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IMPORTACIN Y DISTRIBUCIN DE MQUINAS

COSER Y BORDAR




















MANUAL DE
FUNCIONES



















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NDICE DEL MANUAL DE FUNCIONES



Introduccin 1
Objetivo 1
Antecedentes histricos 1





Estructura orgnica .. 4
Organigrama estructural ... 5

Gerente general 7
Asesora legal . 8
Secretaria . 9
Jefe de ventas 10



Jefe de almacn . 16
Jefe de crdito y cobranzas ... 20
Contador 22
Asistente tcnico 1 26


























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MANUAL DE ORGANIZACIN
Empresa MuyFacil

INTRODUCCIN

El presente manual de funciones de la empresa MuyFacil , tiene como propsito
determinar las funciones que cada empleado debe cumplir con claridad y pleno
conocimiento de su competencia funcional y responsabilidad a nivel de cada puesto de
trabajo de forma eficiente. Este documento es de observancia general, como
instrumento de informacin y consulta, en todas las reas que conforman la empresa.

El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgnica y con los
diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Organizacin. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que
la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de
mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de
sus funciones; elementos indispensables que le permitirn a la empresa seguir
creciendo.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado cada
ao, o en su caso, cuando exista algn cambio orgnico funcional al interior de esta
unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran, debern aportar
la informacin necesaria para este propsito.

OBJETIVO

Proporcionar la informacin necesaria a las reas que conforman la empresa MuyFacil,
con el fin de dar a conocer la forma de organizacin, los objetivos, funciones y niveles
de responsabilidad de la unidad administrativa.

ANTECEDENTE HISTRICOS

Una empresa familiar nace cuando un emprendedor pone en prctica una idea es
as como se crea la microempresa MuyFacil.
MuyFacil inicia sus labores como una microempresa familiar en la ciudad de Manta,
sector Tarqui en el ao de 1996, en un local arrendado donde se dedicaba al servicio de
mantenimiento de maquinaria de coser industrial, el propsito de MuyFacil fue cumplir
con la gran demanda de clientes existente en esa poca.
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MANUAL DE ORGANIZACIN
EMPRESA MuyFacil


OBJETIVO ESTRATEGICO

Conformar una estructura de trabajo formando un slido equipo, en que cada
participante adopte funciones como una filosofa de vivir, siendo proactivos.

OBJETIVO INSTITUCIONAL

Ser una empresa de xito en base a una estructura slida con desempeo laboral
productivo y competente.


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MANUAL DE FUNCIONES
Empresa MuyFacil






Rotacin del personal

La empresa MuyFacil no realiza rotacin de personal porque cada persona realiza su
trabajo en lo que mejor sabe hacer y tambin tiene estabilidad laboral.

FUNCIONES

Son las diferentes actividades detalladas respecto a que se debe realizar a los diferentes
cargos correspondientes a los resultados y procedimientos relacionados. Por lo tanto se
debe listar las diferentes actividades comunes aun responsables en cada uno de los
procesos y procedimientos ya establecidos, adicionalmente se deben agrupar por reas
afines.

CARACTERISTICAS DEL PUESTO (RESPONSABILIDADES)

Acciones o manifestaciones del cargo, ejemplo:
Entregar diferentes informes, de actividades, atender de una manera efectiva a los
clientes, asistir reuniones, entre otras.
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MANUAL DE FUNCIONES
Empresa MuyFacil

ESTRUCTURA ORGNICA

El xito de toda empresa empieza desde su misma estructura organizacional con sus
respectivos niveles jerrquicos para que puedan interactuar entre todos los miembros,
formando verdaderos equipos de trabajo, aportando ideas para el desarrollo mutuo
entre empleado y empresa para el beneficio del cliente.

Por esta razn se propone una estructura de organizacin por departamentos para la
empresa MuyFacil.

Nota: El manual de funciones propuesto se detalla a continuacin con su respectiva
actividad a realizarse por cada uno de los responsables.

Gerencia

Departamento Comercial

Departamento Administrativo Financiero

Departamento Tcnico

Departamento Operativo
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MANUAL DE FUNCIONES
Empresa MuyFacil

NOMBRE DEL CARGO : GERENTE GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO

Organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo de MuyFacil, en
concordancia con la poltica y objetivos institucionales establecidos por la empresa,
ejerciendo su representacin legal.

FUNCIONES

a) Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando
los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas
especficas de la empresa.
b) Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
c) A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.
d) Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con
la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
e) Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de accin.

CARACTERSTICAS DEL PUESTO (RESPONSABILIDADES)

a) Facilidad de expresin verbal y escrita.
b) Excelente manejo de relaciones interpersonales
c) Liderazgo y toma de decisiones(Proactivo)
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Empresa MuyFacil

NOMBRE DEL CARGO : ASESORA LEGAL

FINALIDAD Del CARGO

El nivel asesor aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurdica,
econmica, financiera, tcnica, contable, industrial y ms reas que tengan que
ver con la entidad o empresa a la cual estn asesorando.

FUNCIONES

a) Prestar asesoramiento jurdico a la empresa.
b) Sustanciar procesos laborales, civiles, penales y administrativos de la
empresa asumiendo defensa cuando el caso lo amerita.
c) Llevar acabo procesos administrativos de la empresa.
d) Verificar el cumplimiento de boletas y plizas de garanta.
e) Declaracin de impuestos de vehculos e inmuebles.
f) Elaborar informes legales solicitados por el gerente de la empresa.
g) Redactar todo tipo de contratos de trabajo de la empresa.
h) Elaboracin de actas de apertura de propuestas, de reuniones de aclaracin,
de baja de bienes, etc.
i) Trmites de transferencias de maquinaria y nuevos productos.
j) Preparar procesos para remates de mercadera no cobrada.
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Empresa MuyFacil

NOMBRE DEL CARGO : SECRETARIA

FINALIDAD DEL CARGO

Establecer buenas relaciones interpersonales con directivos, funcionales, y
pblico en general.
Responsabilidad por la organizacin, supervisin, custodia de documentos

FUNCIONES

a) Receptar la documentacin oficial interna y externa para conocimiento del
gerente de la empresa.
b) Distribuir la documentacin sumillada a los diferentes departamentos.
c) Redactar y transcribir la documentacin interna y externa a ser despachada a
otras entidades o departamentos.
d) Revisar y controlar la documentacin a ser suscrita por el gerente.
e) Registra en la agenda los compromisos adquiridos de acuerdo al grado de
importancia.
f) Concertar citas con proveedores, clientes y contactos al exterior.
g) Preparar documentacin y antecedentes para reuniones internas y externas
del gerente.
h) Asistir a reuniones de trabajo.
i) Elaborar actas de sesiones y reuniones.
j) Revisar las labores de trmites administrativos.
k) Llevar actualizado el archivo de documentos de la empresa.
l) Atender al pblico, telfono, fax, internet y otros.
m) Preparar informes mensuales

CARACTERSTICAS DEL PUESTO ( RESPONSABILIDADES)

a) Coordina actividades propias de su funcin e informa a sus superiores.
b) Eficiencia en la administracin y conservacin de documentos.
c) Excelentes relaciones personales internas y externas.
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Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN)

NOMBRE DEL CARGO : JEFE DE VENTAS

FINALIDAD DEL CARGO

El Jefe de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un
cuerpo o departamento de ventas.
El buen jefe de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero lder,
como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un
gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

FUNCIONES

a) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.
b) Establecer metas y objetivos planteados por la empresa a corto, mediano y
largo plazo.
c) Calcular la oferta, demanda y pronosticar las ventas. Dicho pronostico debe
ser lo ms preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como
la compra de maquinaria, el pago a proveedores o cualquier otro compromiso
con acreedores.
d) Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el
gerente es quien conoce de primera mano el mercado potencial.
e) Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares
de desempeo.
f) Compensar, motiva, gua las fuerzas de venta.
g) Conducir el anlisis de costo de ventas.
h) Evaluar del desempeo de la fuerza de ventas.
i) Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el
procedimiento de ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus
representantes sean buenos ciudadanos corporativos.
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MANUAL DE FUNCIONES
Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN)

NOMBREDELCARGO : JEFE DE VENTAS

CARACTERSTICAS DEL PUESTO ( RESPONSABILIDADES)

a) Administrar las ventas; supervisar y recibir informes del departamento a su
cargo y solucionar problemas de rango mayor.
b) Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello
debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los
vendedores.
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Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO)

NOMBREDELCARGO : JEFE DE ALMACN

FINALIDADDELCARGO

Velar por los productos a su cargo y el buen funcionamiento del almacn.
Hacer seguimiento a los resultados de las tareas especficas asignadas al grupo
que supervisa.
Optimizar el manejo de los recursos fsicos.

FUNCIONES

a) Recibir para su cuidado y proteccin todos las mercaderas maquinaria,
repuestos, y accesorios:
b) Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y
manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los
sistemas aprobados para clasificacin y localizacin.
c) Mantener las lneas de productos ampliamente abastecidos de mercadera y todos
los elementos necesarios para un flujo continuo de pedidos.
d) Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como
su buen estado.
e) Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo
de tiempo y costo posible.
f) Llevar registros al da de sus existencias.
g) Recepcin de maquinaria, accesorios y repuestos en el almacn
h) Registro de entradas y salidas del almacn
i) Almacenamiento de la mercadera
J) Despacho de mercaderas
k) Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad

CARACTERSTICAS DEL CARGO ( RESPONSABILIDADES)

a) Excelentes relaciones personales, con los proveedores, clientes, empleados.
b) Eficiencia con la informacin que se le confi
c) Coordinar actividades propias de su funcin e informa a su jefe superior.
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Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO)

NOMBREDELCARGO : JEFE DE CRDITO Y COBRANZAS

FINALIDADDELCARGO

Organizar, dirigir y coordinar la gestin financiera de la empresa; recaudar las ventas a
crdito, realizar cotizaciones, autorizar transferencias y pagos, administrar y controlar
todos los recursos que administra de la empresa, de acuerdo a los presupuestos oficiales
vigentes, y a la programacin financiera de caja.

FUNCIONES

a) Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, y verificar su
registro.
b) Proponer estrategias de controles administrativos para la recuperacin de las cuentas
por cobrar.
c) Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las
cuentas incobrables.
d) Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos.
e) Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.
f) Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de
crditos.
g) Informar a la Gerencia, as como a los departamentos sobre el comportamiento de los
clientes morosos.
h) Programar, controlar y supervisar las actividades de los vendedores, cobradores al
Departamento.
i) Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados.
j) Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente
Administrativo
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MANUAL DE FUNCIONES
Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO)

NOMBREDELCARGO : CONTADOR

FINALIDADDELCARGO

Comprende planear, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades que
se lleva a cabo en el Departamento Financiero - Contable verificando que los recursos
presupuestarios se estimen en funcin de los objetivos y metas, lmites de gasto
establecidos por la empresa velando que se cumplan los lineamientos, polticas y
procedimientos en materia financiero, presupuestal y contable.

FUNCIONES

a) Analizar de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
b) Controlar de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de
que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.
c) Analizar los flujos de efectivo producidos en la operacin de la comercializacin.
d) Analizar la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas esperadas,
e) Coordinar con los distintos Departamentos de empresa.
f) Controlar el destino de los recursos financieros que ingresan a la empresa
g) Asesorar al gerente de la empresa.
h) Administrar los recursos financieros de la empresa para realizar operaciones como:
compra de mercadera, adquisiciones de mquinas y equipos, pago de salarios entre
otros. Manejar de forma adecuada la eleccin de productos y de los mercados de la
empresa.

CARACTERSTICAS DEL PUESTO ( RESPONSABILIDADES)

a) Eficiencia en el trabajo y exactitud en la informacin econmica.
b) Excelente relaciones personales internas y externas.
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Empresa MuyFacil
(DEPARTAMENTO TCNICO)

NOMBRE DEL CARGO : ASISTENTE TCNICO 1

FINALIDAD Del CARGO

Tiene la responsabilidad de cumplir el trabajo asignado en el tiempo establecido, bajo las
condiciones establecidas entre el cliente y la empresa, siempre con calidad y optimizando el
uso de los materiales.

FUNCIONES

a) Atender las solicitudes de servicio tcnico que recibe el departamento tcnico.
b) Notificar al departamento tcnico de todos los clientes que solicitan servicio
directamente al tcnico.
c) Brindar atencin y asesoramiento a los clientes de la empresa acerca de sus productos.
d) Dirigir los requerimientos del cliente al jefe de ventas para realizar la venta.

Actividades de instalaciones electrnicas

a) Realizar el cableado y la conexin de las mquinas electrnicas con la computadora y
los accesorios. Conexin del procesador con sistemas de proteccin de luz, con la
computadora y los sensores.
b) Capacitacin del cliente sobre el correcto funcionamiento del sistema de manejo y su
funcionamiento de las mquinas electrnicas.
c) Verificacin del correcto funcionamiento del sistema electrnico de las maquinarias
d) Responsable de la entrega de la maquinaria en perfecto estado lo cual es importante
para la posterior firma de la entrega/recepcin realizada por el jefe de ventas.
e) Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

CARACTERSTICAS DEL PUESTO ( RESPONSABILIDADES)
a) Coordina actividades propias de su funcin e informa de forma oportuna al
departamento tcnico.
b) Capacidad profesional y liderazgo para el ejercicio de su funcin.
c) Excelentes relaciones interpersonales internas y externas.
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6.9. PREVISIN DE LA EVALUACIN



PREGUNTAS

EXPLICACIN



Quines solicitan evaluar?



Gerente de la empresa MuyFacil



Por qu evaluar?

La implementacin de algo nuevo implica
resistencia al cambio y la evaluacin
permitir tomar correctivos



Para qu evaluar?



Para una toma de decisiones efectiva



Qu evaluar?


La implementacin del manual de
funciones y la respuesta que del mismo



Quin evala?



Gerente o un delegado del mismo.



Cmo evaluar?


Con una metodologa activa que permita
tomar decisiones



Con qu evaluar?


Por medio de la aplicacin de
encuestas o instrumentos medibles.