienta que sus requerimientos en materia de
transformacin de conocimientos podran alcanzarse.
e) Determinar las necesidades y expectativas del cliente.
f) Realizar seguimiento para conocer el grado de satisfaccin del
cliente y las partes interesadas.
5.3

Poltica de la calidad. La direccin en la Institucin, al definir la

poltica de calidad, debe tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
a) Determinar necesidades y expectativas de sus clientes, antes de
formular la poltica de calidad institucional, para poder expresarlos
especficamente en la misma.
b) La poltica de calidad debe expresar las intenciones generales de
la Institucin e incluir su compromiso con el cumplimento de
requisitos legales, normativos internos, requisitos asumidos ante
sus clientes y la mejora continua del desempeo del SGC.
c) Difundir el contenido de la poltica de la calidad a todo el personal
de la Institucin y comunidad en general.
d) Revisar peridicamente la poltica para determinar su vigencia
tanto el contexto interno como en el externo y adecuarla a las
necesidades y expectativas de los clientes.

5.4.

Planificacin.

5.4.1. Objetivos de la Calidad. La direccin de la Institucin para la

determinacin de los objetivos de la calidad, debe:

12

a) Considerar las necesidades y expectativas actuales de los

clientes y de las partes interesadas.
b) Tomar en cuenta, los objetivos asociados a la mejora continua y
expresarlos de forma tal, que puedan ser sujetos a medicin para
determinar si se han cumplido o no.
c) Comunicar e informar los objetivos de calidad establecidos y su
evolucin peridicamente al personal de la Institucin mediante
charlas o reuniones internas.
d) Evaluar sistemticamente los objetivos de la calidad para
determinar su desempeo.
5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad. Alcanzar los
objetivos de la calidad establecidos requiere una planificacin,
para lo cual, la direccin debe:
a) Realizar la documentacin del plan y la preparacin de un
cronograma de ejecucin.
b) Definir las responsabilidades y asignar al personal que ejecutar
las actividades del plan indicadas en el cronograma de ejecucin.
c) Asegurar

la

disponibilidad

de

recursos,

habilidades

conocimientos necesarios para alcanzar los objetivos.

d) Definir los enfoques, mtodos y las herramientas para la mejora
continua.
e) Establecer indicadores para la evaluacin.
f) Documentar y registrar la informacin.
g) Considerar para la planificacin las directrices que emanan de la
Divisin de Planificacin y Evaluacin Institucional, que definan
objetivos y estrategias institucionales.
h) Revisar los resultados de la planificacin de la calidad
regularmente

realizar

las

modificaciones

que

resulten

pertinentes.
5.5.

Responsabilidad, autoridad y comunicacin

5.5.1. Responsabilidad y autoridad. En la IEU la alta direccin debe:

13

a) Establecer una estructura organizativa adaptada al desarrollo de

sus procesos y a las prcticas operativas que se dan en la
Institucin.
b) Definir las responsabilidades y autoridades de todo el personal
que realiza actividades en la Institucin y que se hallan
involucradas con sus procesos.
c) Describir las funciones de los cargos en concordancia con las
actividades desempeadas por todo el personal de la Institucin:
directivos, docentes, administrativos y obreros, especificando su
grado de responsabilidad y autoridad con respecto a los procesos
ejecutados y sus aportes a logro de los objetivos de la calidad.
5.5.2. Representante de la direccin. La alta direccin de la IEU, debe
nombrar

a un miembro o miembros de la Institucin para

asegurar el cumplimiento de los requisitos del SGC, por lo cual el

representante de la direccin debe:
a) Asumir la responsabilidad y autoridad para el establecimiento,
implementacin y mantenimiento de los procesos del SGC de la
Institucin.
b) Promover la toma de conciencia, en cuanto a la importancia de
cumplir los requisitos del cliente como una garanta de su
satisfaccin.
c) Mantener informada a la direccin sobre los resultados operativos
del funcionamiento del sistema. Esto comprende: proveer
informacin adecuada para las evaluaciones de la eficacia del
sistema en el cumplimiento de los objetivos de la calidad para la
deteccin de posibles desviaciones y definir las consecuentes
propuestas de mejora para alcanzar las metas del perodo
evaluado.
d) Mantener comunicacin con otras entidades externas en relacin
a aspectos relacionados con el SGC de la Institucin.
e) Poseer las competencias en materia

universitaria y todos los

procesos que conlleva, adems de recibir o haber recibido

14

formacin en materia de SGC, especficamente en lo concerniente

a la Norma ISO 9001:2008.
5.5.3. Comunicacin interna. La alta direccin, para garantizar la
eficiencia y eficacia de la comunicacin interna con el personal de
la Institucional, debe:
a) Asegurarse, que el personal comprenda la importancia del
cumplimiento de los requisitos de calidad, establecidos en el
manual de calidad.
b) Mantener al personal informado sobre el nivel de cumplimiento de
los objetivos, la implementacin del SGC, sus mecanismos de
operacin y los resultados obtenidos, mediante reuniones de
trabajo debidamente documentadas, carteleras informativas,
correos electrnicos, pgina Web de la Institucin o circulares de
publicacin interna.
c) Revisar peridicamente la poltica de calidad para internalizarla y
actualizarla si fuese necesario.
d) Propiciar la retroalimentacin del desempeo en aras de la
integracin y participacin del personal.

5.6

Revisin por la direccin

5.6.1 Generalidades. La alta direccin monitorea los resultados de

desempeo del SGC, por lo tanto debe:
a) Revisar peridicamente y mantener los registros de los resultados
alcanzados para evaluar la eficacia del sistema.
b) Detectar oportunidades de mejora y adecuar los objetivos y
polticas de calidad a los cambios que se generan en el entorno.
c) Efectuar las adecuaciones al sistema con base en los resultados
de la evaluacin. Estas pueden ser: poltica de la calidad, los
objetivos, asignaciones de recursos adicionales o la modificacin
de los actuales para aos subsiguientes. Los recursos adicionales
15

pueden comprender personal, materiales e insumos o financieros.

Los resultados de esta revisin se deberan registrar en un
informe de gestin contentivo de: resultados, anlisis de
resultados, desviaciones, oportunidades de mejora, recursos
estimados e identificacin de debilidades y fortalezas del sistema.
5.6.2. Informacin para la revisin. Para evaluar la eficacia del SGC,
se requiere de una informacin de entrada, que podra ser:
a) Los resultados de las auditoras realizadas por el Comit de
Calidad de la Institucin.
b) Resultados de las autoevaluaciones.
c) Estudios comparativos o de diagnstico realizados sobre otras
universidades a nivel nacional e internacional.
d) Resultados de la aplicacin de instrumento de evaluacin de la
satisfaccin de los clientes internos.
e) Resultados de la aplicacin de instrumento de evaluacin de la
satisfaccin de los clientes externos.
f)

Informacin sobre las necesidades detectadas en el entorno.

g) Resultados alcanzados por los objetivos de la calidad previstos.

h) Estatus de la asignacin de recursos para el funcionamiento del
SGC, como por ejemplo: financieros, humanos o materiales.
i)

Actas informativas sobre el desempeo de los procesos

contratados por la Institucin.

j)

Factores tecnolgicos y de investigacin que puede conducir a la

actualizacin del sistema.

k) Los cambios introducidos con relacin a requisitos legales o

reglamentarios; estos cambios pueden originarse en leyes
nacionales o emanar desde la mxima autoridad universitaria.
l)

Las recomendaciones dadas por el personal, el cliente o las

partes interesadas, as como tambin las observadas como
oportunidades de mejora.

m) Las quejas y reclamos recibidos.

16

n) Los controles de no conformidad en los productos educativos o en

el proceso de diseo y produccin. La Institucin debe contar con
sistema de requisitos para controlar la conformidad del producto.
5.6.3 Resultados de la revisin. Los resultados de la revisin por la
direccin deben conducir a la mejora del desempeo del sistema
de gestin,

enfatizar las mejoras de los productos educativos

para cubrir las necesidades y expectativas de los clientes y,

asegurar la disponibilidad en las necesidades de recursos, por lo
cual debe incluir acciones enfocadas a:
a) Adecuar el ambiente de trabajo y la infraestructura a los objetivos
planificados y a los distintos procesos que se llevan a cabo en la
Institucin.
b) Adicionar valor agregado al producto educativo y mejorar el
funcionamiento del proceso.
c) Planificar con visin de futuro, los recursos necesarios para el
crecimiento de la Institucin.
NOTA 1:
Todas las conclusiones, recomendaciones y acciones preventivas o correctivas
tomadas con base en la revisin deberan registrarse para facilitar el
seguimiento del proceso, y ser usadas como entrada de las revisiones futuras.

6. Gestin de los recursos

6.1.

Provisin de recursos.

Para la mejora del desempeo de la Institucin, la alta direccin en relacin con

sus recursos, debe garantizar:
a) Ampliacin y mejora de las instalaciones de funcionamiento en
base al crecimiento de la Institucin: incremento de matrcula
estudiantil, cuerpo profesoral, administrativo y obrero.

17

b) Aumento de las competencias del personal a travs de la

formacin, educacin y actualizacin del conocimiento del recurso
humano de la Institucin.
c) Recursos materiales, como: consumibles, productos de papelera,
entre otros.
d) Dotacin de equipamiento, materiales e instrumentos para el
funcionamiento de los laboratorios y talleres requeridos para las
prcticas de los diferentes programas impartidos.
e) Disponibilidad de material bibliogrfico de consulta actualizado.
f)

Recursos econmicos para la contratacin de servicio externos o

para la ejecucin de actividades vinculadas a docencia,
investigacin y extensin.

g) Medios de transporte en cantidad, calidad y oportunidad para el

estudiantado y dems personal de la Institucin.

6.2.

Recursos humanos

6.2.1. Generalidades.

El

mejoramiento

continuo

institucional, tiene relacin directa con las

de

la

gestin

competencias del

personal, lo cual aade importancia a la revisin previa del perfil

del personal de la Institucin con nfasis en el responsable del
SGC. Dado lo anterior, la direccin debe:
a) Planificar y adecuar la formacin del personal con respecto a las
funciones ejercidas, en aras de incrementar su aporte al
mejoramiento continuo del proceso educativo.
b) Considerar en la formacin del responsable del SGC, un
profesional tcnico especializado, con profundo conocimiento de
las actividades llevadas a cabo en la Institucin, identificado con
la idea de mejoramiento continuo, con capacidad de liderazgo,
proactivo, con capacidad de sntesis y flexible para adaptarse a
los cambios.

18

c) Mantener un recurso humano capacitado, competente y motivado

a satisfacer las expectativas del cliente y al cumplimiento de los
objetivos de la Institucin.
6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formacin. La Institucin
debe:
a) Asegurar

la

competencias

incorporacin
para

el

de

personal

ejercicio

de

que
las

rena
funciones

las
y

responsabilidades que se le asignen. Para el cumplimiento de

este requisito, la IEU debe apoyarse en la unidad de recursos
humanos.
b) Determinar necesidades de formacin de todo el personal de la
Institucin.
c) Informar a todo el personal sobre cmo sus competencias, toma
de conciencia y formacin, estn al nivel de su responsabilidad y
su autoridad en la Institucin.
d) Establecer los objetivos en funcin de cada rea de desempeo
dentro de la Institucin y evaluar estos objetivos en forma
particular,

para

generar

reconocimiento

recompensas

motivacionales para el personal.

e) Revisar continuamente las necesidades en materia tecnolgica,
de ambiente laboral, de ergonoma en el puesto de trabajo, entre
otras, expresadas por el personal para hallar soluciones.
f)

Promover el trabajo en equipo para alcanzar los resultados.

g) Usar mediciones de satisfaccin del personal y evaluarlas.

h) Mantener actualizados los registros sobre la formacin recibida
por el personal de la Institucin.
6.3

Infraestructura. El proceso educativo requiere de instalaciones

bien dotadas para poder desarrollar cada una de sus actividades
hacia resultados eficaces, mediante la satisfaccin de los clientes
o partes interesadas. De acuerdo a lo anterior, la direccin debe
garantizar que la Institucin cuente con:

19

a) Instalaciones en condiciones adecuadas (confortables, higinicas

y

seguras,

con

comunicaciones,

disponibilidad
ventilacin,

de

servicios:

servicios

de

electricidad,
limpieza

mantenimiento, y acceso a recursos como: implementos de

trabajo, recursos informativos necesarios para el proceso. Las
instalaciones deben facilitar el crecimiento de la Institucin o los
ajustes que se consideren necesarios.
b) Sistemas de seguridad y prevencin (alarmas, salidas de
emergencia, alternativas energticas) apropiado que respondan
ante eventualidades o contingencias como: robos, incendios,
sismos,

manifestaciones

estudiantiles

deficiencias

de

electricidad y agua, que podran impedir en un momento dado el

desempeo del sistema.
c) Estaciones de trabajo donde se consideren aspectos ergonmicos
y de iluminacin que preserven la salud del personal en materia
de enfermedades ocupacionales.
d) Materiales y equipos con las caractersticas y especificaciones
que garanticen la calidad del resultado.
e) Software y otros recursos didcticos de computacin actualizados.
f) Un sistema peridico de revisin de la infraestructura que asegure
el mantenimiento permanente de las instalaciones a fin de evitar
interrupciones del proceso por acciones correctivas.
g) Mecanismos

para

la

identificacin

de

factores

fsicos

ambientales que puedan afectar el normal desarrollo de las

actividades en la Institucin y establecer formas que mantengan
estos actores bajo control en los casos que lo considere
necesario.
6.4

Ambiente de trabajo. La direccin debe asegurarse de que el

ambiente de trabajo influya positivamente en la motivacin, y
satisfaccin del personal, con el fin de mejorar el desempeo de
la organizacin. La creacin de un ambiente de trabajo adecuado,

20

como combinacin de factores humanos y fsicos, debe tomar en

consideracin lo siguiente:
a) Metodologas de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la
participacin activa para que se ponga de manifiesto el potencial
del personal.
b) Reglas y orientaciones de seguridad, incluyendo el uso de
equipos de proteccin personal.
c) Ergonoma.
d) La ubicacin del lugar de trabajo.
e) Interaccin social.
f) Instalaciones para el personal en la organizacin.
g) Calor, humedad, luz y flujo de aire.
h) Higiene, limpieza, ruido, vibraciones y contaminacin.
6.5

Informacin. La direccin debe tratar los datos como un recurso

fundamental para su conversin en informacin y para el
desarrollo continuo del conocimiento de la organizacin, el cual es
esencial para la toma de decisiones basada en hechos y adems
puede estimular la innovacin. Con el fin de gestionar la
informacin, la organizacin debera:

a) Identificar sus necesidades de informacin.

b) Identificar y acceder a las fuentes internas y externas de
informacin.
c) Convertir la informacin en conocimiento de utilidad para la
organizacin. Usar los datos, la informacin y el conocimiento
para establecer y cumplir sus estrategias y objetivos.
d) Asegurarse de la proteccin y confidencialidad apropiadas.
e) Evaluar los beneficios derivados del uso de la informacin con el
fin de mejorar la gestin de la informacin y el conocimiento.

6.6

Proveedores y alianzas. La direccin debera establecer las

relaciones con los proveedores y los aliados de negocios para
promover y facilitar la comunicacin con el objetivo de mejorar
21

mutuamente la eficacia y eficiencia de los procesos que crean

valor. Existen varias oportunidades para que las organizaciones
incrementen el valor a travs del trabajo con sus proveedores y
aliados de negocios tales como:
a) Optimizando el nmero de proveedores y de aliados de negocios.
b) Estableciendo comunicacin en ambos sentidos en los niveles
apropiados en ambas organizaciones para facilitar la solucin
rpida de problemas y evitar retrasos y disputas costosos.
c) Cooperando con proveedores en la validacin de la capacidad de
sus procesos.
d) Dando seguimiento a la habilidad de los proveedores para
entregar productos conformes con el objetivo de eliminar
verificaciones redundantes.
e) Alentando a los proveedores a implementar programas de mejora
continua del desempeo y a participar en otras iniciativas
conjuntas de mejora.
f)

Involucrando a los proveedores en las actividades de diseo y

desarrollo de la organizacin para compartir el conocimiento y
mejorar eficaz y eficientemente los procesos de realizacin y
entrega de productos conformes.

g) Involucrando a los aliados de negocios en la identificacin de

necesidades de compra y en el desarrollo de estrategias
conjuntas.
h) Evaluando, reconociendo y recompensando los esfuerzos y los
logros de los proveedores y de los aliados de negocios.
6.7

Recursos naturales. Debera considerarse la disponibilidad de

recursos naturales que puedan influir en el desempeo de la
Institucin. Aunque tales recursos estn frecuentemente fuera del
control directo de la organizacin, pueden tener efectos positivos
o negativos significativos en sus resultados. La organizacin
debera tener planes, o planes de contingencia para asegurarse

22

de la disponibilidad o sustitucin de esos recursos para prevenir o

minimizar efectos negativos en el desempeo de la organizacin.
6.8

Recursos financieros. La gestin de los recursos debera incluir

actividades para determinar las necesidades de recursos
financieros y las fuentes de los mismos. El control de los recursos
financieros debera incluir actividades para comparar el uso real
frente al planificado y tomar las acciones necesarias.
La direccin debera planificar, tener disponibles y controlar los
recursos financieros necesarios para implementar y mantener un
SGC eficaz y eficiente y para lograr los objetivos de la Institucin.
La direccin debera considerar tambin el desarrollo de mtodos
financieros innovadores para apoyar y alentar la mejora del
desempeo de la organizacin.

7. Realizacin del producto.

7.1.

Planificacin de la realizacin del producto. Para planificar la

calidad en la Institucin, la alta direccin debe:

a) Determinar y planificar

los procesos de diseo y produccin

necesarios para alcanzar los objetivos de la calidad.

b) Documentar los resultados de la planificacin de los procesos de
realizacin del producto. La documentacin comprende:
i. Definicin de los objetivos de la calidad.
ii. Caracterizacin de los procesos sustantivos medulares
llevados a cabo en la Institucin: docencia, investigacin y
extensin y, sus interacciones, determinacin de requisitos
de las entradas y salidas de cada fase o subproceso y
conocimiento del origen de las entradas y el destino del
producto (proveedores y clientes).
iii. Descripcin de las actividades correspondientes a cada
fase o etapa del proceso.

23

iv. Descripcin de los mecanismos de control y seguimiento en

cada fase del proceso.
v. Mediciones y anlisis de los resultados para implementar
mejoras.
vi. Informacin sobre las caractersticas del proceso.

c) Considerar en la planificacin aquellos procesos y subprocesos

que no agregan directamente valor, pero resultan necesarios para
garantizar la eficacia de la gestin. Corresponden a aquellos
identificados como procesos de apoyo en el Mapa de Procesos de
la Institucin.
d) Contemplar los requisitos de aceptacin de los productos
generados en la Institucin para cada fase del proceso. Estos
requisitos deben estar alineados con lo solicitado por el cliente o
las partes interesadas (ver 7.2.1).
e) Registrar los resultados y las no conformidades detectadas para
lograr la mejora continua a travs del anlisis de datos.
7.2.

Procesos relacionados con el cliente.

7.2.1 Determinacin

de

los

requisitos

relacionados

con

el

producto. En la determinacin de los requisitos de productos, la

Institucin, debe considerar:
a. Requisitos bsicos de los productos generados en cada proceso,
como por ejemplo:
ii. Requisitos establecidos en las normativas vigentes y el
plan de reconocimiento y prosecucin de estudios, para el
otorgamiento

de

ttulos

de

TSU

y/o

Ingenieros

Ingenieras.
iii. Normativas vigentes para la presentacin de proyectos de
investigacin y,
iv. Dems leyes y normativas que regulen todos los procesos
llevados a cabo en la Institucin.
b) Requisitos expresados como requerimientos del cliente.
24

c) Requisitos

adicionales

identificados

durante

las

fases

de

desarrollo de los procesos y que puede introducirse como una

accin preventiva para evitar no conformidades, si el requisito
modifica la propuesta inicial del cliente, se le debe informar para
asegurar su satisfaccin.

7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto. La

Institucin debe realizar la verificacin, con base en:
a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los
requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la
misma.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para
el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido.
c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el
producto.
d) Cualquier requisito adicional determinado por la organizacin.
7.2.3. Comunicacin con el cliente. La Institucin debe considerar en
su proceso de comunicacin con el cliente:
a) Las actividades de orientacin al estudiante y de promocin de
servicios al sector productivo y a la sociedad. Se deber brindar a
estudiantes y partes interesadas una informacin completa del
producto ofrecido por la organizacin educativa.
b) Un rea de atencin a estudiantes, as como a los sectores
productivo y social para dar a conocer la oferta educativa y de
servicios de la Institucin, as como para la retroalimentacin de
dichos sectores.
c) Asegurarse que los requerimientos de los clientes queden
claramente establecidos en los convenios o contratos que se
suscriban. As mismo, debera considerarse la forma en que se
manejan los cambios que puedan surgir de dichos requisitos.

25

d) Con referencia a las quejas y reclamos, es aconsejable que la

organizacin establezca un mtodo para su recepcin, anlisis y
cada reclamo o queja puede merecer la toma de una accin
correctiva para evitar su repeticin. (Vase 8.5.2)
Nota 2. Los convenios o contratos establecidos con el cliente debern
apegarse a la normatividad respectiva.

7.3.

Diseo y desarrollo.

7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo. La alta direccin debera

considerar el diseo y desarrollo de los productos generados en el
proceso de docencia, investigacin, extensin y dems procesos
conexos para el beneficio de los educandos y de otras partes
interesadas. Las actividades de control del diseo deberan ser
apropiadas al propsito y duracin de cada producto generado en
la Institucin. Puesto que la evaluacin de necesidades incluye los
logros del educando, satisfaccin de otras partes interesadas y la
eficacia de la organizacin, estas evaluaciones deberan incluir los
requisitos de desempeo potenciales o reales para determinar:
a) Cmo puede ayudar la educacin impartida en la Institucin para
que los educandos lleguen a ser competentes.
b) Medidas especficas para la eficacia educativa, investigativa y
referida a actividades de extensin.
Estas evaluaciones deberan proporcionar informacin que pueda
usarse en la revisin de cada producto obtenido de las funciones
sustantivas y conexas.
7.3.2. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo. La IEU
debera identificar la informacin de entrada del diseo de cada
producto que se vaya a generar en cualquier proceso llevado a
cabo en la Institucin.
7.3.3. Resultados del diseo y desarrollo. Los resultados del diseo y
desarrollo deben:
26

a) Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseo

y desarrollo.
b) Proporcionar informacin apropiada para la compra, produccin y
prestacin del servicio.
c) Contener o hacer referencia a los criterios de aceptacin del
producto generado en cualquier proceso llevado a cabo en la
Institucin.
d) Especificar las caractersticas del producto que son esenciales
para el uso seguro y correcto.
7.3.4. Revisin del diseo y desarrollo.

Dependiendo de su

complejidad, la revisin del diseo y desarrollo debera realizarse

en una o varias fases, o debera planificarse de acuerdo al punto
7.3.1 sealado anteriormente.
Los participantes en las actividades relevantes en cada fase,
deberan revisar los resultados del diseo y desarrollo contra los
requisitos correspondientes (es decir: los perfiles profesionales,
certificacin de la competencia).
La revisin debera realizarse por un equipo de personas que
incluyen aquellas que son responsables del diseo, algunas
partes interesadas, y otras que no sean responsables del diseo.
Estas personas revisan los reportes del diseo y deberan ser
responsables de juzgar la suficiencia del diseo para cumplir los
requisitos.
El proceso de diseo debera ser evaluado y revisado en trminos
de los resultados deseados.
Estos procesos incluyen la secuencia de los pasos en el proceso
de desarrollo, el personal involucrado, los procesos de revisin y
los criterios asociados.
Un reporte del desarrollo o lista de verificacin debera generarse
para documentar los procedimientos usados y cmo aseguran
que la enseanza cumple las especificaciones del diseo.
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo en las organizaciones
educativas. La verificacin del diseo debera realizarse en una o
27

varias etapas de acuerdo con el plan de diseo y desarrollo. Esta

actividad podra realizarse ya sea internamente por cualquier
especialista que no haya participado en el diseo y desarrollo
verificado, o externamente. La etapa de resultados del diseo y
desarrollo debera coincidir con las especificaciones de entrada
del diseo y desarrollo.
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo en las organizaciones
educativas. Este proceso se lleva a cabo para asegurar que las
caractersticas del producto planificado se cumplen por lo
estipulado en la fase de diseo del mismo.
La validacin debera efectuarse generalmente en las etapas
finales del diseo. Entre otros, el piloteo, los estudios de
confiabilidad y la acreditacin son mtodos de validacin
aceptados.
7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo en las
organizaciones educativas. Todos los cambios realizados a los
productos generados en cualquier proceso sustantivo o conexo,
deben

ser

identificados,

documentados,

autorizados

comunicados. La actualizacin de cualquier asunto debera incluir

la evaluacin de su efecto y los archivos deberan conservarse.
7.4.

Compras

7.4.1. Proceso de compras. En las IEU del Estado, los procesos de

adquisicin, se realizan con base en una planificacin anual o
plan de compras regido por un marco legal especfico. De acuerdo
con lo anterior, la Institucin debe:
a) Tramitar sus procesos de adquisicin de bienes y servicios
apoyndose en el proceso de compras.
b) Establecer sus propias metodologas para los procesos de
adquisicin de bienes y servicios, cuando se halle aprobado por la
mxima autoridad de la Institucin.
De la misma forma la alta direccin debe:

28

a) Asegurarse de que los productos adquiridos cumplen con los

requisitos de compra especificados en los planes de compras.
Esta planificacin de la compra incluye: material bibliogrfico,
papelera, equipos computacionales, equipos para laboratorios,
impresoras, consumibles y materiales de computacin, mobiliario
y tiles de oficina, software, servicios de impresin y otros
servicios de apoyo a la gestin institucional.
b) Registrar la verificacin de los productos adquiridos por el plan de
compras y comunicar a la unidad de compras las no
conformidades con las especificaciones detectadas en los
productos recibidos.
c) Coordinar con la unidad de compras, el control y seguimiento a
los proveedores, en atencin al impacto que esta etapa del
proceso tiene en la conformidad de los productos finales.
d) Establecer los criterios que deben emplearse para la seleccin
tcnica de los proveedores.
e) Establecer criterios para la evaluacin de los proveedores y
mantener los registros de los resultados de las evaluaciones y de
cualquier accin necesaria que se derive de las mismas, para
garantizar la eficacia del sistema.
f) Coordinar con la unidad de compras la seleccin de proveedores
en funcin de las evaluaciones de sus capacidades para
suministrar

productos

que

cumplan

con

los

requisitos

especificados por la Institucin en sus requisiciones de compras.

g) Entre otros criterios, pueden considerarse, adems:
i.

Experiencia previa con el proveedor en servicios similares.

ii.

Competencias del recurso humano.

iii.

Actualizacin tecnolgica.

iv.

Referencias escritas por parte de otras instituciones de

educacin universitaria.
En el caso de proveedores nuevos, se pueden considerar a
modo de prueba. Dependiendo de los resultados obtenidos,

29

esto impone adems el seguimiento durante el desarrollo

del trabajo como por ejemplo, visitas tcnicas a las
instalaciones o entrevistas.

7.4.2. Informacin de las compras. La Institucin debe:

a) Describir con claridad, cada uno de los materiales solicitados en el
plan de compras, en cuanto a cantidades y especificaciones de
conformidad.
b) Detallar en las solicitudes de los servicios de

contratacin

externa, todas las caractersticas inherentes al servicio solicitado

que conlleven al cumplimiento de los requisitos entrada, a fin de
garantizar la conformidad de los resultados. Estas caractersticas
pueden contemplar: condiciones de entrega, tiempo de entrega,
embalaje, especificaciones tcnicas relacionadas, verificaciones a
realizar para la aceptacin del resultado, detalles de cualquier
norma de calidad que deba emplearse, entre otras. Este grado de
detalle permitir a la unidad de compras emitir rdenes de servicio
a los proveedores en consideracin a lo demandado por la
Institucin.
c) Establecer un mecanismo de revisin para asegurarse que la
orden de servicio

emitida por la unidad de compras de la

Institucin cumpla con lo estipulado en la requisicin de compras

emitida por la parte interesada.
d) Establecer un sistema de revisin de rdenes de compra antes de
enviarlas o entregarlas al proveedor y dejar evidencia de la
revisin.
7.4.3. Verificacin de los productos comprados. La Institucin debe:
a) Cotejar que la compra sea la que se solicit mediante la
requisicin.
b) Revisar si el equipo est acompaado de instructivos, manuales
para el desempaque, existencia de accesorios y aditamentos;
30

instructivos
operacin,

de

armado,

instalacin

arranque,

mantenimiento

correctivo

calibracin,

preventivo,

planos,

diagramas elctricos y electrnicos junto con las formas de

garanta.
c) Documentar e informar los resultados de la verificacin a la
unidad de compras cuando se determinen discrepancias con
respecto a los requisitos originales.
7.5.

Produccin y prestacin del servicio.

7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio. La

Institucin debera considerar los siguientes procesos como
apropiados:
a) Seleccin y admisin de educandos.
b) El diseo de planes de estudios de unidades curriculares.
c) El diseo de orientaciones para el desarrollo de proyectos de
investigacin
d) Desarrollo de material didctico.
e) Asignacin de las cargas docentes.
f)

Provisin de manuales de prcticas para laboratorios y talleres.

g) Asignacin de los recursos necesarios para la realizacin efectiva

de cualquier actividad vinculada a algn proceso medular o
sustantivo fuera de la Institucin.
h) Desarrollo de materiales para cursos.
i)

Establecimiento

de

mtodos para

verificar el desempeo

acadmico.
j)

Asignacin de espacios para aulas, laboratorios, talleres,

bibliotecas y otros espacios similares.

k) Tutoras y consultoras sobre oportunidades vocacionales.

7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la

prestacin del servicio. Esta clusula debera aplicarse cuando
se hace el seguimiento y medicin de los servicios educativos que
no pueden llevarse a cabo, como se describe en clusula 8.2.3.
31

La validacin de los procesos de aprendizaje debera incluir,

segn sea necesario:
a) Los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los
procesos.
b) La apropiacin de los equipos y la calificacin del personal.
c) El uso de mtodos y procedimientos especficos.
d) Los requisitos de los registros (vase 4.2.4)
7.5.3. Identificacin y trazabilidad. La identificacin y trazabilidad de la
informacin importante debera incluir, segn sea necesario:
a) Los planes de estudios, cursos, cdigos de las unidades
curriculares.
b) Los registros de identificacin del educando.
c) El horario de la clase.
d) Libros o notas de texto.
e) Los equipos de laboratorios y talleres.
f)

Los contratos de investigacin.

g) El estado del desempeo de los educandos/grupos.

7.5.4. Propiedad del cliente. En la Institucin, las propiedades

proporcionadas

por

los

clientes/educandos

son

aquellas

proporcionadas en el momento de la admisin para propsitos de

inscripcin o renovacin de la inscripcin y durante la provisin de
servicio. Entre otros documentos, existen:
a) Documentos dados por los educandos, tales como: certificados,
diplomas

de

reconocimiento,

documentos

de

identificacin

personal (acta de nacimiento, identificaciones) y otros similares.

b) Los acuerdos de propiedad Intelectual.
c) Los exmenes mdicos, estudios o certificados del educando.
d) Exmenes, pruebas o trabajos realizados por el educando.
e) Trabajos finales, prototipos desarrollados y otros.

32

f)

Solicitudes, registros o documentos entregados por el educando

para su inscripcin o renovacin de la inscripcin.

g) Registros y documentos de la historia acadmica del educando.

h) Equipo propiedad del educando/cliente.
i)

Medios proporcionados para los cursos segn las premisas de

cliente.

7.5.5. Preservacin del producto. La Institucin debera considerar

preservar los productos generados en cualquier proceso llevado a
cabo en ella, tales como programas de estudios, planes de
estudios y materiales impresos o electrnicos como libros, notas
de

cursos,

discos

magnticos

pticos,

programas

de

computadora, archivos, entre otros.

Tambin deberan considerarse los suministros para los procesos
de educacin y/o capacitacin, es decir, los qumicos para
laboratorios, materiales crudos o procesados, productos de vida
limitada en almacn para propsitos de enseanza o trabajos de
investigacin y desarrollo.
Segn

sea

apropiado,

deberan

establecerse

normas

especificaciones para los materiales suministrados para asegurar

la conveniencia de su uso en la enseanza.
7.6.

Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin.

Para asegurar que la capacidad de medicin es consistente con
los requisitos de medicin, los sistemas de medicin deberan ser
validados para su confiabilidad y utilidad.
El seguimiento y medicin deberan efectuarse durante la
ejecucin de cualquier proceso para garantizar su ejecucin
eficiente y efectiva. Esto puede incluir los perfiles de desempeo
de facilitadores o docentes, registros de las evaluaciones al
personal, evaluaciones de cursos escritos, observaciones que
hacen notar si los docentes estn siguiendo el plan educativo, y
los exmenes finales.

33

Si el seguimiento de los graduados identifica enseanza omitida o

incorrecta, la Institucin debera revocar los materiales y/o
proporcionar a los educandos la enseanza que se omiti o
corrigi.
8. Medicin, anlisis y mejora
8.1.

Generalidades. La Institucin debera establecer un proceso para

reunir la informacin apropiada, incluyendo la identificacin de las
fuentes de informacin. La informacin debera ser usada para
asegurar la eficacia de cada uno de los procesos llevados a cabo
en la Institucin. Ejemplos incluyen cartas de control, histogramas,
diagramas de Pareto, encuestas de satisfaccin del cliente y otras
partes interesadas que han sido identificadas, mtodos de
enseanza, mediciones administrativas de la organizacin,
mediciones de variables relacionadas al educando, personal
docente, personal de apoyo, y diversos indicadores tales como
fallas, costos, desercin y desempeo del educando.

8.2.

Seguimiento y medicin

8.2.1. Satisfaccin del cliente. La Institucin debera tener mtodos

confiables para dar seguimiento y medir la satisfaccin del cliente.
Los indicadores de tendencias de la satisfaccin del cliente
deberan estar documentados y apoyados por evidencias
objetivas. Deberan comunicar los resultados de la satisfaccin del
cliente con la frecuencia apropiada a las partes interesadas.
Ejemplos de seguimiento y medicin de la satisfaccin del cliente
incluyen respuestas oportunas a las quejas, encuestas de
satisfaccin considerando la cortesa del personal obrero,
administrativo y docente.
8.2.2. Auditora interna. La Institucin debera efectuar auditoras
internas considerando los aspectos relacionados a los productos
generados en cualquier proceso, acreditacin y certificacin, fallas
en proceso, la efectividad de los mtodos de enseanza, los
procesos educativos e investigativos, el desempeo del SGC y el
34

documento del reporte final de la auditora interna. Ejemplos de

aspectos a ser evaluados son:
a) Verificar que los procedimientos para alcanzar los objetivos de
cada proceso medular o sustantivo han sido implementados en su
totalidad.
b) Verificar que los requisitos del SGC se han cumplido.
c) Verificar que se han proporcionado los recursos suficientes para
alcanzar los objetivos de calidad.
d) Todos los registros de calidad declarados en el SGC.
e) Todas las actividades del personal de la Institucin que afectan a
la calidad.
f)

Asegurar que los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 son

conocidas, implementados y mantenidos.

1.2.3. Seguimiento y medicin de los procesos. La Institucin debera

medir y dar seguimiento a los procesos usados para gestionar y
entregar sus diferentes productos.
La medicin debera hacerse en periodos apropiados. Ejemplos
de los procesos a los que deberan dar seguimiento incluyen, sin
estar limitados a estos:
a) Administracin de la matrcula y las evaluaciones.
b) Gestin de los registros.
c) Programas educativos.
d) Proyectos de investigacin.
e) Actividades de extensin.
Las organizaciones educativas deberan documentar los mtodos
empleados para medir la eficacia de los procesos. Ejemplos de
estos

mtodos

incluyen

anlisis

comparativo,

mtodos

estadsticos, periodos cclicos, entre otros.

1.2.4. Seguimiento y medicin del producto. La Institucin debe
establecer un mtodo para el seguimiento y medicin de los
productos generados en los diferentes procesos. El mtodo
seleccionado

debe ser consistente al proceso de realizacin,

asegurar

conformidad

la

35

del

producto

considerar

las

necesidades y expectativas del cliente, por lo que se debe

considerar lo siguiente:
a) Las caractersticas y clasificacin de los productos, para
determinar los tipos de mediciones y los medios a emplear para
realizarlas.
b) La disponibilidad de

equipos,

software y las herramientas

requeridas para la ejecucin del proceso.

c) Los puntos de entrada o salida, donde se realizarn las
mediciones o revisiones de la conformidad del producto para cada
etapa secuencial de los procesos.
d) Las caractersticas a medir o revisar en cada punto de control al
proceso, la documentacin y los criterios bajos los cuales se
aceptar la salida como conforme para pasar a la fase siguiente.
e) Los puntos de control para verificar conjuntamente con el cliente
el cumplimiento de los requisitos del producto solicitado.
f)

Las competencias del personal para ejecutar las actividades

inherentes al proceso.

g) La disponibilidad de materiales y

recursos que aseguren la

calidad del producto.

h) La inspeccin final de los productos para confirmar la finalizacin
del proceso.
i)

El registro de todas las mediciones del producto, los medios a

emplear podran ser: informes, formatos, formularios, lista de
chequeo, actas de conformidad, entre otros.

1.2.5. Seguimiento y medicin de la satisfaccin de las partes

interesadas. La Institucin debera identificar la informacin de la
medicin requerida de conformidad con las necesidades de las
partes interesadas (o de otros clientes), en relacin con sus
procesos en orden equitativo y de ubicacin de los recursos. Tal
informacin debera incluir las medidas relacionadas con los
educandos/clientes, el personal de la Institucin, los proveedores
y toda la sociedad. Ejemplos de medicin son las siguientes:

36

a) Para el personal de la Institucin, debera: evaluar la opinin de

su personal respecto a que tan bien la organizacin satisface sus
necesidades y expectativas y, cmo contribuyen en forma
individual y colectivamente en la realizacin de los resultados
organizacionales.
b) Para los proveedores, la organizacin debera: evaluar la opinin
de proveedores sobre la satisfaccin de compra de los procesos
de la organizacin, seguir y complementar la retroalimentacin
sobre el desempeo de los proveedores y su conformidad con la
poltica de compra de la organizacin y, evaluar la calidad de los
productos comprados, la contribucin de los proveedores y las
relaciones mutuamente beneficiosas.
c) Para la sociedad, la Institucin debera: definir y registrar
convenientemente

datos

relativos

con

sus

objetivos

interactuar satisfactoriamente con la sociedad y,

para

valorar

peridicamente la eficiencia y la eficacia de sus acciones y las

percepciones de su desempeo pertinente con las partes de la
sociedad.
8.3.

Control del producto no conforme. Cuando se detecta la no

conformidad en algunos de los requisitos del producto, durante la
medicin y seguimiento, la Institucin debe:

a) Identificarla e instrumentar una accin correctiva para la misma,

por ejemplo: levantar un procedimiento detallado para garantizar
el cumplimiento del requisito.
b) Si la no conformidad involucra la participacin del cliente, solicitar
informacin, datos o documentos adicionales al cliente o a otras
partes interesadas que sean necesarios para la implementacin
de las acciones correctivas.
c) Evaluar las acciones correctivas tomadas como resultado de la
deteccin de no conformidades del producto para validar su
funcionamiento.

37

d) Cuando una no conformidad involucra la participacin del

educando en el proceso educativo, y donde sea permitido, el
educando debera:
i)

Ser provisto con capacitacin adicional y permitirle que sea

evaluado nuevamente.

ii) Permitrsele continuar en el programa educativo de acuerdo

con los procedimientos establecidos.
iii) Ser transferido a otro programa de estudios.
El producto no conforme debera incluir programas educativos,
planes de capacitacin, materiales de apoyo o herramientas.
8.4.

Anlisis de datos. La Institucin debera reunir los datos del

anlisis sobre el desempeo de los requisitos del SGC y de los
procesos educativos. La informacin debera ser obtenida de:

a) La revisin de la direccin.
b) El personal docente, administrativo y obrero, as como la
competencia de los educandos.
c) La revisin de los requisitos del producto.
d) El diseo y desarrollo de los programas educativos y del plan de
capacitacin.
e) El desempeo de los productos educativos.
f)

La valuacin de los proveedores.

g) Las encuestas de satisfaccin del cliente y de las partes

interesadas que han sido identificadas.
h) Los resultados de las auditoras.
i)

El seguimiento y medicin al inicio, durante y al final de los

procesos.

j)

La identificacin del producto.

k) Los bienes y propiedades del cliente.

l)

La verificacin y validacin de los mtodos empleados para

seguimiento y medicin.

m) El producto no conforme.

38

As mismo, debera analizar los datos y la informacin recopilados

haciendo uso, sin estar limitados a estos, de los mtodos
aceptados de anlisis y solucin de problemas, tales como:
diagrama conceptual de procesos, diagrama de procesos,
diagrama de flujo, cartas de control estadstico, diagrama de
Pareto, diagrama de causa y efecto, anlisis del modo y efecto de
falla, entre otros.
Una vez que el anlisis es realizado, debera usarse para apoyar
la mejora continua o las acciones correctivas y preventivas, segn
sea el caso.
Las tcnicas y estadsticas deberan aplicarse a cualquier aspecto
del SGC. La evidencia por anlisis estadstico de la variabilidad
para mediciones tales como los indicadores de desempeo, el
ndice de desercin, los registros de los logros, la satisfaccin del
educando y los anlisis de tendencias pueden ayudar para
asegurar a los educandos que el control de los procesos eficaces
es una parte del SGC.
Deberan considerar el uso de metodologas estadsticas para el
anlisis de datos, que pueden ayudar a evaluar controlar y
mejorar el desempeo de los procesos.
8.5.

Mejora.

8.5.1. Mejora continua. La Institucin debe gestionar la mejora continua

de la eficacia del SGC a travs de:
a) La participacin del personal en la deteccin e implementacin de
proyectos de mejora que se hallen a su alcance.
b) Utilizacin de medios como: poltica de la calidad, objetivos de la
calidad,

resultados de las auditoras, anlisis de datos

provenientes de mediciones sistemticas, acciones correctivas y

preventivas y, la revisin por la direccin.
c) Establecimiento de las responsabilidades de su seguimiento y
control, asignando la o las personas que lo llevarn a cabo.

39

8.5.2 Accin correctiva. La Institucin debe implementar las acciones

correctivas que son identificadas del anlisis de la causa de no
conformidades

oportunidades

de

mejora.

Las

acciones

correctivas deberan aplicarse para eliminar las no conformidades

que ocurren durante el desempeo de los procesos sustantivos o
medulares como son: docencia, investigacin y extensin. Para
ello debera:
a)

Establecer procedimientos para garantizar la revisin permanente

de: las quejas de los clientes y de otras partes interesadas, las no
conformidades detectadas en las auditoras y mediciones, los
informes internos, incluyendo las recomendaciones.

b)

Identificar para tomar las acciones correctivas adecuadas, las

causas de: las quejas de clientes, quejas de otras instituciones y
partes

interesadas,

desviaciones

de

los

procesos

procedimientos no satisfactorios.
c)

Planificar y documentar los cambios necesarios y, garantizar el

seguimiento para asegurar que las modificaciones sean efectivas.
La accin correctiva puede comprender cambios en: el manual de
calidad, los procedimientos,

instrucciones de trabajo u otra

documentacin relevante.
d)

Registrar y realizar el seguimiento para determinar la efectividad

de la accin correctiva.

8.5.3 Accin

preventiva.

La

Institucin

debe

contar

con

un

procedimiento que asegure la eliminacin de las causas

potenciales de no conformidad. En consecuencia, la direccin
debe:
Anticiparse con acciones preventivas, para evitar la aparicin de
no conformidades; esto exige el anlisis peridico de los procesos
que ocurren en la Institucin, para identificar dificultades, que
podran a futuro convertirse en no conformidades potenciales.
Ejemplos de casos donde se pueden aplicar acciones preventivas,
deberan ser: planeacin estratgica de los procesos que prevea
40

soluciones a travs de estrategias preventivas; planificacin de la

formacin del personal en nuevas tecnologas y tendencias en el
rea de competencia; sistematizacin del manejo de los
inventarios; creacin de bases de datos para el manejo ms
eficiente y efectivo de la informacin; entre otros.
Las acciones preventivas deberan ser registradas para asegurar
su implementacin. Las acciones que resulten del proceso de
acciones preventivas deberan documentarse y comunicarse a las
reas apropiadas de la Institucin. El aprendizaje que se obtenga
del proceso de accin preventiva debera ser revisado y
comunicado a toda la organizacin.

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