UNIDAD 8 PROCESO CONTABLE.

ENTRADA DE DATOS
Etapas del procesamiento. Fines de cada una de ellas
El sistema de informacin contable tiene como objetivo convertir en informes
contable tiles los datos que recibe. Esta transformacin es realizada mediante un
proceso determinado. Todo proceso se nutre de una entrada (los datos recibidos),
sub-procesos (la forma de transformar los datos) y salidas (los informes contables
producidos).
Qu significa entrada?
Se relaciona con el concepto de datos. Pero recuerde que para la contabilidad slo
tienen relevancia aquellos datos que modificaban el patrimonio. Por ejemplo:
Derivados de las actividades operativas de la empresa: cobrar, comprar, pagar,
vender.
Originados por hechos internos. Por ejemplo, el desgaste por el uso de algunos
bienes (la impresora, la camioneta del reparto, un escritorio, etc.)
Originados por hechos externos. Por ejemplo, un deudor incobrable.
Derivados de hechos sucedidos en el entorno donde acta la empresa. Por
ejemplo, situaciones vinculadas con competidores, clientes, proveedores, etc.

Qu significa salida?
Relacionamos la salida con el resultado de un proceso conseguido a travs de la
elaboracin de informacin contable. Es decir, se ingresan datos y salen informes
contables. Pero para que esto suceda existe un proceso que transforma los datos en
informes contables.
Qu significa proceso?
El proceso es elaborar la informacin, es convertir los datos dispersos en informacin
til. Pero como vamos a recibir datos de diferente origen para procesar, debemos
establecer en primer trmino un criterio que los ordene, agrupe y clasifique. Por lo
tanto, en el proceso elaboramos la informacin: la medimos, clasificamos y
registramos. Pero, cuidado, porque para medir, clasificar y registrar se deben respetar y
aplicar las normas legales y profesionales, que nos dirn cmo medimos, por medio de
qu mtodo registramos y qu parmetros debemos tomar en cuenta en la
clasificacin. A su vez, para agilizar el proceso podemos utilizar recursos tecnolgicos
como computadoras y software que faciliten la tarea. Lo importante es que no
perdamos de vista el objetivo de la contabilidad: brindar informacin. Por este
motivo, en el momento en que la empresa comienza sus actividades debe definir
tentativamente cul ser la informacin que necesitar para poder tomar decisiones.
La interrelacin de los conocimientos de los administradores, respecto a la actividad
del ente, y del contador pblico, respecto a las tcnicas contables, permitir definir
cules seran las unidades de informacin tiles (cuentas). Por esto resulta
trascendente el diseo del sistema de informacin contable, donde deber tenerse
muy en cuenta la clara definicin y significado de cada unidad de informacin (cuenta),
ya que si no conceptualizamos cada vocablo, el mensaje que transmitiremos no ser
el correcto.



Las cuentas: concepto, clases, finalidades
Hemos observado que en las operaciones comerciales intervienen hechos
econmicos que modifican nuestro patrimonio. Y, ante cada modificacin, debemos
corregir la ecuacin patrimonial. El problema es que si seguimos este mtodo, a
medida que la empresa realice ms operaciones comerciales, tendramos una planilla
enormemente grande y engorrosa. Tampoco es muy prctico realizar un nuevo
balance despus de cada operacin.
Para agilizar este proceso, la contabilidad adopt denominaciones que agrupan a
determinados conceptos y que responden a caractersticas y objetivos similares. Estas
denominaciones reciben el nombre de cuentas.


Por lo tanto, todo sistema contable se mueve sobre la base de las cuentas. Y cada
empresa crear sus cuentas segn sus necesidades (lenguaje de la organizacin),
pero siempre teniendo en cuenta que:
Existen denominaciones de uso convencional y cuya prctica es generalizada.
Al crear una cuenta, su denominacin debe reflejar lo ms fielmente posible el
concepto que representa para darle claridad a los informes contables.

Por lo tanto, podemos definir a las cuentas como el conjunto homogneo de hechos y
actos econmicos debidamente cuantificados. Al tener dividida la ecuacin patrimonial
en partes o cuentas se logra mayor flexibilidad y practicidad ya que, al realizase una
operacin comercial, slo ser necesario anotar en las partes o cuentas que se alteren
como consecuencia de tal operacin, sin necesidad de repetir las cuentas que no
intervengan en la operacin. Lo que debemos tener en claro es la relacin del hecho
econmico con el nombre de la cuenta, ya que estas unidades de informacin (las
cuentas) representan los vocablos del idioma contable. Y como todos sabemos, la
adecuada utilizacin de un idioma depende de la precisa conceptualizacin de los
vocablos que se utilizan y de la forma de armonizarlos coherentemente. El objetivo es
expresar ideas de manera tal que quin reciba el mensaje, no tenga dudas respecto
de lo que se transmite. La contabilidad, entendida como lenguaje de la organizacin,
no escapa de este concepto. Por esta razn muestro a continuacin un cuadro con las
denominaciones ms comunes: (al final)
Grficamente podemos representar a una cuenta en forma generalizada como una T.
La izquierda recibe el nombre de debe y la derecha el nombre de haber.
DEBE CUENTA

HABER















Cuando registramos partidas en el debe, decimos que estamos debitando. Cuando
registramos partidas en el haber, decimos que estamos acreditando.
Para recordar: La diferencia entre los dbitos y los crditos, representa el saldo de una
cuenta. Cuando la sumatoria de los dbitos es mayor a la sumatoria.
Para recordar: La cuenta clasifica y resume todos los datos provenientes de los hechos y
operaciones que posean una caracterstica comn.
Cuando la sumatoria de los dbitos es mayor a la sumatoria de los crditos (el debe
resulta mayor que el haber), el saldo de la cuenta es deudor.
Cuando la sumatoria de los crditos es mayor a la sumatoria de los dbitos (el haber
resulta mayor al debe), el saldo de la cuenta es acreedor.
Cuando la sumatoria de los crditos es igual a la sumatoria de los dbitos (debe igual
a haber), la cuenta est saldada.
Aqu tenemos los elementos de la ecuacin patrimonial, de donde surgen las cinco
clases de cuentas bsicas y sus respectivas regularizadoras:



Cuentas Patrimoniales

1- De Activo
Regularizadora de Activo
2- De Pasivo
Regularizadora de Pasivo
3- De Patrimonio Neto
Regularizadora de Patrimonio Neto
Cuentas de Resultado

4- Negativo (gastos)

5- Positivo (ingresos)

Ninguna de estas cuentas participa de la caracterstica de las otras al mismo tiempo.

Plan de cuentas: concepto, finalidad, requisitos a tener en consideracin en su
confeccin
El plan de cuentas constituye una estructura organizada del conjunto de cuentas. Es
decir, es el ordenamiento sistemtico de todas las cuentas que sern utilizadas en el
procesamiento contable de un ente. Cuando se confecciona el plan de cuentas
debemos tener en consideracin los siguientes factores:
- Caractersticas de la empresa
- Dimensin
- Actividad
- Forma jurdica

Adems, todo plan de cuentas debe tener las siguientes caractersticas:
- Debe ser flexible que permita, por un lado, la incorporacin de nuevas cuentas y,
por otro, dar de baja aquellas que ya no se utilicen.
- Los agrupamientos deben ser homogneos.
-Debe existir claridad en la terminologa.
El contenido de la cuenta debe tener una relacin directa con el nombre que se le ha
asignado para permitir una fcil asociacin.

Manual de cuentas. Codificacin de los planes de cuentas

Los manuales ayudan a los usuarios de las cuentas a conocer y comprender su
contenido y uso. Es una herramienta que contiene informacin precisa sobre cada una
de las cuentas incluidas en el plan. Adems resulta de utilidad para acceder al uso de
las cuentas. En el manual de cuentas se exponen los siguientes aspectos:
Permiten conocer la composicin del
patrimonio de un ente con sus valores
regularizados cuando sea necesario para
una mejor exposicin de stos.
Representan los ingresos y los gastos del ejercicio contable. Al
finalizar ste se saldan para dar origen a la cuenta patrimonial
Resultado del Ejercicio
En qu situaciones y bajo qu condiciones se utiliza la cuenta
Cundo y por qu debe debitarse
Cundo y por qu debe acreditarse
Qu representa el saldo de la cuenta

En un primer momento, quienes han participado en la organizacin del plan de
cuentas no tienen dudas con respecto al mismo. Sin embargo, a lo largo de la vida
empresarial, se producen numerosos cambios de personal que requieren un proceso
de adaptacin y conocimiento. El manual de cuentas tambin es muy importante para
este proceso. Con el objetivo de facilitar la identificacin de las cuentas y obtener un
mayor nivel de anlisis, el plan es codificado. El cdigo de una cuenta es el nmero
o smbolo con que se distingue cada cuenta. El sistema de codificacin ms utilizado
es el decimal, donde cada dgito indica una caracterstica de la cuenta en cuestin.



Mtodos de procesamiento. La partida doble como mtodo universal

El mtodo de registracin por partida doble consiste en asentar cada operacin
comercial por lo menos en dos cuentas (una en el debe y otra en el haber). De esa
manera, se anota siempre como mnimo en dos partes para respetar el mtodo de la
partida doble, que no es ms ni menos que doble anotacin.
Esto es as para poder respetar el efecto balanceante de la ecuacin patrimonial:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
De este mtodo de registracin por partida doble (doble anotacin) se desprenden
algunas reglas que vale la pena mencionar:
En toda operacin comercial no hay cuenta deudora sin su cuenta acreedora.
Las cantidades debitadas deben ser iguales a las cantidades acreditadas.
Las cuentas clasificadas dentro del grupo de patrimoniales son las que pueden
llevar su saldo de un ejercicio contable a otro.
Las cuentas clasificadas dentro del grupo de resultados no pueden arrastrar
saldo de un ejercicio a otro porque slo se abren, reciben movimientos y se
cierran para cada ejercicio individual.
Los llamados asientos de refundicin de cuentas de resultados saldan las
cuentas al finalizar el ejercicio. Luego sus saldos son absorbidos por la cuenta
patrimonial "Resultado del Ejercicio... que presentar saldo acreedor o deudor,
dependiendo si los ingresos fueron mayores o menores a los egresos.
El saldo inicial es aquel que posee una cuenta patrimonial al comenzar un
nuevo ejercicio econmico o contable. Este saldo es el mismo importe que
corresponde al saldo final de dicha cuenta en el ltimo da del perodo
contable inmediato anterior.
Las prdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Sistemas de registracin. Libros obligatorios. Disposiciones legales sobre libros
de comercio
Comentamos que los registros contables sirven, entre otras cosas, para presentar
evidencia de una relacin jurdica entablada con terceros. Las relaciones contractuales
establecidas con terceros pueden generar controversias de distinta naturaleza que
pueden dilucidarse amigablemente o, en caso de ser necesario, requieren el inicio de
acciones judiciales. Por este motivo es que existen normas legales que generan
obligaciones sobre el sistema contable y los libros de comercio que debemos conocer.
Las normas a las que me refiero estn contenidas en el Cdigo de Comercio, la ley de
Sociedades Comerciales, y en leyes, disposiciones y reglamentos de los organismos
de control. Cabe aclarar que el cdigo citado data de 1859, y sus normas se vinculan
particularmente con una poca en la que la contabilidad era manual, es decir, no
haba computadoras ni otros medios tecnolgicos. Por lo tanto, muchos artculos han
quedado en la prctica en desuso. Igualmente permanece intacta la filosofa que
deviene de ellos y la cual es complementada, en algunos casos, con modificaciones
realizadas mediante decretos-ley. El Cdigo de Comercio impone a los comerciantes
la obligacin de llevar una contabilidad y los libros necesarios a tal fin. El principio
general est expuesto en el artculo 43, correspondiente al Captulo I de
Disposiciones generales, ttulo II De las obligaciones comunes a todos los que
profesan el comercio. All se impone la obligacin de seguir un orden uniforme en la
contabilidad y de tener libros a tal fin que deben ser conservados por el comerciante.
Para comprender mejor el objetivo perseguido por el legislador y sus fundamentos,
transcribo a continuacin algunos artculos. Pero recuerde que no est de ms dar un
repaso al Cdigo y la Ley de Sociedades.
Dice el Cdigo de Comercio Argentino en su artculo 43: Todo comerciante est
obligado a llevar cuenta y razn de sus operaciones y a tener una contabilidad
mercantil organizada sobre la base contable uniforme y de la que resulte un cuadro
verdico de sus negocios y una justificacin clara de todos y cada uno de los actos
susceptibles de registracin contable. Las constancias contables deben
complementarse con la documentacin respectiva.
En su artculo 44 enumera los libros de carcter indispensable: Los comerciantes
adems de los que en forma especial impongan este cdigo u otras leyes, deben
indispensablemente llevar los siguientes libros: 1 - Diario 2 - Inventario y Balances Sin
perjuicio de ello, el comerciante deber llevar los libros registrados y la documentacin
contable que correspondan a una adecuada integracin de un sistema de contabilidad
y que le exijan la importancia y la naturaleza de sus actividades, de modo que de la
contabilidad y documentacin resulten con claridad los actos de su gestin y su
situacin patrimoniales.
Artculo 51: Todos los balances debern expresar con veracidad y exactitud
compatible con su finalidad, la situacin financiera a su fecha. Salvo el caso de
normas legales o reglamentarias que dispongan lo contrario, sus partidas se formarn
teniendo como base las cuentas abiertas y de acuerdo a criterio uniforme de
valoracin.
Artculo 52: Al cierre de cada ejercicio todo comerciante est obligado a extender en
el libro Inventario y Balances, adems de ste, un Cuadro contable demostrativo de
las ganancias o prdidas, del que stas resulten con verdad y evidencia.
Los requisitos formales de los libros los establece el Cdigo en el artculo 53, y estas
formalidades se vinculan con el carcter que los libros adquieren como instrumento de
prueba en caso de derechos controvertidos (situacin que el Cdigo regula en sus
artculos 63-64-65-66).
Artculo 53: Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este cdigo,
estarn encuadernados y foliados, en cuya forma los presentar cada comerciante al
Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que
determine el respectivo Tribunal superior y se ponga en ellos nota detallada y firma del
destino del libro, del nombre de aqul a quien pertenezca y del nmero de hojas que
contenga .
Las sociedades comerciales, segn la ley N 19.550, en su artculo 61: Podr
prescindirse del cumplimiento de las formalidades impuestas por el artculo 53 del
Cdigo de comercio para llevar los libros, en la medida que la autoridad de control o el
Registro Pblico de Comercio autoricen la sustitucin de los mismos por ordenadores,
medios mecnicos o magnticos u otros, salvo el de Inventario y Balances. Los
pedidos de autorizacin se consideran automticamente aprobados dentro de los 30
das de efectuados, si no mediare observacin previa o rechazo fundado. El libro
Diario podr ser llevado con asientos globales que no comprendan periodos mayores
de un mes. El sistema de contabilizacin debe permitir la individualizacin de las
operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior
verificacin, con arreglo al artculo 43 del Cdigo de Comercio.
Los requisitos formales de las registraciones son establecidos por el Cdigo de
Comercio en el artculo 54. Asimismo, al llevar adelante el control contable tanto el
obligatorio como el auxiliar se prohbe:
- Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que
deben hacerse, segn lo prescripto en el art. 45
- Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin
que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones.
- Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones
y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho
en la fecha en que se advierta la omisin o el error.
- Tachar asiento alguno
- Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernacin y
foliacin.

Artculo 55: Los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades
prescriptas en el artculo 53, o tenga alguno de los defectos y vicios notados en el
precedente, no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante a quin
pertenezcan.
Artculo 63: Los libros de comercio llevados con las formas y los requisitos
prescriptos, sern admitidos en juicio, como medio de prueba entre comerciantes, en
hecho de su comercio, del modo y en los casos expresados en este Cdigo .
Por su parte la AFIP (Administracin Federal de Ingresos Pblicos ex DGI), la IGJ
(Inspeccin General de Justicia), y otros organismos de control, tambin establecen
obligaciones para el comerciante y las sociedades.
Sistema de registracin tradicional: libro Diario y Mayor El libro Diario es el
registro cronolgico e histrico de todas las transacciones y operaciones cotidianas de
la empresa. En l anotamos todas las operaciones que constan en los distintos
comprobantes (facturas, recibos, boletas de depsitos, etc). Dichas anotaciones se
realizarn en lenguaje contable, por intermedio de asientos formados por cuentas y
respetando las reglas de la partida doble.
El Cdigo de Comercio en su artculo 45 dice: En el libro Diario se asentarn da a
da y segn el orden en que se vayan efectuando todas las operaciones que haga el
comerciante...
En el artculo 61 de la Ley de Sociedades se introdujeron algunas modificaciones,
entre ellas: El libro Diario podr ser llevado con asientos globales que no comprendan
periodos mayores de un mes. El sistema de contabilizacin debe permitir la
individualizacin de las operaciones, las correspondientes cuentas deudoras y
acreedoras, y su posterior verificacin, con arreglos al art. 43 del Cdigo de
Comercio.
La utilizacin del libro Mayor no es obligatoria por ley, pero es necesaria por la
tcnica contable ya que se encarga de mostrar cada cuenta con todos los
movimientos que ha tenido y, de esta manera, se puede establecer el saldo de cada
cuenta. El libro Mayor contiene las registraciones ordenadas por unidad temtica, es
decir, por nombre de cuenta. La costumbre contable mantiene la denominacin de
libro Mayor pero, en realidad, se trata de hojas que llevan la denominacin de una
cuenta. Por lo tanto, traspasar el libro Diario al Mayor es meramente acumular los
movimientos de cada cuenta en un solo lugar. Esto significa que cada cuenta tendr
una hoja en el libro Mayor, que incluir los movimientos ordenados cronolgicamente
que se produjeron.
Sistema descentralizado centralizado: concepto, ventajas y limitaciones
Las registraciones vistas corresponden al sistema de registracin tradicional.
Cuando las operaciones que realiza la empresa son de una considerable magnitud
conviene adoptar un sistema descentralizado-centralizado. Este consiste en llevar
subdiarios para todas aquellas operaciones repetitivas (ventas, compras, ingresos y
egresos de caja), en las que se anotan en forma analtica. Estas operaciones se
pasan mensualmente al Diario General en forma de asientos resmenes. Tambin
se registran en el libro Diario General las operaciones no repetitivas, es decir, aquellas
que se realizan ocasionalmente.
De los subdiarios se mayoriza en los submayores (clientes, proveedores, etc), y del
Diario General al Mayor General. La existencia de submayores es necesaria para
conocer en detalle el movimiento de la cuenta madre del Mayor General. Por ejemplo,
el saldo de la cuenta Deudores por Ventas nos indica lo que la empresa tiene a
cobrar. Pero si quiere saber cunto le debe cada cliente en particular, tendr que
recurrir al submayor de clientes, donde cada cliente tendr habilitado un folio con sus
respectivos dbitos, crditos y saldo.
Subdiarios y submayores ms usuales. Asientos resmenes
Los subdiarios son registros cronolgicos auxiliares que muestran la informacin
esencial que debera exponerse en el diario, pero que por razones de practicidad se
segregan en ellos realizando agrupaciones homogneas por tipo de operacin.
Existen actividades que casi toda empresa realiza habitualmente y en forma repetitiva.
De all que existan subdiarios que generalmente son ms utilizados. Algunos de ellos
son:
Subdiario de compras: se anotan todas las compras de bienes y servicios y las
devoluciones que se realizan sobre esas compras.
Subdiario de ventas: se muestran las ventas del ente y las devoluciones.
Subdiario de movimientos de fondos: se muestran los orgenes y aplicaciones de la
cuenta caja. Segn la cantidad de movimientos, se utiliza un subdiario ingresos y otros
egresos.
Subdiario Bancos: se muestran los depsitos y las extracciones.
Todas las anotaciones que se realizan en los subdiarios surgen de la documentacin
respaldatoria. Los datos que debe contener cada anotacin no difieren en absoluto de
la que debe contener el Diario General. Si la empresa utiliza subdiarios, debe tener en
cuenta que las registraciones cronolgicas se realizan en stos en tanto que en el libro
Diario General aparecen los asientos resmenes mensuales con cifras globales.