Manajemen Perpustakaan perguruan tinggi

LAPORAN OBSERVASI UPT UNIVERSITAS SEMARANG MATA KULIAH MANAJEMEN PERPUSTAKAAN KELOMPOK 3 Fatmawati 13040111120003 Tri Bhekti Nihayati 13040111120014 Alwan Fauzan 13040111120017 Haryadi Tri Utomo 13040111130032 Dosen Pengampu : Sri Sumarsih Jurusan S1. Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro 2013 Kata Pengantar Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya laporan observasi ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Tidak lupa kami juga mengucapkan terimakasih kepada pihak UPT Perpustakaan Universitas Semarang yang telah memberikan informasi yang kami butuhkan, dan juga kepada pihak yang telah ikut serta membantu dalam peneyelesaian laoran ini. Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perpustakaan semester 4 jurusan S1 Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya Uiversitas Diponegoro. Penulis menyadari bahwa semua yang ada di dunia ini tak pernah ada yang sempurna begitu juga dengan laporan yang telah kami selesaikan ini, oleh karena itu saran dan kritik dari para pembaca sangat kami harapkan untuk kebaikan di masa yang akan datang. Semarang, 18 Juni 2013 Penulis Daftar Isi DAFTAR ISI  Kata pengantar...............................................................................i  Daftar isi...................................................................................... ii  BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Observasi............................................................1  B. Perumusan Masalah....................................................................1  C. Tujuan Penulisan....................................................................... 1  D. Methode observasi......................................................................2 E. Deskripsi kegiatan.......................................................................2 BAB II DESKRIPSI HASIL OBSERVASI Sejarah pendirian UPT Perpustakaan USM................................3 Pengertian Manajemen perpustakaan..........................................4 Teori-teori manajemen dan penerapanya....................................4 Bentuk koordinasi diantara staff yang ada..................................8 Analisis kelebihan dan kelemahan sistem manajemen yang diterapkan di UPT Perpustakaan USM.............................9 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan.............................................................................13  B. Saran......................................................................................13 C. Foto-foto hasil observasi...........................................................14 BAB I Pendahuluan Latar Belakang Observasi Perpustakaan merupakan lahan yang kaya dengan sumber informasi , baik berupa informasi tercetak maupun informasi yang digital. Kegiatan di perpustakaan tidak hanya berkaitan dengan tugas pengadaan , pengolahan, penyimpanan, pelayanan dan pelestarian , namun perpustakaan juga memiliki manajemen perpustakaan yang berfungsi dalam proses kerja baik pra peleksanaan, pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan kegiatan yang ada di perpustakaan. Manajemen ini terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan staffing yang bertujuan untuk mencapai target- target yang telah di tentukan suatu instansi sesuai dengan kebutuhan instansinya. Hal inilah yang menjadi latar belakang kami menyusun laporan ini setelah melakukan observasi ke UPT Perpustakaan Universitas Semarang, dan juga merupakan tugas akhir kelompok dari dosen kami mata kuiah manajemen perpustakaan semester empat jurusan ilmu perpustakaan Faakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro mengenai teori manajemen dan koordinasi antara pimpinan dan staf di perpustakaan yang telah kami pelajari. B.     Rumusan Masalah 1.      Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan USM ? 2.      Apakah pengertian Manajemen Perpustakaan? 3.      Bagaimanakah penerapan fungsi dan teori manajemen di UPT PerpustakaanUSM ? 4. Bagaimana koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan perpustakaan lain ? 5.     Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) USM ? C.    Tujuan 1.      Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) USM 2.      Memahami dan mengetahui pengertian dari Manajemen Perpustakaan. 3.      Memahami dan mengetahui fungsi dan penerapan teori manajemen yang ada di UPT Perpustakaan USM 4. Mengetahui hubugan koordinasi antara pimpinan dan staf yang ada di UPT Perpustakaan USM 5.     Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem manajemen yang ada di UPT Perpustakaan USM D.    Metode Observasi Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang penerapan teori manajemen di perpustakaan USM ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan seperti kepala perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, pihak bagian layanan, pengolahan maupun pihak lain yang menunjang informasi yang dibutuhkan. Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan, buku panduan, dan meninjau langsung bagian runagan yang ada di perpustakaan. E.Kegiatan Observasi Adapun pelaksanaan kegiatan Observasi ke UPT Perpustakaan USM yang dilakukan oleh kelompok tiga diadakan pada waktu dan tanggal sebagai berikut : Hari : Rabu Tanggal : 12 Juni 2013 Jam : 11.00 s/d selesai Lokasi : Universitas Semarang, Jl. Soekarno Hatta , Semarang (024) 670 2757 E-mail : [email protected] Kegiatan wawancara yang dilakukan tepat pada sasaran tempat yang dituju yaitu kepala UPT perpustakaan USM bapak saiful Hadi serta direspon baik oleh staf bagian pengelolaan, layanan dan ppelestarian bahan pustaka, sehingga wawancara berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan observasi yang dilakukan. BAB II PEMBAHASAN Sejarah Pendirian UPT Perpustakaan USM Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Semarang dioperasikan sejak tahun 1987 bersamaan dengan berdirinya Politeknik Semarang yang memiliki koleksi berjumlah 804 judul buku (1.459 eksemplar). Perpustakaan Universitas Semarang menempati Gedung Serba Guna Lantai 3 di Jl. Atmodirono No. 11 sampai dengan tahun 1993, kemudian pada tahun 1999 pindah ke kampus III Jl. Soekarno-Hatta Tlogosari yang menempati Gedung B (Ir. Widjatmoko) lantai 2 dan 2 balkon dengan luas bangunan ± 4.532 m² yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dijangkau oleh semua fakultas/unit di lingkungan Sivitas Akademika Universitas Semarang. Sejak saat itu, perpustakaan dikelola secara profesional dan tiap waktu selalu meningkatkan pengadaan buku maupun pelayanan kepada sivitas akademika yang ditangani oleh tenaga yang handal. Koleksi buku dan bahan pustaka non buku saat ini berjumlah 15.344 judul dan 28.454 eksemplar meliputi berbagai bidang disiplin ilmu yaitu : bidang ilmu hukum, manajemen, akuntansi, teknik sipil, teknik elektro, teknologi hasil pertanian, peternakan, psikologi, teknik informatika, sistem informasi, ilmu komunikasi, agama, lingkungan hidup, kamus dan ensiklopedi. Koleksi buku-buku akan terus dilengkapi melalui kerjasama perpustakaan pusat dengan perpustakaan fakultas serta dengan perpustakaan lain, penerbit buku, agen-agen buku asing, dan lain-lain. Disediakan pula ruang baca dan ruang belajar yang cukup memadai serta sarana penelusuran baik kartu katalog maupun katalog komputer dengan program CDS/ISIS versi 3.7 (versi dos) pada tahun 1993. Program tersebut digunakan dalam rangka penelusuran informasi koleksi dan pengolahan bahan pustaka. Mulai pertengahan tahun 1999 dikembangkan pada bidang sirkulasi untuk penggunaan peminjaman dan pengembalian buku. Pada tahun 2004 perpustakaan mengembangkan pelayanan dengan menambah software baru yaitu New Clipping yang berisikan artikel-artikel dari berbagai surat kabar/majalah yang disajikan dalam bentuk eletronik dengan data mulai tahun 2001 s/d 2004 dan bisa dicetak jika dibutuhkan untuk membantu pengguna perpustakaan. Pada pertengahan bulan September 2006 perpustakaan mengembangkan sayap mengganti CDS/ISI ke software baru Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (SIPUS versi 0.3) untuk meningkatkan pelayanan yang optimal terhadap pengguna atau pengunjung perpustakaan baik pengolahan bahan pustaka yang sudah memakai barcode, sirkulasi dengan scanner, penelusuran kembali, dan laporan kegiatan perpustakaan. untuk sementara semua kegiatan UPT Perpustakaan tidak bisa dicover lagi karena semua data buku sudah dimasukkan di Database SIPUS. Bulan Oktober tahun 2009 UPT Perpustakaan Universitas Semarang memberanikan diri untuk mengganti software perpustakaan, karena SIPUS sudah tidak bisa digunakan kembali. Software Portal Senayan Library Automation yang dikembangkan oleh Pusat Informasi & Humas Depdiknas RI dengan Released Under GNU GPL Licence. SENAYAN adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan. Keunggulan SENAYAN adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir di semua sistem operasi yang menjalankan bahasa pemrograman PHP dan RDBMS MySQL. Pengertian Manajemen Perpustakaan Manajemen perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen.Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen (Sutarno, 2006:20). Teori-teori manajemen dan penerapanya Secara keseluruhan, manajemen di perpustakaan UPT Perpustakaan USM yakni menyatukan perpustakaa dengan semua sistem informasi yang ada di USM yang terintegrasi dengan SIA, siepus, Keuangan , registerasi mahasiswa baru dan informasi lainya. Adapun fungsi manajemen yang ada yaitu : Perencanaan Konsep perencanaan Perencanaan di adakan bertujuan untuk Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah , Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan, kontrol penggunaan anggaran dan lain-lain. Untuk memastikan pengembangan yang efektif, baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana induk pengembangan universitasnya.. Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan berdasarkan keadaan saat ini dan proyeksi keadaan dimasa datang. Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan perguruan tinggi dalam membuat perencanaan. Penerapan di UPT Perpustakaan USM 1. Perncanaan yang dilakukan untuk beberapa bulan kedepan adalah pengintegrasian seluruh sistem informasi yang ada di USM, seperti pengintegrasian dengan SIA, keuangan, registerasi, dan pembayaran uang semester tujuannya untuk memudahkan seluruh sistem kerja yang ada, memudahkan dalam layanan sehingga kartu tanda mahasiswa juga bisa digunakan untuk mengakses seluruh layanan yang ada di perpustakaan serta ketika akan masuk kuliah dan wisuda agar lebih efisien waktu , biaya dan tenaga. 2. pengadaan koleksi untuk beberapa kali dalam satu tahun tahun dengan anggaran sebanyak 200 Juta Rupiah yang diperoleh langsung dari pimpinan rektorat.untuk saat ini koleksi yang ada di UPT Perpustakaan USM sebanyak 13.769 buku termasuk jurnal dan karya ilmiah . 3. Berhubung koleksi-koleksi yang ada di perpustakaan belum memiliki sistem pengaman seperti pita magnetik atau pintu alarm keamanan, pihak perpustakaan juga berencana mengusulkan proposal unrtuk pengadaaan alat pengaman tersebut. 4. USM juga berencana membangun gedung khusus untuk UPT Perpustakaan yang lebih besar lagi dan tidak lagi bergabung dengan ruangan atau gedung yang lain. 5. perpustakaan juga mengadakan kegiatan rutin, seperti pelatihan pemanfaatan jurnal, diskusi antar staf perpustakaan , pendelegasian staff serta study banding ke perpustakaan perguruan tinggi lainnya. Pengorganisasian Organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu keterikatatan (perjanjian) untuk mencapai suatu tujuan bersama . Unsur-unsur organiasi terdiri atas : Bentuk yaitu berbentuk bagan atau skema (lini, staf, lini dan staf, fungsional) Struktur atau kerangka yaitu pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab Jabatan-jabatan merupakan formasi-formasi jabatan yang harus diisi oleh orang-orang yang tepat Prinsip-prinsip organiasi yang terpenting a. Tujuan yang akan dicapai b. Pembagian dan penugasan kerja yang homogin c. Keseimbangan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab bentuk struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi makro dimana tanggung jawab langsung ke rektorat USM Semarang, di ketuai oleh pak saiful Hadi, ST . Meskipun beliau buka llusan ilmu perpustakaan, namun beliau telah belajar tentang kepustakaan selama enam bulan bersama staf yang lain. berikut adalah struktur organisasi yang kami peroleh dari observasi di UPT Perpustakaan USM: STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN USM SEMARANG KEPALA UPT PERPUSTAKAAN REKTOR PEMBANTU REKTOR KEPALA TATA USAHA BIDANG LAYANAN BIDANG AKUISISI PUSTAKAWAAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA KATALOGISASI & KLASIFIKASI OTOMASI (KOMPUTERISASI) OPAC (CETAK KATALOG) REFERENSI SIRKULASI SKRIPSI KARYA TULIS LAPORAN PENELITIAN TERBITAN BERSERI ADMINISTRASI KEUANGAN KERJASAMA PENGADAAN PENGEMBANGAN SARANA & PRASARANA STAFING Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Langkah-langkah dalam pengisian jabatan: 1. Penyusunan rencana ketenagaan/SDM 2. Rekrutmen 3. Seleksi dan penempatan 4. Induksi dan orientasi 5. Pemindahan Staf 6. Latihan dan pengembangan staf 7. Penilaian Dari hasil observasi , kami memperoleh keterangan mengenai stafing di UPT perpustakaan USM , para pustakawan diseleksi seseuai dengan bakat dan kemampuanya dibidang kepustakaan, memiliki tanggung jawab dan integritas serta mampu ekerja dalam team work, perpustakaan pusat USM memiliki staf dengan jumlah pegawainya sebanyak 7 orang , satu pemimpin dan dengan bantuan mahasiswa-mahasiwa yang magang di perpustakaan, namun tidak untuk membantu dalam hal yang teknis melainkan hanya membantu dalam layanan saja, dan juga dalam kagiatan administrasi diperpustakaanya, karena biasanya yang magang dari sekolah kejurusan (SMK) dan juga ada mahasiswa dari perguruan tinggi lain yang magang seperti dari Undip,dan UI. Jumlah mahasiswa yang sedang magang berjumlah 2 orang dan dua siswa SMK.Bagian layanan sirkulasi dibantu oleh mahasiswa yang magang dari USM sendiri. Untuk meningkatkan kinerja staf, organisasi inij mengadakan kegiatan yyang bertujuan untuk memberikan pelatihan, keterampilan dan pengalaman bagi stafnya seperti outbond, pendelegasian pelatihan yang diadakan di Unversitas lain atau lemabag pemerintahan , menghadiri ndangan seminar atau workshop..Selain itu bagi staf yang memiliki kinerja kerja yang rendah, staf akan ditegur dan diberi bimbingan , atau bahkan mengadakan konsultasi sesama staf agar staf bertambah semangat dan terpacu untuk memberikan hasil kerja yang baik bagi perpustakaan KEPEMIMPINAN Pemimpin merupakan kunci pokok dalam pelaksanaan dalam memimpin dan mengawasi kerja stafnya serta dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pemimpin merupakan kunci keberhasilan perpustakaan dalam mencapai tujuan organisa , dibawah ini ada beberapa ciri pemimpin yang diutuhkan perpustakaan yaitu Mampu memimpin dan mengawasi staf, memiliki kemampuan dalam berkomunikasi, memiliki Keluwesan,cerdas, Kesediaan menerima tanggung jawab,memliki ketrampilan sosial, Kesadaran akan diri dan lingkungan. Perpustakaan dipimpin oleh seorang yang bergelar sarjana teknik , kepala perpustakaanya bernama Saiful Hadi, ST. Meskipun tidak berasal dari jurusan ilmu perpustakaan namun bapak Saiful telah memiliki pengalaman dibidang kepustakaan melalui pelatihan-pelatihan yang diikuti. Cara memimpin staf yang dilakukan adalah friendly, tidak otoritas, semua rencana didiskusikan secara bersama, masalahpun dibahas dan mencarikan solusinya secara bersama dan terbuka. Pemimpin juga menjadi contoh bagi stafnya, jadi bapak saiful menerapkan ajaran untuk saling menegur jika ada yang salah secara baik-baik, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar. D.koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan perpustakaan lain Koordinasi antara pimpinan dan staf sangatlah penting, terbentuknya organisasi yang baik dan tujuan yang tercapai merupakan hasil dari koordinasi yang baik dan selalu kompak. Dalam koordinasi yang dijalin dibutuhkan komunikasi yang aktif baik komunikasi verbal maupun nonverbal . Pembagian kerja yang sesuai dan tepat akan menghasilkan hasil yang mantap pula. Para staf dan pimpinan di UPT Perpustakaan pusat USM memilki sistem koordinasi dan komunikasi yang berkelanjutan, melalui outbond, pelatihan, seminar dan peningkatan keahlian membentuk jiwa yang selalu kompak dan mencintai pekerjaan, jika diantar staf aatau pimpinan terjadi ketidaksesuain, tujuan yang telah ditetapkan tidak akan pernah tercapai , jadi koordinasi diantara semua anggota sangat dibutuhkan. Analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit Perpustakaan Pusat (UPT) USM Analisis KEKEPAN(Kekuatan, Kelemahan,Peluang,dan Ancaman Kekuatan perpustakaan perlu dikembangkan dalam rangka mencapai tujun perpustakaan, halyang harus dikembangkan antara lain, perhatian pimpinan perguruan tinggi, staf, dan civitas akademika sebagaai pendukung sekaligus pengguna perpustakaan.kekuatan yang dimiliki perpustakaan USM adlah adanya dukungan yang antusias dari rektor USM untuk sellau memikirkan bagaimana memperoleh dana yang mencukupi untuk membangun UPT perpustakaan yang baru dan lebih besar lagi serta para staf yang memiliki komitmen untuk memajukan organisasinya. Kelemahan perpustakaan adalah keadaaan yang dapat menghambat perkembangan perpustakaan. Antara lain, struktur yang kurang jelas, miskin anggaran, cueknya pimpinan , rendahnya tingkat pengunjung perpustakaan, ruang yang sumpek sempit dan sesak, miskin koleksi. Dan saaat sekarang ini kelemahan yang dihadapi perpustakaan yaitu ruangan yang kecil serta layanan yang rata-rata masih manual. Serta koleksi yang masih kurang memadai dibanding dengan jumlah kebutuhan pengguna yang beragam. Peluang adalah faktor yang mungkin dapat membantu perkembangan perpustakaan sekolah antara lain, seponsor,bantuan dari Pemerintah Daerah,bantuan dari LSM,proyek. Ancaman adalah faktor yang mungkin dapat menghambat perkembangan perpustakaan, ancaman ini dapat berasal dari luar dan dari dalam. Kalau dari dalam kurang minat baca siswaatau mahasiswa, guru atau dosen kurang memberi contoh membaca, cueknya pimpinan, tak pedulinya pemerintah. Sedangkan yang dari luar adalah maraknya playstation, merebaknya mall, internet ang mudah diakses oleh siapa saja dan tayangan televisi, bisa menghancurkan semua rencana dan tujauan yang ingin dicapai perpustakaan USM Semarang. Penutup Kesimpulan dan saran Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan USM Semarang pada hari Rabu tanggal 12 Juni 2013, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut : UPT Perpustakaan USM merupakan salah satu sarana strategi dalam meningkatkan sumber daya manusia sivitas akademika USM berupa layanan menyediakan, mengolah, mendayagunakan, dan memeihara bahan pepustakaan , layanan refrensi serta urusan tata usaha perpustakaan. Di dalam pengembangan layanan dan koleksi dibutuhkan manajemen yang matang agar peprustakaan dapat bekerja secara optimal dan mampu mencapaai tujuan yang telah ditetapkan Universitas serta mampu mewujudkan tri dharma perguruan tinggi. Adapun manajemen yang diterapkan seperti manajemen perncanaan , pengorganisasian, kepemimpinan serta staaffing. Untuk menjalankan keseluruh fungsi manajemen diatas dibutuhkan koordinasi yang baik antara para staff serta pimpinan yana ada. Saran : Sistem keamanan harus lebih ditingkatkan seperti pemasangan pita magnetik di dalam bahan pustaka agar tidak lagi terjadi kehilangan yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Tempat penitipan tas harus dirancang menggunakan loker yang memiliki kunci agar barang-barang yang ditipkan aman dan pengunjung merasa nyaman menitipkan barangnya. Program kerja harus lebih bervariatif seperti mengadakan seminar, atau talkshow tentang kepustakaan Kerjasama dengan perpustakaan lain harus di tingkatkan agar memiliki link yang lebih luas sehingga mampu memcahkan masalah seara bersama-sama. Gambar : koleksi-koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Gambar : koleksi skripsi mahasiswa USM Gambar : pengolahan koleksi Gambar : koleksi non cetak / bentuk CD Gambar : suasana saat wawancara dengan kepala UPT Perpustakaan USM Gambar : foto bersama setelah observasi i