Indonesian Journal of Information Technology and Computing

Vol. 2, No. 2 (2022), pp. 74-84 | e-ISSN: 2798-9216

https://journal.polhas.ac.id/index.php/imaging

Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada

Program Studi Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Agus Riyadi1, Nuur Rochman Naafian2, Kresno Ario Tri Wibowo3

1,2,3
Manajemen Informatika, Politeknik Harapan Bangsa Surakarta, Surakarta, Indonesia
E-mail: [email protected]*, [email protected], [email protected]
*Coresponding Author

Article History: Received: July, 25th 2022; Accepted: October, 10th2022; Published: December, 31st 2022

ABSTRACT

The General Section of the Sub-Household of Sebelas Maret University, Surakarta (UNS) is the division
responsible for budgeting, inventory and help center. The problem that often occurs in the General
Section of the UNS Sub-Household is that there is no detailed reporting on goods borrowed or goods
that have been returned. This has an impact on decisions taken when procuring or destroying inventory
items. Based on the description of the background, it can be formulated that the problem to be solved
in this research is "How to design an information system for borrowing inventory items in the UNS
Medical Study Program". Limitations The problem that the author discusses in the research focuses
more on the process of borrowing and returning inventory items within the scope of the UNS Medical
Study Program. The method used to design an information system for borrowing inventory items uses
the System Development Life Cycle (SDLC) with the Waterfall model. The programming languages used
to design an inventory loan information system are PHP Native and MySQL. With the design of this
information system for borrowing inventory items, it is hoped that it can help the management process
of borrowing inventory items and solve problems experienced by the General Section of the UNS Sub-
Household.

Keywords: Information Systems, SDLC, PHP, MySQL, Waterfall

Copyright © 2022 The Author(s)

This is an open access article under the CC BY-SA license.

PENDAHULUAN
Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi saat ini cukup penting karena
dapat memudahkan sebuah organisasi untuk melakukan pengolahan data yang dapat digunakan
oleh penggunanya (Winarti et al., 2021). Informasi adalah data mentah yang telah diolah
sedemikian rupa sehingga menghasilkan sesuatu yang bermakna bagi penggunanya dalam
mengambil sebuah keputusan (Oktaviani et al., 2019). Dalam upaya meningkatkan kinerja
pelayanan, pengunaan sistem informasi merupakan alternatif atau solusi yang tepat(Amin et al.,
2021). Pada penelitian ini penulis berinisiatif untuk mengoptimalkan penggunaan teknologi
informasi pada Bagian Umum Sub Rumah Tangga UNS. Penggunaan teknologi informasi tersebut
bertujuan untuk menggantikan sistem peminjaman barang inventaris yang ada saat ini, agar
pengelolaan data peminjaman barang inventaris menjadi lebih cepat dan mudah. Inventaris
adalah proses pengadaaan maupun persediaan barang yang dimiliki oleh suatu kantor atau

74
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

prusahaan dalam melakukan operasional baik digunakan dalam masa mendatang maupun kurun
waktu tertentu (Oktaviani et al., 2019).
Sistem peminjaman barang inventaris yang sedang berjalan masih bersifat manual,
pencatatan data peminjaman barang inventaris menggunakan media kertas. Sistem adalah
kumpulan komponen yang saling terkait satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan
tertentu (Oktaviani et al., 2019). Sistem pencatatan yang berjalan saat ini membutuhkan waktu
yang relatif lama dalam hal pencarian data peminjaman barang inventaris. Dalam proses
pencarian data peminjaman barang inventaris, admin harus melakukan cek data peminjaman
dalam buku besar secara satu per satu. Hal ini dinilai tidak efisien dari segi waktu karena
banyaknya data yang tercatat di dalam buku besar. Selain itu dalam melakukan cek data
membutuhkan ketelitian yang ekstra dari admin. Mengutip hasil penelitian dari (Prakoso et al.,
2020) yang menyatakan bahwa sistem pencatatan manual kelemahan yaitu sulit untuk
mengetahui informasi peralatan yang dimiliki dan status peminjaman dari masing-masing
organisasi.
Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut di atas, maka penulis merumuskan masalah
yang akan diselesaikan dalam penelitian ini adalah, ”Bagaimana merancang sistem informasi
peminjaman barang inventaris di Program Studi Kedokteran UNS”. Sistem informasi adalah
kumpulan dari beberapa sistem di dalam suatu organisasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan dan
pengendalian dalam organisasi (Oktaviani et al., 2019). Batasan Masalah yang penulis bahas
pada penelitian lebih menitikberatkan pada proses pencatatan data peminjaman barang
inventaris di lingkup Program Studi Kedokteran UNS. Sistem informasi yang dirancang berbasis
website, dan dilengkapi dengan status barang inventaris yang dipinjam apakah sudah kembali
atau belum. Metode yang digunakan untuk perancangan sistem informasi peminjaman barang
inventaris menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall. Bahasa
pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem informasi peminjaman barang
inventaris adalah PHP Native. Media penyimpanan data menggunakan basis data MySQL.
Dengan dirancangnya sistem informasi peminjaman barang inventaris ini diharapkan dapat
memudahkan dan mempercepat proses pembuatan laporan peminjaman barang inventaris.
Selain itu proses pencarian data peminjaman barang inventaris dapat dengan mudah dilakukan
dengan menggunakan sistem peminjaman barang inventaris yang dirancang ini.

METODE
Penelitian ini menggunakan metode Research and Development (R&D). R&D adalah metode
yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu dan menguji daripada keefektifan produk
tersebut bagi pengguna. Pendekatan model perangkat lunak untuk mendukung penelitian ini
menggunakan model Waterfall. Dasar pertimbangan penulis memilih metode ini adalah
perancangan sistem informasi dapat dikerjakan secara teratur karena semua tahap harus
diselesaikan terlebih dahulu, setelah itu mengecek kesalahan dan memperbaikinya. Langkah-
langkah penelitian sesuai dengan model Waterfall nampak pada gambar 1 di bawah ini.

75
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Gambar 1 Model Waterfall

Penulis mengawali penelitian ini dengan melakukan analisis terhadap sistem informasi
peminjaman barang inventaris yang berjalan saat ini. Penulis melakukan identifikasi masalah
Bagian Umum Sub Rumah Tangga Program Studi Kedokteran UNS terkait dengan proses
peminjaman barang inventaris. Penulis menggunakan dua metode untuk melakukan identifikasi
masalah, yaitu observasi dan wawancara. Observasi adalah aktivitas menghimpun data
penelitian melalui pengamatan serta pencatatan secara terstruktur terhadap indikasi yang
nampak pada topik penelitian (Jayadi & Darusalam, 2022). Pada metode observasi penulis
melakukan survei lokasi untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan
peminjaman barang inventaris di Bagian Umum Sub Rumah Tangga Program Studi Kedokteran
UNS. Sedangkan pada metode wawancara penulis mengajukan Tanya jawab kepada Staff Bagian
Umum Sub Rumah Tangga Program Studi Kedokteran UNS yang menangani peminjaman barang
inventaris. Tujuan wawancara ini adalah untuk bertukar informasi mengenai permasalahan-
permasalahan yang terjadi pada proses peminjaman barang inventaris. Penulis menanyakan
tentang langkah-langkah meminjam barang inventaris di Fakultas Kedokteran, barang inventaris
apa saja yang boleh dipinjam dan siapa saja yang boleh meminjam barang inventaris di Fakultas
Kedokteran. Observasi dan wawancara tersebut penulis lakukan dengan tujuan untuk
mengumpulkan data yang nantinya digunakan dalam merancang sistem informasi peminjaman
barang inventaris. Selain itu penulis juga melakukan analisa terhadap kebutuhan sistem, diawali
dengan menganalisa kebutuhan pengguna dari staff bagian peminjaman barang inventaris.
Setelah itu menganalisa kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan untuk tahap
pembuatan sistem informasi peminjaman barang inventaris di Bagian Umum Sub Rumah Tangga
Program Studi Kedokteran UNS.
Langkah kedua yang penulisa lakukan dalam penelitian ini adalah desain. Penulis membuat
desain sistem dengan menggunakan diagram konteks sebagai awal alur dari sebuah sistem atau
aplikasi. Kemuian dari diagaram konteks tersebut penulis membuat desain Data Flow Diagram
(DFD). Selanjutnya tahapan merancang model relasi tabel untuk melihat gambaran umum alur
data dari sistem informasi peminjaman barang inventaris.
Langkah ketiga yang penulis lakukan dalam penelitian ini adalah implementasi. Pada
langkah ini penulis melakukan penulisan kode program, dimana penulis akan menerjemahkan
desain sistem dari sistem informasi peminjaman barang inventaris ke dalam Bahasa
pemrograman PHP Native dan MySQL sebagai sistem manajemen basis data. Penulis memilih
Bahasa pemrograman PHP Native dan basis data MySQL dikarenakan keduanya banyak
digunakan oleh programmer di dunia, sehingga lebih mudah mencari referensi dalam penelitian
ini.

76
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Langkah keempat yang penulis lakukan dalam penelitian ini adalah testing. Setelah
penulisan kode program selesai, penulis melakukan pengujian terhadap sistem yang telah
dibuat. Pada langkah pengujian program ini, penulis akan melakukan pengujian dengan
menggunakan metode pengujian Black Box. Dengan pengujian Black Box memungkinkan penguji
perangkat lunak untuk melakukan serangkaian pengujian berdasarkan masukan sesuai dengan
kondisi tertentu yang akan mengerjakan tugas-tugas dari keseluruhan kebutuhan fungsi sebuah
program.
Langkah terakhir yang penulis lakukan dalam penelitian ini adalah maintenance. Pada
langkah ini dilakukan perawatan terhadap sistem agar dapat terus digunakan secara optimal.
Perawatan yang dilakukan meliputi pewaratan hardware dan software. Untuk hardware lebih
mengarah ke pembersihan dari debu yang menempel pada perangkat komputer, sedangkan
software perawatan lebih mengarah ke perbaikan sistem karena masih bersifat prototype.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dari penelitian yang penulis lakukan di Program Studi Kedokteran UNS antara lain
sebagai berikut:
a. Analisis
Proses pembuatan laporan peminjaman dari sistem informasi peminjaman barang
inventaris yang berjalan saat ini dimulai dari peminjam yang datang menemui admin
peminjaman barang inventaris. Peminjaman mengisi blangko peminjaman barang
inventaris kemudian blangko yang sudah diisi diserahkan ke admin untuk direkap ke dalam
buku peminjaman barang inventaris. Data yang ada di buku peminjaman kemudian
dimasukan ke dalam aplikasi Microsoft Excel lalu di cetak laporan peminjaman yang sudah
dicetak kemudian diserahkan ke pimpinan. Hasil analisis sistem peminjaman barang
inventaris yang berjalan di Program Studi Kedokteran UNS penulis tampilkan dalam bentuk
Flowchart seperti yang nampak pada gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2 Flowchart sistem peminjaman barang inventaris yang berjalan.

b. Desain
Desain yang penulis buat untuk menggambarkan sistem informasi peminjaman barang
inventaris secara umum berupa diagram konteks. Terdapat dua entitas dalam diagram
konteks yang penulis desain, yaitu admin dan pimpinan. Admin bertugas untuk mencatat
data peminjam, data barang dan transaksi peminjaman. Sedangkan pimpinan untuk

77
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

melihat laporan peminjam, laporan barang inventaris dan laporan peminjaman barang
inventaris. Tampilan dari diagram konteks yang penulis desain nampak pada gambar 3 di
bawah ini.

Gambar 3 Diagram konteks

Penulis mengembangkan diagram konteks di atas menjadi DFD Level 1 guna

menggambarkan sistem secara terperinci. Terdapat empat macam proses yang terjadi
dalam DFD level 1 yang penulis desain. Empat proses tersebut terdiri dari input data barang,
input data peminjam, input transaksi peminjaman dan laporan. Adapun gambaran DFD level
1 yang penulis desain nampak pada gambar 4 di bawah ini.

Gambar 4 DFD level 1

Untuk melengkapi desain di atas penulis menambahkan desain relasi tabel guna
menggambarkan hubungan kardinalitas antar tabel yang ada di dalam basis data sistem
informasi peminjaman barang inventaris. Terdapat empat tabel untuk menyimpan data
yang ada di dalam sistem informasi peminjaman yang penulis rancang. Empat tabel
tersebut terdiri dari tabel barang untuk menyimpan data barang inventaris, tabel peminjam

78
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

untuk menyimpan data peminjam, tabel pinjam untuk menyimpan transaksi peminjaman
dan tabel user untuk meyimpan data hak akses pengguna sistem informasi peminjaman
barang inventaris. Adapun gambaran desain relasi tabel yang penulis buat nampak pada
gambar 5 di bawah ini.

Gambar 5 Desain relasi tabel

c. Implementasi
Penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP Native dan basis data MySQL untuk
melakukan implementasi. Sistem yang dirancang oleh penulis bersifat prototype dengan
menggunakan dua hak akses admin dan pimpinan. Untuk kemanan sistem informasi
dilengkapi dengan halaman login yang bertujuan membatasi hak akses pengguna sistem
informasi. Hanya user yang terdata dalam sistem informasi ini saja yang bisa mengakses
sistem informasi peminjaman barang inventaris.

Gambar 6 Halaman login

User yang berhasil login akan dialihkan ke halaman dashboard yang berisi menu utama
untuk mengelola data peminjaman barang inventaris. Dashboard untuk hak akses admin
dengan hak akses pimpinan terdapat perbedaan. Untuk hak akses admin selain digunakan
untuk melakukan pencatatan data terkait sistem informasi peminjaman barang inventaris,
halaman dashboard admin dilengkapi dengan menu untuk menampilkan dan mencetak
laporan. Sedangkan dashboard untuk halaman pimpinan hanya dilengkapi dengan menu
untuk menampilkan dan mencetak laporan. Tampilan halaman dashboard nampak pada
gambar 7 di bawah ini.

79
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Gambar 7 Halaman dashboard

Admin bisa melakukan pencatatan data barang inventaris melalui menu barang. Pada menu
barang ini admin juga bisa melakukan update data barang, menghapus data barang yang
tidak diperlukan lagi, menampilkan laporan barang inventaris dan mencetak laporan barang
inventaris. Adapun gambaran dari halaman barang inventaris nampak pada gambar 8 di
bawah ini.

Gambar 8 Halaman barang

Admin dapat menambahkan data peminjam melalui menu peminjam. Data peminjam
merupakan data identitas orang yang melakukan peminjaman barang inventaris. Pada
menu peminjamn admin bisa melakukan update data peminjam, mengapus data peminjam
yang sudah tidak diperlukan, menampilkan laporan peminjam dan mencetak laporan
peminjam. Gambaran dari halaman peminjam nampak pada gambar 9 di bawah ini.

Gambar 9 Halaman peminjam

80
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Setiap transaksi peminjaman barang inventaris dapat dicatat oleh admin melalui menu
pinjam. Dalam menu pinjam ini selain mencatat data transaksi admin dapat melakukan
update transaksi peminjaman, mengapus transaksi peminjaman yang tidak diperlukan,
menampilkan laporan peminjaman dan mencetak lapora peminjaman barang inventaris.
Gambaran dari halaman transaksi nampak pada gambar 10 di bawah ini.

Gambar 10 Halaman peminjaman

Pimpinan bisa melakukan monitoring terhadap peminjaman barang inventaris di Program

Studi Kedokteran UNS dengan menggunakan hak akses pimpinan. Pimpinan bisa
menampilkan laporan barang inventaris, laporan peminjam dan laporan transaksi
peminjaman. Gambaran dari laporan barang inventaris, laporan peminjam dan laporan
transaksi peminjaman nampak pada gambar 11 sampai 13 di bawah ini.

Gambar 11 Laporan peminjam

Gambar 12 Laporan barang inventaris

Gambar 13 Laporan peminjaman barang

d. Testing
Penulis melakukan testing terhadap prototype sistem informasi peminjaman barang
inventaris dengan tujuan untuk meminimalisir kesalahan pada rancangan sistem informasi
peminjaman barang. Penulis menggunakan metode blackbox dalam pengujian sistem

81
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

informasi peminjaman barang inventaris. Adapun hasil pengujian sistem informasi

peminjaman barang inventaris nampak pada tabel 1 dan gambar pendukung di bawah ini.

Tabel 1 Hasil pengujian blackbox

No Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Kesimpulan

1 Memasukan username dan password Halaman dashboard Valid
yang benar pada form login terbuka
menggunakan akun admin dan
pimpinan.
2 Memasukan username dan password Aplikasi menolak proses Valid
yang salah pada form login admin dan login
pimpinan
3 Menekan tombol simpan pada halaman Data tidak bisa disimpan Valid
input peminjam, input barang dan
input pinjam dengan kondisi form
kosong dan data tidak lengkap
4. Menekan tombol simpan pada halaman Data berhasil disimpan Valid
input peminjam, input barang dan
input pinjam dengan kondisi form terisi
data dengan lengkap
5 Klik tombol cetak pada halaman Laporan peminjam, Valid
peminjam, barang dan pinjam dengan laporan barang dan
hak akses pimpinan. laporan pinjam berhasil
ditampilkan pada layar
monitor dan berhasil
dicetak menggunakan
printer.
6 Klik menu logout Keluar dari halaman Valid
dashboard dan kembali
ke halaman login

Gambar 14 Hasil pengujian halaman login

82
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

Gambar 15 Hasil pengujian data kosong

e. Maintenance
Penulis melalukan perawatan pada prototype sistem inoformasi peminjaman barang
inventaris agar sistem tersebut bisa digunakan dengan baik. Penulis melakukan backup
database secara berkala, melakukan scan antivirus secara berkala dan melakukan update
sistem operasi Windows 10 secara berkala. Perawatan khusus yang penulis lakukan pada
sistem informasi peminjaman barang adalah memperbaiki bug yang ditemukan dan
melanjutkan proses koding secara bertahap agar sistem peminjaman barang inventaris ini
menjadi sistem yang bisa digunakan secara utuh.

KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris Pada
Program Studi Kedokteran UNS penulis menyimpulkan bahwa, sistem informasi peminjaman
barang inventaris yang dirancang dapat membantu admin untuk membuat laporan data
peminjaman barang secara real time. Sistem informasi peminjaman barang inventaris dapat
memudahkan admin dan pimpinan memantau data peminjaman barang inventaris. Sehingga
keberadaan barang inventaris bisa diketahui dengan cepat. Saran penulis untuk peneliti
selanjutnya agar melengkapi sistem peminjaman barang inventaris ini dengan pengembalian
barang yang dilengkapi dengan notifikasi pengingat waktu jatuh tempo dan sistem denda bagi
peminjam yang terlambat mengembalikan barang inventaris.

KONFLIK KEPENTINGAN
Penulis merupakah mahasiswa Politeknik Harapan Bangsa Surakarta (POLHAS) yang saat ini
menempuh mata kuliah Tugas Akhir. Maksud dan tujuan penulis menyusun jurnal ini adalah
untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan studi di POLHAS. Adapun data yang penulis pakai
dalam jurnal ini sudah mendapatkan persetujuan dari Program Studi Kedokteran UNS.

UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan
sehingga jurnal ini dapat diselesaikan tepat waktu. Tanpa dukungan dari civitas akademika
POLHAS, teman satu angkatan dan pihak Program Studi Kedokteran UNS penulisan jurnal ini
tidak dapat diselesaikan dengan baik. Penulis menyadari bahwa penulisan jurnal ini belum
sempurna, oleh karena itu kritik yang membangun sangat penulis butuhkan guna memperbaiki
karya tulis selanjutnya.

83
Agus Riyadi | Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Barang Inventaris pada Program Studi
Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta

DAFTAR PUSTAKA
Amin, L., Prihastanto, & Marlia, R. (2021). Sistem Informasi Peminjaman Alat Paktik Akuntansi Di Smk
Nusantara 1 Jakarta Utara. Seminar Nasional Riset Dan Inovasi Teknologi (SEMNAS RISTEK), 5(1),
1465–1470.
Jayadi, D., & Darusalam, U. (2022). Pengembangan Sistem Informasi Peminjaman Alat Laboratorium
Berbasis Android dan Realtime Database Menerapkan Framework FAST. Jurnal Media Informatika
Budidarma, 6(1), 424–433. https://doi.org/10.30865/mib.v6i1.3495
Oktaviani, N., Widiarta, I. M., & Nurlaily. (2019). Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Pada
SMP Negeri 1 Buer. Jurnal JINTEKS, 1(2), 160–168.
Prakoso, S. T., Widodo, S., & Kanthi, Y. A. (2020). Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Alat Berbasis
Web pada Mapala Se-Kota Malang. J-Intech, 8(01), 1–6. https://doi.org/10.32664/j-
intech.v8i01.462
Winarti, Budiman, Lisdiyanto, A., & Ramdani, I. (2021). Sistem Informasi Peminjaman Barang Berbasis
Android Pada UKM MPA Trisula Universitas Darul Ulum Jombang. NiCMa: National Conference
Multidisplinary, 1(1), 181–189.

84