BPMN

BPMN Business Process Model and Notation (BPMN) es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de Negocio. Esta notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. BPMN proporciona un lenguaje común para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma clara, completa y eficiente. De esta forma BPMN define la notación y semántica de un Diagrama de Procesos de Negocio (Business Process Diagram, BPD). BPD es un diagrama diseñado para representar gráficamente la secuencia de todas las actividades que ocurren durante un proceso, basado en la técnica de “Flow Chart”, incluye además toda la información que se considera necesaria para el análisis. BPD es un diagrama diseñado para ser usado por los analistas, quienes diseñan, controlan y gestionan procesos. Dentro de un Diagrama de Procesos de Negocio BPD se utiliza un conjunto de elementos gráficos, agrupados en categorías, que permite el fácil desarrollo de diagramas simples y de fácil comprensión, pero que a su manejan la complejidad inherente a los procesos de negocio. ¿Por qué es importante modelar con BPMN?     BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad. BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos. BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos. BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización. El Proceso de Solicitud Crédito gestiona las actividades necesarias para recibir, analizar y aprobar solicitudes registradas por los clientes de una entidad financiera. Una versión simplificada de este proceso consta básicamente de un registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta su interés de adquirir un crédito y presenta su solicitud junto con la documentación requerida a la entidad. Luego se realiza una verificación de la información presentada por el cliente, se realiza el análisis o estudio de la solicitud de crédito y por último se realizan las actividades necesarias para hacer efectivo el crédito o informar el rechazo al cliente. El Proceso de Solicitud de Crédito representado mediante notación BPMN es el siguiente: Diagrama 1. Proceso de Solicitud de Crédito Como puede observar, dentro de un Diagrama de procesos de negocio existe un conjunto de elementos gráficos que nos permiten representarlo. Los diagramas de procesos de negocio están contenidos en objetos conocidos como pools que permiten representar las entidades responsables en un proceso o simplemente identificarlo. BPMN también permite diagramar las diferentes áreas o participantes que intervienen dentro del proceso. Estos separadores se conocen como lanes. En este caso el pool recibe el nombre de Crédito y los lanes representan la Oficina, la fábrica de crédito y el área de operaciones. Podemos distinguir que describen en el diagrama 3 tipos diferentes de elementos el comportamiento del proceso: Las tareas que representan el trabajo que se realiza en un punto del proceso; los eventos , que en este caso solo se utilizan para identificar el inicio y el fin del proceso; los elementos de decisión, conocidos en BPMN como Compuertas y que se representan mediante rombos , que indican un punto de división en el flujo. Dichos elementos se encuentran conectados por líneas de secuencia, que muestran cómo fluye el proceso. Analicemos más detenidamente la función de cada elemento en el proceso. Al principio vemos un Evento de inicio , que indica el comienzo del proceso. Los procesos pueden iniciar de distintas formas, BPMN provee diferentes tipos de eventos de inicio (simple, mensaje, señal, entre otros), posteriormente veremos la utilización de algunos de ellos. Luego encontramos 2 tareas . La primera representa el registro de la información de la solicitud de crédito y la segunda, la verificación de la información del solicitante. Una vez se realiza la verificación de la información, el flujo encuentra una Compuerta de decisión . En este caso, dicha compuerta evalúa si la información se verificó correctamente o si hay alguna inconsistencia. Si la información se verificó correctamente se procederá a estudiar el crédito, de lo contrario se finalizará el proceso. Note que solo se escoge un camino de los 2 posibles basado en datos del proceso, por esta razón, la compuerta utilizada aquí recibe el nombre de Compuerta exclusiva. Algo similar ocurre una vez se estudia el crédito: la compuerta exclusiva ¿Solicitud Aprobada? evalúa el resultado del estudio del crédito y dependiendo de éste, notifica el rechazo de la solicitud o procede a desembolsar el monto del crédito. Al final de este proceso encontramos un Evento de fin terminal , indicando la terminación del proceso. Como puede observar, el proceso se termina cuando el solicitante fue rechazado, la solicitud de crédito no fue aprobada o ya se realizó el desembolso del crédito. Proceso de cotización de planes turísticos Este proceso gestiona las solicitudes de cotización de planes turísticos que los clientes hacen a una agencia de viajes. Cuando un cliente hace una solicitud, es necesario que el agente de viajes determine los costos y disponibilidad de cada uno de los servicios que el cliente incluyó en su solicitud. Una vez se ha determinado esto, se procede a consolidar un plan turístico que se envía al cliente junto con el valor del mismo. Si el cliente está interesado en el plan se inicia una gestión de ventas, de lo contrario el proceso finaliza. Diagrama 2. Proceso de Cotización de Planes Turísticos El proceso inicia con la actividad Solicitar Cotización donde el cliente manifiesta su interés en un plan turístico y describe las características que desea del mismo. El cliente puede solicitar planes que incluyan alquiler de vehículo, hotel y tiquetes. De acuerdo a los servicios que escoja, se deberán hacer las gestiones necesarias para determinar disponibilidad y costo de los mismos. La compuerta inclusiva permite que solo se habiliten las actividades de gestión relacionadas a los servicios que el cliente desea, es decir que los caminos no son excluyentes y se puede seguir uno o más de los 3 disponibles. Para garantizar que el proceso no continúe hasta que las gestiones de los servicios solicitados no hayan sido finalizadas, se utiliza la misma compuerta inclusiva como compuerta de convergencia o sincronización, esto quiere decir que la compuerta permitirá que el flujo continúe cuando todos los caminos activos lleguen a ella. Una vez gestionados los servicios solicitados, el agente de viajes deberá consolidar un plan turístico basado en la disponibilidad y costos de los mismos. Posteriormente la propuesta se enviará al cliente vía correo electrónico, esto se modela en BPMN mediante una tarea la tarea de Script . Este tipo de tarea permite el ingreso de un script en un lenguaje que el motor de procesos de negocio pueda ejecutar. A continuación encontramos en el diagrama una Compuerta basada en eventos . Esta compuerta representa un punto de decisión en el proceso, pero dicha decisión no depende de datos del proceso sino de eventos que ocurran. En este caso pueden ocurrir dos eventos: el evento sin especificar de Recibir respuesta del cliente, que se ejecuta de forma manual por el agente de viajes una vez ha recibido una respuesta positiva del cliente, o el evento de temporización Esperar respuesta, que espera un tiempo específico por la respuesta del cliente. El primer evento que ocurra habilitará el flujo relacionado a él y el otro será deshabilitado. Esto quiere decir que si el cliente no envía una respuesta a la cotización después de un tiempo determinado, el proceso finalizará al encontrar un evento de fin . En caso de que el cliente dé una respuesta positiva a la propuesta enviada, se deberá iniciar una gestión de ventas representada en el diagrama por un Sub proceso . Un subproceso es una actividad compuesta de un conjunto de tareas. Es compuesto dado que esta figura incluye a su vez un conjunto de actividades y una secuencia lógica (proceso) que indica que dicha actividad puede ser analizada en más detalle. En este caso, éste subproceso representa todas las actividades que el área de ventas deberá realizar para entregar el servicio al cliente y facturarlo. Finalmente, el flujo encontrar el evento de fin termina . al