Draft ICE 9‐Grid Questionnaire (Tool) 

 
Directions 
The following questions will help you select the appropriate placement for employees on the ICE 9‐Box Grid, based on employee performance, potential and readiness for a 
higher level and/or broader position.  The 2 sections below ask specific questions about employee performance and potential.   Answer all questions for each 
employee/candidate in the feeder pool.  Total your responses, and circle the category in which they fall in the table on page 3. This will provide an overall assessment for both 
performance and potential using a scale of Low, Medium, or High .  A “high” rating would be appropriate if the responses are predominantly “yes” or “generally yes” (not 
necessary for ALL responses).  A “low” rating would be warranted if the responses are predominantly “no” or “generally no.”  
 
 
Employee Name:     Person Completing   
  the Questionnaire: 
Date:    
 
Position Employee Currently   
Holds:  
 
 
 
A. Performance:  Using the employee’s last three performance appraisals, answer the following questions:
  Low  Medium   High  
Unsuccessful/Minimally  Fully Successful/  Exceeded Expectations/ 
Satisfactory  Achieved Expectations  Achieved Excellence 
1. What were the employee’s last three performance appraisal ratings?      
2. Has the employee demonstrated performance above and beyond what is expected typically in their   
job (e.g. earning a special act award) in the last 3 years? (Y/N) 
3. Has the employee received any corrective actions on performance in the last three years? (Y/N)   
 
 
B. Potential:  Answer all the following questions regarding employee potential when assessing the level (low, medium, high).  According to the Corporate Leadership 
Council, potential reflects the ability, engagement, and aspiration to rise to and succeed in more senior, critical positions. 
Ability:  A combination of the innate characteristics and learned skills that an employee uses to carry out their day‐
to‐day work.  Innate Characteristics include:  mental/cognitive agility, emotional intelligence.  Learned skills  Low    Medium   High  
(No/Generally No)  (Sometimes/Maybe)  (Generally Yes/Yes) 
include:  technical/functional skills, interpersonal skills. 
1. Has the employee made progress in obtaining the experiences typical for his/her career path?  Have these 
experiences allowed him/her to demonstrate the leadership abilities needed to perform successfully at a 

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 higher level?   
2. Does the employee demonstrate leadership ability—by showing initiative, strategic insight, vision, delivering 
on results, communicating effectively, and taking appropriate risks? 
3. Does the employee demonstrate an ability to comfortably interact with people at a higher level or in different 
areas, or with different demographic backgrounds? 
4. Does the employee demonstrate understanding of a broader, deeper agency perspective than his or her job 
currently requires?   
5. Will the employee’s current skills and competencies be of continuing value to the agency over the next several 
years?   Will the agency benefit from further developing this employee’s skills?  
6. If the employee requires additional skills and competencies to succeed at a higher level, does he/she 
demonstrate the capacity and/or interest to learn what is needed? 
7. Could the employee perform at a higher level, in a different position or take on increased responsibilities 
within the next year?  Within the next three years? (consider the person’s ability only, not whether there is a 
position available to support this growth) 
Ability Total L: M: H:
 
Engagement:  Consists of:  Emotional Commitment—The extent to which employees value, enjoy, and believe in 
their organizations;  Rational Commitment—The extent to which employees believe that staying with their  Low    Medium   High  
organizations is in their self‐interest; Discretionary Effort—Employee willingness to go “above and beyond” the call  (No/Generally No)  (Sometimes/Maybe)  (Generally Yes /Yes) 
of duty; and Intent to Stay—Employee desire to stay with the organization. 
1. Does the employee actively promote the ICE mission when communicating internally to ICE employees or 
externally to potential applicants and/or stakeholders? 
2. Does the employee exert considerable discretionary effort in the performance of his/her duties?  Does he/she 
display flexibility and willingness to meet or exceed the demands of the job? 
3. Has the employee communicated, through words and/or actions, intent to stay and contribute to the mission 
of ICE longer term? (longer term is defined as the next 2‐3 years) 
4. Do the employee’s words and actions convey intent to stay and actively contribute to the mission?   
Engagement Total L:  M:  H: 
 
Aspiration:  The extent to which an employee wants or desires prestige and recognition in the organization,  Low    Medium   High  
advancement and influence, financial rewards, work–life balance, and expresses overall job enjoyment.  (No/Generally No)  (Sometimes/Maybe)  (Generally Yes/Yes) 
1. Does the employee express interest in higher level positions, a different position, or taking on additional 
responsibilities within the next year?  Within the next 3 years? 
2. Does the employee actively seek special assignments and/or other opportunities to broaden his/her impact?
3. Does the employee demonstrate flexibility and motivation for new opportunities, including ones that might be 
different than any that currently exist? 
4. Is the employee open to relocate to accept a career enhancement opportunity?
5. Has the employee sought learning and development opportunities in the last three years?  Does the employee 
respond positively when offered opportunities for learning and development?   
6. Has the employee gone beyond formal training/development programs in demonstrating a commitment to 

2 
 
 continuous learning and/or development?  (This includes steps like keeping current in their field of expertise, 
networking, enhancing business acumen, professional presence, and other steps that demonstrate career 
initiative.) 
7. Does the employee demonstrate resilience when making mistakes and/or experiencing failure?  Does he/she 
display the capacity for learning from successes and failures while adapting well to various situations 
and roles within an organization? 
Aspiration Total L: M: H:
 
 
Comments/Notes:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

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Using the Results 
From the questionnaire above, use the highest total marks in each section to circle the response below that best corresponds to the marks, indicating a designation of Low, 
Medium, High for each category.   
 
Performance  Low  Medium  High 
Potential 
Ability Low Medium High
Aspiration Low Medium High
Engagement Low Medium High
 
Next, use the ICE 9‐Box Grid Tool on page 5 to place the employee in one of the corresponding colored boxes. For example if an employee is generally a high performer and has 
marks in both the “Medium” and “High” areas of potential, then that might correspond to “High” performance and “Medium” potential, placing the employee in Box #2: 
“Emerging HIPO.”  
 
 
 
 

By marking this box, you’ve indicated that at this 
time the employee is a high performer with 
medium potential. Read the description in the box 
to determine if it represents the employee in the 
areas of performance and potential.  

 
4 
 
 
 
 
 
ICE 9‐Grid Assessment – Employee Placement Tool 
(4) High Performer/ Low Potential  (2) High Performer/ Medium Potential  (1) High Performer/ High Potential 
High Achievers‐ Seasoned Professional  Emerging HIPOs   Strong HIPOs‐ Best Performance & Potential
 (outstanding‐exceptional) 

 Outstanding Performer (Achieved   Outstanding Performer (Achieved   Outstanding Performer (Achieved 

Excellence/Exceeded Expectations)  Excellence/Exceeded Expectations)  Excellence/Exceeded Expectations) 
 Subject Matter Expert   Has mastered the majority of aspects of the current   Demonstrates mastery of most, if not all, aspects 
 Potential to perform effectively in different roles of  role   of current role and contributions expand beyond 
High 

similar management scope or larger role within   Potential to move with additional support  current role 

area of expertise   Ready for a broader assignment within current level   Demonstrates technical proficiency, interpersonal 
 Potential may be limited by aspirations or critical  in 12‐24 months  skills, and savvy for larger, more complex role 
competency gaps     Expresses readiness to perform higher level of 
 Seasoned pro who can train others    responsibility 
 May be ready in near future, but within    Ready now for promotion or broader  
Performance                  

similar role  role 
(7) Medium Performer/ Low Potential  (5) Medium Performer/ Medium Potential   (3) Medium Performer/ High Potential 
Core Professional‐ Solid Performers  Consistent Performer‐ Achievers  Emerging HIPOs 
 Fully Successful/Achieved Expectations   Fully Successful/ Achieved Expectations   Fully Successful/ Achieved Expectations 
  
(good‐average) 

Performs as expected in the current role  Performs effectively,  knows the job, can be counted  Capability to move into larger, more complex role 

Medium  


 

Appears capable of performing effectively in  on to deliver successfully and reliably  with additional support 

another role of same management scope.   Potential to assume a broader role within the   Potential  to perform at a higher level in the near 
 Potential to move may be limited to similar role  current level; may move in time with support  future once existing level of performance is 
within area of expertise   Potentially too soon to rate (new hires; recently  enhanced 
 Potential may be limited by aspirations or critical  promoted)   Ready for broader assignment within current 
competency gaps   Ready in future (2 or more years)   level in 12‐24 months 
 May be ready in future, but in similar    
role 
( poor ‐minimally successful) 

(9) Minimal Performer/ Low Potential  (8) Minimal Performer/ Medium Potential  (6) Minimal Performer/ High Potential 

Minimal Contributor‐  Low Performer  Inconsistent/ Marginal Performer  Untapped Potential‐ Working Below Capability 
  Minimally Satisfactory/Unsuccessful   Minimally Satisfactory /Unsuccessful   Minimally Satisfactory /Unsuccessful 
 Performance falls short of expected results of   “Spotty” performance: performing fully or   Adequate performance in current job 
Low  

position and no visible signs for success in other  exceptional in some dimensions, but showing   Demonstrates evidence of potential and 

areas in our line of work  deficiencies in others.  aspiration 
 Potential is  limited by performance   Possesses desire and potential to move in time but   Potential job/performer mismatch 
 Not ready: need to improve or remove (e.g. a  must improve in several key areas   
performance improvement plan)    Questionable Readiness based on  
performance gaps (improve before move)
  Potential  
Aspirations, competencies, and engagement  
Low                                                                             Medium                                                                             High  

5 
 
 

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