Guia MOF PDF
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MANUAL DE
ORGANIZACION
Y FUNCIONES
MINISTERIO DE
ECONOMA Y FINANZAS
Consejo Nacional
de Descentralizacin
MDULO
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
Instructivo
Manual de organizacin y funciones
Lima, Per
Marzo, 2005
Programa Pro Descentralizacin - PRODES
Av. 28 de Julio 1045, Miraflores, Lima
www.prodes.org.pe
Supervisin de edicin y revisin de contenidos:
Programa Pro Descentralizacin - PRODES
Consejo Nacional de Descentralizacin, Gerencia de Fortalecimiento Local, CND
Elaboracin de contenidos:
Programa Pro Descentralizacin - PRODES.
rea de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades
Adecuacin didctica de los contenidos:
Zoila Acua Castellanos
Sonia Planas Ravenna
Produccin grfica:
duArtes 247 2788
Ilustraciones :
Federico Gutirrez
Lucya Crdova
@2005 PROGRAMA Pro Descentralizacin - PRODES, Consejo Nacional de la Descentralizacin - CND, Ministerio de Economa y Finanzas MEF- DNPP. La informacin contenida en este mdulo puede ser reproducida total y parcialmente, siempre y
cuando se mencione la fuente de origen y se enve un ejemplar a PRODES, CND y MEF.
Hecho el Depsito Legal N 1501042005-0514, en la Biblioteca Nacional del Per.
Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo de USAID - PER, bajo los trminos del contrato N 527-C-00-03-00049-00.
Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de la agencia.
INSTRUCTIVO
PROBLEMATIZANDO
No estoy en contra
del secretario, pero
no es competente
para este cargo!
Es que tampoco
tiene el perfil para
esa contratacin.
Entonces, cmo
es que est ocupando
ese puesto?
Actividad
Han sucedido situaciones parecidas en tu institucin?
Crees que la elaboracin del MOF requiere de previa investigacin?
Qu propones para utilizar bien este instrumento?
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
IN FORMANDONOS
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un instrumento normativo
de gestin institucional que describe las funciones bsicas a nivel de puestos de
trabajo o cargos contenidos en el CAP, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.
1.
QU PRETENDE EL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES?
El manual de organizacin y
funciones (MOF) pretende:
Proporcionar informacin de todas las funciones
especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para
poder desempearlo adecuadamente.
Definir las competencias bsicas y transversales
necesarias para cada puesto.
2.
4
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
2.1
Por tanto
la elaboracin del MOF suele
implicar un esfuerzo comn entre
el equipo tcnico, los trabajadores
y sus jefes inmediatos.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
2.2
Paso 1
Anlisis de
relaciones de jerarqua y
coordinaciones.
Paso 2
Anlisis desde los
objetivos
institucionales.
Paso 3
Elaborar la
descripcin del cargo.
Paso 4
Revisin del anlisis
con los participantes.
Paso 5
Llenar los formatos
del MOF.
6
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Paso 1
Anlisis de relaciones de jerarqua y coordinaciones
Luego de reunir la
informacin
requerida, se revisa la
estructura orgnica
para determinar la
dependencia
jerrquica del puesto
y con qu unidades
orgnicas mantiene
una relacin directa
de coordinacin.
EJEMPLO
La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.
Paso 2
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar
los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los
empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, cul sera
el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
Paso 3
Elaborar la descripcin del puesto
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y
especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades
inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las condiciones
de trabajo.
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias
para el desempeo del puesto.
Paso 4
Revisin del anlisis con los participantes
El anlisis realizado debe ser
verificado con el trabajador
o su superior inmediato.
Esta verificacin ayudar a
determinar si la descripcin
realizada del cargo es
correcta, si est completa y
si es fcil de entender para
todos los involucrados.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Paso 5
Llenar los formatos del MOF
Cmo lleno
estos formatos?
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
1
EJEMPLO
q
q
q
q
:
:
:
:
Asistente administrativo.
Oficina de planificacin y presupuesto.
Jefe de la oficina de planificacin y presupuesto.
01.
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
1.5 COORDINACIN
q
q
q
q
Unidad de Tesorera.
Unidad de Contabilidad.
Unidad de Personal.
Unidad de Abastecimiento.
1.6 SUPERVISIN
Supervisa a
Supervisado por:
Gerencia municipal.
Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y presupuesto ubicada en la sede de la municipalidad.
Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos
de refrigerio.
q
q
q
q
Estudios
Especialidad
Experiencia
Otros estudios
:
:
:
:
2.2 COMPETENCIAS
COMPETENCIAS - VALORES
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Probidad y conducta.
MUY ALTO
3. Sensibilidad social.
4. Lealtad institucional.
COMPETENCIAS GENRICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
11
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
Competencias especficas
COMPETENCIAS DE GESTIN
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Trabajo en equipo.
2. Motivacin.
COMPETENCIAS PERSONALES
MUY ALTO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
1. Orientacin al logro.
ALTO
X
3. Capacidad autocrtica.
4. Tolerancia al estrs.
6. Iniciativa.
7. Auto organizacin.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
MUY ALTO
INSTRUCTIVO
2
EJEMPLO
q
q
q
q
:
:
:
:
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
MDULO
1.5 COORDINACIN
q
q
q
q
Alcalda.
Gerencia municipal.
Todas las gerencias de lnea.
Oficina de auditora institucional.
1.6 SUPERVISIN
Supervisa a
Supervisado por
Gerencia municipal.
Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos
de refrigerio.
q
q
q
q
Estudios
Especialidad
Experiencia
Otros estudios
:
:
:
:
Profesional.
Administracin, ingeniera y / o profesiones afines.
Cuatro aos en el rea o cargos similares.
Sistemas administrativos / computacin.
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Probidad y conducta.
MUY ALTO
X
3. Sensibilidad social.
4. Lealtad institucional.
COMPETENCIAS GENRICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
INSTRUCTIVO
Competencias especficas
COMPETENCIAS ESTRATGICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
3. Representante de la organizacin.
MUY ALTO
COMPETENCIAS DE GESTIN
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
1. Orientacin al usuario.
3. Gestin de recursos.
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Liderazgo.
MUY ALTO
X
2. Comunicacin.
3. Trabajo en equipo.
4. Motivacin.
COMPETENCIAS PERSONALES
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Orientacin al logro.
MUY ALTO
X
2. Influencia.
3. Capacidad autocrtica.
4. Tolerancia al estrs.
6. Iniciativa.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
3
EJEMPLO
q
q
q
q
:
:
:
:
Secretaria.
Alcalda.
Alcalde.
01.
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
1.5 COORDINACIN
q
q
q
1.6 SUPERVISIN
Supervisa a
Supervisado por
Alcalda.
Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de alcalda ubicada en la sede
de la municipalidad.
Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de las 8.00 am a las 4:30 pm con 45
minutos de refrigerio.
q
q
q
q
Estudios
Especialidad
Experiencia
Otros estudios
:
:
:
:
2.2 COMPETENCIAS
Competencias bsicas
COMPETENCIAS - VALORES
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Probidad y conducta.
MUY ALTO
3. Sensibilidad social.
4. Lealtad institucional.
COMPETENCIAS GENRICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
Competencias especficas
COMPETENCIAS DE GESTIN
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Trabajo en equipo.
2. Motivacin.
COMPETENCIAS PERSONALES
MUY ALTO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
1. Orientacin al logro.
3. Capacidad autocrtica.
4. Tolerancia al estrs.
MUY ALTO
6. Iniciativa.
7. Auto organizacin.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
3.
4.
MDULO
Actividad
Identifica los errores que se dan o se han dado en tu institucin al elaborar el
MOF.
Elabora tu propuesta de estrategias para evitar estos errores en el prximo diseo
del MOF.
5.
El plan de desarrollo de capacidades est siendo impulsado desde el estado con la finalidad
de fortalecer la gestin estratgica de los recursos humanos.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Actividad
Ahora, invita al equipo tcnico a elaborar el manual de organizacin y funciones
de la municipalidad, a travs de la siguiente dinmica.
Dinmica
DESCRIBIENDO FUNCIONES Y REQUISITOS
esitas?
Qu nec
MDULO
Procedimiento
-
Rene a los dos grupos (o ms) para verificar los anlisis hechos y plantear los reajustes necesarios.
Entrega al grupo un formato por llenar y solicita que procedan al llenado de un cargo que no aparezca en los ejemplos. Recomienda fidelidad a la realidad de la institucin y
a la investigacin previa que se ha hecho.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Tarjetas - MOF
1.
F
O
M
4 Ahora, por mayora se escoge un puesto de trabajo de la municipalidad, y se analizan desde los objetivos institucionales:
2.
F
O
M
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MDULO
6.
Conocer la descripcin
de los puestos de cada
unidad orgnica.
Seleccionar el personal
en demanda de la
institucin.
Realizar la evaluacin
de desempeo.
Establecer un sistema de
sueldos, salarios, remuneraciones
y prestaciones.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Adems:
Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.
Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal
conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos
mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano.
Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que
integran cada puesto.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si
conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
ANEXOS
1. Definiciones bsicas
Puesto
Es el elemento bsico de una organizacin. Se deriva de la clasificacin
prevista en el CAP de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y nivel de
responsabilidad. Son los puestos de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las funciones asignadas.
INSTRUCTIVO
Competencias laborales
Son las caractersticas subyacentes en la una persona, que est causalmente
relacionada con un desempeo bueno o excelente en un puesto de trabajo.
Son caractersticas observables en la realidad cotidiana del trabajo y en situaciones que ponen en prctica de forma integrada las aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos.
En una municipalidad cualquiera, una manera de implementar las competencias laborales parte de un adecuado diseo del ROF. Una de las primeras acciones es disear el perfil de competencias que la entidad requiere para un buen
desempeo de los cargos.
Los siguientes cuadros describen algunas competencias que pueden servir de
referencia para desarrollar otras para las municipalidades:
Competencias bsicas2
COMPETENCIAS - VALORES
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
1. Probidad y conducta.
2. Vocacin de servicio pblico.
3. Sensibilidad social.
4. Lealtad institucional.
5. Otras (especificar).
COMPETENCIAS - GENRICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
Los cuadros que se presentan se han tomado de las guas del curso de Gestin del Potencial Humano
de la Maestra en Gerencia Social de la Universidad Catlica del Per. Ao 2003.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
Competencias especficas
COMPETENCIAS ESTRATEGICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
1. Orientacin al usuario.
2. Gestin por resultados.
3. Gestin de recursos.
4. Identifica y propone indicadores de resultados.
5. Gestin de recursos humanos.
COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
1. Liderazgo.
2. Comunicacin.
3. Trabajo en equipo.
4. Motivacin.
COMPETENCIAS PERSONALES
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
1. Orientacin al logro.
2. Influencia.
3. Capacidad autocrtica.
4. Tolerancia al estrs.
5. Manejo de los errores personales.
6. Iniciativa.
7. Autoorganizacin.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
ALTO
MUY ALTO
INSTRUCTIVO
A qu se
denomina competencias
bsicas?
Se denomina "competencias bsicas" a aquellas que son exigibles a todos los trabajadores de la entidad sin distincin. Son
competencias que se debe evaluar antes de asignar una persona a cualquier cargo. En caso de las municipalidades que por
lo general tienen servidores pblicos permanentes, identificar
las competencias bsicas que permitira orientar los programas
de capacitacin y evaluar el desempeo de los servidores.
Qu son las
competencias
especficas?
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MDULO
Base Legal
1. Ley orgnica de
municipalidades N 27972
2. Ordenanza municipal
En proceso de aplicacin.
4. Resolucin jefatural
N 95.95.INAP/DNR.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL