El Ciclo de Deming

Alberto del Jess
09-EISN-T-005
El ciclo de Deming, tambin conocido como crculo PDCA (de Edwards Deming), es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. Tambin se denomina espiral de mejora continua. Es muy utilizado por los Sistemas de Gestin de Calidad (SGC). Las siglas, PDCA son el acrnimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Los resultados de la implementacin de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participacin del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organizacin.
PLAN (Planificar) Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten tambin en un elemento a mejorar. Cuando sea posible conviene realizar pruebas a pequea escala para probar los resultados. 1. Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
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2. Detallar las especificaciones de los resultados esperados 3. Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones DO (Hacer) Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo el plan. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas. teniendo el plan bien definido, hay que poner una fecha a la cual se va a desarrollar lo planeado.
CHECK (Verificar)
Pasado un periodo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparndolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora Monitorizar la implementacin y evaluar el plan de ejecucin documentando las conclusiones.
ACT (Actuar)
Documentar el ciclo.
En base a las conclusiones del paso anterior elegir una opcin:

Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras. Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos Ofrecer una Retro-alimentacin y/o mejora en la Planificacin.
RACI El modelo RACI es una herramienta relativamente directa que se puede utilizar para identificar roles y responsabilidades durante un proceso organizacional de cambio. Obviamente, los procesos de transformacin no trabajan automticamnete o de forma autnoma. La gente tiene que hacer algo para que suceda el cambio en en los procesos. Por lo tanto, es util describir por qu es lo que debe hacerse, quien tiene que hacerlo de modo tal que se de el proceso de transformacin. En lugar de la treminologa RACI, a veces tambien se utilizan los trminos RASCI o
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RASIC. RACI: R = Responsible (encargado). La persona que tiene a cargo el proyecto/problema. A = Accountable. Es ante quien "R" debe reportarse, quien debe firmar o aprobar el trabajo antes de que sea ACEPTADO. S = Supportive (puede ser de apoyo). puede proporcionar recursos o puede desempear un papel al apoyar la puesta en prctica. C = Consulted (es quien debe ser consultado). Tiene la informacin y/o la capacidad necesarios para terminar el trabajo. I = debe ser informado. Debe sre notificado de los resultados, pero no necesita ser consultado. La tcnica es tpicamnet apoyada por un grfico RACI que ayuda a discutir, a acordar, y a comunicar los roles y las responsabilidades. Pasos en un proceso RACI 1. Identifique todos los procesos / actividades implicados y enumrelos en el lado izquierdo del grfico. 2. Identifique todos lo roles y enumrelos en el lado izquierdo del grfico. 3. Complete las celdas del grfico: identifique quin tiene el rol de R, A, S, C, I para cada proceso. 4. Cada proceso debe preferiblemente tener uno y solamnete un "R" como principio general. Se da una brecha cunado existe un proceso sin un "R". Se da un traslape cuando existen mltiples roles que tienen un "R" para un proceso dado. 5. Resulva los traslapes. Cada proceso en el mapa de roles de responsabilidad debe contener solamente un "R" para indicar un dueo nico del proceso. En el caso que se den mltiples "R", hay necesidad de detallar an ms los procesos secundarios, para separar las responsabilidades individuales. 6. Resolucin de separaciones. Donde no se ha identificado ningn rol "R" par un proceso, quien tenga la autoridad para la definicin del rol debe determinar qu rol existente o nuevo ser el responsable. Actulize el mapa RASCI y clarifique el rol con el individuo que asuma ese rol.
Para que la fase de diseo resulte exitosa es imprescindible organizar adecuadamente todos los procesos y actividades implicados. Un modelo til para la asignacin de responsabilidades en la ejecucin de tareas o actividades asignados a un proyecto es el llamado modelo RACI (tambin llamado matriz de asignacin de responsabilidades) que es el acrnimo de:

Responsible (Encargado): es la persona encargada de hacer la tarea en cuestin. Accountable (Responsable): es el nico responsable de la correcta ejecucin de la tarea.
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<strongConsulted (Consultado): las personas que deben ser consultadas para la realizacin de la tarea.</strong Informed (Informado): Las personas que deben ser informadas sobre el progreso de ejecucin de la tarea.
En cada tarea debe haber un nico R y A. Si esto no fuera as la tarea se subdividir hasta que as sea. Por supuesto una persona puede ser, a priori, R o A en mltiples tareas. Una matriz RACI tpicamente tiene un eje vertical donde se describen las tareas o entregables en orden cronolgico y en el eje horizontal los perfiles o personas implicadas en los mismos.
Funciones Vs Roles Una funcin es una unidad especializada en la realizacin de una cierta actividad y es la Responsable de su resultado. Las funciones incorporan todos los recursos y capacidades Necesarias para el correcto desarrollo de dicha actividad. Las funciones tienen como principal objetivo dotar a las organizaciones de una estructura Acorde con el principio de especializacin. Sin embargo la falta de coordinacin entre funciones puede resultar en la creacin de nichos contraproducentes para el rendimiento de la organizacin como un todo. En este ltimo caso un modelo organizativo basado en procesos puede ayudar a mejorar la productividad de la organizacin en su conjunto.
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Un rol es un conjunto de actividades y responsabilidades asignada a una persona o un grupo. Una persona o grupo puede desempear simultneamente ms de un rol. Hay cuatro roles genricos que juegan un papel especialmente importante en la gestin de servicios TI:
Gestor del Servicio: es el responsable de la gestin de un servicio durante todo su ciclo De vida: desarrollo, implementacin, mantenimiento, monitorizacin y evaluacin. Propietario del Servicio: es el ltimo responsable cara al cliente y a la organizacin TI de la prestacin de un servicio especfico. Gestor del Proceso: es el responsable de la gestin de toda la operativa asociada a un proceso en particular: planificacin, organizacin, monitorizacin y generacin de informes. Propietario del Proceso: es el ltimo responsable frente a la organizacin TI de que el proceso cumple sus objetivos. Debe estar involucrado en su fase de diseo, implementacin y cambio asegurando en todo momento que se dispone de las mtricas necesarias para su correcta monitorizacin, evaluacin y eventual mejora
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