El poder oculto de la productividad; William Bohan

El poder oculto de la productividad; William Bohan RESUMEN En mi concepto, en este libro el autor quiere contarnos los diferentes estudios realizados y análisis de casos para servir como un puente entre las investigaciones realizadas por investigadores expertos en productividad y servirnos como puente entre su libro y el lector; a través de métodos realizados por Alexander Proudfoot que incrementaban notablemente la productividad de las organizaciones con métodos reconocidos como son: la reingeniería, el downsizing o (reducción de tamaño), el empowerment, los círculos de calidad, las competencias, los 7 hábitos entre otros. Aunque estos métodos son excelentes en el aprovechamiento de los recursos y del tiempo, repercutía negativamente en el despido de trabajadores y la idea es lograr un equilibrio en productividad vs. Mano de obra por esta razón en el libro se concentran aspectos como la tecnología dura que se puede utilizar como mejoramiento de la productividad y su objetivo principal será el del crecimiento y desarrollo personal de los empleados junto con el camino para incrementar las utilidades de la empresa. PALABRAS CLAVES: Producción, Productividad, Unidad de medición, oportunidades, Metas, I. INICIO DEL VIAJE OBJETIVOS El aumento en la parte de producción Mas producción pero las ventas han bajando Los precios han bajado por eso también las utilidades Bill Brace fundador y propietario de SportBall Inc. Contrata a Andy Case para que trabajara en la parte de gerente de producción para que desempeñara una función especifica, aumentar un 30% la productividad de la planta, al cabo de 9 meses las cosas no van bien en la empresa, ya que aunque los objetivos de planta se han logrado y se ha aumentado la producción, frente a las ventas y la rentabilidad de la empresa las cosas son diferentes, los precios de los balones han bajada y las ventas lo mismo, se dispone de una reunión urgente para visualizar salidas a esta, se miran y analizan los diferentes factores de producción, tales como la mano de obra utilizada, los materiales se calculaban los tiempos y movimientos, hasta que al final se da la noticia que la única forma de alcanzar los nuevos objetivos es sacando la línea de balones de fútbol a un outsorsing, ya que es la línea donde se gasta mas tiempo en la parte de fabricación, (costura) y hay mas mano de obra involucrada en este producto, Allí que sin elaborar este producto la empresa puede aumentar la producción, disminuir la mano de obra y así reducir los costos para mejorar los precios. II. ASEGÚRESE DE MEDIR CORRECTAMENTE LA PRODUCTIVIDAD. OBJETIVOS La opción de la compra de nuevas maquinas Implementación de unidades de medida. Planear, Programar y cumplirle al cliente. Bill le presenta a Andy un informe de la opción de comprar nuevas maquinas de coser, se asegura que las maquinas son mas rápidas que las que hay en empresa, y utilizando el mismo materia y las misma mano de obra, alcanzan a aumentar un 12% la productividad en cada línea de trabajo. Dentro de los apartes encontrados en el libro y que son de gran importancia para cualquier organización está la nota que Bill dejó diciendo: “En cualquier negocio, sea con o sin ánimo de lucro, es conveniente u muchas veces esencial tener una unidad de medición común y exacta de volumen de trabajo por hacer, que permita planear, programar, y prometer fecha de entrega realista a los clientes. También es muy útil tener una unidad de medición común y exacta para calcular la productividad de los recursos usados para producir dicho trabajo. En muchos casos, esto podría significar dos indicadores distintos” III. DIFERENCIA ENTRE LOS ESTÁNDARES PARA PLANEAR Y LOS ESTÁNDARES PARA MEDIR LA PRODUCTIVIDAD. OBJETIVOS Unidades de igualdad de tiempo para productos Identificar la MUDA en la empresa Realizar estadística de productividad. Andy se reúne con Ralph Burton, un asesor de productividad para analizar el caso del problema que esta afectando a la compañía de balones, Andy le enseña los informe previos que han desarrollado el y su grupo de asesores con las muevas medidas que esté tomando para solucionar el problema, es decir le enseña loa cuadros de productividad basados por hora hombre, la comprar de las nuevas maquinas de coser para aumentar la producción, etc. Ralph le dice a Andy que lo mas aconsejable es que establecieran una unidad de equivalencias para medir procesos, esto se refiere que establecieran cuanto tiempo se tarda hacer un balón y midieran con esa mismo tiempo cuantos productos hacen de las mismas líneas, también le habla sobre la muda, que es un termino japonés para definir todo aquello que no le esta agregando valor a la parte de producción del producto, haciendo cálculos y analizando varias variables se dan cuenta que la compañía esta temiendo una muda de 60% es decir que solo tiene el 40% de trabajo efectivo, lo demás se esta desperdiciando, mas calcula los tiempos ociosos de los trabajadores, los rechazos de los productos por los clientes, las perdidas internas de material, las maquinas que no son utilizadas en tiempos de producción y como afectaría la compra de las nuevas maquinas, todo estos datos los llevan a sus hojas de cálculos de producción y establecen que si eliminan la muda, las cosas en la empresa empezaran a cambiar. IV. BUSQUE LAS OPORTUNIDADES OBJETIVO Valor Agregado al Cliente VAC Teoría del 80/20 Identificar las oportunidades e incrementar la productividad. El sábado siguiente se reunieron en la planta de producción, Ralph, Andy y los demás directivos para escuchar las nuevas estrategias de las compañía, Ralph empieza la reunión y da a conocer a los de más miembros que es la muda, y como esta afectando los procesos de producción en la fabrica, también explica que es VAC Valor agregado para el cliente, que es la otra cara de la moneda, es decir todo aquella acción o proceso que si nos esta generando un valor en nuestro producto, aclara que para establecer esto es con la experiencia, también expone la teoría del 80/20, es decir, que el 80 % de los resultados de cualquier proceso es solo el generado por el 20% , expone unos ejemplos para el auditorio, al final de la reunión da unos hojas donde hay diferentes tipos de muda y como estas están ubicada en los diferentes sectores o áreas de la compañía, entre estas es que los supervisores no están en las zonas de trabajo y los empleados pierdan tiempo en irlos a buscar, área de trabajo desordenada, chatarra innecesaria, etc., eso en la parte de producción, en la parte administrativa esta demasiada burocracia, exceso de distancia entre secciones, distracciones etc. V. LA BÚSQUEDA DEL TESORO. OBJETIVOS Kaisen y la empresa como se aplica Servicio al cliente por falta de inventarios Identificar las ovejas negras No creerse una vaca sagrada El lunes siguiente Ralph y Andy están en la oficina analizando los datos de nuevo para tener un plan acertado para la empresa, sale la idea de tener una pequeña capacitación con la parte de producción para observar y saber cuales son los motivos de que hallan mudas, Ralph le explica el termino japonés Kaisen que significa el mejoramiento continuo de cada área o empresa, le informa que igual hay que saber cuales son las causa y arreglarlas, pero no solo quedarse hay , sino cada vez ir mejorando eso, hay una reunión con Bill el presidente de la compañía y Brian Rogers, el director de ventas, hay una acalorad discusión ya que Brian afirma que las ventas han tenido un descenso de 20% ya que no hay existencias de los que las personas están pidiendo, se esta vendiendo y no hay inventario y esto conlleva que el servicio al cliente decaiga, ya que se esta prometiendo cosas que no están hechas , eso conlleva que es ese instante halla un 60% de servicio al cliente, Brian al finalizar la reunión de dice a Bill que espera que Andy pueda producir , que cumpla con su plan de producción, Andy y Ralph se quedan para estudiar los que Brian ha dicho y encuentra que tiene razón, la producción no esta alcanzando para lo que están facturando, analizan lo de nueva maquina de MultiStitch, prevén que esta maquina como es mejor va a hacer que hallan persona despedido, pero Andy le dice a Ralph que Bill tiene la política de no despidos, es decir que trata de ubicar a las personas en otras áreas, pues la rotación de personal en la fabrica es baja, y a su vez eso es bueno, pero aclara que eso no significa que no habrán despidos y nombra dos casos como, las vacas sagradas y las ovejas negras, que significa; las vascas sagradas son las personas que nos se pueden despedir, pero si no dan sepultado pues adiós y las ovejas negras son las personas que le están robando a la compañía y Andy se siente una oveja negra. VI. IDENTIFIQUE LAS OPORTUNIDADES CUANDO S PRESENTEN Y NO DESPUÉS, CUANDO SEA DEMASIADO TARDE. OBJETIVO Identificar los 5 elementos claves del proyecto de productividad Subutilización de las maquinas Posibles mudas en este proceso Aquí Ralph le aclara a Andy que hay 5 elementos claves para medir la productividad. 1. Medición de la productividad: Facilita el control y la acción gerencial. 2. Sistemas de Programación e Intervalos cortos: Se detectan pos problemas potenciales lo más pronto y se emprenden acciones correctivas de forma inmediata minimizando los efectos negativos. 3. Supervisión activa / facilitadotes de para el mejoramiento del personal: la cual se divide en dos: A) interacción del supervisor con las personas de producción de una manera mas activa para medir normas de calidad y asignando tiempos de producción. B) detectar con esto los puntos débiles del personal y ofrecer capacitación necesaria para lograr la excelencia. 4. Sistemas de información de productividad para la gerencia: Informe semanal dirigida al Gerente General identificando las áreas que no cumplen con el plan. 5. Detección y corrección de pérdidas (o mudas): esto es con la participación de los operarios de planta. Andy se muestra renuente a punto dos, ya que no le ve explicación Ralph le aclara que mediante los sistemas de información a intervalos se pueden calcular como va la producción de cada maquina y se pueden efectuar ajustes de esta en también corto tiempo y así poder utilizar un Feedback de esto. Ralph revisa cuantas horas esta programada la maquina por catalogo para producción un bien y sacando lo de producción sedan cuanta que las maquinas están haciendo solo el 38% del 100% que están hechas, se rectifica que es imposible llegar al 100%, pero 38% de la maquina es muy bajo, es decir que hay un 62% de muda, así que hacen un seguimiento de que factores están incidiendo para que estos pase, y llegan a unas conclusiones: las personas no están bien capacitadas para hacer las labores que se pueden alcanzar con las maquinas, es decir que falta entrenamiento, no es un problema de las personas sino que la empresa asume que los trabajadores están utilizando el 100% de la maquina y esto es falso, pueden haber tiempos perdidos por ajustes de la maquinas, materiales que traban las maquinas, limpieza de esta mismas durante el proceso, etc. Así que convocan una reunión con unos operarios y el supervisor de era área y le explican el nuevo plan a seguir. Primero que no van haber despidos, que se va hacer un seguimiento de cada operario y maquina y determinar cuales pueden ser las causa de muda, se establece que gastar un poco mas de dinero en un material de buena calidad, reduce la muda y no incrementa el precio del bien y si la productividad. Así que desde el próximo lunes va a empezar esta nueva estrategia Es de destacar el siguiente análisis realizado en el libro y es que comenta que el comportamiento de las personas está muy influido por los sistemas gerenciales que planean, controlan e informan sobre el rendimiento de manera objetiva o subjetiva y concluye: “Si se detecta un nivel de productividad relativamente bajo, y se detectan debilidades en el sistema gerencial para medir, controlar e informar sobre productividad, y si se descubre que el personal no ha sido adecuadamente entrenado para entender y usar las herramientas de productividad, sería injusto evaluar negativamente a las personas por un supuesto bajo rendimiento. Para ser justos primero hay que corregir las debilidades de los sistemas gerenciales de medición y control de la productividad, luego capacitar a las personas pertinentes para que aprendan como se usan adecuadamente estos sistemas, sólo así se observará que la persona no está utilizando correctamente las herramientas y se podrá concluir si la persona es la adecuada para la compañía” VII. DÉ RIENDA SUELTA AL PODER OCULTO DE SU GENTE. OBJETIVO Romper los miedos Círculos de confianza en las personas En este capitulo Ralph le habla a Andy sobre la importancia de crear círculos de confianza con los empleados, ya que ellos conocen los procesos que están realizando y pueden tener ideas de cono mejorar las cosas que ellos habitualmente hacen, ya que los gerentes creen que los operarios no son creativos y los únicos con dar buenas idas son los gerentes, también le explica la importancia de romper cadenas de miedos que nos atan, cada personas tiene miedos y estos miedos no lo dejan salir adelante, las personas tienen una imaginación tan poderosa que esta misma nos puede frenar como si tuviéramos una cadena alrededor del cuello, pone como ejemplo el caso del elefante que desde pequeño lo atan a una cadena fuerte, y después cuando el es grande y fuerte, cree que no va poder romper una pequeña cadena , o lazo, ya que en su mente cree que el ya no es capaz de hacerlo. Los factores que impiden que las personas alcancen su verdadero potencial son: el temor, las creencias limitantes y los sistemas de procedimientos obsoletos estas son las llamadas cadenas de miedo, estos miedos no s impiden ver las soluciones, nos hacen actuar por debajo de de nuestras capacidades y nuestro potencial, suelen ser imaginarias y por eso los humanos nos limitamos inconscientemente y nos llenamos de temores para actuar. 8. LA CULTURA BASADA EN EL AMOR. OBJETIVO CBT, culturas basada en miedo CBA culturas basadas en amor Ralph prosigue la conversación con Andy que hay que establecer uno cultura de romper círculos viciosos, ya que las empresas se llenan de culturas basadas den el temor CBT, que es el miedo que se le implanta a las personas por no cumplir las metas o los objetivos establecidos, que no merezcan asensos o el despidos de los puestos de trabajo, también romper paradigmas que como ejemplo los operarios no son bastante listos, o inteligentes para generar buenas ideas, pero la verdad es que pueden que no sean (listos) para algunas labores pero para otras tareas pueden ser uno genios, ya que explica Ralph que hay 16 clases de tipos de inteligencia, ponen ejemplos de maradona que es un buen jugador pero no era buen estudiante, o Albert Einstein, que no era bueno en ciertas actividades pero es el mas grande genio que ha vivido, entonces lo bueno es tomar ese CBT y trasformarlo en un CBA ó cultura basada en el amor, que las personas tengan liderazgo de hacer sus labores, que sientan propias las tareas que desarrollan, que sus opiniones tiene validez y son escuchadas, ya que las empresas son medibles por los activos que poseen, es decir las ventas el posicionamiento del mercado etc., pero el verdadero valor de las empresas son las personas que labora ellas, que son las que con su trabajo hacer que las empresas se sostengan, una persona esta compuesta por tres partes, el cuerpo , la mente y el corazón (espirito), y este ultimo es la misma pasión que se le coloca a lo que la persona hace. Es de resaltar el siguiente aparte que destaca este libro: “La principal responsabilidad de un gerente o su supervisor es desarrollar y reforzar los talentos y capacidades que tienen a su cargo. A medida que los individuos crecen, también lo hará la organización en la que trabajan, y por ende aumentarán las utilidades de esta”. IX. EL TALLER DE CAMPEONES OBJETIVOS Procesos para la reducción de muda y el aumento de producción Se hace la reunión con los equipos de planta reunidos en operarios, ventas y bodega. Cada unos de los cuatro grupos dio las expectativas de reducción de errores y aumento en producción solo cambiando ciertas cosas de cada área, cosa tan sencillas que con esto se alcanzaban un mejor desempeño de las funciones, y lo mas importante es sin incrementar los gastos de la empresa, solo haciendo ajustes a las tareas ordinarias. Los proyectos utilizados para que se realice la reducción de la muda y el aumento en la producción será realizada por los operarios y deberán cumplirse las siguientes seis condiciones: más rápido, costo inferior, mejor calidad, más seguridad, más diversión, sin costos adicionales para la empresa. X. SEA PROACTIVO, SEA UN FACILITADOR. OBJETIVOS Liderazgo de las personas 8 pasos a seguir para un optimo desarrollo Al ser un éxito las charlas dadas por Ralph, se siente en cambio en la planta, la compra de la nueva maquina no asusta a los empleados que los van a dejar sin trabajo, se coordina las actividades y va las cosas bien, pero los que se hizo ase que los supervisores se sientan intimidados o amenazados, ya que otro paradigma es que el supervisor sabe hacer las cosas del operario, con las actividades anteriores se les da el poder a los operarios a mejorar sus estaciones de trabajo, así que lo que hay que enseñar es que los supervisores son los facilitadotes de las tareas y tener condiciones optimas para el desarrollo de la funciones, allí explica 8 pasos a seguir . 1. Planee el proceso: se realiza un seguimiento de los principales productos y su trayectoria física en la empresa. 2. Clasificar cada paso: Proceso desde el momento que físicamente se está trabajando el producto hasta el lugar en donde se espera finalizar el proceso antes de ser llevado al siguiente proceso. 3. Distancias y tiempos de cada proceso: Desplazamiento, tiempo invertido, cantidad de personas implicadas, cantidad del producto, cantidad de materiales, inventarios en cada proceso. 4. Identificar los cuellos de botella 5. Planes de implementación para cuellos de botella: excesos de tiempos, distancias, uso de materiales. 6. Actividades para los cuellos de botellas 7. Aplicar filtros o retroalimentaciones 8. Diseño de plan de implementación si hay cambios XI. EL SEGUIMIENTO OBJETIVOS Retroalimentación Cultura Kaizen Después de unas semanas los cambios de vieron reflejados en la compañía, se cumplió con el plan de producción en un 98%, el servicio al cliente se coloco en el 85%. Más productividad, la cantidad de horas hombres trabajados no se subieron, es decir un éxito total, pero al final Ralph le dice a Andy que no se quede durmiendo en los laureles. CONCLUSIONES Las empresas son un conjunto de actividades y de personas, que cada una hace una función vital, que a su vez conlleva a la realización de las metas y objetivos propuestos por la gerencia, aumentar la productividad de una empresa, no es solo hacer mas bienes y tener mas maquinas para ejecutar esta labor, si no que también hay que tener en cuenta que las personas que están es estos cargos operarios, tienen la capacidad de visualizar los problemas que hay en su puesto de trabajo. Identificar las mudas, son una parte esencial es este proceso, esas actividades que no nos están dejando un valor agregado al producto y si nos están aumento costos y tiempo en la producción del bien. Un buen Gerente es el que escucha a su empleador y visualiza las posibles soluciones de estos problemas, pero sin antes olvidar que todos los días se puede mejorar para alcanzar en 100%, que aunque es difícil no es imposible de logar Procesos Costos