Created  by: LRD 

SAFE OPERATING PROCEDURE  Updated by: Barry Bowden 
Last Updated: February 2008 
Update  Due: February 2010 
No: TS –WE02  SOP Trim Ref.  ACC2008/23585 

Hot Work Procedures 
AREA:  City Park Lands, Streets, & Council owned Buildings  JOB TASK:  Welding and Allied Processes  – Hot Work safety procedures 
Plant rooms, garbage compactors, & tanks. 
SPECIAL COMMENTS: 
A ‘HOT WORK’ Permit SHALL be issued by a responsible person before any welding, thermal or oxygen cutting (or heating), and other related heat­ 
producing  or  spark­producing  operations  is  carried  out  within  a  confined  space,  a  restricted  space,  or  on  work  sites  where  there  may  be  flammable, 
combustible or explosive materials/ gases. 
SOP Risk Assessment Trim Reference No:  ACC2005/ 18889 
This procedure is to be used in conjunction with any Operating Manuals, Codes of Practice, Australian Standards, SOP’s or training relevant to the task. 
Update by contacting Team Leader, H&S Rep. and in consultation with the Corporate OHS&W Coordinator. 

CRITICAL STEPS IN TASK  IDENTIFIED HAZARDS  HAZARD CONTROLS 

1.  RISK ASSESSMENT of worksite :
· Conduct a task risk assessment at the work site, and fill in the  · Failure to do a Job Safety 
Welding Risk Assessment Form.   Identify and record in writing  Assessment or Risk 
(using a blue or black ink pen) on the Hot Work Permit all  Assessment prior to 
hazards identified within 15 metres of the hot work area  commencing work.
· Unsafe use of equipment Use appropriate PPE 
2.  Personal Protective Equipment  · Fire Note: 
· Explosion  (1) Long hair must be tied back 
Safety equipment/clothing mandatory for performing the tasks  when operating the working with the 
below. Include but no limited to: machinery 
· Foot­ware – steel capped foot­ware (2) Jewellery must be removed when 
· Protective clothing – UV resistant long sleeve and leg  working with the machinery. 
clothing to be worn at all times All equipment shall be used in 
· High visibility clothing to be worn at all times accordance with the relevant 
· Gloves suitable for the purpose Australian Standard and the
TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 1 of  9 
 manufacturer’s instructions 

CRITICAL STEPS IN TASK  IDENTIFIED HAZARDS  HAZARD CONTROLS 

Fire / explosion  DO NOT carry out any hot work in 
3. PRECAUTIONS :
the City Park Lands or any streets 
abutting the Park Lands on a day 
· Ensure personnel have read and understood this SOP before  when there is a FIRE BAN. 
starting any hot work.
However, if it is necessary to carry 
· Check for FIRE BAN information.  out the work on a day where there is 
Before leaving Depot to start work ensure that : a Total Fire Ban, a permit SHALL be 
obtained from the CFS by 
· All personal protective equipment is serviceable & ready for use.  contacting Lee Miller at the State 
Safety clothing must be worn at all times.  Wear long sleeved shirt  CFS Headquarters by telephoning 
and long trousers.  Do not wear loose fitting clothing or jewelry. 8463 4200 
· All equipment, including screens, are serviceable & ready for use. Consult and follow instructions in 
ACC Confined Space Register 
· Make sure emergency phone numbers and 2 way call signs are  (2004). 
accessible. Enter emergency phone numbers into mobile phone.
· If work is to be carried out inside a building, pump house, the 
inside of a tank, or inside a confined vehicle compartment (eg.  Ensure gas testing equipment is 
compactor) check if the situation is registered as a confined space  serviceable and has a charged 
and follow the instructions in the ACC Confined Space Register  battery.  DO NOT use faulty 
(2004). equipment. 

· Ensure a ‘responsible officer’ is at the worksite at all times while  Ensure ‘responsible person’ has 
the work is being carried out.  The responsible officer SHALL be a  experience in operating gas testing 
person who has a satisfactory knowledge of the fire, explosion and  equipment and records all gas levels 
toxicity hazards associated with hot work in hazardous areas and  detected. 
who is adequately trained and experienced in testing procedures, 
precautions and identifying the correct extinguisher type and use 
necessary for the elimination of any risk involved (reference –  Ensure all 2 way radios and mobile 
phones which are taken out to the 
section 1.3.4 of AS 1674.1 – 1997).
work site have a fully charged battery 
· Ensure an experienced fire watcher is available if required.  and have emergency phone numbers 
Must be trained in use of fire extinguisher as a minimum requirement  programmed into the phone.

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 2 of  9 

 CRITICAL STEPS IN TASK  IDENTIFIED HAZARDS  HAZARD CONTROLS 

· Ensure a ‘responsible person’ 
Identify and check (using a gas meter) all potential fire/ explosion  Respiratory problems 
identifies and checks all hazard 
sources within 15 metres of the hot work area : Environmental contamination. 
sources with a well maintained 
Striking of body 
· all gas and sewerage service/ maintenance access points; gas meter.  Record all findings on 
falling from a height
· drains, sumps, vents, valves, pump glands, flanges; the Hot Work Permit.
· pressure vessels and tanks. · Ensure the concentration of any 
· Check the work site for timber surfaces/ materials and any other  flammable gas or flammable 
combustible materials.  Where possible, remove these from the  vapour is less than 5% of it’s 
work area.  If removal is not reasonably practicable, completely  lower explosion limit (LEL).
cover the timber/ combustible materials with a fire proof blanket.  · Report any problems to your 
supervisor  IMMEDIATELY and 
Ventilation:
wait for instructions.
· Check worksite for existing natural cross flow ventilation.  If there is 
no natural cross flow ventilation, check work site for the existence  · Clear all dry grass and vegetation 
of artificial ventilation/ exhaust fan. from the worksite OR wet it 
sufficiently to prevent the hot work 
· If there is no efficient form of ventilation, make arrangements for a  from starting a grass fire or bush 
portable mechanical ventilation system to be installed before work  fire.
starts. · Arrange the fire retardant screens 
· Ensure there is a suitable fire extinguisher located within 10m of  and/or blankets around the work 
the Hot Work area. area, ensuring that the screens & 
· Provide a safe entry and exit from the hot work area. blankets are of ample size to 
prevent sparks, slag and hot 
metal pieces from rolling beneath 
· Only use non­flameproof lighting, switches, plugs and sockets. them or penetrating openings in 
them.
· Extension leads SHALL be heavy duty sheathed flexible, not less 
· If you experience shortness of 
than 30/0.25 mm strands.
breathe, dizziness, or any other ill 
· Dry grass & vegetation : feeling, immediately move to an 
· Clear all dry grass and vegetation within 15 metres of the hot work  open area where there is fresh 
area OR wet it sufficiently to prevent the hot work from starting a  air.
grass fire or bush fire.  · Ensure storm water drains on/or
TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 3 of  9 
 near the worksite are covered/ 
· Arrange for an experienced fire watcher to be on site before work  protected from contaminants 
starts. produced from the hot work 
· Ensure a portable water spray in good working order, is on site,  operation.
and full of water (Country Fires Act 1989 Section 40 part 3) 
· Have a suitable spill kit on site 
incase of an emergency. 

CRITICAL STEPS IN TASK  IDENTIFIED HAZARDS  HAZARD CONTROLS 

4. BEFORE  PERFORMING  HOT  WORK : · General public, co­workers & motor  · Identify ropes within/ close to the 

vehicles. work zone that are supporting a 
· Isolate the worksite using barrier mesh or barricades. · Fire load, scaffolding or guy ropes. 
· Explosion Protect rope from heat and 
· A filled in copy of the HOT WORK PERMIT (and where applicable,  sparks.
Confined Space Entry Permit, or Trenching/ Excavation Permit)  · Natural or synthetic ropes should 
SHALL be put on display at the site before work starts. not be used for supporting 
· DO NOT start any hot work processes if there has been a time  scaffolding where hot work is 
lapse of 2 hours or more since the gas testing was carried out.  being carried out
The gas testing must be carried out again and the new readings  · Ensure barrier mesh/ barriers and 
recorded before the hot­work is permitted to start. appropriate warning signs are 
installed before work starts.
· Make sure gas readings are 
current before starting hot work.
· DO NOT work outside the area 
specified on the HOT WORK 
permit.  If the work area needs to 
be altered the ‘responsible officer’ 
must issue a new hot work permit. 

· The authorised fire watcher 
· General public, co­workers & motor 
5. FIRE WATCHING : SHALL NOT leave the job unless 
vehicles.
relieved by an  authorised person.
· Be alert for any fire outbreak or hazard. · Fire
· Follow the instructions in the Fire Watching s.o.p. TS – GE 19. · Explosion

· The authorised fire watcher SHALL NOT leave the job unless 
relieved by an authorised person.
· Any changes in fire watch personnel SHALL be recorded

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 4 of  9

 immediately on the Hot Work Permit by the ‘responsible officer’. 

CRITICAL STEPS IN TASK  IDENTIFIED HAZARDS  HAZARD CONTROLS 

· Further testing, including 
· General public, co­workers & motor 
6. HOT WORK: continuous monitoring SHALL be 
vehicles.
undertaken during the duration of 
· Hot Work SHALL only be carried out during the time period stated  · Fire the hot work, as required by the 
on the Hot Work Permit. · Explosion ‘responsible officer’.
· A new Hot Work Permit is required if the current hot work ceases 
· If the flammable gas/vapor 
for a period of 2 or more hours or if there is a requirement for the 
concentration exceeds 5% LEL, 
hot work to extend beyond the currency of the existing Hot Work  the hot work SHALL cease and 
Permit. the Hot Work Permit cancelled.
· Be aware of any noticeable changes in wind speed and/or 
direction.
· If the flammable gas/vapor 
· If the hot work is to take more than 1 day, a new Hot Work Permit  concentration exceeds 5% LEL, 
SHALL be issued for each day. (and after the immediate ceasing 
· The site or work area must be secured overnight and at the expiry  of the hot work and the 
of a Hot Work Permit. cancellation of the Hot Work 
Permit), corrective action SHALL 
· Be alert at all times and watch for any sign of a fire or  be taken to reduce the 
smoldering material.  concentration of the flammable 
If a fire starts, stop the hot work immediately and initiate  gas/ vapor.
immediate steps to extinguish the fire. 
· Before any more Hot Work is 
7.  COMPLETION OF WORK : carried out the ‘responsible 
· After the hot work has been completed, inspections SHALL be  officer’ SHALL arrange for gas 
carried out to ensure that there are no smoldering materials. testing and issue a new Hot Work 
Permit.
· The ‘responsible officer’ SHALL decide if it is necessary to 
continue a fire watch after the hot work has been completed and  · Report any problems to your 
the tools/ equipment packed away. supervisor  IMMEDIATELY.

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 5 of  9 

· Remove all pieces of scrap material, welding rod stubs, and 
rubbish from the work site and dispose of in an appropriate 
manner

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 6 of  9

 HOT WORK Permit No 

DATE : 
1.  Site Location 
2.  The hot work to be covered by this permit: 

3.  Location of the hot work 

4.  The equipment to be used 
Eg. Arc Welder, Disc Grinder 

5.  Type of  Fire fighting equipment to be 
available at the work site 

6.  Have the following checks been made:                            n/a means not applicable 
6.1  Have drains, pits and depressions been checked 
6.1.1   Isolated & sealed. 
6.2  Have combustible materials been removed from the immediate 
work area or made safe? 
6.3  Have tanks, valves, vents and pipelines been blanked off or 
efficiently isolated? 
Have leaks from valve and pump glands, flanges and the like been 
controlled? 
Have pressure relief valves been vented to safe areas? 

6.4  Is ventilation adequate? 
6.5  Are spark and /or flash screens in place? 
6.6  Has contaminated ground been covered? 
6.7  Is the fire equipment type determined checked and ready for use? 
6.7.1  Method of contacting fire brigade available? 
6.7.2   Is a fire­watch required? 
6.7.3   If required, has a fire­watch been organised? 
6.8  Is the wind direction satisfactory for hot work to be done? 
6.9  Has the plant being worked on been tagged out of service? 
6.10 Has the hot work site been isolated & segregated with barrier 
mesh? 
6.11  Is it necessary to de­activate smoke detectors or sprinkler 
systems? 
6.12  If YES notify the person in charge of the fire system and record 
name, date & time.

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 7 of  9 

 6.13 Gas Testing: (if required) 
Equipment, make & model 
Serial No. 
Date of last equipment check 
Date of gas test  Time of gas test 
Results of test  % L.E.L. 
Is hot work safe to proceed?  Initials of tester 

7.  The following conditions & precautions were observed : 

8.  This permit is valid from  am / pm  /     /  to  am / pm  /  / 

on  on 
9.  Name of worker/ contractor performing the 
work 
9.1 Works Order or Contract No. 
10.  Name of fire watch (where required) 
Signature of fire watch (where required) 
11.  Permit received  signatur 
by  e 
12.  Person in charge  signatur 
of location  e 
13.  Responsible  signatur 
Officer  e 
Return of Permit 
This permit was returned/ cancelled  signature 
by  NAME 
to  signature 
NAME 
At  am/ pm  /     / 
on 
The worksite has been inspected by me at the expiry/ cancellation of this hot work permit and declared 
safe for normal operations to resume. (To be signed by designated RESPONSIBLE PERSON) 
signature
NAME 

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 8 of  9 

 SUMMARY HOT WORK PROCEDURE 

Before Work 

1.  Ensure you are starting to work on the correct equipment. 
2.  Establish that all of the Permit conditions are being complied with. 
3.  Make certain that any fire protection appliances are serviceable and that you know how to use them. 
4.  Know what you must do if a fire occurs which YOU CAN NOT PROMPTLY EXTINGUISH 
(radio emergency channel). 
5.  Do not create an arc eye hazard for others and USE PROTECTIVE SCREENS if required. 
6.  Do not trail power or welding leads about IN A HAZARDOUS MANNER. 
7.  Is the equipment on which you are about to work safety accessible to you or is a ladder, scaffold or safety 
rope and harness required. 

During Progress of the Work 

1.  Cease work immediately if told to do so or if you have any doubts about safety. 
2.  If chipping concrete, keep area wet to eliminate sparks. 
3.  No piping or other equipment is to be opened in the area while this permit is valid. 
4.  Do not support pipework etc., by rope or other combustible material. 

When Work Finishes 

1.  Ensure oxygen and acetylene cylinders are shut off. 
2.  Switch power off at source. 
3.  Leave the work area safe, and clean up after you. 
4.  Return fire protection equipment at job completion. 
5.  At the completion of the work you are responsible for returning the Permit to the issuing authority, and 
leave the area in a safe condition

TS­WE02  Date Updated:  22 February 2007  Version : 2.0  Page 9 of  9