1.

Tujuan Standarisasi Consignment

2. Project Team
3. Chart Persiapan Consignment
4. Display Container
5. KPI Site
6. Weekly Reporting
7. Matriks kompetensi & Gap Skill teknisi Site
8. SOP, WI dan Job Desc
9. Proses administrasi & invoice
Standarisasi consignment di buat sebagai guidance kita dalam
melakukan setting consignment baru di lokasi kerja pelanggan.

Standarisasi mencakup persiapan pembukaan site, warna

container, posisi/model container, Standart operasional
prosedur, matrix kompetensi teknisi, job deskripsi teknisi site.

Standarisasi consignment ini juga dapat membantu teknisi site

untuk memahami bagaimana bekerja di lokasi kerja pelanggan
 Parts

Management
Manpower
Involvement
Product
Support
Excellent

Integrated
Facility
System
Project ini melibatkan lintas department. Kordinasi dan kerja team yang
solid sangat menentukan suksesnya project ini.

 Product Manager : Project Leader, Project planning, organizing,

and monitoring.
 Sales Eng : Data collection, Unit audit/inspection
 Engineering : Fabrikasi container, atap, meja kerja, rack
 Technical Advisor : Spare parts list dan tool/alat kerja
 Purchasing : Spare parts, Tool and Support Facility Pricing
and ordering system
 Warehouse : Stock and delivery
 Accounting Cabang : Persiapan form2 berkaitan dengan administrasi
 IT dept : System setup (mini inventory, order,etc)
 Safety : Persiapan safety tools & APD
 Purchasing &
Customer Sales Team Consignment Project Team Product Manager Warehouse & Delivery
Engineering

Tender Preparation :
** Technical Advisor Purchasing :
Collect data :
Request for - memeperisapkan spare parts list Order spare parts
- Unit Populasi
Consignment (contract (yang akan distock) dengan cara : and supporting
- Parts Usage last year
Tender) - tagging or hose conversion facility . - Menyiapkan spare
- Tender term and condition
- do unit audit/inspection - data riwayat pemakaian sebelumnya parts yg akan dikirim ke
berdasarkan populasi unit Engineering : site container
** PURCHASING & Pricing Create and submit Fabrikasi - Melakukan pengaturan
- Buying Price / standart proposal complete container, rack penempatan spare parts
cost for parts list as data from team with price, ,meja, atap di container
service negotiation, etc Admin Site : - mengatur pengiriman
- Quote (price and availability) for all Mempersiapkan container beserta spare
investment needed. form/document parts dan supporting
- Prepare an order to principal as part yang diperlukan facilitynya
list Safety :
** IT DEPT mempersiapkan
- Make a mini inventory (Offline) safety tools , APD
included : inventory, Order, Quote

YES
Approved END

NO
0821xxxxxx

0821 xxxxx
 Hose cleaning Marking the Hose,
Crimper Machine
machine Push On Fitting Unit Hose Pressure
(optional) Test Bench
(Optional)
Measuring Table
with Steel tape

Hose cleaning
Hose Cutting machine
(Optional)

Finished Hose
Assemblies

Hose Reel
 Hose Storage Rack: Technician Tool Box: Optional :
Supporting Tools :
Tag Set for hose tag:
Finn Power 120 PS:

Office Tool
Safety tool

Bosch/Makita Threaded
Cutting Machine: Identification Kit :

Fittings Bin Rack & Personal Protective

Bin Box shelving : Equipment:

Stauff Hose Cleaning: Hose Work Bench

1.Sales Achievement : 100%
2.Stock Accuracy : 95%
3.On time Reporting with quality : 100%
4.Customer relation and satisfaction index
Reporting wajib dari site adalah :
1. Register with tag code (new format) click

2. Summary parts click

3. Delivery Order click

4. Daily stock check and daily stock update click click

5. Hose Inspection and backlog report click click

6. Daily activity click

7. Waranty Report click

8. Report Petty Cash click

 Unit Report
Inspection Recommendation
complete with
picture

Join meeting
untuk plan Quotation /
inspeksi proposal

Execution and
Monitoring
Matriks competency

Gap Skill report

1. Prosedur Contract Consignment 11. Job Desc Operation Site
2. Prosedur Pembukaan Site Consignmnet 12. Job Desc Admin Site Leader
3. Prosedur Penutupan Cabang 13. Job Desc Leader
4. WI Syarat Consignment 14. Job Desc Teknisi Hose Site
5. WI Pemotongan Hose 15. Job Desc Teknisi
6. WI Membersihkan Hose 16. Job Desc Ka. Cabang
7. WI Pengepresan Hose 17. Job Desc Supervisor
8. WI Penggunaan Tool Box 18. Job Desc Site Manager
9. WI Pengetesan Akurasi Mesin
10. Job Desc Admin Site
 Mulai

Sales Engineer
Komunikasi dengan
pelanggan dan
mengumpulkan data
sesuai check list

Product Manager
Menyerahkan
Proposal dan
negosiasi dengan
pelanggan

No

Customer
Setuju ?

yes

Accounting Cabang Product Manager

Buat Surat membuat kontrak

Permintaan Spare consignmnet
parts ke Logistic HO

Logistic HO
Prosedur transfer
stock Mengirim spare
parts ke site

A
 A

Teknisi

Melakukan unit
audit/ inspeksi dan
report ke customer

Customer
setuju
No

Yes
Backlog
Customer

Membuat PR/MR

Teknisi
Customer
Assembly 3 hari
hose/repair Membuat PO
Autolube Serta
membuat DO
4 hari

Accounting Cabang

Invoicing

Accounting HO Same Day

Menyerahkan
Invoice ke Tax
officer

1 day
AR Officer

Menyerahkan
Invoice beserta
P-FIN-002
document
Prosedur AR
pendukugnya
kepada customer

Selesai
Your Ideas and inputs are most
welcome
Administration and Filing System
Consignment
 Opening
• Setiap perusahaan selalu mempunyai fungsi
dokumentasi arsip yang mencakup berbagai hal
tentang bisnis perusahaan. Arsip merupakan
pertanggungjawaban kerja yang harus selalu
tertata dan terjaga keberadaannya.
• Oleh karenanya diperlukan aplikasi document
control untuk mengetahui histori / riwayat suatu
document terutama dalam penyusunan standard
operating procedur, inventory, dokumen tender,
dokumen kontrak dan lain-lain.
 Pengertian administrasi :
• Administrasi didefinisikan sebagai penyusunan
dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis baik internal maupun eksternal
dengan maksud menyediakan keterangan
serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
 Prosedur Administrasi Site dan Pengertiannya
Summary
adalah rekapitulasi transaksi penjualan di site selama 1 bulan. Dan part yang
di tulis berdasarkan kontrak dengan customer .Summary ini berfungsi untuk
mengetahui penjualan setiap bulannya, di laporkan setiap satu minggu sekali
by email

back
Register
• Register adalah rekapan part-part yang digunkan
,dan ditulis sesuai dengan merk dan jenis barang
actual yang diterima sesuai dengan Transfer Stock
(TS) (dilaporkan setiap 1 minggu sekali ).

back
Delivery Order
Delivery Order adalah bukti serah terima barang antara teknisi site dengan customer .DO harus
di bubuhi tanda tangan,stampel dan nama jelas oleh customer.DO ini sebagai lampiran untuk
penagihan invoice ke Customer
Dilengkapi dengan MR/PR/WO dari customer
DO 5 rangkap ( 4 rangkap untuk STU,1 rangkap copy untuk customer )

back
Daily Stock
• Daily stock adalah monitoring IN dan OUT part
yang digunakan setiap ada transaksi dan
dilakukan setiap hari oleh teknisi site

back
Waranty

• Warranty adalah laporan pengembalian

produk yang disebabkan kerusakan dini
sebelum melewati masa jaminan.Dan STU
memberikan warranty produk selama
3000jam /6 bulan dan kualitas pembuatan
Selama 1500jam/3 bulan mana yang tercapai
terlebih dahulu .

back
PETTY CASH
• Dana operasional yang dikirimkan dari HO ke
site,dan digunakan untuk segala bentuk
kegiatan operasional yang ada di site.
Dan dilaporkan untuk pertanggung jawaban
oleh teknisi site,setiap satu bulan sekali.

back
Daily Activity
• Daily Activity adalah absensi harian yang ditulis secara manual pada form daily
activity/uraian pekerjaan yang dilakukan selama bertugas di site .

back