Codigo de classificacao

CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Copyright © 2001 by Conselho Nacional de Arquivos Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro – RJ Tel.: (21) 3806-6171 Fax: (21) 2232-8430 e-mail: [email protected] Presidente da República Fernando Henrique Cardoso Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República Pedro Pullen Parente Secretário-Executivo da Casa Civil da Presidência da República Silvano Gianni Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva Arquivo Nacional Coordenação de Gestão de Documentos Revisão Técnica Maria Izabel de Oliveira (coordenadora) Ana Celeste Indolfo (assistente) Vera Lúcia Hess de Mello Lopes (assistente) Coordenação de Pesquisa e Difusão Cultural Revisão Flávia Roncarati Gomes Editoração eletrônica e capa Maria Judith Azevedo Vieira Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 156 cm 1. Gestão de documentos. 2. Código de classificação. 3. Documentos-Classificação. 4. Documentos-Destinação. 5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos públicos. CDD: 351.714 2 Equipe técnica de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio Ana Celeste Indolfo Ana Maria Varela Cascardo Campos Andresa de Moraes e Castro Maria Izabel de Oliveira Selma Braga Duboc Vera Lúcia Hess de Mello Lopes Verone Gonçalves Cauville Câmara Técnica de Classificação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctcl/Conarq Eliana Balbina Flora Sales Maria Hilda Pinto de Araújo Maria Izabel de Oliveira Rosely Curi Rondinelli Vera Lúcia Hess de Mello Lopes Verone Gonçalves Cauville Vilma Jesus de Oliveira Equipe técnica de elaboração da tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública Ana Maria Varela Cascardo Campos Andresa de Moraes e Castro Selma Braga Duboc Vera Regina Michels Bento Verone Gonçalves Cauville Câmara Técnica de Avaliação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctad/Conarq Ana Maria Varela Cascardo Campos – até 27 de maio de 1999 Andresa de Moraes e Castro Gracinda Assucena de Vasconcellos Helena Corrêa Machado – até 27 de agosto de 1998 Júlio César Ferreira Pereira – até 19 de agosto de 1997 Maria Izabel de Oliveira Norma de Góes Monteiro – até 13 de março de 1999 Selma Braga Duboc Thaís Márcia Carraca de Alcântara Verone Gonçalves Cauville Walter Albuquerque Mello – até 20 de novembro de 1998 Agradecemos a todos os colegas e profissionais de arquivo que contribuíram, com suas observações e sugestões, para o aprimoramento deste trabalho, em especial a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonçalves de Araújo e às equipes do Arquivo Nacional, em particular à Coordenação de Gestão de Documentos e à Coordenação Regional no Distrito Federal. SUMÁRIO Apresentação............................................................................................. 7 Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio ................................................... 9 1 – O código de classificação de documentos de arquivo: definições e conceitos ................................................................................................... 9 1.1 – Classe 000 – Administração geral....................................................... 10 1.2 – Classe 900 – Assuntos diversos............................................................ 12 2 – Aplicação do código de classificação de documentos de arquivo ......... 14 2.1 – Classificação e arquivamento de documentos ....................................... 14 2.1.1 – Classificação ......................................................................... 14 2.1.2 – Arquivamento ........................................................................ 15 2.2 – Folha de referência............................................................................. 17 2.3 – Recibo de empréstimo......................................................................... 19 3 – Código de classificação de documentos de arquivo .............................. 21 Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública: tabela básica ........................ 42 1 – Introdução .................................................................................................... 42 2 – Configuração da tabela de temporalidade .................................................. 43 3 – Metodologia para elaboração ..................................................................... 45 4 – Aplicação da tabela ..................................................................................... 49 4.1 – Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente ..................... 49 4.2 – Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária .............. 50 4.3 – Alteração do suporte da informação ................................................... 50 4.4 – Triagem de documentos em fase intermediária ..................................... 52 5 – Tabela básica ....................................................................................... 53 5 Índice......................................................................................................... 83 Glossário .............................................................................................. 134 Bibliografia .............................................................................................. 147 Referência legislativa .............................................................................. 149 6 APRESENTAÇÃO A política nacional de arquivos, consoante os princípios teóricos da moderna arquivologia, compreende a definição e adoção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por conseqüência, a melhoria dos arquivos públicos. A implantação dessa política inclui necessariamente o processo de reestruturação da própria administração pública. Essa modernização pressupõe novas formas de relacionamento entre a máquina administrativa governamental e seus arquivos, como condição imprescindível para que estes últimos sirvam como instrumento de apoio à organização do Estado e da sociedade. O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o próprio Estado, suporte para as decisões político-administrativas. A preocupação com a organização e o acesso aos documentos públicos é antiga, mas só recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituição Federal de 1988 dispõe, no parágrafo 2º do artigo 216, que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. Mais tarde, a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público por meio de programas de gestão de documentos, que reúnam procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles contidas. O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional, analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Câmaras Técnicas de Classificação e Avaliação de Documentos. A aplicação desses instrumentos deverá ser acompanhada pela instituição arquivística na sua específica esfera de competência, com o objetivo de proceder aos ajustes necessários ao seu aprimoramento, em função das particularidades de cada órgão. Concluída essa etapa, os órgãos e entidades serão orientados quanto à complementação do código e da tabela no que tange ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim. 7 Cabe ressaltar que, por refletirem as funções e atividades dos órgãos, o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública são dinâmicos. Sendo assim, requerem revisões e alterações periódicas, a fim de garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública. A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas. JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do Conselho Nacional de Arquivos 8 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: ATIVIDADES-MEIO DE ARQUIVO PARA A 1 – O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CONCEITOS O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os 9 quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: CLASSE 000 SUBCLASSE 010 GRUPO 012 SUBGRUPOS 012.1 ADMINISTRAÇÃO GERAL ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividadesfim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência. Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente. Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses. 1.1 – CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL 040 – PATRIMÔNIO 10 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – (vaga) 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 020 – PESSOAL Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 030 – MATERIAL São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo. 040 – PATRIMÔNIO Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas. 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 11 070 – COMUNICAÇÕES Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação. 080 – (VAGA) Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão. 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo se aplica aos últimos grupos: 019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação. 1.2 – CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão. 12 A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 – VISITAS E VISITANTES 950 – (vaga) 960 – (vaga) 970 – (vaga) 980 – (vaga) 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades, comemorações, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados. 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão. 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem como material de divulgação. 940 – VISITAS E VISITANTES Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e assessoramento a visitantes. 950 a 980 – (VAGAS) Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS. 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites; felicitações e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos. 13 2 – APLICAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos. 2.1 – CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 2.1.1 – CLASSIFICAÇÃO A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários. OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s). 14 2.1.2 – ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações: a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita: – racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. Exemplo: Pasta: Dossiês: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL 061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO – organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados alfabeticamente. c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente. 15 ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: – emprestar aos usuários; – prestar informações; – efetuar uma juntada. Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: – 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devolução do documento; 16 – 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de devolução. 2.2 – FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I) . ESPECIFICAÇÕES: Cor Via Formato Utilização BRANCA UMA A-4 ANVERSO . INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO: - CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual a folha de referência estará arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundário do documento. - RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento. - DADOS DO DOCUMENTO: . NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar s.n. . DATA: indicar a data do documento. . ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório, aviso ou outra. . REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do documento, ou seja, do órgão onde foi assinado o documento. . DESTINATÁRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento. - VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está arquivado. 17 MODELO I FOLHA DE REFERÊNCIA CÓDIGO DO ASSUNTO RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: N.: Data: Espécie: Remetente: Destinatário: VER: 18 2.3 – RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II) . ESPECIFICAÇÕES: Cor Via Formato Utilização BRANCA DUAS 11 x 15,5cm ANVERSO . INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO: - CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do documento a ser emprestado. - RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento. - REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade administrativa e do servidor responsável pela solicitação. - DATA: indicar a data do empréstimo. - ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que está efetuando o empréstimo e a assinatura deste. - RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que está recebendo o documento e a assinatura deste. - DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento. 19 MODELO II RECIBO DE EMPRÉSTIMO CLASSIFICAÇÃO: ___________________________________________________ ____________________________________________________________________ RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ REQUISITADO POR: _________________________________________________ ____________________________ DATA: ________________________________ ENCAMINHADO POR: _______________________ assinatura e carimbo RECEBIDO POR: _________________________ assinatura e carimbo DEVOLVIDO EM:__________________________________ 20 3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL 040 – PATRIMÔNIO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – (vaga) 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 000 001 ADMINISTRAÇÃO GERAL MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA - Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos da administração pública federal. 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho gerais. - Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. - Quanto à programação orçamentária, ver 051.1. 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo. - Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios, classificar no assunto específico. - Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, sempre que tal procedimento se justificar. 21 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 010.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES 010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS 010.3 AUDIÊNCIAS. DESPACHOS. REUNIÕES - Ordenar por unidade organizacional, quando necessário. 011 COMISSÕES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITÊS - Incluem-se documentos referentes à criação de comissões, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comitês, no próprio órgão ou em órgãos colegiados e de deliberação coletiva, bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções, tais como: atas e relatórios técnicos. - Sugere-se abrir uma pasta para cada comissão, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comitê, sempre que tal procedimento se justificar. 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 012.12 ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS 012.2 DIVULGAÇÃO INTERNA 012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE - Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros documentos de caráter promocional. 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 019.01 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO - Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades do órgão e os serviços que presta. 020 PESSOAL 22 020.1 LEGISLAÇÃO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins administrativo, de pessoal e de serviço. 020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (inclusive carteira, crachá, credencial e passaporte diplomático) 020.3 OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS 020.31 cartão, RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS - Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no assunto específico. 020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSÍDIOS - Quanto à contribuição sindical do servidor, classificar em 024.141. - Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar em 024.153. 020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO - Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos. - Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor. - Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de caráter geral, sempre que tal procedimento se justificar. 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 021.2 EXAMES DE SELEÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos, constituição de bancas examinadoras, testes psicotécnicos, exames médicos, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. - Ordenar pelo tipo de exame e título do concurso, em ordem alfabética. 022 022.1 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (inclusive bolsas de estudo) 23 022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados) 022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022.121 NO BRASIL 022.122 NO EXTERIOR 022.2 ESTÁGIOS (inclusive bolsas de estágio) 022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio) 022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022.221 NO BRASIL 022.222 NO EXTERIOR 022.9 023 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO - Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pelo órgão. QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 023.01 ESTUDOS E PREVISÃO DE PESSOAL 023.02 CRIAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES 023.03 REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS (inclusive ascensão e progressão funcional; avaliação de desempenho; enquadramento; equiparação, reajuste e reposição salarial; promoções) 023.1 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL - Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores, classificar em 020.5. 023.11 ADMISSÃO. APROVEITAMENTO. CONTRATAÇÃO. NOMEAÇÃO. READMISSÃO. READAPTAÇÃO. RECONDUÇÃO. REINTEGRAÇÃO. REVERSÃO 023.12 DEMISSÃO. DISPENSA. EXONERAÇÃO. RESCISÃO CONTRATUAL. FALECIMENTO 24 023.13 LOTAÇÃO. PERMUTA REMOÇÃO. TRANSFERÊNCIA. 023.14 DESIGNAÇÃO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIÇÃO. SUBSTITUIÇÃO 023.15 REQUISIÇÃO. CESSÃO - Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários. 024 024.1 024.11 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024.111 SALÁRIO-FAMÍLIA 024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO. ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO 024.119 OUTROS SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024.12 GRATIFICAÇÕES (inclusive incorporações) 024.121 DE FUNÇÃO 024.122 JETONS 024.123 CARGOS EM COMISSÃO 024.124 NATALINA (décimo terceiro salário) 024.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES 024.13 ADICIONAIS 024.131 TEMPO DE SERVIÇO (anuênios, biênios e qüinqüênios) 024.132 NOTURNO 024.133 PERICULOSIDADE 024.134 INSALUBRIDADE 024.135 ATIVIDADES PENOSAS 024.136 SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO (horas extras) 25 024.137 FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO - Quanto ao afastamento para gozo de férias, ver 024.2. 024.139 OUTROS ADICIONAIS 024.14 DESCONTOS 024.141 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR 024.142 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL 024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) 024.144 PENSÕES ALIMENTÍCIAS 024.145 CONSIGNAÇÕES 024.149 OUTROS DESCONTOS 024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS 024.151 PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) 024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) 024.153 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR 024.154 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuições anteriores) 024.155 SALÁRIO MATERNIDADE 024.156 IMPOSTO DE RENDA 024.2 FÉRIAS - Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário, ver 024.137. 26 024.3 LICENÇAS - Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores. - Ordenar por: acidente em serviço adotante afastamento do cônjuge/companheiro atividade política capacitação profissional desempenho de mandato classista doença em pessoa da família gestante paternidade prêmio por assiduidade serviço militar tratamento de interesses particulares tratamento de saúde (inclusive perícia médica) - Ver também 024.4, 024.91 e 029.11. 024.4 AFASTAMENTOS - Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente. - Ordenar por: para depor para exercer mandato eletivo para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) para servir como jurado suspensão de contrato de trabalho (CLT) - Ver também 024.3, 024.91 e 029.11. 024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS 024.51 MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES 024.52 LOCOMOÇÃO - 024.59 024.9 Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos. OUTROS REEMBOLSOS OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 27 024.91 CONCESSÕES - Ordenar por: alistamento eleitoral casamento (gala) doação de sangue falecimento de familiares (nojo) horário especial para servidor estudante horário especial para servidor portador de deficiência - Ver também 024.3, 024.4 e 029.11. 024.92 AUXÍLIOS - Ordenar por: alimentação/refeição assistência pré-escolar/creche fardamento/uniforme moradia vale-transporte - Ver também 026.12. 025 025.1 025.11 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR DENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS. INQUÉRITOS PROCESSOS DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância), inquérito administrativo (instrução, defesa, relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar. - Quando se tratar de acumulação lícita de cargos, empregos e funções públicas, classificar em 020.5. 025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes à advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada. - O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor 020.5. 026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL - Quanto às licenças, ver 024.3. 28 026.01 PREVIDÊNCIA PRIVADA - Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas, de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social. 026.1 BENEFÍCIOS 026.11 SEGUROS 026.12 AUXÍLIOS - Ordenar por: acidente doença funeral natalidade reclusão - Ver também 024.92. 026.13 APOSENTADORIA - Quanto ao abono ou provento provisório, ver 024.112. 026.131 CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO 026.132 PENSÕES: PROVISÓRIA, TEMPORÁRIA E VITALÍCIA 026.19 OUTROS BENEFÍCIOS 026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A SERVIDORES 026.192 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (inclusive prontuário médico do servidor e planos de saúde) 026.193 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS 026.194 OCUPAÇÃO DE PRÓPRIOS DA UNIÃO 026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 026.2 HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO - Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135, respectivamente. 026.21 PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (CIPA) 29 026.22 REFEITÓRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeições) 026.23 INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE 029 029.1 029.11 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL HORÁRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de plantão) CONTROLE DE FREQÜÊNCIA (livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras) - Ver também 024.3, 024.4 e 024.91. 029.2 MISSÕES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIÇO - Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar. - Quanto aos relatórios técnicos das missões e/ou viagens, classificar no assunto específico. 029.21 NO PAÍS - Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo, diárias, passagens (inclusive devolução), prestações de contas e relatórios de viagem. - Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores, ver 024.51. 029.22 NO EXTERIOR (afastamento do país) 029.221 SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 029.222 COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO - Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento, diárias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegações), passagens, passaportes, prestações de contas, relatórios de viagem e reservas de hotel. 029.3 029.31 INCENTIVOS FUNCIONAIS PRÊMIOS (concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios) 029.4 DELEGAÇÕES DE COMPETÊNCIA. PROCURAÇÃO 029.5 SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitações) 029.6 AÇÕES TRABALHISTAS. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS 30 029.7 030 MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS: GREVES E PARALISAÇÕES MATERIAL - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES 031 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO. CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras) 032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS (inclusive assinaturas autorizadas e reprodução de formulários) 033 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 033.1 MATERIAL PERMANENTE - Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte. - Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062. 033.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING 033.13 EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA 033.2 MATERIAL DE CONSUMO 033.21 COMPRA 033.22 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA 033.23 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS - Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros. 034 034.01 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (permanente e de consumo) TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Móveis-RMB ou RMBM) 034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisição, distribuição e Relatório de Movimentação de Almoxarifado-RMA) 034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO - Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor, classificar em 025. 31 034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 034.4 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL 034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓSITO 035 ALIENAÇÃO. BAIXA (material permanente e de consumo) 035.1 VENDA (inclusive leilão) 035.2 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA 036 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário. 036.1 REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (inclusive licitações) 036.2 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ÓRGÃO 037 INVENTÁRIO - Quanto aos inventários de documentação bibliográfica, classificar em 062.5. 037.1 MATERIAL PERMANENTE 037.2 MATERIAL DE CONSUMO 039 040 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL PATRIMÔNIO - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 041 BENS IMÓVEIS - Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifícios, terrenos, residências e salas. - Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imóvel, sempre que tal procedimento se justificar. 041.01 FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS - Quanto à instalação, conservação e reparo de rádio, telex, telefone e fac-símile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente. 041.011 ÁGUA E ESGOTO 32 041.012 GÁS 041.013 LUZ E FORÇA 041.02 COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) 041.03 CONDOMÍNIO 041.1 AQUISIÇÃO 041.11 COMPRA 041.12 CESSÃO 041.13 DOAÇÃO 041.14 PERMUTA 041.15 LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO. COMODATO 041.2 ALIENAÇÃO 041.21 VENDA 041.22 CESSÃO 041.23 DOAÇÃO 041.24 PERMUTA 041.3 DESAPROPRIAÇÃO. REINTEGRAÇÃO DE POSSE. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. TOMBAMENTO 041.4 OBRAS 041.41 REFORMA. RECUPERAÇÃO. RESTAURAÇÃO 041.42 CONSTRUÇÃO 041.5 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (inclusive licitações) 041.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES 041.52 MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO 041.53 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES 041.54 LIMPEZA. IMUNIZAÇÃO. DESINFESTAÇÃO (inclusive para jardins) 041.59 OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 33 042 VEÍCULOS - Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo. 042.1 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 042.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 042.12 ALUGUEL 042.13 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO 042.3 ALIENAÇÃO (inclusive licitações) 042.31 VENDA (inclusive leilão) 042.32 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENÇÃO. REPARO 042.5 ACIDENTES. INFRAÇÕES. MULTAS 042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS 042.91 CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS 042.911 REQUISIÇÃO 042.912 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE 042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM 043 BENS SEMOVENTES - Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a necessidade. 044 INVENTÁRIO (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Imóveis-MBI) 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 049.1 GUARDA E SEGURANÇA 049.11 SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 049.12 SEGUROS (inclusive de veículos) 34 049.13 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO - Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores, inspeções periódicas, constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. 049.14 SINISTRO - Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incêndio e roubo. 049.15 CONTROLE DE PORTARIA - Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chaves; e registro de ocorrências. - Quanto ao controle de uso de veículos, ver 042.91. 049.2 MUDANÇAS 049.21 PARA OUTROS IMÓVEIS 049.22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL 049.3 USO DE DEPENDÊNCIAS - Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel, pelo órgão ou por terceiros. 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 050.1 051 051.1 AUDITORIA ORÇAMENTO PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 051.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA 051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) - Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes. 35 051.14 CRÉDITOS ADICIONAIS - Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar, especial e extraordinário. 051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051.21 DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) - Incluem-se documentos referentes às transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções. 051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA) 051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO 052 FINANÇAS 052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. 052.21 RECEITA - Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. 052.22 DESPESA - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar. 053 FUNDOS ESPECIAIS 054 ESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS - Incluem-se documentos referentes aos subsídios, incentivos fiscais e investimentos. 055 055.01 055.1 OPERAÇÕES BANCÁRIAS PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA CONTA ÚNICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) 36 055.2 056 057 059 059.1 060 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) BALANÇOS. BALANCETES TOMADA DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovação das contas) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 060.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NO DIÁRIO OFICIAL 060.2 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO 060.3 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS EM OUTROS PERIÓDICOS 061 061.1 PRODUÇÃO EDITORIAL (inclusive edição ou co-edição de publicações em geral produzidas pelo órgão em qualquer suporte) EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL - Incluem-se documentos referentes à composição, copidesque e revisão de textos. 061.2 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO - Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e venda. - Quanto à permuta de documentação bibliográfica, ver 062.13. 062 062.01 062.1 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (livros, periódicos, folhetos e audiovisuais) NORMAS E MANUAIS - Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da documentação bibliográfica. AQUISIÇÃO (no Brasil e no exterior) 062.11 COMPRA (inclusive assinaturas de periódicos) 062.12 DOAÇÃO 062.13 PERMUTA - Quanto à permuta da produção editorial do órgão, ver 061.2. 37 062.2 REGISTRO - Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo. 062.3 CATALOGAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO. INDEXAÇÃO 062.4 REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO - Incluem-se documentos referentes às consultas, pesquisas bibliográficas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas. 062.5 063 063.01 INVENTÁRIO DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS NORMAS E MANUAIS - Incluem-se estudos e orientações referentes elaboração de documentos, metodologias procedimentos técnicos. à e 063.1 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. DIAGNÓSTICO. FLUXO 063.2 PROTOCOLO: RECEPÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 063.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA 063.4 CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO (inclusive códigos de classificação de documentos) 063.5 POLÍTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 063.51 063.6 CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 063.61 ANÁLISE. AVALIAÇÃO. SELEÇÃO (inclusive tabelas de temporalidade) 063.62 ELIMINAÇÃO (inclusive termos, listagens e editais de ciência de eliminação) 063.63 TRANSFERÊNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferência; guias, relações e termos de recolhimento; e listagens descritivas do acervo) 064 DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA - Esta classificação necessidade. poderá ser subdividida quando houver 38 065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes à reprodução, em qualquer suporte, de material arquivístico, bibliográfico e museológico. - Quanto à requisição de cópias eletrostáticas, ver 032. 066 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 066.1 DESINFESTAÇÃO. HIGIENIZAÇÃO 066.2 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITOS 066.3 RESTAURAÇÃO (inclusive encadernação) 067 INFORMÁTICA 067.1 PLANOS E PROJETOS 067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licença e registro de uso e compra) 067.21 MANUAIS TÉCNICOS 067.22 MANUAIS DO USUÁRIO 067.3 069 070 ASSISTÊNCIA TÉCNICA OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO COMUNICAÇÕES - Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 071 071.1 SERVIÇO POSTAL SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRESSA 071.11 NACIONAL 071.12 INTERNACIONAL 071.2 SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE 071.3 MALA OFICIAL 071.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS 072 SERVIÇO DE RÁDIO 39 072.1 073 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO SERVIÇO DE TELEX 073.1 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO 074 SERVIÇO TELEFÔNICO (inclusive autorização para ligações interurbanas). FAC-SÍMILE (fax) 074.1 INSTALAÇÃO. TRANSFERÊNCIA. MANUTENÇÃO. REPARO 074.2 LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS 074.3 CONTAS TELEFÔNICAS 075 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 091 AÇÕES JUDICIAIS CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 – VISITAS E VISITANTES 950 – (vaga) 960 – (vaga) 970 – (vaga) 980 – (vaga) 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 900 ASSUNTOS DIVERSOS - Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à administração geral cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código. 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras) - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 40 920 CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS - Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo órgão, quanto à participação e apresentação de trabalhos por técnicos do órgão. - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES - Incluem-se documentos referentes às solicitações de audiência, assistência, orientação e assessoramento a visitantes. 990 991 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS APRESENTAÇÃO. RECOMENDAÇÃO - Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentação e recomendação. 992 COMUNICADOS E INFORMES - Incluem-se documentos referentes às comunicações de posse, afastamento de cargos e alterações de endereços e telefones. 993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAÇÕES. PÊSAMES 994 PROTESTOS. REIVINDICAÇÕES. SUGESTÕES 995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS 996 ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES 41 TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: TABELA BÁSICA 1 – INTRODUÇÃO A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. Estudos vêm sendo realizados, no setor público e privado, com o objetivo de estabelecer critérios e parâmetros para a avaliação documental, já desde a década de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, conseqüentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico. A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo Nacional, foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos. Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos às atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação. 42 Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes às atividades-meio do serviço público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica aqui apresentada. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade. 2 – CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 1. Assunto Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 43 2. Prazos de guarda Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta. A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); - arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 44 Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 3. Destinação final Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. 4. Observações Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. 3 - METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo. O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de uso. O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relacionase, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. 45 O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição; b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154). A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos, tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos, pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança. Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. Deverá, ainda, promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim, complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública. A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: • arquivista ou responsável pela guarda da documentação; • servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; • historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; • profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos; • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); • outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos descritos a seguir: 1. levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim); 2. definição dos conjuntos documentais; 3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à 46 existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência de uso dos documentos, e aos prazos de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas; 4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa; 5. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela; 6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação. Cessados os trabalhos, a Comissão Permanente de Avaliação deverá: 1. analisar a proposta, procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra; 2. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação; 3. providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistência desta, em outro veículo de divulgação local. Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação. No intuito de fornecer orientação para a definição de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela básica de temporalidade relativa às atividades-meio da administração pública. Dos documentos relativos à administração geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a políticas, planos, projetos, programas de modernização e reforma administrativa; relatórios de atividades; ajustes, acordos e convênios; ações judiciais, bem como normas, regulamentações e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades do órgão. No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqüenta e dois) anos para os que contêm informações passíveis de consulta no momento da homologação da aposentadoria, sendo: - 35 anos Æ período correspondente ao tempo de contribuição do servidor; - 17 anos Æ período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos, conforme a Constituição Federal em vigor. 47 Para assentamentos individuais, aposentadoria e pensões definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e prováveis descendentes. Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: • quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo serviço público na composição de seus quadros; • documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleção, cursos e estágios; • apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que reflete hábitos e costumes do período; • prêmios, por refletirem uma possível política de valorização dos servidores; • reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no serviço público; • documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores. Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária previamente à destinação, conforme a legislação em vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas, tomada de contas, balanços, balancetes, estímulos creditícios), os quais comprovam a receita e despesa do órgão. No que tange aos documentos orçamentários, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e setores específicos da administração pública; b) o orçamento aprovado pelo governo, mediante lei orçamentária, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos, redirecionando o orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades. Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: • inventários de material permanente; • inventários de bens imóveis, veículos e semoventes; • escrituras de bens imóveis; domínio; • desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de 48 • projetos, plantas e obras de bens imóveis. Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação, considerados permanentes, refletem a política de tratamento, controle e acesso à informação do órgão. São eles: • inventários de documentação bibliográfica; • normas, projetos, manuais e instrumentos; • política interna de acesso aos documentos de arquivo; • análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade; • termos de eliminação e guias de recolhimento; • programas, sistemas e manuais de informática. Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão, no que tange ao seu planejamento e programação, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em eventos promovidos por outras instituições. No caso de inexistência, no órgão, do original dos documentos permanentes, a cópia será recolhida na condição de fonte única de informação. 4 – APLICAÇÃO DA TABELA A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir: 4.1 – ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE 1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê; 49 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar termo de eliminação; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência); 10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário. 4. 2 – ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIÁRIA 1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda (ver item 4.4 – TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA); 5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso (ver item 4.3 – ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO); 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar termo de eliminação; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/ listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente. 4.3 – ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios que levem em consideração os preceitos 50 técnicos da arquivologia, a legislação em vigor e a relação custo/benefício de sua implantação. Conquanto tais recursos permitam a redução das necessidades de armazenamento da informação, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o órgão, sem que se obtenha resultados positivos. Dentre as vantagens da alteração do suporte, destacam-se: - agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio; - garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações etc; - preencher lacunas nos acervos arquivísticos; - substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos destinados à eliminação, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espaço, reduzindo o custo de manutenção, concentrando as informações e facilitando o seu manuseio. No entanto, qualquer decisão quanto à alteração do suporte da informação deve estar fundamentada nos seguintes critérios: 1. avaliar as questões legais concernentes à alteração do suporte, observando-se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais. Cada órgão necessita encontrar a solução que melhor atenda às suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que envolvem a adoção desses recursos, bem como o custo global e os benefícios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que: a) a atual legislação de microfilmagem não permite a eliminação de documentos públicos ou oficiais destinados à guarda permanente, mesmo após microfilmados; b) o microfilme tem validade em juízo desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos em lei; c) a atual legislação brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica encontra-se em processo de regulamentação, sendo aconselhável a observância da legislação em vigor no momento da adoção deste suporte. 2. os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas antes e depois de processar a alteração do suporte; 3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operação; 4. os documentos devem ter características físicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferência às grandes séries e não a peças isoladas, observado o estado de conservação, para que a reprodução ocorra dentro de parâmetros técnicos adequados; 51 5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação; 6. o órgão que adotar tais recursos deve contar com depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte. Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e necessários. Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações. estudo da e recursos acessórios bem como 4.4 – TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA O conceito de triagem se confunde com o de avaliação, na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais à eliminação, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se encontram preservados. No entanto, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao conteúdo das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou informativo. É igualmente recomendável a seleção por amostragem, processo que permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar. Para isso, alguns critérios deverão ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientações da instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência. Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção para o recolhimento, porém, em todos os casos, o arquivo intermediário deverá elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública na sua esfera de competência, em conformidade com o art. 9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 52 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto vigora 5 anos DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS Guarda permanente 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda permanente 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente 004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS Enquanto vigora 10 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 010.1 010.2 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS 010.3 011 AUDIÊNCIAS. DESPACHOS. REUNIÕES COMISSÕES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITÊS ATOS DE CRIAÇÃO, ATAS, RELATÓRIOS 012 012.1 012.11 53 Enquanto vigora Enquanto vigora Eliminação 5 anos 2 anos Guarda permanente Eliminação 4 anos 5 anos Eliminação 4 anos 5 anos Guarda permanente COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. 1 ano Eliminação Enquanto vigora Eliminação Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República, governadores e prefeitos, cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 012.12 ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS FASE CORRENTE DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 2 anos Eliminação Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente. Eliminação 012.2 DIVULGAÇÃO INTERNA 2 anos 012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE 4 anos 019 019.01 020 020.1 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO LEGISLAÇÃO IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (INCLUSIVE CARTEIRA, CARTÃO, CRACHÁ, CREDENCIAL E PASSAPORTE DIPLOMÁTICO) Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. 2 anos Eliminação OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 10 anos 10 anos Guarda permanente Enquanto o servidor permanecer 5 anos 020.31 RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS 2 anos 020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSÍDIOS 5 anos 54 Guarda permanente PESSOAL BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO 020.3 10 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 020.2 FASE INTERMEDIÁRIA É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta. Eliminação 5 anos Eliminação Eliminação 5 anos Guarda permanente Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 021.2 EXAMES DE SELEÇÃO (CONCURSOS PÚBLICOS) 022 022.1 022.11 FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto o servidor permanecer ™ DESTINAÇÃO FINAL Eliminação 2 anos Eliminação PROVAS E TÍTULOS, TESTES PSICOTÉCNICOS E EXAMES MÉDICOS 6 anos Eliminação CONSTITUIÇÃO DE BANCAS EXAMINADORAS, EDITAIS, EXEMPLARES ÚNICOS DE PROVAS, GABARITOS, RESULTADOS E RECURSOS 6 anos 5 anos Guarda permanente PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO 5 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5. PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 5 anos Eliminação 022.122 NO EXTERIOR 5 anos Eliminação PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO 5 anos Eliminação ESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS, RELATÓRIOS FINAIS, RELAÇÃO DE PARTICIPANTES, AVALIAÇÃO E DECLARAÇÃO DE COMPROVAÇÃO DE ESTÁGIO 5 anos 55 É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação. Eliminação NO BRASIL 022.21 ™ O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão. CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO) 022.121 022.2 OBSERVAÇÕES APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS, RELATÓRIOS FINAIS, EXEMPLARES ÚNICOS DE EXERCÍCIOS, RELAÇÃO DE PARTICIPANTES, AVALIAÇÃO E CONTROLE DE EXPEDIÇÃO DE CERTIFICADOS 022.12 FASE CORRENTE ESTÁGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTÁGIO) 5 anos Guarda permanente PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO 022.22 FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020.5. PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022.221 NO BRASIL 5 anos Eliminação 022.222 NO EXTERIOR 5 anos Eliminação 022.9 023 Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 023.01 ESTUDOS E PREVISÃO DE PESSOAL 5 anos 5 anos Guarda permanente 023.02 CRIAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação 023.03 REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS ASCENSÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ENQUADRAMENTO EQUIPARAÇÃO, REAJUSTE E REPOSIÇÃO SALARIAL PROMOÇÕES 023.1 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL 023.11 ADMISSÃO. APROVEITAMENTO. CONTRATAÇÃO. NOMEAÇÃO. READMISSÃO. READAPTAÇÃO. RECONDUÇÃO. REINTEGRAÇÃO. REVERSÃO 023.12 DEMISSÃO. DISPENSA. EXONERAÇÃO. RESCISÃO CONTRATUAL. FALECIMENTO 56 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 023.13 LOTAÇÃO. REMOÇÃO. TRANSFERÊNCIA. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminação 023.14 DESIGNAÇÃO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIÇÃO. SUBSTITUIÇÃO 5 anos 47 anos Eliminação 023.15 REQUISIÇÃO. CESSÃO 5 anos 47 anos Eliminação FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS 5 anos 95 anos Eliminação SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 7 anos 024 024.1 024.11 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 024.111 SALÁRIO-FAMÍLIA 024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO 5 anos Eliminação 19 anos Eliminação 7 anos Eliminação ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO Até a homologação da aposentadoria Eliminação 024.119 OUTROS SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 7 anos Eliminação 024.12 GRATIFICAÇÕES (INCLUSIVE INCORPORAÇÕES) 024.121 DE FUNÇÃO 5 anos 024.122 JETONS 7 anos 024.123 CARGOS EM COMISSÃO 5 anos 024.124 NATALINAS (DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO) 7 anos 024.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES 5 anos 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação 024.13 024.131 47 anos Eliminação Eliminação 47 anos Eliminação Eliminação ADICIONAIS TEMPO DE SERVIÇO (ANUÊNIOS, (BIÊNIOS E QÜINQÜÊNIOS) 57 OBSERVAÇÕES Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único, o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 024.132 NOTURNO 5 anos 47 anos Eliminação 024.133 PERICULOSIDADE 5 anos 47 anos Eliminação 024.134 INSALUBRIDADE 5 anos 47 anos Eliminação 024.135 ATIVIDADES PENOSAS 5 anos 47 anos Eliminação 024.136 SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS 5 anos 47 anos Eliminação (HORAS EXTRAS) 024.137 FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO 7 anos 024.139 OUTROS ADICIONAIS 5 anos Eliminação 47 anos Eliminação 024.14 DESCONTOS 024.141 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR 7 anos 024.142 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL 5 anos 024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) 7 anos 024.144 PENSÕES ALIMENTÍCIAS 5 anos 024.145 CONSIGNAÇÕES 7 anos Eliminação 024.149 OUTROS DESCONTOS 7 anos Eliminação 024.15 024.151 024.152 58 Eliminação 47 anos Eliminação Eliminação 95 anos Eliminação ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) 5 anos 5 anos Eliminação FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) 5 anos 47 anos Eliminação OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 024.153 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR 7 anos 024.154 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE 5 anos FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Eliminação 95 anos Eliminação CONTRIBUIÇÕES ANTERIORES) 024.155 SALÁRIO MATERNIDADE 7 anos Eliminação 024.156 IMPOSTO DE RENDA 7 anos Eliminação 7 anos Eliminação 024.2 FÉRIAS 024.3 LICENÇAS ACIDENTE EM SERVIÇO ADOTANTE AFASTAMENTO DO CÔNJUGE/COMPANHEIRO ATIVIDADE POLÍTICA CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA GESTANTE PATERNIDADE PRÊMIO POR ASSIDUIDADE SERVIÇO MILITAR TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES TRATAMENTO DE SAÚDE (INCLUSIVE PERÍCIA MÉDICA) 024.4 5 anos 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação AFASTAMENTOS PARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL (TRE) PARA SERVIR COMO JURADO SUSPENSÃO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT) 024.5 59 REEMBOLSO DE DESPESAS OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.51 024.52 024.59 024.9 60 MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES LOCOMOÇÃO OUTROS REEMBOLSOS OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS FASE CORRENTE Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação Eliminação Eliminação OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.91 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 5 anos 47 anos Eliminação CONCESSÕES ALISTAMENTO ELEITORAL CASAMENTO (GALA) DOAÇÃO DE SANGUE FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO) HORÁRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE HORÁRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DE DEFICIÊNCIA 024.92 AUXÍLIOS ALIMENTAÇÃO/REFEIÇÃO ASSISTÊNCIA PRÉ-ESCOLAR/CRECHE FARDAMENTO/UNIFORME MORADIA VALE-TRANSPORTE 025 025.1 Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas Eliminação APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR DENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS. INQUÉRITOS 025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente 025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente 5 anos 47 anos Eliminação 026 026.01 026.1 61 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL PREVIDÊNCIA PRIVADA BENEFÍCIOS OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 026.11 026.12 SEGUROS Até aprovação das contas AUXÍLIOS ACIDENTE DOENÇA FUNERAL NATALIDADE 026.13 FASE CORRENTE Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação Eliminação RECLUSÃO 5 anos 47 anos Eliminação APOSENTADORIA 5 anos 95 anos Eliminação Até a homologação da aposentadoria 026.131 CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO 026.132 PENSÕES: PROVISÓRIA E TEMPORÁRIA Enquanto vigora 5 anos Eliminação PENSÃO VITALÍCIA 5 anos 95 anos Eliminação Até quitação da dívida 5 anos Eliminação 026.19 026.191 62 Eliminação OUTROS BENEFÍCIOS ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A SERVIDORES OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO 026.192 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (INCLUSIVE PLANOS DE SAÚDE) PRONTUÁRIO MÉDICO DO SERVIDOR 026.193 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS 026.194 OCUPAÇÃO DE PRÓPRIOS DA UNIÃO 026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 026.2 026.21 026.22 HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO 029 029.1 Eliminação 5 anos Eliminação 5 anos Eliminação 2 anos Eliminação 2 anos Eliminação 2 anos CRIAÇÃO, DESIGNAÇÃO, PROPOSTAS, RELATÓRIOS E ATAS 3 anos 47 anos Eliminação Eliminação 5 anos Guarda permanente 2 anos Eliminação 5 anos Eliminação 2 anos Eliminação OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL HORÁRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA PLANTÃO) 63 95 anos COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (CIPA) INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE Eliminação 5 anos 5 anos REFEITÓRIOS, CANTINAS E COPAS 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL Até quitação da dívida Enquanto permanece a ocupação PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO (FORNECIMENTO DE REFEIÇÕES) 026.23 Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA DE OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 029.11 029.21 DESTINAÇÃO FINAL 5 anos 47 anos Eliminação NO PAÍS Até aprovação das contas SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 029.222 COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 7 anos AUTORIZAÇÃO DE AFASTAMENTO DIÁRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA ESTRANGEIRA) LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE COMITIVAS E DELEGAÇÕES) PASSAGENS PASSAPORTES PRESTAÇÕES DE CONTAS RELATÓRIOS DE VIAGEM RESERVAS DE HOTEL 64 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAÍS) 029.221 029.3 OBSERVAÇÕES MISSÕES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIÇO AJUDAS DE CUSTO DIÁRIAS PASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUÇÃO) PRESTAÇÕES DE CONTAS RELATÓRIOS DE VIAGEM 029.22 FASE INTERMEDIÁRIA CONTROLE DE FREQUÊNCIA LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS 029.2 FASE CORRENTE INCENTIVOS FUNCIONAIS Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 029.31 DELEGAÇÕES DE COMPETÊNCIA. PROCURAÇÃO 029.5 SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 029.6 AÇÕES TRABALHISTAS. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS 029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS: GREVES E PARALISAÇÕES 030 MATERIAL NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 030.1 031 FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 5 anos 5 anos Guarda permanente OBSERVAÇÕES PRÊMIOS CONCESSÃO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE HONRA AO MÉRITO E ELOGIOS 029.4 FASE CORRENTE CADASTRO DE FORNECEDORES ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO. CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (INCLUSIVE Enquanto vigora 5 anos Eliminação Enquanto vigora a prestação do serviço ™ Eliminação Até o trânsito em julgado 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos Eliminação 2 anos Eliminação 1 ano Eliminação Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). ™ O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos. AMOSTRAS) 032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E REPRODUÇÕES DE FORMULÁRIOS) 033 033.1 65 AQUISIÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) MATERIAL PERMANENTE Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO) 033.12 FASE CORRENTE Até aprovação das contas ALUGUEL. COMODATO. LEASING Até aprovação das contas 033.13 EMPRÉSTIMO. CESSÃO DOAÇÃO. PERMUTA 033.2 66 MATERIAL DE CONSUMO Enquanto vigora 4 anos FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos 5 anos DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Eliminação Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). Eliminação Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das conta e eliminação). Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 033.21 COMPRA 033.22 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA 033.23 034 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (PERMANENTE E DE CONSUMO) 67 FASE CORRENTE Até aprovação das contas 4 anos Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (INCLUSIVE RMB OU RMBM) 034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE REQUISIÇÃO, DISTRIBUIÇÃO E RMA) 034.2 034.3 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO TRANSPORTE DE MATERIAL 034.4 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL 034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓSITO 035 ALIENAÇÃO. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO) 68 FASE CORRENTE Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 2 anos Até a conclusão do caso 2 anos 1 ano 2 anos 5 anos DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 035.1 035.2 036 VENDA (INCLUSIVE LEILÃO) CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 036.2 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ÓRGÃO 69 Até aprovação das contas 4 anos FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos DESTINAÇÃO FINAL INVENTÁRIO Até aprovação das contas 1 ano 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO 036.1 037 FASE CORRENTE Eliminação Eliminação Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 037.1 037.2 039 MATERIAL PERMANENTE MATERIAL DE CONSUMO 040 PATRIMÔNIO BENS IMÓVEIS PROJETOS, PLANTAS E ESCRITURAS 041.01 70 Até aprovação das contas Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS OBSERVAÇÕES Guarda permanente Eliminação Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 041 FASE CORRENTE Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 3 anos 5 anos Guarda permanente É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 041.011 041.012 041.013 041.02 71 ÁGUA E ESGOTO GÁS LUZ E FORÇA FASE CORRENTE Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) 2 anos CRIAÇÃO, DESIGNAÇÃO, PROPOSTAS DE REDUÇÃO DE GASTOS COM ENERGIA, RELATÓRIOS E ATAS 3 anos FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação 5 anos Guarda permanente OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 041.03 041.1 041.11 CONDOMÍNIO FASE CORRENTE Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação AQUISIÇÃO COMPRA Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas Guarda permanente 041.12 CESSÃO 4 anos 5 anos Guarda permanente 041.13 DOAÇÃO 4 anos 5 anos Guarda permanente 72 OBSERVAÇÕES Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data da aprovação das contas e guarda permanente). Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 041.14 041.15 041.2 041.21 041.22 73 PERMUTA LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO. COMODATO FASE CORRENTE 4 anos Até aprovação das contas FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Guarda permanente Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). Eliminação ALIENAÇÃO VENDA CESSÃO Até aprovação das contas 4 anos 5 anos a contar da data de aprovaç ão das contas 5 anos Guarda permanente Guarda permanente Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 041.23 DOAÇÃO 4 anos 5 anos Guarda permanente 041.24 PERMUTA 4 anos 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 041.3 041.4 DESAPROPRIAÇÃO. REINTEGRAÇÃO DE POSSE .REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. TOMBAMENTO REFORMA. RECUPERAÇÃO. RESTAURAÇÃO Até aprovação das contas 041.42 CONSTRUÇÃO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente Guarda permanente Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 041.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES Até aprovação das contas 041.52 MANUTENÇÃO DE AR-CONDICIONADO Até aprovação das contas 74 Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). OBRAS 041.41 041.5 OBSERVAÇÕES 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 041.53 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES Até aprovação das contas 041.54 LIMPEZA. IMUNIZAÇÃO. DESINFESTAÇÃO (INCLUSIVE PARA JARDINS) Até aprovação das contas 041.59 OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 042 42.1 042.11 042.13 OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano. AQUISIÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR ALUGUEL CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO 042.3 ALIENAÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 75 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL VEÍCULOS IMPORTAÇÃO) 042.12 FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação 4 anos 5 anos Eliminação Até a alienação 5 anos Eliminação Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 042.31 042.32 VENDA (INCLUSIVE LEILÃO) CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação 4 anos 5 anos Eliminação ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENÇÃO. REPARO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 042.5 ACIDENTES. INFRAÇÕES. MULTAS Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS 042.4 042.91 CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS 2 anos Eliminação 042.911 REQUISIÇÃO 2 anos Eliminação 042.912 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE 2 anos Eliminação 042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM 2 anos Eliminação 043 044 76 Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos. A temporalidade e destinação serão estabelecidas pelo órgão de acordo com a necessidade. BENS SEMOVENTES INVENTÁRIO (INCLUSIVE RMBI) OBSERVAÇÕES Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO 049 049.1 049.11 2 anos GUARDA E SEGURANÇA Até aprovação das contas SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA SEGUROS (INCLUSIVE DE VEÍCULOS) 049.13 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO Até aprovação das contas OBSERVAÇÕES Eliminação . Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. 2 anos CONSTITUIÇÃO DE BRIGADAS DE PLANOS, PROJETOS E RELATÓRIOS 4 anos 5 anos Guarda permanente Até a conclusão do caso 5 anos Eliminação INCÊNDIO, SINISTRO 049.15 CONTROLE DE PORTARIA 2 anos REGISTRO DE OCORRÊNCIAS 5 anos Eliminação Eliminação 5 anos Eliminação MUDANÇAS 049.21 PARA OUTROS IMÓVEIS Até aprovação das contas 049.22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL Até aprovação das contas 77 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas TREINAMENTO DE PESSOAL, INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO DE EXTINTORES, INSPEÇÕES PERIÓDICAS 049.14 049.3 DESTINAÇÃO FINAL OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 049.12 049.2 FASE INTERMEDIÁRIA USO DE DEPENDÊNCIAS 2 anos 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 050 ORÇAMENTO E FINANÇAS NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 050.1 051 AUDITORIA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto vigora 5 anos Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 2 anos 051.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA 5 anos 051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) 2 anos 051.14 CRÉDITOS ADICIONAIS CRÉDITO SUPLEMENTAR. CRÉDITO ESPECIAL. CRÉDITO EXTRAORDINÁRIO 051.21 5 anos DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS Até aprovação das contas 051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA) Até aprovação das contas 051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO Até aprovação das contas 78 Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda permanente EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) 052 Guarda permanente ORÇAMENTO 051.1 051.2 DESTINAÇÃO FINAL FINANÇAS 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Eliminação OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 052.21 RECEITA Até aprovação das contas 052.22 DESPESA Até aprovação das contas 053 FUNDOS ESPECIAIS Até aprovação das contas 054 ESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS Até aprovação das contas 055 OPERAÇÕES BANCÁRIAS 055.01 055.1 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA CONTA ÚNICA (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS) 055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS) 79 Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Guarda permanente Eliminação Eliminação Eliminação OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 056 BALANÇOS. BALANCETES 057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS (INCLUSIVE PARECER DE APROVAÇÃO DAS CONTAS) 059 059.1 060 FASE CORRENTE Até aprovação das contas Até aprovação das contas TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 060.2 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO 1 ano 80 Guarda permanente 5 anos a contar da data de aprovação das contas Até aprovação das contas 061.1 OBSERVAÇÕES Guarda permanente Até aprovação das contas PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NO DIÁRIO OFICIAL 061 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 060.1 060.3 FASE INTERMEDIÁRIA PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS EM OUTROS PERIÓDICOS Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação PRODUÇÃO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIÇÃO OU COEDIÇÃO DE PUBLICAÇÕES EM GERAL PRODUZIDAS PELO ÓRGÃO EM QUALQUER SUPORTE) EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 061.2 062 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas Enquanto vigora DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente. 5 anos Guarda permanente DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (LIVROS, PERIÓDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS) 062.01 062.1 062.11 NORMAS E MANUAIS Os documentos referentes a material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano. AQUISIÇÃO (NO BRASIL E NO EXTERIOR) COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE PERIÓDICOS) Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 062.12 DOAÇÃO 4 anos 5 anos Eliminação 062.13 PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminação 062.2 062.3 REGISTRO CATALOGAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO. 2 anos Eliminação 2 anos Eliminação INDEXAÇÃO 062.4 062.5 063 81 REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO INVENTÁRIO DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS 2 anos Até aprovação das contas Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 063.01 063.1 063.2 NORMAS E MANUAIS 7 anos Guarda permanente 5 anos CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS POLÍTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 063.51 CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS 063.6 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ANÁLISE. AVALIAÇÃO. SELEÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE 5 anos Guarda permanente 2 anos Eliminação 5 anos Eliminação 2 anos Eliminação Enquanto vigora ™ Eliminação 5 anos 5 anos Guarda permanente 1 ano após a devolução ™ O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo. Eliminação 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora ™ Eliminação 5 anos OBSERVAÇÕES Eliminação ELIMINAÇÃO TERMOS, LISTAGENS E EDITAIS DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO 82 Enquanto vigora DIAGNÓSTICO 063.4 063.62 DESTINAÇÃO FINAL 4 anos 063.3 063.61 FASE INTERMEDIÁRIA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. FLUXO PROTOCOLO: RECEPÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ASSISTÊNCIA TÉCNICA 063.5 FASE CORRENTE Guarda permanente ™ O prazo total de guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 063.63 064 DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA 065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS ESTUDOS, PROJETOS E NORMAS DESINFESTAÇÃO. HIGIENIZAÇÃO 066.2 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITOS RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS (INCLUSIVE ENCADERNAÇÃO) 067 PLANOS E PROJETOS 067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (INCLUSIVE LICENÇA E REGISTRO DE USO E COMPRA) MANUAIS TÉCNICOS (EXEMPLARES ÚNICOS) 067.22 MANUAIS DO USUÁRIO (EXEMPLARES ÚNICOS) 067.3 83 OBSERVAÇÕES 5 anos Guarda permanente A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades do órgão. Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 2 anos Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos. Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos. INFORMÁTICA 067.1 067.21 DESTINAÇÃO FINAL CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 066.1 066.3 FASE INTERMEDIÁRIA TRANSFERÊNCIA. RECOLHIMENTO GUIAS E TERMOS DE TRANSFERÊNCIA, GUIAS, RELAÇÕES E TERMOS DE RECOLHIMENTO, LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO 066 FASE CORRENTE ASSISTÊNCIA TÉCNICA Enquanto vigora Enquanto vigora Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 069 070 071.1 COMUNICAÇÕES Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente SERVIÇO POSTAL SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRESSA 071.11 NACIONAL 071.12 INTERNACIONAL Até aprovação das contas SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE Até aprovação das contas 071.3 MALA OFICIAL Até aprovação das contas 071.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS Até aprovação das contas 84 DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. Até aprovação das contas 071.2 FASE INTERMEDIÁRIA OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 071 FASE CORRENTE 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 072 072.1 073 073.1 074 SERVIÇO DE RÁDIO INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO SERVIÇO DE TELEX INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO SERVIÇO TELEFÔNICO (INCLUSIVE AUTORIZAÇÃO PARA LIGAÇÕES INTERURBANAS). FAC-SÍMILE (FAX) FASE CORRENTE Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas INSTALAÇÃO. TRANSFERÊNCIA. MANUTENÇÃO. REPARO Até aprovação das contas 074.2 LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS Enquanto Vigora CONTAS TELEFÔNICAS Até aprovação das contas 075 SERVIÇOS DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À COMUNICAÇÕES 85 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 2 anos 074.1 074.3 FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Este grupo será desenvolvido acordo com a necessidade, temporalidade e destinação. pelo órgão de bem como a PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 090 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos 95 anos DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINIS- TRAÇÃO GERAL 091 AÇÕES JUDICIAIS Guarda permanente 900 ASSUNTOS DIVERSOS 910 920 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 1 ano PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO 5 anos 5 anos Guarda permanente CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO 930 Eliminação FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. FESTAS PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO CONCURSOS PLANEJAMENTO, NORMAS, EDITAIS, HABILITAÇÃO DOS CANDIDATOS, JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS CONCORRENTES, PREMIAÇÃO E RECURSOS 940 VISITAS E VISITANTES 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 1 ano 5 anos Eliminação 5 anos 1 ano 5 anos Eliminação 5 anos 1 ano 5 anos Guarda permanente Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda permanente 1 ano Eliminação 991 APRESENTAÇÃO. RECOMENDAÇÃO 1 ano Eliminação 992 COMUNICADOS E INFORMES 1 ano Eliminação 86 As normas deverão permanecer em fase corrente enquanto vigoram. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAÇÕES. PÊSAMES 1 ano Eliminação 994 PROTESTOS. REIVINDICAÇÕES. SUGESTÕES 1 ano Eliminação 995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS 1 ano Eliminação 996 ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES 1ano Eliminação 87 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES III. ÍNDICE O índice é um instrumento auxiliar à classificação, portanto a sua utilização deve ser seguida da consulta ao Código de classificação de documentos de arquivo, pois este possui informações complementares capazes de ratificar, esclarecer e indicar procedimentos a serem adotados quando da classificação e do arquivamento de documentos. –A– ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS 042.4 ABONOS .de faltas ............................................................................... 029.11 .de permanência em serviço .................................................... 024.112 .pecuniários ........................................................................... 024.137 .provisórios ............................................................................ 024.112 AÇÃO .disciplinar ............................................................................. 025 .judicial ................................................................................. 091 .trabalhista............................................................................. 029.6 88 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Acervos arquivísticos Ver DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA Acervos bibliográficos Ver DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA ACERVOS DOCUMENTAIS .desinfestação ........................................................................ 066.1 .higienização ......................................................................... 066.1 Acervos museológicos Ver DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA Acesso à documentação arquivística Ver POLÍTICA DE ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA ACIDENTES .auxílio .................................................................................. 026.12 .com veículos ......................................................................... 042.5 .de trabalho, prevenção .......................................................... 026.21 .em serviço ............................................................................ 024.3 ACORDOS 004 .de pessoal ............................................................................ 020.4 89 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL ACUMULAÇÃO DE CARGOS .ilícita .................................................................................... 025.11 .lícita..................................................................................... 020.5 ADIANTAMENTOS .a servidores .......................................................................... 026.191 .execução financeira............................................................... 052.22 ADICIONAIS 024.13, 024.139 .abono ................................................................................. 024.137 .atividades penosas ................................................................ 024.135 .de 1/3.................................................................................. 024.137 .férias.................................................................................... 024.137 .insalubridade ........................................................................ 024.134 .noturno ................................................................................ 024.132 .periculosidade....................................................................... 024.133 .serviço extraordinário............................................................. 024.136 .tempo de serviço ................................................................... 024.131 ADITAMENTOS .de acordos ......................................................................... 004 .de ajustes ........................................................................... 004 .de contratos........................................................................ 004 90 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de convênios....................................................................... 004 ADMINISTRAÇÃO .......................................................................... 000, 090 ADMISSÃO DE PESSOAL ............................................................... 023.11 ADVERTÊNCIAS.............................................................................. 025.12 AFASTAMENTOS 024.4 .do país ................................................................................. 029.22, 029 221, 029.222 .para depor ........................................................................... 024.4 .para exercer mandato eletivo ................................................. 024.4 .para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) ........................ 024.4 .para servir como jurado ......................................................... 024.4 .por suspensão de contrato de trabalho (CLT) .......................... 024.4 .preventivo............................................................................. 025.11 AGRADECIMENTOS....................................................................... 993 ÁGUA, fornecimento....................................................................... 041.011 AJUDA DE CUSTO ......................................................................... 029.21 .para missão fora da sede....................................................... 029.21 .para mudança de domicílio de servidores................................ 024.51 AJUSTES ........................................................................................ 004 91 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL ALIENAÇÃO .de bens imóveis .................................................................... 041.2 .de material .de consumo ................................................................ 035 .permanente ............................................................... 035 .de veículos ........................................................................... 042.3 ALISTAMENTO ELEITORAL, concessão para ausentar-se do serviço ... 024.91 ALMOXARIFADO, movimentação .................................................... 034.1 ALTERAÇÕES SALARIAIS ................................................................ 023.03 ALUGUÉIS .de bens imóveis .................................................................... 041.15 .de material permanente ........................................................ 033.12 .de veículos ........................................................................... 042.12 ANÁLISE DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA .............................. 063.61 ANUÊNIOS ................................................................................... 024.131 APARELHOS, aquisição ................................................................... 033.1 APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL ................................................. 022, 022.9 APOSENTADORIAS ....................................................................... 026.13 .cassação ............................................................................. 025.12 92 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL APROVAÇÃO DAS CONTAS, parecer .............................................. 057 APROVEITAMENTO DE PESSOAL ................................................... 023.11 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE .............................................. 025 AQUISIÇÃO .de bens imóveis 026.193, 041.1 .de documentação bibliográfica ............................................. 062.1 .de material .......................................................................... 033 .de consumo ................................................................ 033.2 .permanente ................................................................ 033.1 .de veículos ........................................................................... 042.1 AR CONDICIONADO, manutenção ............................................... 041.52 ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 066.2 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ............................................ 063.4 ARRENDAMENTO DE BENS IMÓVEIS ............................................. 041.15 ARROMBAMENTO DE PATRIMÔNIO .............................................. 049.14 ASCENSÃO FUNCIONAL .............................................................. 023.03 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS ..................................................... 020.5 ASSINATURA 93 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .autorizada .para conta corrente em banco ........................................... 055.1, 055.2 .para requisição de serviço reprográfico .............................. 032 .de periódicos ....................................................................... 062.11 ASSISTÊNCIA .à saúde ............................................................................... 026.192 .pré-escolar .......................................................................... 024.92 .social .................................................................................. 026 .técnica .aos arquivos .................................................................... 063.3 .em informática ................................................................. 067.3 ASSOCIAÇÕES .culturais ............................................................................... 996 .de amigos ........................................................................... 996 .de servidores ........................................................................ 996 ATAS ............................................................................................ 011 ATIVIDADES PENOSAS... ................................................................ 024.135 AUDIÊNCIAS ................................................................................. 010.3 AUDIOVISUAIS............................................................................... 012.3, 062 94 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL AUDITORIAS ................................................................................. 050.1 AUDITÓRIOS, uso ......................................................................... 049.3 AUTÔNOMOS, serviços profissionais transitórios ............................. 029.5 AUTORIZAÇÃO .de afastamento do país ......................................................... 029.222 .de saída de material ............................................................. 034.4 .para ligações interurbanas .................................................... 074 .para uso de veículos ............................................................. 042.912 AUXÍLIOS 024.92, 026.12 .acidente .............................................................................. 026.12 .alimentação ......................................................................... 024.92 .assistência pré-escolar .......................................................... 024.92 .creche ................................................................................. 024.92 .doença ................................................................................ 026.12 .fardamento .......................................................................... 024.92 .funeral ................................................................................. 026.12 .moradia .............................................................................. 024.92 .natalidade ........................................................................... 026.12 .reclusão .............................................................................. 026.12 .refeição ............................................................................... 024.92 95 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .uniforme .............................................................................. 024.92 .vale-transporte ..................................................................... 024.92 V.tb. LICENÇAS AVALIAÇÃO .de desempenho .................................................................... 023.03 .de documentação arquivística ............................................... 063.61 AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO............................................. 026.131 –B– BAIXA .de documentação bibliográfica ............................................. 062.5 .de material .de consumo ..................................................................... 035 .permanente ..................................................................... 035 BALANCETES ................................................................................ 056 BALANÇOS ................................................................................... 056 BANCAS EXAMINADORAS ............................................................. 021.2 96 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL BENEFÍCIOS ................................................................................. 026.1, 026.19 BENS .imóveis ................................................................................ 041 .alienação ......................................................................... 041.2 .aquisição.......................................................................... 026.193, 041.1 .arrendamento ................................................................... 041.15 .cessão.............................................................................. 041.12, 041.22 .comodato......................................................................... 041.15 .compra ............................................................................ 041.11 .construção........................................................................ 041.42 .desapropriação................................................................. 041.3 .doação ............................................................................ 041.13, 041.23 .escrituras .......................................................................... 041 .imunização ....................................................................... 041.54 .inventário ......................................................................... 044 .locação ............................................................................ 041.15 .movimentação .................................................................. 044 .obras ............................................................................... 041.4 .permuta............................................................................ 041.14, 041.24 .plantas ............................................................................. 041 .projetos ............................................................................ 041 97 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .recuperação ..................................................................... 041.41 .reforma ............................................................................ 041.41 .reintegração de posse........................................................ 041.3 .reivindicação de domínio ................................................... 041.3 .restauração ...................................................................... 041.41 .tombamento ..................................................................... 041.3 .uso de dependências ......................................................... 049.3 .venda............................................................................... 041.21 .móveis Ver MATERIAL PERMANENTE .semoventes ........................................................................... 043 BIBLIOGRAFIA ............................................................................... 062.4 BIÊNIOS ........................................................................................ 024.131 BOLETIM .administrativo ....................................................................... 020.1 .de pessoal ............................................................................ 020.1 .de serviço ............................................................................. 020.1 BOLSAS .de estágio............................................................................. 022.2 .de estudo ............................................................................. 022.1 98 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL BRIGADAS DE INCÊNDIO 049.13 –C– CADASTROS .de fornecedores .................................................................... 030.1 .de pessoal ............................................................................ 020.5 .de veículos............................................................................ 042.2 CAMPANHA INSTITUCIONAL 012.3 CANDIDATOS .a cargo público................................................................... 021.1 .a emprego público .............................................................. 021.1 Cantinas Ver REFEITÓRIOS CARGOS .classificação de..................................................................... 023.02 99 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .criação de ............................................................................ 023.02 .em comissão......................................................................... 024.123 .públicos................................................................................ 021.1 .remuneração de.................................................................... 023.02 .transformação de .................................................................. 023.02 .transposição de..................................................................... 023.02 CARTAS .de apresentação ................................................................... 991 .de recomendação ................................................................. 991 CARTEIRAS DE IDENTIDADE FUNCIONAL 020.2 CARTAZES .campanhas institucionais...................................................... 012.3 .impressão ........................................................................... 033.23 .publicidade......................................................................... 012.3 CARTÕES .de identificação funcional .................................................... 020.2 .de ponto............................................................................. 029.11 .impressão ........................................................................... 033.23 100 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL CASAMENTO, concessão para ausentar-se do serviço....................... 024.91 CATALOGAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 062.3 CATÁLOGO DE MATERIAL ............................................................. 031 CERTIFICADOS DE CURSOS........................................................... 022.11 CESSÃO .de bens imóveis..................................................................... 041.12, 041.22 .de material .de consumo...................................................................... 033.22, 035.2 .permanente ...................................................................... 033.13, 035.2 .de pessoal ............................................................................ 023.15 .de veículos............................................................................ 042.13, 042.32 CHAVES, devolução 049.15 CICE Ver COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA CICLOS DE PALESTRAS, eventos ...................................................... 920 CIPA Ver COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES CLASSIFICAÇÃO .de cargos ............................................................................. 023.02 101 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de documentação arquivística ................................................ 063.4 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.3 .de funções ............................................................................ 023.02 .de material ........................................................................... 031 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.... 063.4 CODIFICAÇÃO DE MATERIAL 031 CO-EDIÇÃO.................................................................................. 061 COLABORADORES, serviços profissionais transitórios........................ 029.5 COMEMORAÇÕES, eventos ........................................................... 910 COMISSÃO .de sindicância ....................................................................... 025.11 .eleitoral ................................................................................ 011 .técnica ................................................................................. 011 COMISSÃO DE ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA ........ 011 COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA-CICE 041.02 COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES-CIPA 026.21 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 011 COMITÊS ...................................................................................... 011 102 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL COMITIVAS ................................................................................... 029.222 COMODATOS .de bens imóveis..................................................................... 041.15 .de material permanente ......................................................... 033.12 COMPRA .de bens imóveis..................................................................... 026.193, 041.11 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.11 .de material .de consumo...................................................................... 033.21 .permanente ...................................................................... 033.11 .de moeda estrangeira ............................................................ 029.222 .de veículo ............................................................................. 042.11 COMPROVAÇÃO DE ESTÁGIO ...................................................... 022.21 COMUNICAÇÃO SOCIAL .............................................................. 012 COMUNICAÇÕES ......................................................................... 070, 079 COMUNICADOS .de afastamento de cargos ...................................................... 992 .de alterações de endereços e telefones.................................... 992 .de posse............................................................................... 992 103 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL CONCESSÕES .de diplomas de honra ao mérito ............................................. 029.31 .de medalhas ......................................................................... 029.31 .horário especial para servidor estudante.................................. 024.91 .horário especial para servidor portador de deficiência .............. 024.91 .para ausentar-se do serviço.................................................... 024.91 .alistamento eleitoral .......................................................... 024.91 .casamento........................................................................ 024.91 .doação de sangue ............................................................ 024.91 .falecimento de familiares ................................................... 024.91 CONCURSOS, eventos 930 .públicos................................................................................ 021.2 CONDOMÍNIOS ........................................................................... 041.03 CONFERÊNCIAS, eventos ............................................................... 920 CONGRESSOS, eventos ................................................................. 920 CONSELHOS................................................................................. 011 .profissionais.......................................................................... 020.31 CONSERTOS DE MATERIAL PERMANENTE....................................... 036 104 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL CONSERVAÇÃO .de documentos ..................................................................... 066 .de material permanente ......................................................... 036 CONSIGNAÇÕES.......................................................................... 024.145 CONSTRUÇÃO 041.42 CONSULTAS À DOCUMENTAÇÃO .arquivística ........................................................................... 063.51 .bibliográfica.......................................................................... 062.4 CONTAS BANCÁRIAS .tipo B ................................................................................... 055.2 .tipo C................................................................................... 055.2 .tipo D................................................................................... 055.2 .única.................................................................................... 055.1 CONTAS TELEFÔNICAS 074.3 CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIÇO 026.131 CONTRATAÇÃO .de autônomos....................................................................... 029.5 .de colaboradores .................................................................. 029.5 .de pessoal ............................................................................ 023.11 105 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de serviços de instalação e manutenção .................................. 036.1 CONTRATOS 004 .de trabalho ........................................................................... 023.11, 029.5 .rescisão ............................................................................ 023.12 .suspensão......................................................................... 024.4 CONTRIBUIÇÃO .para o plano de seguridade social .do empregador ................................................................. 024.154 .do servidor ....................................................................... 024.142 .sindical .do empregador ................................................................. 024.153 .do servidor ....................................................................... 024.141 CONTROLE .de chaves ............................................................................. 049.15 .de entrada .de material ....................................................................... 049.15 .de pessoas........................................................................ 049.15 .de veículos ....................................................................... 049.15 .de estoque de material .......................................................... 034.1 .de expedição de certificados .................................................. 022.11 106 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de freqüência........................................................................ 029.11 .de portaria............................................................................ 049.15 .de saída .de material ....................................................................... 049.15 .de pessoas........................................................................ 049.15 .de veículos ....................................................................... 049.15 .de serviços reprográficos........................................................ 032 .do uso de veículos................................................................. 042.91 CONVENÇÕES, eventos................................................................. 920 CONVÊNIOS ................................................................................. 004 CONVITES..................................................................................... 993 .impressão ........................................................................... 033.23 Copa Ver REFEITÓRIOS COPIDESQUE................................................................................ 061.1 COTAS.......................................................................................... 052.21 CRACHÁS...................................................................................... 020.2 CRECHE, auxílio............................................................................. 024.92 CREDENCIAIS ................................................................................ 020.2 107 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS ............................................ 012.11 CRÉDITO....................................................................................... 054 .adicional .............................................................................. 051.14 .do Tesouro Nacional ............................................................. 052.21 .especial ................................................................................ 051.14 .extraordinário ....................................................................... 051.14 .suplementar .......................................................................... 051.14 CRIAÇÃO .de cargos ............................................................................. 023.02 .de funções ............................................................................ 023.02 CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO ................................................ 051.23 CURRICULUM VITAE....................................................................... 021.1 CURSOS........................................................................................ 022.1 .promovidos pela instituição .................................................... 022.11 .promovidos por outras instituições .......................................... 022.12 .no Brasil ........................................................................... 022.121 .no exterior ........................................................................ 022.122 –D– 108 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO ......................................................... 024.124 Decisões ........................................................................................ Ver NORMAS Dedetização Ver DESINFESTAÇÃO DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIA.................................................... 029.4 DELEGAÇÕES................................................................................ 029.222 DEMISSÃO DE PESSOAL................................................................. 023.12, 025.12 DENÚNCIAS .................................................................................. 025.1 DEPENDÊNCIAS, uso...................................................................... 049.3 DEPÓSITO .de documentos ................................................................... 066.2 .recolhimento de material ao ................................................ 034.5 DESAPARECIMENTO .de material .de consumo...................................................................... 034.2 109 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .permanente ...................................................................... 034.2 .de patrimônio ....................................................................... 049.14 DESAPROPRIAÇÃO DE IMÓVEIS ..................................................... 041.3 DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS ................. 051.21 DESCONTOS SALARIAIS................................................................. 024.14, 024.149 DESEMBOLSOS, cronograma.......................................................... 051.23 DESIGNAÇÃO DE PESSOAL ........................................................... 023.14 DESINFESTAÇÃO .de bens imóveis..................................................................... 041.54 .de documentos ..................................................................... 066.1 .de jardins ............................................................................. 041.54 DESPACHOS ................................................................................. 010.3 DESPESAS...................................................................................... 052.2, 052.22 .correntes .............................................................................. 052.2, 052.22 .de capital ............................................................................. 052.2, 052.22 .mensais, acompanhamento.................................................... 051.22 V.tb. REEMBOLSO DE DESPESAS DESTAQUES DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS............................... 051.21 110 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL DESTINAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA....................... 063.6 DESTITUIÇÃO .de cargo em comissão........................................................... 025.12 .de função comissionada ........................................................ 025.12 DIAGNÓSTICO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL ............................ 063.1 DIÁRIAS .compra de moeda estrangeira ................................................ 029.222 .hospedagem ......................................................................... 029.21, 029.222 DIPLOMA DE HONRA AO MÉRITO ................................................. 029.31 DIREITOS DE PESSOAL ................................................................... 024, 024.9 Diretrizes Ver NORMAS DISCURSOS, eventos 910 DISPENSA DE PESSOAL .................................................................. 023.12 DISPONIBILIDADE DE PESSOAL ...................................................... 023.14, 025.12 DISSÍDIOS ..................................................................................... 020.4 DISTRIBUIÇÃO .de material 111 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de consumo................................................................ 034.1 .permanente ................................................................ 034.1 .de publicações...................................................................... 061.2 .orçamentária ........................................................................ 051.21 DIVULGAÇÃO .de publicações...................................................................... 061.2 .interna.................................................................................. 012.2 DOAÇÃO .de bens imóveis..................................................................... 041.13, 041.23 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.12 .de material .de consumo...................................................................... 033.22, 035.2 .permanente ...................................................................... 033.13, 035.2 .de publicações...................................................................... 061.2 .de sangue, concessão para ausentar-se do serviço................... 024.91 .de veículos............................................................................ 042.13, 042.32 DOCUMENTAÇÃO 060, 069 .arquivística ........................................................................... 063 .análise ............................................................................. 063.61 .arquivamento.................................................................... 063.4 112 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .assistência técnica ............................................................. 063.3 .avaliação ......................................................................... 063.61 .classificação ..................................................................... 063.4 .conservação ..................................................................... 066 .consulta ........................................................................... 063.51 .destinação ........................................................................ 063.6 .diagnóstico ....................................................................... 063.1 .eliminação........................................................................ 063.62 .empréstimo....................................................................... 063.51 .expedição......................................................................... 063.2 .fluxo................................................................................. 063.1 .levantamento .................................................................... 063.1 .manuais ........................................................................... 063.01 .normas 063.01 .política de acesso.............................................................. 063.5 .produção.......................................................................... 063.1 .protocolo.......................................................................... 063.2 .recepção .......................................................................... 063.2 .recolhimento..................................................................... 063.63 .reprodução....................................................................... 065 .restauração ...................................................................... 066.3 .seleção............................................................................. 063.61 113 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .tramitação ........................................................................ 063.2 .transferência ..................................................................... 063.63 .bibliográfica.......................................................................... 062 .aquisição.......................................................................... 062.1 .audiovisuais...................................................................... 062 .baixa................................................................................ 062.5 .catalogação ..................................................................... 062.3 .circulação......................................................................... 062.4 .classificação ..................................................................... 062.3 .compra ............................................................................ 062.11 .conservação ..................................................................... 066 .doação ............................................................................ 062.12 .empréstimo....................................................................... 062.4 .estudos............................................................................. 062.01 .indexação......................................................................... 062.3 .inventário ......................................................................... 062.5 .manuais ........................................................................... 062.01 .normas............................................................................. 062.01 .permuta............................................................................ 062.13 .referência ......................................................................... 062.4 .registro............................................................................. 062.2 .tombamento ..................................................................... 062.5 114 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .museológica ......................................................................... 064 DOENÇA .auxílio .................................................................................. 026.12 .em pessoa da família............................................................. 024.3 .licença para tratamento de saúde.............................................................024.3 –E– EDIÇÃO ........................................................................................ 061 EDIFÍCIOS ..................................................................................... 041 EDITAIS DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............. 063.62 EDITAIS .de cursos ............................................................................ 022.11 .de exames de seleção.......................................................... 021.2 EDITORAÇÃO ............................................................................... 061.1 EDITORIAIS.................................................................................... 012.12 ELEIÇÃO ....................................................................................... 011 ELEVADORES, manutenção ............................................................. 041.51 115 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA ....................... 063.62 ELOGIOS ...................................................................................... 029.31 EMOLUMENTOS............................................................................ 052.21 EMPREGOS PÚBLICOS................................................................... 021.1 EMPLACAMENTO DE VEÍCULOS..................................................... 042.2 EMPRÉSTIMOS .a servidores .......................................................................... 026.191 .de documentação arquivística ................................................ 063.51 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.4 .de material permanente ......................................................... 033.13 ENCADERNAÇÃO DE DOCUMENTOS 066.3 ENCARGOS PATRONAIS ................................................................ 024.15 ENCONTROS, eventos ................................................................... 920 Energia elétrica, fornecimento Ver LUZ; FORÇA ENQUADRAMENTO DE PESSOAL ................................................... 023.03 ENTREVISTAS ................................................................................. 012.12 EQUIPAMENTOS 116 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .aquisição............................................................................ 033.1 .consertos ............................................................................ 036 .conservação ....................................................................... 036 .instalação........................................................................... 036 .recuperação ....................................................................... 036 EQUIPARAÇÃO SALARIAL 023.03 ESCALAS DE PLANTÃO................................................................... 029.1 ESCRITURAS, bens imóveis .............................................................. 041 ESGOTO....................................................................................... 041.011 ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL ....................................................... 031 ESTACIONAMENTO DE VEÍCULOS ................................................. 042.913 ESTÁGIOS 022.2 .promovidos pela instituição .................................................... 022.21 .promovidos por outras instituições .......................................... 022.22 .no Brasil ........................................................................... 022.221 .no exterior ........................................................................ 022.222 ESTATUTOS .de pessoal ............................................................................ 020.1 117 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .organizacionais ..................................................................... 010.2 ESTÍMULOS .creditícios ............................................................................. 054 .financeiros ............................................................................ 054 ESTORNOS DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS................................ 051.21 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ..................................................... 010.2 Estudos Ver NORMAS EXAMES .de seleção ............................................................................ 021.2 .médicos................................................................................ 021.2 EXECUÇÃO .financeira ............................................................................. 052.2 .orçamentária ........................................................................ 051.2 EXONERAÇÃO DE PESSOAL ........................................................... 023.12 EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................... 063.2 118 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL EXPOSIÇÕES, eventos .................................................................... 930 EXTINTORES DE INCÊNDIO .instalação ............................................................................. 049.13 .manutenção.......................................................................... 049.13 V.tb. INCÊNDIOS EXTRATOS DE CONTAS.................................................................. 055.1, 055.2 EXTRAVIO .de material .de consumo...................................................................... 034.2 .permanente ...................................................................... 034.2 .de patrimônio ....................................................................... 049.14 –F– FAC-SÍMILE 074 .instalação........................................................................... 074.1 .manutenção........................................................................ 074.1 .reparo ................................................................................ 074.1 119 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL FALECIMENTO .de familiares, concessão para ausentar-se do serviço ............... 024.91 .de servidores......................................................................... 023.12 FARDAMENTO, auxílio ................................................................... 024.92 Fax Ver FAC-SÍMILE FEIRAS, eventos .............................................................................. 930 FELICITAÇÕES ............................................................................... 993 FÉRIAS........................................................................................... 024.2 .adicional de 1/3 ................................................................... 024.137 .abono pecuniário .................................................................. 024.137 FERRAMENTAS, aquisição ............................................................... 033.1 FESTAS, eventos ............................................................................. 930 FGTS Ver FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO FICHAS .de inscrição .......................................................................... 021.1 .financeiras ............................................................................ 024.1 120 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL FINANÇAS..................................................................................... 050, 052, 059 FLUXO DE DOCUMENTOS ............................................................ 063.1 FOLDERS....................................................................................... 012.3 FOLHAS .de pagamento ...................................................................... 024.1 .de ponto ............................................................................................... 029.11 FOLHETOS 012.3, 062 FORÇA, fornecimento 041.013 FORMULÁRIOS .impressão ............................................................................. 033.23 .reprodução........................................................................... 032 V.tb. IMPRESSÃO DE PUBLICAÇÕES Fornecedores Ver CADASTRO DE FORNECEDORES FORNECIMENTO DE SERVIÇOS BÁSICOS 041.01 FREQÜÊNCIA, controle................................................................... 029.11 FUNÇÃO .classificação de..................................................................... 023.02 .criação de ............................................................................ 023.02 121 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .remuneração de.................................................................... 023.02 FUNCIONAMENTO ORGANIZACIONAL......................................... 010, 019 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO-FGTS 024.152 FUNDOS ESPECIAIS 053 –G– GABARITOS DE PROVAS ................................................................ 021.2 Gala Ver CASAMENTO GARAGEM 042.913 GÁS, fornecimento ......................................................................... 041.012 GERADORES, manutenção.............................................................. 041.53 GESTÃO DE DOCUMENTOS.......................................................... 063 GRATIFICAÇÕES ........................................................................... 024.12, 024.129 .cargos em comissão .............................................................. 024.123 .de função ............................................................................. 024.121 122 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .incorporações ....................................................................... 024.12 .jetons ................................................................................... 024.122 .natalinas............................................................................... 024.124 GREVES ......................................................................................... 029.7 GRUPOS DE TRABALHO................................................................. 011 Guarda de patrimônio Ver SEGURANÇA DE PATRIMÔNIO GUIAS .de recolhimento de documentos ............................................. 063.63 .de transferência de documentos ............................................. 063.63 –H– HIGIENE DO TRABALHO ................................................................ 026.2 HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................... 066 HOMENAGENS, eventos ................................................................ 910 HORÁRIO .de expediente........................................................................ 029.1 123 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .entrada fora do ..................................................................... 049.15 .especial para servidor estudante ............................................. 024.91 .especial para servidor portador de deficiência.......................... 024.91 .permanência fora do ............................................................. 049.15 HORAS EXTRAS .cumprimento......................................................................... 029.11 .pagamento ........................................................................... 024.136 V.tb. SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO Hospedagem Ver DIÁRIAS –I– IDENTIFICAÇÃO .de material ........................................................................... 031 .de pessoal ............................................................................ 020.2 Imóveis Ver BENS IMÓVEIS 124 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL IMPORTAÇÃO .de material permanente ......................................................... 033.11 .de veículos............................................................................ 042.11 IMPOSTO DE RENDA .recolhimento......................................................................... 024.156 .retido na fonte-IRRF ............................................................... 024.143 IMPOSTOS 059.1 V.tb. TAXAS; TRIBUTOS IMPRENSA ..................................................................................... 012.1 IMPRESSÃO DE PUBLICAÇÕES ....................................................... 061.1 IMPRESSOS, confecção................................................................... 033.23 Imunização Ver DESINFESTAÇÃO INCÊNDIOS .perícias técnicas .................................................................. 049.14 .prevenção .......................................................................... 049.13 V.tb. EXTINTORES DE INCÊNDIOS .sindicâncias ........................................................................ 049.14 .vistorias .............................................................................. 049.14 125 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL INCENTIVOS .fiscais ................................................................................... 054 .funcionais ............................................................................. 029.3 INCORPORAÇÕES DE GRATIFICAÇÕES ......................................... 024.12 INDEXAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA ...................... 062.3 INFORMAÇÕES............................................................................. 060, 069 .sobre o órgão ....................................................................... 019.01 INFORMÁTICA............................................................................... 067 INFORMES .................................................................................... 992 INFRAÇÕES, com veículos .............................................................. 042.5 INQUÉRITOS ADMINISTRATIVOS .................................................... 025.1, 025.11 INSALUBRIDADE............................................................................. 024.134 INSPEÇÕES PERIÓDICAS .de prevenção de incêndio ...................................................... 049.13 .de saúde .............................................................................. 026.23 INSS Ver INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL 126 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL INSTALAÇÃO .de extintores de incêndio........................................................ 049.13 .de fax................................................................................... 074.1 .de material permanente ......................................................... 036 .de serviço de rádio ................................................................ 072.1 .de serviço de telex ................................................................. 073.1 .de serviço telefônico .............................................................. 074.1 INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL-INSS......................... 024.142, 024.154 INSTRUMENTOS TÉCNICOS, aquisição........................................... 033.1 INTERCÂMBIO ENTRE BIBLIOTECAS................................................ 062.4 INVENTÁRIOS .de documentação bibliográfica .............................................. 062.5 .de material ........................................................................... 037 .de consumo...................................................................... 037.2 .permanente ...................................................................... 037.1 .de patrimônio ............................................................. 044 INVESTIMENTOS............................................................................ 054 IRRF 127 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Ver IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE –J– JARDINS .desinfestação ........................................................................ 041.54 .imunização ........................................................................... 041.54 .limpeza ................................................................................ 041.54 .manutenção.......................................................................... 041.54 JETONS......................................................................................... 024.122 Jornada de trabalho Ver HORÁRIO DE EXPEDIENTE JORNALISTAS, credenciamento........................................................ 012.11 JUNTAS 011 JURADOS, afastamento .................................................................. 024.4 128 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL –L– LEASING........................................................................................ 033.12 LEGISLAÇÃO DE PESSOAL.............................................................. 020.1 LEI DOS 2/3 .................................................................................. 020.3 LEILÃO .de material permanente ......................................................... 035.1 .de veículos............................................................................ 042.31 LICENÇAS .em informática ...................................................................... 067.2 .pessoal .acidente em serviço ....................................................... 024.3 .adotante....................................................................... 024.3 .afastamento do cônjuge/companheiro ............................ 024.3 .atividade política........................................................... 024.3 .capacitação profissional ................................................ 024.3 .desempenho de mandato classista.................................. 024.3 .doença em pessoa da família......................................... 024.3 .gestante ....................................................................... 024.3 129 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .paternidade .................................................................. 024.3 .prêmio por assiduidade ................................................. 024.3 .serviço militar................................................................ 024.3 .tratamento de interesses particulares ............................... 024.3 .tratamento de saúde...................................................... 024.3 V.tb. AUXÍLIOS LICENCIAMENTO DE VEÍCULOS..................................................... 042.2 LICITAÇÕES .alienação de veículos ............................................................ 042.3 .aquisição .de material ....................................................................... 033,033.11, 033.21 .de veículos ....................................................................... 042.1 .contratação de serviços.......................................................... 036.1 .requisição de serviços ............................................................ 036.1 .serviços de manutenção......................................................... 041.5 .serviços profissionais transitórios ............................................. 029.5 LIGAÇÕES INTERURBANAS 074 LIMPEZA .de bens imóveis..................................................................... 041.54 .de documentos ..................................................................... 066.1 130 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de jardins ............................................................................. 041.54 .de veículos............................................................................ 042.4 LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO ........................................... 063.63 LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................ 063.62 LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS ..................................................... 074.2 LIVROS ......................................................................................... 062 .de registro de ocorrências ...................................................... 049.15 .de ponto............................................................................... 029.11 Locação Ver ALUGUEL LOCOMOÇÃO, reembolso de despesas 024.52 LOTAÇÃO DE PESSOAL ................................................................. 023.13 LUZ, fornecimento .......................................................................... 041.013 –M– MALA OFICIAL ............................................................................... 071.3 131 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO MALOTE FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 071.2 MANDATOS CLASSISTAS, licenças .................................................. 024.3 MANDATOS ELETIVOS, afastamento................................................ 024.4 MANUAIS .de procedimentos técnicos ..................................................... 062.01, 063.01 .de sistemas de arquivos ......................................................... 063.01 .do usuário de informática ...................................................... 067.22 .técnicos de informática .......................................................... 067.21 MANUTENÇÃO .de ar condicionado ............................................................... 041.52 .de elevadores ....................................................................... 041.51 .de extintores de incêndio........................................................ 049.13 .de fax................................................................................... 074.1 .de geradores ........................................................................ 041.53 .de jardins ............................................................................. 041.54 .de material permanente ......................................................... 036 .de rádio ............................................................................... 072.1 .de serviços básicos ................................................................ 041.01 .de subestações...................................................................... 041.53 132 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de telefone............................................................................ 074.1 .de telex ................................................................................ 073.1 .de veículos............................................................................ 042.4 MÁQUINAS, aquisição ................................................................... 033.1 MATERIAL 030, 039 .de consumo .......................................................................... 033.2 .alienação ......................................................................... 035 .amostras .......................................................................... 031 .aquisição.......................................................................... 033 .baixa................................................................................ 035 .cadastro de fornecedores ................................................... 030.1 .catálogo........................................................................... 031 .cessão.............................................................................. 033.22, 035.2 .classificação ..................................................................... 031 .codificação....................................................................... 031 .compra ............................................................................ 033.21 .confecção de impressos ..................................................... 033.23 .controle de estoque ........................................................... 034.1 .desaparecimento............................................................... 034.2 .distribuição ....................................................................... 034.1 133 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .doação ............................................................................ 033.22, 035.2 .especificação .................................................................... 031 .extravio ............................................................................ 034.2 .identificação ..................................................................... 031 .impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros033.23 .inventários ........................................................................ 037.2 .leilão................................................................................ 035.1 .movimentação .................................................................. 034 .padronização.................................................................... 031 .permuta............................................................................ 033.22, 035.2 .previsão ........................................................................... 031 .recolhimento ao depósito................................................... 034.5 .reprodução de formulários ................................................. 032 .requisição......................................................................... 032, 034.1 .roubo............................................................................... 034.2 .saída, autorização ............................................................. 034.4 .serviços reprográficos ........................................................ 032 .transporte ......................................................................... 034.3 .venda............................................................................... 035.1 .permanente .......................................................................... 033.1 .alienação ......................................................................... 035 134 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .aluguel............................................................................. 033.12 .aquisição.......................................................................... 033 .baixa................................................................................ 035 .cadastro de fornecedores ................................................... 030.1 .catálogo........................................................................... 031 .cessão.............................................................................. 033.13, 035.2 .classificação ..................................................................... 031 .codificação....................................................................... 031 .comodato......................................................................... 033.12 .compra ............................................................................ 033.11 .consertos .......................................................................... 036 .conservação ..................................................................... 036 .contratação de serviços...................................................... 036.1 .controle de estoque ........................................................... 034.1 .desaparecimento............................................................... 034.2 .distribuição ....................................................................... 034.1 .doação ............................................................................ 033.13, 035.2 .empréstimo....................................................................... 033.13 .especificação .................................................................... 031 .extravio ............................................................................ 034.2 .identificação ..................................................................... 031 135 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .importação ....................................................................... 033.11 .instalação......................................................................... 036 .inventários ........................................................................ 037.1 .leasing ............................................................................. 033.12 .leilão................................................................................ 035.1 .manutenção ..................................................................... 036 .movimentação .................................................................. 034 .padronização.................................................................... 031 .permuta............................................................................ 033.13, 035.2 .previsão ........................................................................... 031 .recuperação ..................................................................... 036 .recolhimento ao depósito................................................... 034.5 .requisição......................................................................... 034.1, 036.1 .roubo............................................................................... 034.2 .saída, autorização ............................................................. 034.4 .termos de responsabilidade................................................ 034.01 .transporte ......................................................................... 034.3 .venda............................................................................... 035.1 MEDALHAS .................................................................................... 029.31 MESAS REDONDAS, eventos ........................................................... 920 MISSÕES FORA DA SEDE ............................................................... 029.2 136 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .no exterior ............................................................................ 029.22 .com ônus ......................................................................... 029.222 .sem ônus.......................................................................... 029.221 .no país ................................................................................. 029.21 MOBILIÁRIO .aquisição............................................................................ 033.1 .consertos ............................................................................ 036 .conservação ....................................................................... 036 .recuperação ....................................................................... 036 MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA ............................................... 001 MOSTRAS, eventos ......................................................................... 930 MOVIMENTAÇÃO .de almoxarifado .................................................................... 034.1 .de bens .imóveis............................................................................. 044 .móveis ............................................................................. 034.01 .de material .de consumo...................................................................... 034 .permanente ...................................................................... 034 137 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de pessoal ............................................................................ 023.1, 025.12 MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS................................................ 029.7 MUDANÇAS .de domicílio de servidores ...................................................... 024.51 .de imóvel.............................................................................. 049.2, 049.21, 049.22 MULTAS 052.21 .sobre veículos ....................................................................... 042.5 –N– Nojo Ver FALECIMENTO DE FAMILIARES NOMEAÇÃO DE PESSOAL ............................................................. 023.11 NORMAS .de comunicações .................................................................. 070 .de legislação de pessoal ........................................................ 020.1 .de material ........................................................................... 030 .de modernização e reforma administrativa............................... 001 .de movimentação de pessoal ................................................. 023.1 138 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de orçamento e finanças ........................................................ 050 .de organização e funcionamento ............................................ 010 .de patrimônio ....................................................................... 040 .de pessoal ............................................................................ 020.1 .de procedimentos técnicos ..................................................... 062.01, 063.01 .de sistemas de arquivos ......................................................... 063.01 .sobre licenças ....................................................................... 024.3 NOTICIÁRIO.................................................................................. 012.12 –O– OBRAS .......................................................................................... 041.4 .de arte, aquisição.................................................................. 033.1 .de construção ....................................................................... 041.42 .de recuperação ..................................................................... 041.41 .de reforma............................................................................ 041.41 .de restauração ...................................................................... 041.41 OBRAS DE REFERÊNCIA ................................................................. 062.4 OBRIGAÇÕES .de pessoal ............................................................................ 024, 024.9 .estatutárias ........................................................................... 020.3 139 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .trabalhistas ........................................................................... 020.3 OFERECIMENTOS.......................................................................... 995 OFICINAS, serviços de.................................................................... 036.2 OPERAÇÕES BANCÁRIAS ............................................................... 055 ORÇAMENTO 050, 051, 059 .previsão ............................................................................... 051.11 V.tb. PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA; RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 010, 019 ORGANOGRAMAS 010.2 ÓRGÃOS .colegiados ............................................................................ 011 .de deliberação coletiva .......................................................... 011 .normatizadores da área de pessoal......................................... 020.3 –P– PADRONIZAÇÃO DE MATERIAL ...................................................... 031 140 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA...................................... 055.01 PALESTRAS .aperfeiçoamento e treinamento .............................................. 022.9 .eventos................................................................................. 910 V.tb. CICLOS DE PALESTRAS PARALISAÇÕES DE PESSOAL .......................................................... 029.7 PASEP Ver PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO PASSAGENS................................................................................... 029.21, 029.222 PASSAPORTES................................................................................ 029.222 .diplomáticos ......................................................................... 020.2 Pastas funcionais Ver ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS PATERNIDADE, licença.................................................................... 024.3 PATRIMÔNIO ................................................................................ 040, 049 PENALIDADES DISCIPLINARES......................................................... 025.12 PENSÕES .alimentícias........................................................................... 024.144 141 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .provisórias ............................................................................ 026.132 .temporárias .......................................................................... 026.132 .vitalícias ............................................................................... 026.132 PERÍCIAS .médicas................................................................................ 024.3 .técnicas ................................................................................ 049.14 PERICULOSIDADE .......................................................................... 024.133 PERIÓDICOS ................................................................................. 062 PERMUTA .de bens imóveis..................................................................... 041.14, 041.24 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.13 .de material ........................................................................... 033.13, 033..22, 035.2 .de pessoal ............................................................................ 023.13 .de publicações...................................................................... 061.2 .de veículos............................................................................ 042.13, 042.32 PÊSAMES ....................................................................................... 993 PESQUISAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................... 062.4 PESSOAL ....................................................................................... 020, 029 .ação disciplinar..................................................................... 025 142 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .acordos ................................................................................ 020.4 .adiantamentos ...................................................................... 026 .adicionais ............................................................................. 024.13 .admissão.............................................................................. 023.11 .afastamentos......................................................................... 024.4 .alterações salariais ................................................................ 023.03 .aperfeiçoamento ................................................................... 022, 022.9 .aposentadoria....................................................................... 026.13 .aproveitamento ..................................................................... 023.11 .apuração de responsabilidade................................................ 025 .assentamentos individuais ...................................................... 020.5 .assistência social ................................................................... 026 .auxílios................................................................................. 024.92, 026.12 .benefícios ............................................................................. 026.1 .boletim................................................................................. 020.1 .cadastro ............................................................................... 020.5 .cargos .................................................................................. 023.02 .cessão.................................................................................. 023.15 .concessões ........................................................................... 024.91 .contratação .......................................................................... 023.11 .cursos .................................................................................. 022.1 143 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .demissão .............................................................................. 023.12 .denúncias ............................................................................. 025.1 .descontos ............................................................................. 024.14 .designação ........................................................................... 023.14 .direitos ................................................................................. 024, 024.9 .dispensa ............................................................................... 023.12 .disponibilidade...................................................................... 023.14, 025.12 .dissídios................................................................................ 020.4 .encargos patronais ................................................................ 024.15 .enquadramento..................................................................... 023.03 .estágios ................................................................................ 022.2 .estudos................................................................................. 023.01 .exames de seleção ................................................................ 021.2 .exoneração........................................................................... 023.12 .falecimento ........................................................................... 023.12 .férias.................................................................................... 024.2 .fichas financeiras................................................................... 024.1 .folhas de pagamento ............................................................. 024.1 .funções ................................................................................ 023.02 .gratificações ......................................................................... 024.12 .identificação ......................................................................... 020.2 144 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .inquéritos.............................................................................. 025.1 .legislação ............................................................................. 020.1 .licenças ................................................................................ 024.3 .locomoção ........................................................................... 024.52 .lotação................................................................................. 023.13 .movimentação ...................................................................... 023.1, 025.12 .mudança de domicílio ........................................................... 024.51 .nomeação ............................................................................ 023.11 .obrigações............................................................................ 024, 024.9 .pagamento ........................................................................... 024.1 .paralisação........................................................................... 029.7 .permuta................................................................................ 023.13 .política ................................................................................. 023 .previdência social.................................................................. 026 .previsão ............................................................................... 023.01 .promoção............................................................................. 023.03 .proventos.............................................................................. 024.11, 024.119 .quadros................................................................................ 023 .readaptação ......................................................................... 023.11 .readmissão ........................................................................... 023.11 .recondução .......................................................................... 023.11 .recrutamento ........................................................................ 021 145 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .redistribuição ........................................................................ 023.14 .reembolso de despesas .......................................................... 024.5 .reestruturações salariais ......................................................... 023.03 .reintegração ......................................................................... 023.11 .remoção............................................................................... 023.13 .remunerações ....................................................................... 024.11, 024.119 .requisição............................................................................. 023.15 .rescisão contratual ................................................................ 023.12 .reversão ............................................................................... 023.11 .salários................................................................................. 024.11, 024.119 .seguridade social .................................................................. 026 .seleção................................................................................. 021 .sindicâncias .......................................................................... 025.1 .sindicatos ............................................................................. 020.4 .substituição........................................................................... 023.14 .suspensão............................................................................. 025.12 .tabelas ................................................................................. 023 .transferência ......................................................................... 023.13 .transportes............................................................................ 026.195 .treinamento .......................................................................... 022, 022.9 .vantagens ............................................................................. 024, 024.9 .vencimentos.......................................................................... 024.11, 024.119 PIS 146 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Ver PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL PLANEJAMENTO DE TRABALHO 002 PLANOS .de informática....................................................................... 067.1 .de prevenção de incêndio ...................................................... 049.13 .de previdência privada........................................................... 026.01 .de saúde .............................................................................. 026.192 .de seguridade social .do empregador ................................................................. 024.154 .do servidor ....................................................................... 024.142 .de trabalho ........................................................................... 002 .operativos............................................................................. 051.23 Plantão Ver ESCALA DE PLANTÃO PLANTAS, bens imóveis ................................................................... 041 POLÍTICA .de acesso à documentação arquivística................................... 063.5 .de pessoal ............................................................................ 023 147 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL PRÊMIOS .incentivos funcionais .............................................................. 029.31 .por assiduidade..................................................................... 024.3 PRESTAÇÕES DE CONTAS .acordos ................................................................................ 004 .ajustes.................................................................................. 004 .ao Tribunal de Contas da União-TCU .................................... 057 .contratos .............................................................................. 004 .convênios ............................................................................. 004 .viagens................................................................................. 029.21, 029.222 PREVIDÊNCIA .privada................................................................................. 026.01 .social ................................................................................... 026 PREVISÃO .de material ........................................................................... 031 .de pessoal ............................................................................ 023.01 .orçamentária ........................................................................ 051.11 Procedimentos Ver NORMAS 148 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO PROCESSOS DISCIPLINARES FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 025.11 PROCURAÇÃO .............................................................................. 029.4 PRODUÇÃO .de documentos ..................................................................... 063.1 .editorial................................................................................ 061 PROGRAMAS . de cursos ............................................................................. 022.11 .de estágios ........................................................................... 022.21 . de informática...................................................................... 067.2 .de trabalho ........................................................................... 002 PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO-PASEP 024.151 PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL-PIS ..................................... 024.151 PROGRAMAÇÃO .financeira de desembolso....................................................... 052.1 .orçamentária ........................................................................ 051.1 PROGRAMAÇÃO VISUAL................................................................ 061.1 PROGRESSÃO FUNCIONAL ........................................................... 023.03 PROJETOS 149 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de acordos ........................................................................... 004 .de ajustes ............................................................................. 004 .de bens imóveis..................................................................... 041 .de contratos.......................................................................... 004 .de convênios......................................................................... 004 .de informática....................................................................... 067.1 .de modernização e reforma administrativa............................... 001 .de prevenção de incêndio ...................................................... 049.13 .de trabalho ........................................................................... 002 PROMOÇÃO DE PESSOAL 023.03 PRONTUÁRIO MÉDICO DO SERVIDOR 026.192 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA V.tb. ORÇAMENTO; RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS PROPOSTAS .de cursos .............................................................................. 022.11 .de estágio............................................................................. 022.21 PRÓPRIOS DA UNIÃO, ocupação 026.194 PROTESTOS................................................................................... 994 150 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL PROTOCOLO................................................................................ 063.2 PROVAS DE SELEÇÃO .................................................................... 021.2 PROVENTOS ................................................................................. 024.11, 024.119 .provisórios ............................................................................ 024.112 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS .em outros periódicos ............................................................. 060.3 .no diário oficial..................................................................... 060.1 .nos boletins .administrativo ................................................................... 060.2 .de pessoal ........................................................................ 060.2 .de serviço ......................................................................... 060.2 PUBLICAÇÕES INSTITUCIONAIS 061 .distribuição ........................................................................... 061.2 .divulgação............................................................................ 061.2 .doação ................................................................................ 061.2 .editoração ............................................................................ 061.1 .permuta................................................................................ 061.2 .programação visual............................................................... 061.1 .promoção............................................................................. 061.2 .venda................................................................................... 061.2 151 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL PUBLICIDADE................................................................................. 012.3 –Q– QDD Ver QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA-QDD.......................... 051.13 QUADROS DE PESSOAL................................................................. 023 QÜINQÜÊNIOS............................................................................. 024.131 –R– RÁDIO........................................................................................... 072 .instalação ............................................................................. 072.1 .manutenção.......................................................................... 072.1 .reparo .................................................................................. 072.1 152 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL RAIS Ver RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS READAPTAÇÃO DE PESSOAL .......................................................... 023.11 READMISSÃO DE PESSOAL ............................................................. 023.11 REAJUSTE SALARIAL........................................................................ 023.03 RECEITA ........................................................................................ 052.21 RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS...................................................... 063.2 RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS ....................................................... 029.6 RECOLHIMENTO .de material ao depósito ......................................................... 034.5 .do empregador ..................................................................... 024.15 RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVISTICA ................. 063.63 RECONDUÇÃO DE PESSOAL ......................................................... 023.11 RECRUTAMENTO DE PESSOAL ....................................................... 021 RECUPERAÇÃO .de bens imóveis..................................................................... 041.41 .de material permanente ......................................................... 036 153 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL RECURSOS .a exames de seleção ............................................................. 021.2 .descentralização.................................................................... 051.21 .orçamentários ....................................................................... 051.21 .destaques ......................................................................... 051.21 .estornos ........................................................................... 051.21 .provisão ........................................................................... 051.21 .subvenção ........................................................................ 051.21 .transferência ..................................................................... 051.21 V.tb. ORÇAMENTO; PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA REDES DE INFORMÁTICA .............................................................. 067.2 REDISTRIBUIÇÃO DE PESSOAL........................................................ 023.14 REEMBOLSO DE DESPESAS ............................................................ 024.5, 024.59 .locomoção ........................................................................... 024.52 .mudança de domicílio de servidores ....................................... 024.51 V.tb. DESPESAS REESTRUTURAÇÕES SALARIAIS ....................................................... 023.03 REFEIÇÃO .auxílio .................................................................................. 024.92 .fornecimento......................................................................... 026.22 154 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL REFEITÓRIOS................................................................................. 026.22 REFORMAS .administrativas ...................................................................... 001 .de bens imóveis..................................................................... 041.41 REGIMENTOS................................................................................ 010.2 REGISTROS .de documentação bibliográfica .............................................. 062.2 .de ocorrência, controle de portaria ......................................... 049.15 .de programas de informática.................................................. 067.2 .de sistemas de informática ..................................................... 067.2 .nos órgãos competentes, organização e funcionamento ........... 010.1 Regulamentações Ver NORMAS REGULAMENTOS 010.2 .de pessoal ............................................................................ 020.1 REINTEGRAÇÃO .de pessoal ............................................................................ 023.11 .de posse............................................................................... 041.3 155 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO REIVINDICAÇÕES FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL 994 .de domínio ........................................................................... 041.3 RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS-RAIS ....................... 020.3 RELAÇÕES DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS....................... 063.63 RELATÓRIOS .de atividades......................................................................... 003 .de cursos .............................................................................. 022.11 .de estágios ........................................................................... 022.21 .de prevenção de incêndios..................................................... 049.13 .de viagens ............................................................................ 029.21, 029.222 .técnicos ................................................................................ 004, 011 RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE ALMOXARIFADO-RMA 034.1 RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS IMÓVEIS-RMBI 044 RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS-RMB/RMBM .... 034.01 REMOÇÃO DE PESSOAL 023.13 REMUNERAÇÃO ............................................................................ 024.11, 024.119 .de cargos ............................................................................. 023.02 .de funções ............................................................................ 023.02 RENDAS ARRECADADAS................................................................. 052.21 156 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL REPAROS .de fax................................................................................... 074.1 .de rádio ............................................................................... 072.1 .de telefone............................................................................ 074.1 .de telex ................................................................................ 073.1 .de veículos............................................................................ 042.4 REPASSE FINANCEIRO ................................................................... 052.21 REPORTAGENS .............................................................................. 012.12 REPOSIÇÃO SALARIAL. ................................................................... 023.03 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS 032, 065 Reprografia Ver REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS REQUISIÇÃO .de material .de consumo...................................................................... 034.1 .permanente ...................................................................... 034.1 .de pessoal ............................................................................ 023.15 .de serviços de instalação e manutenção .................................. 036.1 157 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de serviços reprográficos........................................................ 032 .de veículos............................................................................ 042.911 RESCISÃO CONTRATUAL 023.12 RESERVAS DE HOTEL...................................................................... 029.222 RESIDÊNCIAS................................................................................. 041 RESTAURAÇÃO .de documentos ..................................................................... 066.3 .de bens imóveis..................................................................... 041.41 RESTOS A PAGAR .......................................................................... 052.22 REUNIÕES ..................................................................................... 010.3 REVERSÃO DE PESSOAL ................................................................. 023.11 REVISÃO DE TEXTO........................................................................ 061.1 RMA Ver RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE ALMOXARIFADO RMBI Ver RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS IMÓVEIS RMB/RMBM Ver RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 158 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL ROUBO .de material .de consumo...................................................................... 034.2 .permanente ...................................................................... 034.2 .de patrimônio ....................................................................... 049.14 –S– SAÍDA DE MATERIAL 034.4, 049.15 SALÁRIOS 024.11, 024.119 .alterações............................................................................. 023.03 .descontos ............................................................................. 024.14 .equiparação ......................................................................... 023.03 .família.................................................................................. 024.111 .maternidade ......................................................................... 024.155 .reajuste ................................................................................ 023.03 .reestruturações...................................................................... 023.03 .reposição ............................................................................. 023.03 SALAS............................................................................................ 041 159 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL SALÕES, eventos ............................................................................ 930 SEDEX Ver Serviços de Entrega Expressa SEGURANÇA .de patrimônio ....................................................................... 049.1 .do trabalho........................................................................... 026.2 SEGURIDADE SOCIAL .................................................................... 024.142, 024.154, 026 SEGUROS .benefícios ............................................................................. 026.11 .de patrimônio ....................................................................... 049.12 .de veículos............................................................................ 049.12 SELEÇÃO .de documentação arquivística ................................................ 063.61 .de pessoal ............................................................................ 021 SEMINÁRIOS, eventos..................................................................... 920 SEMOVENTES ................................................................................ 043 Serviços de Entrega de Correspondência Agrupada Ver MALOTE 160 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL SERVIÇOS .contratação de...................................................................... 036.1 .de entrega expressa 071.1 .internacional..................................................................... 071.12 .nacional ........................................................................... 071.11 .de manutenção ..................................................................... 041.5, 041.59 .de imóveis ........................................................................ 041.5 .de material permanente ..................................................... 036 .de vigilância ......................................................................... 049.11 .extraordinários ...................................................................... 024.136 V.tb. HORAS EXTRAS .malote.................................................................................. 071.2 .militar................................................................................... 024.3 .postal ................................................................................... 071, 071.9 .profissionais transitórios ......................................................... 029.5 .reprográficos......................................................................... 032 .requisição de ........................................................................ 036.1 SERVIDORES, transporte.................................................................. 026.195 SICAF Ver SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES 161 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL SIMPÓSIOS, eventos 920 SINDICÂNCIAS .............................................................................. 049.14 .de pessoal ............................................................................ 025.1 SINDICATOS ................................................................................. 020.4 SINISTROS..................................................................................... 049.14 SISTEMAS .de arquivos........................................................................... 063 .de informática....................................................................... 067.2 SISTEMA DE CADASTRO DE FORNECEDORES-SICAF....................... 030.1 SOLENIDADES, eventos .................................................................. 910 SUBESTAÇÕES, manutenção........................................................... 041.53 SUB-REPASSE FINANCEIRO ............................................................ 052.21 SUBSÍDIOS .................................................................................... 054 SUBSTITUIÇÃO DE PESSOAL .......................................................... 023.14 SUBVENÇÕES .despesa................................................................................ 052.22 .recursos orçamentários .......................................................... 051.21 SUPRIMENTO DE FUNDOS ............................................................ 052.22 162 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL SUSPENSÃO .contratual ............................................................................. 024.4 .de pessoal ............................................................................ 025.12 –T– TABELAS DE PESSOAL 023 TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS .......................... 063.61 TAXAS............................................................................................ 059.1 .de serviços............................................................................ 052.21 V.tb. IMPOSTOS; TRIBUTOS TCU Ver TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO TELEFONE 074 .instalação ............................................................................. 074.1 .manutenção.......................................................................... 074.1 .reparo .................................................................................. 074.1 .transferência ......................................................................... 074.1 163 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL TELEX 073 .instalação ............................................................................. 073.1 .manutenção.......................................................................... 073.1 .reparo .................................................................................. 073.1 TEMPO DE SERVIÇO .adicional .............................................................................. 024.131 .averbação ............................................................................ 026.131 .contagem ............................................................................. 026.131 TERMOS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS................................ 063.62 TERMOS .de recolhimento de documentos ............................................. 063.63 .de transferência de documentos ............................................. 063.63 TERMOS DE RESPONSABILIDADE.................................................... 034.01 TERRENOS 041 TESTES PSICOTÉCNICOS ............................................................... 021.2 TOMADA DE CONTAS ................................................................... 057 TOMBAMENTOS .de bens imóveis..................................................................... 041.3 .de documentação bibliográfica .............................................. 062.5 164 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .de material permanente ......................................................... 037 .de veículos............................................................................ 042.2 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS .................................................. 063.2 TRANSFERÊNCIA .de pessoal ............................................................................ 023.13 .de recursos orçamentários...................................................... 051.21 .de telefones .......................................................................... 074.1 .de veículos............................................................................ 042.13, 042.32 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA .................. 063.63 TRANSFORMAÇÃO DE CARGOS.................................................... 023.02 TRANSMISSÃO .de dados .............................................................................. 075 .de imagem ........................................................................... 075 .de voz .................................................................................. 075 TRANSPORTE .de material .de consumo...................................................................... 034.3 .permanente ...................................................................... 034.3 .para servidores...................................................................... 026.195 165 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL TRANSPOSIÇÃO DE CARGOS ........................................................ 023.02 TRE Ver TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL TREINAMENTO DE PESSOAL .......................................................... 022, 022.9 .para prevenção de incêndio ................................................... 049.13 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO-TCU ......................................... 057 TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL-TRE ............................................. 024.4 TRIBUTOS...................................................................................... 059.1 V.tb. IMPOSTOS; TAXAS –U– UNIFORME, auxílio ........................................................................ 024.92 USUÁRIOS, manual ........................................................................ 067.22 –V– VALE-TRANSPORTE ........................................................................ 024.92 166 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL VANTAGENS DE PESSOAL .............................................................. 024, 024.9 VEÍCULOS ..................................................................................... 042, 042.9 .abastecimento....................................................................... 042.4 .acidente ............................................................................... 042.5 .alienação ............................................................................. 042.3 .aluguel ................................................................................. 042.12 .aquisição.............................................................................. 042.1 .autorização para uso ............................................................. 042.912 .cadastro ............................................................................... 042.2 .cessão.................................................................................. 042.13, 042.32 .controle de uso ..................................................................... 042.91 .doação ................................................................................ 042.13, 042.32 .emplacamento ...................................................................... 042.2 .estacionamento..................................................................... 042.913 .garagem............................................................................... 042.913 .importação ........................................................................... 042.11 .infrações............................................................................... 042.5 .leilão.................................................................................... 042.31 .licenciamento........................................................................ 042.2 .limpeza ................................................................................ 042.4 .manutenção.......................................................................... 042.4 .multas .................................................................................. 042.5 167 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL .permuta................................................................................ 042.13, 042.32 .reparo .................................................................................. 042.4 .requisição............................................................................. 042.911 .seguros ................................................................................ 049.12 .tombamento ......................................................................... 042.2 .transferência ......................................................................... 042.13, 042.32 .venda................................................................................... 042.31 VENCIMENTOS.............................................................................. 024.11, 024.119 VENDA .de bens imóveis..................................................................... 041.21 .de material .de consumo...................................................................... 035.1 .permanente ...................................................................... 035.1 .de publicações...................................................................... 061.2 .de veículos............................................................................ 042.31 VIAGENS DE SERVIÇO 029.2 .prestação de contas............................................................... 029.21, 029.222 .relatórios .............................................................................. 029.21, 029.222 VIGILÂNCIA ................................................................................... 049.11 VISITANTES .................................................................................... 940 168 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Visitas Ver VISITANTES VISTORIAS ..................................................................................... 049.14 –X– Xerox Ver REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS 169 OBSERVAÇÕES PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES IV. GLOSSÁRIO 1 ACERVO Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo (2). 2 ACESSO 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviço educativo, de referência e divulgação. 3 ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio. 4 5 ACUMULAÇÃO Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituição ou pessoa. ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo (2). 6 Administração de documentos Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS 7 AMOSTRAGEM Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto. 170 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 8 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES ANEXAÇÃO Juntada, em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. 9 ANEXO Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo. 10 APENSAÇÃO Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. 11 APENSO Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integrá-lo. 12 ARMAZENAMENTO Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim. V.tb. ACONDICIONAMENTO 13 ARQUIVAMENTO 1. Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. 2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação. V.tb. ARRANJO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO 171 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 14 15 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES ARQUIVO 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e utilização de arquivos (1). ARQUIVO ADMINISTRATIVO Arquivo (1) com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico. 16 ARQUIVO CENTRAL Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos (1) de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. V.tb. ARQUIVO SETORIAL 17 ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente (1). 18 ARQUIVO ESTADUAL Arquivo público (2) mantido pela administração estadual. 19 Arquivo geral Ver ARQUIVO CENTRAL 172 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 20 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Arquivo histórico Ver ARQUIVO PERMANENTE 21 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes (2), que aguarda destinação e com uso pouco freqüente. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário (1). 3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários (1). 22 ARQUIVO MUNICIPAL Arquivo público (2) mantido pela administração municipal. 23 ARQUIVO NACIONAL Arquivo público (2) mantido pela administração central ou federal de um país. 24 Arquivo particular Ver ARQUIVO PRIVADO 25 ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente (1). Também chamado de arquivo histórico. 26 ARQUIVO PRIVADO Arquivo (1) produzido por pessoa física ou jurídica de direito privado. 173 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 27 28 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES ARQUIVO PÚBLICO 1. Arquivo (1) produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2. Arquivo (2) integrante da administração pública. ARQUIVO REGIONAL Arquivo (2) encarregado de arquivos de uma determinada região. 29 ARQUIVO SETORIAL 1. Arquivo (1) acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial (1); existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado. 30 ARQUIVO TÉCNICO Arquivo (1) com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo (1). 31 ARRANJO Seqüência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo (1) ou coleção, utilizando-se diferentes métodos. V.tb. QUADRO DE ARRANJO 32 ATIVIDADE-FIM Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição. V.tb. ATIVIDADE-MEIO 174 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 33 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES ATIVIDADE-MEIO Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição. V.tb. ATIVIDADE-FIM 34 AVALIAÇÃO Processo de análise e de documentos de arquivo (1), que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos. V.tb. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO 35 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo (1), da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente. V.tb. TEORIA DAS TRÊS IDADES 36 CLASSE Cada divisão que compõe um sistema de classificação (1). 37 CLASSIFICAÇÃO 1. Organização dos documentos de um arquivo (1) ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações neles contidas, graus de sigilo conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. 38 Classificação decimal Ver MÉTODO DECIMAL 175 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 39 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES CÓDIGO Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados. V.tb. NOTAÇÃO 40 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Sistema de códigos derivado de um plano de classificação. V.tb. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 41 COMISSÃO DE AVALIAÇÃO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo (1). 42 CONSERVAÇÃO Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos. 43 CONSULTA Busca direta ou indireta de informações. 44 DATA DE ACESSO Data em que finda a restrição de acesso a um documento. 45 DATAS-LIMITE Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período abrangido por um conjunto de documentos. 46 176 DESAPENSAÇÃO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Separação de um ou mais processos juntados por apensação. 47 DESCARTE Exclusão de documentos do acervo de um arquivo (2), após avaliação. V.tb. ELIMINAÇÃO 48 DESCRIÇÃO Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. 49 DESTINAÇÃO Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE 50 DOCUMENTAÇÃO 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. 51 DOCUMENTO Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado. V.tb. ITEM DOCUMENTAL 177 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 52 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder público ou de instituições de direito privado que produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. 53 DOCUMENTO OSTENSIVO Documento sem qualquer restrição de acesso. 54 DOCUMENTO PÚBLICO 1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público. 2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público. 3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público. 55 DOSSIÊ Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto. 56 ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. 57 ESPÉCIE DOCUMENTAL Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. 58 178 FICHÁRIO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperação de documentos e informações. 2. Móvel utilizado para guarda de fichas. 59 FUNDO Conjunto de documentos de uma mesma proveniência; termo que equivale a arquivo (1). Também referido como núcleo. 60 FUNDO ABERTO Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do arquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto. 61 FUNDO FECHADO Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo (1) não se encontrar mais em atividade, não receberá acréscimos de documentos de data posterior à sua existência. Também referido como núcleo fechado. 62 GÊNERO DOCUMENTAL Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação micrográfica, documentação textual. 63 GESTÃO DE DOCUMENTOS Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos (1). Também referida como administração de documentos. 179 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 64 GRAU DE SIGILO Gradação atribuída à classificação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. V.tb. CLASSIFICAÇÃO (3) 65 Guia de recolhimento Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 66 GUIA DE TRANSFERÊNCIA Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários(2). 67 IDENTIFICAÇÃO Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos (1) com vista ao seu controle físico e/ou intelectual. 68 ITEM DOCUMENTAL Unidade documental fisicamente indivisível. Também referido como peça. 69 JUNTADA Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado à junção de documentos a um processo. 70 71 LISTA DE ELIMINAÇÃO Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada. Também referida como listagem de eliminação. Lista de recolhimento Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 180 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 72 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Lista de transferência Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA 73 Listagem descritiva do acervo Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 74 Listagem de eliminação Ver LISTA DE ELIMINAÇÃO 75 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo (1) ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. 76 MÉTODO DECIMAL Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. 77 Movimentação Ver TRÂMITE 78 NOTAÇÃO Código de identificação das unidades de arquivamento que permite sua ordenação ou localização. Também chamado código ou cota. 181 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 79 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Núcleo Ver FUNDO 80 Peça Ver ITEM DOCUMENTAL 81 PERÍODO DE RETENÇÃO Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 82 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo (1) por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. V.tb. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 83 PLANO DE DESTINAÇÃO Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos. 84 PRAZO DE ELIMINAÇÃO Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. 85 182 PRAZO DE GUARDA PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (2) ou no arquivo intermediário (2), ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção. 86 Prazo de retenção Ver PRAZO DE GUARDA 87 PRESCRIÇÃO Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. 88 PRESERVAÇÃO Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. 89 PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Princípio básico da arquivologia segundo o qual os arquivos (1) gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores. 90 Princípio do respeito aos fundos Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA 91 PROJEÇÃO Saliência colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização. 92 183 PROTOCOLO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação (2), distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora. V.tb. ARQUIVO CORRENTE UNIDADE PROTOCOLIZADORA 93 QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo (1), a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes (1). 94 RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes (2), em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário (2) para o arquivo permanente (2). V.tb. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 95 RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada. 96 RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes (2). 97 Relação de transferência Ver GUIA DE TRANSFERÊNCIA 98 184 SELEÇÃO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Eleição, durante a avaliação de um arquivo (1), dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos. 99 SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e preservação de documentos ou arquivos (1), bem como acesso (1) às informações neles contidas. 100 SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos (2) que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. 101 102 SUPORTE Material sobre o qual são registradas as informações. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. 103 TEORIA DAS TRÊS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos (1) são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário. V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 104 TERMO DE ELIMINAÇÃO Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados. 185 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES V.tb. LISTA DE ELIMINAÇÃO 105 TIPO DOCUMENTAL Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem número, decretos legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. 106 Tipologia documental Ver TIPO DOCUMENTAL 107 Tramitação Ver TRÂMITE 108 TRÂMITE Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como tramitação ou movimentação. 109 TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o arquivo intermediário (2). 110 Triagem Ver SELEÇÃO 111 UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificação (1), armazenamento, arranjo e notação. 186 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 112 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES UNIDADE PROTOCOLIZADORA Setor (ou unidade administrativa) que, além de realizar as atividades de protocolo, tem a incumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento hierárquico na estrutura organizacional. V.tb. PROTOCOLO 113 VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo (1), na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros. V.tb. VALOR PRIMÁRIO 114 VALOR FISCAL Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. 115 Valor histórico Ver VALOR PERMANENTE 116 VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório. 117 VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. V.tb. VALOR PROBATÓRIO 118 187 VALOR PERMANENTE PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo (1). Também referido como valor histórico. V.tb. VALOR SECUNDÁRIO 119 VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 120 VALOR PROBATÓRIO Valor intrínseco de um documento de arquivo (1) que lhe permite servir de prova legal. 121 VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo (1), e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. 122 VIGÊNCIA Período no qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos. 188 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES BIBLIOGRAFIA ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário de termos arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1999. 75 f. mimeografadas. _________. Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1985. 31p. _________. Quadro de arranjo e classificação por assunto: relatório técnico das atividades desenvolvidas na identificação do acervo do Ministério da Justiça e Negócios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1989. 64 f. datilografadas. _________. Relatório final de avaliação: fundo Ministério da Justiça e Negócios Interiores (1933-1939). Rio de Janeiro: O Arquivo, 1993. 114 f. digitadas. _________. Relatório semestral de atividades: Divisão de Pré-Arquivo. Brasília: O Arquivo, 1987. 50 f. datilografadas. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578 Arquivos: terminologia. Rio de Janeiro, 1986. 7 f. ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma terminologia arquivística em língua portuguesa. São Paulo: CENADEM, 1990. 163 p. CAMPOS, Ana Maria V. C. e INDOLFO, Ana Celeste. Proposta metodológica para avaliação de grandes volumes documentais acumulados. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1990. 19 f. datilografadas. CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1988. 361 p. COUTURE, Carol e ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXème siècle. Montreal: Universitée de Montreal, 1982. 491 p. _________. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p. (Nova Enciclopédia; 56) 189 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES DICIONÁRIO de terminologia arquivística. Ana Maria de Almeida Camargo e Heloísa Liberalli Bellotto (coord.), Aparecida Sales Linares Botani et al. (colab.) São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996. 142 p. DICIONÁRIO de terminologia arquivística. Elaborado por Ivone Alves et al. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. 257 p. DICIONÁRIO de termos arquivísticos: subsídios para uma terminologia arquivística brasileira. Rolf Nagel (coord.). Bonn: Fundação Alemã para o Desenvolvimento Internacional; Salvador: Universidade Federal da Bahia, 1989. 110 p. DICTIONARY of archival terminology = dictionnaire de terminologie archivistique. Edited by Peter Walne. 2nd rev. München : K. G. Saur, 1988. 212 p. (ICA handbooks series ; v. 7). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1986. 162 p. PUBLIC ARCHIVES (Canada). Records Management Branch. Arquivos correntes: organização e funcionamento. Tradução de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1975. 166 p. ROBERGE, Michel. La gestion de l’information administrative: application globale, systémique et systématique. Québec: Documentor, 1992. 297 p. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973. 663p. VAZQUEZ, Manuel. Estudio del ciclo vital de los documentos. Córdoba, 1987. 34 f. mimeografadas. _________. Manual de selección documental. Córdoba: O Autor, 1983. 202 p. 190 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES REFERÊNCIA LEGISLATIVA A legislação apresentada serviu de base aos grupos de trabalho quando da elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e da Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, no que tange aos procedimentos arquivísticos e, especialmente, à determinação de prazos de guarda e destinação de documentos. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instrução normativa n. 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 79, p. 8254-8256, 28 de abril de 1997, seção 1. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n. 1, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1. _______. Resolução n. 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1. _______. Resolução n. 4, de 28 de março de 1996. Dispõe sobre o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, suplemento ao n. 62, p. 1-29, 29 de março de 1996, seção 1. _______. Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, estados e municípios. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 198, p. 20558, 11 de outubro de 1996, seção 1. _______. Resolução n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 97, p.10718-10719, 23 de maio de 1997, seção 1. 191 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES _______. Resolução n. 8, de 20 de maio de 1997. Atualiza o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, aprovados pela resolução n. 4 do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, de 28 de março de 1996. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 97, p.10719, 23 de maio de 1997, seção 1. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Resolução n. 10, de 6 de dezembro de 1999. Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 244, p.202-203, 22 de dezembro de 1999, seção 1. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF. Senado, 1988. BRASIL. Constituição (1988). Emenda constitucional n. 19, de 4 de junho de 1998. Modifica o regime e dispõe sobre princípios e normas da administração pública, servidores e agentes políticos, controle de despesas e finanças públicas e custeio de atividades a cargo do Distrito Federal, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 109-E, p. 1-3, 5 de junho de 1998, seção 1. _______. Emenda constitucional n. 20, de 15 de dezembro de 1998. Modifica o sistema de previdência social, estabelece normas de transição, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 241-E, p. 1-2, 16 de dezembro de 1998, seção 1. _______. Emenda constitucional n. 28, de 25 de maio de 2000. Dá nova redação ao inciso XXIX do art. 7º e revoga o art. 233 da Constituição Federal. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 101-E, p. 1, 26 de maio de 2000, seção 1. _______. Departamento de Polícia Federal. Instrução normativa n. 6, de 25 de setembro de 1997. Dispõe sobre o controle e a fiscalização dos produtos listados na resolução n. 01/95-Ministério da Justiça, de 7 de novembro de 1995, e suas eventuais alterações. Impõe sanções administrativas e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 188, p. 21701-21702, 30 de setembro de 1997, seção 1. _______. Leis, decretos etc. Decreto n. 76.900, de 23 de dezembro de 1975. Institui a Relação Anual de Informações Sociais-RAIS e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 246, p. 17046, 24 de dezembro de 1975, seção 1. _______. Decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978. Regulamenta as disposições da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977, relativas às entidades fechadas de previdência privada. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 17, p. 1337-1343, 24 de 192 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES janeiro de 1978, seção 1. _______. Decreto n. 82.325, de 27 de setembro de 1978. Altera o decreto n. 81.240, de 20 de janeiro de 1978, que regulamenta as disposições da lei n. 6.435, de 1977, relativas às entidades fechadas de previdência privada. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 186, p. 15748-15749, 28 de setembro de 1978, seção 1. BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 1.094, de 23 de março de 1994. Dispõe sobre o Sistema de Serviços Gerais-SISG dos órgãos civis da administração federal direta, das autarquias federais e fundações públicas e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 57, p. 4270-4271, 24 de março de 1994, seção 1. _______. Decreto n. 1.646, de 26 de setembro de 1995. Regulamenta o controle e a fiscalização sobre produtos e insumos químicos que possam ser destinados à elaboração da cocaína em suas diversas formas e outras substâncias entorpecentes, ou que determinem dependência física ou psíquica, de que trata a lei n. 9.017, de 30 de março de 1995. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 186, p. 15051-15055, 27 de setembro de 1995, seção 1. _______. Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 22, p. 1497-1498, 31 de janeiro de 1996, seção 1. _______. Decreto n. 2.036, de 14 de outubro de 1996. Dá nova redação aos artigos 2º, 4º, 5º e 19 do decreto n. 1.646, de 26 de setembro de 1995, que regulamenta o controle e a fiscalização sobre produtos e insumos químicos que possam ser destinados à elaboração da cocaína, em suas diversas formas, e outras substâncias entorpecentes, ou que determinem dependência física ou psíquica, de que trata a lei n. 9.017, de 30 de março de 1995. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 200, p. 20834, 15 de outubro de 1996, seção 1. _______. Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 18, p. 1435-1437, 27 de janeiro de 1997, seção 1. 193 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES _______. Decreto n. 2.182, de 20 de março de 1997. Estabelece normas para a transferência e recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 55, p. 5649, 21 de março de 1997, seção 1. _______. Decreto n. 2.794, de 1º de outubro de 1998. Institui a política nacional de capacitação dos servidores para a administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 189, p. 5-7, 2 de outubro de 1998, seção 1. _______. Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 250, p. 19-21, 30 de dezembro de 1998, seção 1. BRASIL. Leis, decretos etc. Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Regulamenta os artigos 7º, 11 e 16 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 12-E, p. 3-4, 19 de janeiro de 1999, seção 1. _______. Decreto n. 3.179, de 21 de setembro de 1999. Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 182, p. 1-5, 22 de setembro de 1999, seção 1. _______. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a política de segurança da informação nos órgãos e entidades da administração pública federal. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 114, p. 2-3, 14 de junho de 2000, seção 1. _______. Decreto-lei n. 2.052, de 3 de agosto de 1983. Dispõe sobre as contribuições para o PIS-PASEP, sua cobrança, fiscalização, processo administrativo e de consulta e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 149, p. 1384113843, 4 de agosto de 1983, seção 1. _______. Instrução normativa n. 9, de 16 de abril de 1996. Promove ajustes e altera a redação de subitens da instrução normativa n. 5, de 21 de julho de 1995, que estabelece os procedimentos destinados à implantação e operacionalização do Sistema de Cadastramento 194 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Unificado de Fornecedores-SICAF, módulo do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais-SIASG, nos órgãos da Presidência da República, nos ministérios, nas autarquias e nas fundações que integram o Sistema de Serviços Gerais-SISG. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 76, p. 6713-6714, 19 de abril de 1996, seção 1. _______. Instrução normativa n. 12, de 24 de abril de 1996. Estabelece normas de organização e apresentação de tomadas e prestações de contas e rol de responsáveis e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 83, p. 7434-7440, 30 de abril de 1996, seção 1. _______. Instrução normativa n. 13, de 4 de dezembro de 1996. Dispõe sobre a instauração e organização de processos de tomada de conta especial e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 240, p. 26778-26779, 11 de dezembro de 1996, seção 1. _______. Lei n. 5.107, de 13 de setembro de 1966. Cria o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 174, p. 10587-10589, 14 de setembro de 1966, seção 1. _______. Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 89, p. 3785, 10 de maio de 1968, seção 1. _______. Lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977. Dispõe sobre as entidades de previdência privada, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 137, p. 9193-9197, 20 de julho de 1977, seção 1. BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 6.462, de 9 de novembro de 1977. Altera disposições da lei n. 6.435, de 15 de julho de 1977, que dispõe sobre as entidades de previdência privada, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 215, p. 15649, 10 de novembro de 1977, seção 1. _______.Lei n. 7.144, de 23 de novembro de 1983. Estabelece prazo para prescrição do direito de ação contra atos relativos a concursos para provimento de cargos e empregos na administração federal direta e nas autarquias federais. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 225, p. 19795, 24 de novembro de 1983, seção 1. _______. Lei n. 8.036, de 11 de maio de 1990. Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 91, p. 8965-8968, 14 de maio de 1990, seção 1. _______. Lei n. 8.112, de 12 de dezembro de 1990 (Regime Jurídico Único). Dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da 195 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES União, das autarquias e das fundações públicas federais. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 237, p. 2393523946, 12 de dezembro de 1990, seção 1. _______. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seção 1. _______. Lei n. 8.162, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a revisão dos vencimentos, salários, proventos e demais retribuições dos servidores civis e a fixação dos soldos dos militares do Poder Executivo, na administração direta, autárquica e fundacional e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 6, p. 457, 9 de janeiro de 1991, seção 1. _______. Lei n. 8.216, de 13 de agosto de 1991. Dispõe sobre antecipação a ser compensada quando da revisão geral da remuneração dos servidores públicos, corrige e reestrutura tabelas de vencimentos e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 157, p. 16565, 15 de agosto de 1991, seção 1. _______. Lei n. 8.270, de 17 de dezembro de 1991. Dispõe sobre reajuste da remuneração dos servidores públicos, corrige e reestrutura tabelas de vencimentos e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 246, p. 29541, 19 de dezembro de 1991, seção 1. _______. Lei n. 8.443, de 16 de julho de 1992. Dispõe sobre a lei orgânica do Tribunal de Contas da União e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 136, p. 9449-9456, 17 de julho de 1992, seção 1. _______. Lei n. 8.647, de 13 de abril de 1993. Dispõe sobre a vinculação dos servidores públicos civis ocupantes de cargo em comissão sem vínculo efetivo com a administração pública federal, ao regimento geral e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n.69, p.4673, 14 de abril de 1993, seção 1. BRASIL. Leis, decretos etc. Lei n. 8.745, de 9 de dezembro de 1993. Dispõe sobre a contratação por tempo determinado para atender à necessidade temporária de excepcional interesse público nos termos do inciso IX do art. 37, da Constituição Federal e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 235, p. 18937, 10 de dezembro de 1993, seção 1. _______. Lei n. 9.017, de 30 de março de 1995. Estabelece normas de controle e fiscalização sobre produtos e insumos químicos que possam ser destinados à elaboração da cocaína em suas diversas formas e de outras substâncias entorpecentes ou que determinem dependência 196 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES física ou psíquica, e altera dispositivos da lei n. 7.102, de 20 de junho de 1983, que dispõe sobre segurança para estabelecimentos financeiros, estabelece normas para constituição e funcionamento de empresas particulares que explorem serviços de vigilância e de transporte de valores, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 63, p. 4575-4576, 31 de março de 1995, seção 1. _______. Lei n. 9.515, de 20 de novembro de 1997. Dispõe sobre admissão de professores, técnicos e cientistas estrangeiros pelas universidades e pelas instituições de pesquisa científica e tecnologia federais e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 226, p. 27185, 21 de novembro de 1997, seção 1. _______. Lei n. 9.525, de 3 de dezembro de 1997. Dispõe sobre as férias dos servidores públicos civis da União, das autarquias e fundações públicas federais e dá outras providências (parcelamento de férias). Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 235, p.28533, 4 de dezembro de 1997, seção 1. _______. Lei n. 9.527, de 10 de dezembro de 1997. Altera dispositivos das leis ns. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, 8.460 de 17 de setembro de 1992 e 2.180, de 5 de fevereiro de 1954, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 240, p. 29421-29426, 11 de dezembro de 1997, seção 1. _______. Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998. Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 31, p. 1-5, 13 de fevereiro de 1998, seção 1. _______. Lei n. 9.624, de 2 de abril de 1998. Altera dispositivos da lei n. 8.911, de 11 de julho de 1994, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n.67, p. 861, 8 de abril de 1998, seção 1. _______. Medida provisória n. 1.815, de 5 de março de 1999. Suspende a concessão de promoções e progressões funcionais a todo servidor da administração federal direta, das autarquias e das fundações e extingue o adicional de tempo de serviço de que trata o art. 67, da lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 44, p. 1, 5 de março de 1999, seção 1. _______.Medida provisória n. 1748-42, de 4 de junho de 1999. Altera os artigos 2º, 3º, 5º, 6º e 7º da lei n. 8.745, de 9 de dezembro de 1993, que dispõe sobre a contratação por tempo determinado para atender à necessidade temporária de excepcional interesse público e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 105, p. 11-12, 9 de junho de 1999, seção 1. 197 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES BRASIL. Leis, decretos etc. Medida provisória n. 2200-1, de 27 de julho de 2001. Institui a Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira-ICPBrasil, e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n.144-A-E, p.62, 28 de julho de 2001, seção 1. _______. Portaria n. 262, de 3 de novembro de 1986. Dispõe sobre a guarda, microfilmagem e eliminação de documentos oficiais no âmbito do Tribunal de Contas da União e dá outras providências. Manual de normas. Brasília, n. 262, p. 1-6, 3 de novembro de 1986. _______. Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado. Instrução normativa n. 5, de 21 de julho de 1995. Estabelece os procedimentos destinados à implantação e operacionalização do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores-SICAF, módulo do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais-SIASG, nos órgãos da Presidência da República, nos ministérios, nas autarquias e nas fundações que integram o Sistema de Serviços Gerais-SISG. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 76, p. 6714-6717, 19 de abril de 1996, seção 1. _______. Ministério da Fazenda. Secretaria Federal de Controle. Instrução normativa n. 4, de 24 de dezembro de 1996. Estabelece normas sobre tomadas e prestações de contas dos gestores dos recursos públicos e rol de responsáveis, do Poder Executivo. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 251, p. 28722-28729, 27 de dezembro de 1996, seção 1. _______. Ministério da Justiça. Gabinete do ministro. Resolução n. 1, de 7 de novembro de 1995. Estabelece normas de controle e fiscalização sobre produtos e insumos químicos que possam ser destinados à elaboração da cocaína em suas diversas formas e de outras substâncias entorpecentes ou que determinem dependência física ou psíquica. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n 214, p. 17805, 8 de novembro de 1995, seção 1. _______. Ministério do Trabalho. Gabinete do ministro. Portaria n. 1.126, de 3 de dezembro de 1997. Aprova as instruções gerais para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais-RAIS. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n 235, p. 2855128608, 4 de dezembro de 1997, seção 1. _______. Secretaria de Justiça. Portaria n. 58, de 20 de junho de 1996. Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15, do decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 123, p. 11575, 27 de junho de 1996, seção 1. _______. Secretaria do Tesouro Nacional. Instrução normativa n. 4, de 31 de julho de 1998. Dispõe sobre as instruções para movimentação dos recursos financeiros da Conta Única do Tesouro Nacional e Institucional, para a abertura e manutenção de contas correntes 198 PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES bancárias dos órgãos e entidades da administração pública federal e para o disciplinamento do depósito identificado na Conta Única e Institucional. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 146, p. 9-10, 3 de agosto de 1998, seção 1. BRASIL. Tribunal de Contas da União. Decisão n. 236, de 19 de setembro de 1995. Tomada de conta especial. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil]. Brasília, n. 188, p. 15312, 29 de setembro de 1995, seção 1. CAMPANHOLE, Adriano e CAMPANHOLE, Hilton Lobo. Consolidação das leis de trabalho e legislação complementar: decreto-lei n. 5.452, de 1º de maio de 1943, 74 ed. São Paulo: Atlas, 1987. 1128 p. JESUS, Damásio E. Código penal anotado: decreto-lei n. 2.848, de 7 de dezembro de 1940, 2ª ed. São Paulo: Saraiva, 1991. 932p. NEGRÃO, Theotonio. Código civil e legislação em vigor: lei n. 3.071, de 1º de janeiro de 1916, 11 ed. atualizada até 5 de janeiro de1992. São Paulo: Malheiros, 1992. 895p. 199