CONTROL

[visin del negocio]

GESTION
[COLDview]

DATOS
[caos]

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Si la informacin es la fuerza motriz de los negocios,

los datos pueden ser
Datos [caos]

su condena.
El resultado es una profusin de herramientas informticas que generan datos, documentos, transacciones, es decir contenido corporativo, el cual se encuentra disperso en mltiples islas de informacin, en una multiplicidad de formatos y arquitecturas. Si aadimos a este escenario la creciente incorporacin de contenidos de fuentes externas (clientes, socios de negocios, entes reguladores, proveedores, etc.), los cuales se reciben ya en formato electrnico o son digitalizados para su preservacin, queda claro que las organizaciones enfrentan un verdadero caos a la hora de intentar una visin del negocio integral y precisa. El riesgo para las empresas es paradjicamente el de quedar paralizados en una marea de datos, a la hora de tomar decisiones. Y el costo para las empresas, adems del costo de esta miopa, incluye una larga lista de sobrecostos operativos en su cotidiana tarea de brindar la informacin necesaria a sus empleados para cumplir sus labores diarias, a sus clientes, a los entes reguladores, etc.

Las organizaciones han realizado fuertes inversiones durante las ltimas dos dcadas en sistemas de informacin, movidos por objetivos tales como: Lograr la integracin de la informacin Mayor velocidad de sus negocios ("time-to-market") Reduccin de costos de desarrollos internos Mejorar la capacidad de anlisis de las variables del negocio y del mercado.

Si bien algunos de estos objetivos han sido logrados, estos proyectos han dejado grandes brechas, generadas por factores como los que siguen: Dificultad para los empleados de llevar adelante un proceso de negocio completo con estas herramientas; Los saltos tecnolgicos, tales como la separacin entre "territorios Mainframe" vs. "territorios Sistemas Abiertos" en una misma organizacin, han creado complejidades adicionales a la hora de lograr la visin integral de una lnea de negocios o de un cliente; La flexibilidad acotada de los paquetes ha forzado a aplicar "puentes" manuales para operar en el da a da; Muchos Departamentos que han quedado fuera del alcance de estos proyectos muchos de ellos con presiones presupuestarias o de tiempos, ao 2000, etc.) han tenido que recurrir a desarrollos adicionales o a paquetes especficos, implementados posteriormente y con pobres o complejas integraciones con las aplicaciones centrales; La creciente complejidad del entorno de negocios presenta el gran desafo a los aplicativos centrales (ERP, Core Bankings, etc) de adaptarse rpidamente, en particular debido a factores como una creciente presin regulatoria, mayor vcompetencia, nuevos canales de llegada a los cliente, tecnologas disruptivas, vetc. La necesidad de poder operar en este nuevo entorno, y conviviendo con estas limitaciones y problemas, han impulsado una profusin de "soluciones" para cerrar esas brechas:
APLICACIONES CENTRALES
(y otras Herramientas Office)

PLANILLAS DE CLCULO

MODIFICACIONES A LAS APLICACIONES CORE

COM/COLD OUTPUT MANAGEMENT

APLICACIONES DEPARTAMENTALES

TAREAS MANUALES

EXTRACCIN DE Y ANLISIS

PROCESOS DE NEGOCIOS

HERRAMIENTAS DE REPORTE

INTERFACES

BRECHA

Enterprise Content Management

Gestin [COLDview]
Las tecnologas de Enteprise Content Management (ECM), o Gestin del Contenido Empresarial, han surgido como un medio para gestionar y organizar este caos de datos con el que todas las organizaciones conviven. Nuestra suite de productos de ECM, COLDview, tiene como misin la de lograr la creacin del Repositorio Corporativo Unificado, un sumidero de todo el contenido de valor para la organizacin, sin importar el sistema y arquitectura de origen de dichos contenidos.

La visin de nuestra Suite de ECM es: Nuestras soluciones ayudarn a crear una capa especializada de flujo de informacin que permitir a cada agente de una Industria, tanto por dentro como hacia fuera de las organizaciones, intercambiar datos fcilmente, independientemente de las aplicaciones y estndares de infraestructura, eliminando la friccin de la ejecucin de los procesos de negocios

Es decir, nuestra misin es la de cerrar las brechas, la de crear un modo simple de unificar las islas de informacin, una plataforma que permita lograr un mejor Control sobre el negocio, sin impacto sobre los actuales sistemas y procedimientos.

Control [visin del negocio]

La Implementacin de COLDview en nuestros clientes permite incrementar el Control sobre las variables del negocio. Estos son los beneficios de lograr esta mayor Visin del Negocio, a travs de COLDview:

1. Reduccin de Costos: Reduccin de Costos Directos:

Costos Directos de Impresin (papel, toner, impresoras, impresoras de alto  volumen, mantenimiento, etc.)  Costos Directos de Distribucin (correos, contratistas, etc)  Reduccin de costos de sistemas y arquitecturas propietarias (ej.  Mainframe, AS400)  Reduccin de horas de desarrollo de reportes


Reduccin de Costos Indirectos:

De acuerdo a IDC:  Los empleados gastan 15% a 30% de su tiempo buscando informacin;  Al menos 50% de las bsquedas en lneas fracasan;  Esfuerzos y tiempo perdidos y el costo de oportunidad son significativos. Evitar costos:  Costos de errores humanos (re-trabajo, prdida de facturacin, multas, etc.)  Evitar desarrollo de interfaces y modificaciones a sistemas core y otras  aplicaciones.  Reducir la cantidad de horas gastadas en reprocesos y tareas manuales.

Enterprise Content Management

2. Mejora en los Niveles de Servicio:

Mejor nivel de servicio a clientes externos e internos, al brindar acceso instantneo a toda la informacin presente e histrica.  Mejora en el tiempo de intercambio y en la calidad de la informacin entre miembros de una industria.  Flexibilidad para alimentar los mltiples canales de llegada a los clientes (actuales y futuros). La automatizacin de procesos aporta: Estandarizacin y garanta de niveles de servicio Informacin para la mejora continua de procesos Calidad de Servicios asegurada y estabilidad de la operacin


3. Integracin con Otras Plataformas:

Los altos niveles de competencia en la industria han llevado a los bancos e instituciones financieras a invertir grandes sumas en soluciones de CRM y eBusiness...  las cuales an no han dejado retornos a la inversin (ROI) claros  El repositorio COLDview representa la solucin a una buena parte de los problemas ms crticos de una implementacin de un aplicacin CRM:


5. Manejo del Ciclo de Vida de la informacin:

La mayor parte de la informacin activa de los procesos de negocios pasa a una segunda fase de archivo y guarda, en la que generalmente por razones operativas y regulatorias debe estar disponible por perodos prolongados. Lgicamente si esta informacin es la resultante de distintas herramientas, en esta etapa conviven distintos formatos y distintas tecnologas y plataformas.
 

un repositoro unificado, que permite salvar los saltos tecnolgicos de arquitecturas y aplicaciones, y constituye la base para la implementacin de aplicaciones de extraccin de datos (BI, DW), de Customer Relationship Management (CRM), y de eBusiness (Home Banking, autoconsultas, etc.)

4. Impacto Regulatorio:

Sarbanes-Oxley:  Esta legislacin busca fundamentalmente elevar el nivel de responsabilidad de los altos ejecutivos de las organizaciones en casos de fraudes o manejo no transparente de la informacin financiera y contable de carcter pblica.  COLDview facilita la administracin y retencin de documentos contables e informacin corporativa en forma inalterable, y en sus formatos originales. Basilea II:  Basilea II plantea fuertes requerimientos de informacin para el clculo de requisitos de capital. Para quienes adopten el enfoque IRB, debern contar con 5 a 7 aos de informacin histrica.  El Pilar III plantea un gran nmero de reportes complejos a ser puestos a disposicin de la autoridades de control y del pblico en general.  COLDview facilita contar con la informacin en lnea para la determinacin del Capital Mnimo Requerido as como satisfacer los aspectos de reportes planteados por el Pilar III. Regulaciones Internas y de Organismos de Control:  Sin duda para todas las industrias la seguridad en el manejo de informacin operativa y estratgica es una prioridad.  COLDview brinda, dentro de los mejores estndares de seguridad lgica, control sobre el acceso y la distribucin de la informacin con automatizacin de tareas, y a la vez aporta valiosa informacin para auditora sobre el uso y la gestin del contenido corporativo.

Si bien la necesidad de consulta y extraccin de esta informacin disminuye considerablemente, tambin es cierto que sus volmenes crecen de forma exponencial y que su acceso debe estar asegurado.

COLDview maneja de forma unificada todo el ciclo de vida de la informacin, sustituyendo el concepto tradicional que separa la vida activa y el archivo por el de una unidad informacin que gestiona de forma integrada la informacin durante todo el ciclo de vida.


Enterprise Content Management

COLDview Enterprise Content Management

CONTENT ADMINISTRATION SERVICES

Archiving Records Management ILM Segmentacin

CONTENT USAGE SERVICES

Print Services Conciliacin Generacin de XBRL Monitor de Eventos

PROCESS AUTOMATION

COMPLIANCE SERVICES

eForms Workflow

Factura electrnica Basilea II

CLIENTES COLDVIEW
Intranet Web eCOLD

CONSULTING SERVICES
Implementacin Best Practices Taxonomias Tesauros Workflow Templates

REPOSITORIO CORPORATIVO UNIFICADO

REPOSITORY SERVICES
Administracin de Seguridad Servicios de Certificacin Servicios de Replicacin

CONTENT INTEGRATION SERVICES

API ETL Web Services Captura de Imgenes

Las Aplicaciones de Enterprise Content Management (ECM) son la conjuncin de mltiples tecnologas relacionadas a la administracin documental, de imgenes, contenido, etc., que buscan proveer los medios a las organizaciones para la creacin, almacenamiento, administracin, aseguramiento, distribucin y publicacin de cualquier contenido para el uso de las organizaciones. COLDview, nuestra Suite de ECM, se encuentra organizada en un conjunto de productos interrelacionados en forma nativa entre s, organizados por grupos funcionales, tal como se describe a continuacin.

Enterprise Content Management

1 Repository Services y el Repositorio Corporativo Unificado

El Repositorio Corporativo Unificado es el corazn de la Suite COLDview, siendo el sumidero de todo el contenido que las organizaciones decidan publicar en el mismo, para su resguardo, administracin y provisin a los usuarios internos y externos. En el mismo se almacenan la ms variada gama de tipos de contenido, los cuales agrupamos de la siguiente forma:


Contenido Estructurado: reportes y documentos con formatos fijos en el tiempo, con frecuencia respondiendo a regulaciones de industria, tal como Extractos de Cuenta, Facturas, Boletas, Imgenes de Cheques, etc. Contenido No Estructurado: entran en esta categora la ms variada gana de documentos y archivos, tales como
Documentos Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.) Documentos Portables (pdf) Imgenes (tif, jpg, etc.), como documentos escaneados Archivos Digitales Multimedia (audio, video, fotografas, etc.) E-mails Diagramas y planos Etc.

Las herramientas dentro del grupo funcional Repository Services buscan una administracin simple y eficiente de esta marea de contenidos tan diversos en sus formatos como en sus fuentes, requerimientos de consulta y usos. Incluye herramientas de Administracin de la Seguridad, con la cual es posible definir Perfiles y Usuarios, controlando el tipo de contenido y el tipo de acciones permitidas y denegadas. El Administrador de Seguridad de COLDview ha sido desarrollado a lo largo de 14 aos en entornos extremadamente sensibles a aspectos de seguridad, tal como son la Industria Financiera, o Defensa. El resto de las herramientas de este grupo llevan a cabo las siguientes funciones:  Certificacin de la Autenticidad e Inalterabilidad del Contenido dentro del Repositorio COLDview.  Administracin de Mltiples Repositorios geogrficamente dispersos, asegurando la consistencia y coherencia, as como mecanismos de contingencia y alta disponibilidad de la informacin.  Administracin de Imgenes, con un tratamiento especializado desde la captura por escners, hasta la interpretacin de contenidos por OCR, etc.

2 Content Administration Services

Con el agregado de este grupo funcional, se incorporan herramientas que permiten administrar el contenido en un sentido ms complejo. Fundamentalmente los Content Administration Services se concentran en la puesta en marcha de Records Management(RM) o Administracin de Registros. RM es la disciplina que se encarga de gestionar los registros corporativos para garantizar su recuperacin frente a requerimientos de tipo normativos y legales, as como su destruccin llegado el final de la vida til de cada registro. Este tipo de herramientas permite la generacin de reglas asociadas a cada documento o tipo de documento de modo de lograr una administracin automtica de:
El archivado de documentos  El movimiento fsico de documentos electrnicos entre diferentes plataformas de almacenamiento (por ejemplo de discos de alta performance, a discos de alto volumen, y finalmente a cintas o medios pticos)  En forma automtica, transparente para el usuarios, de acuerdo a las reglas pre-establecidas  Garantizando el resguardo de los documentos en su formato original


Enterprise Content Management

3 Content Usage Services

Una vez garantizada la constitucin del Repositorio Corporativo Unificado, su alimentacin automtica y sistemtica, su proteccin y los mecanismos de administracin de registros, el prximo grupo funcional agrega la posibilidad de explotar, utilizar con fines muy especficos esa informacin. Este grupo funcional agrupa actividades y herramientas cumpliendo los siguientes objetivos:
 Servicios de Impresin: si bien los ECM tienden a reducir sustancialmente la necesidad de imprimir documentos para su consulta e intercambio, tanto ciertos usos y costumbres como aspectos regulatorios o legales implican imprimir cierta cantidad (nada despreciable en general) de documentos. COLDview permite incorporar herramientas que permitirn la racionalizacin y mejor administracin de la generacin de archivos de impresin, brindado por ejemplo estadsticas de uso real de la informacin, o administrando la comunicacin con las empresas en las que se tercerizan impresiones masivas de documentos.

Generacin de Formatos de Salida Especiales: las regulaciones globales tales como Sarbanes-Oxley, o regulaciones ms especficas de industrias, como Basilea II para la Industria Financiera, estn llevando a la generacin de formatos estndares de salida fundamentalmente para informacin financiera pblica de las organizaciones. Las mismas en general son presentadas en formatos personalizados de cada empresa, ya sea en reportes impresos, o en archivos pdf en los sitios web (tpicamente en la seccin de Gobierno Corporativo). Recientemente el Internacional Accounting Standards Committee ha impulsado el uso de un estndar de generacin de Reportes Financieros y Operativos denominado XBRL (Extensible Business Reporting Language). COLDview provee la posibilidad de convertir un documento o grupo de documentos publicados en el repositorio, conteniendo la informacin Financiera y Operativa, en el formato de salida XBRL, y por ejemplo realizar envos va e-mail a listas de distribucin previamente confeccionadas por la organizacin o publicarlo en la web corporativa, para su posterior download por el pblico, organismos de control, clientes, etc.


4 Process Automation Services

La estandarizacin y automatizacin de los Procesos de Negocio (desde procesos de confeccin de documentos, hasta procesos de venta o anlisis de riesgo crediticio) es una creciente preocupacin de las organizaciones. El motivo es la bsqueda de mejorar los niveles de servicio (as como igualar el nivel de atencin entre diferentes empleados, sucursales, canales de consumo), y la reduccin de costos asociados a los errores humanos que llevan a reprocesos, reduccin de tiempos de los procesos, reduccin de la circulacin de papeles, etc.
COLDview presenta en este grupo funcional dos herramientas clave:


Herramienta de Workflow: permite la definicin en un formato grfico de las tareas que constituyen un proceso de negocios, as como los responsables de cada tarea, tiempos esperados de ejecucin, definicin de alarmas en caso de incumplimiento de dichos plazos, etc. eForms: permite la sustitucin de los formularios en papel por formularios electrnicos, lo cual facilita la incorporacin de reglas de validacin de las informaciones ingresadas, reglas de clculo, etc., minimizando los errores humanos y necesidad de posteriores retrabajos.

La combinacin de ambas tecnologas, junto con la integracin nativa con el Repositorio Corporativo Unificado, hacen de COLDview Process Automation una herramienta muy poderosa, pero que permite a la vez una implementacin gradual, condicin crtica de la implementacin de este tipo de aplicaciones, dado el alto impacto que pueden implicar a la operacin de una organizacin.

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5 Clientes COLDview

Toda la funcionalidad expresada hasta aqu colabora con la construccin y mantenimiento de un Repositorio Corporativo Unificado, as como con la automatizacin de procesos internos. Pero, claro est, el objetivo final es poder poner este contenido a disposicin de los usuarios internos y externos que tengan derechos de acceso al mismo. Una de las formas es a travs de diferentes tecnologas de Integracin con otras aplicaciones y herramientas, tema que ser presentado en el siguiente apartado. La forma principal de acceso a los contenidos del Repositorio es a travs de los diferentes Clientes COLDview:
Clientes COLDview LAN o Web: a travs de esta funcionalidad los diferentes usuarios del producto llevarn a cabo mltiples tareas, desde la publicacin de nuevo contenido, la bsqueda de contenido a travs de mltiples herramientas, la visualizacin de los documentos, etc.  Posibilidad de estructurar Taxonomas para la organizacin y clasificacin de documentos, a medida de cada organizacin.  Posibilidad de incorporar herramientas de eficiencia en las bsquedas, tales como los Tesauros de equivalencia, jerrquicos, con soporte multi-lenguaje (bajo normas ISO 5964 y 2788).  Herramientas de envo automtico de informacin va e-mail (eCOLD): permite la sistematizacin del envo de documentos, tpicamente para el envo de informacin a clientes, como resmenes de servicio, imgenes de facturas, facturas electrnicas, etc.


6 Integration Services


Este grupo funcional presenta herramientas que amplan las capacidades de explotacin y consumo del contenido del Repositorio, ms all de los Clientes COLDview. Incluye funcionalidades tales como:
API: Interfases de conexin con otras aplicaciones como websites (por ejemplo para la publicacin de un documento de un cliente), integracin del Workflow de COLDview con aplicaciones como ERP, sistemas de Facturacin, etc.  ETL: Herramienta de Extraccin de Datos para alimentar aplicaciones de Business Inteligente, Data Warehousing, CRM (por ejemplo para el soporte a Call Centres), etc.  Integracin con Sistemas de Almacenamiento CAS: Actualmente existen en el mercado una variedad de sistemas de almacenamiento para el resguardo de contenido fijo o informacin de referencia (con perodos de retencin de largo plazo). Estos sistemas requieren de interfaces especficas, certificadas por el fabricante. COLDview posee integracin con los sistemas de almacenamiento de los principales proveedores del mercado.

7 Compliance Services

Por sobre las funcionalidades mencionadas, AMCO desarrolla aplicaciones que dan cumplimiento a regulaciones especficas globales o particulares de los pases en los que operan nuestros clientes. Es as como COLDview ha sido certificado en algunos pases ante diferentes entes reguladores, e incluye funcionalidades que responden a normativas especficas (Generacin de Libros Contables o Rubricados Digitales, Factura Electrnica, etc.).

8 Consulting Services

AMCO posee una experiencia acumulada de ms de 14 aos de trabajo en el campo de la Gestin Documental. En AMCO, en forma conjunta con su red de Partners Estratgicos, hemos desarrollado metodologas y mejores prcticas que facilitan y agregan mucho valor en los procesos de implementacin y soporte de nuestras herramientas. Desde procesos de evaluacin para la implementacin de una Estrategia de ECM Corporativa (ECM Assessment), hasta la creacin de templates de Taxonomas por industria, son algunos ejemplos del tipo de valor agregado que podemos aportar a nuestros clientes.

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COLDview: del Caos

a la Visin del Negocio

El cambio es posible.
Podemos ayudarlo a construir una Visin completa y actualizada de su negocio. Podemos ayudarlo a transitar el camino hacia el Control de su organizacin, basado en el dominio de la informacin y el contenido de lo que ocurre en su empresa y en el entorno.

Una gran cantidad de empresas ya han iniciado el camino. Para muchas de esas empresas COLDview es hoy una aplicacin central en el desarrollo del negocio. Para todas ellas, el Retorno a la Inversin ha sido claramente demostrado.

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Avda. Eduardo Madero 942 C1106ACW Buenos Aires Argentina (54-11) 4312-8881 (lneas rotativas) [email protected] | http://www.amco.com.ar