Definición e Implantación de Metodologías de

Gerencia de Proyectos

PROCESO GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos requeridos para
adquirir o comprar productos, servicios o resultados necesarios por el equipo de trabajo
para ejecutar el trabajo.

• Determinando qué, cómo y cuándo comprar o adquirir.

• Documentando los requerimientos del producto o servicio e identificando los
proveedores potenciales.
• Obteniendo cotizaciones, ofertas y/o propuestas adecuadas.
• Revisando ofertas y seleccionando los proveedores escogidos.
• Manejando el contrato y las relaciones entre los vendedores y los compradores.
• Completando y cerrando los contratos aplicables al proyecto.

Gestión de las Adquisiciones

Del Proyecto

Plan de Compras y Respuesta Proveedores Selección de

Cierre del Contrato
Adquisiciones a requerimientos Proveedores

Administración del
Plan de Contratación
Contrato

1. PLAN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

El Plan de Compras y Adquisiciones es el proceso de identificar cuáles

necesidades del proyecto se pueden lograr mejor por medio de la adquisición de
productos o servicios fuera de la organización.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el plan de

compras y adquisiciones del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Insumos Salidas

• Plan de adquisi-
• Alcance del ciones
proyecto
Plan de Compras • Declaraciones de
• Estructura deta- y Adquisiciones trabajo
llada de trabajo
•Toma de decisiones
• Plan del proyecto
•Requerimientos
de cambios
Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.1 de 13
 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

1.1 INSUMOS

• Alcance del proyecto

Plan de Compras
• Estructura detallada de trabajo
• Plan del proyecto y Adquisiciones

1Alcance del proyecto: Describe los límites actuales del proyecto,

suministrando información sobre las necesidades y estrategias del proyecto que
se deben considerar durante la planeación de las adquisiciones.
1
Estructura Detallada de Trabajo: Provee las relaciones y cantidad de
componentes y entregables del proyecto.

Plan del Proyecto: Proporciona una guía y dirección para la planeación de

las adquisiciones.
1
Es importante también considerar otros insumos para el plan de compras y
adquisiciones como los procesos organizacionales existentes (políticas,
procedimientos y guías) y factores ambientales organizacionales
(condiciones de mercado, disponibilidad de productos o servicios en el
mercado términos y condiciones).

1.2 TÉCNICAS PARA EL PLAN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

Durante el proceso de planear las compras y adquisiciones se debe

determinar si un producto o servicio puede producirse a un costo efectivo por
el equipo de trabajo del proyecto o debe ser comprado, incluyendo dentro del
análisis tanto los costos directos como indirectos.

1.3 SALIDAS

• Plan de adquisiciones
Plan de Compras • Declaraciones de trabajo
y Adquisiciones • Toma de decisiones
• Requerimientos de Cambios

1
2
3Plan de Adquisiciones: Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso
de adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato.

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.2 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

1
Plan de Adquisiciones

Actividades:

1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización
2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto
3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto
4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones

Información Producto
Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas

Información Proveedores Potenciales

Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación

Información Contrato
Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación

Observaciones:

Elaborado por :

2
3Declaraciones de Trabajo: Describen los elementos de las adquisiciones de
manera detallada para que los proveedores potenciales puedan determinar si están
en capacidad de proveer dichos elementos.

Declaración de Trabajo
Acerca del Producto, Servicio o Resultado Otras Especificaciones
Documentación de
Especificaciones Cantidad Niveles de Reportes de Periodo Soporte
Descripción Ubicación la forma del Entregables
técnicas deseada Calidad Desempeño Desempeño requerido
contrato

Observaciones :

4 Realizado por:

1
Toma de Decisiones: Las decisiones tomadas por el equipo de trabajo del
proyecto acerca de si los productos o servicios serán producidos por ellos o
adquiridos a un tercero deben ser documentadas.

Requerimientos de cambios. Que puedan generarse como resultado del

proceso de plan de compras o adquisiciones.

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.3 de 13

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Gerencia de Proyectos

REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS

Fecha solicitud del cambio:

Originador del cambio:

Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio

Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___

Descripción del cambio :

Razón del cambio :

Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento

Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Organización Cronograma Otras

Trámite de autorización del requerimiento

Fecha Fecha Implementación (en
Aprobado Rechazado Postergado Autorizador
autorización caso de aprobación)

Observaciones y/o recomendaciones :

2. PLAN DE CONTRATACIÓN

El plan de contratación consiste en preparar los documentos necesarios para

soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de
adquisiciones y seleccionar los proveedores con las mejores propuestas.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el plan de

contratación y las salidas generadas en el proceso.

Insumos Salidas

• Plan de
• Documentación
adquisiciones
Plan de de adquisiciones
• Declaraciones de Contratación • Criterios de
trabajo
evaluación
•Toma de decisiones
• Actualizaciones
• Plan del proyecto

2.1 INSUMOS

• Plan de adquisiciones Plan de

• Declaraciones de trabajo
• Toma de decisiones
Contratación
• Plan del proyecto

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.4 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

El plan de las adquisiciones, las declaraciones de trabajo y la toma de

decisiones fueron explicados con anterioridad.

2Plan del proyecto: Proporciona una serie de documentos resultado de otros

procesos de planeación que pueden contener modificaciones y requieren ser
revisados como parte del proceso del plan de contratación.

2.2 TÉCNICAS PARA EL PLAN DE CONTRATACIÓN

Se pueden utilizar formas estándar como contratos, descripciones para la

adquisición de elementos, o versiones estandarizadas de todos o parte de
los documentos necesarios de la oferta, como base para el plan de
contratación.

2.3 SALIDAS

• Documentación de adquisiciones
Plan de
• Criterios de evaluación
Contratación • Actualizaciones

1
2Documentación de Adquisiciones: Los documentos de adquisiciones se
utilizan para solicitar propuestas a los posibles vendedores.
3

Documentación de Adquisiciones
Invitación a Cotizar
Nombre Proveedor :
Descripción del Producto o Servicio:
Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio:
Niveles de calidad del Producto o Servicio:

Requerimientos para la Propuesta

Contractuales, legales y Condiciones
Técnicos Funcionales Fecha Entrega
reglamentarios Comerciales

Requerimientos para la Oferta

Análisis requisitos de Preparación respuesta Trámite referencias y Estimación de tiempo, Estimación de
Producto, Uso y Ley en formato Cliente pólizas de Cumplimiento recursos y esfuerzos Costos

Respuesta inicial del Proveedor

Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta Valores Agregados

Observaciones:

4 Elaborado por :

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.5 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

5
6Criterios de Evaluación: Se utilizan para estimar o darle puntuación a las
propuestas.
Criterios de Evaluación

Nombre del Proveedor :

Descripción del producto:
Fecha análisis de la propuesta:

Criterios Técnicos
Manuales
Habilidades y Disponibilidad del
Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte Técnicos y de
capacidades Producto
Usuario

Criterios Metodológicos
Garantías a
Entendimiento de las Procedimientos Procedimientos
Procedimientos Metodologías Documentación
necesidades Administrativos Técnicos
Técnicos

Criterios Económicos
Elemento Costos Compra Costos Operación Otros Costos Costo Total

Criterios Empresariales
Capacidad Tamaño y tipo del Capacidad de
Referencias Propiedad intelectual
Financiera Negocio Producción

Observaciones :

Elaborado por:

7
8Actualizaciones: Durante desarrollo de las adquisiciones se pueden presentar
una o más modificaciones a las declaraciones de trabajo.

3. RESPUESTA DE PROVEEDORES A REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Incluye obtener respuestas, ofertas o propuestas de los posibles vendedores

sobre cómo se pueden resolver las necesidades del proyecto

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la

respuesta de proveedores a requerimientos del proyecto y las salidas generadas
en el proceso.

Insumos Salidas

• Lista de provee-
dores
• Plan de Respuesta
adquisiciones
Proveedores a • Paquete documen
Requerimientos tación adquisicio-
• Documentación
nes
de adquisiciones
• Propuestas

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.6 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

3.1 INSUMOS

• Plan de adquisiciones Respuesta

Proveedores a
• Documentación de adquisiciones Requerimientos

1
2
3
4El Plan de adquisiciones y la documentación de adquisiciones fueron tratados
con anterioridad.

Es importante también considerar como insumos para la respuesta de

proveedores a requerimientos del proyecto los procesos organizacionales
que mantienen listas o archivos con información sobre vendedores
previamente seleccionados y calificados.

3.2 TÉCNICAS PARA LA RESPUESTA DE PROVEEDORES A

REQUERIMIENTOS

Con el fin de asegurarse de que todos los vendedores potenciales tengan un

entendimiento claro y común de los requerimientos técnicos, funcionales y
contractuales se pueden realizar conferencias y/o reuniones con los
proponentes previo a la preparación de las respectivas propuestas.

1
3.3 SALIDAS

Respuesta • Lista de proveedores

Proveedores a • Paquete documentación adquisiciones
Requerimientos • Propuestas

1
2
Lista de proveedores: Incluye información de los proveedores que fueron
invitados para presentar propuestas o cotizaciones.

Lista de Proveedores Seleccionados

Teléfono Dirección
Nombre del Proveedor Producto o Servicio Experiencia Habilidades Correo Electrónico
Casa Oficina Celular Casa Oficina

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.7 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

3Paquete documentación adquisiciones: Es un requerimiento formal

preparado por el equipo del proyecto que es enviado a cada proveedor y es la
base sobre la cual los proveedores preparan la oferta o propuesta para los
servicios o productos requeridos en la documentación de adquisiciones.
4
Propuestas: Son documentos preparados por el proveedor en los que
describen la habilidad y buena voluntad de proveer el producto requerido de
acuerdo con los requerimientos de los documentos relevantes de las
adquisiciones.

4. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Involucra la recepción de ofertas o propuestas y la aplicación de los criterios de

evaluación para seleccionar un proveedor.

A continuación se presenta un esquema gráfico de la selección de proveedores y

las salidas generadas en el proceso.

Insumos Salidas

• Plan de • Proveedores
adquisiciones seleccionados
• Criterios de • Contratos
evaluación Selección de • Plan de contra-
• Propuestas Proveedores tación
• Paquete docu- • Disponibilidad de
mentación adqui- recursos
siciones • Requerimientos
• Lista proveedores de cambios
• Plan del Proyecto

4.1 INSUMOS

• Plan de adquisiciones
• Criterios de evaluación
• Propuestas Selección de
• Paquete documentación adquisiciones Proveedores
• Lista proveedores
• Plan del Proyecto

El plan de adquisiciones, las propuestas, el paquete de documentación de

adquisiciones y la lista de proveedores fueron explicados con anterioridad en
el presente documento.

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.8 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

5Criterios de evaluación: Pueden incluir muestras de los proveedores que

previamente produjeron productos o servicios con el propósito de proveer una
forma de evaluar sus capacidades y calidades de sus productos.

6Plan del proyecto: Dentro de la documentación del plan del proyecto se deben
incluir el registro de riesgos y los acuerdos contractuales relacionados con
riesgos.

Es importante también considerar como insumos dentro del proceso de

selección de proveedores, los procesos organizacionales existentes cuyas
políticas puedan afectar la evaluación de propuestas.

4.2 TÉCNICAS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1Para la adquisición de muchos de los elementos requeridos, el equipo del

proyecto puede preparar sus propios estimativos en forma independiente para la
verificación de los precios y elementos constitutivos de la propuesta.
2

4.3 SALIDAS

• Proveedores seleccionados
• Contratos
Selección de
• Plan de contratación
Proveedores • Disponibilidad de recursos
• Requerimientos de cambios

1
2Proveedores seleccionados: Son los proveedores que han sido notificados
por presentar una propuesta competitiva y con quienes se hará un acuerdo
mutuo de la estructura y los requerimientos del contrato antes de su firma.
1
Contratos: Es un acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer el
producto especificado y obliga al comprador a pagar por él. En la medida de
lo posible, el lenguaje del contrato final debe reflejar todos los acuerdos
logrados.
2
3Plan de contratación: Un plan para administrar los contratos es preparado
basado en las especificaciones del producto definidas en el contrato, tales como
documentación, entregables y requerimientos de desempeño, que fueron
acordados entre el comprador y el vendedor.
4
5
6
7

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.9 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

8Disponibilidad de recursos: La cantidad y disponibilidad de recursos y las

fechas en que cada recurso estará activo o inactivo deben ser documentadas.

Disponibilidad de Recurso Humano

Código Identificación
Nombre del Recurso Rol Disponibilidad Periodos No Disponibles
Actividad
Periodo 1 Periodo 2 Periodo N Vacaciones Incapacidad Licencias Otros

OBSERVACIONES:

Realizado Por:

9
10Requerimientos de Cambios: Durante el proceso de selección de
proveedores se pueden generar cambios en el plan del proyecto o cualquiera de
los planes subsidiarios, los cuales deben ser documentados y procesados.

5. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

La administración del contrato es el proceso de asegurar que el desempeño del

vendedor está acorde con los requerimientos contractuales. En proyectos con
múltiples proveedores de productos y servicios, un aspecto clave de la
administración del contrato es la administración de las interfaces entre los
diferentes proveedores.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la

administración del contrato y las salidas generadas en el proceso.

Insumos Salidas

• Proveedores
• Documentación de
seleccionados
contratos
• Contratos Administración • Recomendaciones
• Plan de contra-
tación
del Contrato acciones correctivas
• Actualizaciones
• Reportes de
• Requerimientos de
desempeño
cambios
• Requerimientos
de cambios

5.1 INSUMOS

• Proveedores seleccionados
• Contratos Administración
• Plan de contratación del Contrato
• Reportes de desempeño
• Requerimientos de cambios

Los proveedores seleccionados, los contratos y el plan de contratación

fueron explicados con anterioridad en el presente documento.

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.10 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

1
1Reportes de desempeño: Incluye la documentación técnica desarrollada por
el proveedor y los entregables acordados en el contrato. Adicionalmente, el
reporte de desempeño provee información sobre cómo el vendedor
efectivamente está logrando los objetivos contractuales.

2Requerimientos de cambio: Pueden incluir modificaciones a los términos del

contrato o a la descripción del producto o servicio a proveer. Si el trabajo del
vendedor no es satisfactorio, entonces también se manejaría la decisión de
terminar el contrato como un requerimiento de cambio.

5.2 TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

1Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual el
contrato se puede modificar. Esto incluye documentación, seguimiento,
definición de procedimientos para la resolución de conflictos y los niveles
necesarios de aprobación para la autorización de los cambios.

5.3 SALIDAS

• Documentación de contratos
Administración • Recomendaciones acciones correctivas
del Contrato • Actualizaciones
• Requerimientos de cambios

1Documentación de contratos: Incluye al contrato por si mismo, junto con

todos los cronogramas de soporte, los cambios requeridos y aprobados al
contrato y cualquier otra documentación técnica desarrollada por el vendedor,
reportes de desempeño del vendedor, documentos financieros tales como
facturas y registros de pagos, y los resultados de cualquier inspección
relacionada con el contrato.

Recomendaciones Acciones Correctivas: Acciones a tomar necesarias

para mantener la satisfacción con el proveedor de acuerdo con los términos
del contrato.

1Actualizaciones: La administración del contrato puede requerir actualizaciones

sobre :
2
• El plan de adquisiciones
• El plan de contratación
• El Plan del proyecto

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.11 de 13

 Definición e Implantación de Metodologías de
Gerencia de Proyectos

1Requerimientos de cambios. Los cambios aprobados y no aprobados son

retroalimentados a través del proceso de adquisiciones del proyecto y el plan del
proyecto.

6. CIERRE DEL CONTRATO

El cierre del contrato involucra la verificación de si el trabajo se completó en

forma satisfactoria y correcta y la actualización de los registros para reflejar los
resultados finales y el archivo de la información para uso futuro. Los términos y
condiciones del contrato pueden prescribir los procedimientos específicos para
el cierre del contrato.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el cierre del

contrato y las salidas generadas en el proceso.

Insumos Salidas

• Plan de
adquisiciones
• Plan de contra- Cierre del
tación •Contratos cerrados
•Documentación de
Contrato
Contratos
•Procedimientos de
Cierre de contratos

6.1 INSUMOS

• Plan de adquisiciones
• Plan de contratación Cierre del
• Documentación de Contratos Contrato
• Procedimientos de Cierre de contratos

El plan de adquisiciones, el plan de contratación y la documentación de

contratos fueron explicados anteriormente.

Procedimientos de cierre de contratos: Debe ser desarrollado para

proveer una metodología que direccione los términos y condiciones de los
contratos y los criterios de terminación o salida para el cierre del contrato, e
incluir todas las actividades y responsabilidades de los miembros del equipo
de trabajo del proyecto relacionadas con el cierre del contrato.

Proceso Gestión de Adquisiciones del Proyecto Pág.12 de 13

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6.2 TÉCNICAS PARA EL CIERRE DEL CONTRATO

1Una auditoria de las adquisiciones es una revisión estructurada del proceso de

adquisición a través de la administración del contrato. El objetivo de una
auditoria a las adquisiciones es identificar las fallas y éxitos que garanticen la
transferencia a otros artículos de las adquisiciones en este proyecto o a otros
proyectos dentro de la organización.

6.3 SALIDAS

Cierre
• Contratos Cerrados
del Contrato

Contratos cerrados: Consiste en notificar por escrito al proveedor sobre la

terminación del contrato, de acuerdo con los requerimientos de cierre del
contrato definidos en los términos del contrato.

Es importante también considerar como salidas para el cierre del contrato los
procesos organizacionales que incluyan las lecciones aprendidas, la
aceptación de entregables y archivos de contratos.

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