CUESTIONARIO SOBRE CONCEPTOS

FASE PLANEACIÓN- GUIA 3 - ACTIVIDAD 21

En equipo colaborativo contente las siguientes preguntas

1. Ver los siguientes videos y dar su opinión sobre la importancia de cada uno
de ellos -https://www.youtube.com/watch?v=kDv39ext0uI “Proceso
Administrativo (Organización) - Administración – Educativa
-https://www.youtube.com/watch?v=k_0PaFFCDAk “Reclutamiento y Selección
de Personal” -https://www.youtube.com/watch?v=1ipzbsLBBWw “Proceso de
Reclutamiento y selección de personal
2. ¿Qué es un proceso?

El proceso es un conjunto de actividades, debidamente ordenadas, que tienen por

objetivo obtener una circunstancia u acto específico.
Un proceso se puede aplicar a infinidad de ciencias y circunstancias.
Realizar un proceso es acomodar o hacer las cosas en un orden determinado que
lleven como resultado obtener o hacer algo.

3. ¿Qué es un proceso productivo?

El proceso productivo es el conjunto de tareas y procedimientos requeridos que
realiza una empresa para efectuar la elaboración de bienes y servicios.
También puede entenderse como una serie de operaciones y procesos necesarios
que se realizan de forma planificada y sucesiva para lograr la elaboración de
productos.
El proceso productivo es realizado por las empresas, las cuáles se valen de
información y tecnología que es utilizada por las personas para la fabricación de los
productos

4. ¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de actividades o acciones
(con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido
para realizar correctamente una tarea. Los procedimientos repetitivos se denominan
rutinas.
5. ¿Qué es Un mapa de proceso?
Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de
inventario gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada, El
mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una
organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
 Es importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como
propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y
satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma específica de realizar un
proceso o una parte del mismo.
Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local,
ubicando cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente
relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de modo
que sirve también como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.

6. ¿Qué se debe tener en cuenta para la construcción de un mapa de procesos?

 Paso 1: Identifica el problema:
 ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar? Escribe su nombre en la parte
superior del documento.

 Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que

estarán involucradas:
 En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a
recordar los pasos necesarios para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas
incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.

 Paso 3: Establece los límites:

 ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
 ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?

 Paso 4: Determina y ordena los pasos:

 Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el flujo
general o cada decisión o acción detallada.

 Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:

 Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo
específico de los diagramas de flujo, que en conjunto representan los símbolos
de los mapas de procesos:  
 Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
 Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
 Las flechas representan la dirección del flujo.
 Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las
flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí"
o "No". Solo una flecha sale del recuadro de una actividad. Si se necesita más,
probablemente debas usar un diamante de decisión.
 Los paralelogramos muestran entradas o salidas.

 Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso

 Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo,
empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que
todos estén de acuerdo.
 Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una
fecha, para que sea fácil tener una referencia.

 Preguntas útiles:

 ¿El proceso se está ejecutando como debería?

 ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?

 ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?

 ¿Hay algo que sea redundante?

 ¿Hay algún paso que falte?

7. ¿Qué es la caracterización de procesos?

 La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos
que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se
hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se requiere
para hacerlo?. La NTC 5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué
tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:
Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos Procesos
Misionales/Operacionales/Realización Procesos de Apoyo/Soporte Procesos de
Evaluación/Seguimiento y Medición
8. ¿Qué elementos componen una caracterización de procesos
 Actividades: Es el conjunto de elementos secuenciales que conforman un
proceso.
 Entradas: Una o más actividades puedes requerir un elemento para dar inicio a
una actividad o proceso. Este proceso pasa a través de una transformación para
convertirse en una salida.
 Salidas: Son los elementos transformados resultantes de un proceso. A menudo
puede considerarse que la salida de proceso corresponde la entrada del siguiente.
 Clientes: Es quien recibe el elemento resultante del proceso.
 Recursos: Son los elementos con los cuales se llevan a cabo las actividades del
proceso. No se transforman pero son necesarios en el proceso.
 Proveedores: Suministran elementos necesarios para efectuar el proceso.
 Líder: Es el encargado responsable del proceso.
 Objetivo: Es el objetivo a lograr mediante la realización del proceso. Se compone
de un verbo en infinitivo mas la salida principal mas los atributos.
 Alcance: Donde inicia y hasta donde va el proceso.
 Documentos: Información con medio de soporte relacionada al proceso.
 Parámetros de control: Control de los atributos para la salida de lo que se va a
entregar.
 Requisitos: Dadas las características del proceso y el sector en el que se
encuentra, hay unos requisitos a tener en cuenta.
 9. ¿En qué consiste la jerarquización y de un ejemplo?
La de la jerarquización es una acción o práctica común que se lleva a cabo en varios
campos, áreas, materias, entre otros, y que consiste en organizarlos o clasificarlos en
distintos niveles. Comprende el proceso por el cual se diseña un sistema basado en
algún tipo de escalafón.
La de la jerarquización es una acción o práctica común que se lleva a cabo en varios
campos, áreas, materias, entre otros, y que consiste en organizarlos o clasificarlos en
distintos niveles. Comprende el proceso por el cual se diseña un sistema basado en
algún tipo de escalafón.
Básicamente la jerarquía es la organización a través de categorías que presentan
diversa importancia y que por ende le atribuyen a las personas o cosas jerarquizadas
diferente relevancia y valores. El clero, el ejército o la empresa tradicional son
ejemplos de este modelo. En este tipo de organizaciones se impone un criterio de
subordinación en el conjunto de individuos que conforman un grupo.

10. ¿El numeral 2 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 que establece?
Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y
comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo
(SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.
 Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Asignación y Comunicación de Responsabilidades.
 Rendición de cuentas al interior de la empresa.
 Definición de Recursos.
 Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables.
 Gestión de los Peligros y Riesgos
 Plan de Trabajo Anual en SST:
 Prevención y Promoción de Riesgos Laborales
 Participación de los Trabajadores
 Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad
nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean
emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa. (Decreto 1443 de 2014,
art. 8)
11. ¿Que son las funciones de un trabajador?
Son las actividades realizadas de manera continua por el empleado de acuerdo al
puesto que tiene asignado. Para que las actividades sean consideradas una función
deberán ser continuas y con cierta frecuencia.
Funciones de trabajo son las principales responsabilidades dentro de un puesto de
trabajo. Las funciones de trabajo es el conjunto de las tareas de rutina o actividades
llevadas a cabo por una persona en esa posición.

12. ¿Cómo se definen las funciones de un cargo?

Por medio de un Análisis del Puesto”, la cuál además nos permite identificar la
importancia relativa de cada puesto en la organización y las características físicas y
sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen.

13. ¿Qué es un manual de cargos y funciones y para qué sirve?

El Manual descriptivo de cargo es un instrumento normativo de gestión institucional
que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos
en el cuadro de asignación de personal, formula los requisitos esenciales exigibles y
establece las relaciones internas del cargo.
14. ¿Qué debe contener un manual de funciones de una empresa y explique en
qué consiste cada una de ellas?
Carátula de identificación
Índice
Objetivo y alcance
Base legal
Criteríos del Diseño
Estructura Orgánica y Organigramas estructural y funcional
Cuadro Orgánico de cargos
Descripción de Funciones de los cargos.

 Carátula de Identificación Deberá contener el nombre de la Unidad organlca

de segundo nivel organizacional, la denominación del manual, lugar y fecha de
aprobación y el número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir
la fecha de actualización cuando fuera el caso.
 índice Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual,
señalando su respectiva ubicación por el número de página.
 Objetivo del Manual Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a
través de la aplicación del contenido del manual
 Alcance Se define el campo de aplicación del Manual de funciones.
 Base Legal Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos
de gestión referidos a la organización.
 Criterios del diseño Se describer en forma resumida los criterios de la
administración y de las normas sobre modernización del estado que son
aplicables en la elaboración del Manual de funciones, cómo son: efectividad,
eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematización, especialización,
integración, interrelación de los cargos y de sus funciones con los
procedimientos y criterios de medición y evaluación.
 Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional Se describe la
conformación de la unidad orgánica del segundo nivel organizacional según el
ROF(Reglamento de Organización y Funciones.) aprobado, que debe ser
acompañado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente
gráficamente, considerando el nivel de dirección del cual depende y las
unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene
 mando o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación del
órgano dentro de la estructura general de la entidad. También se podrá incluir
un organigrama de tipo funcional donde se podrán graficar los equipos de
trabajo que siempre son de naturaleza temporal, salvo en los casos que se
hayan conformado equipos de trabajo permanente
 Cuadro Orgánico de Cargos Trascripción del CAP (Certificado de Aptitud
Profesional acredita) aprobado y vigente de la unidad orgánica de segundo
nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del órgano de
dirección de la entidad indicando el código, la denominación del cargo, y los
cargos de cada unidad orgánica que conforma el citado órgano. Elaboración
del Manual de Organización y Funciones
 Descripción de funciones de los cargos En este capítulo se describen las
funcíones específicas de los cargos en el formato "Ficha de descripción de
funcíones de los cargos o puestos de trabajo" (F-ORG02-08), en el orden
establecido en el cuadro orgánico de cargos. En los casos que se hayan
conformado equipos de trabajo se ordenará la presentación de los cítados
formatos agrupados por equipos.
15. ¿Qué es un flujo-grama o diagrama de flujo y cuál es su simbología?
El diagrama de flujo o flujograma o diagrama de actividades es la representación
gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas
como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del

proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están
unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
 El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en
un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida
comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información
y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el
número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales
16. Seleccione un proceso de su empresa proyecto, a ese proceso identifíquele
cada una de sus partes y realice el diagrama de flujo de dicho proceso.
 INICIO

NO
MODIFICACION DEL TEJIDO
DISEÑO

COMPRA DE
MATERIALES

RECEPCION DE
MATERIALES ¿SE TEJIO
BIEN LA
CINTA?

PROCESO DE CALIDAD
ENHEBRE DE TELAR REVISION DEL TEJIDO

SI

ENSAMBLE

EMPAQUE Y ACAVADO PROCESO DE CALIDAD

REVISION DE ACAVADOS

FIN
 17. ¿Qué es y para qué es un profesiograma?
Un profesiograma puede definirse como un documento que permite establecer y
organizar las conexiones técnicas y administrativas entre los diferentes puestos de
trabajo dentro de una empresa, de una manera gráfica.
En el profesiograma aparecen las características de cada puesto de trabajo y las
competencias fundamentales que debe tener quien ocupe el cargo. En este gráfico
también deben aparecer las interrelaciones de cada puesto de trabajo con tres
ámbitos organizacionales: talento humano, seguridad y salud en el.
Si se toma solamente el componente de seguridad y salud en el trabajo, el
profesiograma se define como una matriz de información trabajo que permite
establecer dos aspectos:
1) Las medidas de control que se deben tomar para proteger la seguridad y la salud
de un trabajador, en función de los riesgos a los cuales está expuesto por su cargo.
  2) El tipo y la periodicidad de exámenes médicos que se le deben realizar al
trabajador que ocupa un determinado cargo.

Desde el punto de vista del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST), el profesiograma cumple las siguientes funciones específicas:
 Permite ajustar el perfil del cargo a los criterios de salud y seguridad.
 Sirve como soporte para tomar decisiones frente al personal, basadas en el
criterio de salud y seguridad.
 Permite identificar los requerimientos de capacitación y entrenamiento, a partir
de fortalezas y debilidades en términos de salud y seguridad.
 Hace posible realizar una asignación de tareas acorde con las condiciones
físicas de cada trabajador.
 Permite mejorar el diseño y suministro de dotaciones y elementos de
protección personal.
 Contribuye a disminuir los casos de enfermedad laboral.
 Incrementa el nivel de prevención de accidentes.

18. ¿Cuáles son las funciones que cumple un profesiograma?

 Selección de personal
 Planificación de recursos humanos
 Capacitación y desarrollo del personal
 Evaluación de desempeño
 Planificación de promociones y ascensos
 Valoración de puestos de trabajo y diseño de estímulos
 Definición de responsabilidades y jerarquías
 Diseño de rutas y protocolos de comunicación
 Diseño y rediseño de puestos de trabajo
  Seguridad y prevención
19. ¿Qué componentes se deben tener en cuenta para estructurar el
profesiograma?
En la elaboración del profesiograma intervienen tres ámbitos de la organización: la
gerencia de talento humano, el funcionario responsable de seguridad y salud en el
trabajo, y el médico de la empresa.
Puede decirse que el proceso como tal debe incluir tres fases
1. Fase inicial
En la primera fase se elabora un diagnóstico inicial a partir de los exámenes médicos,
la matriz de riesgos y peligros, el manual de funciones y perfiles y los resultados de la
investigación de incidentes y accidentes laborales. Se toman en cuenta también otras
fuentes de información adicionales como datos estadísticos y la información que
proporciona el personal.
 Se deben tener en cuenta algunas preguntas como:
 Qué se hace en cada puesto de trabajo?
 ¿Por qué se hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Dónde se hace?
 ¿En qué condiciones se hace?

 Las respuestas de esas preguntas nos permitirán hacer un análisis de cada

puesto de trabajo, que incluye:
 Descripción de las tareas (habituales, periódicas y ocasionales)
 Recursos utilizados en el puesto (tecnológico, mecánico)
 Requisitos del puesto (físicos, intelectuales, psicosociales)
 Responsabilidades
 Formación y experiencia requeridas
 Requerimientos del puesto de trabajo (seguridad, higiene, ergonomía,
psicosocial)
 Exigencias individuales del puesto (postura, desplazamiento,
capacidades, habilidades, destrezas, tiempo, adiestramiento, etc.)

 Durante la estructuración se le da la forma inicial al profesiograma, el cual

debe ser una descripción objetiva de las características del puesto de trabajo y
de los requerimientos que debe cumplir quien lo ocupe. Los elementos de la
descripción deben ser precisos, concisos, concretos y medibles.
 Debe tener los siguientes componentes:
  Denominación del cargo o puesto de trabajo
 Objetivo del cargo o puesto de trabajo
 Funciones inherentes al cargo o puesto de trabajo
 Formación exigida por el cargo o puesto de trabajo
 Responsabilidades (¿A quién reporta? ¿A quién supervisa?
Responsabilidades: económica, legal y en toma de decisiones. Capacitación,
proyección y evaluación del desempeño).
 Experiencia previa requerida
 Condiciones de trabajo (exigencias físicas y mentales, entorno ambiental,
horario, riesgos ordinarios, equipos de protección personal requeridos).
 Requerimientos físicos y psicosociales
 Condiciones de salud (tipo de exámenes médicos requeridos)
 Perfil psicofisiológico (apariencia, vestimenta, expresión corporal, inteligencia,
estado sensorial).

20. Después de lo consultado, ¿creen ustedes que son importantes estas

actividades dentro de las organizaciones? y ¿por qué?

Consideramos que son muy importantes, ya que por medio de estas actividades nos
acercamos y conocemos más a nuestra organización, adicionalmente se brinda
información tanto a nivel gerencial como a colaboradores .De igual manera
consideramos de suma importancia el tema del profesiograma por que por medio de
ello podemos conocer a que se “enfrenta” cada trabajador en determinado puesto o
cargo de trabajo, y así con dicha información prevenir accidentes y/o enfermedades
laborales.