PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ALMACENAMIENTO EN INTER LENS

PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ALMACENAMIENTO EN INTER LENS STEC DAVINSON CASTELLANOS PATIÑO KAREN MARILYN RIVAS SAMPER FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM FACULTAD DE INGENIERÍA TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA SANTIAGO DE CALI 2019 PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ALMACENAMIENTO EN INTER LENS STEC DAVINSON CASTELLANOS PATIÑO KAREN MARILYN RIVAS SAMPER Trabajo de grado como requerimiento para optar el título de Tecnólogo en Logística. Asesora MARÍA FERNANDA CALDERÓN MAZUERA Mg. Ingeniera Industrial FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM FACULTAD DE INGENIERÍA TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA SANTIAGO DE CALI 2019 NOTA DE ACEPTACIÓN Trabajo de grado “Estudio de viabilidad para la mejora de la bodega de una empresa de lente optamicos ubicada en la ciudad de Cali” aceptado por la Facultad de Ingeniería de la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium, admitido como requisito para obtener el título de Tecnólogo en Logística. _________________________________ Presidente del Jurado _________________________________ Jurado _________________________________ Jurado Santiago de Cali, junio de 2019. CONTENIDO Pág. 1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORA 13 1.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 13 1.2 ANTECEDENTE DEL PROBLEMA 13 1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 17 1.4 JUSTIFICACIÓN 19 1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES 19 2 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN 21 2.1 OBJETIVO GENERAL 21 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 21 3 MARCO REFERENCIAL 22 3.1 ESTADO DEL ARTE 22 3.2 MARCO HISTÓRICO 27 3.3 MARCO TEÓRICO 29 3.4 MARCO CONTEXTUAL 32 3.5 MARCO CONCEPTUAL 34 3.6 MARCO LEGAL 35 4 DISEÑO METODOLÓGICO 37 4.1 TIPO DE ESTUDIO 37 4.2 MÉTODO 37 4.3 TÉCNICA E INSTRUMENTOS 38 4.4 PLAN DE ACCIÓN 39 5 CRONOGRAMA 60 6 RESULTADOS 61 7 GLOSARIO 62 8 PRESUPUESTO 65 8.1 RECURSOS FINANCIEROS 65 9 CONCLUSIONES 66 10 RECOMENDACIONES 67 REFERENCIAS 68 11 71 ANEXOS LISTA DE IMÁGENES Pág. Imagen 1. Zona actual de almacenamiento .......................................................... 14 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Plano de la zona de almacenamiento .................................................... 15 Figura 2. Diagrama de flujo actual del almacén .................................................... 16 Figura 3 Diagrama de causa- efecto o espina de pescado ................................... 18 Figura 4 Layout actual del almacén ...................................................................... 42 Figura 5. Propuesta de Layout .............................................................................. 44 Figura 6. Formato de inventario para lentes visión sencilla ................................... 45 Figura 7 Formato de inventario para bases visión sencilla .................................... 46 Figura 8. Formato de inventario de bifocales terminados ...................................... 47 Figura 9. Formato inventario bases bifocales ........................................................ 48 Figura 10. Formato inventario progresivo terminado ............................................. 49 Figura 11. Formato de bases progresivas ............................................................. 50 Figura 12. Formato de lentes rechazados y de prueba ......................................... 51 Figura 13 Formato de control de entradas y salidas de mercancía ....................... 52 Figura 14. Figura 15 Manual de Procedimientos para el manejo del almacén ...... 53 Figura 15. Flujo del almacén ................................................................................. 59 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Clasificación inicial .................................................................................. 41 Tabla 2. Clasificación ABC final ............................................................................ 41 Tabla 3. Cronograma de actividades .................................................................... 60 Tabla 4. Presupuesto del proyecto ....................................................................... 65 RESUMEN En este trabajo se darán a conocer los problemas presentados por la compañía Inter Lens en el área de almacenamiento, área que es vital para la compañía, ya que presenta muchos reprocesados con los productos que se manejan en el almacén porque no tiene GAP (buenas particas). Almacenamiento), esto demuestra que no hay un buen diseño para el almacenamiento, ni gestiona un sistema ABC, estudiará sus problemas y estos análisis obtendrán algunos resultados y, según el conocimiento adquirido a lo largo de Carrea, obtendremos algunos resultados. Por medio del diagrama de Ishikawa podemos detectar los problemas que tiene esta organización, se diseñará un diseño correcto, se propondrá un manual al personal capacitado, un sistema de orientación que seguir. Esta propuesta es dar un orden total a esta área fundamental de organización mejorando esta estructura por medio de la matriz de mejora de la calidad, esto nos dará las pautas a seguir cuáles son sus responsabilidades y el personal responsable de cada procedimiento que se realizará. Realizados, darán forma como entradas y salidas de productos, de devoluciones y rechazos de los mismos, también se mostrará el cronograma de las actividades para la implementación de mejoras del almacén. Palabras Claves: Propuesta, mejoramiento, almacenamiento, inventario, Logistica. ABSTRACT In this work will be made known the problems presented by the company Inter Lens in the storage area, this area vital to the company as this presents many reprocessed with the products that are handled in the warehouse because it does not have the GAP (good particas storage), this shows that there is no good design for storage, nor manages an ABC system, will study its problems and this analysis will get some results and based on the knowledge acquired along carrea we arrogara some results. By means of Ishikawa's diagram we can detect the problems that this organization has, a correct layout will be designed, a manual will be proposed to the personnel for trained, a system of orientation which to follow. This proposal is to give a total order to this area fundamenta of organization improving this structure by means of the matrix of improvement of the quality this will give us the guidelines to follow which are their responsibilities and the personnel the responsible one each procedure that will be carried out, will give form as entrance and exits of products, of returns and rejections of the same one, also the chronogram of the activities for the implementation of improvement of the warehouse will be shown. Key Words: Proposal, improvement, storage, inventory, Logistics. INTRODUCCIÓN Distribuidor Óptico Inter Lens es una compañía fundada en 2008 que surge de la necesidad de proporcionar a las ópticas un producto de excelente calidad y a un muy buen precio. En este proyecto se plantea una propuesta de mejora para la empresa Inter Lens en el área de almacenamiento. El análisis se realiza basado en la problemática de la compañía, ya que se generan retrasos en compras, continuo desabastecimiento de algunas referencias, demoras en los despachos a producción, se adquiere producto nacional mucho más costoso, no hay una clara política para el manejo del almacén. Se Iniciará con un reconocimiento del estado del almacén, tomando registros fotográficos de dicha zona. En base a la herramienta de calidad del Diagrama de espina de pescado (diagrama de causa efecto), se plantean los problemas y se expresan las opiniones sobre el tema. Se hará una lluvia de ideas referente a la temática a seguir, lo que dará una visión más clara de las propuestas que se deben generar para mejorar o eliminar dichos problemas. El planteamiento partirá de calcular mediante en Diagrama de Pareto, más conocido como sistema ABC u 80-20, la clasificación de las 6 referencias que se manejan en la empresa. La metodología a seguir será realizar en una hoja de cálculo con dicha información, lo que proporcionará las bases para analizar la distribución física actual y plantear el Layout de la zona de almacenamiento. Luego de analizar los métodos y sistemas de inventario se elegirá el más adecuado, que se ajuste a la rotación de las referencias, que se puede realizar ya sea por el costo del stock o por el volumen de mercancía almacenada, esto conlleva a darle seguimientos a las cantidades para realizar los pedidos de reposición continuos. Por otra parte, se crearán los formatos para llevar los inventarios, los formatos de control 11 de averías, entradas y salidas de mercancía todo con el fin de llevar registros y evitar errores que conlleven a reproceso que repercuten en el inventario. Por último, se diseñará, un instructivo o manual de funciones para el manejo correcto del almacén. Todo eso será con el fin de dar los resultados de los objetivos específicos planteados en esta propuesta de mejora. 12 1 1.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJORA DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A consecuencia de las inadecuadas prácticas de almacenamiento, se propone realizar un diseño o Layout de la bodega, se implementará el sistema ABC, un sistema de inventarios continuos por referencias, actualizar las bases de datos con las entradas, salidas y averías de los lentes, crear un instructivo o manual de funciones, todo esto con el fin de disminuir en 20% el desabastecimiento y los altos costos en los que se incurre por lo anteriormente mencionado. 1.2 ANTECEDENTE DEL PROBLEMA El rechazo constante de pedidos, que se estima en un 20% de pérdidas mensuales, las largas esperas para conocer las existencias del producto, las demoras en producción y como consecuencia la insatisfacción del cliente son el panorama que la compañía tiene a diario. 1.2.1 Zona de almacenamiento en Inter Lens. Al no poseer zonas definidas y acondicionadas para la recepción de mercancía, para el Picking y picking dentro del almacén, las funciones se hacen de manera inadecuada causando desorden y aglomeración de cajas, como se puede observar en la Imagen 1 Zona Actual de almacenamiento. 13 Imagen 1. Zona actual de almacenamiento Fuente: Los autores. 1.2.2 Plano de la zona de almacenamiento. Inter Lens se encuentra ubicada desde hace 11 años en el centro comercial Fortuna, en el gremio óptico es muy reconocido por sus productos y precios bajos. La compañía cuenta con un local comercial en el 3 piso donde está instalado el punto de venta y el laboratorio. En el 4 piso se encuentra el almacén, cuyas dimensiones son 12 m de largo, 6.4 m de ancho y 2.71m de alto. Cuenta con 80 14 estanterías metálicas cuyas dimensiones son 90 cm de largo, 30 cm ancho y 2.5 m de alto. En la figura 1 se puede observar la forma en la que está distribuido el almacén, las áreas de almacenamiento en las estanterías, la zona de recepción se encuentra obstaculizando el pasillo 5, el arrume de cajas, solo hay una conexión entre todos los pasillos con el pasillo 5 ocasionando que el operario realice recorridos más largos. Figura 1. Plano de la zona de almacenamiento Recepción de mercancia PASILLO 1 PASILLO 2 PASILLO 2 PASILLO 6 CUARTO DE FOTOCURADO PASILLO 5 CAJAS EN ARRUME NEGRO PASILLO 3 PASILLO 4 PASILLO PASILLO ESCALERA ENTRADA/SALIDA ESCALERA SUBIDA -----------------------------------------------------6.4 MT----------------------------------------------------------------------- CAJAS EN ARRUME NEGRO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12MT------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Fuente: Los autores. 15 Un diagrama de flujo es una 1.2.3 Diagrama de flujo actual del almacén. representación gráfica de la secuencia de rutinas de un proceso en cuestión, todas las unidades involucradas en la ejecución de un proceso administrativo. En la figura 2 se representa el diagrama de flujo actual del almacén, allí se puede observar que la actividad se desarrolla bien, hasta que el operario, al momento de surtir no halla espacio para la mercancía que recibió, acomoda en cajas y procede arrumarlas, es aquí donde está el error de procedimiento. Figura 2. Diagrama de flujo actual del almacén PROCESO ACTUAL EN EL ALMACEN NOTIFICAR A LA ADMINISTRACIÓN NO INSPECCION Y CONTEO DE LA MERCANCÍA RECIBE SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE MERCANCIA CONTENIDO DEL PEDIDO? EXISTENCIA DE LA REFERENCIA SI SI GUARDAR LA MERCANCIA EN CAJAS Y ARRUMAR NO INGRESAR AL SISTEMA LA FACTURA ALISTAMIENTO Y TRASLADO EN EL SISTEMA DEL PEDIDO SEPARAR SEGUN LA REFERENCIA DESPACHO AL PUNTO DE VENTA ESPACIO SUFICIENTE? ENTREGA DE LA MERCANCIA AL PUNTO DE SI SURTIR EN LAS ESTANTERIAS Fuente: Los autores. 16 NO RECHAZO DEL PUNTUAL DEL PEDIDO 1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo realizar una propuesta de mejoramiento para el almacenamiento en Inter Lens y que contribuya a un eficiente almacenaje? 1.3.1 Diagrama causa-efecto o espina de pescado. Indica que este diagrama permite identificar y clasificar ideas e información sobre las causas de los problemas, en cuatro categorías como: materiales, mano de obra, maquinaria, método, medidas. En este diagrama se aborda el problema principal que es el manejo inadecuado del almacén, luego se tomaron cuatro categorías como los son mano de obra, materia prima, medida y método, en las que se clasificaron las posibles causas de los problemas y se realizan las subdivisiones, expresado en la figura 3. 17 Figura 3 Diagrama de causa- efecto o espina de pescado MANO DE OBRA MÉTODO Espacios subutilizados Mal utilizadas las estanterias Alistamiento de pedidos Riesgo de Accidente Falta de capacitacion al operaio Sobre Stock Poca supervision al proceso No estandarización del proceso Ubicación de la mercancia Mercancia arrumada Recorridos MANEJO INADECUADO DEL ALMACEN Desorden Control de Invetario Rotación de los inventarios Niveles altos de inventario Costos de mantenimineto de inventario Obsolecencia de marcancia Mal Ubicación Mal proyectados los pedidos Control sobre entradas y salida de mercancia Desorden Inventario de mercancia imperfecta Coincidencia entre el inventerio fisico y el del sistema MEDIDA MATERIA PRIMA Fuente: Los autores. 18 1.4 JUSTIFICACIÓN Debido a las falencias en el área de almacenamiento se generan problemas en otras áreas de la compañía, como lo es en servicio al cliente, ya que se reciben quejas a diario por no tener la mercancía en el tiempo oportuno, a el área de producción pues llegan tarde las ordenes y toca parar las que ya están programadas, por darle prioridad a lo que está atrasado por falta de material. El desorden en el almacén hace que el proceso sea dispendioso y poco productivo. Este proyecto se enfocará en realizar una propuesta para mejorar las falencias detectadas, ayudará a reestructurar un área tan fundamental para la compañía como lo es el de almacenamiento. Esto puede garantizar una mejora física en las instalaciones, que los procesos sean eficaces y se podrá reducir los sobrecostos, rechazo de pedidos y permitirá prestar un mejor servicio. 1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES La propuesta mencionada se realizará en el área de almacenamiento (almacén) del Distribuidor Óptico Inter Lens, el cual está ubicado en el Centro Comercial Fortuna en el local 3-14 con dirección Calle 14 #5-38 en el centro de Cali, siendo esta la única sede. El principal impacto lo asume el cliente cuando va a comprar los lentes y no hay disponibilidad de la formula en la referencia que ellos requieren, también los trabajos a elaborar pierden tiempo para pasar a producción o a bisel por las no existencias o por la inadecuada organización del almacén. En segunda instancia la compañía se ve afectada internamente por los procedimientos inadecuados y esto incurre en pérdida de tiempo, dinero, credibilidad y la más grave, la pérdida de clientes. 19 El alcance de esta propuesta de mejora se basa en poder brindarle a la compañía una posible solución a la problemática que tiene actualmente, a través de métodos y herramientas útiles para el desarrollo de las actividades del área en cuestión. La falta de personal capacitado para las labores del almacenamiento es la limitación más preponderante, teniendo en cuenta que no hay un manual de procedimientos e instructivos establecidos para la organización del almacén. Por otra parte, el software esta desactualizado y presenta fallas en la estructuración de las diferentes referencias, por tal motivo carece de información exacta. 20 2 2.1 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL Elaborar una propuesta de mejora para el almacenamiento en la empresa Inter Lens que permita para mejorar las condiciones de funcionamiento. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los procesos de alistamiento de pedidos y control de inventarios de la bodega en la empresa Inter Lens. Analizar la información obtenida en la investigación determinando las causas y consecuencias de las dificultades en el funcionamiento actual de la bodega de la empresa Inter Lens. Definir una propuesta de mejora para el almacenamiento en el diseño y organización de la bodega de producto terminado, logrando el óptimo funcionamiento en la empresa Inter Lens. 21 3 3.1 MARCO REFERENCIAL ESTADO DEL ARTE El planteamiento da un enfoque logístico de cómo se debe diseñar una zona de almacenamiento, un sistema de inventario que sea adecuado y el ABC que se ajuste a empresas o microempresas en el sector óptico. 3.1.1 Propuesta de mejoramiento en procesos y logística interna en la Compañía Centro visual de occidente – Laboratorio óptico. Objetivos: El objeto de este estudio, es la identificación de los puntos críticos dentro de los Procesos de producción de un par de lentes (caso de estudio: Laboratorio Óptico Centro Visual de Occidente), por medio del uso de herramientas para el control y medición de Estándares de ingeniería y la productividad. Para esto se hace énfasis en los métodos, Estándares y diseño del trabajo. Este trabajo busca, por medio de un diagnóstico en la administración de la cadena de Suministró interna, dar un giro que ayude a mantener un control sobre los procesos, Comprendidos durante el desarrollo del producto terminado. Especialmente se concentra En la planeación de la demanda, planeación del suministro y cumplimiento de la demanda Muestras: El siguiente trabajo pretende analizar las problemáticas de una compañía del sector óptico, desde el punto de vista de la Administración de la Cadena de Suministro Interna, específicamente enfocada hacia la satisfacción de la demanda, haciendo énfasis en la capacidad interna de producción. Para esto se tomó como caso de estudio el Centro Visual de Occidente – Laboratorio Óptico. Se realizó un análisis de la producción mediante la herramienta de métodos estándares de ingeniería los cuales permitieron realizar un diagnóstico que permitiera responder la pregunta por qué la compañía no logra cumplir con la 22 demanda de lentes ópticos, siendo el punto de partida para el presente trabajo. Así mismo, permitió plantear soluciones en los procesos, reducción de tiempos y recorridos en la operación. Cada alternativa se evaluó desde el punto de vista de impacto económico en la compañía. Tema: logística interna; Vayámonos al principio básico que define logística como “el conjunto de actividades dentro de la cadena de valor que gestiona el flujo de materiales, información y capitales a través de esta”. Pues bien, la logística interna tiene idénticos objetivos, únicamente que “intramuros”. Son, por tanto, algunas de las obligaciones de la logística interna: Asegurar que el acopio de materiales para producción es el correcto, tanto en cantidades como en calidades. Hay que asegurar que los procesos de compra siguen los procedimientos establecidos y en los plazos necesarios. Ayudar a los proveedores a que sirvan materiales según las especificaciones. Exportar las buenas prácticas internas a los proveedores TierI (extendiendo el término más allá de la industria automovilística). Mantener una transparencia absoluta en los procesos críticos de suministro interno. Planificar los transportes internos y la recepción de los materiales según el calendario. Implantar procedimientos fiables de flujo tenso. Controlar el stock (si hay) y la idoneidad del inventario. Realizar conteos del inventario, tanto cíclicos como planificados. Garantizar la seguridad interna de las instalaciones. Velar por la integridad de la mercancía. 23 Diseñar el almacén. Determinar la dimensión del equipo de manutención. Factores: Realizar un diagnóstico de la situación actual de los procesos en el Laboratorio Óptico Centro Visual de Occidente, con el cual se identifiquen las principales problemáticas en los procesos de la empresa, como punto de partida y proponer soluciones para el mejoramiento de estos. Resultados: El cálculo del EOQ, es esencial para establecer la situación real de la compañía ya que se determina el volumen de producción necesario para mantener el equilibrio financiero además sean discriminado los costos fijos y los costos variables. Conclusiones: Mediante el análisis del balanceo de línea se logró identificar que el incumplimiento de la demanda de pares de lentes deriva de una falencia en la capacidad productiva. Se evidenció que, por cada operario, este tiene a cargo 2,25 máquinas. Es decir que el operario debe estar pendiente de alrededor 3 máquinas dentro del proceso de fabricación de lentes. Es oportuno realizar la contratación de un nuevo operario calificado. Esto permite aumentar la producción de 3,6 pares de lentes por hora a 8.6 pares de lentes por hora, con una utilización de capacidad de un 84%. (Actual 46%). 3.1.2 Diseño metodológico para el mejoramiento del sistema de inventarios en la empresa optcion logística integral. Objetivos: La empresa Opción Logística Integral S.A. "Olinsa S.A tiene sus inicios en el manejo de una operación de compra de banano, encargándose así mismo de la administración, mantenimiento y reparación de una flota de 18.000 contenedores refrigerados anualmente para las comercializadoras internacionales sin domicilio en Colombia. Así como de la supervisión de las Operaciones logísticas del almacenamiento temporal, cargue y seguridad de la fruta en las regiones de Urabá y Magdalena. 24 Dada la experiencia en manejo de flota y operación de mantenimiento y reparación de esta, durante el 2007 se inicia una alianza estratégica con la Sociedad Portuaria Regional Barranquilla, mediante la cual, se desarrolla un proyecto de taller de contenedores in house, así como servicios logísticos relacionados con la inspección y tracking de contenedores. Muestra: Hay numerosas razones donde el inventario tiene un lugar importante en la cadena de suministros; aun así, en años reciente, el mantenimiento de inventarios ha sido cuestionado como innecesario y antieconómico. Los motivos para que una organización mantenga inventarios están relacionados con las respuestas inmediatas que se deben dar a las solicitudes de los clientes. Tema: Los sistemas de control de inventario deben ser amplios y diversificados en un control contable, control físico y del nivel de la inversión en los inventarios, siendo este último el que tendrá que ver con el aspecto financiero de los inventarios que se reflejará en uno de los conceptos más importantes que forman parte del capital de trabajo. Resultados: Los resultados obtenidos permitieron formular estrategias diferenciadas que sirven de base para una gestión de abastecimiento más eficiente y orientado a los clientes. Conclusiones: Con el uso de técnicas de recolección de información, tales como observación directa, recolección de información y aplicación de métodos estadísticos, a fin de determinar las condiciones actuales y problemáticas existentes en la compañía Opción Logística Integral S.A., dieron a conocer que la posición a escala general de esta organización se caracteriza por la falta de precisión en la aplicación de políticas de inventario y consecuentemente la falta de un control de gestión efectivo. 25 Con la ayuda del análisis de las variables del modelo estructurado y tomando en cuenta los factores inmersos en medio del ciclo logístico, se pudieron determinar los focos problemas en medio de la organización. A través de la matriz de costo de adquisición/índice de rotación para la clasificación de los productos, se determinó los grupos en los cuales se encuentran ubicados los productos de la línea Thermoking: • Alto riesgo: Costo de adquisición alto y baja rotación. • Poco riesgo: Costo de adquisición bajo y baja rotación. • Estratégicos: Costo de adquisición alto y alta rotación. • Preferenciales: Costo de adquisición bajo y alta rotación. Se implementó una política de control del inventario, donde se miden las unidades disponibles en un lugar específico y se les da seguimiento, adicionalmente se parame trizaron las variables para realizar un estudio agresivo y apegado al comportamiento de la demanda con un grado de incertidumbre, por lo fluctuante del escenario económico que rodea la actividad comercial de la empresa, los parámetros para lento movimiento y sobre stock serían los siguientes: Lento movimiento: ítems sin consumos en un 30% de su existencia en el inventario, por un periodo de 90 días. 26 3.2 MARCO HISTÓRICO 3.2.1 Historia de los lentes oftálmicos. En la antigüedad es poco lo que se sabe de los comienzos de la óptica. Indica que de igual forma es normal que con la edad halla un deterioro progresivo de la visión. Cicerón quien era un gran orador Romano se quejaba de que los esclavos tuvieran que leerle los textos. El emperador Nerón para poder ver las batallas entre gladiadores tenía que hacerlo a través de una esmeralda. El filósofo Ptolomeo (150 A.C) estaba familiarizado con las primeras leyes de la refracción de la luz. Luego de 1000 años fue el matemático y astrónomo árabe Allhecén quien descubrió el fundamento de una buena visión con la ley de la refracción. Los monjes italianos fueron en el siglo XIII quienes fabricaron los primeros lentes de berilio que funcionaban como lupas semielaboradas esterilizados. Roger Bacon un fraile franciscano de Oxford en 1267 probo que la letra pequeña se podía aumentar con lentes esmerilados de una forma determinada. En Venecia había fábricas que producían de vidrio dúctil de Murano. Las gafas tenían un lente esmerilado convexo (solo aumentaba la imagen), solo había un modelo de gafas que podía ser de hierro, concha o madera y eran remachadas. Aproximadamente 200 años después se producen las gafas con monturas de una sola unidad, eran un poco pesadas y se resbalaban continuamente a veces por el peso. En el siglo XVIII aparecen unas monturas muy cómodas llamadas Nuremberg que fueron muy populares. A finales de este siglo en Alemania e Inglaterra la aristocracia de elite utilizaba monóculos. Los franceses preferían los pince-nez que se podían guardar fácilmente y en España lo llamaban quevedos, básicamente eran gafas con dos lentes sin patillas, que se colocaban en la nariz y se aguantaban con la musculatura de alrededor del ojo. 27 Las gafas en el siglo XX adoptaron apariencia y diseño anatómico. En la actualidad las gafas son la ayuda más importante para la visión a nivel mundial. Hoy en día los materiales y modelos son casi ilimitados, siendo un accesorio muy popular. 3.2.2 Base oftálmica. Ministerio de Salud y Protección Social. (2007). Decreto 1030 “Por el cual se expide el Reglamento Técnico sobre los requisitos que deben cumplir los dispositivos médicos sobre medida para la salud visual y ocular y los establecimientos en los que se elaboren y comercialicen dichos insumos y se dictan otras disposiciones" Es un bloque de material mineral u orgánico que puede ser en vidrio, plástico, policarbonatos o resinas orgánicas de altos índices, que son utilizados para elaborar lentes oftálmicos, los cuales son considerados dispositivos médicos para la salud visual y ocular. 3.2.2 Oftálmicos. Es toda pieza por lo general transparente, conformada por dos superficies una cóncava y otra convexa, aunque se da el caso de los de diseño bicóncavos. Son utilizados para la corrección de los defectos y terapias refractivos. 3.2.3 Fabricación de los lentes. Para la elaboración de los lentes oftálmicos en materiales orgánicos se realizan los siguientes pasos: Se calculan los parámetros con un soporte informático. Se define el molde en vidrio adecuado según el diseño. Se prepara la mezcla con el monómero y catalizador a bajas temperaturas. Luego se llena el molde con el polímero a baja presión y a temperatura ambiente, por un orificio de la junta o anilla plástica, la que también sirve para evacuar el aire del interior del molde, se agita para evitar que queden burbujas de aire. A baño maría a 40°C durante 12 horas, luego se eleva la temperatura a 97°C durante 1 hora, este proceso es llamado polimerización. 28 El siguiente paso consiste en extraer el lente del molde o desmoldado. Se eliminan las tensiones del lente y se realiza el control de calidad final para medir que los parámetros sean los correctos. 3.3 MARCO TEÓRICO 3.3.1 Historia de la logística. “Se dice que el origen de la logística se encuentra desde el ámbito militar, donde la organización tenía que, a tender el movimiento y el mantenimiento de las tropas en tiempos de guerra, la eficiencia para almacenar y transportar lo elementos vitales para sus tropas de lo contrario se podría sufrir escasez de medios para enfrentarla dureza del combate. Desde su experiencia en el ámbito militar, la logística empresarial se encargó de realizar estudios para hacer este aplicativo para la empresa como los bienes y servicios en el lugar apropiado, en el lugar preciso y con bajos costos para tener la mayor rentabilidad posible” (Perez, 2009, p. 25). Definición de logística de los negocios. Es un campo relativamente nuevo de estudio integrado de la gerencia. Las empresas se han ocupado continuamente de las actividades de movimiento y almacenamiento (transporte-inventario). Todo radica en el concepto de dirección coordinada de las actividades relacionadas, en vez de la practica histórica de manejarlas de manera separada, además del concepto de que la logística añade valor a los productos esenciales para la satisfacción del cliente y para las ventas (Ballou,2004, p. 48). 29 3.3.2 Sistema ABC. El economista italiano llamado Wilfredo Pareto (1848- 1923), en una investigación noto que la distribución de la riqueza y la renta en la sociedad no eran equitativas y se dedujo que el 80% de la riqueza de la sociedad lo poseían del 20% de la población, mientras que el 20% se lo repartían entre el 80% de la población, esto era aplicado a diversos aspectos y fue bautizado como la Ley de Pareto o Regla del 80-20 (Urzelai, 2006, p. 56). Clasificación ABC. Es conocido también como Sistema de Pareto, que se basa en el principio de la ley 20/80: “el 20% de los productos generan el 80% de las ventas”. Por ello se deben clasificar para darle un tratamiento diferente a cada uno. Este método nos permite conocer los productos que generan una mayor actividad, para ello se realiza un análisis del stock total en el que están inmersos las existencias medias, la frecuencia con que sale la mercancía, el número de pedidos o el volumen de ventas (Escudero, 2011, p. 60). La Clase A. “Está formada por el 20% de los artículos almacenados, pero su actividad es grande y representa el 80% de las salidas. Estos artículos se almacenan en la zona de alta rotación” (Escudero, 2011, p.68). La Clase B. “la forman el 30% de los artículos en stock, pero en generan el 15% de la actividad que realiza el almacén. Este grupo de stock se almacena en la zona de media rotación” (Escudero, 2011, p.68). La Clase C. “La componen el 50% de los productos, pero la actividad que mueve es muy pequeña, el 5% sobre el total. Estos artículos se almacenan en la zona de baja rotación (Escudero, 2011, p.68). 30 3.3.3 Almacén. Es definido como el lugar donde se guardan o depositan mercancías y materiales, son centros reguladores de flujo de existencias que están estructurados y planificados (Escudero, 2014, p. 14). Funciones del Almacenaje. Son los de recepción, custodia, conservación, control y expedición de mercancias y productos (Escudero, 2014, p. 14). 3.3.4 Recepción de Mercancías. Es básicamente dar entrada a los artículos enviados por los proveedores, allí se revisa si coincide lo que llegó contra la orden o nota de entrega de mercancía (Escudero, 2014, p. 12). 3.3.5 Almacenamiento. Consiste ubicar la mercancía en la zona más adecuada, tal que sea fácil de localizarla, para ello se utilizan medios de transporte interno como bandas o cintas transportadoras, carretillas, elevadores y medios fijos como lo son las estanterías, instalaciones, depósitos, soportes, entre otros (Escudero, 2014, p. 13). 3.3.6 Conservación y mantenimiento. Consiste en conservar la mercancía o productos almacenados en perfecto estado (Escudero, 2011, p. 15). 3.3.7 Gestión y control de existencias. Es determinar la cantidad que hay que almacenar de cada producto, la periodicidad con la que hay que pedir, la cantidad, para generar el menor costo de almacenamiento (Escudero, 2014, p. 18). 3.3.8 Expedición de mercancía. Consiste en seleccionar la mercancía, el embalaje y el medio de transporte. En el caso de los almacenes de distribución comercial se realizan adicionalmente operaciones como consolidación, división de envíos y combinación de cargas (Escudero, 2014). 31 3.3.9 Layout. Es el diseño mediante el cual se especifica el orden de los procesos, maquinas, equipos, áreas de trabajo y que condiciona el recorrido del personal dentro de las instalaciones (Editorial Vértice, 2008). 3.4 MARCO CONTEXTUAL 3.4.1 Perfil empresarial. La propuesta de mejoramiento se plantea para el Distribuidor Óptico Inter Lens ubicado en la Carrera 5 No 13-68 en el Centro Comercial Fortuna bodega 3-14 en la ciudad de Santiago de Cali. La actividad comercial de la empresa es la distribución y comercialización de Lentes oftálmicos, lentes de contacto y soluciones ópticas. La Misión de la compañía es la comercialización de lentes oftálmicos, lentes de contacto y soluciones ópticas de alta calidad, satisfaciendo las necesidades y procurando la mejora continua para sobrepasar las expectativas de nuestros clientes, respetando y aplicando las Normas de Calidad mediante los recursos tecnológicos y humanos, siempre comprometidos con excelente servicio y asesoría en el sector óptico colombiano. La Visión es para el 2022 ser uno de los principales distribuidores ópticos a nivel nacional, teniendo el reconocimiento de nuestros clientes como su aliado estratégico de primera necesidad. Los principios son estar siempre a la vanguardia del mercado óptico ofreciendo calidad tanto en nuestros productos y servicios, aplicando las normatividades vigentes conforme los parámetros establecidos tanto en la ética y la cultura de nuestra sociedad. Tales como: Respeto, Honestidad y Justicia. Valores. Aplicamos valores empresariales que dan respuesta a las exigencias de la dignidad humana que conllevan a la excelencia, entre los cuales tenemos: profesionalismo, sencillez, generosidad, perseverancia, entusiasmo, alegría y buen humor. 32 La compañía ofrece un excelente portafolio de productos y servicios ópticos, para satisfacer las necesidades del gremio de óptica a nivel nacional. Contamos con lentes elaborados con los más altos índices de calidad, rigiéndonos por las normas nacionales e internacionales de elaboración, distribución y montaje de los mismos. 3.4.2 Escenario. Dadas a las inadecuadas prácticas de almacenamiento se generan muchos errores que conllevan a desorden, pérdida de tiempo, desperdicio de recursos, producto agotado, información poco confiable respecto a los inventarios, lo que causa, que bajen las ventas, caos en la compañía y una mala imagen ante nuestros proveedores y clientes. El problema se originó cuando la empresa hace su proyección de ventas nacionales basados en un pronóstico intuitivo ya que no realizaron estudios de mercado y comienza a realizar importaciones muy grandes, lo que causó un sobre stock de lentes y no habiendo espacio en las estanterías, conllevó a que colapsara la bodega y conllevo a tener que arrumar las cajas sin estibar y sin clasificar por referencia. El carecer un instructivo claro que indique las funciones del almacenista da como resultado un inadecuado manejo de las entradas y salidas de mercancía, lo que hace que la base de datos del sistema Saint Interprise no sea confiable y cada vez que se requiera realizar una orden de pedido sea un proceso dispendioso y demorado, lo que traduce a un desabastecimiento de las referencias que más tienen rotación y estar llenos de lo que rota más lento. Esto indica que no se han tenido en cuenta las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), sistemas de clasificación de la mercancía (ABC), sistemas de inventario y la adecuada organización de la bodega (Layout). 33 3.5 MARCO CONCEPTUAL 3.5.1 Generalidades. El marco conceptual es la representación general de toda la información que se manejara en el proceso de la investigación (Definicion ABC, 2007, p. 24). Se refiere entonces quien lea este marco conceptual puede darse una idea del problema o situación planteado en la investigación y comprenderlo sin dificultad. 3.5.2 Propuesta. Uno de los usos más comunes que se le da a esta palabra es la proposición, invitación, que un individuo le hace a otro con la intención de hacer una actividad, fin u objetivo en común (Definición ABC, 2007, p. 1). 3.5.3 Mejora. Es una acción o situación que resulta ser favorable para el progreso o para el perfeccionamiento de las cosas, las personas ya sea en su constitución, en su estado o desarrollo (The free dictionary, 2017, p. 1). 3.5.4 Propuesta de mejora. Se refiere a que esta es la parte más importante del trabajo de un investigador. Es el acto de registrar sus ideas en papel, para aclarar sus intereses referentes a la investigación y poder tener la seguridad de que está diciendo lo que quiere decir. Para que sea más fácil llevar a cabo la investigación deberá invertir en su propuesta más trabajo y reflexión. 3.5.5 Almacén. Define como el edificio o lugar donde se guardan o depositan las mercancías o materiales, que en algunos casos venden artículos al por mayor. Los almacenes son centros de regulación del flujo de existencias que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenaje como: recepción, custodia, conservación, control y expedición de mercancías y productos. 34 3.5.6 Recepción de mercancía. Consiste en dar entrada a los artículos enviados por los proveedores. En este proceso se comprueba que la calidad y cantidad de la mercancía que se está recibiendo coincida con la factura o lista de empaque (Escudero 2014, p. 13). 3.5.7 Almacenamiento. Es ubicar la mercancía en la zona más adecuada del almacén, esto es para ubicarla y acceder de forma fácil a ella (Escudero, 2011, p. 12). 3.5.8 Almacén de producto terminado. Como lo indica su nombre son los que almacenan los productos terminados, su función principal es hacer de regulador para varias empresas. Estos son los más abundantes y las de mayor coste económico, pues su objetivo es conseguir que los productos almacenados tengan el mayor índice de rotación que se pueda (Escudero, 2011, p. 15). 3.5.9 Dispositivo médico para la salud visual y ocular terminada. Más conocido como lentes terminados, es el que se encuentra en su empaque definitivo apto para ser dispensado o biselado. 3.5.10 Dispositivo médico sobre medida para la salud visual y ocular para uso humano. Es más conocido como base o semi terminados. Es todo dispositivo o insumo fabricado específicamente, siguiendo la prescripción escrita por el optómetra u oftalmólogo. 3.6 MARCO LEGAL El decreto 1030 de 30 de marzo de 2007 expedido por el Gobierno Nacional, a través de Ministerio de Protección Social fue discutido e implementado principalmente para regular las ventas callejeras de los insumos ópticos. 35 La Federación Colombiana de Optometría asegura que la venta de los dispositivos médicos solo debe ser realizada por las ópticas que cuenten con el certificado de dispensación por parte de la secretaria de salud, dichos establecimientos deben contar con un profesional de la salud quien es el que garantizara la calidad de los productos. Para los establecimientos que comercialicen insumos ópticos se deberán presentar ante el Invima. Los laboratorios deben tener áreas que garanticen que el producto al ser manipulado no tendrá riesgos para el paciente. Quienes no se acojan a esta norma hay contempladas sanciones que van desde una amonestación hasta la cancelación del certificado de capacidad de dispensación (EL TIEMPO, 2007, p. 1). 3.6.1 Decreto 1030 del 30 de marzo de 2007. Por el cual se expide el Reglamento Técnico sobre los requisitos que deben cumplir los dispositivos médicos sobre medida para la salud visual y ocular y los establecimientos en los que se elaboren y comercialicen dichos insumos y se dictan otras disposiciones (MINSALUD, 2007, p. 1). 36 4 4.1 DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO Los tipos de investigación que existen para el desarrollo de proyectos o tesis son los exploratorios, descriptivos, correlaciónales y explicativos. Lo que incidió en la escogencia del tipo de investigación es básicamente factores como el conocimiento del tema que se ha planteado sobre la propuesta de mejora para el almacenamiento en el Distribuidor Óptico Inter Lens y el enfoque del proyecto; por lo tanto, el elegido para desarrollar es el tipo de investigación explicativo, ya que está dirigido a responder la causas de los sucesos y fenómenos físicos, además que es considerado como uno de los más completos. (Hernández, Fernández, Baptista, 2014, p. 1). En la realizacion de este proyecto es fundamental el tipo de estudio, gracias a el podemos obtener, clasificar y organizar la informacion para tener ideas claras y concisas sobre lo que se va a porponer para mejorar el proceso en el cual se esta fallando. Asi como tambien establecer conclusiones y explicaciones sobre el tema a tratar. 4.2 MÉTODO El método científico es una propuesta aceptable para responder a la pregunta de ¿cómo se investiga?, como consecuencia arroja consideraciones lógicas y teóricas. Existen varios tipos de métodos de investigación científica, los más usuales son: método Inductivo, deductivo, sintético y analítico (Rodriguez, 2005, p. 12). Para la elaboración del proyecto, el método que más se ajusta es el inductivo, ya que en este método los pasos a seguir son como primera medida la observación: se cuenta con acceso a las instalaciones, a la información tanto histórica como 37 actual, se puede observar y concluir en el sitio las causas, consecuencias y efectos. Es allí donde parte la percepción de los problemas y dificultades de la empresa en el área de almacenamiento y se idean los procedimientos que darán una posible solución. En la segunda fase que es la experimentación, se toma el estado actual de la empresa y sobre él se diseñan mejoras, en este proyecto se bosqueja como debería quedar la bodega para optimizar las labores. Se establecen las semejanzas sobre lo que se hace y lo que se debería hacer, para aterrizar en la realidad. El siguiente paso que es la abstracción tomamos todas aquellas características que son comunes entre todos los problemas y lo generalizamos. 4.3 TÉCNICA E INSTRUMENTOS Las técnicas e instrumentos en una investigación son de suma importancia, es indispensable identificar qué tipo de información se necesita y las fuentes de donde se debe extraer. Las técnicas son los medios empleados para la recolección de información como la observación, cuestionarios, entrevistas y encuestas. La forma en la que se realiza puede ser documentales, de campo y las experimentales. Para la investigación las técnicas que se emplearán serán las de observación y cuestionarios internos y la forma en que se realizará es de campo, en general de tipo cualitativo y en algunos casos cuantitativos. Dichas técnicas se apoyan de instrumentos o elementos para registrar o guardar información que se observan durante el proceso (Eumed.net, 2012). Los que utilizarán serán registros de información electrónica de las observaciones y hechos, registros fotográficos, hojas de cálculo en Excel y el software o Sistema Saint que se utiliza en la compañía para obtener información necesaria para el desarrollo del proyecto. 38 4.4 PLAN DE ACCIÓN 4.4.1 Propuesta de control de inventario. En esta propuesta se busca determinar procedimientos adecuados para controlar el inventario ya que este en la compañía significa un gran porcentaje de los costos. Por lo tanto, se incluirán los elementos como:  Un conteo físico inicial donde se deben dejar ajustadas las cantidades de las existencias en cada referencia en el software.  Escoger el sistema de inventario adecuado.  Realizar un inventario físico general anual.  Realizar revisiones continuas de las referencias para detectar posibles errores.  Diligenciar los formatos de entradas y salidas de mercancía y realizando la posterior actualización en el software.  Tener una persona capacitada en esta área y que realice responsablemente todos los procedimientos.  Separar la mercancía obsoleta o dañada de la que está en óptimas condiciones para tener cifras reales y para no ocupar espacio innecesariamente.  Solo hacer pedidos de lo que realmente se necesita para evitar sobre stock. 4.4.2 Sistema de clasificación ABC. En esta propuesta se busca mediante este método controlar el inventario, con el fin de mejorar los siguientes problemas:  No están bien clasificadas las referencias.  No hay concordancia entre el conteo físico y el del sistema Saint.  Falta de control de entradas y salida de mercancía.  Altos niveles de inventarios de referencias de poca rotación.  No hay control de averías.  No existe una zona de picking definida.  La zona de despacho es muy pequeña y estrecha. 39  Desorden en general. El Método que se propone implementar es el ABC ya que ayuda a controlar el inventario, no permite que se produzca desabastecimiento de mercancías y mejora y agiliza todo el proceso. De acuerdo con las referencias que se manejan en la empresa (6) se propone realizar una clasificación ABC, teniendo en cuenta tipo de material, rotación y cantidades. Todo esto se propone para optimizar tiempos en el proceso, evitar los reproceso y sobrecostos en el manejo de los inventarios. El procedimiento para elaborar la clasificación ABC por el valor total de inventario es el siguiente:  Identificar las referencias que se manejan en la empresa.  Obtener las cantidades anuales de dichas referencias, estas se hallan en el Sistema Saint, este por tener inhabilitado el paso de información a hojas de cálculo es necesario realizar una transcripción de los valores.  Hallar el costo unitario de cada referencia.  Calcular la cantidad de existencia por el costo unitario y hacer la sumatoria.  Calcular el porcentaje de la referencia en el inventario, tomando el valor de la cantidad por costo dividida la sumatoria de esta misma celda.  Se calcula el acumulado, que es la suma de cada porcentaje con la celda anterior.  Dado los resultados se determina que referencias se clasificaran en el A 80% (mayor rotación), B 15% (mediana rotación) y C 5% (baja rotación). 40 Tabla 1. Clasificación inicial REFERENCIA CANT ANUAL PRECIO CANT COSTO % ACUMULADO ABC ANTIRREFLEJO 46774 $3.336 $156.038.064 19,5 19,5 A BASES SEMITERMINADOS 30972 $2.676 $82.881.072 10,4 29,9 B BIFOCALES FLAT TOP 106045 $2.244 $237.964.980 29,8 59,7 A LENTES CR 39 68488 $1.747 $119.648.536 15,0 74,7 A POLICARBONATO 10602 $4.664 $49.447.728 6,2 80,9 B POLICARBONATO ANTIRREFLEJO 29026 $5.140 $149.193.640 18,7 99,6 A PROGRESIVOS TERMINADOS 390 $8.871 $3.459.690 0,4 100,0 C TOTALES 292297 $28.678 $798.633.710 100 Fuente: Los autores. Tabla 2. Clasificación ABC final REFERENCIA CANT ANUAL PRECIO CANT COSTO % ACUMULADO ABC BIFOCALES FLAT TOP 106045 $2.244 $237.964.980 29,8 59,7 A ANTIRREFLEJO 46774 $3.336 $156.038.064 19,5 19,5 A POLICARBONATO ANTIRREFLEJO 29026 $5.140 $149.193.640 18,7 99,6 A LENTES CR 39 68488 $1.747 $119.648.536 15,0 74,7 A BASES SEMITERMINADOS 30972 $2.676 $82.881.072 10,4 29,9 B POLICARBONATO 10602 $4.664 $49.447.728 6,2 80,9 B PROGRESIVOS TERMINADOS 390 $8.871 $3.459.690 0,4 100,0 C 292297 $28.678 $798.633.710 100,0 TOTALES Fuente: Los autores. 41 4.4.3 Distribución física actual de la zona de almacenamiento. La primera actividad del área de almacenamiento cuando llega la mercancía es recepcionar, revisar contra la lista de empaque las referencias, formulas y cantidades, que coincidan con lo que llega físico. Luego se procede al almacenamiento de los lentes según el tipo de lente, según la fórmula (lentes positivos y negativos) y con una secuencia lógica de las fórmulas (pasos de 0.25). En una caja de 50X30X40.5 Cm llegan 25 cajas pequeñas las cuales contienen aproximadamente 60 lentes terminados positivos y si son negativos terminados contiene entre 25 y 30 lentes aproximadamente, empacados en sobre de papel, para los semiterminados o bases contiene entre 11 y 14 bases empacados en cajas pequeñas, algunos llegan en sobre de papel y una caja contiene 30 bases semiterminadas. La zona de almacenamiento cuenta con 81 estanterías, divididas en cuatro pasillos. Por la cantidad de lentes, la mala distribución se debe realizar arrume negro, de lo que no se alcanza a surtir. Hay dos zonas demarcadas donde se hallan cajas con diferentes tipos de referencias, sin estibar y con riesgo que colapse por la diversidad de tamaños y pesos. Figura 4 Layout actual del almacén PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO CUARTO DE FOTOCURADO PASILLO CAJAS EN ARRUME NEGRO PASILLO PASILLO PASILLO ESCALERA ENTRADA/SALIDA ESCALERA SUBIDA -----------------------------------------------------6.4 MT----------------------------------------------------------------------- CAJAS EN ARRUME NEGRO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12MT----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 DISTRIBUCION ACTUAL DE LA BODEGA Zona de Despacho ANTIRREFLEJO Puerta BASES SEMITERMINADOS Columna BIFOCALES FLAT TOP LENTES CR 39 POLICARBONATO 81 POLICARBONATO ANTIRREFLEJO Estanterias PROGRESIVOS TERMINADOS Medidas: 90cm*30cm*2mt A Fuente: Los autores. 4.4.4 Propuesta de mejora en el Layout basado en el ABC. Se debe tener en cuenta la rotación para ubicar las referencias, pues todos tienen las mismas dimensiones de empaque y embalaje. Esto facilitará la rápida ubicación de las referencias, minimizar las distancias recorridas, facilitar las actividades de picking de la mercancía y reducirá el recorrido de los trabajadores. Se Propone ubicar las referencias Tipo A que son las de mayor rotación en la parte de adelante del almacén, las referencias de Tipo B en el medio y las referencias de Tipo C al fondo de la bodega. Asignar un espacio para la zona de recepción, picking y despacho de mercancía lo que generara que el proceso se lleve de forma ordenada, coordinada, y sistemática. Por otra parte, asignar una zona o estantería para mercancía averiada o imperfecta, que servirá de almacenamiento estacional, mientras se realizan las respectivas devoluciones a los proveedores o mientras se desecha, con su respectivo control en los formatos. 43 ZONA DE PAKIGN Y PIGKN PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO CUARTO DE FOTOCURADO PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO ESCALERA ENTRADA/SALIDA ESCALERA SUBIDA -----------------------------------------------------6.4 MT----------------------------------------------------------------------- ZONA DE CUARENTENA Y ESTIBAS Figura 5. Propuesta de Layout --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12MT----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fuente: Los autores. 4.4.5 Sistema de elaboración de inventario cíclico o rotativo. Es un conteo de los inventarios físicos para ser realizado varias veces en el año. Se planea según la necesidad de la compañía, ya sea diario, semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc. Este puede hacerse al azar entre la lista de referencias que maneje la empresa. Se puede decir que las ventajas que ofrece este tipo de inventario es la depuración de errores como extraviados, dañados, oxidados, faltantes y sobrantes, ya que se puede ubicar e identificar mucho más fácil (Colormake Company, 2016). En esta compañía se ajusta este modelo por la rotación de las referencias, dado que se puede realizar ya sea por el costo del stock, por el volumen de mercancía almacenada, esto conlleva a darle seguimientos a las cantidades para realizar los pedidos de reposición continuos. 44 Según la metodología de este inventario es necesario tener una clasificación ABC. Debido a esto clasificamos las referencias según su rotación ya sea alta, media o baja. Se propone la implementación de este tipo de inventario realizando el conteo físico de una referencia semanal. Según el tipo de mercancía que maneja Inter Lens, que son lentes oftálmicos, los cuales se clasifican según material, tipo de lente y fórmula, se plantea los siguientes formatos para llevar a cabo los conteos físicos. Figura 6. Formato de inventario para lentes visión sencilla CODIGO: F-AL-00 Versión: 1 INVENTARIO Fecha: Noviembre 10 de2018 Fecha Esf. Referencia N TERMINADO MONOFOCAL Tipo 0,25 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 4,00 4,00 4,25 Material 4,50 4,75 CR 39 5,00 5,25 CR 39 AR 5,50 5,75 POLY POLY AR 6,00 (+) Sub-Total (-) Plano 0,25 Cil. Sub-Total 0 Cilindros (-) Esf. + 0,25 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 Cilindros (-) 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 4,00 Esf. - 0,25 0,25 0,25 0,50 0,50 0,75 0,75 1,00 1,00 1,25 1,25 1,50 1,50 1,75 1,75 2,00 2,00 2,25 2,25 2,50 2,50 2,75 2,75 3,00 3,00 3,25 3,25 3,50 3,50 3,75 3,75 4,00 4,00 4,25 4,25 4,50 4,50 4,75 4,75 5,00 5,00 5,25 5,25 5,50 5,50 5,75 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 4,00 5,75 6,00 6,00 Sub-Total Elaborado por 0 0 Sub-Total 0 TOTAL 0 Versión: 1 Página: 1 de 1 Cargo Fuente: Los autores. 45 Figura 7 Formato de inventario para bases visión sencilla CODIGO: F-AL-00 INVENTARIO Versión: 1 Fecha: Noviembre 10 SEMI-TERMINADO Referencia Material 0,50 Tipo MONOFOCAL CR 39 2,00 4,00 Material 6,00 8,00 10,00 0,50 C.B. Color Gris Café 8,00 10,00 Total TRANSITIONS POLY Color 0 Gris Café 2,00 8,00 10,00 Total FOTOCROMATICO CR Color 0 Gris Café 2,00 8,00 10,00 Total 0 Gris Café TRANSITIONS CR 2,00 4,00 6,00 C.B. Total 0 Material 0,50 Material 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 0,50 C.B. 4,00 6,00 C.B. Total Material 0,50 0 POLY 2,00 4,00 Material 6,00 8,00 10,00 0,50 C.B. 4,00 6,00 C.B. Total 0 Material 0,50 Material 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 0,50 C.B. FOTOCROMATICO POLY Color 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 Total 0 C.B. Total Elaborado por 0 Cargo Versión: 1 Fuente: Los autores. 46 Página: 1 de 1 Figura 8. Formato de inventario de bifocales terminados CODIGO: F-AL-00 INVENTARIO Versión: 1 Fecha: Noviembre Fecha INVISIBLE Referencia TERMINADO Tipo BIFOCAL Material CR 39 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 + 0,00 0,00 0,25 0,25 0,50 0,50 0,75 0,75 1,00 1,00 1,25 1,25 1,50 1,50 1,75 1,75 2,00 2,00 2,25 2,25 2,50 2,50 2,75 2,75 3,00 - Material CR 39 Adiciones Adiciones + FLAT TOP 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI 3,00 Sub-Total Adiciones 0 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 0,25 - 0,50 0,25 0,75 0,50 1,00 0,75 1,25 1,00 1,50 1,25 1,75 1,50 2,00 1,75 Sub-Total Elaborado por Sub-Total 0 2,75 3,00 Adiciones 0 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI OD OI 2,00 Sub-Total Cargo Versión: 1 Fuente: Los autores. 47 0 Página: 1 de 1 Figura 9. Formato inventario bases bifocales CODIGO: F-AL-00 INVENTARIO Versión: 1 Fecha: Noviembre 10 de Fecha Referencia SEMI-TERMINADO Tipo BIFOCAL Material FLAT TOP CR 39 Adiciones C.B. 1,00 OD 1,25 OI OD 1,50 OI OD 1,75 OI OD 2,00 OI OD 2,25 OI OD 2,50 OI OD 2,75 OI OD 3,00 OI OD 3,25 OI OD 3,50 OI OD 3,75 OI OD 4,00 OI OD OI 0,50 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 Referencia C.B. SEMI-TERMINADO 1,00 OD 1,25 OI OD Tipo BIFOCAL 1,50 OI OD 1,75 OI OD 2,00 OI Material Adiciones 2,50 FLAT TOP OD 2,25 OI OD OI OD OI Total POLY 2,75 OD 3,00 OI OD 3,25 OI OD 3,50 OI OD 3,75 OI OD 0 4,00 OI OD OI 0,50 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 Total Adiciones SEMI-TERMINADO Referencia C.B. 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 4,00 0,50 Tipo 2,00 Material BIFOCAL 4,00 6,00 8,00 10,00 Elaborado por Total Cargo Versión: 1 Fuente: Los autores. 48 INVISIBLE CR 39 0 Página: 1 de 1 0 Figura 10. Formato inventario progresivo terminado CODIGO: F-AL-00 INVENTARIO Versión: 1 Fecha: Noviembre de Fecha TERMINADO Referencia Tipo PROGRESIVO Marca Material CR 39 Adiciones + 1,00 OD 1,25 OI OD 1,50 OI OD 1,75 OI OD 2,00 OI OD 2,25 OI OD 2,50 OI OD 2,75 OI OD 3,00 OI OD OI 0,00 0,25 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 1,75 2,00 2,25 2,50 2,75 3,00 Elaborado por Cargo Fuente: Los autores. 49 Total 0 Versión: 1 Página: 1 de 1 Figura 11. Formato de bases progresivas CODIGO: F-AL-00 INVENTARIO Versión: 1 Fecha: Noviembre 10 de Fecha SEMI-TERMINADO Referencia C.B. 1,00 OD 1,25 OI OD Tipo PROGRESIVO 1,50 OI OD 1,75 OI OD Marca Adiciones 2,00 OI OD OI Material 2,25 OD 2,50 OI OD 2,75 OI OD 3,00 OI OD OI 2,00 4,00 6,00 8,00 Total SEMI-TERMINADO Referencia C.B. 1,00 OD 1,25 OI OD Tipo PROGRESIVO 1,50 OI OD Adiciones 2,00 1,75 OI OD Marca OI OD OI 0 Material 2,25 OD 2,50 OI OD 2,75 OI OD 3,00 OI OD OI 2,00 4,00 6,00 8,00 Total SEMI-TERMINADO Referencia C.B. 1,00 OD 1,25 OI OD Tipo PROGRESIVO 1,50 OI OD Adiciones 2,00 1,75 OI OD Marca OI OD OI 0 Material 2,25 OD 2,50 OI OD 2,75 OI OD 3,00 OI OD OI 2,00 4,00 6,00 8,00 Total SEMI-TERMINADO Referencia C.B. 1,00 OD 1,25 OI OD Tipo PROGRESIVO 1,50 OI OD OD Material Adiciones 2,00 1,75 OI Marca OI OD OI 2,25 OD 2,50 OI OD 0 TRANS. POLY 2,75 OI OD 3,00 OI OD OI 2,00 4,00 6,00 8,00 Total Elaborado por Cargo Fuente: Los autores. 50 Versión: 1 0 Página: 1 de 1 4.4.6 Propuesta de control de lentes imperfectos o averías. En la actualidad en la compañía la forma en que son manejados los imperfectos o averías se presta para que hallan descuadres en el inventario, porque se acumulan y no se lleva un registro del cual se realicen los respectivos descargos en el sistema Saint y por otro lado se almacenan muy cerca de la mercancía en buen estado, lo que se presta para confusiones. Por consiguiente, se propone registrar en el formato que presentaremos en la Tabla 9 dichos lentes y ejercer un estricto control de los descargos en el sistema, así como almacenarlos en un sitio específico dentro del almacén. Figura 12. Formato de lentes rechazados y de prueba REPORTE DE DISPOSITIVOS MEDICOS RECHAZADOS / LENTES DE PRUEBA Prepado por Nombre: Firma: Cargo: Fecha: Fecha Ingreso ALMACÉN F-AL-00 Revisado por Aprobado por Nombre: Firma: Director Administrativo ORDEN TIPO Cargo: Fecha: O.D. MATERIAL Nombre: Firma: Director Científico DAÑO TIPO Cargo: Fecha: O.I. MATERIAL Fuente: Los autores. 51 DAÑO # LENTES Fecha Salida Firma Recibe 4.4.7 Propuesta de control de entradas y salidas. En la compañía no hay un control de entrada y salida de mercancía del almacén, por lo cual se propone diligenciar un formato para llevar el control, el cual consta de poner el tipo de lente, la formula y la cantidad, dicha información deberá pasarse al sistema en los traslados o descargos según el caso, por lo tanto, se deben realizar seguimientos ya sean diarios o semanales. Esto ayudara a controlar tanto las entradas y salidas, disminuyendo los descuadres de inventarios. En la tabla 13 podemos observar el formato que se deberá diligenciar. Figura 13 Formato de control de entradas y salidas de mercancía CODIGO: F-AL00 CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS EN BODEGA FECHA REFERENCIA Formula ESF CYL ADD TOTALES Cant 0 TIPO Formula ESF CYL ADD TOTALES Versión: 1 Fecha: MATERIAL Cant 0 Formula ESF CYL ADD Cant TOTALES 0 TOTAL GENERAL Elaborado por Aprobado por Fuente: Los autores. 52 Formula ESF CYL ADD TOTALES 0 Cant 0 4.4.8 Manual de procedimientos para el manejo dela bodega. Uno de los problemas más incisivos dentro de la compañía es no contar con una política clara para el manejo del inventario, pero por otra parte el no tener estandarizadas las actividades dentro del almacén genera desorden, errores y reproceso, que para la compañía significa pérdidas económicas significativas. Por ello se propone implementar un manual de funciones o de procedimientos para el manejo del almacén en cuestión. A continuación, presentamos la propuesta del Manual de procedimientos para el manejo del almacén. Figura 14. Figura 15 Manual de Procedimientos para el manejo del almacén CÓDIGO: MANUAL PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DEL Versión: 1 ALMACÉN Fecha: Noviembre 10 de 2018 Fuente: Los autores. 4.4.8.1 Objetivo. A través de este procedimiento se establecen los parámetros a seguir en la recepción, almacenamiento, alistamiento del inventario. 4.4.8.2 Alcance. Desde la recepción de los lentes oftálmicos en el almacén hasta la entrega de los mismos en el punto de venta. 4.4.8.3 Responsables. Directo: Operario del almacén. Indirecto: Gerente General, Director Científico, Administrador, Operario de control y calidad. 53 4.4.8.4 Definiciones. A continuación, las siguientes definiciones en el manual. Lente oftálmico Corresponde a un medio óptico utilizado para la corrección de los diferentes defectos visuales y fabricado en diferentes materiales. Recepción Es a la acción de llegada de los lentes oftálmicos con base en una orden de compra. Certificado de conformidad Es el documento que acompaña el inventario de la materia prima que llega el cual respalda la calidad del producto elaborado por el fabricante de acuerdo a una normatividad específica. Cuarentena Es a la situación física, documental y de revisión a la cual la mercancía recibida es sometida. Luego de su autorización puede pasar al estado de aprobado, rechazado o de devolución. Mientras es autorizada es ubicada en un espacio al que no se tenga contacto con los que ya están aprobados. Aprobado Luego de la autorización documental y de control de calidad la mercancía pasa a un estado de aprobado que le permite ser ubicada en las respectivas estanterías. Rechazado Luego de la revisión documental y de control de calidad la mercancía no es autorizada y pasa a un estado de rechazado. 54 Devolución Se refiere a la condición de los lentes, insumos o materiales en general que son enviados de vuelta al fabricante y/o comercializador para ser sometidos a análisis que permitan establecer su calidad o ser reemplazados por otros que estén en óptimas condiciones. Control de calidad Corresponde a los parámetros o medidas cuantitativas y cualitativas usadas para la revisión y verificación de la calidad de la mercancía recibida. Muestra Corresponde a una cantidad específica de unidades que es tomada de cada envío de los lentes oftálmicos recibidos. Registro El registro corresponde al soporte documental y físico de control de calidad que autoriza su uso pues cumple con todas las normatividades establecidas en el presente procedimiento. 4.4.8.5 Recepción de la mercancía. A continuación, se explica el proceso de recepción de mercancía.  El operario del almacén de acuerdo a la información que le suministra la transportadora y al documento soporte determina la procedencia de los lentes oftálmicos, proveedor nacional o proveedor internacional.  Verifica frente a la factura que estén entregando lo solicitado y lo facturado.  La mercancía que llega es ubicada sobre estibas en el área de recepción del almacén mientras se hace la verificación de los documentos.  Recibe los embalajes de cartón sellados (cajas), verificando que no se presenten indicios de robo, saqueo o daños. 55  En caso de presentarse cualquier anomalía se tomará evidencia con fotos, y se elabora acta firmada por la administración donde se registre la situación encontrada detalladamente e informará de inmediato a la transportadora y al Administrador.  Las cajas son ubicadas en una zona de Cuarentena sobre estibas donde se abrirán. Se verificará de acuerdo a la factura del proveedor y lista de empaque, se clasifica y ordena por referencias.  Toma una muestra del 5% de la cantidad total del envío y lo pasa al operario de control de calidad para su verificación y aprobación.  Una vez es aprobada la mercancía por el operario de control de calidad, se procede a realizar el inventario de la llegada de la mercancía de acuerdo a sus características en el formato Inventario de lentes oftálmicas F-AL-00. Las cantidades se dan en unidades, lo que se recibe debe coincidir con cantidad y referencias con la lista de empaque. De no ser así el operario del almacén lo Registrará en el formato de Recepción de materia prima e informará de inmediato al Administrador.  Los documentos que debe adjuntar el operario de almacén si es un proveedor internacional es:  Factura del proveedor (Se deja una copia ya que la original se entrega al área administrativa).  Guía de la transportadora. o Lista de empaque. o Certificado de Calidad para productos que requieren certificación. o Planilla DIAN. o Inventario de lentes oftálmicos F-AL-00.  Los documentos que debe de adjuntar el operario de almacén si es un proveedor nacional es: o Factura del proveedor (Se deja una copia ya que la original se entrega al área administrativa). 56 o Guía de la transportadora si el origen de los lentes oftálmicos no es de Cali. o Lista de empaque (opcional). o Inventario lentes oftálmicos F-AL-00.  Esta documentación es archivada de forma cronológica en una carpeta en el área de almacén y bajo la custodia y supervisión del operario de dicha área la cual será consultada y controlada en cualquier momento por el Administrador y Gerente General. 4.4.8.6 Almacenamiento de dispositivos médicos e insumos. Se explica cómo se realiza el almacenamiento.  Luego de la recepción de la mercancía, esta es ubicada en el área de Cuarentena mientras el operario de control de calidad evalúa la muestra.  De ser aprobada, el operario de almacén luego de tener todos los documentos de soporte solicita a la administración la aprobación para ser llevados al almacén se deja como evidencia la copia de la factura de venta con sello de visto bueno por la administración, de aprobado control de calidad y firmado por la misma con fecha esta se archiva en la carpeta de control del inventarios.  Los lentes oftálmicos son clasificados por referencias y ubicados en las estanterías de acuerdo al plano del almacén.  Si no son aprobados, serán ubicados en el área de rechazo o devolución, para proceder a la devolución al proveedor o a su proceso de destrucción. 57 4.4.8.7 Alistamiento y dispensación de la mercancía. Se explica el alistamiento.  El operario del almacén recibe de los auxiliares del punto de venta la orden de suministro de las referencias necesitadas de forma escrita registrados en el formato F-AL-05 los días lunes, miércoles y viernes.  Realiza el debido alistamiento de la mercancía para trasladar al punto de venta.  El operario del almacén hace entrega a un auxiliar en el punto de venta las respectivas órdenes de suministro con las referencias ordenadas de forma ascendente.  Descarga del inventario en el sistema Saint los lentes oftálmicos.  Si por algún motivo los lentes son devueltos se debe especificar las razones, luego es ubicado en el área de rechazos para solicitar la garantía y hacerle la devolución al proveedor.  El operario del almacén surte nuevamente la solicitud. 4.4.8.8 Inventario de mercancía.  Se realiza un inventario general físico anual.  El día del inventario no se surte ninguna solicitud de mercancía.  Se imprime el formato de inventario de lentes oftálmicos para realizar el conteo físico y manual F-AL-000.Los formatos se diligencian en lápiz y se corrigen con borradores.  Se hace doble conteo de cada referencia por distintos operarios, para comparar al final los resultados de los formatos y de encontrarse una diferencia un tercer operario realizará un tercer conteo sólo de esta referencia. Al final de cada planilla deberá estar la firma del operario que realizó el conteo.  El informe del inventario es presentado en el mismo formato de inventario F-AL04 al Administrador con las firmas del operario del almacén. Se deja una copia en el almacén archivado como soporte. 58 Luego de ser implementado el manual de procedimientos para el almacén se espera tener un flujo correcto tanto de información como de actividades, como lo podemos observar en la figura 15. Figura 15. Flujo del almacén Entradas • Ordes de compra • Herramientas • Mercancia • Negociaciones con provedores Procesos • Inventarios • Control • Reporte • Conteo Fuente: Los autores. 59 Salidas • Despacho de productos • Ajustes de productos 5 CRONOGRAMA A continuación, presentamos las actividades que se realizarán en nuestro proyecto. Tabla 3. Cronograma de actividades PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ALMACENAMIENTO EN INTER LENS ACTIVIDAD INICIO ENERO FINAL 1 Exposición del proyecto a la Junta Directiva de Inter Lens 8/01/2019 8/01/2019 Clasificación de las referencias en las estanterias en base al sistema ABC 9/01/2019 9/02/2019 Ubicación de nuevas estanterias 2/02/2019 2/02/2019 Adecuación de la zona de estibas y cuarentena 2/02/2019 2/02/2019 Adecuación del area de recepción, picking y packing 4/02/2019 4/02/2019 Capacitación al personal del area de almacenamiento sobre inventario cíclico e implementación de formatos 5/02/2019 6/02/2019 Realización del inventario inicial 7/02/2019 20/02/2019 Actualización de la base de datos Sistema Saint 21/02/2019 22/02/2019 Ajuste de detalles 25/02/2019 28/02/2019 Finalización y exposición de los resultados ante la Junta Directiva 1/03/2019 1/03/2019 Fuente: Los autores. 60 2 3 FEBRERO 4 1 2 3 MARZO 4 1 2 3 4 6 RESULTADOS Según el modelo diseñado para mejorar la zona de almacenamiento se optimizará tiempo de recorrido en 50%, se reubicará la zona de recepción, picking y packing gracias a la implementación del sistema ABC, es el que da las pautas para reorganizar el layout. Se realizaron los formatos para la implementación del inventario cíclico, el cual permitirá llevar un control. Por otra parte, los formatos de entradas, salidas y averías servirán como soporte y control de la mercancía que causa descuadres en el inventario, la implementación del manual de manejó de la bodega. Todo esto conlleva a calcular que en 35% de mejora habrá en la empresa después de estas implementaciones. 61 7 GLOSARIO Biselar. (MINSALUD, 2007) De esta forma es llamado al recorte del lente oftálmico para ser montado en una montura de acuerdo con las medidas del paciente, su propósito es permitir el soporte del lente en el aro de la montura. Dispensación. (MINSALUD, 2007) Es la entrega de los dispositivos médicos e insumos y la información sobre el uso adecuado, el cual se realiza bajo supervisión del profesional de optometría u oftalmología (Ministerio de Protección Social, 2007). Laboratorio oftálmico. (MINSALUD, 2007) Es el establecimiento encargado de recepcionar, producir, almacenar, distribuir y comercializar lentes oftálmicos sobre medida a las instituciones prestadoras de servicios de salud, IPS con servicios de salud visual y ocular habilitados, a las ópticas y a los optómetras u oftalmólogos. Distancia focal o Longitud focal. (Essilor España, 2018) Asegura que es el espacio que existe desde el centro óptico del lente y el foco o punto focal, esta se mide en metros. Potencia y dioptría. (Essilor España, 2018) Una dioptría equivale a la potencia de un lente que enfoca los rayos paralelos a 1 metro, lo que indica que cuando una lente tiene una distancia focal de 1 metro la potencia equivale a una dioptría. La potencia puede ser convexa o cóncava. Lentes cóncavos o divergentes. (Essilor España, 2018) Son los capaces de separar o refractar desde el plano focal los rayos de luz que incide perpendicularmente y formar una imagen, por eso son más gruesos en los bordes que en centro en óptica se utilizan para corregir defectos refractivos como la miopía y algunos astigmatismos, se les llama lentes negativos. Se dividen en tres tipos como lo son los bicóncavos que tienen las dos superficies cóncavas, los planocóncavos que una superficie es plana y la otra cóncava y convexo cóncavas el cual tiene una superficie un poco convexa y la otra en cóncava. 62 Lentes convexos o convergentes. (Essilor España, 2018) Se le llaman así porque hacen que los rayos de luz que lo atraviesan se unan en un punto, constan de dos superficies y por lo general una es curva, ósea que converjan, son más gruesos en la parte central que en los bordes por ello son convexos. Corrigen defectos refractivos como hipermetropía, presbicia y algunos tipos de astigmatismo, son lentes positivos. Existen tres tipos como lo son los biconvexos ósea que sus dos superficies son convexas, los planoconvexos son los que una superficie es plana y la otra es convexa y los cóncavoconvexos que una superficie es ligeramente cóncava y la otra es convexa. Defectos refractivos. La Hipermetropía. (Essilor España, 2018) Error refractivo que se produce porque el ojo tiene un diámetro muy estrecho, lo que produce que los rayos de luz que entran en el ojo y la retina sean demasiado largos, por lo que se concentran en un punto anterior a la retina, lo que hace que las personas no vean de cerca. La Miopía. (Essilor España, 2018) Se da cuando el ojo tiene un diámetro muy largo o cuando la córnea o el cristalino tienen un grosor o curvatura especial, lo que genera que los rayos de luz que se encuentran en el ojo se proyecten delante de la retina y no en ella, esto hace que las personas vean borrosas los objetos lejanos, ya que los rayos de luz no convergen en la macula (parte de la retina donde se encuentran las células sensibles a la luz). El Astigmatismo. (Essilor España, 2018) Se da cuando la córnea es irregular u ovalada, siendo su forma correcta esférica, lo que quiere decir es que cuando la luz entra en el ojo no converge en un solo punto, sino en varios. Si convergen antes de la retina tienen Astigmatismo miópico y si lo hacen después de la retina es astigmatismo hipermetrópico. La Presbicia. (Essilor España, 2018) Se da cuando el cristalino que es el lente natural del ojo cambia de forma para permitir que enfoque. Esto está asociado con 63 el paso del tiempo ya que se vuelve rígido y pierde la capacidad de abombarse, a lo que también se le llama vista cansada. Materiales de los lentes. Es muy importante tener en cuenta la actividad y el defecto refractivo del paciente a la hora de escoger el tipo de material de los lentes oftálmicos. Podemos hablar de dos tipos: Orgánico: (Essilor España, 2018) Son ligeros y resisten a los impactos, son compatibles a todo tipo de monturas. Mineral: (Essilor España, 2018) Son los lentes de cristal o vidrio, difíciles de rayar, pero son muy pesados y poco cómodos. 64 8 8.1 PRESUPUESTO RECURSOS FINANCIEROS Tabla 4. Presupuesto del proyecto Rubro Personal *350.000 Equipos 250.000 Software Materiales 80.000 Bibliografía Publicaciones patentes Salidas de campo y 0 450.000 Servicios técnicos 0 Viajes 0 Subtotal 1.130.000 Valor total del proyecto 1.130.000 Fuente: Los autores. 65 9 CONCLUSIONES Con base en la problemática identificada en la empresa “Inter Lens” y realizado todo el diagnostico situacional presentado en la bodega, se pudieron aplicar todos los conocimientos aprendidos y adquiridos en el programa de Tecnología en Logística, ofrecido por la Unicatolica. Se pudieron identificar las teorías significativas que contribuyeron al desarrollo de la investigación como: La clasificación ABC, la metodología de las 5S entre otras, dado que con ellas se pudo realizar la propuesta de mejora para la organización Sin duda una vez levantado todo el diagnostico situacional de la bodega donde es almacenado el producto terminado, se realiza la propuesta de mejora y diseño organizacional para la empresa “Inter Lens” que busca mitigar los inconvenientes de los procesos de almacenamiento e inventarios y asimismo conocer detenidamente con qué recursos y personal se asignara para esta operación. 66 10 RECOMENDACIONES Una de las recomendaciones que hacen los autores es que la empresa brinde periódicamente “cada 3 meses” capacitación sobre el manejo y aprovechamiento del espacio de la bodega o almacenaje, con el fin de concientizar a los trabajadores del área y de esta manera no incurrir en gastos innecesarios. Se sugiere implementar esta propuesta dado que la recuperación en cuento al presupuesto de “mermas” o “averías” será significativo en comparación con el año anterior reflejando la necesidad latente de hacer la implementación lo más pronto posible. Finalmente, que en caso que la empresa desee implementar la propuesta lo más pronto posible, los autores cuentan con el conocimiento, competencias y actitudes para hacer una realidad la propuesta de mejora en la empresa Inter Lens. 67 REFERENCIAS Ballou, R. (2004). Logística: administración de la cadena de suministro. Editorial Pearson Educación. Castro, J. (2014). Beneficios de un sistema de control de inventarios. Recuperado a partir de https://blog.corponet.com.mx/beneficios-de-un-sistema-de-controlde-inventarios Colormake Company. (2016). Inventarios cíclicos. Recuperados a partir de https://colormake.com/inventarios-ciclicos/ Definición ABC. (2007). 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Recuperado a partir de https://www.educacion.navarra.es/documents/57308/57761/Que%20es_un_p lan_de_mejora.pdf/c300e8bc-1606-40c0-8a20-22ce1895bc04 Gómez, M. M. (2006). Introducción a la metodología de la investigación científica. Córdoba: Editorial Brujas. Grupo Empresarial ZEISS. (2012). Protección de datos Zeiss. Recuperado a partir de: https://www.zeiss.co/corporate/nota-legal/proteccion-de- datos.html?vaURL=www.zeiss.co/proteccion-de-datos Hernández, Fernández, Baptista. (2014). Tipos de investigación. Recuperado a partir de https://www.tesiseinvestigaciones.com/tipo-de-investigacioacuten-arealizarse.html Herrera, J. P., & Arcila, K. F. (2013). Diseño metodológico para el mejoramiento del sistema de inventario en la empresa optcion logística integral. Recuperado a partir de http://repositorio.cuc.edu.co/xmlui/bitstream/handle/11323/141/1129516656_ 1140831829.pdf?sequence=1&isAllowed=y Lemus, P. L. (2016). Herramientas para la mejora de la calidad. 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Villahermosa: Editorial Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Salkind, N. J. (1999). Métodos de la Investigación. Mexico: Editorial Prentice Hall. The free dictionary. (2017). Mejora. Recuperado a partir de https://es.thefreedictionary.com/mejora The Wayback Machine. (2017). Proceso de fabricación de lentes. Recuperado a partir de http://files.sld.cu/optometria/files/2011/09/proceso-de-fabricacion-delentes.pdf 70 11 ANEXOS Anexo 1 Procedimiento para el almacenamiento, organización y sistema de Inventario INTER LENS PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO ORGANIZACIÓN Y SISTEMA DE INVENTARIO OBJETIVO: Implementar métodos de planeación control y organización para asegurar que todos los procedimientos sean estandarizados y realizar inventarios periódicos arrojando datos acertados de las existencias. CONDICIONES GENERALES: 1. El responsable u operario del almacén, debe conocer los requisitos exigidos para la manipulación e inspección de los dispositivos médicos para la salud visual (lentes). 2. Sera responsable de la preservación de la buena calidad de los productos durante el tiempo que permanezcan en el almacén. 3. El operario del almacén deberá tener conocimiento previo sobre la tipología y clasificación de los productos. Se Deben realizar entrevistas y evaluación de habilidades y conocimientos. 4. Procurar un buen ambiente laboral, que dependerá de mantener el aseo y la prevención del buen uso de todos los elementos del almacén; mantener visible permanentemente los avisos e información necesaria para la prevención y cuidado de las estructuras y elementos de este. 71 Numeral DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD Y METODOLOGÍA RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDADES PRELIMINARES: 1. El operario de almacén y auxiliares serán capacitados en base a el presente procedimiento, así como también sobre el uso de los distintos formatos y archivos. 1 2. El operario de almacén previamente instruido deberá capacitar al personal que ingrese nuevo al área. 3. Una vez sean implementadas las mejoras el operario de almacén hará sugerencias para mejorar el sistema planteado. Actas de capacitación Administrador Formato de sugerencias de mejora en el área. 4. Se da tramite a las sugerencias siguiendo el procedimiento de mejora continua. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS EN BODEGA: 2 1. El operario del almacén debe estar atento a las existencias de los productos; Operario de Formato de cuando están bajas las cantidades deberá almacén solicitud de mercancía. realizar el respectivo pedido para reaprovisionar. Inventario 2. Verificar las facturas o lista de empaque cuando recepcione la llegada de mercancía, (cantidad y referencia) diligenciando las entradas iniciales mediante el formato de inventario físico. 72 inicial y formato de entradas 3. Conservar el almacén en orden y limpieza y verificar que ABC se conserve. Numeral ACTIVIDAD Y METODOLOGÍA RESPONSABLE REGISTRO ENTRADAS GENERALES: 1. Revisar las órdenes de compra contra los pedidos realizados, para determinar el cumplimiento del proveedor. 3 2. Recibir e inspeccionar los productos: realizar la inspección a los productos según las especificaciones de la documentación recibida. Cuando cumple con los requisitos técnicos y documentación que evidencie la Formato calidad; se da el visto bueno. La remisión o Producto factura del proveedor y en el recibo de Operario de conforme Almacén se archivarán junto a la Orden de almacén compra correspondiente. de no 3. Hallazgos: Separar y/o devolver para cambio los productos y equipos que no cumplan con los requisitos u estándares de calidad. Para ello deberá registrar el hallazgo de la No Conformidad. Si es posible tomar registros fotográficos como prueba, si el muy grave la novedad. SALIDAS DE ALMACÉN: 4 1. Entrega de los productos: Verificar las solicitudes de mercancía realizadas por el personal interno (del punto de venta al 73 Operario del Formato de inventario y almacén de devoluciones almacén) que sean entregadas en la referencia y cantidad correcta en los formatos pertinentes. Formato de Novedades y diferencias de inventarios físicos 2. Registrar en el formato de novedades y diferencias de inventarios físicos, cuando estas sean halladas. 3. Registrar las salidas de mercancía por traslado al punto de venta. SISTEMA DE INVENTARIOS: 1. Revisión de existencias: periódicamente se realizará una revisión de las existencias en el sistema contra las físicas. 2. Revisión de traslados: aleatoriamente se escogerán traslados y se compararan con los que se realizaron en el sistema. 3. Informe: cada mes se requerirá de un informe de revisiones para medir la veracidad de la gestión del operario y si es el caso tomar decisiones o mejoras respecto al proceso. MEDICIÓN DE ÍNDICES Y OBJETIVOS DEL PROCESO Y ACCIONES DE MEJORA 1. Indicadores de gestión. La eficiencia del sistema se mide con los indicadores de gestión (cumplimiento de auditorías, 74 Administrador Formato de Novedades y diferencias de inventarios físicos exactitud, utilidad y compromiso del sistema) en el procedimiento de medición y mejora. 2. Objetivos y metas. De acuerdo al grado de acierto o desacierto de los indicadores, analizaran las causas y mejoras que se deben aplicar para mejorar este procedimiento. Se efectuarán las acciones de mejora. Fuente: los autores. 75 Administrador Indicadores de calidad