MEMAHAMI TIM KERJA

MEMAHAMI TIM KERJA DEFINISI Tim adalah suatu unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mengkoordinasi kerja mereka untuk tujuan tertentu. Definisi ini memiliki tiga komponen, yaitu: Dibutuhkan dua orang atau lebih, Orang – orang dalam sebuah tim memiliki interaksi regular, Orang – orang dalam sebuah tim memiliki tujuan kinerja yang sama. PERBANDINGAN TIM DAN KELOMPOK Kelompok tidak sama dengan tim. Kelompok didefinisikan sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, yang bergabung bersama-sama untuk mencapai sasaran. Suatu kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan mengambil keputusan untuk membantu tiap anggota berkinerja dalam bidang tanggung jawabnya. Kelompok kerja tidak perlu untuk melakukan kerja kolektif yang menuntut upaya gabungan. Jadi, kinerja mereka sekedar jumlah kinerja sumbangan individual dari tiap anggota kelompok. Tidak ada sinergi positif yang akan menciptakan suatu tingkat keseluruhan kinerja yang lebih besar daripada jumlah masukan. Tim kerja (work team) menghasilkan sinergi positif melalui usaha yang terkoordinasi. Usaha-usaha individual mereka menghasilan satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah masukan individual. Menurut Stephen P. Robbins ( 2003;347) perbedaan antara Tim Kerja dengan Kelompok Kerja dapat digambarkan sebagai berikut : TIPE/JENIS-JENIS TIM Tim dapat diklasifisikan berdasarkan sasarannya. Bentuk yang paling umum digunakan dalam organisasi atau perusahaan adalah : Tim Penyelesai Masalah (problem solving team) Tim ini terdiri dari 5 sampai 12 karyawan dari departemen yang bertemu selama beberapa jam tiap pekan untuk membahas perbaikan kualitas, efisiensi dan lingkungan kerja. Dalam tim penyelesai masalah, anggota berbagi ide atau memberikan saran mengenai bagaimana proses dan metode kerja dapat ditingkatkan. Tetapi jarang sekali tim diberi wewenang untuk melaksanakan secara sepihak setiap tindakan mereka sarankan. Tim Kerja Pengelola Diri Sendiri (self-managed work team) Tim kerja pengelola diri sendiri adalah kelompok karyawan (biasanya 10 sampai 15 orang) yang memikul tanggung jawab dari para pengawas yang terdahulu. Tim ini mencakup kerja tentang perencanaan dan penjadwalan kerja, pemberian tugas kepada anggota, kontrol kolektif atas langkah kerja, membuat keputusan operasi, mengambil tindakan atas permasalahan, dan kerjasama dengan para pemasok dan pelanggan. Tim ini bahkan memilih anggotanya sendiri dan menyuruh anggota itu untuk saling menilai kinerja. Akibatnya, posisi pengawas menjadi tidak begitu penting dan bahkan mungkin akan dihilangkan. Tim Lintas Fungsional (cross-functional team) Tim lintas fungsional adalah karyawan yang berasal dari tingkat hierarki yang sama, tetapi dari berbagai bidang pekerjaan yang berbeda. Tim lintas fungsional merupakan cara efektif yang memungkinkan orang-orang dari berbagai bidang yang berbeda dalam suatu organisasi (atau bahkan antar organisasi) untuk bertukar informasi, mengembangkan ide-ide baru dan memecahkan masalah, serta mengkoordinasikan proyek yang rumit. Tim Virtual (virtual team) Tim Virtual adalah tim yang menggunakan teknologi komputer untuk menyatukan anggota-anggota yang terpisah secara fisik untuk mencapai tujuan bersama. Sejumlah orang dimungkinkan untuk berkolaborasi secara online menggunakan hubungan-hubungan komunikasi seperti lokasi jaringan kerja, video konferensi dan e-mail. Tim virtual terdiri atas anggota – anggota yang tersebar secara geografis dan organisasional yang terikat terutama oleh kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tim virtual sering meliputi para pekerja lepas, anggota organisasi rekanan, pelanggan, pemasok, konsultan, atau pihak – pihak luar lainnya. Salah satu keuntungan utama tim virtual adalah kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan kelompok orang yang paling tepat untuk menyelesaikan proyek yang kompleks, memecahkan masalah tertentu, atau mengekploitasi peluang strategis tertentu. Tiga faktor utama yang membedakan tim virtual dari tim yang bertatap muka secara langsung adalah: (1) Ketiadaan komunikasi lisan-fisik; (2) terbatasnya konteks sosial, dan (3) kemampuan mengatasi masalah waktu dan hambatan tempat. MENCIPTAKAN TIM YANG EFEKTIF Konteks Ada tiga faktor kontekstual dalam kinerja tim yang efektif yaitu: Sumber Daya Memadai Tim yang efektif memiliki sumber daya yang memadai untuk melaksanakan semua pekerjaan dalam mencapai tujuan. Hal ini meliputi pengaruh seperti informasi yang tepat waktu, teknologi, ketersediaan staf, dorongan dan asisten administrasi. Kepemimpinan Dan Struktur Anggota tim harus sependapat mengenai siapa melakukan apa dan memastikan bahwa semua anggota menyumbang secara sama dalam berbagi beban kerja. Disamping itu tim perlu menetapkan bagaimana jadwal ditentukan, keterampilan apa yang diperlukan untuk dikembangkan, bagaimana kelompok akan memecahkan konflik, dan bagaimana kelompok akan mengambil dan memodifikasi keputusan. Menyepakati mengenai hal-hal yang spesifik dari kerja dan bagaimana hal itu cocok dalam memadukan keterampilan-keterampilan individual menuntut kepemimpinan dan struktur. Suasana Kepercayaan Untuk menciptakan sebuah tim yang efektif diperlukan saling percaya diantara para anggota tim dan kepercayaan terhadap pemimpin mereka. Kepercayaan antar anggota tim memudahkan kerja sama, mengurangi kebutuhan untuk mengawasi perilaku satu sama lain, dan menghilangkan anggapan bahwa tim akan memanfaatkan mereka. Kepercayaan terhadap pemimpin juga penting karena memungkinkan tim untuk bersedia menerima dan berkomitmen terhadap berbagai tujuan dan keputusan pemimpin mereka. Evaluasi Kinerja Dan Sistem Penghargaan Evaluasi kinerja individual, upah per jam yang tetap, insentif individual, dan semacamnya, tidaklah konsisten dengan pengembangan tim kinerja tinggi. Jadi, disamping mengevaluasi dan memberi penghargaan untuk para karyawan atas kontribusi individual mereka, manajemen hendaknya mempertimbangkan penilaian berdasarkan kelompok, pembagian laba, pembagian pendapatan, insentif kelompok kecil, dan modifikasi-modifikasi sistem lain yang memperkuat upaya dan komitmen tim. Komposisi Kategori ini  memasukkan variabel yang terkait bagimana tim dapat dibentuk menjadi staf. Komposisi tim yang efektif terdiri dari : Kemampuan Anggota Untuk bekerja dengan efektif, suatu tim menuntut tiga tipe keterampilan yang berbeda. Pertama,  tim perlu orang-orang dengan keahlian teknis. Kedua, perlu orang dengan keterampilan pemecah masalah dan pengambilan  keputusan agar mampu mengidentifikasi masalah, membangkitkan alternatif, mengevaluasi alternatif, dan membuat pilihan yang kompeten. Ketiga, tim memerlukan orang dengan keterampilan mendengarkan dengan baik, umpan balik, penyelesaian konflik, dan keterampilan antar pribadi lainnya. Kepribadian Kepribadian mempengaruhi individu dalam berperilaku. Macam-macam karakter personal dalam tim akan mempengaruhi kinerja tim secara keseluruhan. Mengalokasikan Peran Dan Menggalakkan Keanekaragaman Tim memiliki kebutuhan yang berbeda, dan orang-orang harus dipilih dalam sebuah tim untuk mengisi semua peran dalam tim tersebut. Tim yang berhasil memiliki orang-orang yang mengisi semua peran ini dan memilih orang-orang untuk memainkan berbagai peran ini berdasarkan keterampilan dan pilihan-pilihan mereka. Keragaman Sebuah tim yang heterogen bekerja secara lebih efektif dibandingkan dengan tim yang homogen, karena pada dasarnya keragaman memicu konflik, menstimulus kreativitas, dan menghasilkan keputusan yang lebih baik. Ukuran Tim Tim kerja terbaik cenderung lebih kecil. Bila anggotanya lebih dari 10 sampai 12, menjadi sulit bagi mereka untuk menyelesaikan banyak hal. Jadi dalam merancang tim yang efektif, para manajer harus menjaga agar anggotanya berkisar antara 5 sampai 12 orang. Kefleksibelan Anggota Tim menciptakan kefleksibelan individual, memiliki anggota yang dapat menyelesaikan tugas yang lainnya. Ini adalah  hal positif bagi tim, karena merupakan perbaikan besar bagi penyesuaian dan membuat kurang percaya bagi anggota tunggal. Pilhan Anggota Tidak semua anggota merupakan pemain tim. Kinerja tim yang tinggi seperti menggabungkan orang yang senang bekerja sebagai bagian dalam tim. Rancangan pekerjaan Keefektifan tim membutuhkan kerjasama dan menempatkan tanggung jawab bersama untuk melaksanakan tugas penting. Kelompok rancangan kerja meliputi variabel-variabel seperti kebebasan dan otonomi, keuntungan pada kegunaan keahlian berbeda dan talenta, kemampuan untuk menyelesaikan dan mengidentifikasi semua tugas atau produk, dan bekerja dalam tugas atau proyek yang berpengaruh secara substansial dengan yang lain. Rancangan kerja ini menggambarkan motivasi karena  meningkatkan rasa tanggung jawab anggota dan pemilik pada pekerjaan dan karena membuat pekerjaan  lebih menarik untuk dikerjakan. Proses Hal lain yang berkaitan dengan keefektifan tim adalah variabel proses. Pada  komponen ini hal-hal yang terkait adalah : Tujuan Umum Tim yang efektif mempunyai tujuan bersama  dan sangat berarti dan memberikan pengarahan, momentum dan komitmen untuk anggota sebagai suatu visi. Tujuan Khusus Tim yang sukses menerjemahkan tujuan bersama mereka menjadi tujuan kinerja yang realistis, dapat diukur dan spesifik. Tujuan membimbing individu ke kinerja yang lebih tinggi, juga memberi energi kepada tim.Tujuan-tujuan spesifik ini mempermudah komunikasi yang jelas. Tujuan juga membantu memelihara fokus mereka pada perolehan hasil. Efektivitas Tim Keefektifan tim mempunyai kepercayaan tersendiri, mereka percaya mereka dapat sukses. Kita menyebutnya kekuatan tim. Tingkat Konflik Konflik dalam tim tidak selalu merupakan hal yang buruk. Konflik tugas dalam tim wajar terjadi, karena mendorong perbaikan dan pilihan secara kritis masalah, dan dapat diambil suatu pilihan keputusan tim yang lebih baik. Oleh karena itu keefektifan tim dikarakteristikkan dengan suatu konflik yang pantas. Kemalasan Sosial Individu-individu dapat bersembunyi dalam suatu kelompok. Mereka dapat menyibukkan diri dalam “kemalasan sosial” dan meluncur bersama upaya kelompok karena sumbangan individual mereka tidak dapat dikenali. Tim yang sukses membuat anggota-anggota secara individual maupun gabungan bertanggung jawab untuk maksud, tujuan dan pendekatan tim. MENGUBAH INDIVIDU MENJADI PEMAIN TIM Berikut ini beberapa cara  yang dapat  dilakukan untuk mengubah individu menjadi pemain tim : Seleksi Beberapa orang telah memiliki keterampilan antar pribadi untuk menjadi pemain tim yang  efektif. Ketika mempekerjakan anggota tim, disamping keterampilan teknis yang diperlukan untuk mengisi pekerjaan itu, harus dipastikan pula bahwa calon dapat memenuhi peran tim mereka maupun persyaratan teknis. Banyak calon yang melamar pekerjaan tidak mempunyai keterampilan tim. Bila menghadapi calon semacam ini, pada dasarnya para  manajer atau pimpinan mempunyai tiga pilihan : Calon dapat menjalani pelatihan untuk membuat mereka menjadi pemain tim. Mentransfer individu itu ke unit lain didalam organisasi tanpa tim. Tidak mempekerjakan calon itu. Pelatihan Sebagian besar orang yang dibesarkan pada lingkungan yang mementingkan prestasi individual dapat dilatih untuk menjadi pemain tim. Spesialis  pelatihan menjalankan latihan-latihan yang memungkinkan karyawan untuk mengalami kepuasan yang dapat diberikan oleh kerja tim. Penghargaan Sistem penghargaan perlu diperbaiki untuk mendorong upaya kooperatif bukannya kompetitif. Promosi, kenaikan upah dan bentuk-bentuk pengakuan lain hendaknya diberikan kepada individu untuk keefektifan mereka sebagai seorang anggota tim yang kolaboratif TIM DAN KUALITAS MANAJEMEN Salah satu karakteristik sentral dari manajemen mutu total (TQM-Total Quality Management) adalah penggunaan tim. Hakikat TQM adalah perbaikan proses, dan pelibatan karyawan merupakan bagian vital dari perbaikan proses. Dengan kata lain TQM menuntut manajemen untuk memberikan dorongan kepada karyawan berbagi gagasan dan bertindak terhadap apa yang mereka sarankan. Dalam merancang tim pemecah masalah dan kualitas sebaiknya tim memiliki kriteria sebagai berikut : Tim harus cukup kecil agar efisien dan efektif Dilatih dengan benar dengan keterampilan-keterampilan yang akan dibutuhkan anggotanya Dialokasikan cukup waktu untuk bekerja pada masalah-masalah yang mereka rencanakan untuk ditangani Diberikan otoritas (wewenang) untuk memecahkan masalah dan melaksanakan tindakan korektif Masing–masing mempunyai seseorang yang bisa diandalkan untuk membantu tim menghindari hambatan-hambatan yang timbul. DAFTAR PUSTAKA Robbins, Stephen P. 2009. Perilaku Organisasi – Organizational Behavior. Buku 1. Edisi 14. Salemba Empat : Jakarta