SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS

El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS 1.- Introducción.- El sistema de ventas comprende la estructura, las políticas, el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar la maximización de los ingresos. Es innecesario resaltar la influencia que las ventas tienen en la cuenta de resultados del hotel, por tanto indicar solamente que la importancia de una buena implantación del sistema es fundamental para conseguir los objetivos económicos de la empresa. Desde la perspectiva de esta asignatura no se entra en cuestiones tales como estrategias o políticas de ventas, sino que se limita a estudiar la implantación adecuada del sistema administrativo más eficaz para la consecución de la información requerida por la dirección para la toma de decisiones, estableciendo igualmente los controles necesarios para asegurarse de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con los planes diseñados. 2.- Objetivos de control.Objetivos administrativos u operativos. Procedimientos.- Asegurar que se cumplen los procedimientos establecidos. Maximización de las ventas.- Asegurar que se cumplen todas políticas establecidas al objeto de conseguir el mayor volumen de ventas (ocupación rotación, precios) y con los mejores márgenes. Control de las ocupaciones previstas.- Asegurar que el sistema de reservas cumple con los requisitos establecidos, maximizando ocupaciones sin entrar en problemas de sobreventa. Control de las ocupaciones diarias.- Asegurar que todas las habitaciones vendidas están facturadas y a los precios correctos. Control de ventas en los puntos de venta.- Asegurar que la rotación es la adecuada y los artículos despachados son debidamente facturados. Control de habitaciones fuera de servicio, comisiones, descuentos, etc., asegurándose de que son los adecuados. CV - 1 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ Objetivos contables o financieros Procedimientos.- Asegurar que los procedimientos contables están operando de forma efectiva. Registro de operaciones.- Asegurar que todas las operaciones están debidamente registradas en documentos contables, libros auxiliares, pases a diario, etc. y por los valores correctos. Imputación de las cuentas.- Asegurar igualmente que los cargos y abonos contables se imputan en las cuentas correctas. Autorizaciones.- Los descuentos, gratuidades, etc. han de ser realizados por personas debidamente autorizadas y en la medida correcta. Fuentes fiables.- Los asientos en las cuentas de mayor han de realizarse sobre la base de fuentes fiables, sujetas a controles rutinarios y periódicos y de acuerdo con los criterios establecidos por la dirección. 3.- Descripción del sistema administrativo.- Con las limitaciones que anteriormente se han indicado, se describe a continuación el proceso administrativo de gestión de ventas. Ha de tenerse en cuenta que en el hotel prácticamente el 95% de las mismas las generan los departamentos de alojamiento y alimentación y bebidas, por lo que se profundiza más en estas dos áreas. Se hace igualmente una breve descripción de los procedimientos en departamentos menores, tales como teléfono y lavandería de clientes. 3.1.- Departamento de alojamiento.3.1.1.- Contratación.- Aunque el interés de estos apuntes se centra fundamentalmente en los aspectos administrativos, es necesario hacer una breve referencia previa a las diferentes formas de contratación (al igual que se hará con las reservas). En general la mera contratación de las camas con los tour operadores o agencias de viajes no se considera acto mercantil que genere contabilización alguna, ya que en la mayoría de los casos estos contratos lo que implican es un mero compromiso por parte del hotel de poner a disposición de dichos agentes un determinado número de camas, que sólo suponen obligación de pago por parte del tour operador o agente de viajes cuando la cama es efectivamente utilizada por ellos. Este es el denominado contrato de cupo, que es el más utilizado en la hostelería vacacional. En estos casos la contabilización propiamente dicha comienza (en documentos auxiliares) cuando el cliente se registra en el hotel. Existen igualmente contratos que implican compromiso por ambas partes, especialmente el denominado contrato de garantía. En este caso el tour operador “garantiza” un determinado uso de las camas, expresado generalmente en porcentaje de ocupación sobre el cupo disponible. Aunque este contrato sí supone un compromiso formal, no suele reflejarse en la contabilidad del hotel; podría hacerse en todo caso como un compromiso de futuro, pero en lo CV - 2 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ que a contabilización de ventas se refiere éstas no comienzan a registrarse hasta que el cliente se inscribe formalmente en el hotel. Al hotel llega además otro tipo de clientes, los llamados “directos” o “de paso”. Este grupo es muy importante en hoteles de ciudad y mucho menos en hoteles vacacionales. Las condiciones obviamente no están pactadas a priori y se suele aplicar una tarifa diferente de la de tour operadores o agencias, cambiante en función de la temporada. La dirección, en función de la localización del hotel y su estructura de servicios, establece los objetivos de venta para cada período a considerar. El yield management (aplicado a ventas) es la filosofía empresarial que tiende a conseguir los mayores rendimientos en la combinación de los diferentes tipos de clientela, combinando ocupaciones y precios, que en alojamiento son los dos componentes que integran las ventas. El director de marketing o de contratación será el responsable de poner en práctica la política más apropiada decidida por la dirección. 3.1.2.- Las reservas.- Al igual que el capítulo anterior, las reservas no generan movimientos contables; en todo caso sus registros se consideran extracontables, aún cuando son imprescindibles en la organización. El departamento de reservas tiene por finalidad asegurar la máxima ocupación futura del hotel y al mejor precio. Desde un punto de vista operativo el adecuado control de las reservas viene tremendamente facilitado por el uso de programas adecuados, sin dejar de reconocer su elevada complejidad, ya que debe tener en cuenta diferentes tipos de habitaciones, diferentes ocupaciones, diferentes condiciones de servicio, si las habitaciones están o no dentro del cupo, períodos de “release”, etc. Teniendo en cuenta todo ello el departamento debe estar preparado para dar información suficiente en relación con las ocupaciones previstas en el hotel para todos y cada uno de los próximos días, generalmente meses, aceptando o rechazando en consecuencia peticiones de reserva. 3.1.3.- La entrada del cliente.- El departamento de reservas envía listado a Recepción (que es el departamento encargado de recibir al cliente) de los clientes que tienen prevista su llegada en el día. En caso de clientes sin reserva es Recepción quien decide alojarlo en función de las circunstancias, particularmente disponibilidad. En el caso de sistemas computerizados (hoy lo más habitual) Recepción tiene disponible en ordenador la información de las llegadas previstas, generalmente con un número asignado a cada cliente, con lo que se limita a confirmar su llegada, quedando automáticamente registrados todos los datos. Una vez confirmada la disponibilidad Recepción da los siguientes pasos: 1.- Tarjeta de cliente y nº de habitación.- Asigna habitación (nunca lo hace el departamento de Reservas, que en todo caso indica preferencias del cliente) y cumplimenta la tarjeta de cliente (anexo nº. 1). Esta tarjeta tiene una doble finalidad: especialmente en hoteles de ciudad supone un contrato entre el hotel y el cliente. En ella se indican las condiciones básicas de prestación del servicio, especialmente fecha de entrada, fecha de salida, servicio a prestar y precio, así como el nombre del cliente y nº. de habitación. Dado que el cliente la firma y una copia se queda en recepción supone una confirmación por parte del mismo de CV - 3 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ las condiciones pactadas. En hoteles vacacionales y con clientela de tour operador esta función queda minorada, debido a que los servicios están previamente pactados y especificados en el bono. La segunda función de la tarjeta es que sirve de identificación del cliente cuando utiliza los servicios del hotel, sirviéndole igualmente de tarjeta de crédito cuando efectúa consumo de servicios. 2.- Room rack.- El recepcionista anota en el mismo la ocupación de la habitación. El “room rack”, o estado de control de habitaciones, es un panel en el que figuran todas las habitaciones del hotel y una ficha o “slip” (anexo nº. 2) con los datos básicos del cliente que indica si dicha habitación está ocupada (y en qué condiciones) o no. Existen diferentes fichas de color para determinar si la habitación está preparada, o está limpiándose o bloqueada, de modo que con todo ello, y de forma visual sencilla, el recepcionista tiene una información inmediata del estado de las habitaciones. 3.- Libro registro de entradas de clientes.- Inmediatamente el recepcionista registra al cliente en el libro de entradas (anexo nº. 3). En el mismo se registran los movimientos de entradas y salidas diarias de viajeros. En el sistema propuesto se utiliza igualmente para dejar constancia de una serie de anotaciones que suponen controles adicionales muy importantes: - Nº. de habitaciones ocupadas. Se obtiene mediante la adición y sustracción de entradas y salidas respectivamente en relación con la ocupación del día anterior. - Nº. de personas alojadas. Igual que en el caso anterior. - Producción o venta por concepto de habitaciones ocupadas. Igual procedimiento que en los casos anteriores. - Producción o venta en concepto de pensiones. Por el mismo procedimiento. Este control adicional registrado en el libro de entradas es particularmente útil en hoteles de ciudad, donde el movimiento de entradas y salidas sin servicios contratados por agencias es muy importante. 4.- Registro en Mano Corriente.- A continuación se introducen los datos de la habitación en la “mano corriente” o diario de producción (anexo nº. 4). Este documento, una vez visado por el departamento de intervención o control pasa a ser documento contable, en base al cual se contabiliza la producción o venta de cada departamento. Es por tanto un documento resumen de vital importancia que debe recoger, sin excepción, todas las ventas que se realizan en el hotel, de modo que ninguna de ellas puede realizarse sin que quede registrada en este documento. 5.- Factura.- Como último paso la recepción abre factura al cliente (anexo nº. 5). Generalmente se abren dos facturas, una para los servicios cubiertos por la agencia o tour operador y otra para los servicios no cubiertos, o factura de extras. CV - 4 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ La mayor parte de los programas actuales de “front office” realizan automáticamente las anotaciones indicadas anteriormente, además de otras posibles, como registro permanente de clientes (cárdex), pases automáticos a contabilidad, confección de toda clase de estadísticas y listados, etc. En todo caso los documentos señalados son imprescindibles y se debe confrontar que entre ellos existe concordancia de datos. Esta es una función auxiliar del control fundamental, que en ningún caso debe obviarse. Así: - El Room rack, el libro de entradas y el diario de producción (mano corriente) deben coincidir en cuanto al número de habitaciones ocupadas y personas registradas. - Estos mismos documentos deben coincidir en dichos datos con el parte de gobernanta, a su vez confeccionado con los partes que cada camarera completa al limpiar cada habitación del hotel. La información aportada por la camarera en su parte diario es fundamental, ya que básicamente es la única persona que por obligación entra en cada habitación ocupada. La gobernanta del hotel (responsable del departamento de limpieza) efectúa controles con la recepción al menos dos veces al día al objeto de contrastar sus datos con los del room rack de la recepción. - El libro de entradas, el diario de producción y los cargos en facturas deben coincidir diariamente en cuanto a importes cargados por habitación y pensión. 3.1.4.- Registro de las acciones de venta y su contabilización.1.- Registro en el diario de producción.- A medida que el cliente durante su estancia va consumiendo productos o servicios se van cargando, a través de las correspondientes facturas, en el diario de producción, que una vez cerrado al final del día indica las ventas totales por cada departamento. 2.- Cargo en factura.- La recepción pasa a la factura del cliente todos los cargos del día que han sido registrados en la mano corriente, de modo que dicha factura queda permanentemente actualizada. Si el sistema está computerizado el paso ha sido automático desde los puntos de venta. 3.- Intervención.- El departamento responsable del control administrativo comprueba que todos los registros realizados en la mano corriente (ahora referidos a las ventas de alojamiento) son correctos. Utiliza para ello técnicas de cuadre (especificadas en el apartado 3.1.3) y chequeos. Con su visto bueno valida el documento para ser registrado contablemente. 4.- Pase a libros auxiliares.- El diario de producción hace igualmente la función de libro auxiliar de clientes alojados, indicando saldos por cada habitación, y a través de los datos registrados en el mismo se completan los libros auxiliares de “clientes, cuentas por cobrar” y movimientos de caja. 5.- Contabilización.- Se contabilizan las ventas con abono a la cuenta de “Ventas de alojamiento” y cargo a la cuenta de clientes, en una cuenta puente denominada “clientes alojados”. CV - 5 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ 3.1.5.- La salida del cliente.- Los pasos a dar por la recepción son los siguientes: 1.- Cierre de factura.- Antes de finalizarla se consulta con los departamentos de venta abiertos en ese momento por si hubiera algún cargo pendiente de llegar a recepción. En caso de que el sistema de facturación esté debidamente computerizado esto no es necesario, ya que los terminales punto de venta deben estar conectados con la recepción y el pase a factura es automático. 2.- Cobro de factura.- O en su caso pase a crédito, siempre que el cliente tenga concedido tal crédito o sus servicios estén amparados por un bono de agencia. En este último caso hay que cobrar la factura de extras o servicios no cubiertos. 3.- Mano corriente.- Pasar el cobro o crédito al diario de producción y dar salida a la habitación y personas. 4.- Libro de entradas y salidas.- Registrar la salida, anotando la habitación, nº. de personas, importe habitación e importe pensión. 5.- Room Rack.- Reflejar en el mismo la nueva situación de la habitación. Intervención y Contabilización.- El departamento de control comprueba que los registros anotados en mano corriente son correctos y les da el visto bueno para su contabilización. El departamento de contabilidad procede a cancelar la cuenta puente “clientes alojados”, abonando los importes a la misma y cargando a Caja (en caso de pago al contado) o a “Clientes, cuentas por cobrar”. El saldo de la cuenta de clientes alojados debe coincidir diariamente con el saldo que figura en recepción en el diario de producción. Archivo de documentos.- Las facturas permanecen en Recepción hasta la salida del cliente. En caso de pago al contado el cliente se queda con el original y la copia se envía a Administración con la documentación del día, para su control y archivo. Los originales de los vales de cargo en factura se entregan al cliente o se destruyen; las copias fueron enviadas a Administración en su día con las liquidaciones de facturistas, donde quedan archivadas. En caso de crédito el cliente se lleva una copia de la factura para información. El original lo firma y junto con el bono de agencia o documento que avale el crédito se envía a Administración, donde el departamento de Cuentas por cobrar continuará la gestión. La mano corriente es enviada diariamente a Administración para su control y archivo como soporte contable. 3.1.6.- El informe del yield.- Consiste en un informe a la Dirección que refleja diariamente la producción realizada en el departamento de alojamiento en términos comparativos con la producción establecida como ideal para cada período. Así refleja finalmente un porcentaje de ventas realizado en relación con el establecido. El yield se diferencia del informe típico sobre el porcentaje de ocupación del hotel, en que aquél tiene en cuenta dos factores, ocupación y precios, mientras que éste último sólo tiene CV - 6 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ en cuenta la ocupación, de modo que el primero da una información más significativa a la dirección. El informe requiere además un exhaustivo control de la ocupación y sus características por parte de la intervención, ya que debe valorar cada unidad monetaria dejada de vender, ya sea por falta de ocupación o por descuentos. Como anexo nº. 6 se presenta un supuesto de este informe fácil de interpretar. Es particularmente útil en hoteles de ciudad donde el control de la ocupación debe ser más amplio. 3.1.7.- Estadísticas.- Las estadísticas más trabajadas en la industria en relación con alojamiento son: Porcentaje de ocupación de habitaciones.- Refleja la relación entre habitaciones ocupadas y habitaciones disponibles. Es sin duda el ratio de operación más utilizado en la industria. Porcentaje de ocupación en personas.- Igual al anterior, pero referido al número de personas alojadas en relación con las posibles. Es menos utilizado que el anterior, pero igualmente práctico. Ratio de doble ocupación.- También expresado en términos de número de personas alojadas por habitación ocupada. Relación entre personas y habitaciones ocupadas. Yield.- Expresado en el apartado 3.1.6. Precio medio por habitación ocupada.- Relación entre importe total de ventas netas de alojamiento y número de habitaciones ocupadas. Porcentajes de ocupación de cupos.- Refleja el nivel de utilización del cupo concedido a cada tour operador o agencia. Relación entre habitaciones ocupadas efectivamente y cupo concedido. Es muy significativo al final de la temporada para la negociación de nuevos contratos con tour operadores. 3.2.- Alimentación y Bebidas.- Tal como se ha indicado, la producción de este departamento junto con el de alojamiento supone más del 95% de la facturación total del hotel. El peso específico en dicha facturación de este departamento es mayor en los hoteles vacacionales, en los que casi toda la clientela se aloja en régimen de media pensión o pensión completa. En términos de control presenta una mayor complejidad que el departamento de alojamiento, especialmente en lo referido al consumo de materias primas, ya que una buena parte de ellas está sometida a un proceso de transformación durante la elaboración de los platos, lo que se estudiará en el capítulo de costes de venta. En lo referido a control de ventas es conveniente distinguir entre los tres tipos de puntos de venta más importantes 3.2.1.- Restaurante a la carta.Es el restaurante de más calidad del hotel. En él no se sirven los menús de media pensión o pensión completa. El sistema propuesto de control de ventas es el siguiente: CV - 7 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ 1.- Comanda.- Es el documento que recoge la transacción mercantil entre el cliente y el establecimiento (anexo nº. 7). Cuando un cliente solicita algún producto de la carta queda reflejado en esta “comanda” o nota de pedido. La comanda es tomada por el maître (a veces por el camarero) en tres copias: El original es presentado por el camarero al facturista, quien lo sella para certificar que los platos especificados se están facturando. Una vez sellado el original se presenta en cocina al objeto de que este departamento elabore y entregue los platos al camarero para su servicio. Bajo ningún concepto se pueden despachar artículos de la cocina sin que exista la correspondiente comanda sellada. La primera copia queda en poder del facturista, a la vista de la cual (y las posibles siguientes comandas de la mesa) elabora la factura. La segunda copia queda en poder del camarero para así tener en todo momento control de lo solicitado por el cliente. 2.- Factura.- A la finalización del servicio a la mesa el camarero solicita la factura elaborada basándose en las diferentes comandas. La factura se hace por duplicado. 3.- Cobro o crédito.- El cliente abona la factura o la firma para que le sea cargada en su cuenta. En caso de abono se le entrega la factura original. El facturista unirá a la copia de la factura todas la primera copia de las comandas que estaban en su poder. En caso de crédito se le pide firme el original de la misma, que se devuelve al facturista, quien le une las comandas correspondientes. 4.- Liquidación del facturista.- A la finalización del servicio el facturista elabora un estado resumen de las ventas realizadas o liquidación del turno (anexo nº. 8). En dicho estado resumen refleja las ventas realizadas por cada concepto (comidas, bebidas o varios) y cómo han sido cobradas (contados, créditos o cuenta casa), debiendo coincidir ambos importes totales. De esta liquidación que se hace por duplicado es entregada una copia en recepción y otra en Administración para su control. 5.- Liquidación con recepción, registro de la producción y cargos en cuenta del cliente.Recepción, a la vista de la liquidación del facturista y las facturas aceptadas por el cliente a crédito procede a registrar en mano corriente estos hechos. Si el sistema está mecanizado esto se ha producido automáticamente desde el punto de venta, tanto el registro de la producción en la mano corriente como el pase a la factura del cliente. 6.- Intervención.- El departamento de control recibe del facturista una copia de la liquidación junto con las facturas, a las que se han unido las comandas correspondientes. Control comprueba que las facturas han sido correctamente confeccionadas en cuanto a cantidades y precios, así como a totales, contrasta las comandas unidas a la factura con las recibidas de cocina y da el visto bueno a la liquidación. Envía a recepción las facturas firmadas por el cliente para que sean archivadas por este departamento hasta el momento del pago final de la factura. CV - 8 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ 7.- Pase a libros auxiliares y 8.- Contabilización.- Una vez visados por intervención los documentos anteriores, especialmente la mano corriente, esta es contabilizada siguiendo lo indicado en el apartado 3.1.4., secciones 4 y 5. Las ventas se abonan a las cuentas de “Ventas restaurante carta: comidas, bebidas y varios”. 9.- Archivo de documentación.- El original de las comandas lo recibió Administración de Cocina para su control y posteriormente se destruye. La primera copia la recibió junto con las facturas (copias u originales) del facturista, quedando archivadas en el departamento junto con las liquidaciones. El camarero destruyó su copia. La factura original se entregó al cliente en caso de pago, si no firmada se envió a Recepción para cargo en cuenta, cuyo departamento al final de la estancia del cliente se la entrega al mismo o se destruye. Las copias son archivadas en Administración junto con la liquidación del facturista. 3.2.2.- Restaurante menú.- En este tipo de restaurante es en el que se sirve a los clientes que tienen contratado el régimen de pensión alimenticia. Con independencia de cuál sea el tipo de servicio (en mesa o buffet) el procedimiento administrativo es similar al restaurante a la carta con las siguientes salvedades: 1.- Relación de clientes y tipo de servicio.- El maître dispone de una relación de todos los clientes que tienen contratado el servicio de pensión alimenticia. Esta relación le viene dada diariamente por Recepción y si el sistema está mecanizado puede acceder además a dicha información a través del punto de venta situado en el restaurante. 2.- Utilización del servicio por parte del cliente.- Cuando el cliente utiliza el servicio en el restaurante debe identificarse con su tarjeta. El Maître anota en una hoja de control que el servicio le ha sido prestado, de este modo sabe por ejemplo que no puede volver a disponer del servicio de cena si ya ha hecho uso del almuerzo y está en media pensión. 3.- Comanda.- Si el servicio se realiza en la mesa, o parte del mismo (segundos platos o postres) la comanda se toma al objeto de controlar los productos salidos de la cocina. No tiene efectos en cuanto a la facturación, ya que los servicios han sido cargados en factura independientemente de si los utiliza o no. Sin embargo sí tienen pleno valor a efectos de facturación las comandas relativas a servicios no cubiertos (servicios extras) tales como aguas, vinos, licores, etc. En algunos establecimientos se pide al cliente que firma la comanda de los platos principales y se archiva al objeto de demostrar que el servicio ha sido realizado. Si todo el servicio es de buffet la comanda sólo se toma para los servicios extras. En todo caso el proceso administrativo contable es a partir de aquí igual al indicado para el restaurante a la carta. 3.2.3.- Bares.- El control de ventas en bares es más delicado que en los restaurantes, debido tanto a la posible inclinación a la utilización de la materia prima por parte de los empleados, como al hecho de que es más difícil mantener la división de funciones, ya que en muchos casos en los bares de los hoteles sólo hay una persona por turno. Además no se CV - 9 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ despachan botellas completas en algunos casos, sino que son sólo porciones, a veces de difícil control. El control en el bar se establecerá en consecuencia en función de la estructura y organización del mismo: Si disponemos de facturista o no, si los camareros de mesa “pagan” a los que despachan desde la barra y si hay una persona específica para esta función, si hay un solo empleado, etc. Como no se pueden contemplar en estos apuntes todas las situaciones posibles se indican las más comunes: 1.- Si hay facturista lo ideal es que los camareros “comanden” por duplicado una copia para el camarero y otra para el facturista, quien procede a confeccionar factura o ticket. En este caso el proceso administrativo continua igual que el expuesto para los restaurantes. 2.- Si no hay facturista y además hay un solo empleado en el bar (algo muy corriente en el cóctel bar del hotel) es difícil establecer controles de venta. En este caso hay que poner mucho más acento en la confianza de la persona encargada. Para minimizar las posibles faltas de facturación se suele pasar parte de la responsabilidad del control al cliente, mediante carteles indicadores de que exija siempre el ticket. Cuando la venta es a crédito esto siempre ocurre, porque debe ser firmado, pero no a veces con ventas al contado. Es importante exigir al camarero que emita factura desde el mismo momento del pedido y una copia la deje en la mesa del cliente. De este modo es comprobable por cualquier interventor que nada se ha servido sin que se haya facturado. En todo caso si existiera la práctica fraudulenta de no registrar ventas por parte del empleado, los costes de venta de los balances mensuales, consecuencia de la realización del inventario, lo detectarían, como se verá en el capítulo de costes de venta. Existen por otra parte aparatos dispensadores en el mercado que, además de porcionar los servicios de forma exacta, disponen de contadores, con lo que se puede controlar el número de raciones o servicios despachados. En todo caso desde el punto de vista administrativo contable, el encargado del bar debe realizar una liquidación a final de turno similar a la realizada por el facturista de restaurante, siguiendo el mismo procedimiento de entrega, intervención y contabilización indicado en aquel caso. 3.2.4.- Estadísticas.- Al igual que en alojamiento, el proceso de información finaliza con la elaboración de estadísticas e informes específicos. Las más comunes son las siguientes: Platos vendidos en unidades por periodo.- Informa los platos vendidos en los puntos de venta. Se utiliza tanto en términos absolutos como relativos, especialmente esta última, expresada en porcentaje de ventas sobre el total. Ventas generadas por plato.- Igual al anterior pero expresado en pesetas totales vendidas, tanto en términos absolutos como relativos. CV - 10 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ Platos no vendidos.- Información de los platos que no han tenido movimiento desde la fecha requerida. Nº. de cubiertos vendidos.- También se puede expresar en porcentaje de rotación o utilización del restaurante. Cubiertos pagados y no servidos.- Se emplea para conocer el nivel de utilización de los servicios de pensión alimenticia contratados. Precio medio del cubierto o servicio.- Nos da a conocer el gasto medio por cliente servido en el punto de venta a que se refiere. Ventas por cliente alojado.- Indica el gasto medio por cliente alojado (no servido) en cada punto de venta. Es un ratio muy manejado en la industria. 3.3.- Proceso administrativo de ventas en otros departamentos.- Dentro del grupo de los llamados departamentos menores de operación, puede haber un gran número de ellos que generan ventas. Los más habituales son teléfonos, lavandería de clientes, cambio de divisa y máquinas de ventas varias. En general, y dependiendo del hotel, los ingresos generados por alquileres de tienda de periódicos, peluquería, rent a car, etc. son producto de un contrato de arrendamiento de local o de negocio, por lo que no se tratan como un departamento propio del hotel desde el punto de vista administrativo. 3.3.1.- Teléfonos.- Hoy día todos los hoteles disponen de centralitas que gestionan de manera automática el cargo al cliente por las llamadas efectuadas y que a su vez están conectadas con el ordenador de recepción, que carga directamente en factura del cliente y en mano corriente. Si no fuera así el proceso consistiría en efectuar un justificante de cargo cada vez que el cliente utiliza los servicios de teléfono. Este justificante se lleva a un documento resumen o liquidación de teléfonos al final de cada día y se procede a continuación como si de una liquidación de facturista se tratara. 3.3.2.- Lavandería de clientes.- En las habitaciones de clientes existen bolsas para depositar la ropa sucia que retira la camarera junto con un impreso que el cliente rellena indicando el número de piezas a lavar. Este impreso que va firmado por el cliente sirve como nota de cargo (recuérdese que no puede existir ninguna transacción que no tenga reflejo en un documento). Al final del día se procede a resumir las notas de cargo en una liquidación o documento resumen y a continuación se procede administrativamente como si de una liquidación de facturista se tratase. 3.3.3.- Cambio de divisas.- Este servicio supone una autorización previa del banco de España, por lo que se encuentra muy regulado. CV - 11 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ En general es necesario realizar comprobantes de cada cambio efectuado, identificando a quien cambia. En dicho documento se especifican las condiciones de cambio, tipo de divisa, etc. Estos documentos son reflejados al final del día en un documento resumen, que a efectos contables tienen el mismo tratamiento que cualquier liquidación de facturista, una vez que las divisas han sido cambiadas en el banco y se refleja el beneficio obtenido, que es lo único que se lleva a libros contables, quedando como soporte la liquidación diario y el cambio del banco. 3.3.4.- Estadísticas.- De todos los departamentos anteriores se obtienen igualmente estadísticas que ayudan a interpretar el nivel de utilización de los servicios. Básicamente las más utilizadas son las referidas a ventas por cliente alojado. 4.- Gestión de cuentas por cobrar.- En administración existe una persona responsable de gestionar cobros pendientes de clientes y agencias, independientemente de que para determinados casos utilice el apoyo de la recepción o la propia dirección del complejo. Los pasos a dar son los siguientes: 1.- Recepción de documentación.- El departamento de Recepción envía diariamente a Administración toda la documentación del día. Entre dicha documentación están las facturas salidas a crédito unidas al bono que avala el mismo. Bajo ningún concepto pueden quedar en Recepción facturas salidas a crédito y no ser enviadas a Administración el mismo día de la salida del cliente. 2.- Pase a libros auxiliares.- El responsable de cuentas por cobrar lleva el libro de clientes, anotando en el mismo los cargos de las facturas salidas a crédito y los abonos cuando se produce el cobro, llevando una cuenta por cliente o agencia, de modo que la misma tiene permanentemente actualizado los saldos con especificación clara del número de la factura. Es importante que los saldos se identifiquen con facturas específicas pendientes de cobro, por lo que en el momento del cobro deben ser identificadas las facturas pagadas. 3.- Envío al cobro.- Generalmente se hace por correo o mediante entrega directa a la agencia o tour operador. Es conveniente controlar que se envían todas las facturas mediante la técnica de cuadre con las facturas salidas a crédito del día. Se envía original de factura y bono, dejando copia debidamente archivada en “facturas pendientes de cobro”. 4.- Cobro.- Al llegar el cheque o transferencia se pasa al libro auxiliar de clientes identificando la facturas o facturas a las que corresponde el pago. En caso de diferencias se identifica igualmente a qué facturas corresponden se hace la anotación correspondiente y se somete a aprobación, corrigiéndose la facturación o pidiendo a la agencia el pago de las diferencias. 5.- Archivo.- Las facturas pagadas pasan a archivo definitivo como soporte contable. En algunos hoteles vacacionales existe la práctica de realizar facturación “proforma”. Esto es posible cuando las condiciones de pago establecidas con el tour operador lo permiten, y CV - 12 El sistema de control de ventas _________________________________________________________________________ con ello se puede conseguir adelantar el cobro tantos días como la duración media de la estancia. Consiste en cerrar una factura provisional, “proforma”, desde el momento de la entrada del cliente. Esto es posible porque está contratada a priori la duración de la estancia y los servicios a prestar. Es imprescindible en estos casos prestar atención especial a que la factura real cerrada a final de la estancia del cliente coincida con la proforma. En caso de que haya habido alguna discrepancia (por salida anticipada del cliente, cambio de hotel u otra razón) hay que modificar la factura proforma y hacer un nuevo envío al tour operador con la corrección. Supone un doble control pero a veces (dependiendo de los tour operadores con que se trabaje) compensa el esfuerzo. 5.- Técnicas de control.5.1.- De prevención.Autorización de las transacciones.- Relación de personas autorizadas a realizar descuentos e invitaciones a clientes. - Relación de personas autorizadas a actualizar o registrar datos en los libros auxiliares. Validación de datos previa al procesamiento.- Cotejar nº. de habitaciones ocupadas y personas alojadas entre mano corriente y libros de entradas y salidas. - Cotejar cargos de habitación y pensión entre los mismos documentos. - Cotejar cargos en facturas de restaurante, contrastando comandas de facturista y departamentos que despachan la comida o bebida. - Comprobar que los cargos en mano corriente son correctos y que éstos se han pasado correctamente a la factura del cliente. Verificación de datos.- Dejar evidencia de las comprobaciones realizadas en facturas. - Verificar periódicamente las normas establecidas. Segregación de funciones y responsabilidades.- Aceptación de reservas y asignación de habitaciones. - Realización de cargos en factura y mano corriente y realización de la auditoría del día. CV - 13 Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera _________________________________________________________________________ - Toma de comandas y confección de facturas. - Cuentas por cobrar y movimiento de efectivo o cheques. Normas y procedimientos claramente definidos y comunicados.- Fijación de tarifas y condiciones de descuento o comisiones. - Especificación clara de procedimientos de operación con delimitación de responsabilidades. 5.2.- De detección o descubrimiento.- Utilización de documentación prenumerada en comandas y facturas. - Arqueos periódicos en los puntos de venta y en recepción. - Utilización de dispensadores con sistemas de conteo. Archivos.- Archivo de justificantes en recepción que avalan los cargos en factura. - Archivo de facturas pendientes de cobro. Comparaciones y análisis de variaciones anormales.- Saldos entre períodos. - Estudio de saldos de clientes alojados. - Datos reales con presupuestos. - Estudio de antigüedad de saldos pendientes de cobro. Conciliaciones y análisis de las partidas de conciliación.- Libro mayor con libros auxiliares. (Saldo en mano corriente y auxiliar de clientes) - Bancos (cobros). Confirmaciones y análisis de discrepancias.- Clientes y Bancos. CV - 14