07 Cordova Morales Tramite Documentario

Escuela de Ingeniera de Sistemas
SITD Crdova & Morales

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FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS

SISTEMA INFORMTICO DE TRMITE DOCUMENTARIO PARA EL COLEGIO DE
CONTADORES PBLICOS DE PIURA

Autores
Crdova Amayo Lucia Eliana
Morales Kashimoto Ruth Betsabe

Asesor
Ing. CIP Aldo Segismundo Pereda Castillo

Piura - Per
2009



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CAPTULO I
GENERALIDADES



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1.1. Institucin y Lugar donde se realiza la prctica

Razn Social de la Empresa o Institucin.
Colegio de Contadores Pblicos de Piura

Responsable de la Institucin
Decano: Sr. CPC Julio Seminario Zapata
Gerente: Magaly Del R. Winchonlong Sandoval

Direccin y telfono
Av. Panamericana Norte Nro. 519 Sub. Lote 4B
Telfono: (51) 73308350

Oficina y/o rea donde se asign realizar las prcticas
Mesa de Partes

1.2. Nombre de los practicantes
Apellidos y Nombres
Crdova Amayo Lucia Eliana
Morales Kashimoto Ruth Betsabe

Ciclo
IX- Ingeniera de Sistemas

E-mail
[email protected]
[email protected]

Direccin
Urb. Laguna del Chipe II etapa E-03
Condominios Los Pinos de la Plata Dpto. C 101

Telfono
(51) 73-302086
(51) 73-607698

1.3. Supervisor de la Empresa:
Gerente: Magaly Del R. Winchonlong Sandoval



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1.4. Asesor de prcticas (de la universidad):
Ing. CIP Aldo Segismundo Pereda Castillo

1.5. Fecha y Horario de prcticas:
Fecha de Inicio: 07 de Septiembre del 2009
Duracin de prcticas: 07-09-2009 al 21-07-2009
Hora de Inicio: 8:00 a.m.
Hora de fin: 4:00 p.m.



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CAPTULO II
EJECUCIN DE LAS PRCTICAS



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2.1. EL PROBLEMA

2.1.1 Descripcin del problema

El Colegio de Contadores Pblicos de Piura, es una institucin con autonoma y
personera de derecho pblico interno que agrupa a los profesionales contables
graduados en las universidades del pas y del extranjero, con ttulo expedido vigente o
revalidado de conformidad con nuestras leyes, inscritos en la institucin, de tal modo por
ser una orden de profesionales, el Colegio de Contadores Pblicos de Piura es
absolutamente independiente y ajeno a toda actividad poltico partidaria y religioso.

Como fin general del Colegio de Contadores Pblicos de Piura, estn orientados al
servicio de la sociedad, a mantener y elevar el prestigio de la profesin contable, a
defenderla, a propender el bienestar de los miembros de la Orden, de su familia y al
sentido prospectivo de la profesin.

El Colegio de Contadores Pblicos de Piura cuenta con diferentes reas en su estructura
orgnica y entre ellas se encuentra el rea de Mesa de Partes cuya funcin principal es
la creacin, recepcin y distribucin de documentos a las reas correspondientes del
colegio.
Mediante un anlisis de las principales tareas involucradas para el SITD se ha detectado
las siguientes deficiencias:
- Perdida de informacin y retraso en la atencin del documento
- Los procesos para la recepcin, registro, administracin, evaluacin y consultas
de los documentos se ejecuta de forma manual como herramienta de ayuda
utilizan el Excel, lo que hace que se demande esfuerzos y tiempo extras e
innecesario.
- Demora en la bsqueda de informacin
- Presentacin de colas en la recepcin de documentos
- Prdida de tiempo por parte de los usuarios para el seguimiento de la
documentacin
- Confusin y acumulamiento de documentos en el proceso de recepcin
- Las deficiencias mencionadas afectan a la imagen institucional de la empresa.

2.1.2 Antecedentes de la investigacin


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2.1.2.1 Antecedentes Internacionales
SOTO MONSALVE, Paola Angelina (2003) en su tesis Diseo e
implementacin de un Municipio Virtual presentada en la Universidad Austral
de Chile nos dice que se ha implementado un portal que simule gran parte de
los servicios que hoy brinda el municipio real a la comunidad. El objetivo es
disponer de un sitio que aborde Trmites en lnea: Consiste en disear un
sistema basado en tecnologa Internet , donde se publique, registre y permita
un seguimiento de los formularios electrnicos dinmicos que formen parte de
un servicio municipal. La caracterstica dinmico se refiere a que ser
mantenible en el tiempo.

2.1.2.2 Antecedentes Nacionales

BALTAZAR CABALLERO, Jorge Luis (2002) en su tesis "Sistematizacin de
los Procesos de Inscripcin y Publicidad Registral" presentada en la
Universidad Mayor de San Marcos nos dice que se ha desarrollado un sistema
de informacin registral, que soporta la gestin de los procesos registrales;
donde la informacin que ingresa se almacena en la base de datos y la fichas
registrales antiguas se digitalizan, guardndose como imgenes grabadas en
los discos pticos garantizando su inviolabilidad.
INDACOCHEA GARCS, Alejandro Jos (2007) en su tesis Diseo De La
Base Documental De Un Sistema De Gestin De Calidad presentada en la
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas nos dice que los documentos son
la base documental del sistema de gestin de calidad y su interaccin con los
procesos de la organizacin produce el ciclo de mejora continua. De esta
manera, se logra desarrollar un sistema de gestin de calidad que sirva como
herramienta estratgica y permita desarrollar una ventaja competitiva. del
proyecto.

2.1.2.3 Antecedentes Locales

IMAN & VASQUEZ (2008) en Sistema Web Para El Control De Tramite
Documentario En La Gerencia Subregional Luciano Castillo Colonna -Sullana,
presentado en la Universidad Privada Cesar Vallejo Piura, nos presenta un
sistema aplicando la metodologa de desarrollo RAD, teniendo como referencia
la ley de proceso a la informacin N27806 con la finalidad de mejorar la
obtencin de resultados.


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SANDOVAL MEDINA, Carlos(2008) en Sistema Web De Consultas Para La
Gestin De Tramite Documentario De La Municipalidad Provincial De Sullana
Piura, nos presenta un sistema aplicando la metodologa RUP, con el
objetivo de mejorar la gestin de tramite documentario con especial nfasis en
las consultas realizadas antes y durante la tramitacin de documentos.
LOPEZ & RUJEL (2008) en Sistema Web Para El Control De Tramite Y
Gestin Documentaria En La Direccin Regional De Trabajo Y Promocin De
Empleo Piura, nos presenta un sistema aplicando la metodologa RUP y para
su desarrollo se han utilizado herramientas tecnolgicas, tales como el
lenguaje de programacin PHP y como Gestor de Base de Datos MYSQL,
utilizando el XAMPP como paquete de instalacin, todo esto se instalara en un
servidor con un sistema operativo Windows Server 2003. Esta tesis constituye
en su mayora como gua y reforzamiento de nuestro sistema.

2.1.3 Justificacin e importancia del proyecto

Justificacin Cientfica: Para plantear soluciones a los diferentes problemas que
afectan al objeto de estudio utilizando el mtodo cientfico, pudiendo contrastar los
resultados obtenidos con la hiptesis planteada. As mismo se deja un precedente
para futuros investigadores, quienes deseen desarrollar el mismo sistema o similar
a este en una plataforma distinta a la nuestra o con un objeto de estudia distinto.

Justificacin Tecnolgica: Empleo de tecnologas de informacin para el proceso
del Sistema de Trmite Documentario del Colegio de Contadores Pblicos de
Piura, con el objetivo permitir el control y el soporte lgico que apoya a la
recepcin, proceso y almacenamiento de la documentacin que llega y fluye dentro
de ella, as como la que s genera dentro de la organizacin

Justificacin Social: El Colegio de Contadores Pblicos de Piura actualmente no
cuenta con un Sistema Operacional o simplemente un Sistema de Trmite
Documentario para el seguimiento y estado de los documentos, lo cual impide que
se brinde de manera ptima el servicio para sus colegiados y/o miembros, los
cuales son la base de su organizacin.

Justificacin Institucional: Para facilitar la toma de decisiones y la productividad
en la gestin de la documentacin por parte de la gerencia del Colegio de
Contadores Pblicos de Piura, con el fin de la sistematizacin de los procesos.



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Justificacin de los Investigadores
Poner en prctica nuestros conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra
carrera profesional y emplearlos en un escenario real; con el objetivo de obtener
experiencia en el campo laboral y plantear soluciones a las dificultades que se nos
presenten. Asimismo poder obtener nuestros ttulos de Ingenieros de Sistemas.

Justificacin Econmica: Mediante la implementacin del Sistema Informtico lo
que se pretende hacer es minimizar tanto el uso de recursos humanos como
materiales dentro de la institucin, con la finalidad obtener el mayor ahorro posible
frente a los recursos utilizados, con respecto al servicio para los colegiados y/o
miembros.
Obteniendo los siguientes beneficios:

- Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un
documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos
y/o documentos traspapelados.

- Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de
actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.

- Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de
acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.

- Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos
para la atencin de la documentacin.

- Disminucin el uso del papel, reduciendo drsticamente los gastos por este
concepto

2.1.4 Alcance del proyecto

El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura, es el encargado de
realizar el control de la documentacin que ingresa y de la documentacin interna de la
empresa; y as lograr un nivel de conocimientos del tipo de material interactivo, didctico
que sean los ms solicitados, de tal modo que las reas respectivas se encarguen de
realizar las rdenes de aprobacin o descarte de ellos, con los que actualmente se
encuentran.


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- El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura permitir la
automatizacin del proceso de seguimiento de los documentos para posteriormente
generar la orden de aprobacin, descarte y retorno de los documentos.
- El diseo del software se ajustar a los requerimientos del usuario.
- Se har uso de mecanismos de seguridad para el acceso al sistema.
- Todos los campos estarn respectivamente validados.
- El proyecto de SITD para el Colegio de Contadores Pblicos de Piura contar con
copias de seguridad o Backup respectivas.
- El Sistema facilita consultar la informacin bajo diversos criterios, (Por Estado, Tipo
de Documento, N de Documento, Responsable, Remitente, Destinatario, etc.)
- El Sistema facilita buscar un documento especfico a travs de filtros de bsqueda,
basados en (Correlativo de Documento, Tipo de Documento, Emisor del Documento,
Responsable Actual del Documento, Rango de Fechas de Registro del Documento,
etc.)

2.1.5 Limitaciones del proyecto

Limitaciones del proyecto
- Poca disponibilidad por parte del personal, debido a su carga laboral diaria,
disponiendo de un tiempo limitado para brindarnos la informacin necesaria.
- Por tratarse de una entidad autnoma de derecho pblico, existen restricciones
econmicas para la realizacin del proyecto, dado que no existe presupuesto por
parte del Colegio de Contadores Pblicos de Piura para el desarrollo del mismo, por
lo tanto este proyecto es autofinanciado.
- El proyecto estar listo en el tiempo que dure el curso de Prcticas Profesionales I.
- Experiencia laboral.

Limitaciones Del Sistema

- El SITD es dependiente del usuario en el rea de mesa de partes.
- El SITD no digitalizar documentos.
- El SITD no emitir slo reportes generales a las reas implicadas
- El SITD permitir consultas del estado del documento, para uso interno (intranet).
- El SITD permitir slo acceso a los usuarios definidos segn su rol, dentro del
Colegio de Contadores Pblicos de Piura.



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2.2 OBJETIVOS
2.2.1 Objetivo General

Desarrollar un Sistema Informtico de Trmite Documentario para el Colegio de
Contadores Pblicos de Piura.

2.2.2 Objetivos Especficos

- Realizar un anlisis de la realidad problemtica, haciendo uso del mtodo cientfico,
que permita la extraccin de la informacin.

- Elaborar el Plan de Trabajo y cronograma de actividades para el desarrollo del
Sistema de Trmite Documentario

- Construir un Modelo de Especificacin de Requerimientos, Anlisis y Diseo del
sistema de Trmite Documentario que permita proveer informacin pertinente de los
documentos que se tramitan, en forma dinmica y flexible.

- Automatizar el proceso del trmite documentario mediante la Implementacin de un
sistema informtico que permite llevar un control, desde la llegada del documento
hasta su destino final y la respuesta del mismo.

- Crear niveles de seguridad con respecto al acceso de informacin.

- Facilitar a los usuarios el manejo de la informacin.

- Mantener registros actualizados.

- Colocar al Colegio de Contadores Pblicos de Piura como una de las instituciones
empleadoras de tecnologas de informacin, que es actualmente indispensable.



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2.2 CRONOGRAMA



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2.4 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
2.4.1 Factibilidad tcnica

CUADRO N 1: Tabla del inventario del Hardware del C. C. P. P
Computadora 1
Nombre Computadora CCP
Dominio CCP1
Descripcin
Sistema Operativo Microsoft(R) Windows XP Professional
Numero de Procesadores 1
Descripcin del
Procesador
Intel Celeron 1.8 GHz
RAM 256 MB
Disco Duro 40 GB
BIOS Versin INTEL - 20040402
Mouse ptico
Teclado Multimedia
Monitor 17
Computadora 2
Dominio CCP2
Descripcin
Numero de Procesadores 1
Descripcin del
Procesador
Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 3.00GHz, 2992MHz
RAM 1278MB
Disco Duro 74.5GB
BIOS Versin INTEL - 20040402
Mouse ptico
Teclado Multimedia
Monitor 17
Elaborado por las autores

CUADRO N 2: Tabla del inventario del Software en el C. C. P. P.

Elaborado por los autores
SOFTWARE CARACTERSTICAS
SISTEMA OPERATIVO WINDOWS XP, MICROSOFT
OFFICE 2007 MICROSOFT


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Conclusin: El desarrollo del SITD tecnolgicamente es factible, por tal motivo debern
adquirir equipos con las caractersticas mnimas para su ptimo desempeo, tales como:

CUADRO N 3: Tabla de hardware mnimo requerido al C. C. P. P.
Computadora X
Dominio CCPX
Descripcin
Numero de
Procesadores
1
Descripcin del
Procesador
Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 3.00GHz, 2992MHz
RAM 1278MB
Disco Duro 74.5GB
Display 700E, 16.3" (33cm x 25cm)
BIOS Versin
INTEL - 20040402 BIOS Date: 04/02/04 13:33:00
Ver: 08.00.10 BIOS Date: 04/02/04 13:33:00 Ver:
08.00.10
Mouse ptico
Teclado Multimedia
Monitor 17

2.4.2 Factibilidad operacional

El trmite documentario presenta los siguientes procesos:
- Creacin o Recepcin de documentos: este proceso se realiza diariamente, en un
tiempo estimado de 3 a 5minutos.Consiste en la secuencia de la prestacin del
documento ya sea interno o externo que ser recibido por la secretaria o quien haga
sus veces debiendo adherir el sello de recibido, incluyendo el numero correlativo que
se le asigna por orden de llegada para su registro.

- Registro de documentos: Es la accin que consiste en anotar en forma permanente
y sistemtica los datos referidos al documento (anotar con cuidado y en forma
detallada los datos relevantes) y la trayectoria que realizan de acuerdo a un orden

- Administracin de los documentos: es la accin de enviar el documento para su
atencin. Los documentos emitidos y recepcionados por la secretaria, son
distribuidos al rea correspondiente (Tesorera, Contabilidad, Gerencia o Consejo
Directivo) quien posteriormente derivara dicho documento, para su ejecucin segn
corresponda.


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- Evaluacin de los documentos: al llegar los documentos al rea correspondiente,
estos son evaluados y devueltos a la secretaria con el resultado adoptado por el rea
competente al usuario interno y externo.

- Atencin y archivo de documentos: consiste en agrupar los documentos bajo
cierto. Una vez que los documentos han dejado de servir para sus fines, se puede
disponer para su archivamiento. Posteriormente las copias de los documentos
procesados, se conservan y mantienen archivados en Mesa de Partes.

- Consultas y Bsqueda de documentos: permite saber el curso en que se
encuentra el documento.

Aptitud de los Usuarios con el sistema:
- Inters en el proyecto debido al ahorro de tiempo y recursos en el proceso de los
documentos, y as lograr un trabajo eficiente.
- El proyecto cuenta con la autorizacin del Decano del Colegio de Contadores de
Piura, quien es la mxima autoridad de esta institucin.
- El proyecto cuenta con un acceso limitado a la informacin, debido a la carga
laboral de sus encargados.

Normas y Reglamentos:
- Los documentos slo son accesibles por la gerente y la secretaria.
- La secretaria es la encargada de ver el curso de los documentos hasta que
termine su proceso.

Conclusin: La implementacin del SITD del Colegio de Contadores Pblicos de Piura
es compatible con las operaciones que realiza la secretaria en Mesa de Partes.

2.4.3 FACTIBILIDAD ECONMICA

CUADRO N 4: Tabla de costos de bienes materiales de cmputo y oficina.
CANTIDAD BIENES COSTO
1 COMPUTADORA S/ 1500.00
TOTAL
S/ 1500.00
Elaborado por los autores.



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Tabla de Costos
Para la realizacin:

BIENES COSTOS/MES
(2 PERSONAS)
SERVICIOS COSTOS/MES
(2 PERSONAS)
Materiales de oficina
(papel, fotocopia, lpiz,
folders)

S/ 50

Transporte

S/160

2 computadoras

S/2800

Energa elctrica

S/30

1 impresora

S/145

Internet

S/50

Sw libre

S/0

Capacitacin

S/400
TOTAL S/ 2995 S/ 640

CUADRO N 5: Tabla de beneficios obtenidos a futuro.
NDICADORES

Tiempo consumido
con el Procedimiento
actual

Tiempo con el
Sistema Informtico
Propuesto

Beneficio
Tiempo en realizar una
bsqueda.
20 minutos/documento 03 minutos/documento 17 minutos
Tiempo en consultar el
estado del documento
20 minutos/documento 03 minutos/documento 17 minutos
Tiempo en distribuir los
documentos.
10 minutos 2 minutos 8 minutos
Tiempo en atender un
documento.
1 mes/documento 2 das/documento 28 das
Nmero de clientes
atendidos.
10 personas/da 20 personas/da
Mayor atencin al
cliente
Tiempo de duracin del
material de oficina.
1 mes 2 meses 1 mes

Conclusin: La implementacin del SITD del Colegio de Contadores Pblicos de Piura
econmicamente es factible, debido a sus grandes beneficios como el ahorro de tiempo y de
recursos, as como el grado de eficiencia en su atencin.



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CAPTULO III
MARCO REFERENCIAL

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