SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS

Otro sistema para control de mercanca, donde la adquisicin de mercancas, los gastos sobre compra y las devoluciones se manejan en la cuenta de ALMACN, existiendo 2 criterios para el manejo de los descuentos que nos otorgan los proveedores, ya que se puede considerar como parte del almacn o como parte del costo integral de financiamiento a travs de un producto financiero. Este mtodo se distingue por Controlar, en forma continua, la existencia de mercancas, margen de utilidad bruta y costo de ventas Caractersticas: 1. 2. 3. 4. Permite conocer en cualquier momento la utilidad bruta La cuenta de almacn muestra siempre la existencia de mercancas El costo de las ventas se identifica en cada una de las operaciones de venta que lo origina Gracias a los auxiliares (Tarjetas de almacn) se dispone siempre de entradas, salidas y existencia de cada uno de los artculos, con sus respectivos costos.

Cuentas especficas: Cuenta Almacn Costo de Ventas Ventas Naturaleza de la cuenta Deudora Deudora Acreedora

ALMACN Debe 1. Inventario inicial 1 Compra de mercancas 2 Devoluciones de venta al costo 3 Gastos sobre compras El saldo representa la existencia de mercancas al costo Haber 1. Salida de mercanca por venta (al costo) 2. Salida de mercancas por devoluciones de compra 3. Rebajas y descuentos sobre compras

El objetivo de la cuenta de Almacn es registrar los movimientos de entrada y salida de las mercancas al costo. Es una cuenta de Activo Circulante VENTAS Debe 1. Devoluciones sobre venta (al precio de la misma) 2. Rebajas y descuentos sobre ventas 3. El saldo de esta cuenta se traspasa a la cuenta de prdidas y ganancias Haber 1. Salida de mercanca por venta ( a precio de venta

El saldo representa las ventas netas

La cuenta de Ventas tiene como objetivo registrar las ventas que realiza la entidad. Es una cuenta de mercancas, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas. Al terminar el ejercicio cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de Resultados, pues su saldo expresa la Utilidad Bruta si es acreedor o la Prdida Bruta si es deudor. COSTO DE VENTAS Debe 1. Registra el costo de las ventas Haber 1. Costo de las devoluciones de ventas 2. El saldo de esta cuenta se traspasa a la cuenta de perdidas y ganancias

El saldo representa el costo de las ventas netas

Es una cuenta de mercancas; se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido PRDIDAS Y GANANCIAS Debe Haber 1. Por el traspaso del saldo de la cuenta 1. Por el traspaso del saldo de la cuenta de de costo de ventas ventas El saldo deudor de esta cuenta representa una El saldo acreedor indica que hay una utilidad o Prdida de la empresa ganancia para la empresa

La determinacin del costo es darle la salida del almacn utilizando uno de los mtodos de valuacin de inventarios que se ver posteriormente. La cuenta de Almacn se refleja en el balance general y el costo de ventas estara en el estado de resultados de la siguiente manera: Empresa X, SA de CV Estado de Resultados por el periodo del 1 al 31 de Mayo de 2012 Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta $ 3210,000 (2140,000) $ 1070,000

Empresa X, SA de CV Balance General al 31 de Mayo de 2012 ACTIVO CIRCULANTE Caja Bancos Cuentas por Cobrar Almacn

XX,XXX XXX,XXX XX,XXX 140,000

Con lo anterior y dependiendo el tipo de entidad, giro de la empresa, necesidad de informacin por parte de los administradores y directivos de la empresa as como la viabilidad del sistema

seleccionado estaremos en posibilidad de implementar el control de mercanca bajo el mtodo que mejor se adapte al negocio debiendo ser consistentes con su aplicacin Con el objeto de entender con ms claridad la forma de registrar las Ventas y las Devoluciones sobre Ventas, a continuacin se presenta la siguiente grfica:

VENTAS A precio de Venta A precio de Costo

Se vendieron mercancas por $ 9,000 en efectivo

El costo de la venta es de $ 6,000

Caja Ventas

$ 9,000 $ 9,000

Costo de Ventas Almacn

$ 6,000 $ 6,000

Caja 9,000 4,500

Ventas 4,500 9,000

Costo de Ventas 6,000 3,000

Almacn 3,000 6,000

Devoluciones sobre Ventas A precio de Venta A precio de Costo

Ventas Caja

$ 4,500 $ 4,500

Almacn $ 3,000 Costo de Ventas $ 3,000

Devolvieron mercancas por $ 4,500 que se pagaron en efectivo

El costo de la devolucin es de $ 3,000

As vemos, que por cada Venta o Devolucin sobre Venta, se deben hacer 2 asientos, uno por el Precio de Venta y otro por el de Costo Las Ventas y las Devoluciones sobre Ventas se registran tanto a Precio de Venta como a Precio de Costo, con objeto de controlar por separado la existencia de Mercanca, el Costo de lo vendido y las Ventas Netas

MTODO DE VALUACIN DE INVENTARIOS: Dentro del sistema de inventarios perpetuos, la determinacin del costo vara de acuerdo con el mtodo de valuacin de inventarios seleccionado y aunque las adquisiciones y los gastos sobre compra se registran por igual en los mtodos, las salidas de almacn varan en cada uno de los 4 principales mtodos

Valuacin de Inventarios

Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

Precio Promedio Detallista

PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS): El valor que se asigna a las salidas de mercanca es el que corresponde a las primeras entradas, sin que esto implique que el manejo fsico de la mercanca sea bajo las mismas caractersticas, lo que nos indica que la mercanca existente en almacn queda valuada a los ltimos precios de adquisicin Ejemplo: Si adquirimos 30 artculos a $ 40.00 cada artculo en una 1 compra y 40 artculos a $ 50.00 en una 2 compra, el saldo de almacn sera: 1 compra 2 compra Saldo 30 artculos 40 artculos 70 artculos X X $ 40.00 = $ 50.00 = = $ 1,200.00 2,000.00 $ 3,200.00

Si vendemos 50 artculos a $ 100.00 cada artculo, el costo de dicha venta bajo el mtodo Primeras Entradas Primeras Salidas PEPS, sera: Costo de ventas: 1 entrada 2 entrada Costo de 30 artculos 20 artculos 50 artculos a a $ 40.00 50.00 = = $ 1,200.00 1,000.00 2,200.00

La utilidad se determina de la siguiente manera: Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta $ 5,000.00 2,200.00 $ 2,800.00

Saldo de la cuenta de almacn: Compras Salidas de almacn Saldo de Almacn $ 3,200.00 2,000.00 $ 1,000.00

LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS): En este mtodo, el valor que se asigna a las salidas de mercanca es el que corresponde a las ltimas salidas, lo que nos indica que la mercanca existente en almacn queda valuado a los primeros precios de adquisicin. En el mismo ejemplo de PEPS, nos dara el mismo resultado en lo que respecta a la compra y la venta, cambiando la determinacin del costo de ventas y del saldo de almacn.

Mismo Ejemplo: Si adquirimos 30 artculos a $ 40.00 cada artculo en una 1 compra y 40 artculos a $ 50.00 en una 2 compra, el saldo de almacn sera: 1 compra 2 compra Saldo Costo de ventas: ltima entrada Penltima entrada Costo de 40 artculos 10 artculos 50 artculos a a $ 50.00 = 40.00 = $ 2,000.00 400.00 2,400.00 30 artculos 40 artculos 70 artculos X X $ 40.00 = $ 50.00 = = $ 1,200.00 2,000.00 $ 3,200.00

La utilidad se determina de la siguiente manera: Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta $ 5,000.00 2,400.00 $ 2,600.00

Saldo de la cuenta de almacn: Compras Salidas de almacn Saldo de Almacn $ 3,200.00 2,400.00 $ 800.00

PRECIO PROMEDIO: Este mtodo es una combinacin de los 2 anteriores, ya que las salidas de cada mercanca se dan el promedio de los precios de la mercanca en existencia, obtenindose dicho precio promedio mediante la divisin del saldo de almacn entre las unidades existentes: Mismo Ejemplo: Si adquirimos 30 artculos a $ 40.00 cada artculo en una 1 compra y 40 artculos a $ 50.00 en una 2 compra, el saldo de almacn sera: 1 compra 2 compra Saldo 30 artculos 40 artculos 70 artculos X X $ 40.00 = $ 50.00 = = $ 1,200.00 2,000.00 $ 3,200.00

Costo de ventas: Al momento de la venta, las unidades del almacn son 70 artculos y el saldo del almacn $ 3,200.00 El costo promedio de cada artculo es de 3,200.00 / 70 = $ 45.71 Si vendemos 50 artculos el costo de dicha venta es de 50 x 45.71 = $ 2,285.71 La utilidad se determina de la siguiente manera: Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta $ 5,000.00 2,285.50 $ 2,714.50

Saldo de la cuenta de almacn: Compras Salidas de almacn Saldo de Almacn $ 3,200.00 2,285.50 $ 914.50

DETALLISTAS: Este mtodo se lleva en los establecimientos tales que por la diversidad de artculos no es factible llevar un control unitario por artculo en existencia y consiste en valuar las existencias finales a precio de venta para que una vez que se le descuente el porcentaje de la utilidad bruta que se tiene de los artculos se sepa cul es el saldo final de la cuenta del almacn y se ajuste contra resultados el costo con las compras efectuadas en el periodo. Ejemplo: Durante el ejercicio 2011, se efectu lo siguiente: Compras de mercanca Ventas Inventario final de Mercanca a precio de venta Porcentaje de utilidad bruta en los artculos del 50% con respecto a las ventas $ 80,000.00 120,000.00 40,000.00 Inventario final 40,000.00 Porcentaje de utilidad bruta 50%= 20,000.00

Si tuvimos compras por $ 80,000.00 y nos quedaron existencias por $ 20,000.00, el costo de la mercanca vendida es de $ 60,000.00, quedando el Estado de Resultados como sigue: Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta $ 120,000.00 60,000.00 $ 60,000.00

TARJETAS AUXILIARES DE ALMACN: Para el manejo de los 3 primeros mtodos (PEPS, UEPS, PROMEDIO), se lleva el control de las existencias y el control de valores en las tarjetas auxiliares. Se indica en cada una de ellas, los datos generales como: Artculo, presentacin, localizacin, etc Operaciones: 1. Compra con la fact 30 de la empresa Xania, SA, 600 arreglos florales a $ 120.00 cada uno y adems cubrimos el pago de flete por cada arreglo de $ 5.00 2. Compra con la fact 46 de la empresa Yolanda SA, 800 arreglos florales a $ 128.00 cada uno 3. Venta con la fact 1 a la empresa Alfa SA, de 800 arreglos a $ 240.00 4. Compra con la fact 35 de la empresa Yolanda SA, de 1,000 arreglos florales a $ 130,00 cada uno 5. Venta con la fact 2 a la empresa Beta SA de 800 arreglos florales a $ 260.00 cada uno 6. Compra con la fact 40 de la empresa Xania SA, de 700 arreglos florales a $ 130.00 cada uno y adems cubrimos el pago de flete por cada arreglo de $ 5.00 7. Venta con la fact 3 a la empresa Alfa SA de 800 arreglos a $ 240.00 cada uno

TARJETA DE ALMACN MTODO PEPS Primeras entradas, primeras salidas

Artculo Arreglos Florales Da 1 2 3 4 5 6 7 Concepto Compra Compra Venta Compra Venta Compra Venta Entrada

Unidad Pieza Salida

Mtodo PEPS

600 800 600 200 1,000 600 200 700 800

Existencia Precio Debe Haber Saldo Unitario 600 125.00 75,000 75,000 1,400 128.00 102,400 177,400 800 125.00 75,000 102,400 600 128.00 25,600 76,800 1,600 130.00 130,000 206,800 1,000 128.00 76,800 130,000 800 130.00 26,000 104,000 1,500 135.00 94,500 198,500 700 130.00 104,000 94,500

TARJETA DE ALMACN MTODO UEPS ltimas entradas, primeras salidas Artculo Arreglos Florales Da 1 2 3 4 5 6 7 Concepto Compra Compra Venta Compra Venta Compra Venta Entrada 600 800 800 1,000 800 700 700 100 Unidad Pieza Salida Mtodo UEPS

Existencia Precio Debe Haber Saldo Unitario 600 125.00 75,000 75,000 1,400 128.00 102,400 177,400 600 128.00 102,400 75,000 1,600 130.00 130,000 205,000 800 130.00 104,000 101,000 1,500 135.00 94,500 195,500 800 135.00 94,500 101,500 100 130.00 13,000 88,000

TARJETA DE ALMACN MTODO DE PRECIOS PROMEDIO Artculo Arreglos Florales

Unidad Pieza
Salida Existencia

Mtodo Precios Promedio

1 Compra 2 Compra 3 Venta 4 Compra 5 Venta 6 Compra 7 Venta En los 3 mtodos:

600 800 800 1,000 800 700 800

600 1,400 600 1,600 800 1,500 700

125.00 128.00 126.71 130.00 128.77 135.00 131.68

125.00 126.71 126.71 128.77 128.77 131.68 131.68

75,000 102,400 101,368 130,000 103,016 94,500 105,344

75,000 177,400 76,032 206,032 106,016 197,516 92,172

Las existencias son las mismas Los cargos que aparecen en la columna del Debe son los mismos Vara la determinacin del Costo dependiendo del mtodo y por consecuencia el saldo de Almacn El criterio para elegir el mtodo, sera analizar las condiciones financieras de la empresa ya que en UEPS (que es el ms usado) Prevalece la idea de que: Los inventarios quedan con un saldo menor al estar valuados a un precio menor Al tener una utilidad ms baja, se reparten menos dividendos a accionistas Mayor liquidez en la empresa, Aunque debemos considerar otros factores como: precios de los artculos, cantidad de artculos, capacidad tcnica y tecnolgica del personal, entre otras

FORMATO DE TARJETA DE ALMACN

FECHA

MXIMO

FECHA

FACT NUM REMISIN ORDEN REFERENCIA

ENTRADA

UNIDADES SALIDA

EXISTENCIA

COSTOS UNITARIO MEDIO

DEBE

VALORES HABER

SALDO

Actividades de aprendizaje: Buscar el funcionamiento de los cdigos de barras en la aplicacin del software relacionado con los inventarios y contabilidad Cuestionario: 1. Cules son las cuentas contables que se manejan en el sistema analtico para determinar el costo de ventas? 2. Qu cuentas contables en el sistema de inventarios perpetuos son diferentes de las usadas en el sistema analtico o pormenorizado? 3. Cules son los mtodos de valuacin de inventarios? 4. En cul mtodo, el porcentaje de utilidad bruta es fundamental para determinar el costo de ventas? 5. Son un mecanismo de control utilizado para registrar y controlar las existencias y valores en los mtodos PEPS, UEPS y Promedio