Auditoria Contable

• INTRODUCCIÓN • Definición del concepto de auditoría contable La auditoría, en general es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas. La auditoría tiene como objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativo−contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativo−contables que procedan. • .− Función de la auditoría dentro de la empresa Es difícil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus actividades. La dirección de la empresa es la que se encarga de definir las políticas que seguirá la empresa y los fines que esta quiere alcanzar, también deberá seleccionar a los directores subordinados a los que delegara las responsabilidades de cada área específica. La dirección siempre debe de estar segura de que tanto la política como los procedimientos, los planes y los controles establecidos a seguir son los mas adecuados y se ponen en práctica. El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones expuestas anteriormente en su detalle y en su raíz; sus análisis y sus recomendaciones deben de ser una ayuda tanto para los subordinados como para la dirección en su propósito de alcanzar un control más eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios. • .− La auditoría y el control de la empresa Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas : • Es la verificación de si todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos. • Es el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria. La formas de control mas utilizadas corrientemente en España son : • Intervención • Inspección • Control interno • Auditoría externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos. • Auditoría interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general. Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de control, las siguientes: • Control de gestión : Función de síntesis realizada en el mas alto nivel de la estructura. 1 • Auditoría interna : Labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor del control de gestión. • Auditoría externa : Labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo a la empresa • .− La auditoría y la contabilidad La auditoría está estrechamente relacionada con la contabilidad. La contabilidad tiene como misión la recogida, clasificación, resumen y comunicación de las transacciones económicas y financieras a parte de ciertas situaciones cuantificables de la empresa. La auditoría, en cambio, no se preocupa de registrar, resumir, presentar ni de comunicar dichas transacciones; su objetivo fundamental es revisarla forma en la cual las transacciones y situaciones económico − financieras que afectan a la empresa han sido tanto medidas como comunicadas. Asimismo es tarea de la auditoría determinar la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y de las políticas y procedimientos operativos existentes en los distintos departamentos de la empresa; en definitiva la auditoría cubre todas las funciones de revisión, utilizando a la contabilidad como el vehículo mas idóneo para realizarla. La auditoría esta orientada a presentar un juicio completo de la empresa, lo que abarca, además del aspecto contable y financiero, la forma de dirigir la empresa, la capacidad para crear y lanzar nuevos productos así como la implantación de nuevos mercados. • .− Los distintos enfoques de la auditoría Según el objetivo que se persiga o en función de la importancia que se dé a ciertos aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditoría, los mas comunes son : • Financiera : La auditoría financiera es una revisión de los estados financieros similar a la auditoría externa. Su objetivo es expresar una opinión sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la situación actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. • Verifica : El objetivo de la auditoría verifica es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por la dirección. • Operativa : Es mas bien una actitud mental del auditor. Se trata del control sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la auditoría encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las actividades de la empresa. • Especial : La dirección general u órgano competente fija en concreto el objetivo y el alcance del trabajo de la auditoría. 2 .− La auditoría externa • .− Definición de auditoría externa La auditoría externa se puede definir como los métodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se trata de dar carácter publico, mediante la revisión, a unos estados financieros que en principio eran privados. En España, en los últimos años, se ha generalizado la necesidad de la auditoría externa, como una exigencia de la propia dinámica de la empresa y de la sociedad en general. 2 2.2.− Objetivos generales Los objetivos generales de la auditoría externa son los siguientes: • Proporcionar a la dirección y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una autoridad independiente e imparcial. • Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las distintas áreas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de organización y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa. • Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia. • Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa. • Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales. • Liberar implícitamente a la gerencia de sus responsabilidades de gestión. • .− Principios generales Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas fundamentales de carácter técnico − profesional. La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados. De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en cuatro: • Exposición : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. • Uniformidad : la base utilizada en la preparación de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente. • Importancia o materialidad : Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia económica o materialidad de las partidas. • Moderación : De dos o mas posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que dé los resultados mas desfavorables. • .− Normas de la auditoría Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y requisitos que necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeño de su función y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica responsable. Las normas de auditoría han sido la desarrolladas en la practica por las opiniones de los profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos: • NORMAS GENERALES Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditoría . • realización por una persona competente. • Realización por una persona independiente. • Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del informe. • NORMAS DE TRABAJO 3 Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor, regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente. • Programación adecuada. • Supervisión adecuada. • Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas. • Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente. • NORMAS DEL INFORME Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoría estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informes, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso. • Expresión de si os estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados. • Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto al periodo precedente. • Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros. • El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su conjunto. 2.5 .− Procedimientos de la auditoría Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos que hay que realizar para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos: • Revisión de las actividades en las operaciones. • Inspecciones físicas y recuentos. • Obtención de pruebas de evidencia. • Obtención de pruebas de exactitud. • Preparación de reconciliaciones. 3 .− Auditoría interna 3.1 .− Definición de auditoría interna Se puede definir auditoría interna como una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección. Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa mediana que aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y se hace imposible el control directo de las operaciones por parte del director. 3.2 .− Objetivos de la auditoría interna El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole un análisis objetivo, evaluaciones y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones 4 examinada, también hay que decir que la labor del departamento de auditoría interna facilita y simplifica el trabajo de la auditoría externa. Todo esto es cumple a través de unos objetivos mas específicos como pueden ser los siguientes: • Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos siguientes: • Averiguar el grado en que se están cumpliendo los planes prefijados. • Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros. • Determinar si los bienes del activo están registrados y protegidos. • Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización. • Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección. • Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. • Vigilar el cumplimiento de la recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad. 3.3 .− Ventajas de la auditoría interna • Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración. • Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. • Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros. • Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. • Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. 3.4 .− Dependencias y autoridad El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningún tipo de autoridad directa sobre otras personas de la organización. Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los métodos, planes y procedimientos de la empresa. Finalmente, la auditoría interna debe de ser responsable ante una persona en la organización, que asegure la consideración y actuación adecuada de acuerdo con las conclusiones o recomendaciones presentadas. 3.5 .− Requisitos de trabajo • Las revisiones han de ser hechas por personas que posean conocimientos técnicos adecuados y capacitación para ser auditores. • El auditor debe mantener una actitud mental independiente . • tanto en la realización del examen como en la preparación del informe debe de mantenerse el debido rigor profesional. • El trabajo debe de planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida supervisión por parte del auditor de mayor experiencia. • Debe obtenerse suficiente información como fundamento del trabajo. 5 3.6 .− Coordinación entre auditoría interna y externa La coordinación entre la auditoría interna y externa es provechosa ya que por este medio se obtiene una mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del externo. Esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la máxima ventaja en ambos aspectos y sin que los resultados afecten al carácter independiente que debe de marcar al auditor externo, para ello es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: • El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de observación que considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor interno. • El auditor externo no debe comprometerse haciendo saber por adelantado qué cuentas actividades o informaciones va a revisar ni hasta que punto lo va a hacer. • Tanto el auditor interno como el externo deben de conservar su propia identidad, es decir no deben hacer el uno el trabajo que corresponda al otro. 4 .− Información necesaria para una auditoría Para garantizar el éxito y la eficacia del trabajo realizado es necesario una programación adecuada del trabajo, ya que se trata de un trabajo selectivo, de aquí que la preparación y planificación del trabajo tenga tanta importancia como la ejecución del mismo. • .− Acercamiento a la empresa El examen de auditoría debe de estar basado en el entendimiento de la empresa en cuestión, se puede señalar como principales rasgos a conocer sobre dicha empresa que: • Las condiciones generales de la economía y del sector. • Los problemas específicos del cliente y sus esfuerzos por resolverlos. • Los cambios recientes en las actividades del cliente. Las razones por las que se deberían de seguir estas normas son las siguientes. • La opinión de auditoría se refiere a toda la empresa, no a sus diferentes partes. Esto se debe de tener muy claro siempre para no perderse en detalles minios • El alcance de la auditoría se podrá modificar según cuales hayan sido los resultados de la evaluación inicial. • El examen de la auditoría será mas eficaz si se pone un mayor hincapié en las áreas de la empresa que tengan problemas. El auditor debe de informarse acerca de las características de la empresa y del sector en el que esta se encuentra, así como de los antecedentes de dicha empresa. 4.2 .− Información sobre la empresa auditada En caso de ser una auditoría interna es el auditor quien va obteniendo esta información paulatinamente para poder planear su trabajo sobre esa base. De todos modos se puede especificar que tipo de información es necesaria para poder llevar a cabo la auditoría bien hecha: • Información general : 6 • Actividades principales desarrolladas por la empresa. • Escritura de constitución, de la cual se extraerán diversos aspectos de interés. • Accionistas actuales y sus participaciones. • Relación del equipo directivo de la empresa, detallando nombre, remuneración y labor que desarrolla. • Si han existido cambios en los principios contables durante el ultimo ejercicio, cuales han sido y porqué. • Si han existido cambios en los negocios o actividades de la empresa en el ultimo año, cuales han sido. • Número medio del personal empleado en el último año y su coste total . Hay que obtener el máximo desglose por categorías. • Pólizas de seguro. • Lista de empresas asociadas y su dirección. • Plan de organización de la empresa, cogido de cuentas y sistema de registros. • Firmas autorizadas y alcance de las autorizaciones. • información financiera: • Balance de comprobación de saldos. • Juegos completos de los balances, cuentas de perdidas y ganancias y estados complementarios, presupuestos. • Caja y bancos. • Detalle de los saldos. • Saldos de uso restringido. • Reconciliaciones del saldo bancario según los libros de la empresa los extractos de las cuentas. • Cuentas a cobrar • Previsión para clientes incobrables. • Relación de efectos comerciales. • Morosos eliminados durante el año. • Detalle de las existencias • En poder de la empresa • En poder de terceros. • En transito. • Obsoletas. • Sistemas de valoración utilizados. • Activo inmovilizado: remarcando todos los detalles del año, la amortización utilizada y su consistencia con el año anterior. • Inversiones : Remarcando el valor de coste y el valor oficial de mercado. • Proveedores: relación detallada de los saldos individuales. • Saldos entre sociedades del grupo. • Estado de los saldos actuales • Movimiento del último año. • Detalle de todos los gastos existentes. c)contingencias: 7 • Situación fiscal detallada por cada clase de impuestos. • Relación de los hechos más importantes ocurridos desde la fecha de cierre de los estados financieros que se están auditando hasta la fecha en la que se realiza la revisión, que de algún modo afecten a dichos estados. • Compromisos adquiridos en firme, pendientes de cumplimiento. 5 .− auditoría de caja y bancos • .− objetivos de la auditoría De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditoría en el sector de caja y bancos es determinar: • Si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa o en transito. • Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraidas por, la empresa en sus relaciones con terceros. • Si todos los saldos están debidamente descritos y clasificados en los estados financieros. • Si se han efectuado una correcta periodificación tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de resultados. • Si en los estados financieros se desglosan la información necesaria para la total interpretación de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados. • Si están observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. • Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la dirección para este sector se están aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas. 5.2 .− El arqueo de caja La verificación mas usual en auditoría para comprobar la autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuación: • Relación de fondos disponibles • Inventario de las partidas • Efectivo. • Talones a cobrar • comprobantes no contabilizados. • anticipos no contabilizados. • fondos auxiliares. • Comprobación de cobros y pagos anteriores en efectivo. • Comprobación de los pagos por banco. • Examen de los talonarios • Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez últimos días con los correspondientes 8 justificantes. • Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja. • Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete días anteriores y posteriores al arqueo de caja. En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultaneamente. Un punto importante en el arqueo de caja es el análisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar: • Si su antigüedad es razonable. • Si están debidamente documentados. • Si están debidamente aprobados. • .− El fondo fijo de caja El sistema de fondo fijo de caja consiste en: • Fijar un importe adecuado para las necesidades de pagos por caja. • Entregar dichos importe al cajero. • Suprimir todo ingreso directo en caja. • Reponer fondos al cajero, contra justificantes de pago aprobados, por su mismo importe. • .− Circulación del fondo bancario Se suele utilizar en auditoría para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, la confirmación directa, esta recogerá toda la información adicional de interés para la auditoría. La firma de auditoría debe de recibir directamente la información del banco, con autorización para ello de la empresa auditada. El contenido de la confirmación directa bancaria es el que sigue: • Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restricción en caso de que esta exista. • Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado año y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas. • Prestamos o anticipos pendientes de liquidación y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores. • Total de las letras. • Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito. • Cualquier otra información relativa a las operaciones de la empresa auditada con el banco. • Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheque, letras, endosos, indicando cuantas de ellas son indispensa y combinaciones de las mismas. Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas poe el auditor, desde su envío hasta su recepción, para que el procedimiento tenga validez. 6 .− Auditoría de cuentas a cobrar • .− Objetivos de la auditoría Sus objetivos consisten en verificar: 9 • Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con la empresa. • Si estos saldos están libres de cargas o gravámenes, ostentando la empresa la plena titularidad de los mismos. • Si se refleja su valor estimado de recuperación. • Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los estados financieros. • Si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa están funcionando eficazmente y son los mas adecuados. • .− Análisis de la antigüedad de los saldos Antes de comenzar el análisis de la antigüedad de los saldos de los clientes hay que examinar siguientes los puntos: • LA RAZONABILIDAD GLOBAL DEL SALDO Si la cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a las ventas en el plazo de facturación, es señal inequívoca de que hay un retraso global en los cobros. • ANÁLISIS DE LA RELACIÓN DE SALDOS DE CLIENTES Es conveniente revisar la relación de clientes por si en dicha relación aparece algún cliente públicamente reconocido como de dudoso cobro. También es importante realizar un análisis comparativo de la relación de clientes de este año con la del pasado, para ver si hay algún cliente que se repite en ambas relaciones con el mismo saldo. • ANÁLISIS DE LOS SALDOS MAS REPRESENTATIVOS Lo mas normal es seleccionar a partir de las fichas individuales los 10 ó 12 saldos mas representativos y analizar si tales saldos son corrientes y sin problemas de cobro. • ÍNDICE DE DEVUELTOS E IMPAGADOS SOBRE VENTAS Este índice será normalmente un indicador de la medida en que son problemáticos los saldos pendientes de cobro. • REVISIÓN DE LAS FICHAS INDIVIDUALES DE LOS CLIENTES Como prueba de auditoría, resulta de interés revisar todas las fichas de clientes controlando el último movimiento. Si existe algún cliente con saldo, cuyo último movimiento sea antiguo, es señal inequívoca de que hay problemas de cobro. • .− Confirmación directa de las cuentas a cobrar La confirmación de las cuentas a cobrar requiere la comunicación directa con los deudores, ya sea durante el periodo al que se refiere la auditoría o con posteridad al mismo. • FORMAS DE CONFIRMACIÓN Existen dos formas tradicionales de confirmación: • La forma positiva: Se pide al deudor que responda si está o no de acuerdo con la información dada. 10 • La forma negativa : se pide al deudor que responda solamente si esta en desacuerdo con la información dada. La forma mas utilizada generalmente es la forma positiva y su practica supone: • La recepción de una respuesta del deudor, lo cual constituye prueba de la deuda. • El empleo de otros procedimientos para obtener pruebas de la validez y exactitud de las cuentas significativas cuyos titulares no han respondido. La utilización de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden existir numerosas cuentas en discusión o con inexactitudes o irregularidades. La forma negativa es mas útil especialmente cuando el control interno ejercido sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable, cuando existen muchos saldos pequeños y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que reciben las peticiones de confirmación no les prestaran la debida atención. B) PROCEDIMIENTOS Los procedimientos de confirmación pueden tener por objeto directamente los saldos o bien partidas individuales incluidas en dichos saldos. Este último procedimiento puede ser especialmente útil cuando la naturaleza de las cuentas o registros de deudores no permite la confirmación apropiada de los saldos. 7.− Auditoría de las existencias Desde el punto de vista de la auditoría, la cifra de almacén es la partida mas importante del balance en las empresas industriales: • Por su volumen económico. • Por su repercusión en la cuenta de resultados. • Por su repercusión financiera. 7.1 .− Objetivos de la auditoría Los objetivos de la auditoría en este terreno son los siguientes: • Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance: • Recuento físico periódico. • inventario permanente. • Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración. • Materias primas y auxiliares. • Productos en curso • productos acabados. • Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuación de la previsión al respecto. • Comprobar si la existencias son propiedad de la empresa y determinar : • Existencias de la empresa en poder de terceros. 11 • Existencias de terceros en poder de la empresa. • existencias en tránsito. • Comprobar los cortes entre las distintas fases: • Entradas. • Producción. • Salidas. • Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente. • Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada. 7.2 .− Control de las unidades físicas • El recuento físico como norma de auditoría. Cuando las unidades físicas se determinan por medio de un recuento físico realizado al cierre del ejercicio, es necesario que el auditor esté presente. Así por medio de la observación y de pruebas y consultas apropiadas se satisfará de la eficacia de los métodos empleados en la realización del inventario, del grado de fiabilidad de las cantidades y del estado físico de las existencias. Si la empresa lleva el sistema de inventario permanente y lo verifican periódicamente con recuentos físicos, los procedimientos de comprobación del auditor podrán llevarse a cabo durante el ejercicio o con posteridad al cierre del balance. • Como realiza la empresa el recuento físico. La empresa debe emitir instrucciones acerca de la forma de realizar el recuento, para que los empleados que lo hagan conozcan bien los procedimientos y el objeto del mismo. Se suelen tener en cuenta unas normas básicas para este recuento: • Nombramiento de un empleado que dirija personalmente el recuento físico. • Debería de haber dos encargados de contar las existencias y uno de ellos debería ser ajeno al almacén. • Hay que usar fichas o listas numeradas correlativamente con anterioridad. Los contadores deberán de firmar cada lista o ficha. • Se tiene que nombra a un equipo de control para revisar el recuento. • Las listas se darán directamente del empleado que hace el recuento al encargado del mismo. • Los auditores tiene que estar informados antes de que se haga el recuento. • Toda mercancía recibida o vendida durante el inventario debe consignarse. • Como realiza el auditor el recuento físico. • Trabajo previo al recuento: • Obtener una relación de las distintas clases de mercaderías y el lugar donde se encuentran. • Obtener una copia de las instrucciones emitidas por la empresa para llevar acabo el inventario. • Obtener una relación de los almacenes y de los almacenistas responsables. • Trabajo en la observación del recuento: • En caso de presencia parcial, presenciar el comienzo y el final del recuento. 12 • Al comenzar el recuento, anotar: • Observar el trabajo de los contadores, indicando si lo han realizado de forma eficiente. • Observar el trabajo realizado por los grupos de control y efectuar algunas comprobaciones para asegurarse de la fiabilidad del recuento. c) inventarios rotativos: • Inspeccionar los inventarios rotativos efectuados por la empresa durante el año. • Determinar la cobertura de los inventarios rotativos. • Ver la importancia de los errores y de las diferencias encontradas. • Hacer algunas comprobaciones al momento actual. • Aspectos generales: • Hay que inspeccionar los almacenes para determinar: La seguridad de los mismos. − Almacenamiento ordenado y racional. − Facilidad de recuento. − Mercaderías de poco movimiento. − Procedimientos de devoluciones. − Control de calidad. 8 .− Auditoría del activo inmovilizado A pesar de su valor económico, desde el punto de vista de la auditoría el activo inmovilizado es de fácil comprobación, ya que se trata de importes substanciales y adecuadamente controlados. El activo inmovilizado comprende los costes aplicables a los elementos del activo tangible cuyo uso normal es la producción de bienes o servicios, elementos que han sido adquiridos con la intención de venderlos. • .− Objetivos de la auditoría Los objetivos de la auditoría del activo inmovilizado y de los correspondientes fondos de amortización consisten en comprobar: • Si las bases de presentación y clasificación de las cuentas de activo inmovilizado son razonables. • Si los aumentos registrados durante el período objeto de auditoría constituyen cargos debidamente capitalizables y representan elementos físicos propiedad de la empresa . • Si los costes de los elementos de cierta cuantía que se han desechado, enajenado o están fuera de servicio han sido debidamente eliminados, junto con las correspondientes amortizaciones de la contabilidad. • Si la dotación a la amortización del ejercicio es adecuada pero no excesiva y ha sido calculada con un método razonable que guarda uniformidad con el utilizado en periodos anteriores. • Si los saldos de las cuentas de amortización son razonables teniendo en cuenta la vida útil de los elementos de l inmovilizado y su posible valor residual. • Si todos los gravámenes de importancia que tengan las propiedades de la empresa están debidamente 13 reflejados o señalados en los estados financieros y si se ha comprobado este punto con el registro de la propiedad. • Si el proceso establecido para la adquisición, mejora y retiro de los elementos del activo fijo está funcionando efectivamente y si tal proceso es adecuado para asegurar un buen control en este campo. • Si la política de seguros, que se viene siguiendo, cubre adecuadamente los riesgos potenciales a que estos bienes están sujetos. • Si se están observando todas las normas establecidas por la legislación en vigor en cuanto hace referencia al inmovilizado, fondo de previsión para inversiones, planes de amortización acelerada. • Si la empresa tiene por norma realizar periódicamente recuentos físicos de los bienes inmovilizados. • Si es correcto el tratamiento contable dado al activo inmovilizado inmaterial. 9.− Programa de trabajo de la auditoría Como ya se ha dicho una preparación adecuada del trabajo es tan importante como su ejecución. Para ello nos vemos obligados un programa especial para cada auditoria, por lo tanto es muy difícil hablar de unos papeles estándar de auditoria, por que aunque, el estado te da un modelo este no se puede seguir en todos los casos, ya que no existen dos auditorias iguales y por lo tanto no puede haber dos papeles de trabajo iguales. Ahora pues se expone un programa especifico que se puede aumentar o disminuir según las necesidades de cada uno: • .− Parte general • Comprobar si los totales de las fichas auxiliares están de acuerdo con las cuentas de control. • Comprobar el pase de los asientos del diario al libro mayor. • Comprobar sumas cruzadas en los libros mayos y auxiliares. • Hacer un muestreo de asientos del libro diario y verificarlos con sus comprobantes. • Comprobar la fuente de obtención del balance de comprobación y del de situación. • Comentar el resultado y el desarrollo del negocio con el director general o gerente sobre la base de estados financieros presentados por la empresa. • Revisar la solución de los problemas que se hayan presentado al cierre del ejercicio. • Revisar los estado financieros: • Comprobarlos con los libros contables. • Compararlos con los de años anteriores, investigar los cambios importantes y analizar en detalle las cuentas de perdidas y ganancias tales como : Personal, publicidad, viajes, intereses. • Compararlos con el presupuesto, explicando las desviaciones importantes. • Compararlos con el análisis del departamento de costes revisando los margenes individuales de los productos. • Revisar y explicar los principales ratios. 9.2 .− Conclusión del trabajo El auditor, después de realizar su trabajo de investigación tiene que realizar un trabajo en detalle que comente 14 los siguientes aspectos. • Resumir las deficiencias encontradas y comentarlas con el responsable del departamento, anotando los comentarios de este. • Se debe de escribir un informe del trabajo realizado y se debe de comentar con las personas afectadas. • Después de un tiempo racional desde la emisión del informe, se tiene que comentar con los respectivos responsables de los departamentos las medidas adoptadas para eliminar las deficiencias encontradas. • Asimismo se verificará la implantación de los nuevos procedimientos o medidas de control interno. Esta verificación se hará en la siguiente auditoria anual, ya que se puede considerar que un año es el tiempo mínimo para verificar la implantación de una recomendación importante. Contabilidad E.A.T UC 31 Ricardo Gutierrez C. 15