WRITING A

SEMI–FORMAL
LETTER
Dr. Lina Bairašauskienė
English teacher (expert)
Senior assessor of the State Examination in English
Lecturer, Mykolas Romeris University
Expert at NŠA, curriculum developer and consultant for local
administration units
Academic traineeship at Ohio State University, Department
of Educational Sciences (2019-2020)
 Types of letters

Assessment criteria
AGENDA
Structure of semi-formal letter

Questions
 Letters are written to

To a person: To a group of people:

Your pen friend; The students’ society;
a newspaper the local sport club
editor

Letters are written for a specific reason:

to give some advice, to get some information, to make a complaint.
According to their style letters can be divided into
following groups:
• Informal letters to people you know well – a close relative,
your best friend, etc. You should use informal or a personal
chatty style.

•Formal letters to someone you don’t know, or to someone

who is in authority - to the officials, to managers of a hotel, a
doctor, etc. You should use a polite formal style.

• Semi-formal letters to people you don’t know well or people

you know, but you want to sound polite and respectful –
teachers of yours, your friend’s parents, etc. You should use
respectful semi-formal style.
What should a semi–formal letter include?

 An appropriate greeting / salutation:

e.g. Dear Sir/ Madam, Dear Mr. Brown, Dear Bob

 An introduction / opening, in which you write an opening

remarks and reasons for writing:
e.g. I am writing to congratulate on …;
I am writing to apologize for…;
A main body, in which you write about the specific topics of the letter in
detail.

A conclusion, in which you write your closing remarks. The Complimentary

close of the letter might be finished with an excuse to stop writing:
e.g. I look forward to hearing…

An appropriate ending and name. Write a closing salutation and the
signature:
e.g. Yours faithfully/sincerely
Best regards + your full name (formal)
 You want to speak about your local region at the youth conference.
Write a semi-formal email to Ms Delly Gate, providing the information requested in the poster.

International Youth Online Conference ‘Regional Differences’

To start planning the programme, the conference organiser needs to know:

- the details of the specific topic you are going to talk about;
- why your presentation would be of interest to our audience (give at least two reasons); and
- what technology, tools, or multimedia you are planning to use in your presentation
Kriterijai Taškai Aptartys
Turinys 4 - Tinkamai realizuotos visos užduotyje nurodytos komunikacinės intencijos.
- Laisvai ir išsamiai perteikiama informacija, pasakojama ar apibūdinama.
- Mintys rišlios (koherentiškos).
3 - Dauguma komunikacinių intencijų realizuotos sėkmingai.
- Informacija dažniausiai perteikiama tiesmukai ir paprastai.
- Mintys gana rišlios.
2 - Dauguma komunikacinių intencijų realizuotos, bet ne visada sėkmingai.
- Informacija perteikiama gana apibendrintai, dažnai nepakanka detalių, todėl ją
galima įvairiai interpretuoti.
- Kai kurios mintys nerišlios.
1 - Komunikacinės intencijos realizuotos tik iš dalies. Pasitaiko esminių nukrypimų nuo
temos.
- Pasitaiko paminėtų, bet neišplėtotų intencijų.
- Mintis gali būti sunku suprasti dėl nepakankamo rišlumo.
0 - Užduoties tikslas nepasiektas.
- Komunikacinės intencijos iš esmės nerealizuotos.
- Minčių raiška netiksli ar nepakankama, mintys nerišlios.
Kriterijai Taška Aptartys
i
Teksto 3 - Turinys išdėstytas nuosekliai ir logiškai.
struktūra.
- Teksto siejimo žodžiais pavieniai elementai veiksmingai jungiami į rišlią minčių
Forma
seką.
- Laiškas tinkamai suskirstytas į pastraipas ir įformintas: parašytas.
2 - Beveik visas turinys išdėstytas nuosekliai ir logiškai.
- Teksto siejimo žodžiais pavieniai elementai jungiami į grandininę seką.
- Kai kur skirstymas į pastraipas netinkamas. Gali pasitaikyti įforminimo trūkumų.
1 - Turinys išdėstytas nenuosekliai.
- Teksto siejimo žodžių vartojama per daug arba per mažai, gali būti klystama
(teksto siejimo žodžiai vartojami netinkamai).
- Skirstymas į pastraipas netinkamas, pasitaiko įforminimo trūkumų.
0 - Turinys išdėstytas nenuosekliai.
- Teksto siejimo žodžiai vartojami mechaniškai, dažnai netinkamai ir (arba) išvis
nevartojami.
- Teksto struktūra ir įforminimas netinkami.
Kriterijai Taškai Aptartys
Leksinių ir 3 - Žodyno mokama užtektinai, kad pavyktų pakankamai tiksliai perteikti informaciją ir savo
gramatinių mintis tiek konkrečiomis, tiek abstrakčiomis (pvz., kultūrinėmis) temomis.
formų bei - Vartojamos tiek paprastos, tiek sudėtingesnės leksinės ir gramatinės struktūros.
struktūrų - Pasitaiko klaidų, ypač vartojant sudėtingesnes struktūras, bet visuomet aišku, kas norėta
įvairovė ir pasakyti.
taisyklingum - Nuosekliai laikomasi užduotį atitinkančio registro.
as, rašyba ir 2 - Žodyno pakanka užduotyje nurodytiems dalykams perteikti bendrais bruožais, tačiau jo
skyryba. kartais trūksta detalėms apibūdinti.
Registras - Vyrauja paprastos leksinės ir gramatinės struktūros, bet pasitaiko ir viena kita sudėtingesnė
struktūra ar retesnis žodis.
- Pasitaiko klaidų vartojant tiek sudėtingesnes, tiek paprastesnes struktūras, bet visuomet aišku,
kas norėta pasakyti.
- Bandoma laikytis užduotį atitinkančio registro.
1 - Žodynas ribotas, jo pakanka tik kai kuriems dalykams perteikti, bet pritrūksta detalėms.
- Vartojamos tik paprastos leksinės ir gramatinės struktūros.
- Daroma daug įvairių klaidų, bet iš esmės mintis suprasti galima.
- Registro nepaisoma.
0 - Žodyną sudaro pavieniai pagrindiniai žodžiai ir frazės, jų nepakanka užduočiai atlikti.
- Vartojamos tik paprastos struktūros ir bendros frazės, jos dažnai kartojasi.
- Daroma daug klaidų, dėl kurių mintys beveik nesuprantamos.
- Registro nepaisoma.
 Number of words
Laiške, jei teksto apimtis mažesnė negu 80 žodžių, t. y.:
79–75 ž. – taškai nenuimami;
74–57 ž. – atimamas 1 taškas (iš bendros taškų
sumos);
56–40 ž. – atimami 2 taškai;

mažiau negu 40 ž. – užduotis vertinama 0.

What is semi–formal register / style?
Semi formal is the fine line between formal and
informal. It signifies that you know the person,
but not on a personal level. It is used
occasionally and the majority of the usage comes
from the corporate environment. Day-to-day
interaction with colleagues is one instance.

The vocabulary used includes many formal

expressions, but also idioms and a lot of positive
language, especially adjectives and adverbs.
Semi-Formal
English
 1. Phrasal verbs & contractions

I'm available on
Could you look She came up with Friday morning.
over this report? a great idea.
Not preferable

look over = came up with = The directors

review and check created, invented, weren't happy.
for errors thought of Not preferable
 2. Some idioms are OK, but avoid
slang and text speak
Semi-formal
Semi-formal: "The (inviting your boss):
This project is on the We're operating in Semi-formal: "Hello,
how are you?" conference was "Would you like to
back burner. the red. great!" join me for lunch?"

on the back burner in the red = no

= not a priority at the money, negative cash
moment flow
Informal (inviting
Informal: "It was your best friend):
Informal: "Wassup?" awesome!" "It was
"Hey, wanna grab a
the bomb!" bite to eat?"
 3. Use polite English
Say "I would like..." Another part of polite English is making criticisms and
instead of "I want..." negative comments in an indirect way:
You're wrong. I am afraid you are mistaken.
When making requests, use
"could you" and "please,"
don't just give commands: This is terrible work. This could be improved.

Say "Could you please call me

later?" and not just "Call me I disagree. I am of a different opinion. /
later." I see it differently.
Structure
Structure
 Address the recipient with a courtesy title (i.e., Mr, Mrs,
Miss, Ms, Dr) followed by the person's last name.
If you are unsure of a woman's title preference, use Ms.
If you do not know the recipient’s gender, you may use
the person's full name and omit the title.
Salutation Dear Ms Jones,
Dear Taylor Jones,
If you do not know the name of the recipient, use
Dear Sir or Madam or
To whom it may concern.
Introduction / opening
Opening
Main bodies
Main body
Ending
Ending
Signing off
In formal and semi-formal
letters, it's best to stick with Formal Semi-formal
traditional sign offs.

Avoid using sign offs, Yours truly Yours

such as Love,
that imply a high degree of
intimacy between you and the Best wishes Best
recipient.
Best regards Best or Regards
Semi-formal letters often use
a truncated version of formal
sign offs. Some formal and
semi-formal variants of sign
offs are listed below: Sincerely yours Sincerely
Coherance
 I kriterijus: TURINYS (CONTENT)
Laiško užduotyje prašoma parašyti pusiau oficialų laišką konferencijos organizatoriams.

Local region suprantamas kaip bet kokia vietovė, pavyzdžiui, Vilnius, Kaunas region, Aukštaitija, Lithuania, the Baltic
States.

Laiške turi būti konkrečiai įvardyta vietovė: miestas, rajonas, šalis ar pan.

Jeigu laiške nėra paminėta konkreti vietovė, turinio vertinimas mažinamas vienu tašku.
Užduotyje prašoma pateikti details – tai reiškia, kad laiške kandidatai turėjo nurodyti, ką jie ketina pristatyti kalbėdami apie savo regioną, pavyzdžiui,
maistą, muziką, gamtą, istoriją, pramogas, švietimą ir pan.
Jeigu laiške nėra paminėtos detalės, turinio vertinimas mažinamas vienu tašku.
Laiške pateiktos dvi priežastys, dėl kurių prezentacija sudomintų auditoriją, gali būti siejamos ne tik su regionu, bet ir su prezentacijos pateikimu,
pavyzdžiui, įdomios skaidrės, pristatymo formatas ar turinys ir pan. Jeigu laiške nėra pateiktos dvi priežastys, turinio vertinimas mažinamas vienu
tašku.

Jeigu priemonės nėra paminėtos, turinio vertinimas mažinamas vienu tašku.

Laiške turi būti paminėtos priemonės, kurias kandidatas ketina naudoti prezentacijai.
 II kriterijus: STRUKTŪRA (ORGANISATION)
Komunikacinės intencijos gali būti pateiktos ne tokia seka, kuri nurodyta užduotyje – už tai nebaudžiama, jeigu
mokinio pasirinkta seka nepažeidžia bendros laiško dėstymo logikos ir tekstas išlieka rišlus ir sklandus.

Pastraipomis laikomos tokios teksto dalys, kurių ribos aiškiai matyti kandidato atsakyme, net jeigu tarp jų ir
nepaliktos tuščios eilutės.

1 taškas atimamas už struktūros vertinimą tais atvejais, kai visas laiškas parašytas viena pastraipa, o tekste išskirti
tik kreipinys ir atsisveikinimas.

0 taškų skiriama tuomet, kai netinkamai išskirtas kreipinys: kreipinys ir laiško pradžia parašyti toje pačioje eilutėje,
pvz., Dear Ms Gate, I am writing to tell you about my presentation….

Laiškas turi turėti visus reikiamus atributus: kreipinį, pabaigos frazę, pvz., I am looking forward to…. / Looking
forward to …. / I look forward to … / I hope to hear from you… ir atsisveikinimo frazę.

1 taškas atimamas tais atvejais, kai žinutėje nepateikta jokia “signing-off” frazė (pvz., Sincerely, Kind regards, Best
wishes, Best regards ir pan.). Tinkama šioje užduotyje laikoma bet kokia “signing-off” frazė.

Vertinimas taip pat mažinamas, jeigu laiško pabaigoje nenurodytas joks asmenvardis.
KALBOS VARTOJIMAS (LANGUAGE USE)

Jeigu kandidatas reikšdamas

savo mintis daugiausia remiasi
užduoties leksika ir atkartoja
gramatines struktūras iš
užduoties, siūloma už kalbos
vartojimą skirti ne daugiau
kaip 1 tašką.
 An introduction / A conclusion with An ending Linking
opening closing remark words/phrases
1. I am writing with 1. I look forward to 1. Yours truly 1. In fact
regard to sth hearing from you 2. Best regards 2. Thus
2. I am writing to 2. I look forward to 3. Regards 3. Eventually
request a receiving your… 4. Sincerely yours 4. Moreover
3. I am writing to ask 3. I look forward to 5. Sincerely 5. Besides
for… meeting you… 6. To my mind
4. I am writing to inform 4. I would appreciate a 7. The reason why
about… reply at your earliest
convenience.
 Read the instructions very carefully.

Address your letter to the right person.

Write your letter in a suitable style.

Use paragraphs to divide the letter into clear sections.

Exam help: Make sure you have included all the content points.
useful tips to include interesting vocabulary to make your letter
Try
lively.

Use linking words to join your letter together.

Count the number of words you have used.

Try to avoid making spelling mistakes.