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    Auditoria Administrativa Eje 3

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    Karol Ramirez
    Este documento presenta un resumen de una auditoría administrativa realizada al área de compras de una empresa. La auditoría fue llevada a cabo por un equipo de 4 estudiantes y una docente, con el objetivo de evaluar los procesos y procedimientos del área de compras. La auditoría analizó factores como la selección de proveedores, cumplimiento de plazos, análisis de precios y calidad de productos. Como resultado, se encontró que el área cumple sus procesos en un 89.7%, identificándose oportunidades de

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    Descripción original:

    Actividad eje 3 correspondiente a auditoria administativa

    Título original

    AUDITORIA ADMINISTRATIVA EJE 3

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    AUDITORIA ADMINISTRATIVA

    ESTUDIANTES

    JULLY ANDREA BELLO SANCHEZ


    KAREN LORENA Abril MONTENEGRO
    JOSE ANDRES RAMIREZ ALDANA
    JORGE ANDRES CLAVIJO

    DOCENTE
    INGRID ZORAIDA SANDOVAL PEREZ

    ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
    FUNDACION UNIVERSITARIA AREA ANDINA
    2020
    Responsables:
    Equipo a cargo de su implementación: Jully Andrea Bello Sánchez, Karen Lorena Abril
    Montenegro, José Andrés Ramírez Aldana, Jorge Andrés Clavijo

    Áreas de intervención.
    Área administrativa del área de compras: se realizará la respectiva revisión y evaluación a cada uno
    de los miembros del equipo de trabajo del área, para indagar sobre sus conocimientos del perfil
    requerido por la empresa, se tomará los resultados de su trabajo el cual asegura los bienes, servicios
    e inventarios necesarios para la operación del negocio, que se encuentren ordenen y a tiempo en los
    almacenes y áreas requeridas, asimismo se validara los responsables controlar el costo de los bienes
    adquiridos, los niveles de inventario, validando las negociaciones con los proveedores
    A ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

    El cumplimiento de los objetivos del área de compras en la empresa es supremamente importante ya


    que suple las necesidades de las otras áreas en el momento requerido, con la cantidad justa,
    garantizando un buen precio y buena calidad.

    Garantizar el cumplimiento de este objetivo contribuye a que las áreas transversales, horizontales y
    verticales del área tengan los recursos necesarios sin retrasos ni contratiempos para el cumplimiento
    de sus objetivos y el logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

    B ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

    La presente auditoria se realiza por solicitud de la gerencia a quien desea conocer mediante un
    informe si se ha venido cumpliendo los procesos para la selección de proveedores, teniendo en
    cuenta los precios del mercado y estándares de calidad de los productos que nos suministra.
    Para llevar a cabo la auditoria del área utilizaremos como medio de información las fuentes
    documentales físicas y digitales, donde revisaremos los últimos contratos, facturas y órdenes de
    pago generadas en los últimos 3 meses, Se validará el cumplimiento del proceso que se debe de
    realizar para la selección de proveedores, se validará si el precio en el mercado corresponde al
    precio ofrecido por el proveedor. También recurriremos a entrevistar las personas involucradas en el
    proceso de contratación de proveedores.

    Como resultado general en el cumplimiento de los procesos para la contratación de los proveedores
    se encontró un cumplimiento al 89.7% sobre 100%.

    Se evidencian oportunidades y acciones por mejorar en los requisitos para la contratación de los
    proveedores, puntualmente en el campo la planificación con el tiempo suficiente, ya que el no
    cumplimiento de los tiempos estimados afecta otros indicadores como el análisis de precios,
    búsqueda, análisis y selección de más proveedores, y la correcta evaluación de los proveedores.
    C. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

     Orden con los tiempos establecidos, el no cumplimiento de este factor puede generar
    retrasos en la llegada de los insumos, afectando el resultado final para el cual sería
    destinado
     Análisis en los costos con demás proveedores, puede generar que la empresa esté pagando
    por un servicio o producto costos elevados al promedio en el que se comercializa en el
    mercado
     Preferencias comerciales, puede llegar a sesgar algún tipo de decisión por tener preferencias
    con algún proveedor
     Desconocimiento de los procesos, puede generar pérdidas económicas para la empresa ya
    que puede comprar productos que no se necesitan o de menos calidad a la espera.
     El no cumplimiento de los plazos de entrega, al no ser claros y directos con los proveedores
    desde un principio se puede ver afectado el resultado final para el que será destinado el
    producto o servicio.

    D. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

    Para mitigar los riesgos en el área de compras, se debe enfocar en el proceso como tal, es decir
    desde el principio a fin de las operaciones de compras, ya que esta área algunas veces puede
    presentar demoras con las ordenes de compras e incumplir con los tiempos establecidos al cliente
    final, como otro factor influyente es la revisión periódica de los proveedores, ya que esto permite
    tener evaluaciones de control para saber qué tan eficiente está el proceso y si se está cumpliendo
    con lo establecido, tanto en tiempos como en dinero, es importante que los auditores y los
    trabajadores de esta área estén alineados en la auditoria pues bien se sabe que entre más
    especificación de las labores y de los procesos, será más fácil para los auditores entrar a verificar lo
    que debe hacer y lo que no se debe hacer en este proceso.

    E. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

    Los objetivos alcanzar son

     Tener un completo control de los proveedores por medio de las revisiones periódicas
     Ajustar las ordenes de compras con una mayor agilidad para que el cliente final tenga sus
    productos en los tiempos establecidos
     Que los auditores a través de la auditoría den los puntos a mejorar antes de presentar errores
    en el proceso
     Tener claros los procesos del área de compras para evaluar de una forma eficiente en el
    futuro de las auditorias

    ¿Cuáles no?

     Cambio de proveedores, ya que es un proceso muy largo si se evidencia muchas falencias


    en los proveedores
     Costos, aunque se esté generando costos elevados, es muy poco probable que se puedan
    hacer cambios apresuradamente para mejores en este aspecto

    F. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

    Si el proceso se está ejecutando de la manera correcta, y las personas encargadas del área tienen los
    conocimientos suficiente para tener a su responsabilidades las compras y las revisiones pertinentes
    del área, esto quiere decir si enfocan su labor a los revisiones de los proveedores si saben las
    ventajas y desventajas que tienen con los proveedores, es importante que el equipo auditor en sus
    validación denote la importancia de las revisiones periódicas de los tiempos del proceso de compra
    con todo lo que esto implica, y la revisión a los proveedores, también es importante que aunque no
    se evidencien errores o situaciones graves en el proceso, el equipo auditor presente aspectos o
    puntos en los cuales si las labores no se ejecutan con eficacia y eficazmente podría haber una falla
    en el futuro.

    Presentación del diagnóstico.

    Una vez realizada la auditoria se diagnostica que la empresa posee en su gran mayoría fortalezas y
    que estas deben seguir encaminadas a su correcta aplicación, a fin de lograr un objetivo de
    satisfacción del 100%, es de resaltar que las oportunidades de mejora se basan en las debilidades
    que se detectaron por cada uno de los auditores en las áreas intervenidas de acuerdo a los procesos
    presentados por la empresa.

    Por tal motivo se solicita realizar una adecuada planeación en busca de fortalecer aquellos puntos
    que afectan la adecuada operación en sus procesos.

    A. Se deben preparar los documentos para hacer el diagnostico.


     Se realizara la solicitud de entrega de los informes de gestión mediante los cuales podremos
    evidenciar las actividades realizadas, así como planes de compra y adquisiciones, con el fin
    de mejorar y ofrecer un mejor producto al cliente final.
     Como parte del proceso se solicita a cada una de las dependencias nos facilite los
    procedimientos y formatos establecidos para cada uno de los procesos que se manejan, así
    como su respectivo plan de acción y plan de mitigación de riesgos.
     Se procederá con la recopilación de información de cada equipo de auditores con el fin de
    verificar previamente antes de iniciar la auditoria.
     En busca de una información verídica y real nos pondremos en contacto con los entes de
    control internos de la compañía con el fin de determinar si se encuentran alineados con el
    reglamento interno de la compañía.

    B. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

    De acuerdo con la investigación realizada en las áreas auditadas por parte de los diferentes equipos
    y con los antecedentes presentados se puede evidenciar los factores que están generando las no
    conformidades o problemáticas al interior del área de compras son:

     Falta de oportunidad en la planeación de búsqueda de los proveedores adecuados para los


    procesos internos de la compañía.
     Realizar un análisis exhaustivo y comparativo de acuerdo al precio y la calidad de los
    productos adquiridos con los proveedores.
     Realizar una evaluación periódica a los proveedores con el fin de validar y comprobar el
    beneficio prestado a la compañía.

    C. Exponer a las personas involucradas.

    Dentro del plan de auditoria y como evidencia de los resultados obtenidos se programara una
    reunión con los directos involucrados en el proceso, con el fin de dar a conocer los puntos que
    fueron analizados y retribuir las recomendaciones de cada caso.

    Para este fin es indispensable contar con la presencia de los siguientes cargos en la reunión pactada.
     Gerente de compras
     Subgerente de compras
     Director área de compras
     Líder línea de compras.

    D. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

    Como se manifestó anteriormente el fortalecimiento en las bases de datos de los proveedores, y la


    correcta capacitación a los involucrados en los procesos de compras y análisis de posibles
    proveedores, ya que con esto se mitigaría en su mayoría las inconformidades encontradas durante el
    proceso de auditoría. Claramente esto beneficiaria en toda su proporción a la compañía ya que
    aumentarían su calidad y ahorraría en costos de insumos para sus procesos.

    Para concluir no se descarta la participación de todos los niveles de la empresa con el fin de unificar
    esfuerzos y mejorar estos inconvenientes, lo cual redunda en beneficio tanto del cliente como de la
    empresa.

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