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CAPITULO III

DISEO DE UN PROCESO DE COMPRAS APLICNDO LA TCNICAS DEL JUSTO A TIEMPO EN LA EMPRESA CARITA DE NGEL.

A. OBJETIVOS

1. Objetivo General Disear un proceso de compras aplicando la tcnica de inventario Justo a Tiempo, en la empresa Carita de ngel.

2. Objetivos Especficos

a. Identificar los stop de mnimos y mximos de inventarios, lo que le permitir a la empresa conocer la cantidad y el momento en que realizara compra.

b. Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratgicas que con lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios.

c. Proporcionar una tcnica de compras que permita controlar la calidad de las materias primas.

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B. BENEFICIOS.

1.

Reduccin del capital de trabajo ya que no se invertir en existencias (Inventarios elevados de materia primas).

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Reduccin de los costos de almacenaje. Compras eficientes. Costos de oportunidad. Alianzas estratgicas con los proveedores. Mejor control de calidad, precios bajos. Trabajo en equipo, por medio de los crculos de calidad. La facilidad en la toma decisiones en el momento justo.

C. CARACTERSTICAS

Necesidad de planificacin: Justo a tiempo requiere un plan coordinado e integrado para toda la compaa. Una de las funciones importantes de los inventarios es servir como colchn en las diferentes etapas del proceso. Mediante una planificacin y programacin cuidadosa, para cuando se llegue al mnimo deseado esta pueda automticamente hacer una recompra por medio de un sistema computarizado.

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Relaciones con los proveedores: Para que el justo a tiempo funcione su caracterstica principal es que haya una estrecha relacin de trabajo con los proveedores, los cuales tienen que detallen un plan o programa de entregas, cantidades, calidad y comunicacin instantnea son ingredientes claves del sistema. El sistema requiere entregas frecuentes de las cantidades exactas que necesitan y en el orden en que se requiere.

Costos de Preparacin. Es cuando la compaa reduce los chequeos de las materias primas, ante de enviarlas a produccin; esta implica que si el proveedor tiene un buen control de calidad. La empresa no tendr que estar verificando los materiales nuevamente.

Impacto sobre las condiciones de crdito: El sistema justo a tiempo busca que el fabricante otorgue crdito a un largo plazo en forma rotativo, dando as a la compaa que este dinero tenga otros beneficios.

D. APLICACIN DE LA TCNICA JUSTO A TIEMPO EN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS.

La forma de organizar y administrar los inventarios de materias primas en la actualidad es importante para las empresas; pues un faltante de inventario

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puede conducir a la perdida de ventas, interrupciones en el rea de produccin y a perder la confianza de los clientes. Es por ello que faltantes pueden ser tan dainos como los excesos.

Por lo tanto se propone la aplicacin de la tcnica Justo a Tiempo en el proceso de compras de la empresa Carita de ngel, que consta de los siguientes pasos:

1.

Identificacin y Evaluacin de necesidades de suministro.

En esta etapa se deber determinar la cantidad requerida a adquirir por el departamento de compras, donde se tendr que implementar un sistema informtico de datos histricos de compras de materiales que refleje el comportamiento de stas del ao anterior de los meses anteriores, que le permita programas las compras. Adems se deber considerar un sistema informtico en el rea de bodega para que est en red con el departamento de compras, permitindole la revisin de los inventarios, donde se establezca el nivel mnimo de ellos (ver anexo No. 3), donde se podr iniciar la programacin de las compras con entregas parciales contemplada en la orden de compra.

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2. Seleccin de proveedores. (Proveedores nicos utilizando la tcnica JAT)

En la seleccin de los proveedores se determinarn las estrategias de implementacin de los proveedores considerando lo siguiente: Asegurar la rentabilidad del proveedor. Asegurar que la demanda es importante para el proveedor (Rotacin significativa) Relacin de Alianzas estratgicas. Monitoreo de desempeo.

Adems se seleccionan los proveedores nicos donde se requiere de la solicitud de informacin de los proveedores para poder evaluar la mejor opcin.

a.

Perfil de la empresa.

En este punto se solicita la tradicin en la prestacin de los servicios o en el diseo y desarrollo de los materiales que ofrece, los sectores de mercado en que se mueve el proveedor y las polticas de servicios a competidores.

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b. Portafolio de clientes del proveedor

Se requiere conocer quienes son los clientes del proveedor, el porcentaje de las ventas que la empresa Carita de ngel representa para el proveedor y realizar contactos con otros clientes de ese proveedor para conocer ms sobre su historial.

c. Aspectos Financieros

Es necesario considerar la tendencia histrica de rentabilidad y retorno as mismo es importante conocer los indicadores financieros, para determinar como se encuentra esa empresa y poder definir si su situacin ser estable o posee tendencias a la ruina.

d.

Capacidad de produccin

Los tiempos de respuestas ofrecidos a las necesidades de la empresa Carita de ngel, la tecnologa utilizada en el desarrollo de los materiales ofrecidos, los estndares de calidad, servicios adicionales, manejo de devoluciones y logstica en reserva son factores importantes que se deben conocer del proveedor con el que se pretende realizar una alianza.

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e. Evaluacin del proveedor.

Dentro de la evaluacin del proveedor se requiere del conocimiento de los siguiente factores del proveedor:

Verificacin de requisitos exigidos para el servicio, este punto se debe conocer la actitud respecto al cumplimiento, fuentes de materias primas, reservas de suministros, control de calidad, capacidad para mantener los parmetros de calidad, verificacin lista de chequeo caractersticas exigidas y pedidos similares.

Infraestructura tecnolgica, identificar el nivel de tecnologa utilizada por los proveedores, esquema de contingencia, mantenimiento y antigedad.

Viabilidad econmica y financiera con la que cuenta el proveedor, conocer los planes de inversin, el nivel de endeudamiento, la tendencia histrica de rentabilidad y retorno a la inversin y los objetivos para los prximos aos, son factores necesarios que debe considerara la empresa Carita de ngel.

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Capacidad de produccin, en este factor se identifica el horario de trabajo, los turnos de trabajo y la capacidad instalada con el objetivo de ver si es funcional para la empresa Carita de ngel.

Aptitud para cumplir con el programa de entrega acordado, podr el proveedor producir al ritmo requerido, actitud de la gerencia frente al cumplimiento y el comportamiento seguido previamente al suministrar iguales o similares productos es un buen indicados del nivel de competencia de un proveedor.

3. Elaboracin y aprobacin de la orden de compra

En esta etapa se estructura una orden de compra con la cantidad seleccionada a compras y el proveedor nico de cada materia prima o materiales, seleccionado con anterioridad, para el funcionamiento de la empresa Carita de ngel, la cual permitir programar las compras trimestralmente con entregas parciales, cuya finalidad ser no mantener inventarios altos en la empresa; esto disminuye el papeleo administrativo, reduccin en la inversin del capital de trabajo. Previendo aumentos o disminuciones en la rotacin de inventarios, las fechas de las entregas parciales programadas en la orden de compra pueden adelantarse o atrasarse dependiendo las necesidades.

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La orden de compra tendr las siguientes caractersticas. a. Nombre de la empresa b. Fecha de elaboracin c. Numero de orden d. Departamento que lo requiere. e. Proveedor ( con su cdigo) f. Cantidad de materia prima g. Descripcin del producto h. Fechas programadas de entregas i. Precio del producto j. Total k. Condiciones de pago l. Tipo de compra m. Firma y nombre de persona responsable y persona que autoriza la compra.

4. Recibe bodega la materia prima y los materiales

En esta etapa se deber registrar los ingresos de materias primas y materiales que llega a bodega en el sistema informtico requerido en la primera etapa, omitindose la inspeccin al momento de llegada; y de la misma forma se

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debern registrar las salidas de los materiales manteniendo actualizado el sistema para la toma de decisiones inmediata.

5. El proveedor emita la respectiva factura

En esta etapa se prepara la cancelacin de la factura la cual lleva anexa la orden de compra que la ampara, al mismo tiempo tiene estipulado el crdito otorgado por el proveedor el cual es un crdito rotativo que ha sido dado por las alianzas hechas por el proveedor . Los pasos aplicados en el proceso de compra, utilizando la tcnica Justo a Tiempo, con lleva a la Empresa a obtener compras muy eficientes, ya que se reducen procedimientos administrativos que no agregan valor al producto; proveedores confiables debido a que se seleccionan proveedores nicos que cumplan con los estndares de calidad, precio y servicio; Y un eficiente sistema de manejo de inventario que implica el establecimiento de un inventario de seguridad.