ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

DIANA CAROLINA CASTELBLANCO JUNCO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

TÉCNICO PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

GRUPO 65418

Bogotá, D.C., junio 1 de 2008

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 INTRODUCCIÓN

A continuación presento un informe sobre la administración, su concepto,

definición reseña histórica, entre otros. Además de abordar el tema de la
información tanto manual como sistematizada.

Espero aclarar y profundizar más estos conceptos que manejamos diariamente

en nuestra vida común y en el desempeño de nuestra labor.

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 TABLA DE CONTENIDO

1. Concepto de Administración.
2. Definición de Administración.
3. Reseña Histórica de la Administración.
4. Gestión y la administración.
5. Relación de la administración con otras ciencias.
6. Escuelas y teorías de la administración.
7. Qué es sistema de información?
8. Propiedades de la información
9. Información manual.
10. Información sistematizada.

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 EL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un

ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia
metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y

constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con
personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados
Gerente, administradores etc.

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 DEFINICION DE ADMINISTRACION

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación,

organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar
los objetivos señalados con el uso de seres humanos
y otros recursos.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA ADMINISTRACIÓN

A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la

historia de las organizaciones y de su administración es un capítulo que
comenzó en época reciente, se puede afirmar que la administración es tan
antigua como el hombre.
Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al
repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que
trabajaron unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos
y romanos, la Iglesia Católica Romana, la Compañía de las Indias Orientales.
Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones
sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como
"administración" fueran de uso común.
En toda su larga historia la administración se desarrolló con una lentitud
impresionante. Sólo a partir del siglo XX cuando las personas le dieron la
mayor importancia a la administración, este siglo atravesó etapas de desarrollo
de notable innovación.

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración.

Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los
comerciantes. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala
pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las
aplicaciones de la administración.

proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la

organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin
embargo es en el siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde
se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento
de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolucion
industrial.

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 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un

área específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las
etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades
de las principales áreas funcionales, mismas que son:

A.- PRODUCCION: Es aquella que formula y desarrolla los métodos más

adecuados para al elaboración de los productos al suministrar y coordinar la
mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos.

B.- MERCADOTECNIA: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el

mercado par crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita
distribuyéndolo en forma tal que esté a su disposición en el momento
oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado.

C.- FINANZAS: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del

suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa
procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de
los departamentos con el objeto de que pueden funcionar debidamente.

D.- RECURSOS HUMANOS: Su objetivo es conseguir y conservar un grupo

humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de
la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección,
capacitación y desarrollo.

E.- OTRAS ÁREAS FUNCIONALES: Depende del tipo de empresa a crear, por
ejemplo: Control de Calidad, Computación e informática, Comercialización, etc.

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 ADMINISTRACIÓN Y SU RELACIÓN CON OTRAS CIENCIAS

La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y

métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el
trabajo.

ESCUELAS Y TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN

Las primeras teorías comprensivas de la Administración aparecieron alrededor

de 1920 por HENRI FAYOL que es reconocido como el fundador de la escuela
clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento
gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro
“Administración Industrial y General”:

1. Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de

los empleados están los intereses de la empresa.
2. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir
órdenes de un superior.
3. Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de
actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial
para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La
unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se
deriva de esta.
4. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos
de la jerarquía.
5. Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los
niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar
a la máxima autoridad.
6. División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a
desarrollar y al personal en su trabajo.
7. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar
obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.
8. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la
obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.
9. Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa y
garantizada para los empleados.
10. Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio,
este orden es tanto material como humano.
11. Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
12. Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una
estabilidad al personal.
13. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y
poder asegurar el éxito de este.

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 14. Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con
gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.

Escuela Burocrática

El sociólogo alemán Max Weber que subrayaba la necesidad de una jerarquía

definida en términos muy estrictos y regida por reglamentos y líneas de
autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organización ideal
era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un
razonamiento profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente.
Weber también pensaba que la competencia técnica tenía gran importancia y
que la evaluación de los resultados debería estar totalmente fundamentada en
los méritos.

Se piensa que las burocracias son organizaciones vastas e impersonales, que

conceden más importancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades
humanas. Weber como todos los teóricos de la administración científica,
pretendía mejorar los resultados de organizaciones importantes para la
sociedad, haciendo que sus operaciones fueran predecibles y productivas. Si
bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la flexibilidad como a
eficiencia y la susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la administración de
burocracias de Weber se adelantó, claramente, a las corporaciones
gigantescas como Weber pensaba que el patrón particular de relaciones que
presentaba la burocracia era muy promisorio.

Escuela de Relaciones Humanas

La escuela de las Relaciones Humanas surgió, en parte, debido a que el

enfoque clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el
centro de trabajo. Esto hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes
a manejar con más eficacia los recursos humanos de sus organizaciones.
Varios teóricos trataron de reforzar la teoría clásica de la organización con
elementos de la sociología y la psicología.

En estos estudios se investigó la relación entre la cantidad de iluminación en el

centro de trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron
a la conclusión de que los empleados trabajarían con más tesón si la gerencia
se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atención
especial. Este fenómeno se conoció, más adelante, como el efecto de
Hawthorne.

sus compañeros, en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo

compartido contra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y les
ofrecían cierta protección contra la gerencia. Por tal motivo, la presión del
grupo, con frecuencia, representaba una mayor influencia para aumentar la
productividad de los trabajadores que las demandas de la gerencia.

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Así pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido
por necesidades sociales, deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo y
más sensible a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo)
era complemento necesario del viejo concepto del hombre racional, movido por
sus necesidades económicas personales.

Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones

humanas mejoró la perspectiva clásica que consideraba la productividad casi
exclusivamente como un problema de ingeniería. Además, estos investigadores
recalcaron la importancia del estilo del gerente y con ello revolucionaron la
formación de los administradores. La atención fue centrándose cada vez más
en enseñar las destrezas administrativas, en oposición a las habilidades
técnicas. Por último, su trabajo hizo renacer el interés por la dinámica de
grupos. Los administradores empezaron a pensar en función de los procesos y
premios del grupo para complementar su enfoque anterior en el individuo.

Teoría de la Organización

La Teoría de las Organizaciones tiene como Objetivo Central el Descubrir las

limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del Hombre Administrativo
donde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad y busca
obtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del Hombre Económico que
actúa racionalmente y busca maximizar el beneficio..

SISTEMA DE LA INFORMACIÓN

Un sistema de información es el sistema de personas, registros de datos y

actividades que procesa los datos y la información en cierta organización,
incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados. Usualmente el
termino es usado erróneamente como un sinónimo de sistema de información
basada en computadora (computer-based), lo cual es solo tecnologías de
información un componente de un sistema de información. El sistema de
información basada en computadora son el campo de estudio de las
tecnologías de información, de cualquier manera estas difícilmente deberían
tratarse como tema aparte del enorme sistema de información que siempre
esta relacionado.

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 PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN

• La información es una propiedad y no una sustancia;

• La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de
información documentales; y
• el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el
conocimiento y la información, incluso la información no verbal, como
por ejemplo, las imágenes.

INFORMACIÓN MANUAL

La información manual es una colección de hechos significativos y pertinentes,

para el organismo o que los percibe y siendo recopilada de forma escrita por
una o varias personas mediante trascripción manual.

INFORMACIÓN SISTEMÁTIZADA

La sistematización es la construcción de un sistema explicativo de las

prácticas, de los aprendizajes derivados de ellas, y de unos marcos
conceptuales referenciales que en su desarrollo nutren esas prácticas,
quehaceres y proyecciones sobre las realidades sociales.

Es un ejercicio sistémico ligado a la Planeación, el seguimiento y la evaluación.

Es un proceso de interpretación, racionalización, análisis crítico para el cual se

deben tener en cuenta, unos recursos, un tiempo, una Planificación específica
(Plan de Trabajo).

Unos responsables (institución, equipos de proyectos, asesores externos,

comunidades)

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 CONCLUSIONES

Luego de haber concluido este trabajo puedo concluir que la administración es

una ciencia que forma parte importante en las empresas actualmente, ya que
coordina todo lo relacionado con su funcionamiento, tanto a nivel operativo, de
producción, financiero, de personal.

Igualmente, que la información en una empresa y en nuestra vida común ha

evolucionado a través del tiempo y aunque en la mayoría de las organizaciones
el manejo se hacer a través de medios sistematizados, el factor humano sigue
siendo parte fundamental.

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 BIBLIOGRAFÍA

www.elprisma.com

www.wikilearning.com

www.wkipedia.org

www.mitecnologico.com

www.monografias.com

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