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Proveedores. Buscar y seleccionar con acierto

Autor: Editorial McGraw-Hill

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Presentacin del curso

En este curso sobre gestin administrativa de la compraventa aprenders acerca de los proveedores de productos o servicios para las empresas, cmo ser: el proceso de bsqueda y seleccin de los proveedores y la forma correcta de comunicarse con los mismos, para poder elegir el adecuado. Te ensearemos que factores son importantes en el momento de la seleccin de los futuros proveedores, as como las 3 fases ms importantes del proceso de bsqueda y seleccin de proveedores. Aprende con nosotros sobre stos y otros temas relacionados a la gestin administrativa de la compraventa. Aprende con este curso de la editorial McGraw-Hill, fragmento del libro: CEO Gestin administrativa de la compraventa " del autor S. Lpez Barra. Puedes descubrir ms libros de McGraw-Hill en: www.mhe.es

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1. Proveedores. Buscar y seleccionar

En esta Unidad aprenders a: 1 . Describir el proceso de bsqueda y seleccin de proveedores. 2 . Comunicarse correctamente, de forma escrita, con posibles proveedores para recabar la informacin ms adecuada. 3 . Establecer criterios de seleccin de los proveedores idneos para satisfacer las necesidades de la empresa. 4 . Evaluar las condiciones de varios posibles proveedores, de acuerdo con los criterios establecidos, y elegir el ms adecuado. La bsqueda de proveedores Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicacin, etctera). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan proveedores. Todas las empresas deben realizar un proceso de bsqueda y seleccin de los proveedores de bienes y servicios ms adecuados a sus necesidades. Normalmente, se realiza en el departamento de compras. El propsito es establecer una lista de las empresas que fabrican los productos que nos interesan para solicitarles informacin y, luego, elegir la ms adecuada a nuestros intereses. Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la seleccin de los ms adecuados basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla. A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de bsqueda y seleccin tiene un coste econmico para la empresa (aunque nicamente se considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la seleccin), por lo que slo se realizar para la adquisicin de los productos que se compren con ms asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea superior a la inversin realizada en la bsqueda y seleccin de los proveedores. Nota: Este curso forma parte del libro " Gestin administrativa de la compraventa " del autor S. Lpez Barra, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4773-1).

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2. Proveedores. La bsqueda
Antes de comenzar la bsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cules son los productos que se necesita adquirir, de qu calidad y en qu cantidad para que la seleccin se realice comparando productos de iguales o muy similares caractersticas. Una vez realizado este anlisis, comienza el proceso de seleccin en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo: - La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores. - La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos. - Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestin comercial. El proceso de bsqueda y seleccin tiene tres fases: bsqueda de informacin, solicitud de informacin y evaluacin y seleccin de proveedores (vase Figura 2.1).

Fig. 2.1. Proceso de bsqueda y seleccin de proveedores.

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3. Seleccin de proveedores. Fases

1. Bsqueda de informacin Algunas de las fuentes de informacin que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes: - Internet. - Pginas amarillas. - Prensa de informacin general. - Radio y televisin. - Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa. - Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro. - Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector. - Asociaciones empresariales y profesionales. - Cmaras de comercio. - Bases de datos de organismos pblicos (ministerios, comunidades autnomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etctera). - Informacin obtenida de empresas especializadas en gestin de bases de datos. - Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y tcnicos en los productos 2. Solicitud de informacin

Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la informacin que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que ms interese conocer. Los aspectos ms importantes se reflejan en la Tabla 2.1. En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores, se indicar en las comunicaciones una fecha lmite para responder a la

solicitud de informacin.

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Tabla 2.1. Aspectos sobre los que se puede pedir informacin a los proveedores. 3. Cmaras de comercio El portal de camerdata fue creado en 1985 para aglutinar informacin de distintas cmaras de comercio de mbito nacional. En la actualidad aglutina a 85 cmaras de comercio y tiene un fichero con ms de 2,5 millones de empresas censadas. Este portal posibilita el acceso a diferentes bases de datos con informacin de inters empresarial que permite responder a mltiples necesidades de las empresas, como: acciones de ventas, planes de marketing, estudios de mercado, seguimiento de la competencia, almacenamiento de datos y reduccin del riesgo comercial.

Portal web de Camerdata.

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4. Proveedores. Solicitar informacin

Las formas ms frecuentes para solicitar informacin de los proveedores son: visitas de representantes comerciales, visitas personales del responsable de la seleccin a la empresa del proveedor o cartas solicitando el envo de catlogos, muestras, presupuestos, etctera. Visitas de representantes comerciales Las entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes pueden constituir una de las fuentes ms valiosas de informacin. Se debe recibir a tantos representantes de ventas como sea posible. Es indispensable el desarrollo de buenas relaciones con los proveedores, las cuales se inician con una actitud amistosa, corts, y franca hacia la persona del agente de ventas. sta es la fuente ms productiva, pues permite hablar directamente, escuchar, preguntar caractersticas como precio, calidad, a qu otras empresas surten, etctera. Visitas a las empresas de los proveedores En algunos casos, un representante del departamento de compras podr visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinin mediante la observacin directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Se considera una prctica sana que tales visitas sean realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos y financieros, cuando se desee efectuar una evaluacin ms completa de una empresa y sus productos. Cartas de solicitud de informacin Es conveniente que en las cartas que se enven o en la negociacin los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas. En las Figuras 2.2 y 2.3 aparecen dos modelos de carta para solicitar informacin a posibles proveedores.

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Fig. 2.2. Modelo de carta de solicitud e informacin.

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5. Proveedores. Solicitar informacin (2)

A continuacin le mostramos otro modelo de carta.

Fig. 2.3. Modelo de carta de solicitud de catlogo e informacin.

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6. Proveedores. Evaluacin y seleccin

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la seleccin de los ms adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminacin sucesiva basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la informacin que se recabe en el proceso de seleccin se realiza el siguiente trabajo: - Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarn las caractersticas de los artculos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (vase Figura 2.4).

Fig. 2.4. Modelo de ficha de proveedores. - Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la informacin recabada (vase Figura 2.5).

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Fig. 2.5. Cuadro comparativo de proveedores. No es conveniente depender de un nico proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y as evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio econmico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes. Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisin que se ha tomado y cules son las razones que han llevado a dicha eleccin. A los proveedores no seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podran realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no slo en el momento, sino tambin en futuras ocasiones.

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7. Proveedores. Criterios de seleccin

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios econmicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos. Criterios econmicos La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegir el proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos productos renan las mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad. Criterios de calidad

Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus caractersticas tcnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etctera. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese momento.

Tambin se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de responder a unas caractersticas tcnicas determinadas. Cuando los artculos sean de la misma calidad se elegir el que resulte ms econmico.

No siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, puesto que tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, etctera. Tambin se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin.

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8. Seleccin de proveedores. Caso prctico

2 . - En una empresa desean renovar 150 sillas de su oficina. Despus de un proceso de seleccin han llegado a una etapa final en la que se han considerado como ms interesantes las ofertas que aparecen en esta tabla:

Los criterios de seleccin son por orden prioritario: 1 ) Precio final ms bajo. 2 ) Calidad. 3 ) Facilidades de pago. 4 ) Plazo de entrega. Se elegir al fabricante que responda a estos criterios de seleccin, siempre que los productos sean de una calidad aceptable, den unas buenas facilidades de pago y condiciones de entrega adecuadas. Si un producto cumple con las condiciones de calidad y tiene el precio final ms bajo, ser el elegido, salvo que el siguiente tenga mejores condiciones de calidad y el importe del producto no sea superior al del precio ms bajo en un 8 %.

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El fabricante A es el que ofrece un producto ms barato. No obstante, tiene en su contra que la entrega se aplaza 30 das y que el pago es a 30 das.

El segundo precio total ms bajo es el del fabricante B. Ofrece muy buena calidad, excelentes condiciones de pago y un plazo de entrega muy corto. Como la calidad del segundo es muy buena, aplicamos la condicin del 8 %. Tenemos, por tanto, lo siguiente:

Esto supone que el fabricante elegido ser el B, puesto que con el incremento del 8% el precio final del fabricante B (9 442,50 euros) resulta inferior en 66,90 euros al precio final del Producto A, incrementado en el 8 %.

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9. Bsqueda y seleccin de proveedores. Autoevaluacin

1 . - En el Hotel Ibrico estn renovando las instalaciones de las cocinas. Desean instalar cuatro grandes cmaras frigorficas, por lo que quieren ponerse en contacto con diferentes fabricantes y distribuidores de frigorficos industriales. Redacta una carta que sirva para ponerse en contacto con los fabricantes de frigorficos y solicitar informacin que pueda servir para elegir al proveedor ms adecuado. En la carta se solicitar un catlogo con especificaciones tcnicas y la siguiente informacin: Precio unitario. Descuento comercial. Transporte. Seguro. Rappels. Periodo de garanta. Servicio de mantenimiento.

2 . - En el Hotel Ibrico reciben la informacin y comprueban que las condiciones de calidad de los diferentes proveedores son muy similares. Con estos criterios, cualquiera de los fabricantes podra ser el elegido. En consecuencia, se elegir al fabricante que ofrezca las mejores condiciones econmicas. Las ofertas fueron: Fabricante A: - Precio unitario: 6 000 euros. - Descuento comercial: 5 % - Transporte 58 euros por aparato, por cuenta del comprador. - Seguros: 1,5 %, sobre el precio. - Rappels: 5 % si la compra es superior a 21 500 euros. - Forma de pago: contado. Fabricante B: - Precio unitario: 7 500 euros. - Descuento comercial: 10 % - Transporte: por cuenta del vendedor. - Seguros: por cuenta del vendedor. - Rappels: 3 % si la compra es superior a 24 000 euros. - Forma de pago: 50 % al contado y 50 % aplazado 30 das. Fabricante C: - Precio unitario: 7 800 euros. - Descuento comercial: 8 % - Transporte: 41 euros por unidad. - Seguros: 1 % sobre el precio, por cuenta del comprador. - Rappels: 10 % si la compra es superior a 30 000 euros. - Forma de pago: a 30, 60, 120 das, sin recargo. a) Confecciona una ficha para cada fabricante. b) Realiza un cuadro comparativo con las condiciones de los tres fabricantes. c) Elige el fabricante ms adecuado aplicando criterios econmicos.

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d) Supongamos que la calidad del fabricante A es regular, la del fabricante B es buena, y la del fabricante C, muy buena. e) Cul sera el elegido si el segundo criterio para elegir es la calidad y estn dispuestos a pagar hasta un 12 % ms del precio ms barato?

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10. Bsqueda y seleccin de proveedores. Autoevaluacin (2)

3 . - Un comerciante dedicado a la venta de maquinaria de jardinera desea ampliar la gama de los productos que ofrece en su establecimiento vendiendo sierras mecnicas. a) Redacta una carta que sirva al comerciante de jardinera para solicitar informacin a los dos fabricantes que ha considerado que ofrecen unos productos ms adecuados a las caractersticas de su establecimiento, solicitndoles que le visiten sus respectivos representantes comerciales para que le expliquen de forma directa las caractersticas de los productos y puedan realizar algn tipo de prueba o demostracin. Una vez analizadas las prestaciones de las motosierras, sus caractersticas tcnicas, el servicio postventa, el plazo de entrega, etc., se llega a la conclusin de que las mquinas ofrecidas por el Fabricante X son de superior calidad a las del Fabricante Y, aunque esta diferencia no es demasiado significativa. b) Realiza una ficha para cada proveedor. Las caractersticas de las ofertas fueron: Fabricante X: - Precio unitario: 120 euros. - Descuento: 10 % - Transporte: 150 euros , por cuenta del comprador. - Seguros: 100 euros - Forma de pago: contado. - Rappels: 10 %, si la compra es superior a la cantidad de 3 400 euros. Fabricante Y: - Precio unitario: 105 euros. - Descuento: 10 % - Transporte: por cuenta del vendedor. - Seguros: 100 euros. - Forma de pago: a 30 das sin recargo. - Rappels: 10 % si la compra es superior a 2900 euros. c) Evala las ofertas para determinar cul ser el proveedor ms adecuado, desde el punto de vista del precio, si se realiza un primer pedido de treinta mquinas. d) Selecciona luego el proveedor ms adecuado sabiendo que el comprador desea ofrecer en su establecimiento mquinas de primera calidad, salvo que el precio sea excesivamente alto, por lo que seleccionar la mquina de mejor calidad, excepto si el importe total es superior al del segundo proveedor en un 20%. e) Calcula el precio unitario de venta al pblico. Sabiendo que en la tienda se incrementa el precio de coste en un 120 % y que el IVA que se aplica a estos productos es del 16%. 4 . - La empresa La Cuna, SA, que vende material infantil, desea ampliar la gama de productos; para ello se pone en contaco con diferentes proveedores solicitndoles presupuestos para la compra de 400 unidades de un determinado producto. Las ofertas fueron:

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a) Indica cul ser el proveedor si se selecciona la empresa que ofrezca un precio ms econmico, salvo que el siguiente en precio no sea superior en un 20 %. b) Una vez elegido el producto, suponemos que La Cuna S.A. es un mayorista que posteriormente vende los productos a minoristas con un beneficio del 30 %. Posteriormente el minorista se lo vender al pblico con un beneficio del 40 %, siendo el IVA del 7 %. Calcula el importe que tendr que pagar el consumidor final.

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11. Bsqueda y seleccin de proveedores. Test

1 . - Los proveedores son personas o empresas que suministran... a) producto. b) servicios. c) productos y servicios. 2 . - Una empresa con problemas para los pagos en efectivo elegir un proveedor que le ofrezca... a) mayor plazo de entrega de las mercancas. b) mejor relacin calidad/precio. c) mayor aplazamiento de pago. 3 . - El proceso de seleccin de proveedores se realizar... a) siempre. b) cuando el ahorro final sea superior al coste de la seleccin. c) slo para productos de precio muy elevado. 4 . - Seleccionar un proveedor por el criterio de calidad significa... a) conseguir el producto de una determinada calidad. b) conseguir el producto de mejor calidad. c) ninguna es verdadera. 5 . - No es una condicin de seleccin referida a la calidad... a) el servicio postventa. b) la forma de pago. c) servicio de atencin al cliente. 6 . - Cuando es urgente recibir una respuesta de los posibles proveedores, en las cartas... a) se solicita la visita de un representante. b) se solicita visitar la empresa del proveedor. c) se indica la fecha lmite para recibir la respuesta. 7 . - Normalmente, cuando los productos renen las mismas condiciones econmicas, se elegir... a) el de mayor calidad. b) el ms barato. c) el que d mayores facilidades de pago. 8 . - Siempre interesa comprar productos de la mayor calidad? a) S, siempre. b) Se compran de la calidad que interese en ese momento. c) No, siempre el ms barato. 9 . - Cuando dos productos sean de igual calidad se elegir... a) el ms barato. b) cualquiera de los dos. c) el que se suponga ms comercial. 1 0 . - Es siempre la oferta ms barata la que ms interesa a la empresa? a) S, siempre. b) No, depende del plazo de pago. c) Se consideran parmetros de calidad.

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1 1 . - Es ms interesante tener un nico proveedor o varios proveedores? a) Uno, pues se negociar mejor. b) Varios, para asegurar el suministro. c) Depende de la calidad y el precio que ofrezcan. 1 2 . - Qu inconveniente puede presentar tener varios proveedores? a) Los rappels pueden ser menores. b) Se puede generar desconfianza entre los proveedores. c) Se dificulta la gestin de las compras. 1 3 . - Qu inconveniente puede presentar tener un nico proveedor? a) El proveedor puede imponer sus condiciones. b) Si falla el proveedor se desabastece a la empresa. a) Pueden ser ambas. 1 4 . - Cuando un candidato no es elegido como proveedor, es conveniente... a) notificar las causas de la seleccin. b) notificar las causas de la no seleccin. c) deja de interesarnos definitivamente. Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro " Gestin administrativa de la compraventa " del autor S. Lpez Barra, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4773-1).

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