UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO

VALDIZN HUNUCO
ESCUELA DE POST GRADO
MAESTRIA EN INGENIERIA DE SISTEMAS



GESTIN DE PROYECTOS DE TI



IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN ACADMICA PARA EL IESTP
FRANCISCO VIGO CABALLERO

INTEGRANTES:

Liviapoma Collachagua, Luis
Panduro Alvarado, Leyber
Tequn Aguinaga, Juan Miguel



DOCENTE:

Mg. INES E. JESUS TOLENTINO



TINGO MARA - PER


2014



1. GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
1.1. RECOPILACION DE REQUISITOS
EL IESTP Francisco Vigo Caballero, necesita gestionar la actividad acadmica,
para ello define los requerimientos como sigue:
Mantener la informacin de las especialidades o carreras profesionales,
docentes, y estudiante.
Administrar y controlar la informacin de los mdulos y unidades
didcticas impartidas por el Instituto en cada una de las especialidades y
ciclo correspondiente.
Controlar los procesos acadmicos como:
Asignacin y carga horaria de los docentes.
Proceso y ratificacin de matrcula estudiantes nuevos y antiguos
Control de traslados internos y externos.
Control y registro de notas acadmicas.
Control y monitoreo de trmites acadmicos: certificado de estudios,
constancias, certificado modular, titulaciones, otros.
Seguimiento evaluacin de estudiantes.

1.2. DEFINICION DEL ALCANCE
1.2.1. OBJETIVO DEL PROYECTO
Desarrollar e implementar una solucin en lnea, que permita gestionar
de manera adecuada y eficiente los aspectos relacionados con el manejo y
flujo de informacin acadmica.
1.2.2. OBJETIVO GENERAL
Brindar a los docentes, administrativos y estudiantes una herramienta
adecuada y con interfaz amigable que ayude a la gestin de los procesos
acadmicos.
1.2.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaborar el anlisis y diseo del sistema de informacin a implementar,
basndose en los requerimientos de la organizacin educativa.
Seleccionar y definir la arquitectura bajo la cual se implementar el
sistema Web que le permita a esta ser porttil y escalable en el
tiempo.
Elaborar un modelo de base de datos relacional que se acomode a los
requerimientos de almacenamiento y manipulacin de datos de la
institucin en cuestin.
Disear una Interfaz grfica amigable e intuitiva, que le permita al
usuario interactuar con el sistema con facilidad minimizando el uso de
manuales o capacitaciones.
Definir el esquema de seguridad bajo el cual se har uso del sistema
de informacin a implementar, as como tambin garantizar un canal
de flujo de informacin a travs de Internet que sea seguro.

1.2.4. DESCRIPCIN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO
El proyecto se desarrollar utilizando tecnologa web dinmica AJAX, JAVA
SCRIPT, PHP, APACHE y motor de base de datos MYSQL y SQL y como entorno de
desarrollo NETBEANS IDE, y podr ser utilizado bajo cualquier plataforma y
navegador web.
El sistema de gestin acadmica estar conformado por 5 mdulos. El primer
mdulo se encargar de la configuracin de la informacin bsica del sistema
como son especialidades, asignaturas, docentes, aulas y laboratorios.
El segundo mdulo se encargar de la programacin acadmica, el cual permitir
administrar la informacin relacionada a un inicio acadmico como programacin
de horarios y asignacin de aulas y laboratorios, as como la equivalencia entre las
unidades didcticas impartidas por el Instituto y las establecidas por el Ministerio
de Educacin como oficiales, por nivel y especialidad.
El tercer mdulo se encargar de administrar la informacin relacionada a los
alumnos como las matrculas, considerando traslados internos (entre
especialidades) y externos (desde otros Institutos), las evaluaciones, permitiendo
que los docentes puedan registrar directamente las notas finales.
As mismo, este mdulo permitir el registro y monitoreo de los diferentes
trmites que los alumnos realizan en el rea de Direccin Acadmica como
solicitudes de certificaciones y titulaciones, permitiendo enviar comunicados por
email al alumno.
El cuarto mdulo permitir realizar consultas al sistema como alumnos por
especialidad, carga horaria de docente, horario acadmico por especialidad y
unidades didcticas por especialidad. Tambin se podrn generar reportes como
Nminas semestrales de alumnos matriculados y Actas de Evaluacin Semestral.
Finalmente el quinto mdulo se encargar de la seguridad del sistema
permitiendo administrar la informacin de los usuarios y actividades realizadas en
el sistema.

2. GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
2.1. DEFINIR LAS ACTIVIDADES
Levantamiento de Informacin: Identificar los problemas de la organizacin,
detallarlos, examinar, evaluar las oportunidades y objetivos.
Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar
utilizando sistemas de informacin computarizados, lo cual le da mayor seguridad y
eficacia a las organizaciones adems de obtener una ventaja competitiva.
Los proyectistas se encargaran de analizar y comprender la informacin que
necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades.

Anlisis del sistema: En esta actividad se analiza la informacin obtenida durante el
levantamiento de informacin, considerando el objetivo del sistema, para as definir
eficientemente los requerimientos del cliente.

Diseo del Sistema: En esta actividad el objetivo principal es principal definir la
arquitectura del software del sistema, detallando los componentes que se utilizarn
para el Sistema de Gestin Acadmica, definiendo 02 situaciones la definicin de la
arquitectura y el diseo que se utilizar para crear la interfaz grfica del sistema

Diseo Interfaz Grfica: En esta seccin se presentan los detalles generales del
diseo de la interfaz grfica de la aplicacin, mens botones, imgenes, animaciones,
de acuerdo a las especificaciones del producto.

Construccin del sistema: En este proceso se codifican los componentes del sistema
en base a las especificaciones de construccin establecidas correspondiente a la
etapa de diseo.

Pruebas del Sistema: en esta actividad comprobamos el correcto funcionamiento de
cada uno de los componentes individuales ubicados en los diferentes mdulos del
presente sistema de informacin.

Correccin de Errores: Corregir los errores identificados en la prueba del sistema.


Capacitacin al Personal: En este punto se define la capacitacin al personal que
administrar el sistema, as como a los usuarios del sistema, para el proceso de
registro de la informacin y los procesos que ello conlleva.

Registro de Maestros al Sistema: una vez capacitado el personal se procede a
registras la informacin de los maestros (docentes, estudiantes, especialidades,
mdulos, unidades didcticas, otros) en cada uno de los mdulos que comprende el
sistema.

Puesta en Marcha del Sistema: Una vez levantada todas la observaciones, y
corregido los errores, realizado la capacitacin y registro del sistema se inicia la
utilizacin del sistema, cumpliendo todos los objetivos y metas del proyecto.

2.2. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

2.3. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
Levantamiento de Informacin
Para esta actividad se utilizar radio grabador, Tablet, papel bond, lpiz.
Anlisis del sistema
Para esta actividad se utilizar radio grabador, Tablet, papel bond, lpiz.
Diseo del Sistema
Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador para plasmar los
diagramas del sistema, papel bond, lpiz.
Diseo Interfaz Grfica
Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador, para elaborar la
interfaz de cada uno de los mdulos, papel bond y lpiz.
Construccin del Sistema
En esta actividad se utilizar 01 computador para realizar la codificacin de cada uno
de los mdulos, lpiz, papel bond.
Pruebas del Sistema
Para este proceso es necesario contar con 03 equipos de cmputo, para probar el
funcionamiento del sistema.
Correccin de Errores
Es necesario contar con 01 equipo de cmputo, y efectuar las correcciones de los
errores encontrados.
Capacitacin al Personal
Es necesario contar con 04 equipos para mostrar la funcionalidad y operatividad del
sistema, papel bond, lpiz.
Registro de Maestros al Sistema
Para este proceso es necesario contar con 04 equipos de cmputo para el proceso de
registro maestros.
Puesta en Marcha del Sistema
En este procesos es necesario tener configurado y operativo el sistema para tener
acceso a los diferentes mdulos.

2.4. ESTIMAR LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDAD Duracin Comienzo Fin
Levantamiento de Informacin 5 das sb 26/07/14 jue 31/07/14
Anlisis del sistema 4 das vie 01/08/14 mi 06/08/14
Diseo del Sistema 4 das mi 06/08/14 lun 11/08/14
Diseo Interfaz Grfica 35 das vie 08/08/14 jue 25/09/14
Construccin del Sistema 60 das mar 12/08/14 lun 03/11/14
Pruebas del Sistema 5 das lun 03/11/14 vie 07/11/14
Correccin de Errores 6 das lun 10/11/14 lun 17/11/14
Capacitacin al Personal 3 das mar 18/11/14 jue 20/11/14
Registro de Maestros al Sistema 14 das jue 20/11/14 mar 09/12/14
Puesta en Marcha del Sistema 1 da mi 10/12/14 mi 10/12/14

2.5. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

3. GESTIN DEL COSTO DEL PROYECTO
3.1. ESTIMAR COSTOS
RECURSOS HUMANOS MESES REMUNERACIN TOTAL
Lder del proyecto 5 2500.00 12500.00
Analista programador 5 2000.00 10000.00
Diseador Grfico Web 5 1800.00 9000.00
COSTOS DIRECTOS
Computadora 1650.00
Tablet 600.00
Radio grabador 250.00
Impresora 150.00
Papel Bond 50.00
Lpices 3.00
Lapiceros 7.00

COSTOS INDIRECTOS
Energa Elctrica 160.00
Depreciacin de equipo de cmputo 225.00
Depreciacin de Tablet 140.00
Depreciacin de Impresora 75.00
Depreciacin de Radio grabador 100.00
Llamadas telefnicas/Mvil 45.00
Servicio de Internet 70.00
Movilidad 60.00


3.2. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
RECURSOS HUMANOS MESES REMUNERACIN TOTAL
Lder del proyecto 5 2500.00 12500.00
Analista programador 5 2000.00 10000.00
Diseador Grfico Web 5 1800.00 9000.00
SUB TOTAL S/. 31500.00

COSTOS DIRECTOS
Computadora 1650.00
Tablet 600.00
Radio grabador 250.00
Impresora 150.00
Papel Bond 50.00
Lpices 3.00
Lapiceros 7.00
SUB TOTAL S/. 2170.00

COSTOS INDIRECTOS
Energa Elctrica 160.00
Depreciacin de equipo de cmputo 225.00
Depreciacin de Tablet 140.00
Depreciacin de Impresora 75.00
Depreciacin de Radio grabador 100.00
Llamadas telefnicas/Mvil 45.00
Servicio de Internet 70.00
Movilidad 60.00
SUB TOTAL S/. 875.00

COSTO TOTAL DEL PROYECTO S/. 35085.00

3.3. CONTROLAR LOS COSTOS
La remuneracin del Lder de Proyecto ser de S/. 2500.00 nuevos soles
durante un perodo de 05 meses que dura el proyecto, ascendiendo a un
pago total de S/. 12500.00 nuevos soles.
Para el caso del Analista/Programador, el importe de pago ascender a S/.
10000.00 nuevos soles durante 05 meses de duracin del proyecto.
El Diseador Grfico/Web recibir un importe total ascendiente a S/. 9000.00
nuevos soles por los 05 meses de duracin del proyecto.
Se considera la jornada laboral establecida de 08 horas solo en das laborables.

4. GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
4.1. PLANIFICAR LA CALIDAD
Para llevar un control adecuado de cada una de las tareas o actividades del
proyecto, el Lder del proyecto programar reuniones de trabajo cada 10 das
con su equipo de trabajo para revisar el avance de las tareas, incentivando al
cumplimiento de la meta de cada tarea.
Coordinar reuniones con el cliente para informar del avance del mismo,
mostrando la interfaces grficas del sistema, ya que con ello se evitar
correcciones posteriores.
4.2. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
El equipo del proyecto debe tener conocimientos en cada una de las reas a
desempearse.
Es necesario contar con un equipo de proteccin elctrica UPS, para nuestros
equipos (computadora, servidor, otros), ante cualquier falla elctrica o corte
de fluido elctrico, de esta manera garantizar la operatividad del sistema, y
evitar la prdida de la informacin.
A travs del mdulo de administracin se contar con perfiles de acceso a
cada mdulo, permitiendo el orden del manejo de la informacin, ya que
cada usuario interactuar con el sistema en el mdulo habilitado para su
funcin.
Es necesario contar con un sistema de backups, realizados quincenal o
mensualmente, para asegurar la informacin.


4.3. REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD


5. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
5.1. DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS
5.1.1. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

5.1.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABLES
ACTIVIDADES LIDER DEL
PROYECTO
ANALISTA
PROGRAMADOR
DISEADOR
GRFICO WEB
DIGITADOR
Levantamiento de Informacin
R
Anlisis del sistema
R
Diseo del Sistema
R R P
Diseo Interfaz Grfica
P R
Construccin del Sistema
P R P
Pruebas del Sistema
P R P
Correccin de Errores
P R
Capacitacin al Personal
P R
Registro de Maestros al Sistema
P R
Puesta en Marcha del Sistema
P R

Leyenda:
R: Responsable
P: Participa
5.2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO
El perfil que cada integrante del proyecto debe tener se describe:

Lder del Proyecto, Ingeniero de sistema con conocimientos en la Gestin
y direccin de Proyectos TI, capacidad de trabajo en equipo, capacidad de
anlisis, control, capaz de construir de forma anticipada el paso a paso del
proyecto e identifica que actividad o recurso es crtico para avanzar,
motivador, clave en la planificacin, ejecucin y control del proyecto.
Conocimientos de herramientas manejo y control de proyectos.

Analista/Programador, cono conocimientos en anlisis de sistemas,
amplio dominio de programacin Web, manejo de Java, Ajax, Php, Mysql,
Transact SQL

Diseador Grfico Web, con conocimientos en desarrollo web, Flash, Corel
Draw o Photoshop, Dreamweaver, iniciativa y amplia experiencia en
diseo grfico y web.

Digitador, conocimientos bsicos de computacin, manejo de ofimtica,
Word, Excel, facilidad de digitacin habilidad rpida, otros que se
considere.


6. GESTIN DE LA COMUNICACIN DEL PROYECTO
6.1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Para el proyecto se identific el personal interesado:

Director: Acceso a los reportes de egresados, titulados por especialidad,
desercin de estudiantes, otros.
Jefe Unidad Acadmica: Seguimiento de titulaciones, acceso a actas y
nminas, estudiantes por especialidad, mdulos y unidades didcticas
otros.
Jefe Unidad Administrativa: Acceso a reportes de estudiantes
matriculados.
Jefe de rea Acadmica: Seguimiento de estudiantes por especialidad,
proceso de certificacin, prcticas modulares, otros.
Jefe de Produccin: Seguimiento de proyectos para certificacin y
titulacin, otros.
Secretario Docente: Procesos de carga horaria, distribucin de unidades
didcticas, titulacin y certificacin, otros.
Docentes: Registro de notas, control de actas, otras, reportes de
estudiantes.
Estudiantes: Seguimiento de matrcula, consulta de notas, trmites de
titulacin, certificacin, otras.


Director
Jefe Unidad
Acadmica
Docentes
Jefes de rea
Acadmica
Jefe Unidad
Administrativa
Secretario
Docente
Estudiantes
Jefe de Produccion
6.2. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Permite determinar las necesidades de informacin de los interesados en el
proyecto basndose en sus necesidades y expectativas. Se trata por tanto, de
identificar y documentar cmo se realizar una comunicacin efectiva y eficaz con
dichos interesados.
TECNOLOGA USADA FRECUENCIA
Reuniones de trabajo Cada 20 das
Entrevista 02 das programada
Comunicacin Celular En horario laboral
Servicio Internet Permanente
Conferencia Web Mensualmente

6.3. DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN

7. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
7.1. REGISTRO DE RIESGOS
IDENTIFICACIN RIESGO
RI1 Falta de informacin especfica para la definicin del alcance
del proyecto.
RI2 Retraso en el inicio de la ejecucin de pruebas en las fechas
planificadas por parte del analista/programador.
RI3 Retraso en el inicio de la ejecucin de pruebas en las fechas
planificadas por parte del analista/programador.
RI4 Retraso en la ejecucin de pruebas con los usuarios en las
fechas planificadas.
RI5 Diseo del Software no resulta amigable para el usuario.
RI6 No disponibilidad de Hardware adecuado para el nivel de
software a implementar.
RI7 Retrasos en la especificacin de las interfaces.
RI8 Cambio de requerimientos en las funcionalidades del nuevo
software.
RI9 Cambio en la administracin de la institucin.


7.2. CUADRO DE IMPACTO
8. PRO
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO
RI1 0.5 0.7
RI2 0.5 0.8
RI3 0.5 0.7
RI4 0.5 0.8
RI5 0.5 0.4
RI6 0.3 0.4
RI7 0.3 0.4
RI8 0.3 0.4
RI9 0.3 0.4
9. BABILIDAD VALOR
PROBABILIDAD VALOR
NUMRICO
IMPACTO VALOR
NUMRICO
Muy Importante 0.1 Muy Bajo 0.05
Relativamente Probable 0.3 Bajo 0.10
Probable 0.5 Moderado 0.40
Muy Probable 0.7 Alto 0.70
Casi Certeza 0.9 Muy Alto 0.80

10. NUMRICO IMPACTO VALOR NUMRICO TIPO DE RIESGO PROBABILIDAD X IMPACTO
7.3. MATRIZ DE PROBABILIDAD DE IMPACTO

Muy Importante

Relativamente Probable
RI6,RI7,RI8,RI9
Probable
RI5 RI1, RI3 RI2,RI4
Muy Probable

Casi Certeza

Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto


8. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
EQUIPO CARACTERSTICAS
Computadora Procesador: Core i5 -3330 (3.00Mhz, 6Mb cach) QuadCore,Tercera
Generacin, RAM: 6Gb/1600Mhz DDR3 -Disco duro: 1Tb 7200rpm
SATA 2, Video Intel HD Graphics 2500, DVDR/RW; Ethernet
IMPACTO
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D

10/100/1000 Mbps (RJ-45)
Monitor LCD 18.5" LI1921
Tablet Samsung Tab 4 Procesador Quad Core 1.2 GHz, memoria 1.5 GB RAM,
RoM 8 GB, WIFI 802.11a/b/g/n de 2.4 + 5 GHz, Bluetooth, SO Android
Radio Grabador Grabador Olympus 823
Impresora CANON PIXMA iP2700 4800x1200dpi USB
Papel Bond Kerocopy Plus A4 75 gr/m
2

Lpiz Faber Castell 2B
Lapicero Faber Castell 0.51 fine