IX Congreso de Ingeniería de Organización

Gijón 8 y 9 Septiembre de 2005

Examinando los procesos de la Dirección de proyectos

(1)
Marinka Varas Parra

( 1 )Depto. Ingeniería Industrial . Facultad de Ingeniería .Avda Jaime Guzmán .s/n. Universidad
de Antofagasta. Chile. [email protected]

Resumen

Si un proyecto es terminado con éxito, el planeamiento y la ejecución deben tener una correcta
formulación. Una mala planificación llevará a errores, que creará desviaciones de los costos, tiempo
y calidad.

La finalidad del estudio es discutir las dos guías de las buenas prácticas más conocidas para la
Dirección y Gestión de proyectos, Project Management Body of Knowledge (Guía PM BOK), y la ISO
10006:2003, cuyo titulo es “Sistema de gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad
en los proyectos”, entregando una visión amplia de los contenidos que se deben considerar para
servir de apoyo a los Directores de Proyectos.

Palabras Claves : Calidad, Dirección de Proyectos, Gestión.

1. Introducción

La gerencia de proyecto ha emergido como profesión, con prácticas aceptadas, cuerpos

profesionales, y códigos de la conducta. Entre los más referenciados se encuentra al Instituto de
la Gerencia de Proyecto PMI , fundado en 1969 . PMI establece estándares de la gerencia de
proyecto, proporciona la certificación profesional. Publica la guía de PM BOK junto con otros
estándares de PMI.

Otro organismo que proporciona estándares es la Organización Internacional para la

Normalización (International Organization for Standardization), conocida como ISO, la que a
través la Norma 10006:2003, cuyo titulo es “Sistema de gestión de la calidad. Directrices para la
gestión de la calidad en los proyectos”, ofrece un acercamiento estructurado para la gerencia
óptima de todos los procesos implicados en el desarrollo de cualquier proyecto. Su objeto es
servir de guía en aspectos relativos a elementos, conceptos y prácticas de sistemas de calidad que
pueden implementarse en la gestión de proyectos o que pueden mejorar la calidad de la gestión
de proyectos.

La calidad en la gestión de proyectos implica, por una parte, la calidad de los procesos de
proyectos y, por otra, la calidad del proyecto final (producto). Ambos son imprescindibles y
requieren un tratamiento sistemático. Debe asegurarse la satisfacción del cliente dentro de los
márgenes que proporcionan las reglas y objetivos de la empresa y del propio equipo de proyecto.
La norma cubre un espectro muy amplio de proyectos, en magnitud, intensidad y especialización.
La dirección de proyecto es el uso disciplinado del ciertos conocimiento, técnicas, herramientas y
de las habilidades para crear un producto o un servicio único (Kerry ,2003). Tradicionalmente, el
proceso de la gerencia de proyecto no distingue entre diversos tipos de proyectos. La opción de
que procesos particulares serán empleados en cualquier situación se deja al juicio del encargado
de proyecto

Este estudio realiza un análisis critico las dos pautas PM BOK e ISO 10006, que son
consideradas como “buenas prácticas en esta profesión .

2. Marco Conceptual

El análisis de la literatura indica que, la importancia de los procesos fue apareciendo de forma
progresiva en los modelos de gestión empresarial. No irrumpieron con fuerza como la solución,
sino que se les fue considerando poco a poco como unos medios muy útiles. Aún así, el análisis
de los procesos produjo avances considerables, en especial en los modelos organizativos basados
en la Calidad Total.

Desde el punto de vista de los conceptos de la Gestión de Calidad Total ( Total Quality
Management) , conocida como TQM, los resultados de un proyecto son dependientes de la
variabilidad natural del proceso de ejecución y administración del proyecto.

Ahora bien , al igual que en la empresa en la Gestión de Proyectos , se ha desarrollado

paulatinamente el análisis de los procesos, teniendo un mayor énfasis en la última versión del
PM BOK 2004, define; “Un proceso es un sistema de acciones correlacionadas y las actividades
que se realizan para alcanzar un resultado, primero de productos, de resultados, o de servicios.
Los procesos del proyecto son realizados por el equipo de proyecto”. Esta definición puede ser
complementada con ISO 10006 , quien agrega ”conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan , las cuales transforman elementos de entrada en resultados .

Entonces, cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeño o grande, complicado o

sencillo, involucra tres componentes principales:

• Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros

subsistemas.
• Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las entradas,
agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema.
• Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema
en el ambiente externo.

Amozarraín M. describe las condiciones que caracterizan un proceso de la siguiente manera :

• Se pueden describir las entradas y las salidas
• El proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales.
 • Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar
verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a
la pregunta "que", no al "como".
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la
organización.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades
incluidos en el mismo.

Y los requisitos de un Proceso .

• Todos los procesos tienen que tener un responsable designado que asegure su
cumplimiento y eficacia continuados.
• Todos los procesos claves y relevantes tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P,
D, C, A: Planificar, implantar, revisar y mejorar
• Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica
la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que
asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en
la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.
• Todos los procesos tienen que ser auditados para verificar el grado de cumplimiento y
eficacia de los mismos. Para esto es necesario documentarlos mediante procedimientos.

Los procesos de la gestión de proyectos pueden ser organizados en cinco grupos, que son:
♦ Proceso de iniciación e integración - implica el reconocimiento del inicio del proyecto o fase y
el compromiso para ejecutarla y de la integración con las necesidades del negocio
♦ Procesos de Planificación – implica proyectar y mantener un esquema realizable con
orientación al cumplimiento de las necesidades del negocio que el proyecto intenta emprender.
♦ Procesos de Ejecución – implica la coordinación de recursos para ejecutar el plan definido.
♦ Procesos de Control – implica comprobar el logro de los objetivos del proyecto mediante el
monitoreo y medición del avance y la ejecución necesaria de acciones correctivas.
♦ Procesos de Cierre – implica la formalización de la aceptación del proyecto o fase y ejecutar
ordenadamente su cierre.

2.1. Planteamiento PMI

Project Management Body of Knowledge (PM BOK), es un termino integral que describe la
suma de conocimientos dentro de la profesión de gestión de proyectos .La estructura de
conocimiento completa de la gestión de proyecto incluye el estudio de probadas prácticas
tradicionales que se aplican , como asimismo el conocimiento de innovadoras y avanzadas
prácticas que han sido objeto de un uso más limitado.

El principal propósito de la guía del PM BOK es el de identificar y describir aquel subconjunto

del cuerpo de la gerencia de proyectos que generalmente es reconocido como “buenas prácticas”
,significa que el conocimiento y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría del proyecto, y
que hay consenso extenso sobre su valor y utilidad. las " buenas prácticas " significan que hay el
acuerdo general que el uso correcto de estas habilidades, herramientas, y técnicas puede realzar
las probabilidades del éxito sobre una amplia gama de diversos proyectos.
El propósito total del PM BOK es proporcionar un léxico común dentro de la profesión y de la
práctica de la gerencia de proyecto para hablar y escribir sobre la gerencia de proyecto.

El instituto de la gerencia de proyecto utiliza este documento como base y referencia de la

gerencia de proyectos para sus programas de desarrollo profesionales incluyendo:

• Certificación del profesional de la gerencia de proyecto (PMP)

• Educación y entrenamiento de la gerencia de proyecto ofrecidos por asesores registrados
en educación en el PMI (R.E.P.s).
• Acreditación de programas educativos en la gerencia de proyecto

Según la guía de PM BOK 2004 , los encargados de un proyecto deben manejar correctamente
nueve áreas del conocimiento, en las cuales se identifican 44 procesos,( la Guía PM BOK 2000
identificaba 39 procesos) , los cuales se reparten dentro de los 5 grupos de procesos .

2.2. Planteamiento ISO 10006 / UNE 66916.

La ISO 10006:2003, cuyo titulo es Sistema de gestión de la calidad . Directrices para la gestión
de la calidad en los proyectos , ofrece un acercamiento estructurado para la gerencia óptima de
todos los procesos implicados en el desarrollo de cualquier proyecto. Puede ser utilizado por
organizaciones para asegurarse de que están aplicando a los proyectos el acercamiento proceso-
basado en la ISO estándar 9001:2000 del sistema de gerencia de la calidad, aunque el uso de ISO
10006 en la certificación de tercera persona no es un requisito. Puede, sin embargo, ser utilizado
como base para el acuerdo entre las organizaciones implicadas en el proyecto. La ISO
10006:2003 substituye ISO 10006:1997.

Esta norma internacional no es en sí misma una guía para la “gestión de proyectos” . Se trata la
orientación para la calidad en los procesos de gestión de proyectos .La orientación sobre la
calidad en los procesos relativos al producto del proyecto , y sobre el “enfoque basado en
procesos” , se trata en la Norma ISO 9004.

La Norma reconoce que hay dos aspectos en la aplicación de la calidad en los proyectos , los
referidos a los procesos y los referidos al producto de éste. La falta de cumplimiento de
cualquiera de estos dos aspectos puede tener efectos significativos.

Las línea básicas o principios de Gestión de la Calidad de Proyectos que indica la Norma UNE
66916 equivalente a la Norma Internacional ISO 10006 /2003 , siguen el tratamiento de los
cuatro grupos básicos que establece la ISO 9000/2000. Esto son :

• Responsabilidad de la Dirección
• Gestión de Recursos
• Gestión de Procesos
• Medida Análisis y Mejora
La Norma UNE 66916 , anula la Norma UNE 66904/2000, elaborada por el Comité técnico
AEN/CTT 66 , Gestión de la Calidad y evaluación de la Conformidad.

Esta norma esta estructurada en capítulos y apartados , entregando el detalle de cada uno de los
procesos 37 procesos que reconoce están implícitos en la dirección de proyectos .

3. Comparando procesos ISO 10006 / PMBOK

La ISO 10006, gerencia de la calidad - pautas a la calidad en la gerencia de proyecto ,

proporciona "la dirección y los elementos del sistema de calidad, los conceptos y las prácticas
para el logro de la calidad en la gerencia de proyecto."
Esta Norma cubre los temas como - alcance, coste, tiempo, riesgo, etcétera. En hecho, identifica
virtualmente el mismo sistema de procesos de la gerencia de proyecto y las áreas del
conocimiento de la guía de gerencia de proyecto del conocimiento, PM BOK .

Comparando las dos pautas de gestión de proyectos a través del análisis de sus secciones se
proporcionará una visión de sus diferencias (Tabla 1)

Tabla 1 Procesos de Proyectos PM BOK / ISO 10006

PMBOK ISO 10006
Proceso estratégico No existen Proceso Estratégico

Proceso interdependencia Carta autorización proyecto Inicio del proyecto y

Declaración preliminar desarrollo del plan de gestión
alcance del proyecto.
Desarrollo del plan de Gestión de las interacciones.
gestión del proyecto Gestión de los cambios.
Dirección y ejecución del Cierre del proceso y del
proyecto. proyecto
Monitoreo y control de
proyecto.
Control integrado de cambio
Cierre del proyecto
Procesos del alcance Planificación del alcance Desarrollo del concepto
Definición del Alcance Desarrollo y control de
Crear WBS alcance
Verificación Del alcance Definición de las actividades
Control del alcance Control de las actividades
Procesos de tiempo Definición de actividades Planificación de las
Secuencia de actividades dependencias entre las
Estimación de recursos por actividades .
actividad Estimación de la duración.
Estimación de duración por Desarrollo del programa
actividad Control del programa
Desarrollo de tiempo
Control de tiempo
Procesos de costos Estimación costo Estimación de los costos
 Presupuesto costo Elaboración del presupuesto.
Control de costos Control de Costos.

Procesos recursos humanos Planificación de recursos Establecimiento de la

humanos estructura organizativa del
Equipo del proyecto proyecto
Desarrollo del equipo de Asignación del personal.
proyecto Desarrollo del equipo
Gestión de equipo de
proyecto
Procesos de comunicaciones Planificación de Planificación de la
comunicaciones comunicación
Distribución de información Gestión de la información .
Reporte de funcionamiento Control de la comunicación
Gestión de grupos de interés
Procesos de riesgos Planificación de la gestión de Identificación de los riesgos
riesgos Evaluación de los riesgos
Identificación de los riesgos Tratamiento de los riesgos
Análisis cuantitativo de Control de los riesgos
riesgos
Análisis cualitativo de
riesgos
Planificación de la respuesta
al riesgo
Control de riesgo
Procesos de abastecimiento Planificación del Planificación y control de la
abastecimiento compras
Plan de contratos Documentación de los
Petición de la oferta requisitos de las compras .
Evaluación
Respuesta selección de oferta de los
Administración del contrato proveedores
Cierre del contrato Contratación
Control del contrato
Procesos de calidad Planificación de la Calidad Incluye procesos
Aseguramiento de la Calidad relacionados con la mejora
Control de la Calidad continua :
Mejora
Medición y análisis
Mejora continua por parte de
la organización originaria
Mejora continua por parte de
la organización encargada
del proyecto

3.1 Discusión
La Norma ISO 10006 , al describir los procesos de proyectos presenta once grupos de procesos
(4.1.3.) ; proceso estratégico, procesos relativos a los recursos , procesos relativos al personal,
procesos de interdependencia, el alcance , el tiempo, el costo , la comunicación , el riesgo , las
compras , procesos relacionados con la medición y la mejora continúa . Estos grupos incluyen
una descripción del grupo de procesos que lo conforman , en total se detallan 37 procesos .

Además la Norma hace referencia a los procesos de gestión de proyectos (4.1.4.) incluyendo,
planificar, organizar, realizar el seguimiento, controlar, informar y tomar las acciones correctivas
.
La descripción de la pauta de la ISO 10006 dentro de cada grupo del proceso de la gerencia de
proyecto es excelente. Sin embargo, no identifica como se distribuyen los 37 procesos de
proyectos antes mencionados entre los procesos de la gestión de proyectos (4.1.4).

El estándar reconoce que existen las fases del proyecto y los ciclos vitales del proyecto (4.1.3.) ,
pero no proporciona ninguna dirección en cómo los procesos identificados del proyecto se
relacionan con las fases del proyecto. Algunos de los procesos de la ISO 10006 ocurrirán
solamente en algunas fases. Desafortunadamente, el estándar no puede identificar que procesos
son.

El PM BOK analiza el proceso de gestión de proyectos en cinco (5) grupos de procesos: Grupo
de procesos de Inicio , Grupo de procesos de planificación , Grupo de procesos de ejecución ,
Grupo de procesos de control , Grupo de procesos de cierre . La guía describe los 44 procesos
insertos en los 5 grupos realizando una descripción real de cada elemento dentro de cada proceso
en cuanto a las herramientas, las plantillas y las técnicas utilizar y las definiciones a seguir. A su
vez divide estos procesos en nueve (9) áreas del conocimiento ; interdependencia, el alcance , el
tiempo, el costo ,el recurso humano , la calidad , la comunicación , el riesgo , las compras .

La Guía describe a los cinco grupos del proceso de la gerencia de proyecto requeridos para
cualquier proyecto. Estos cinco grupos de proceso tienen dependencias claras y se realizan en la
misma secuencia en cada proyecto. Son independiente de áreas de aplicación o de foco de la
industria.. El PM BOK entrega al encargado de proyecto, en colaboración con el equipo de
proyecto, la responsabilidad de determinar qué procesos son apropiados, y el grado apropiado
del rigor para cada proceso, para cualquier proyecto dado.

La Guía no especifica que procesos de los 44 se desarrollan en cada etapa del ciclo de vida del
proyecto .

Análisis proceso estratégico

La ISO describe nueve factores que se deben considerar para desarrollar el proceso estratégico ,
estos son :
1-Aplicación de los procesos de gestión de la calidad a lo largo del proceso estratégico.
2-Enfoque al cliente..
3-Liderazgo.
4-Participación del personal.
5-Enfoque basado en procesos.
6-Enfoque de sistema para la gestión .
 7- Mejora continua.
8-Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
9-Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor .

PM BOK proporciona detalles de parte de estos proceso en la sección de la gerencia de la

calidad del proyecto incluyendo: Tenedores de apuestas del proyecto, habilidades dominantes de
general gerencia, estructura de organización, cierre administrativo y gerencia de la consecución
del proyecto.

Uno de lo factores más importantes que no es considerado por el PM BOK , es el compromiso de

la alta dirección para la realización de un proyecto , la cual es importante para el éxito del
proyecto.

Procesos relacionados con los recursos

Loa procesos relacionados con los recursos que son explícitamente indicados en la Norma ISO
10006 dividiéndolos en recursos humanos y recursos, en el caso del PM BOK son incluidos en
cada área del conocimiento .

Procesos relacionados con la realización del producto

El PM BOK y la ISO 10006 cubren las mismas áreas del conocimiento o procesos de realización
del producto ; alcance, coste, tiempo, riesgo, comunicación , abastecimiento .Siendo las
diferencias existentes entre ellos muy leves , el PM BOK entrega si para cada uno de estos
procesos un detalle exhaustivo de las herramientas que se pueden utilizar para desarrollarlo en
forma adecuada. Algunas diferencias son que :
En los Procesos de Integración la ISO no incluye la dirección y ejecución del proyecto

Procesos relacionados con la mejora continua

El PM BOK no considera en forma detallada en el área de calidad el proceso de mejoramiento

continuo , solo lo referencia , en cambio la ISO lo considera como uno de sus proceso claves . Ni
uno ni otro discute o recomienda cómo este conocimiento debe ser capturado y cómo puede ser
transferido a otros.

4. Conclusiones

El éxito de un proyecto depende de las habilidades y el conocimiento que tenga el director y el

equipo del proyecto .El conocimiento contenido en el PM BOK y ISO 10006 son herramientas
necesarias e imprescindibles para la gestión de proyectos .Existe duplicación entre ellos pero
también diferencias. Si combinamos estas dos pautas obtendremos un marco de referencia más
completo para llevar a cabo un proyecto llegando a buen termino . Por tanto la mejor guía para
la gerencia de proyectos es aplicar una combinación de los estándares de la ISO 10006 y de las
pautas de PM BOK.

Al gestionar un proyecto, la ISO 10006 proporciona pautas claras a seguir para asegurar el
cumplimiento de los estándares de calidad. Sin embargo, la gestión de un proyecto que usa el
PM BOK es un desafío, si no tiene el compromiso integral de la gerencia . Un proyecto puede
utilizar muchos de los elementos del PM BOK pero no asegurar que sus procesos son de calidad..
A su vez se puede incurrir en desear una optima calidad y no tener en cuenta el costo económico
que esta pueda tener

La familiarización con estas dos guías de buenas práctica será una ayuda y una garantía de éxito ,
siempre que los directores y los equipos del proyecto las conozcan en profundidad y las apliquen
.con un criterio acertado .

Referencias

Amozarrain Manu . http://personales.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm

Guía delos Fundamentos de la Dirección de proyectos . Project Management Institute Standards
Committee .AEIPRO . Editorial . Díaz Artes Gráficas S.L. 1998 .
Guía Fundamental para la Gestión de Proyectos .PMBOK . Edición project management Institute
, Inc 2004 .
Guía Fundamental para la Gestión de Proyectos .PMBOK . Edición project management Institute
, Inc 2000 .
Kerry John.(2003).Effective project management for strategic innovation and change in an
organizational context. Project Management Journal.Tomo34, Nº 1; página. 43, 11 pgs
Norma Española UNE 66916.Editada e Impresa por AENOR . Octubre 2003