Virkni endurskoðunarnefnda

Tímarit um viðskipti og efnahagsmál, 17. árgangur, 1. tölublað, 2020 Virkni endurskoðunarnefnda Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason1 Ágrip Tilgangur greinarinnar er að skoða virkni endurskoðunarnefnda út frá tíðni funda og gæði fundargagna. Könnun var gerð 2016 meðal nefndarmanna endurskoðunarnefnda hjá einingum tengdum almannahagsmunum. Könnunin veitir ákveðna innsýn í starfsumhverfi endurskoðunarnefnda og skoðanir nefndarmanna. Þessi rannsókn snýr að störfum endurskoðunarnefnda með tilliti til fjölda funda, fundargagna og umræðna. Störf og starfsumhverfi endurskoðunarnefnda hafa lítið verið rannsökuð og er greinin framlag í þá umræðu. Verkefni endurskoðunarnefnda eru á ábyrgð stjórnar samkvæmt lögum um ársreikninga. Stjórnir þurfa m.a. að sjá til þess að gögn og upplýsingar séu til staðar fyrir nefndarmenn og sett fram á réttan hátt. Nefndarmenn hafa einnig ábyrgð á þessum hluta í því formi að kalla eftir nauðsynlegum gögnum hverju sinni, sérstaklega formaður. Umgjörð og fyrirkomulag endurskoðunarnefnda hefur mikið að segja um hvort tilgangur sem þeim er ætlað næst eða ekki. Könnunin var gerð meðal fyrirtækja og stofnana sem falla undir skilgreininguna „einingar tengdar almannahagsmunum”. Til að meta gæði fundargagna voru settar fram þrjár spurningar; hvort gögn komi með nægjanlegum fyrirvara, hvort gögn séu sett fram á fullnægjandi hátt og hvort gagnrýnar umræður fari fram á fundum. Nefndarmenn endurskoðunarnefnda mátu sjálfir þessa þrjá þætti. Áhrifaríkasta tölugildi til að segja til um virkni endurskoðunarnefnda er fjöldi funda sem nefndin heldur. Fjöldi funda getur haft áhrif á hvort nefndin geti sinnt verkefni sínu. Því verða notaðar breytur er tengjast fundum endurskoðunarnefnda, annars vegar fjöldi nefndarfunda og hins vegar fjöldi funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda. Til að kanna möguleg frávik í gæðum fundargagna eru breyturnar krosskeyrðar; fjöldi nefndarfunda, fjöldi funda með ytri endurskoðanda og allar þrjár breyturnar er tilheyra gæðum fundargagna. Settar eru fram tvær tilgátur. Niðurstaðan er sú að vísbendingar eru um það að fjöldi nefndarfunda hafi tengsl við gæði fundargagna og umræðu en ekki fjöldi funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda. Einn megintilgangur endurskoðunarnefnda er að tryggja gæði og áreiðanleika fjárhagsskýrslna, gagnvart stjórn, hluthöfum og öðrum haghöfum. Verkefni og umfang endurskoðunarnefnda hafa aukist mjög síðustu árin. Endurskoðunarnefndir halda að meðaltali 5,2 fundi á ári. Hver fundur vegur því um 20% af hlutfallslegri heild. Virkni funda skiptir því miklu máli. Góðir stjórnarhættir tengjast ekki eingöngu gæðum þeirra gagna og upplýsinga sem félög og stofnanir senda frá sér, heldur einnig því að innri stjórnskipan stuðli m.a. að væntingum samfélagsins hverju sinni og fylgni við lög. 1 Einar Guðbjartsson er dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands. Netfang: [email protected]. Eyþór Ívar Jónsson er lektor við Copenhagen Business School. Netfang: [email protected]. Jón Snorri Snorrason er dósent við viðskiptadeild Háskólans á Bifröst. Netfang: [email protected]. This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License. DOI: https://doi.org/10.24122/tve.a.2020.17.1.2 © Tímarit um viðskipti og efnahagsmál www.efnahagsmal.is 16 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál Abstract The purpose of this article is to examine effectiveness of audit committees with focus on the ratio and quality of meetings. A survey was conducted in 2016 among members of the Audit Committees at Public Interest Entities. The survey provides an overview regarding the working environment of the audit committees and the opinions of the committee members. This research deals with the process of audit committees with regarding to the number of meetings, meeting documents and discussions. There has been a lack of research regarding processes of the Audit Committees. The article is a contribution to that debate. The tasks of the Audit Committees are the responsibility of the Board of Directors in accordance with the Annual Accounts Act. Boards require, inter alia, ensure that meeting documents and other information are available to committee members and presented correctly. Committee´s members are also responsible for this section in the form of calling for the necessary documents at any time, especially the Chairman. The framework and arrangement of the Audit Committees are vital for its purpose. The survey was conducted among companies and institutions that fall within the definition of “public interest entities”. Assessing the quality of meeting documents was posed three questions; whether the meeting documents comes with sufficient notice, that it is adequately presented and that critical discussions take place at meetings. The members of the Audit Committees assessed the quality themselves. The most effective numerical value to indicate the effectiveness of the audit committees is the number of meetings the committee holds. Number of meetings can influence if the committee can carry out their tasks. Therefore, variables related to numbers of audit committee meetings will be used and number of committee meetings with an external auditor. To investigate possible deviations in the quality of meeting documentation, the variables are cross-checked; the number of committee meetings, the number of meetings with the auditor and all three variables belong to the quality of the meeting documentation. Two hypotheses are presented. The findings, numbers of meetings have influence on the quality of the meetings documents regarding timing but not the number of meetings with external auditor. One of the main purposes of the Audit Committees is to ensure the quality and reliability of financial reports. This applies to the board, shareholders, and other stakeholders. The activity of meetings is of great importance. The average meetings are 5.2 per year. Each meeting therefore weighs about 20% of the relative total. Good governance is not only related to the quality of the meeting documentation and information that companies and organizations transmit, but that internal governance promotes, among other things, to society’s expectations and compliance with the law. JEL flokkun: M140, M420, K220. Lykilhugtök: Reikningsskil; endurskoðun; endurskoðunarnefndir; einingar tengdar almannahagsmunum. Keywords: Accounting; auditing; audit committees; public interest entities. Audit Committees: Frequency of Meetings, Quality of Meetings Documents and Corporate Governance Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 17 1 Inngangur Á hinum vestræna hlutabréfa- og fjármagnsmarkaði hefur skilningur á mikilvægi endurskoðunarnefnda aukist mikið síðastliðna þrjá áratugi. Fjármála- og reikningsskilahneyksli hafa eflaust átt stóran þátt í þeirri þróun. Gjaldþrot sem urðu á árunum 1999 til 2001 og svo aftur 2008 til 2010 voru ákveðnir vendipunktar sem leiddu til aukins áhuga og áherslu á störf og starfsumhverfi endurskoðunarnefnda. Um áramótin 2000 var Blue Ribbon Committee skýrslan (BRC, 1999) birt og hafði hún mikil áhrif á innleiðingu endurskoðunarnefnda sem hluta af stjórnarháttum fyrirtækja. Skýrsluhöfundar beindu tilmælum sínum til stofnana á fjármálamarkaði en ekki til fyrirtækja á markaði varðandi framkvæmd við innleiðingu. Þetta átti eftir að breyta leikreglum. Stofnanir á fjármálamarkaði voru til dæmis kauphallirnar í New York og Nasdaq. Þessar stofnanir tóku upp þær tillögur sem fram komu í BRC skýrslunni. Í framhaldinu hafði þetta mikil áhrif á þróun endurskoðunarnefnda um allan heim. Árið 2009 var fest í lög viðbót við lög nr. 3/2006 um að skylda væri að skipa endurskoðunarnefndir og að nefndarmenn væru að lágmarki þrír. Öll þau félög og stofnanir sem skilgreind eru sem einingar tengdar almannahagsmunum, sbr. lög nr. 94/2019, eru skyldug til að skipa endurskoðunarnefndir. Endurskoðunarnefnd er eina undirnefnd stjórnar sem er lögleidd. Í þessu felst m.a. mikilvægi hennar sem og vilji löggjafans að þetta fyrirkomulag skuli gæta þess að ekki komi sambærilegar aðstæður upp og á árunum 2008 til 2010. Endurskoðunarnefnd er undirnefnd stjórnar, skipuð af stjórn, og hefur það hlutverk að hafa eftirlit með endurskoðun félagsins, þ.m.t. reikningsskilum, ytri endurskoðun, innri endurskoðun og áhættustjórnun (McDaniel, Martin og Maines, 2002). Stjórn ber samt sem áður ábyrgð á þessum þáttum. Í lögum um ársreikninga er að finna upptalningu á lágmarks verkefnum endurskoðunarnefnda. Starfsumfang og mikilvægi endurskoðunarnefnda hefur aukist mjög mikið síðustu árin (Appuhami og Tashakor, 2017; Kolk og Pinkse, 2010). Á sama tíma hefur flækjustig reikningsskila vaxið (Appuhami og Tashakor, 2017). Má hér nefna m.a. gangvirði (e. fair value) í reikningsskilum og er það að verða veigameira en kostnaðarverðsreikningsskil. Í þessu samhengi má nefna eftirfarandi alþjóðlegu reikningsskilastaðlana IFRS 7, fjármálagerningar, skýringarþættir, IFRS 13, gangvirði og IFRS 16. leigusamningar. Fyrrnefndir staðlar krefjast ákveðinnar sérþekkingar og eru einnig skýringaþungir. Tölulegar upplýsingar eru alltaf að minnka í hlutfalli við heildarumfang ársreikninga. Skýringar í ársreikningum eru að verða fyrirferðameiri en áður. Tvö stór verkefni varðandi efni í skýringarhluta ársreikninga (e. disclosure) hafa litið dagsins ljós síðustu árin: EFRAG, 2012, er stórt verkefni sem ætlað er að ná utan um hvað og hvernig eigi að skilgreina efni í skýringarhluta ársreikninga. Hitt er IFRS, 2017, þar sem birt var umræðuskjal m.a. varðandi upplýsingar og framsetningu þeirra. Í þessu sambandi má nefna IFRS 12, Skýringarþættir er tengjast tengdum einingum. Endurskoðunarnefndir voru lögleiddar 1. janúar 2009 með frumvarpi um breytingu á ársreikningalögum, lög 3/2006. Breytingarnar má svo rekja til breytinga á tilskipun frá Evrópusambandinu, 2006/43 með síðari breytingum. Lágmarksfjöldi nefndarmanna eru þrír og hefur verið óbreyttur frá 2009. Umfang og starfssvið endurskoðunarnefnda hefur breyst og aukist mjög mikið. Má nefna hér í þessu samhengi reglugerð nr. 537 frá 2014 útgefna af Evrópusambandinu. Þar er að finna mörg ný starfsákvæði endurskoðunarnefnda, sjá kafla 11. Þetta gerir það að verkum að vinnuframlag nefndarmanna eykst að öðru óbreyttu. Til að halda vinnuálagi nefndarmanna óbreyttu þarf að fjölga nefndarmönnum og/eða sjá til þess að endurskoðunarnefnd geti fengið utanaðkomandi þjónustu frá þriðja aðila. Breytingar á endurskoðun hafa einnig verið umtalsverðar síðustu árin og má nefna endurskipulagningu endurskoðunar (e. Audit Reform) Evrópusambandsins frá 2014. Tilgangurinn með þessum breytingum er að tryggja það að glögg mynd (e. a true and fair view) endurspeglist í ársreikningum. Gerð og framsetning reikningsskila er orðinn lykilþáttur í góðum stjórnarháttum (DeZoort o.fl, 2002). Eitt af hlutverkum endurskoðunarnefnda er að hafa eftirlit með gerð og framsetningu reikningsskila (McDaniel o.fl., 18 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál 2002). Tilgangurinn endurspeglast í tilskipun Evrópuráðsins frá 2014 (EU, 2014) um starfsumfang endurskoðunarnefnda. Sjálfstæði endurskoðunarnefnda er lykilþáttur (Jenkins og Stanley, 2019; Church o.fl., 2018; DeZoort o.fl., 2002). Rannsóknir benda til þess að aukið sjálfstæði endurskoðunarnefnda hafi jákvæð áhrif á gæði reikningsskila (Mangena og Tauringana, 2008). Þó er álitamál hvort fyrirtæki sem hafa óháða nefndarmenn í endurskoðunarnefnd séu ólíklegri að kljást við vandamál eins og reikningsskilasvik. (McMullen og Raghunandan, 1996). Þess vegna leggja fræðimenn áherslu á að rannsaka hvort endurskoðunarnefndir séu skilvirkar og sýnilegar. Endurskoðunarnefnd hefur að einhverju leyti táknrænt hlutverk sem byggir á því hvernig haghafa upplifa tilvist nefndarinnar (Brennan og Kirwan, 2015) sem og trúverðugleika hennar (Cohen o.fl., 2008, Spira, 2002). DeZoort o.fl. (2002) gerðu samantekt á þeim rannsóknum sem höfðu verið gerðar á þeim tíma. Sú heimildavinna var síðar endurbætt og uppfærð (Bédard og Gendron, 2010). Samantekt á fræðigreinum um endurskoðunarnefndir sýnir að umboðskenningin (Fama og Jensen, 1983; Jensen og Meckling, 1976) hefur verið rauði þráðurinn í rannsóknum síðustu tveggja áratuga. Útgangspunkturinn er að endurskoðunarnefndir hafa m.a. áhrif á gæði reikningsskila (Cohen, Krsihnamoorthy og Wrigth, 2004) og fjármagnskostnað (Anderson, Mansi og Reeb, 2004). Eitt af þeim atriðum sem lögleiðing endurskoðunarnefnda er ætlað að hafa áhrif á eru gæði endurskoðunar. Endurskoðun er mikilvæg fyrir hluthafa og aðra haghafa. Það er viss tenging á milli gæða endurskoðunar og gæða fjárhagsupplýsinga (Li og Yang, 2015; Verriest o.fl., 2013). Við mat á gæðum endurskoðunar er m.a. horft til menningar endurskoðunarfélagsins, skilnings ytri endurskoðanda á starfsemi félagsins sem endurskoða skal, innri og ytri reynslu og fagþekkingu er tengist endurskoðun (ASIC). Þar sem virkir fjármagnsmarkaðir er til staðar hefur verið lögð aukin áhersla á eftirlit og eftirfylgni gagngert til að auka áreiðanleika og gagnsæi fjármálaupplýsinga, m.a. vegna endurtekinna reikningsskila- og fjármálahneyksla. Til að ná þessu markmiði er skipun og uppbygging endurskoðunarnefnda hluti af góðum stjórnarháttum fyrirtækja (DeZoort o.fl., 2002). Skipan endurskoðunarnefnda leysir þó ekki allt (Bédard og Gendron, 2010). Rannsóknir á endurskoðunarnefndum fjalla að mestu um umgjörð endurskoðunarnefnda en eiginleikar endurskoðunarnefnda hafa minna verið rannsakaðir og þeir kraftar sem drífa nefndirnar áfram, þ.e. nefndarmenn sjálfir, ferli og aðstæður (Wu o.fl., 2017). Hvatt hefur verið til aukinna rannsókna á störfum og ferlum endurskoðunarnefnda (DeZoort o.fl., 2002; Bédard og Gendron, 2010; Fiolleau o.fl., 2019). Rannsóknir á stjórnarháttum hafa í auknum mæli farið að snúast um skilvirkni stjórna með tilliti til hlutverks, verkefna, skipulags og starfshátta. Með svipuðum hætti hafa DeZoort o.fl. (2002) lagt áherslu á að mikilvægt sé að skilja hvernig endurskoðunarnefndir starfi til þess að geta metið betur markvirkni þeirra. Meginmarkmið rannsóknarinnar er að meta virkni endurskoðunarnefnda í íslenskum fyrirtækjum með því að skoða fjölda funda, fundargögn og umræður á fundum. Grein þessi er sú þriðja í röðinni um störf, umfang og starfsumhverfi endurskoðunarnefnda. Aðferðafræðin byggir á megindlegum grunni og könnun frá 2016. 2 Rannsóknir á ferlum endurskoðunarnefnda Þekktasta líkanið sem fjallar um markvirkni endurskoðunarnefnda er líkan DeZoort o.fl. (2002). Líkanið er klassískt, inntak – ferli – útkoma, líkan þar sem útkoman er markvirkni endurskoðunarnefnda. Inntakið eru hugtök eins og samsetning nefndar (e. composition), auðlindir og aðgengi (e. resources) og valdboð (e. authority). Flestar rannsóknir á endurskoðunarnefndum hafa fyrst og fremst snúist um að skoða inntak og útkomu en lítil sem engin áhersla hefur verið lögð á ferlið sjálft (Power og Gendron, 2015). Það er hins vegar ferlið sjálft sem ákvarðar hvað nefndin gerir og hvort hún hafi í raun og veru áhrif (Brennan, 2015). Brennan (2015) hefur fjallað um muninn á raunaðstæðum (e. practices) og því sem í raun er gert (e. praxis). Með raunaðstæðum er átt við að skilningur sé sameiginlegur, s.s. Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 19 lög, verkferlar o.fl., því sem í raun gerist, þ.e. þeim ákvörðunum sem teknar eru. Þetta eru tveir aðskildir ferlar. Hlutverk endurskoðunarnefndar er fyrst og fremst að hafa eftirlit með endurskoðunarferlinu og tengdum þáttum og til þess að það ferli geti verið skilvirkt þá þurfa ferlar nefndarinnar að vera virkir (Bédard og Gendron, 2010). Sjálfstæði nefndarinnar og þekking nefndarmanna er mikilvæg til þess að auka líkur á gæði reikningsskila (Jenkins og Stanley, 2019; Church o.fl., 2018; DeZoort o.fl, 2002; Mangena og Tauringana, 2008) en ef ferlar endurskoðunarnefnda eru ekki skilvirkir þá skila eiginleikar nefndarinnar sér ekki í jákvæðri útkomu (Bédard og Gendron, 2010). Allar ákvarðanir eru teknar á fundum nefndarinnar. Rannsóknir á ferlum endurskoðunarnefnda einkennast af því að finna breytur sem gefa vísbendingar um ferlið (DeZoort o.fl., 2002). Algengasti þátturinn sem skoðaður hefur verið er fjöldi funda endurskoðunarnefnda (Bédard og Gendron, 2010). Strax árið 2000 komu fram leiðbeiningar um fjölda funda (NACD, 2000). Þar er lagt til að lágmarksfjöldi verði fjórir og að þeir dreifist yfir alla ársfjórðunga. Ekki er því talið æskilegt að allir fundir verði á tveggja mánaða tímabili. Í alþjóðlegum leiðbeiningum fyrir endurskoðunarnefndir er lagt til að nefndir þurfi að hittast að lágmarki fjórum sinnum á ári til þess að ná markmiðum sínum og oftar ef um stærri fyrirtæki sé að ræða (Sabia og Goodfellow, 2005). Niðurstaða flestra rannsókna bendir til þess að meiri líkur séu á að endurskoðunarnefndir séu skilvirkari ef þær hittast oft en ef þær hittast sjaldan. Það hefur áhrif á gæði reikningsskila og dregur úr líkum á sektum frá viðkomandi fjármálaeftirliti (McMullen og Raghunanden, 1996; Bedard o.fl., 2004; Braswell, 2018). Fjöldi funda eykur líkur á gagnsæi reikningsskila (Braswell, 2018). Aðrir þættir sem hafa verið skoðaðir í samhengi við ferli endurskoðunarnefnda eru: Dagskrá funda, umræður og spurningar, samband og samskipti, völd og leiðtogaþættir (Bédard og Gendron, 2010). Þá skiptir aðgengi að upplýsingum máli og samræður nefndarmanna í þessu samhengi þó að þeir þættir séu stundum hluti af valdboði og inntaki endurskoðunarnefnda frekar en ferlinu sjálfu (Bédard og Gendron, 2010). Fræðimenn hafa leitað leiða til þess að leiða líkur að skilvirkni endurskoðunarnefnda með ólíkum hætti (DeZoort o.fl., 2002; Bédard og Gendron, 2010). Hér verður lögð áhersla á fjölda funda endurskoðunarnefnda, fjölda funda með ytri endurskoðendum, fullnægjandi fundargögn og gagnrýnar spurningar. Umboðskenningin er sú kenning sem algengust er í rannsóknum á endurskoðunarnefndum og stjórnarháttum almennt (Bédard og Gendron, 2010). Með því að hafa eftirlitshlutverk með reikningsskilum, innri endurskoðun og áhættustjórnun hefur nefndin það hlutverk að tryggja hagsmuni eigenda félagsins eins og stjórn félagsins. Bæði stjórn og endurskoðunarnefnd vinna þannig í umboði eigenda við að tryggja að hagsmunir þeirra séu hafðir í fyrirrúmi en ekki eiginhagsmunir stjórnenda félagsins (Fama og Jensen, 1983). Sjálfstæð og markvirk endurskoðunarnefnd getur þannig dregið úr freistnivanda stjórnenda. Tilvist, táknrænt gildi og trúverðugleiki endurskoðunarnefnda sem undirnefnd getur haft áhrif (Brennan og Kirwan, 2015; Cohen o.fl., 2008, Spira, 2002) en að lokum snýst árangur endurskoðunarnefndar sem mikilvægs þáttar í eftirlitskerfinu um hvað hún í raun og veru gerir, þ.e. hvort ferlarnir séu virkir (Brennan, 2015). Þá er spurningin líka út frá umboðskenningunni hvort endurskoðunarnefnd sinni því starfi sem henni er ætlað á skilvirkan hátt. Eitt mikilvægasta tækið í stjórnarháttum er að spyrja spurninga til þess að fá fram upplýsingarog mikilvægt er að nefndarmenn endurskoðunarnefnda búi yfir þeirri kunnáttu (Sabia og Goodfellow, 2005). Í þessu samhengi má nefna hneykslismál eins og Enronmálið, þar sem framsetning reikningsskila og endurskoðun var í molum og lykilaðilar eins og stjórn og nefndir stjórna hefðu átt að spyrja gagnrýnna spurninga (Bedard og Gendron, 2010). Að spyrja gagnrýnni spurninga eykur jafnframt sjálfstraust nefndarmanna og trúverðugleika þeirra í því samhengi sem nefndin starfar. Að spyrja spurninga er þar af leiðandi lykilþáttur í ferli endurskoðunarnefnda og eykur jafnframt líkur á skilvirkni 20 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál nefndarinnar (DeZoort o.fl., 2002). Þessi eiginleiki er bundinn einstaklingi sem nefndarmanni og því er menntun og þekking mikilvægur hlekkur í samhenginu. Þar sem vinna hefur verið lögð í að auka gæði fundargagna eykur það líkurnar á að nefndarmenn geti spurt réttu spurninganna á gagnrýnan hátt og samræður geti leitt til aukinna gæða reikningsskila og endurskoðunar. 2.1 Fundargögn og fjöldi funda Nefndarfundir og fundir með ytri endurskoðanda eru haldnir til þess að uppfylla fylgni samkvæmt lögum. Fjöldi nefndarfunda hefur verið álitinn einn þáttur í því að endurskoðunarnefndir séu skilvirkar. Líkur eru leiddar að því í BRC (1999) að góðir stjórnarhættir leiði til fleiri funda endurskoðunarnefnda. Félög sem hafa verið uppvís að reikningsskilasvikum eða fjármálamisferli hafa haft færri nefndarfundi en önnur félög sem ekki hafa orðið uppvís að reikningsskilasvikum eða fjármálamisferli (Beasley o.fl., 2000; McMullen og Raghunanden, 1996; Bedard o.fl., 2004; Braswell, 2018). Fjöldi funda er einn af þeim þáttum sem hefur áhrif á umhverfi og einnig hversu mikil áhrif endurskoðunarnefnd hefur. Ákveðinn sýnileiki sem fæst með fjölda funda er mikilvægur fyrir nefndarmenn endurskoðunarnefnda og ekki síður starfsmenn t.d. á reikningshaldssviði eða á fjármálasviði (Deloitte). Erindisbréf stjórnar til nefndarmanna endurskoðunarnefnda hvað varðar viðfangsefni, verkefni og umfang er mjög mikilvægt. Erindisbréf á að vera formlegt. Kauphallir í Bandaríkjunum og Bretlandi hafa gert þá kröfu að slík erindisbréf séu gerð og þau endurskoðuð á a.m.k. þriggja ára fresti. Hér markar stjórn sýnileika endurskoðunarnefndar með því t.d. að ákvarða ábyrgð, skyldur, mannaforráð, starfsumhverfi nefndarmanna og jafnvel ákveða lágmarksfjölda nefndarfunda. Til að auka sýnileika getur formaður endurskoðunarnefndar mætt á aðalfund félagsins og sagt frá skyldum og störfum nefndarinnar (FEE, 2006). Eitt af lykilatriðum sem gerir það að verkum að fundur skilar árangri er frágangur fundargagna. Umfang málefna sem endurskoðunarnefnd þarf að hafa umsjón með og sinna hefur aukist mikið síðustu árin. Skortur er á rannsóknum sem tengjast fundargögnum sem nefndarmenn fá til að sinna skyldum sínum (DeZoort o.fl., 2002; Brédard og Gendron, 2010). Möguleiki nefndarmanna til að uppfylla eftirlitshlutverk hvílir að stórum hluta á þeim gæðum fundargagna sem nefndarmenn fá. Fundargögn eiga að vera af miklum gæðum, heildstæð, nákvæm og berast tímanlega (Brédard og Gendron, 2010). Gæði fundargagna geta haft mótandi áhrif á það hvort endurskoðunarnefnd hefur áhrif innan síns starfsumhverfis. Eitt af því sem getur tryggt gæði fundargagna er að nefndarmenn fái fundargögn með nægjanlegum fyrirvara. Með nægjanlegum fyrirvara er átt við að nefndarmenn geti lesið og gert sér grein fyrir þeim málum sem leysa þarf úr eða taka afstöðu til á næsta nefndarfundi. Frumlestur gagna á fundi getur orðið til þess að niðurstaða fundar verði óskilvirk. Nægjanlegur fyrirvari á fundargögnum er einn þáttur í því að gæta þess að fullnægjandi fundargögn berast nefndarmönnum. Þekking og reynsla nefndarmanna á mikinn þátt í því að nefndarmaður geti metið hvað séu fullnægjandi fundargögn (Brennan, 2015). Þess vegna eru samskipti nefndarmanna mikilvæg t.d. varðandi fundargögn. Oft er það formaður endurskoðunarnefndar sem útbýr fundarboð og fundargögn. Á nefndarfundi eru gagnrýnar umræður mikilvægur þáttur í því að stuðla að virkni endurskoðunarnefnda og ekki síður í þeim tilgangi að auka gæði endurskoðunar. Þessi gagnrýni er jafnmikilvæg og fagleg efasemdanálgun (e. scepticism) og fagleg dómgreind (e. judgement) (CPA, 2017) . Gæði fundargagna verða að vera á því stigi að nefndarmenn geti sett sig inn í efni fundar og tekið upplýsta ákvörðun byggða á gögnum (Jean og Gendron, 2010). En áður en ákvörðun er tekin verða að hafa átt sér stað virkar umræður. Sérstaklega þar sem gagnrýnar spurningar hafa komið fram. Hér má nefna atriði eins og flókin reikningsskilaleg atriði, óhæði endurskoðanda, fylgni við lög o.fl. Rannsóknir benda til þess að fjöldi funda endurskoðunarnefnda hafi áhrif á útkomu Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 21 starfsins og leiði t.d. til minni sviksemi og aukinna gæða reikningsskila (McMullen og Raghunanden, 1996; Bedard o.fl., 2004; Braswell, 2018). Það gefur tilefni til þess að meta hvort fjöldi funda hafi jafnframt tengsl og þar með mögulega áhrif á skilvirkni nefndarstarfsins, annars vegar út frá fundargögnum (Jean og Gendron, 2010) og hins vegar út frá umræðum nefndarmanna (Sabia og Goodfellow, 2005). Tvær tilgátur eru settar fram, annar vegar út frá fjölda funda endurskoðunarnefnda og hins vegar út frá fjölda funda endurskoðunarnefnda með endurskoðendum. Tilgáta 1:. Gæði fundargagna endurskoðunarnefnda eru ekki tengd við fjölda nefndarfunda. Tilgáta 2: Gæði fundargagna endurskoðunarnefnda eru ekki tengd við fjölda nefndarfunda með ytri endurskoðendum. Tilgangur með tilgátunum er að kanna hvort fjöldi funda hafi tengsl við gæði fundargagna að mati nefndarmanna og hafi þannig óbein áhrif á markvirkni endurskoðunarnefnda. Fundargögn endurspegla viðfangsefni og umræður á nefndarfundum. Þessi aðföng sem nefndarmenn fá eru að öllum líkindum unnin af formanni endurskoðunarnefndarinnar. Formenn bera hér mikla ábyrgð og hafa mikil áhrif á gang mála og hvernig starfsumhverfi nefndanna þróast. Einnig verður skoðað hvort fjöldi funda hafi tengsl og þar með möguleg áhrif á það hvort virkar umræður séu þegar gagnrýnar spurningar eru bornar upp. Einn þáttur sem hefur einnig áhrif er erindisbréf stjórnar til endurskoðunarnefndar (DeZoort o.fl., 2002). Þar kemur fram vilji stjórnar og einlægni í garð nefndarinnar. Endurskoðunarnefnd er undirnefnd stjórnar en hefur þá sérstöðu að vera skipuð samkvæmt lögum. Stjórn hefur ekkert val um það hvort nefndin verði skipuð eða ekki, heldur hverjir verði skipaðir. 3 Aðferðafræði og þátttaka Meginmarkmið rannsóknarinnar er að meta virkni endurskoðunarnefnda í íslenskum fyrirtækjum með því að skoða fjölda funda, fundargögn og umræður á fundum. Engar rannsóknir hafa verið gerðar á endurskoðunarnefndum á Íslandi sem miða að því að skoða þessa þætti. Árið 2016 gerðu höfundar stóra könnun á starfsemi endurskoðunarnefnda á Íslandi. Þessi rannsókn nýtir hluta af þeim spurningum sem þar voru settar fram. Hér fyrir neðan er farið yfir spurningakönnunina í heild sinni og svo þær spurningar sem þessi rannsókn byggir á. Rannsóknin er megindleg og byggir á upplýsingaöflun í formi spurningakönnunar. Hún er gerð með nákvæmum og kerfisbundnum hætti og niðurstöður eru settar fram á tölfræðilegan hátt til að styðja eða fella tilgáturnar (Ragnheiður Harpa Arnardóttir, 2013). Kostir spurningakannana eru að þær eru ódýr, einföld og þægileg leið til gagnaöflunar; hvorki þarf að ná til fólks á tilteknum tíma né hætta á að skekkjur verði vegna áhrifa spyrla auk þess sem svarendur hafa betra næði til að svara (Churchill, 2002). Spurningakönnunin innihélt 41 spurningu, þar af 37 viðhorfs- og mælispurningar og fjórar bakgrunnsspurningar. Spurningar voru flokkaðar í átta flokka: Bakgrunnsupplýsingar, tenging við endurskoðunarnefnd, starfsumhverfi endurskoðunarnefndar, umfang endurskoðunarnefndar, umfang í tíma og samsetning, áframhaldandi nefndarseta, upplýsingar um innra og ytra umhverfi, endurskoðunarnefnd og ytri endurskoðun. Allar spurningar voru lokaðar (e. closed-ended) og fjöldi svarmöguleika í hverri spurningu var frá einum upp í 6. Notast var við lausnir frá Questionpro.com við framkvæmd könnunarinnar og við úrvinnslu á niðurstöðum. (Einar Guðbjartsson og Jón Snorri Snorrason, 2017). 3.1 Framkvæmd og þátttaka Við gerð könnunar þarf að ákveða stærð úrtaksins, hvort það á að endurspegla allt þýðið 22 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál eða ekki. Í könnuninni frá 2016 voru spurningar lagðar fyrir allt þýðið og svarhlutfallið notað til að álykta um heildina. Á árinu 2016 var könnun framkvæmd á starfsumhverfi endurskoðunarnefnda. Sendur var út spurningalisti til stærstu fyrirtækja og stofnana landsins sem falla undir skilgreininguna „einingar tengdar almannahagsmunum“. Við framkvæmd könnunar var spurningalisti sendur á tölvupóstföng nefndarmanna í endurskoðunarnefndum. Í spurningalistanum var m.a. óskað eftir upplýsingum um samsetningu og umfang endurskoðunarnefnda í því augnamiði að varpa ljósi á aðstæður og umfang. Jafnframt var óskað eftir upplýsingum um bakgrunn nefndarmanna, þekkingu, reynslu og viðhorf þeirra til áhrifa og ábyrgðar. Framkvæmdaraðferð var valin með það að markmiði að ná til sem flestra nefndarmanna í endurskoðunarnefndum við þau fyrirtæki, stofnanir og sveitarfélög sem falla undir lagalegu skilgreininguna „eining tengd almannahagsmunum“, sbr. lög um endurskoðendur og endurskoðun. Heildarfjöldi eininga var 133. Einingarnar hafa mismunandi rekstrarform, t.d. hlutafélög, sveitarfélög, stofnanir og lífeyrissjóðir. Engin skráning er til um nefndarmenn endurskoðunarnefnda líkt og stjórnarmenn félaga, stofnana og sjóða og er því gagnsæi gagnvart endurskoðunarnefndum í algjöru lágmarki. Slæmt aðgengi og upplýsingar um endurskoðunarnefndir er í raun þversögn við ætlaðan tilgang tilskipunar Evrópuþingsins og Evrópuráðsins (EU, 2006). Einingunum var svo skipt í fimm flokka: Fyrirtæki, stofnanir, lífeyrissjóðir, sveitarfélög og annað. Af heildarþýði, 133, svöruðu 77 einingar og 47 af þeim voru með endurskoðunarnefnd, 30 einingar svöruðu því til að engin nefnd væri starfandi. Ekkert svar barst frá 56 einingum. Þýðið endaði í að vera 126 einstök tölvupóstföng hjá nefndarmönnum endurskoðunarnefnda. Alls bárust svör frá 69 þátttakendum sem gerir um 55% svarhlutfall. Ekki fengust svör frá öllum einingum í þýðinu og því er ekki hægt að fullyrða um endanlegan fjölda endurskoðunarnefnda. Kynjahlutfall þátttakenda er mjög svipað því hlutfalli sem er í heildarþýðinu (Einar Guðbjartsson og Jón Snorri Snorrason, 2017). 3.2 Spurningar og úrvinnsla Meginmarkmið rannsóknarinnar er að meta virkni endurskoðunarnefnda í íslenskum fyrirtækjum með því að skoða fjölda funda, fundargögn og umræður á fundum. Þetta getur gefið vísbendingu um virkni endurskoðunarnefnda. Greinin fjallar því um afmarkaða þætti könnunar sem gerð var 2016. Engar rannsóknir hafa verið gerðar á endurskoðunarnefndum á Íslandi sem miða að því að skoða þá þætti sem fram koma í tilgátunum tveimur. Það eru nefndarmenn sem leggja mat á viðkomandi fundargögn. Rannsóknir hafa verið gerðar á endurskoðunarnefndum, þar sem kannaðir eru þættir eins og samsetning nefndanna og fjölbreytni þeirra, í þeim tilgangi að meta hversu líklegir þessir þættir væru til að hafa áhrif á markvirkni endurskoðunarnefnda. Markmið með rannsóknunum er m.a. að gefa innsýn í starfsemi endurskoðunarnefnda út frá sjónarmiði nefndarmanna (Einar Guðbjartsson o.fl., 2018). Rannsóknin hér er unnin út frá fimm spurningum sem eru hluti af könnuninni frá 2016. Með vali á spurningum er efnisval greinarinnar afmarkað. Þessar spurningar eru: Nr. 1 Hver var fjöldi nefndarfunda á síðastliðnu rekstrarári (kjörtímabili endurskoðunarnefndar)? Nr. 2 Hversu oft fundaði endurskoðunarnefnd með ytri endurskoðanda á síðastliðnu rekstrarári/kjörtímabili? Nr. 3 Færð þú fundargögn með nægjanlegum fyrirvara til þess að geta sett þig inn í málefni næsta fundar? Nr. 4 Telur þú að þau fundargögn sem þú færð fyrir hvern fund séu fullnægjandi svo þú getir sinnt hlutverki þínu sem nefndarmaður? Nr. 5 Eru virkar umræður á fundum þar sem bornar eru upp gagnrýnar spurningar? Guðbjartsson, Eyþór Ívar Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 23 EinarEinar Guðbjartsson, Eyþór Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda  Spurning nr. 1 tilheyrir tilgátumögulegt 1 og spurning nr. 2átilheyrir tilgátu nr. 2. Spurningar nr. 3, 4 Fjöldi Tilgangurinn er að skoða tengsl milli fjölda funda og fundargagna. og 5 eru krosskeyrðar við spurningarnar sem tilheyra tilgátum, hver fyrir sig. Niðurstöðfunda getur mögulega gefið vísbendingu um lágmarksfjölda funda svo komast megi hjá því um er lýst í súluritum fyrir krosskeyrslu og svo í töflum eftir krosskeyrslu. Upplýsingar að gæðium fundargagna séu lítil. Með þessu mögulega hægt að fá fram vísbendingar sem hafa þetta efni hafa ekki birst áður hér áer landi. Kí kvaðratpróf er að lokum notað til þess að mæla hvort niðurstöður eru tölfræðilega áhrif á verkferla og virkni endurskoðunarnefnda. marktækar og því möguleg tengsl á milli breytanna. Þar sem sum gildin eru færri en fimm þá er einnig reiknað „Fisher´s exact test“ til að athuga hvort niðurstaðan úr þeim útreikningi verði önnur en kí kvaðrat niðurstaðan. Fjöldi nefndarfunda endurskoðunarnefnda er flokkaður í tvo hópa; 1) fjöldi funda þrír eða færri og 2) fjöldi funda fjórir eða fleiri. Fjöldi funda með ytri endurskoðanda er flokkaður í tvo hópa; 1) fjöldi funda með ytri endurskoðanda tveir eða færri og 2) fjöldi funda með ytri endurskoðanda þrír eða fleiri. Tilgangurinn er að skoða tengsl áÍ milli og fundargagna. Niðurstöður eru flokkaðar eftirmögulegt spurningum. fyrrifjölda hlutifunda kaflans, 4.1 til 4.5, Fjöldi eru lýsandi funda getur mögulega gefið vísbendingu um lágmarksfjölda funda svo komast megi hjá niðurstöður úr þeim fimm spurningum sem notaðar eru í rannsókninni. Framsetning er í formi því að gæði fundargagna séu lítil. Með þessu er mögulega hægt að fá fram vísbendingar súlurits. Í hafa seinni hluta kaflans, 4.6 og 4.7, er farið yfir niðurstöður úr krosskeyrslum á sem áhrif á verkferla og virkni endurskoðunarnefnda. 4 Niðurstöður spurningum nr. 3, 4 og 5 með tilliti til spurninga nr. 1 og 2.. Þar er einnig gerð grein fyrir 4 Niðurstöður niðurstöðum úr kí kvaðratprófi. Í lok kaflans 4.8, er samantekt á niðurstöðum. 4.1 Niðurstöður eru flokkaðar eftir spurningum. Í fyrri hluti kaflans, 4.1 til 4.5, eru lýsandi niðurstöður úr þeim fimm spurningum sem notaðar eru í rannsókninni. Framsetning er í formi súlurits. Í seinni hluta kaflans, 4.6 og 4.7, er farið yfir niðurstöður úr krosskeyrslum á spurningum nr. 3, 4 og 5 með tilliti til spurninga nr. 1 og 2.. Þar er einnig gerð grein fyrir niðurstöðum úr kí kvaðratprófi. Í lok kaflans 4.8, er samantekt á niðurstöðum. Fjöldi nefndarfunda Fjöldi nefndarfunda fer eftir aðstæðum, en það er formaður sem boðar fundi. Ekki er æskilegt að hafa4.1 færri en þrjá fundi fyrir hvert rekstrarár sem og endurskoðunartímabilið (FRC, 2012). Fjöldi nefndarfunda ÞannigFjöldi er það á ábyrgð fer formanns að boða til funda og að fjöldi í samhengi við nefndarfunda eftir aðstæðum en það er formaður sem boðarfunda fundi. sé Ekki er æskilegtinnan að hafafyrirtækis færri en þrjá fundi fyrir hverthefur rekstrarár semfram og endurskoðunartímabilið (FRC, aðstæður sem utan. Áður komið að NACD ráðleggur að lágmarki 2012). Þannig er það á ábyrgð formanns að boða til funda og að fjöldi funda sé í samhengi fjóra fundi á ári og innan að þeim sé dreift á ársfjórðunga. við aðstæður fyrirtækis sem utan. Áður hefur komið fram að NACD ráðleggur að lágmarki fjóra fundi á ári og að þeim sé dreift á ársfjórðunga. 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 2016 Enginn Einn Tveir Þrír Fjórir Fimm Sex eða fleiri Ekki viss Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 0,00% 0,00% 8,06% 3,23% 8,06% 16,13% 58,06% 1,61% 3,23% Vil ekki svara 1,61% Mynd Hver varvar fjöldi nefndarfunda á sl.ásíðastliðnu rekstrarári (kjörtímabili endurskoðunarnefndar)? Mynd1. 1. Hver fjöldi nefndarfunda rekstrarári (kjörtímabili endurskoðunarnefndar)? Á mynd 1 kemur fram að um 11% þeirra sem svöruðu héldu þrjá eða færri fundi á síðastliðnu rekstrarári. Rúmlega 22% voru með fjóra til fimm fundi og um 58% voru með sex fundi eða fleiri. Um 3% voru ekki viss eða vildu ekki svara og 4% voru ekki í endurskoðunarnefnd árið áður. Að meðaltali voru haldnir 5,2 fundir í endurskoðunarnefnd á ári. Ekki var spurt um tímasetningu fundanna. Ef endurskoðunarnefnd heldur alla fundi í desember og janúar um viðskipti og efnahagsmál 24 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál Á mynd 1 kemur fram aðþví um 11% þeirra semmánuðina svöruðu héldu þrjá færri fundi á síðast- Samtals er ileikinn ekki eins mikill hina tíu er eða enginn fundur. liðnu rekstrarári. Rúmlega 22% voru með fjóra til fimm fundi og um 58% voru með sex fundi eða fleiri. Umnefndarfundi 3% voru ekki viss eðaum vildu 2/3 ekki svara og 4%sem voru ekki í endurskoðhafa fimm eða fleiri þeirra þátt tóku í könnuninn unarnefnd árið áður. Að meðaltali voru haldnir 5,2 fundir í endurskoðunarnefnd á ári. Ekki var spurt um tímasetningu fundanna. Ef endurskoðunarnefnd heldur alla fundi í desember og janúar verður sýnileikinn ekki eins mikill því hina tíu mánuðina er enginn fundur. Samtals er hlutfall þeirra sem hafa fimm eða fleiri nefndarfundi um 2/3 þeirra sem þátt tóku í könnuninni. undir með endurskoðanda 4.2 Fundir með endurskoðanda endurskoðunarnefndar er sá eraðili boðar og einnig Formaður endurskoðunarnefndar sá aðili sem sem boðar fundi ogfundi einnig þátttakendur inn aðila inn á fundi nefndarinnar. Ytri endurskoðandi er einn þeirra sem endurskoðunarnefnd á að nar. Ytri endurskoðandi er einn þeirra sem endurskoðunarnefnd funda með að lágmarki einu sinni á ári. Þá er ekki gert ráð fyrir því að yfirmenn einingar- á að funda innar séu viðstaddir. inu sinni á ári. Þá er ekki gert ráð fyrir því að yfirmenn einingarinnar séu við 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Series1 Aldrei Einu sinni Tvisvar Þrisvar Fjórum sinnum eða oftar Ekki viss Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastaliðnu ári 0,00% 6,67% 28,33% 33,33% 26,67% 0,00% 5,00% Vil ekki svara 0,00% Mynd Hversu oft fundaði endurskoðunarnefnd með ytri endurskoðanda á síðastliðnu á síðastliðn d 2. Hversu oft2. fundaði endurskoðunarnefnd með ytri endurskoðanda rekstrarári/kjörtímabili? rekstrarári/kjörtímabili? Á mynd 2 kemur fram að tæplega 7% þátttakenda höfðu fundað einu sinni með ytri endurskoðanda. Rúmlega 28% höfðu fundað tvisvar og rúmlega 33% þrisvar. Er það nokkuð oftar en ráðlegging frá FRC, 2012, gerir ráð fyrir. FRC gerir ráð fyrir að einn fundur sé það lágmark sem endurskoðunarnefnd og ytri endurskoðandi skulu funda án stjórnenda félagsins. En einnig ráðleggur FRC að endurskoðunarteymi, stjórnandi og yfirmenn fjármála séu reglulega boðaðir á fund nefndarinnar. Í tilskipun EU, 537/2014, kemur fram að umræður skulu eiga sér stað varðandi meginniðurstöður endurskoðunar. Þetta þýðir að einn fundur er haldinn með endurskoðanda eftir að endurskoðun líkur en endurskoðunarnefnd ber að meta endurskoðunaráætlun og því þarf einnig að funda með endurskoðanda áður en endurskoðun hefst. Tæplega 27% þátttakenda funduðu fjórum sinnum eða oftar með ytri endurskoðanda. Þessi fundartíðni er mun meiri en áðurnefnd ráðlegging gefur til kynna. kemur fram að tæplega 7% þátttakenda höfðu fundað einu sinni m anda. Rúmlega 28% höfðu fundað tvisvar og rúmlega 33% þrisvar. Er það ðlegging frá FRC, 2012, gerir ráð fyrir. FRC gerir ráð fyrir að einn fundu sem endurskoðunarnefnd og ytri endurskoðandi skulu funda án stj En einnig ráðleggur FRC að endurskoðunarteymi, stjórnandi og yfirmenn ga boðaðir á fund nefndarinnar. Í tilskipun EU, 537/2014, kemur fram að u sér stað varðandi meginniðurstöður endurskoðunar. Þetta þýðir að einn fu eð endurskoðanda eftir að endurskoðun líkur, en endurskoðunarnefnd ber Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 25 4.3 Fundargögn með nægjanlegum fyrirvara Það er háð aðstæðum hvað telst vera nægjanlegur fyrirvari. Taka verður tillit til þess að flestallir nefndarmenn hafa annað aðalstarf. Nefndarvinnan er því ekki aðalstarf (Einar Guðbjartsson og Jón Snorri Snorrason, 2017). Því getur orðið togstreita á milli aðalstarfs og nefndarstarfs hvað varðar tíma. Nefndarmenn þurfa að gefa sér tíma til að sinna nefndarstörfum. Umfang nefndarstarfs hefur vaxið síðustu árin. Mögulega þarf annað starfið að víkja, hvað tíma varðar, á vissum álagstímum. Nægjanlegur fyrirvari er því einstaklingsEinar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunar bundinn og fer eftir aðstæðum viðkomandi. Nefndarmenn meta hvort nægjanlegur fyrirvari hafi verið til staðar eða ekki. 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Alltaf Oftast Stundum Sjaldan Aldrei Veit ekki Vil ekki svara 3. Færð þúmeð fundargögn með nægjanlegum fyrirvara til þess geta sett inninn í í málefni nd 3. Færð þú Mynd fundargögn nægjanlegum fyrirvara til þess aðaðgeta settþig þig málefni næsta fundar? fundar? Á mynd 3 kemur fram að tæplega 30% segja að fundargögn hafi alltaf komið með nægjanlegum fram fyrirvara.að Um tæplega 58% segja að fundargögn komiað oftastfundargögn nær með nægjanlegum mynd 3 kemur 30% segja hafifyriralltaf komið vara. Þetta þýðir að undirbúningur hjá 58% þátttakenda er ekki alltaf nægur og má áætla að umræða sem virkni nefndarfunda ekki eins góðkomi og annars hefði orðið, gjanlegum fyrirvara. Umog 58% segja að verði fundargögn oftast nærmiðað með nægjan við að fundargögn hefðu alltaf komið með nægjanlegum fyrirvara. Um 10% þátttakenda telja að stundum, sjaldan eða aldreihjá komi58% nefndargögn með nægjanlegum fyrirvara. rvara. Þetta þýðir að undirbúningur þátttakenda er ekki alltafÞetta nægur og má er vísbending um að formaður þurfi að bæta verkferla hvað varðar fundargögn. Ríflega umræða sem 3% ogþátttakenda virkni nefndarfunda verði eins hefðu góð borist og annars hefði orðið, mið voru ekki vissir um það hvortekki fundargögn með nægjanlegum fyrirvara eða ekki. Hér vaknar sú spurning hvort nefndarmenn geti lagt mat á þau fundarundargögn hefðu alltaf komið með nægjanlegum fyrirvara. Um 10% þátttakenda t gögn sem þeim berast. ndum, sjaldan eða aldrei komi nefndargögn með nægjanlegum fyrirvara. Þe 4.4 Fundargögn fullnægjandi til að sinna nefndarstarfi bending um að formaður þurfi að bæta verkferla hvað varðar fundargögn. Rífle Án fundargagna verður lítil virkni eða árangur af nefndarfundum. Hvaða fundargögn eru nauðsynleg fyrir hvern fund? Þessari spurningu er ekki alltaf auðvelt að svara. Að hluta ttakenda voru ekki vissir umog það hvort fundargögn hefðu borist með nægjan til fer það eftir skilningi sérþekkingu nefndarmanna. Það sem einum þykir nægjanlegt þykir öðrum kannski ekki nægjanlegt. Fundargögn verða að taka tillit til „lægsta rvara eða ekki. Hér vaknar sú spurning hvort nefndarmenn geti lagt mat á þau funda samnefndara“ í nefndinni, þar sem aðilar hafa ekki sömu sýn, reynslu eða sérþekkingu á m þeim berast.þeim málefnum sem endurskoðunarnefnd ber að fjalla um og taka tillit til skv. lögum og erindisbréfi. 4 Fundargögn fullnægjandi til að sinna nefndarstarfi fundargagna verður lítil virkni eða árangur af nefndarfundum. Hvaða fundargög um kannski ekki nægjanlegt. Fundargögn verða að taka tillit til „lægsta samnefndara“ dinni, þar sem aðilar hafa ekki sömu sýn, reynslu eða sérþekkingu á þeim málefnum sem 26 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál urskoðunarnefnd ber að fjalla um og taka tillit til skv. lögum og erindisbréfi.  60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Alltaf Oftast Stundum Sjaldan Aldrei Veit ekki Vil ekki svara Mynd 4. Telur þú að þau fundargögn sem þú færð fyrir hvern fund séu fullnægjandi svo þú getir sinnt hlutverki þínu sem nefndarmaður? Fram kemur í mynd 4 að um 48% þátttakenda meta það svo að fundargögn séu nægjanleg til þess að þeir geti sinnt nefndarstarfi. Um 42% þátttakenda meta það svo að fundargögn séu oftast þess eðlis að þeir geti sinnt nefndarstarfi. Um 3% svara stundum eða sjaldan. Þetta bendir til þess að virkni þessara funda hefði í 45% tilvika getað verið betri en raun var, að hluta til Um 6,5% þátttakenda eru ekki vissir um hvort fundargögn hafi verið þess eðlis að nefndarmenn hafi getað sinnt nefndarstarfi sínu. Þessi niðurstaða dregur niður virkni fundar og þar með virkni endurskoðunarnefnda. 4.5 Eru virkar umræður á fundum? Virkar umræður leiða að öllum líkindum til þess að endurskoðunarnefndin sé virk í starfi sínu. Spurningar og gagnrýnar spurningar eru nauðsynlegar til að endurskoðunarnefnd sinni sínu starfi. Gefnar hafa verið út margar handbækur fyrir endurskoðunarnefndir, bæði af fagsamtökum og fagaðilum. Að leggja sjálfstætt mat á atriði eða skoðun óháð niðurstöðu ytri endurskoðanda er að vissu leyti gagnrýn spurning. Vitandi það að formaður endurskoðunarnefndar þurfi að mæti hluthöfum á aðalfundi og svara spurningum gerir það af verkum að gagnrýnar spurningar verða venja frekar en undantekning á nefndarfundum. ͷ koðunarnefndar þurfi að mæti hluthöfum á aðalfundi og svara spurningum Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jónfrekar Snorri Snorrason: endurskoðunarnefnda | á 27 nefndarfu um að gagnrýnar spurningar verði venja en Virkni undantekning 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Mynd 5. Eru virkar umræður á fundum þar þar sem bornar eru upp gagnrýnar spurningar? spurning Mynd 5. Eru virkar umræður á fundum sem bornar eru upp gagnrýnar Tæplega 57% þátttakenda, mynd 5, meta það svo að virkar umræður séu um gagnrýnar ga 57% þátttakenda, mynd það svo að það virkar umræður um g spurningar. Í 37% tilvika5, erumeta ekki alltaf virkar umræður þegarséu gagnrýnar spurningar eru bornar upp á nefndarfundum og þessu til viðbótar eru rúmlega 3% sem segja að stundum ngar. Í 37% séu tilvika eru ekki alltaf umræður þegar spurn virkar umræður. Rúmlega 3% takavirkar ekki afstöðu til spurningarinnar. Um gagnrýnar 94% þátttakenda segja að alltaf eða oft séu virkar umræður þegar gagnrýnar spurningar eru á dagskrá upp á nefndarfundum og þessu til viðbótar eru rúmlega 3% sem segja að stun nefndar. umræður. Rúmlega taka ekkiog afstöðu til spurningarinnar. Um 94% þátttake 4.6 Fjöldi 3% nefndarfunda gæði fundargagna nefndarfunda endurskoðunarnefnda, spurning nr. 1, er hér krosskeyrð saman við af eða oft séuFjöldi virkar umræður þegar gagnrýnar spurningar eru á dagskrá nefn þrjár spurningar um fundargögn og virkni umræðna, þ.e. spurningar nr. 3, 4 og 5. Hér er verið að skoða möguleg tengsl við breytuna fjöldi nefndarfunda. Í spurningunum um gæði fundargagna var notaður skali með hugtökum; alltaf, oftast, stundum, sjaldan, aldrei, veit ekki og vil ekki svara. Þessum hugtökum er endurraðað og skipt í þrjá flokka, „viðunandi“, „ekki viðunandi“ og „ekkert svar“. Hugtökin alltaf og oftast flokkast í „viðunandi“. Hugtökin stundum, sjaldan, aldrei og veit ekki flokkast í „ekki viðunandi“. Hugtakið vil ekki svara flokkast í „ekkert svar“. Ekki var spurt um ástæðu þess að viðkomandi merkti við vil ekki svara. Mögulega getur verið að viðkomandi sé nýr í endurskoðunarnefnd. Fjöldi nefndarfunda og gæði fundargagna nefndarfunda endurskoðunarnefnda, spurning nr. 1, er hér krosskeyrt saman ngar um fundargögn og virkni umræðna, þ.e. spurningar nr. 3, 4 og 5. Hér er Hver var fjöldi nefndarfunda á síðastliðnu rekstrarári (kjörtímabili endurskoðunarnefndar)? möguleg tengsl við breytuna fjöldi nefndarfunda. Í þriðju spurningunni var spurt um hvort fundargögn hefðu borist nefndarmanni með nægjanlegum fyrirvara með tilliti til málefna næsta fundar. 28 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál Tafla 1. Krosskeyrsla á spurningum nr. 1 og nr. 3. Færð þú fundargögn með nægjanlegum fyrirvara til þess að geta sett þig inn í málefni næsta fundar? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 87,1% 12,9% 0,0% Enginn 0,0% 0,0% 0,0% Einn 0,0% 0,0% 0,0% Tveir 60,0% 40,0% 0,0% Þrír 50,0% 50,0% 0,0% Fjórir 100,0% 0,0% 0,0% Fimm 100,0% 0,0% 0,0% Sex eða fleiri 88,9% 11,1% 0,0% Ekki viss 100,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 50,0% 50,0% 0,0% Vil ekki svara 100,0% 0,0% 0,0% Eins og fram kemur í töflu 1 voru svör helmings þeirra nefndarmanna sem höfðu þrjá nefndarfundi þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör 40% þeirra nefndarmanna sem höfðu tvo nefndarfundi voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Nefndarmenn sem svöruðu að nefndarfundirnir væru sex eða fleiri voru 11,1% og svör þeirra þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Þar sem nefndarfundir voru fjórir eða fimm flokkuðust öll svör nefndarmanna sem viðunandi. Engin endurskoðunarnefnd hélt einungis einn fund. Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að kí kvaðratgildið var 7.1107 og p gildið var 0.007663 Þetta er því marktækt með p < .05. Tafla 1a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 1 og nr. 4. Viðunandi Ekki viðunandi Samtals Fjöldi nefndarfunda, þrír eða færri. 4 (6,16) [0,75] 3 (0,84) [5,50] 7 Fjöldi nefndarfunda, fjórir eða fleiri. Samtals 47 (44,84) [0,10] 51 4 (6,16) [0,75] 7 51 58 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 0.0316 og er marktækt miðað við p < .05. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. Í spurningu fjögur var spurt um hvort þau fundargögn sem nefndarmaður fékk hafi verið þess eðlis að viðkomandi hafi getað sinnt hlutverki sínu sem nefndarmaður. Það er nauðsynlegt að fá þau fundargögn sem þarf til þess að taka afstöðu til ákveðinna viðfangsefna. Tafla 2. Krosskeyrsla á spurningum nr. 1 og nr. 4. Telur þú að þau fundargögn sem þú færð fyrir hvern fund séu fullnægjandi svo þú getir sinnt hlutverki þínu sem nefndarmaður? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 90,3% 9,7% 0,0% Enginn 0,0% 0,0% 0,0% Einn 0,0% 0,0% 0,0% Tveir 100,0% 0,0% 0,0% Þrír 50,0% 50,0% 0,0% Fjórir 100,0% 0,0% 0,0% Fimm 100,0% 0,0% 0,0% Sex eða fleiri 91,7% 8,3% 0,0% Ekki viss 100,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 0,0% 100,0% 0,0% Vil ekki svara 100,0% 0,0% 0,0% Eins og fram kemur í töflu 2 voru svör helmings þeirra nefndarmanna sem höfðu þrjá nefndarfundi þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Nefndarmenn sem svöruðu að nefndarfundirnir hefðu verið sex eða fleiri voru 8,3% og svör þeirra þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Þar sem nefndarfundir voru tveir, fjórir eða fimm flokkuðust öll svör nefndarmanna sem viðunandi. Nefndarmenn sem ekki voru í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári svöruðu á þann hátt að svör þeirra flokkuðust sem ekki viðunandi. Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 29 Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að k í kvaðratgildið var 0.6769 og p gildið var 0.410643. Þetta er ekki marktækt miðað við p < .05. Tafla 2a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 1 og nr. 3. Fjöldi nefndarfunda, þrír eða færri. Viðunandi 6 (6,52) [0,04] Ekki viðunandi 1 (0,48) [0,55] Samtals 7 Fjöldi nefndarfunda, fjórir eða fleiri. Samtals 48 (47,48) [0,01] 54 3 (3,52) [0,08] 4 51 58 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 0.411. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. Í fimmtu spurningunni er spurt um virkar umræður þegar gagnrýnar spurningar eru bornar upp á nefndarfundum. Umræður eru mjög mikilvægur þáttur í því ferli að virkni endurskoðunarnefnda náist og viðhaldist. Tafla 3. Krosskeyrsla á spurningum nr. 1 og nr. 5. Eru virkar umræður á fundum þar sem bornar eru upp gagnrýnar spurningar? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 93,5% 6,5% 0,0% Enginn 0,0% 0,0% 0,0% Einn 0,0% 0,0% 0,0% Tveir 80,0% 20,0% 0,0% Þrír 100,0% 0,0% 0,0% Fjórir 100,0% 0,0% 0,0% Fimm 100,0% 0,0% 0,0% Sex eða fleiri 94,4% 5,6% 0,0% Ekki viss 100,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 50,0% 50,0% 0,0% Vil ekki svara 100,0% 0,0% 0,0% Eins og fram kemur í töflu 3 voru svör 20% þeirra nefndarmanna sem höfðu tvo nefndarfundi þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Nefndarmenn sem svöruðu að nefndarfundirnir hefðu verið sex eða fleiri voru 5,6% og svör þeirra þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör frá helmingi þeirra nefndarmanna sem ekki voru í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Þar sem nefndarfundir voru þrír, fjórir eða fimm flokkuðust öll svör nefndarmanna sem viðunandi. Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að kí kvaðratgildið var 1.348 og p gildið var 0.245634. Þetta er ekki marktækt miðað við p < .05. Tafla 3a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 1 og nr. 5. Fjöldi nefndarfunda, Fjöldi nefndarfunda, þrír eða færri. fjórir eða fleiri. Samtals Viðunandi 6 (6,64) [0,06] 49 (48,36) [0,01] 55 Ekki viðunandi 1 (0,36) [1,12] 2 (2,64) [0,15] 3 Samtals 7 51 58 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 0.3251 og er ekki marktækt miðað við p < .05. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. 4.7 Fjöldi funda með endurskoðanda og gæði fundargagna Fjöldi funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda, spurning nr. 2, er hér borin saman við þrjár spurningar, þ.e. spurningar nr. 3, 4 og 5. Spurning nr. 2 er krosskeyrð 30 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál til þess að athuga hvort fjöldi funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda hafi mögulega tengsl við gæði fundargagna. Í spurningunum um gæði fundargagna var notaður skali með hugtökunum alltaf, oftast, stundum, sjaldan, aldrei, veit ekki og vil ekki svara. Þessum hugtökum er endurraðað og skipt í þrjá flokka, „viðunandi“, „ekki viðunandi“ og „ekkert svar“. Hugtökin alltaf og oftast flokkast í „viðunandi“. Hugtökin stundum, sjaldan, aldrei og veit ekki flokkast í „ekki viðunandi“. Hugtakið vil ekki svara flokkast í „ekkert svar“. Ekki var spurt um ástæðu þess að viðkomandi merkti við vil ekki svara. Mögulega getur verið að viðkomandi sé nýr í endurskoðunarnefnd. Hversu oft fundaði endurskoðunarnefnd með ytri endurskoðanda á síðastliðnu rekstrarári/kjörtímabili? Í þriðju spurningunni var spurt um hvort fundargögn hefðu borist nefndarmanni með nægjanlegum fyrirvara með tillit til nefndarstarfa. Tafla 4. Krosskeyrsla á spurningum nr. 2 og nr. 3. Færð þú fundargögn með nægjanlegum fyrirvara til þess að geta sett þig inn í málefni næsta fundar? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 86,7% 13,3% 0,0% Enginn fundur 0,0% 0,0% 0,0% Einn fundur 75,0% 25,0% 0,0% Fjórir fundir eða Tveir fleiri fundir Þrír fundir 88,2% 95,0% 87,5% 11,8% 5,0% 12,5% 0,0% 0,0% 0,0% Ekki viss 0,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 33,3% 66,7% 0,0% Vil ekki svara 0,0% 0,0% 0,0% Eins og fram kemur í töflu 4 voru svör 25% þeirra nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt einn fund með endurskoðanda þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör 11,8% þeirra nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt tvo fundi með endurskoðanda voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör 5,0% þeirra nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt þrjá fundi með endurskoðanda voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Útkoman hér var sú að ekki viðunandi svörum fór fækkandi eftir því sem fundum með endurskoðanda fjölgaði. En þessi útkoma tekur aðra stefnu þegar skoðuð voru svör nefndarmanna sem héldu fjóra fundi eða fleiri með endurskoðanda. 12,5% svara voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör frá 2/3 hluta þeirra nefndarmanna sem ekki voru í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi, en að öllum líkindum hafa þessir aðilar ekki setið fund með endurskoðanda. Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að kí kvaðratgildið var 0.0254 og p gildið var 0.873475. Þetta er ekki marktækt miðað við p < .05. Tafla 4a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 2 og nr. 3. Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, tveir eða færri. Viðunandi 18 (18,20) [0,00] Ekki viðunandi 3 (2,80) [0,01] Samtals 21 Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, þrír eða fleiri. Samtals 34 (33,80) [0,00] 52 5 (5,20) [0,01] 8 39 60 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 1.0 og er ekki marktækt miðað við p < .05. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 31 Í spurningu fjögur var spurt um hvort þau gögn sem nefndarmaður fékk hafi verið þess eðlis að viðkomandi gæti sinnt hlutverki sínu sem nefndarmaður. Nauðsynlegt er að fá öll þau gögn sem þarf til þess að taka afstöðu til viðfangsefna og þannig sinnt starfsskyldum sínum. Tafla 5. Krosskeyrsla á spurningum nr. 2 og nr. 4. Telur þú að þau fundargögn sem þú færð fyrir hvern fund séu fullnægjandi svo þú getir sinnt hlutverki þínu sem nefndarmaður? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 90,0% 10,0% 0,0% Enginn fundur 0,0% 0,0% 0,0% Einn fundur 75,0% 25,0% 0,0% Fjórir fundir eða Tveir fleiri fundir Þrír fundir 100,0% 95,0% 93,8% 0,0% 5,0% 6,3% 0,0% 0,0% 0,0% Ekki viss 0,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 0,0% 100,0% 0,0% Vil ekki svara 0,0% 0,0% 0,0% Eins og fram kemur í töflu 5 voru svör 25% þeirra nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt einn fund með endurskoðanda þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör 5,0% þeirra nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt þrjá fundi með endurskoðanda voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör nefndarmanna sem héldu fjóra fundi eða fleiri með endurskoðanda voru þess eðlis að 6,3% voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör frá öllum þeim nefndarmönnum sem ekki voru í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi, en að öllum líkindum hafa þessir aðilar ekki setið fund með endurskoðanda. Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að kí kvaðratgildið var 0.9849 og p gildið var 0.320982. Þetta er ekki marktækt miðað við p < .05. Tafla 5a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 2 og nr. 4. Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, tveir eða færri. Viðunandi 20 (18,90) [0,06] Ekki viðunandi 1 (2,10) [0,58] Samtals 21 Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, þrír eða fleiri. Samtals 34 (35,10) [0,03] 54 5 (3,90) [0,31] 6 39 60 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 0.4122 og er ekki marktækt miðað við p < .05. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. Í fimmtu spurningu er spurt um virkar umræður þegar gagnrýnar spurningar eru bornar upp á nefndarfundum. Tafla 6. Krosskeyrsla á spurningum nr. 2 og nr. 5. Eru virkar umræður á fundum þar sem bornar eru upp gagnrýnar spurningar? Viðunandi Ekki viðunandi Ekkert svar Heild 93,3% 6,7% 0,0% Enginn fundur 0,0% 0,0% 0,0% Einn fundur 75,0% 25,0% 0,0% Fjórir fundir eða Tveir fleiri fundir Þrír fundir 94,1% 100,0% 100,0% 5,9% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Ekki viss 0,0% 0,0% 0,0% Var ekki í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári 33,3% 66,7% 0,0% Vil ekki svara 0,0% 0,0% 0,0% 32 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál Eins og fram kemur í töflu 6 voru svör þeirra 25% nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt einn fund með endurskoðanda þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör 5,9% nefndarmanna þar sem endurskoðunarnefnd hélt tvo fundi með endurskoðanda voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör nefndarmanna sem héldu þrjá eða fjóra fundi eða fleiri með endurskoðanda voru þess eðlis að engin svör voru flokkuð sem ekki viðunandi. Svör frá 2/3 hluta þeirra nefndarmanna sem ekki voru í endurskoðunarnefnd á síðastliðnu ári voru þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi, en að öllum líkindum hafa þessi aðilar ekki setið fund með endurskoðanda. Í kí kvaðratprófi var niðurstaðan sú að kí kvaðratgildið var 0.4239 og p gildið var 0.515016. Þetta er ekki marktækt miðað við p < .05. Tafla 6a. Kí kvaðratpróf, spurningar nr. 2 og nr. 5. Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, tveir eða færri. Viðunandi 19 (19,60) [0,02] Ekki viðunandi 2 (1,40) [0,26] Samtals 21 Fjöldi funda með ytri endurskoðanda, þrír eða fleiri. Samtals 37 (33,40) [0,01] 56 2 (2,60) [0,14] 4 39 60 Þar sem sum gildi voru lægri en fimm einingar þá var Fisher´s exact test gert til að athuga hvort önnur niðurstaða fengist. Svo reyndist ekki vera, Fisher´s exact test gildið var 0.6064 og er ekki marktækt miðað við p < .05. Kí kvaðratpróf samkvæmt Yates leiðréttingu breytir ekki niðurstöðunni. 4.8 Samantekt á niðurstöðum Nefndarfundir voru fimm eða fleiri hjá rúmlega 2/3 þátttakenda, mynd 1. Tæplega 20% þátttakenda svöruðu því til að nefndarfundir hefðu verið tveir til fjórir. Að meðaltali voru haldnir 5,2 nefndarfundir á ári. Um 60% þátttakenda sögðu að endurskoðunarnefndirnar hefðu fundað þrisvar eða oftar með ytri endurskoðanda, mynd 2. Um 35% þátttakenda sögðu að fundað hefði verið með endurskoðanda einu sinni eða tvisvar. Þau svör sem fram koma við þessum spurningum virðast ekki vera í mótsögn, þ.e. nefndarfundir eru fleiri en fundir með endurskoðanda. Hér fæst ákveðin heildarmynd af fundartíðni endurskoðunarnefnda í því umhverfi sem spurningar ná til, bæði hvað varðar nefndarfundi og fundi með ytri endurskoðanda. Vakin er athygli á því að gagnamagn er mun minna í íslensku umhverfi en í sambærilegu erlendu umhverfi, t.d. Norðurlönd, Bretland eða annað land í Evrópusambandinu. Varðandi spurninguna hvort fundargögn komi með nægjanlegum fyrirvara þannig að viðkomandi geti sett sig inn í málefnin sem tekin verða fyrir á fundi, svöruðu tæplega 30% þátttakenda alltaf, mynd 3. Um 58% svöruðu oftast. Þar sem fundir eru að meðaltali 5,2 á ári má áætla að einn eða tveir af þeim fundum beri þess merki að fundargögn komi ekki með nægjanlegum fyrirvara, eftir atvikum. Rúmlega 87% þeirra sem svöruðu sögðu að fyrirvarinn væri alltaf eða oftast nægjanlegur. Í tæplega 13% tilvika svöruðu þátttakendur stundum, sjaldan, aldrei eða veit ekki. Það er í raun ekki viðunandi. Ekki er deilt um það að mikilvægt sé að fundargögn séu þannig útbúin að hver nefndarmaður geti sinnt hlutverki sínu. Tæplega 50% þátttakenda segja að fundargögn séu alltaf þannig útbúin að nefndarmenn geti sinnt starfsskyldum sínum, mynd 4. Nefndarfundir eru að meðaltali 5,2 á ári og hver fundur hefur því um 20% hlutfall af heildinni. Rúmlega 40% svöruðu því til að oftast væru fundargögn þess eðlis að hægt væri að sinna hlutverki sínu. Því má meta það svo að í um 85% tilvika séu viðunandi aðstæður á nefndarfundum með tilliti til fullnægjandi fundargagna. Tæplega 10% þátttakenda svöruðu stundum, sjaldan eða veit ekki. Slík svör mætti túlka þannig að fundargögnum sé ábótavant. Einnig er mikilvægt að virkar umræður fari fram þegar gagnrýnar spurningar eru á Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 33 dagskrá, því þar koma oftar en ekki fram mikilvæg atriði. Best er að alltaf séu virkar umræður, þó svo að veigalitlar spurningar eigi í hlut. Tæplega 57% þátttakenda segja að alltaf séu virkar umræður þegar gagnrýnar spurningar eru bornar upp, mynd 5. Tæplega 95% þátttakenda svara að virkar umræður séu alltaf eða oftast þegar gagnrýnar spurningar eru ræddar. Um 5% þátttakenda svara stundum eða veit ekki. Tilgangurinn með því að krosskeyra gögn er að fá vísbendingu um það hvort fjöldi nefndarfunda hafi tengsl er snerta gæði fundargagna og umræðu að mati nefndarmanna. Spurning nr. 1 er notuð varðandi tilgátu 1 og hún krosskeyrð við þrjár spurningar, nr. 3, 4 og 5. Með þessari nálgun er verið að athuga hvort hægt er að fá vísbendingu um það hver lágmarksfjöldi nefndarfunda þarf að vera til þess að gæta að gæðum fundargagna og umræðna. Spurning nr. 2 er notuð varðandi tilgátu 2 og er hún krosskeyrð við þrjár spurningar, nr. 3, 4 og 5. Með þessari nálgun er er verið að athuga hvort hægt er að fá vísbendingu um það hver lágmarksfjöldi funda með endurskoðanda þarf að vera til þess að gæta að gæðum fundargagna og umræðna. Til að hafna eða ekki hafna tilgátum þá er notast við kí kvaðratpróf. Notuð er 2 x 2 nálgun. Fjöldi nefndarfunda er flokkaður í tvo hópa; 1) þrjá eða færri fundi og 2) fjóra eða fleiri fundi. Fjöldi funda með ytri endurskoðanda er flokkaður í tvo hópa; 1) tvo eða færri fundi og 2) þrjá eða fleiri fundi. Tilgátu 1, gæði fundargagna endurskoðunarnefnda eru ekki tengd við fjölda nefndarfunda. Mat þátttakenda átti það sameiginlegt að með auknum fjölda nefndarfunda hefðu gæði fundargagna og umræðu aukist, sjá töflur nr. 1, 2 og 3. Sérstaklega er bent á að þegar fjöldi nefndarfunda var fjórir eða fimm þá voru engin svör nefndarmanna þess eðlis að þau væru flokkuð ekki viðunandi. Þar sem nefndarfundir voru sex eða fleiri voru svör mun færri nefndarmanna þess eðlis að þau væru flokkuð sem ekki viðunandi miðað við tvo eða þrjá fundi. Það kemur fram í mati nefndarmanna að það er munur á gæðum fundargagna og umræðu á nefndarfundum eftir því hversu margir nefndarfundir eru haldnir. Þar sem nefndarfundir voru fjórir eða fimm voru öll svör nefndarmanna þess eðlis að þau voru flokkuð sem viðunandi. Af þessu er hægt að álykta að gæði fundargagna aukast þegar haldnir eru fjórir eða fleiri nefndarfundur í endurskoðunarnefndum. Sterk vísbending er um að tengsl séu á milli fjölda nefndarfunda og gæða fundargagna. Þrír og færri nefndarfundir minnka gæði fundargagna að mati nefndarmanna. Í kí kvaðratprófinu kemur fram að marktækur munur er á milli fjölda nefndarfunda, sjá töflu nr. 1a. Tilgátu 1 er því hafnað með tilliti til fjölda nefndarfunda og þess að fundargögn komi með nægjalegum fyrirvara til þess að nefndarmenn geti sett sig inn í málefni næsta fundar (spurning nr. 3). Niðurstaða úr kí kvaðratprófinu hvað varðar spurningar nr. 4 og 5 voru þess eðlis að ekki var hægt að hafna tilgátunni. Ekki fannst marktækur munur á milli fjölda nefndarfunda og þess að þau fundargögn sem nefndarmaður fær fyrir hvern fund séu fullnægjandi svo þú getir sinnt hlutverki þínu sem nefndarmaður (spurning nr. 4) sem og hvort virkar umræður á fundum þar sem bornar eru upp gagnrýnar spurningar (spurning nr. 5). Tilgátu 2, Gæði fundargagna endurskoðunarnefnda eru ekki tengd við fjölda nefndarfunda með ytri endurskoðendum. Mat þátttakenda átti það sameiginlegt að ekki var hægt að greina neina breytingu með auknum fjölda funda með ytri endurskoðanda sem tengst gætu gæðum fundargagna og umræðu, sjá töflur nr. 4, 5 og 6, í því samhengi sem hefur verið skoðað hér. Engar vísbendingar eru um að fjöldi funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda hafi áhrif á gæði fundargagna. Í krosskeyrslu á spurningum nr. 2 og 3, tafla 4, kemur fram að í öllum fundarflokkum, fjöldi funda, er að finna svör nefndarmanna þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi, frá 5,0% til 25,0%. Í krosskeyrslu á spurningum nr. 2 og 4, tafla 5, kemur fram að í þremur af fjórum fundarflokkum er að finna svör nefndarmanna þess eðlis að þau voru flokkuð sem ekki viðunandi. Í töflu 6 kemur fram að þar sem fundað var þrisvar eða oftar með ytri endurskoðanda voru öll svör nefndarmanna þess eðlis að þau voru flokkuð sem viðunandi, krosskeyrsla á spurningum nr. 2 og 5, nema hjá þeim sem ekki voru í endurskoðunarnefnd síðastliðið rekstrarár. Í kí kvaðratprófinu kemur fram að ekki er til staðar marktækur munur á milli fjölda 34 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda og breytanna þriggja sem eru í spurningum nr. 3, 4 og 5. Tilgátu 2 er því ekki hafnað með tilliti til fjölda funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda í öllum tilvikum. Engin marktæk tengsl á milli fjölda funda með ytri endurskoðanda og þeirra breytna sem er að finna í spurningum nr. 3, 4 og 5. 5. Umræður Niðurstöður rannsóknarinnar benda til þess að fjöldi nefndarfunda hafi tengsl við gæði fundargagna hvað varðar tímasetningu þeirra, tilgáta 1. Ekki fundust tengsl varðandi gagnrýnar umræður eða fullnægjandi fundargögn, tilgátur 1 og 2. Verklag og ábyrgð eykst að öllum líkindum þegar nefndarfundum fjölgar og festa kemst á framkvæmd funda. Ferli er einn þátta í módeli DeZoort o.fl. (2002) sem sett var fram til þess að skilgreina virkni endurskoðunarnefnda. Með því að skoða ferlið sérstaklega, án þess að skoða það í samhengi við inntak módelsins, er opnað á umræðu um hvað endurskoðunarnefndir gera í raun og veru (Brennan o.fl., 2015), en það hlýtur að vera lykilþáttur í því hvort endurskoðunarnefndir geti verið skilvirkar. Hvað varðar fjölda funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðanda er ekki hægt að draga þá ályktun að fjöldi funda hafi tengsl við gæði fundargagna þar sem tilgátu 2 er ekki hafnað. Hlutverk endurskoðunarnefnda er mikilvægt til að tryggja gæði og trúverðugleika ársreikninga gagnvart öllum haghöfum. Utanaðkomandi nefndarmenn eru líklegri til að auka á trúverðugleika bæði vegna þekkingar sinnar og sjálfstæðis. Í þessu sambandi eru samhverfar (e. asymmetric) upplýsingar nauðsynlegar sem nefndarmönnum eru veittar frá fyrirtækjunum, fundargögn, og með aukinni lagalegri ábyrgð stjórnenda aukast líkur á að þær séu veittar. Undir þetta taka Al-Mamun o.fl (2014) og halda því fram að reglulegir fundir endurskoðunarnefnda ásamt upplýsingagjöf geti dregið úr umboðsvanda. Fjöldi funda er líka talinn hafa hér áhrif og rannsóknir Menon og Williams (2005) benda til þess að fjöldi funda ásamt sjálfstæði nefnda veiti meira aðhald og leiði til betri afkomu og minni umboðsvanda. Rannsóknin er sú fyrsta sem gerð er með hliðsjón af ferli og störfum endurskoðunarnefnda á Íslandi. Rannsóknin er jafnframt sú fyrsta sem skoðar bæði fjölda funda endurskoðunarnefnda og fjölda funda endurskoðunarnefnda með ytri endurskoðenda sem vísbendingu um skilvirkni endurskoðunarnefnda. Jafnframt er leitast við að fá mynd af starfsemi endurskoðunarnefnda með því að spyrja spurninga um gæði fundargagna og hvenær þau berast og um gagnrýna umræðu. Höfundum er ekki kunnugt um að aðrir fræðimenn hafi reynt að bera saman fjölda funda annars vegar og starfsemi endurskoðunarnefnda út frá fundargögnum og umræðum á fundum hins vegar. Hér er verið að svara kalli þeirra fræðimanna sem hafa rannsakað endurskoðunarnefndir hvað mest (DeZoort o.fl., 2002; Bédard og Gendron, 2010; Fiolleau o.fl., 2019). Það skiptir jafnframt máli að verið er að kanna endurskoðunarnefndir í íslensku samhengi, þar sem þær hafa fengið litla sem enga athygli í rannsóknum en eru eins og annars staðar mikilvægur þáttur í stjórnarháttum fyrirtækja. Frekari rannsókna er þörf til þess að meta markvirkni og skilvirkni endurskoðunarnefnda. Skoða þarf alla þætti DeZoort (2002) líkansins og útfærslu Bédard og Gendron (2010) betur í hlutum og sem heild. Mikilvægt er að í framhaldinu verði gerðar rannsóknir byggðar á eigindlegri aðferðafræði þar sem viðtöl við nefndarmenn endurskoðunarnefnda og tengda aðila eru notuð til þess að fá dýpri innsýn í störf endurskoðunarnefnda á Íslandi. Heimildir: Al-Mamun, A., Yasser, Q. R., Rahman, M. A., Wickramasinghe, A., & Nathan, T. M.(2014). Relationship between Audit Committee Characteristics, External Auditors and Economic Value Added (EVA) of Public Listed Firms in Malaysia. Corporate Ownership and Control, 12(1), 899-910. Einar Guðbjartsson, Eyþór Ívar Jónsson og Jón Snorri Snorrason: Virkni endurskoðunarnefnda | 35 Anderson, R.C., Mansi, S.A., and Reeb, D.M. (2004). Board Characteristics, Accounting Report Integrity, and the Cost of Debt. Journal of Accounting and Economics, 37(3), 315- 342. Appuhami, R. og Tashakor, S. (2017). The Impact of Audit Committee Characteristics on CSR Disclosure: An Analysis of Australian Firms. Australian Accounting Review, 27(4), 400-420. doi: 10.1111/auar.12170 ASIC, Australian Securities & Investment Commission. (2019, September 19.). Audit Quality – The Role of Directors and Audit Committees. https://asic.gov.au/regulatory-resources/financial-reporting-and-audit/ auditors/audit-quality-the-role-of-directors-and-audit-committees/ Beasley, M., Carcello, J., Hermanson, D., & Lapides, P. (2000). Fraudulent Financial Reporting: Consideration of Industry Traits and Corporate Governance Mechanisms. Accounting Horizons, 14, 441-454. Bedard, J., Chtourou, S.M., and Courteau, L. (2004). The Effect of Audit Committee Expertise, Independence, and Activity on Aggressive Earnings Management. Auditing: A Journal of Theory and Practice 23(2), 13-35. Bédard, J. and Gendron, Y. (2010). Strengthening the Financial Reporting System: Can Audit Committees Deliver? International Journal of Auditing, 14(2), 174-210. Blue Ribbon Committee on Improving the Effectiveness of Corporate Audit Committees (1999). Report and Recommendations of the Blue Ribbon Committee on Improving the Effectiveness of Corporate Audit Committees. New York, NY: New York Stock Exchange and National Association of Securities Dealers. Braswell, M. (2018). Audit Committee Member Tenure and Earnings Management. International Review of Accounting, Banking and Finance, 10(1/2), 43-71 Brennan, M.N. og Kirwan, D.C. (2015). Audit Committees: Practices, Practitioners and Praxis of Governance. Accounting, Auditing & Accountability Journal, 28(4), 466-493. doi10.1108/AAAJ-01-2015-1925 Church, K.B., Jenkins, J.G. & Stanley, D.J. (2018). Auditor Independence in the United States: Cornerstone of the Profession or Thorn in Our Side? Accounting Horizons, AAA. 32(3), 145–168. doi10.2308/acch-52122 Churchill, G. A. (2002). Marketing Research: Methodological foundations. Fort Worth: Harcourt College Publishers. Cohen, J., Krishnamoorthy, G. & Wright, A. (2004). The Corporate Governance Mosaic and Financial Reporting Quality. Journal of Accounting Literature, 23, 87-152. CPA (2017, September 16.). Chartered Proffessional Accountants, Ontario. The Importance of Professional Judgment and Professional Skepticism in Conducting a Review Engagement. https://media.cpaontario.ca/stewardship-of-the-profession/pdfs/Importance-of-Professional-Judgement-and-Professional-Skepticism.pdf Deloitte (2019, September 17.). What Audit Committees Want from CFOs. https://www2.deloitte.com/us/en/ pages/finance/articles/cfo-insights-audit-committees.html DeZoort, F. T., Hermanson, D., Archambeault, D. & Reed, S. (2002). Audit Committee Effectiveness: A Synthesis of the Empirical Audit Committee Literature. Journal of Accounting Literature, 21, 38-75. EFRAG, 2012. Towards a Disclosure Framework for the Notes. Discussion paper. European Financial Reporting Advisory Group, Belgium. Einar Guðbjartsson og Jón Snorri Snorrason (2017). Umhverfi og starfsemi endurskoðunarnefnda – bakgrunnur nefndarmanna og traust á fjárhagsupplýsingum. Tímarit um viðskipti og efnahagsmál, 14(1), 25-42. Einar Guðbjartsson, Eyþór I. Jónsson og Jón Snorri Snorrason (2018). Endurskoðunarnefndir: Samsetning og góðir stjórnarhættir. Tímarit um viðskipti og efnahagsmál, 15(2), 73-96. EU, 537/2014 (2019, September 17.). EU-Regulation No. 537/2014 of the European Parliament and the Council of 16 April 2014, on specific requirements regarding statutory audit of public-interest entities and repealing Commission Decision 2005/909/EC. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0537 EU (2006). (2017, August 17.). Directive 2006/43/EC of the European Parliament and of the Council. https:// eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri= CELEX%3A02006L0043-20140616 Fama, E.F. & Jensen, M. (1983). Separation of Ownership and Control. Journal of Law and Economics, 26, 301-325. FEE, 2016. (2017, September 15). Federation of European Accountants, 1040 Brüssel, January 2016. https:// www.accountancyeurope.eu/publications/the-impact-of-the-auditreform-on-audit-committees-in-europe/ Fiolleau, K., Hoang, K. & Pomeroy, B. (2019). Auditors‘ Communication with Audit Committees: The Influence of the Audit Committee‘s Oversight Approach. Auditing: A Journal of Practice & Theory, 28(2), 125 – 150. FRC (2012). (2019, September 16.). Financial Reporting Council. Guidance on Audit Committees. https://www. frc.org.uk/getattachment/9ac07916-ea56-4027-864a-11ef9bfa24e4/Guidance-on-Audit-Committees-(September-2012).pdf IFRS (2017). Disclosure Initiative—Principles of Disclosure. Discussion Paper DP/2017/1. IFRS Foundation Publications Department. London. UK. IFRS 7. Financial Instruments: Disclosure. IASB 2009. IFRS 12. Disclosure of Interests in Other Entities. IASB 2013. IFRS 13. Fair Value Measurement. IASB 2013. IFRS 16. Leases. IASB 2019. Jenkins, J. G. & Stanley, D. J. (2019). A Current Evaluation of Independence as a Foundational Element of the Auditing Profession in the United States. Current Issues in Auditing, 13(1), 17–27. 36 | Tímarit um viðskipti og efnahagsmál Jensen, M.C. & Meckling, W.H. (1976). Theory of the Firm, Managerial Behaviour, Agency Costs and Ownership Structure, Journal of Financial Economics, 3(4), 305-60. Kolk, A. & Pinkse, J. (2010). The Integration of Corporate Governance in Corporate Social Responsibility Disclosures, Corporate Social Responsibility and Environmental Management, 17(1), 15–26. Li, X., & Yang, H.I. 2015, ‘Mandatory Financial Reporting and Voluntary Disclosure: The Effect of Mandatory IFRS Adoptionon Management Forecasts’, The Accounting Review, 91(3): 933–53. Lög um ársreikninga, nr. 3 frá 2006. Lög um endurskoðendur og endurskoðun, nr. 94 frá 2019. Mangena, M., & Tauringana, V. (2008). Audit Committees and Voluntary External Auditor Involvement in UK Interim Reporting. International Journal of Auditing, 12(1), 45-63. McMullen, D.A., & Raghundandan, K. 1996. Enhancing Audit Committee Effectiveness. Journal of Accountancy, 182(2), 79-82. McDaniel, L., Martin, R. D., & Maines, L. A. (2002). Evaluating Financial Reporting Quality: The Effects of Financial Expertise vs. Financial Literacy. The Accounting Review, 77(4 Supplement: Quality of Earnings Conference), 139–167. Menon, K., & Williams, J. D. (1994). The Use of Audit Committees for Monitoring. Journal of Accounting and Public Policy, 13(2), 121-139. NACD, National Association of Corporate Directors (2000). Report of the NACD Blue Ribbon Commission on Audit Committees: A practical guide. Washington, DC: National Association of Corporate Directors. NYSE: Corporate Governance Guide. First published: 2014. (2019, September 18.). ISBN: 978-0-9565842-6-7 Power, M.K. & Gendron, Y. (2015). Research Forum on Qualitative Research in Auditing. Auditing: A Journal of Practice & Theory. 34(2), 1-2. DOI: 10.2308/ajpt-10458 Ragnheiður Harpa Arnardóttir (2013). Megindlegar rannsóknir: Gerð rannsóknaráætlunar og yfirlit yfir helstu rannsóknarsnið. Sigríður Halldórsdóttir (ritstjóri), Handbók í aðferðafræði rannsókna (377–392). Akureyri: Háskólinn á Akureyri. Sabia, M. J. & Goodfellow, J. L. (2005). Integrity in the Spotlight, 2nd ed. Toronto: The Canadian Institute of Chartered Acountants. Spira, L. F. (2002). The Audit Committee: Performing Corporate Governance. Boston, MA: Kluwer. Verriest, A., Gaeremynck, A. & Thornton, D.B. (2013). The Impact of Corporate Governance on IFRS Adoption Choices. European Accounting review, 22(1): 39–77. Williams, S. P. (2005). Meet the Experts. Accounting Horizons, 19(4), 255-265. Wu, J., Habib, A., Weil, S. & Wild, S. (2017) Exploring the Identity of Audit Committee Members of New Zealand Listed Companies. International Journal of Auditing, 22(2), 164-184. DOI: 10.1111/ijau.12111.