1.0.

Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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1.0. Procedimiento control de vehiculos.



Aprobado por: Gerente General


CONTROL DE VERSIONES Y CAMBIOS

Versin
Fecha
aprobacin
Nota de cambio Firma
1.0 03-feb-2014 Primera versin

















1.0. Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la solicitud, transporte, almacenamiento, custodia, entrega y
devoluciones de materiales en los almacenes de Integrasun Latinoamerica sas.

2. ALCANCE

Aplica para la solicitud, entrega, transporte y salida de material, herramientas o equipos para los
procesos productivos. Desde el listado maestro de materiales hasta la culminacin y entrega
optima de la obra al cliente.

3. ENTRADAS

Listado maestro de materiales: documento el cual describe las cantidades y
caractersticas de los materiales, equipos y herramientas. Que se utilizaran durante toda
la obra o labor de la empresa segn sea proyectado.

Cronograma de la obra: cronograma el cual indica las actividades realizadas en los hitos
del proyecto (inicio, planeacin, ejecucin y control, cierre).

Planos: Es la expresin grfica de las dimensiones y caractersticas tcnicas las
facilidades o edificaciones a construir.

Requerimiento de material: documento de solicitud de material a proveedores en funcin
del cronograma de la obra o labor establecida.


4. SALIDAS

Materiales de obra: materia prima para la construccin de facilidades o edificaciones
establecidas en cada proyecto

Remisin de material: Describe la relacin de los materiales, herramientas y equipos que se
van a entregar o efectuar.

Devolucin de material: devolucin de materiales los cuales no cumple con las
caractersticas exigidas


1.0. Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


Flujograma (ver anexo).















Descripcin Actividades Responsable Control
Adquisicin del Vehculos.

Teniendo en cuenta el cronograma del proyecto y segn
los requerimientos de cada rea, se expresa la
necesidad de compra o contratacin de servicio de
vehculos para el transporte de pasajeros o carga
(incluyendo maquinaria amarilla), con el fin de apoyar
los procesos operativos internos.


Gerente de
planeacin y
operaciones;
Planador de
inventarios y
transporte;
Lder o
coordinador de
rea



1. Asignacin de vehculos a la respectiva
rea.

Ya evaluada la necesidad de vehculos por la parte
gerencial, este asignara el responsable segn el rea
seleccionada.

Gerente de
planeacin y
operaciones;
Lder o
coordinador de
rea
Acta
2. El vehculo es propiedad de la empresa?

Si el vehculo es propiedad de integrasun latinoamerica
sas, pase a 2.1.

Si el vehculo es propiedad de otra empresa y solo se
contratan los servicios de este, pase 2.2.

2.1 Documentacin del Vehiculo.

El rea encargada designada por gerencia, solicitara los
documentos pertinentes de ley y/o norma establecida
segn las disposiciones del cliente, igualmente la
adquisicin de equipamiento (equipo de seguridad vial,
gps y controles de velocidad) para el correcto
rodamiento de estos vehculos.

Matricula o traspaso del vehculo
Licencia de trnsito.
Revisin tecnicomecanica
Seguro obligatorio SOAT.
Pliza contractual (servicio pblico).
Pliza extracontractual (servicio pblico).
Pago de impuestos (servicio particular).


2.2 Documentacin del vehculo por parte del
contratista.

El contratista debe entregar el vehculo con la
documentacin establecida por la ley y/o normas segn
las disposiciones del cliente
.

1.0. Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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Licencia de trnsito.
Revisin tecnicomecanica
Seguro obligatorio SOAT.
Pliza contractual (servicio pblico).
Pliza extracontractual (servicio pblico).
Pago de impuestos (servicio particular).

Igualmente el vehculo debe entregarse en ptimas
condiciones para la prestacin del servicio.

3. Envi del vehculo al rea de trabajo

l envi o transporte del vehculo segn donde se
requiera, lo coordinara el planeador de inventarios y
transporte junto con el lder del rea al cual fue
asignado.
Planeador de
inventarios y
transporte;
Admon campo;
Lder o
coordinador del
rea.
Remisin
4. Revisin y aprobacin por parte del cliente.

El cliente someter el vehculo a una revisin
tecnicomecanica, la cual avalara la aprobacin de
trabajo de este, en el sito especificado.

5. Asignacin del conductor u operador.

El operador o conductor, deber cumplir con los
siguientes aspectos.

Curso manejo defensivo.
Licencia de conduccin vigente, acorde al
tiempo establecido por el cliente.
No tener comparendos vigentes al momento de
su contratacin.
Certificado de operacin y experiencia
(maquinaria amarilla).
Estar inscrito en bases de datos del registro
nico nacional de trnsito (RUNT).


Coordinador de
Recurso
humano

6. El conductor ser contratado por
integrasun latinoamerica sas o sera
asignado el contratista?.

Si la contratacin es directa con integrasun
Latinoamrica sas, pase a 6.1.

Si la contratacin en por parte de otra empresa y solo se
contratan los servicios de este, pase 6.2.
Planeador
general de
operaciones.

6.1 Contratacin directa con integrasun
latinoamerica sas.

El conductor que cumpla con la condiciones de
seleccin y reclutamiento, firmara contrato laboral con la
Coordinador de
Recurso
humano.
Admon campo
Contrato
laboral.
Registro
ingreso de
personal (r-
1.0. Procesos y Procedimientos
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Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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empresa y se planeara su transporte al rea donde
laborara.
seg-21)
6.2 Conductor designado por el subcontratista.

El conductor deber cumplir con todos los aspetos
legales de contratacin y con los expuesto en el
numeral 5, para su posterior envi al rea de trabajo

Representante
del contrato de
servicio;
coordinador de
recurso
humano;
Admon campo

7. Planeacin de labores y tareas

El lder o coordinador del rea, planeara diariamente las
labores a realizar por vehculo (pasajeros, carga y maq.
Amarilla), teniendo en cuenta.


Los destinos o desplazamientos: se
registrara las rutas, destinos o rea en la que el
vehculo est operando o se desplazara.

Actividades a realizar: el coordinador o lder
de rea planeara las actividades del vehculo
segn conveniencia buscando as la
optimizacin del recurso.

Horario o jornada laboral del conductor u
operador: las tareas se ajustan segn la
necesidades y las horas a trabajar por el
operario o conductor, estas se registraran para
sumar el tiempo trabajando ya sea regular o en
horario extra.

Mantenimientos preventivos: los cuales se
encuentran programados en el cronograma de
mantenimiento que cada vehculo.

Los datos y los dems registros sern consignados en
el formato de control de vehculos. Igualmente las
eventualidades mecnicas o de los conductores.

Esta planeacin estar sujeta a cambios, dada la
presencia de actividades de contingencia o
eventualidades que amerite reprogramar al instante , las
actividades propuestas

Coordinador o
lder de rea
Control de
vehculos.

Cronograma
de
mantenimient
os.
8. Mantenimientos correctivos y preventivos
de vehculos.

Si el vehculo tiene programado un mantenimiento,

Los mantenimientos se deben registrar en la hoja de
vida de cada vehculo, para su control


Coordinador o
lder de rea,
Coordinador de
mantenimiento.
Control de
vehculos;
Hoja de vida
1.0. Procesos y Procedimientos
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9. Ejecucin de actividades.

El lder o coordinador de rea le dar a conocer las
actividades y destinos al operador o conductor.


Coordinador o
lder de rea,
.
Control de
vehculos

10. se present algn imprevisto, actividad de
contingencia o falla mecanica?.

Cuando se haga necesario por alguna eventualidad de
replantear las actividades diarias o los desplazamientos,
devulvase al numeral 7.

Si no siga al numeral 11
Coordinador o
lder de rea,
.
Control de
vehculos

11. Mantenimientos correctivos y preventivos
de vehculos.

cuando este programado un manteniemit
Coordinador de
almacn y
logstica;
Planeador de
almacenes y
logstica;
Proveedor

Requerimient
o;
Remisin del
proveedor;
Remisin
12. Distribucin de material en campo.

El coordinador definir la ubicacin, distribucin y
organizacin del material recibido e ingresara las
cantidades de los materiales al software o documento
de clculo, para el manejo de inventario.

Coordinador de
almacene y
logstica;
Auxiliar de
Almacen;
Aux Patio
Software
para entrada
de material;

13. Ubicacin, organizacin y custodia de
material en obra.

Siguiendo el criterio del coordinador, el Auxiliar de
almacn organizara el material con el apoyo de los
auxiliares de patio y se velara por el cuidado y la
proteccin de este material.
Almacen;
Aux Patio

14. Solicitud de materiales para obra

Las reas en campo realizaran y enviaran en el formato
establecido, el requerimiento de materiales al
coordinador de almacn.
Este requerimiento debe enviarse con antelacin para la
planificacin de entrega por parte del almacn
Todas las reas
residentes en
campo;
coordinador de
almacn y
logstica
Requerimient
o;

15. Alistamiento del material requerido.

El coordinador entregara los requerimientos diariamente
al Aux. de almacn, para que junto con el auxiliar de
patio se aliste y organice los materiales a entregar.
Coordinador de
almacn y
logstica;
Auxiliar de
patio.
Requerimient
o.
16. Entrega del material.

El auxiliar de almacn entregara el material en obra o
Aux. Almacen
Aux. Patio.
Requerimient
o;
Reminsion.
1.0. Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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donde se especifique junto con los auxiliares de patio, y
har firmar esta entrega por el lder del rea o el lder de
la tarea a ejecutar y firmara en constancia de la entrega.
17. el material es el indicado en la solicitud?

Si el material es el indicado para tarea a ejecutar, pase
a 13.

Si el material no es el indicado o hay alguna
modificacin, devulvase a 9.

18. Descarga de inventario.

El auxiliar de almacn entregara al coordinador el
requerimiento firmado, para el descargue en el software
o en el documento de clculo pertinente, para el control
de inventario.
Auxiliar de
Almacn
Coordinador de
Almacenes y
Logstica
Requerimient
o
19. Devolucin de material a almacn.

Si al lder de rea o ejecutante de una tarea, tuviera
sobrantes de material, el deber informar y entregar a
almacn el material sobrante
Lder
ejecutante;
Lder de rea;
Auxiliar de
almacn;


Devolucin
de
materiales.
20. Evaluacin de inventarios y stocks de
seguridad.

El coordinador deber tener vigente la actualizacin del
inventario con referencia de entradas y salidas de
material y tendr en cuenta el cronograma de obra, para
evaluar los stocks mnimos de todas las referencias de
materiales o generar un nuevo requerimiento de
materiales en trabajo conjunto con el planeador de
almacenes y logstica.


Coordinador de
almacn y
logstica;
Planeador de
almacenes y
logstica;

Software o
documento
de clculo
para
inventario
21. las cantidades de material son suficientes
para la culminacin ptima de la obra?

Si son suficientes los materiales para la terminacin
optima de la obra. Pase a 17.

Si son suficientes los materiales para la terminacin
optima de la obra. Devulvase a 1.




Coordinador de
almacn y
logstica;
Planeador de
almacenes y
logstica;


22. Gestin en inventario final.

El coordinador de almacn y logstica, controlara el
inventario a fin de terminar dependientemente tanto la
obra como los materiales, esto con el fin de obtener el
mnimo posible de materiales al finalizar las obras
Coordinador de
almacn y
logstica;
Planeador de
almacenes y
logstica;
Software o
documento
de clculo
para
inventario
1.0. Procesos y Procedimientos
Almacn


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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correspondientes.

6. NORMAS Y ACLARACIONES

6.1 MUESTRO DE VERIFICACIN DE INVENTARIO.

Tcnica para la seleccin de una muestra representativa a partir de una poblacin (lotes de
productos, etc.), y de esta manera se verificara las cantidades de material que cumplan con las
especificaciones requeridas por la obra o labor.

6.2 NORMAS.

Con este proceso se da cumplimiento al numeral 7.5 Produccin y prestacin del servicio de la
norma ISO 9001:2008.

Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos.
Determinar los criterios y mtodos para asegurar que la operacin y el
control de estos procesos sea eficaz.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para
apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos.
Documentacin en Procedimientos e instrucciones






Elabor:

Gustavo Andrs Garca Maldonado
Gustavo De la Cruz Pereira
Coord. Almacenes y Logstica

Revis:

Jorge Acua Perdomo
Planeador General de Almacenes y
Logistica
Aprob:





FIN DEL DOCUMENTO