A Documentação Escolar e A Fé de Ofício

PRÁTICAS DE
SECRETARIA ESCOLAR
Unidade 3
CEO
DAVID LIRA STEPHEN BARROS
DIRETORA EDITORIAL
ALESSANDRA FERREIRA
GERENTE EDITORIAL
LAURA KRISTINA FRANCO DOS SANTOS
PROJETO GRÁFICO
TIAGO DA ROCHA
AUTORIA
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA

Francineide Rodrigues Passos Rocha
AUTORIA
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha.

Sou graduada em Pedagogia, com uma experiência técnico-pro-
fissional na área de Educação, com especialização em Psicopeda-
gogia Institucional e sou Mestra em Educação. Trabalho na área
da Educação há mais de 15 anos, perpassei da Educação Infantil
ao Ensino Superior. Atualmente sou Orientadora Educacional da
rede municipal de ensino, concursada na Prefeitura Municipal de
Santa Rita - PB. Como professora, lecionei na Fundação Bradesco
e na Universidade Federal da Paraíba; como Tutora a distância,
atuei como professora pesquisadora na Co-orientação de traba-
lhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Facul-
dade Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir
Unidade 3
minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas

profissões. Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a inte-
grar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em
poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte
comigo!
4 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

ÍCONES
Unidade 3
PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 5

Documentação escolar e a fé de ofício .................................... 9
SUMÁRIO
Técnicas e ferramentas de arquivismo ................................. 21

Escrita documental de documentos escolares oficiais......... 33
Secretaria escolar digital......................................................... 46
Unidade 3

Você sabia que a documentação apresentada no âmbito
APRESENTAÇÃO
escolar é vasta e requer dos profissionais da secretaria um do-
mínio técnico e do léxico, além da legislação? O conhecimento
sobre esses documentos, como elaborar, arquivar e reconhecer
a sua funcionalidade são considerados uma função pública, mas
dentro de um padrão jurídico, pois precisa comprovar credibili-
dade e confiança de quem a exerce. No decorrer desta unidade,
vamos conhecer como podem ser classificados esses documen-
tos. Você sabe quais as classificações atribuídas aos documentos
escolares? E que a partir dessa classificação os documentos são
arquivados? Isso mesmo, as escolas cumprem múnus público e
estão obrigadas a preservarem seus documentos. Outra coisa,
já parou para pensar sobre o que acontece com os documentos
Unidade 3
de uma escola que foi extinta? Onde encontrar esses documen-
tos? Documentos são memórias que precisam ser conservadas,
eles representam a história de pessoas, locais, entre outros. En-
tendeu? Ao longo desta unidade letiva, você vai mergulhar nesse
universo!

Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso objetivo
OBJETIVOS
é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências

profissionais até o término desta etapa de estudos:
1. Conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal

dos procedimentos de produção de documentos esco-
lares.
2. Organizar a documentação escolar, aplicando técnicas

de arquivismo e métodos de consulta rápida dos docu-
mentos.
3. Produzir documentos oficiais e formais, de acordo com

a legislação pertinente e as boas práticas de linguística
e estética documentacional.
4. Aplicar as tecnologias e ferramentas de documentação

Unidade 3
digital e suas aplicações na secretaria escolar, buscando

amparo legal para a segurança jurídica da instituição.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao

conhecimento? Ao trabalho!

Documentação escolar e a fé
de ofício
Ao término deste capítulo, você será capaz de
conscientizar-se sobre a responsabilidade ética
e legal dos procedimentos de produção de docu-
OBJETIVO mentos escolares. Isso será fundamental para o
exercício de sua profissão. E então? Motivado para
desenvolver esta competência? Vamos lá. Avante!
Como conhecemos, a escola é uma instituição que contri-

bui para a formação das pessoas e sua responsabilidade é muito
grande. As pessoas que trabalham na escola acabam exercendo
um papel social. Elas educam conforme suas atribuições e espe-
Unidade 3
cificidades. Essas pessoas estão juntas, trabalhando com alguns
objetivos em comum, um deles é: educar pessoas (crianças, ado-
lescentes, jovens e adultos) que saibam exercer a cidadania nas
múltiplas possibilidades no sentido da palavra.
Dessa forma, a escola em sua natureza é uma instituição

assim como as outras instituições que necessitam funcionar
bem para que seu papel social seja cabal. Por isso, cada pessoa
adota um papel social, e o exerce conforme suas atribuições e as
necessidades que aparecem. A escola pode ser vista como um
organismo, em que as partes precisam trabalhar em consonância
para que o todo viva da melhor forma possível.
Nesse ambiente de interação, os profissionais que na

escola laboram precisam garantir a eficiência em seu ofício,
os professores, coordenadores, gestores, pessoal de apoio, da
cozinha e da limpeza, inspetores e secretário. Como todo local,
muitos desses profissionais precisam elaborar seus documentos
de trabalho, aqueles que em um dado contexto histórico
passaram a fazer parte da história do local.

Entretanto, precisamos compreender o conceito de
documentos, o que essa palavra pode ter em sua representação.
O documento pode ser entendido como uma fonte de informação
confiável, estável e sempre disponível, que é totalmente
entendida por todos. Além disso, de acordo com o autor, o
documento é estabelecido a partir da necessidade de transmissão
de informações e não como o modo que o processo acontece.
Em súmula, documento é a forma mais simples de divulgar ou
repassar informações entre indivíduos ou entidades, conforme a
necessidade de ambos em manter comunicação recíproca.
Os documentos podem ser considerados a memória

de uma instituição. É qualquer meio que evidencia a existência
de um fato, a confiança de uma afirmação, ou mesmo aqueles
escritos que transportam um valor probatório.
Unidade 3
Dessa forma, o conceito de documento, de acordo com

Centro Nacional de Desenvolvimento de Gerenciamento da
Informação (CENADEM) (2010), é definido como:
Informações (em meio eletrônico ou não) que
agrega dados estruturados, semiestruturados
e não-estruturados e que concebem o conhe-
cimento produzido ao longo de um método
de organização. A principal diferença entre
os dados formatados (arquivos de computa-
dor, bases de dados, relatórios e aplicações) é
que os dados formatados se apresentam bem
para as funções de registro, como armazena-
mento e recuperação de informações sobre
o estado de um processo. Os documentos,
por outro lado, servem para conter informa-
ções de caráter gerencial, como estratégias,
políticas, procedimentos, Product Data Ma-
nagement (PDM) e composição das atividades

realizadas pela organização. Os documentos,
dessa forma, representam o repositório de
dados sobre a sequência de passos impe-
riosos à realização dos produtos ou serviços
oferecidos pela instituição. (CENADEM, 2010,
on-line)
No processo de organização escolar, os documentos são

classificados de acordo com a sua utilidade e arquivamento. Dessa
forma, os documentos escolares, em arquivo, são classificados
em documentos correntes, documentos intermediários e
documentos de valor permanente. Essa classificação também é
empregada para arquivo.
O conjunto de documentos que estão em curso ou que,
Unidade 3
mesmo sem circulação, instituem objeto de consultas frequentes,
são documentos correntes. Os intermediários são aqueles que,
por não consistir em uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Por fim, os conjuntos de documentos de valor histórico,

comprovativo e informativo que devem ser conservados como
documentos permanentes. Essas classificações foram aplicadas
pela legislação brasileira sobre arquivos. No âmbito da escola,
acontece da seguinte maneira: o Projeto Político Pedagógico (PPP)
de uma escola, enquanto estiver em vigor, será considerado um
documento corrente, pois será consultado repetidas vezes.

Imagem 3.1 – Os documentos escolares
Fonte: Pixabay
Documentos escolares de alunos que finalizaram o ensino

fundamental, ou ensino médio, por algum tempo permanecem
como documentos intermediários, pois podem ser consultados
para informações. No caso de documentos como os históricos
Unidade 3
escolares de alunos, após algum tempo como documentos

intermediários, passam a ser guardados de forma permanente
em razão do valor histórico, comprovativo e informativo.
As escolas cumprem múnus público e estão compelidas

a resguardarem seus arquivos. Os arquivos das escolas
particulares, quando extintas, passam a ser confiados ao arquivo
público. Da mesma forma, acontece com as escolas públicas,
seus documentos permanecem nestas ou, após algum tempo,
os seus conjuntos de documentos permanentes passam a ser
confiados ao arquivo público.
A decisão de deixar os documentos nas escolas,

ou se passado algum tempo, transferi-los para um
arquivo central ou regional, atende às prerrogativas
VOCÊ SABIA? de escolha normativa da administração pública.
Lembre-se que há níveis de autonomia de União,
Estados, Distrito Federal e Municípios.
Estes poderes podem dispor sobre a guarda dos docu-

mentos de seus respectivos sistemas de ensino.

A elaboração dos documentos escolares segue normas e
a legislação vigente, é atribuição da secretaria escolar a respon-
sabilidade legal dos procedimentos de produção de documentos
escolares. Os documentos que a secretaria emite adotam um ca-
ráter de testemunho, de prova. É o registro sistemático de: dados
dos professores, funcionários e alunos.
Dessa forma, os dados e os resultados pedagógicos al-

cançados pela unidade escolar, a redação e a comunicação de
correspondência administrativa é de responsabilidade do secre-
tário escolar, e todo o processo escolar e sua assinatura, junto
com a do gestor, caracteriza a fé pública a todo documento emi-
tido.
Unidade 3
Portanto, apenas o diretor e o secretário, legalmente de-
nominado através de portaria de nomeação para o cargo, podem
assinar documentos de escolarização expedido. A condução para
a elaboração desses documentos requer do profissional o com-
promisso com a ética.
Imagem 3.2 – A ética como princípio basilar
Fonte: Pixabay

Para Borges e Medeiros (2007, p. 64) “a ética reporta-se,
necessariamente, a toda prática humana, seja ela profissional ou
não”. Com esse pensamento também falam que, dessa forma,
existe ou precisaria existir uma ética aposta à cada atividade
profissional, a fim de que fossem impedidos todos os tipos de
confronto de interesse que possam acontecer no ambiente
corporativo.
Portanto, a ética é indispensável no ambiente de trabalho,

suas ações estão interligadas com o fazer e o agir, de maneira
sistemática, onde o fazer representa a competência, que versa da
eficiência que cada um deve ter, com a finalidade de exercer bem
a sua profissão, e o agir menciona à sua conduta, dessa forma,
ao conjunto de atitudes que o secretário escolar deve admitir ao
realizar seu trabalho.
Unidade 3
Portanto, o secretário escolar, embasado pelos princípios

éticos, desenvolve a construção e procedimentos administrativos
dos dados escolares.
Fazem parte da relação de documentos administrativos:
• Documento legal de criação da unidade escolar;
• Pasta de inventário de equipamento e material perma-

nente (bens): averbação de todos os equipamentos e
materiais permanentes da escola. (Legislação pertinen-
te);
• Livros de Protocolos: registro de entrada e saída de

documentos (transferências) e correspondências, com
data e assinatura de quem os recebeu.
As produções referentes às normas de administração de

pessoal são:

• Registro das reuniões realizadas pelo colegiado e
assembleias;
• Atas: registro dos resultados finais por aluno, como

rendimento escolar (aprovado, reprovado, evadido),
notas ou menções durante o ano letivo (atas de conse-
lho de classe).
Escrituração da regularização da vida escolar do aluno,

como: complementação de estudos, avanço progressivo, classifi-
cação, reclassificação, aceleração, aproveitamento de estudos e
progressão parcial, conselho de classe.
Também existem os Livros de Registros de emissão (reti-

rada) de históricos escolares de alunos que concluíram o Ensino
Unidade 3
Fundamental e os Livros de Ponto de funcionários, que registra
a frequência diária de todos os funcionários lotados na escola.
Em algumas escolas, esse Livro de Ponto pode ser subs-

tituído por fichas de ponto, e essas geralmente são organizadas
de acordo com a função e em ordem alfabética. Assim, o arqui-
vamento fica mais organizado e rápido, até para fins de informa-
ções.
Há outros documentos mais simples, como os relatórios

do quadro de faltas dos funcionários, a ficha cadastral dos
funcionários da escola, relatório de controle de estoque e pedido
da alimentação escolar, arquivo da carta de apresentação dos
estágios realizados na instituição etc.
Contudo, temos os mais completos, como Censo Escolar,

que apresenta o movimento bimestral, o qual registra a quan-
tidade de alunos por turma/turno/sexo da escola no início e no
final de cada bimestre.

O relatório de frequência escolar do programa Bolsa
Família faz o levantamento em porcentagens de acordo com
cada série dos alunos e representa um impacto nas questões
econômicas das famílias, mas, em contrapartida, convoca os pais/
responsáveis a assumir a responsabilidade perante a frequência
escolar dos seus filhos.
Quanto ao relatório dos alunos que são beneficiados

pelo transporte escolar, ele vai depender de cada gestão do
municipal, pois, em algumas localidades do país, só é admitido o
transporte em zona rural ou alunos que residam a mais de três
quilômetros de distância da escola pública mais próxima. Mas há
exceções, como alunos com necessidades educativas especiais e
alunos que residam em área que oferece risco no trajeto entre
sua residência e a escola.
Unidade 3
Portanto, cabe ao secretário escolar conhecer da antolo-

gia de Legislação relacionada à área da educação como: Consti-
tuição Federal e Estadual; Lei Orgânica; Lei de Diretrizes e Bases
da Educação Nacional n.º 9.394/96; Resoluções; Pareceres e Indi-
cações do Conselho Municipal de Educação; Conselho Nacional
de Educação; Estatuto da Criança e do Adolescente; Estatuto do
Servidor; Lei Complementar; Plano de Cargos, Carreira e Remu-
neração, entre outros.
Para fins de elaboração desses documentos, os secretários

precisam ter ética e responsabilidade legal. A conduta do servidor
que presta serviço público deve estar pautada nos valores
universais, tais como: honestidade, bem, justiça, dignidade e
compostura.

Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos
o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofunda-
mento dos documentos:
SAIBA MAIS Deliberação CEE n.º 316, de 30 de março de 2010, o
qual fixa normas para autorização e encerramento
de funcionamento de instituições de ensino pre-
sencial da Educação Básica, em todos os níveis e
modalidades, e dá outras providências. Para aces-
sar, disponível no QR Code:
Unidade 3
Parecer CNE/CP n.º 16, de 4 de novembro de 1997,
que dispõe normas para simplificação dos regis-
tros e do arquivamento de documentos escolares.
disponível no QR Code:
A LDB n.º 9.394/96, que estabelece as diretrizes e bases

da educação nacional, apresenta normativas em que a escola
é responsável pela organização da vida escolar dos alunos, sua
preservação e informação.

Portanto, cabe à escola disponibilizar a documentação
solicitada pelo aluno. Vejamos o que apresenta a Lei n.º 9.394/96,
de acordo com o art. 24.º em seus incisos:
VI - o controle de frequência fica a cargo da
escola, conforme o disposto no seu regimento
e nas normas do respectivo sistema de ensi-
no, exigida a frequência mínima de setenta e
cinco por cento do total de horas letivas para
aprovação;
VII - cabe a cada instituição de ensino expe-

dir históricos escolares, declarações de con-
clusão de série e diplomas ou certificados de
conclusão de cursos, com as especificações
cabíveis. (Brasil, 1996, on-line)
Unidade 3
Dessa forma, é importante observar que essa lei, não

aborda de maneira direcionada a questão da documentação
produzida/acumulada pela instituição escolar para o cumprimento
de suas funções, como os documentos de sua constituição, os
programas de disciplina e planos de curso, as atas das reuniões
pedagógicas, os projetos e programas, entre outros.
Outra documentação considerada relativa à atividade-

meio, qual seja a da administração da escola, são os documentos
referentes à compra de material permanente. Nesse caso, isso
pode ter sua explicação para a existência de legislação específica
que regula a produção e guarda desses documentos, como no
caso dos programas, como exemplo o Programa Dinheiro Direto
na Escola (PDDE).

Imagem 3.3 – Façamos as leis
Fonte: Pixabay
Unidade 3
Portanto, quando pensamos no Brasil como uma repúbli-
ca federativa, os estados possuem legislação própria, que deve
ser conforme aquela da União ou com as leis e diretrizes aprova-
das de acordo com as necessidades de cada local.
As regiões possuem suas particularidades, que precisam

ser consideradas para o bem da comunidade. Cabe ao secretário
conhecer as leis que conduzem as suas funções e colocá-las em
prática.

E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu
mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de
que você realmente entendeu o tema de estudo
RESUMINDO deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos.
Você deve ter aprendido que a responsabilidade
ética e moral do secretário escolar deve estar pre-
sente nas suas ações, pois esse profissional preci-
sa elaborar documentos administrativos de grande
importância jurídica, que compete a sua estrutu-
ração e manejo. Esses documentos são considera-
dos a memória da escola, mas, na sua organização,
são classificados como: documentos correntes,
documentos intermediários e documentos de va-
lor permanente. Cada documento apresenta sua
importância para escola. Essa articulação compe-
te ao secretário escolar, pois precisa conhecer as
Unidade 3
normas e leis vigentes relacionadas à área da edu-

cação, como Lei de Diretrizes e Bases da Educação
Nacional n.º 9.394/96; Resoluções; Pareceres e In-
dicações dos Conselhos de Educação; Estatuto da
Criança e do Adolescente; Estatuto do Servidor; Lei
Complementar; Plano de Cargos, Carreira e Remu-
neração, entre outros.

Técnicas e ferramentas de
arquivismo
Ao término deste capítulo, você será capaz de or-
ganizar a documentação escolar, aplicando técni-
cas de arquivismo e métodos de consulta rápida
OBJETIVO dos documentos. E então? Motivado para desen-
volver essa competência? Vamos lá. Avante!
As escolas possuem seus arquivos, que são responsáveis

pela salvaguarda e acesso aos documentos. Com isso, antes
de adentrar nessa organização sistêmica e estatuária, vamos
conhecer os regulamentos que normatizam essa atividade.
Unidade 3
Dessa forma, a Lei de Arquivos disserta toda essa
temática, além o direito de acesso às informações, com exceções
aquelas consideradas sigilosas, o qual está ajustado pela lei de
Acesso à Informação.
A Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre

a política nacional de arquivos públicos e privados e apresenta
outras providências, em seu capítulo I, art. 1.º, aponta que
É dever do Poder Público a gestão documental
e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e
informação. (BRASIL, 1991, on-line)
Entretanto, a lei certifica que os documentos precisam ser

armazenados e conservados desde sua criação até a destinação
final.
Dessa maneira, o seu art. 2.º ressalta que

consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os documentos elaborados e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em consequên-
cia do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos do-
cumentos. (BRASIL, 1991, on-line)
Portanto, os arquivos escolares são acatados como

arquivos públicos, porque o são de fato, ainda que elaborados
e mesmo guardados por escolas privadas, já que a educação é
função básica do Estado.
Outra forma de garantir e resguardar os documentos

arquivísticos de órgãos públicos está prevista nessa lei, que
Unidade 3
destaca a proibição do descarte desses documentos sem

autorização prévia da instituição pública responsável. O
art. 9.º apresenta “a eliminação de documentos produzidos
por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na
sua específica esfera de competência” (BRASIL, 1991, on-line).
Assim, apenas serão eliminados por intervenção da autorização
de um instrumento legal, sendo que os documentos referentes
às atividades-fim de uma instituição precisam ser conservados
infinitamente. Em complementação no que se refere o Art.
10º, “os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis” (BRASIL, 1991, on-line).

Imagem 3.4 – A lei determina as atribuições
Unidade 3
Fonte: Pixabay
A Lei n.º 8.159/91 trata do acesso à informação aos

documentos públicos, mas não permite que os documentos
avaliados como sigilosos venham a ser acessados. Segundo o art.
4º
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informa-

ções de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Es-
tado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991, on-line)
Dessa forma, a escola pode ter e pode resguardar docu-

mentos de valor incomparável, que são legitimados como bens,
públicos, porque pertencem às pessoas, portanto, precisam ser
protegidos para aqueles que, de fato, são os donos da história/
memória.

Agora que você já está conhecendo um pouco des-
sa legislação, e quanto é fundamental esse conhe-
cimento. A partir das informações descritas, reflita
REFLITA sobre importância dessa legislação para escola, le-
vando em conta todo o arcabouço histórico que faz
dessa instituição, uma guardiã de memórias.
Imagem 3.5 – As técnicas de arquivismo

Unidade 3
Fonte: Pixabay
O arquivo escolar é organizado por documentos escolares

e administrativos e tem por intuito guardar as informações sobre a
vida escolar do aluno. O acervo do arquivo escolar é fundamental
para notabilizar a permanência e a história do aluno no decorrer
da sua vida acadêmica.
Portanto, esse arquivo tem como objetivo conservar

e guardar documentos de valor histórico pertinentes à cultura
escolar, que é imprescindível para construção da identidade da
comunidade escolar e assegurar o armazenamento conveniente
e ávido. Fragoso (2009) considerou o arquivo escolar como
instituição-memória, que se conceitua como:

Órgãos públicos ou privados, instituído
social, cultural e politicamente, com o fim de
preservar a memória, seja de um indivíduo, de
um segmento social, de uma sociedade ou de
uma nação; que tem funções de socialização,
aprendizagem e comunicação, e disponibiliza
informação patrimonial como fonte de
pesquisa na formação de identidades, na
construção da história e na produção de
trabalhos científicos. (FRAGOSO, 2009, p. 69)
Para que esse trabalho seja realizado, os secretários

escolares dispõem de técnicas de arquivismo, como reconhecer
os tipos de arquivos e qual a frequência do uso ou consulta. Os
arquivos são organizados em: arquivo morto, arquivo inativo e
Unidade 3
arquivo ativo, e de acordo com as categorias desses arquivos, ou
seja, como estão classificados.
Com base nesse conhecimento é que os profissionais

devem tomar as decisões quanto à organização dos documentos.
Portanto, você saberia responder se os documentos possuem
um tempo de validade?
Para concretizar a disposição de validade de certos

documentos, é necessário avaliar a sua importância, o seu valor
documental e social, ou se está em desuso. Diante dessa análise, os
secretários podem passar para a etapa de transferências desses
documentos. Os processos de transferência de documentos são:
• Periódico – é realizada a transferência de documentos

para o arquivo inativo ou morto, de maneira planejada,
em dias preestabelecidos pela equipe da secretaria.
• Permanente – a transferência de documentos pode

acontecer quando for necessário, devido ao acúmulo

de documentos. Nesse caso, há muitos documentos do
ano em curso.
• Diário – quando examinamos um documento e veri-

ficamos que não é mais necessidade mantê-lo no ar-
quivo ativo, passamos para o arquivo inativo ou morto.
Esse processo é diário porque faz parte da organização
de pastas.
Para organizar os arquivos, devemos ressaltar alguns

princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade,
acesso e flexibilidade. A apreensão com a segurança de arquivos
é fundamental. Por isso, é necessário tomar medidas contra
incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de
documentos e garantir os sigilosos em lugar apropriado.
Unidade 3
Sabemos que, com o tempo, a quantidade de documentos

vem crescendo de maneira veloz. Isso nos leva a notar o aumento
do volume dos documentos a serem arquivados. Por isso,
manter a organização e o bom senso é muito importante. Isso,
principalmente, por causa da responsabilidade nos atos públicos.
Os métodos de arquivamento são eficazes e ajudam a

manter a organização e a eficiência na prestação do serviço. Mas
isso só é possível quando o profissional tem conhecimento e
consegue colocá-lo em prática.
São muitos os métodos de arquivamento: alfabético, nu-

mérico e alfanumérico. Vamos começar pelo método alfabético,
esse é mais simples, prático e proporciona consultas diretas e
rápidas. Portanto, é o mais utilizado nas instituições. O método
alfabético menciona o nome de pessoas, de empresas ou razões
sociais.

Quadro 3.1 – Organização do arquivo
Nome de pessoas Ordem de arquivamento

Isabel Carlos da Rocha Alves Lúcia Maria
Lucia Maria Alves Barros Alice Rodrigues
Alice Rodrigues Barros Castro Pinto Manoel
Manoel Castro Pinto Rocha Isabel Carlos da
Fonte: Elaborado pela autoria (2023).
A classificação por ordem alfabética permite vários

procedimentos:
• Palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada

palavra.
• O último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Alves
Unidade 3
Lúcia Maria.
• Não se separa sobrenome composto por substantivo e

adjetivo: Castro Pinto Manoel.
• Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobre-

nome, não são considerados na ordem de alfabética:
Rocha Isabel Carlos da.
• O arquivamento de nome de empresas segue a ordem

direta, ressaltando o seguinte:
• Escrever os números por extenso;
• Não considerar o artigo (a, as, o, os) no arquivamento,

ele é colocado para o fim: Estado da Paraíba (o).
Portanto, outras formas de arquivamentos podem ser

feitas, como o arquivamento por datas, que geralmente são
organizados através de pastas, por exemplo, pode-se obedecer a
ordem de data, por exemplo: Festa Junina; Dias dos Pais.

Os arquivos escolares compõem o repositório das fontes
de informação diretamente relacionadas com o funcionamento
das instituições educativas, daí a importância do arquivo
organizado de um modo científico.
Não existe qualquer arrumação escolar que possa

escusar a montagem de um arquivo, onde a documentação
seja localizada de forma racional. A coordenação de arquivos,
como de qualquer outro setor de uma instituição, implica o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas etapas
se constituem em: levantamento de dados, análise dos dados
coletados, planejamento, implantação e acompanhamento,
sistemas de arquivamento.
O levantamento acontece a partir de uma análise de

Unidade 3
todos os documentos constitutivos da instituição responsável

pelo arquivo a ser complementado pela coleta de informações
sobre documentação.
No que tange à análise, cabe verificar se a estrutura, as

atividades e a documentação de uma instituição correspondem
à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto,
uma comprovação dos pontos de atrito, de falhas ou brechas
existentes na realização do trabalho administrativo, enfim, das
razões que impedem o funcionamento competente do arquivo.
Para a etapa do planejamento em todos os estágios de

desenvolvimento (ativo ou inativo), para que possa cumprir
seus objetivos, torna-se imprescindível a formulação de um
planejamento que tenha em conta tanto os arranjos legais,
quanto as necessidades da instituição a que almeja servir.
O método de arquivamento é assentado pela natureza

dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da
instituição de ensino. Para que os trabalhos tenham assiduidade

e conservem uniformidade de ação, é imprescindível que sejam
constituídas normas básicas de funcionamento, não somente do
arquivo, como também do protocolo.
Tais normas, depois de aplicadas e acatadas na fase da

implantação, juntamente com exemplares e formulários, devem
passar a integrar o manual de arquivo. Mas não basta apenas
esses critérios, é preciso investir na capacitação dos funcionários,
nas técnicas utilizadas para o arquivamento da instituição de
ensino, efetivada por ela.
Imagem 3.6 – O tempo como um aliado
Unidade 3
Fonte: Pixabay
Entretanto, a implantação e o acompanhamento, após a

fundação do arquivo, devem ser feitos de maneira consecutiva,
com intuito de corrigir e ajustar inconveniências ou omissões
que venham a ocorrer. Depois de verificados os procedimentos
e as normas, deve ser preparado o manual do arquivo que vai
orientar e agilizar todo trabalho no arquivo.
Quanto aos sistemas de arquivamento, trata-se de

um conjunto de princípios coordenados que concorrem para
a afirmação de certas regras que expressam o que deve ser
realizado. Esse sistema pode ser considerado direto ou indireto.

No sistema direto, a recuperação de dados é realizada
por meio do arquivo, onde está armazenada e não depende do
uso de um índice de localização. Já o sistema indireto depende de
um índice ou código para encontrar a informação.
Outro método de arquivamento é por meio do recurso

numérico, um excelente indicador de localização de documentos
arquivados, que ocorre por meio da numeração de matrícula.
A metodologia de recuperação de documentos utilizados no
método numérico consente uma utilização serial indefinida, ou
intermitente, não tem regras fixas, podendo ser utilizada a forma
que mais convier à organização do arquivo, portanto, ao idealizar
seu uso, deve ser definido o tipo de sequência numérica.
A numeração de matrícula irá definir a referente posição

Unidade 3
sequencial do arquivamento, promovendo imensamente o

encontro rápido da documentação desejada. Esse método pode
ser:
a. Numérico simples: corresponde a ordem de entrada

no arquivo, pela numeração cominada ao documen-
to ou do próprio, sem preocupação com a ordem al-
fabética, devendo ter um índice alfabético remitente.
Exemplo: Beatriz Nayara Passos Rocha – Matrícula n.º
00123 (PASTA 007). David Matheus Passos Rocha – Ma-
trícula n.º 01052 (PASTA 074).
b. Numérico cronológico: nesse método, deve

ser levado em importância, especificamen-
te, a data e o ano do documento. Exemplo:
1 Ofício n.º 07 de 20/07/20 e Ofício n.º 17 de 13/08/20 – Arqui-
va-se na pasta de Ofícios do ano de 2020 por ordem de data.
2 Diário de Classe do ano letivo de 2019 – Arquiva-se no
arquivo permanente na pasta de Diários de Classe de
2019. 3 Pasta de Dário Alves concluinte do Ensino Fun-

damental em dezembro de 1997 – Arquiva-se no arqui-
vo permanente na pasta de alunos concluintes ou que
interromperam seus estudos na instituição de ensino
em 1997.
Portanto, os métodos mais utilizados em instituições de

ensino são o método alfabético e o método numérico, devido a
serem mais simples tanto na implementação como no manuseio.
O arquivo escolar, tendo como exigência de base a

mais perfeita sintonia, deve ser analisado em profundidade,
compatibilizando organização e funcionamento com todos os
fatores que venham a facilitar sua utilização.
O ato de conservar documentos é tão extraordi-
Unidade 3
nário que há uma lei na constituição que certifica
isso. Veja o que diz o artigo a seguir: art. 216 da
ACESSE Constituição da República Federativa do Brasil.
Acesse no QR Code:

Você deve ter aprendido que um arquivo pode ter
uma organização pessoal, ainda, ele precisa ter
uma organização racional e simples, corretamente
escriturado e disposto de forma que, em qualquer
época, outras pessoas que surgirem a trabalhar
com ele, possam ter condições de compreendê-
-lo e manuseá-lo com agilidade. A natureza dos
documentos e a composição da organização são
determinantes para a escolha do método de arqui-
vamento. Método é, por assim dizer, um plano de
instalação de documentos objetivando promover
tanto a guarda como a consulta. Os métodos mais
Unidade 3
utilizados nas escolas são alfabético e numérico,

por serem mais simples e de fácil entendimento
e organização. Todos que trabalham no arquivo
devem possuir o conhecimento técnico das etapas
que constituem o arquivo que são: levantamento
de dados, análise dos dados coletados, planeja-
mento, implantação e acompanhamento, sistemas
de arquivamento. Além desse conhecimento técni-
co, é necessário a postura de colaboração de toda
equipe.

Escrita documental de
documentos escolares oficiais
Ao término deste capítulo, você será capaz de pro-
duzir documentos oficiais e formais, de acordo
com a legislação pertinente e as boas práticas de
OBJETIVO linguística e estética documentacional. E então?
Motivado para desenvolver essa competência? Va-
mos lá. Avante!
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola,

especialmente nos serviços administrativos. Muitos serviços são
concretizados por meio de documentos próprios como aqueles
que produzimos e preenchemos, registramos matrículas dos
Unidade 3
alunos, manuseamos o computador, interagimos por meio de
e-mails etc.
Entretanto, é preciso ter um bom domínio da escrita,

apreciando suas regras e conseguindo aplicá-las na produção
de documentos que fazem parte de tarefas específicas, como
os da secretaria escolar, em todos os aspectos, administrativo e
pedagógico.
Dessa forma, escrever com clareza, objetividade e coesão

também faz parte da boa comunicação. A linguagem é um
veículo natural de comunicação do ser humano. Empregamos a
linguagem para expressar nossos sentimentos e pensamentos,
para defender nosso ponto de vista, dar sentido às coisas, fazer
inferências sobre a condição social, política e econômica do país,
entre outros.
Para aprender com os textos, que registram a linguagem

por meio de insígnias, as quais constituem a escrita, essa
linguagem pode ser construída através de uma identidade,
com gestos, símbolos e significados. Através dessa linguagem,
podemos fazer a leitura de mundo.

Em suma, são muitos os papéis e as atividades que
podemos realizar por meio da linguagem. Interagimos com as
pessoas e com as instituições, utilizando a linguagem verbal e
não verbal de forma tão cômoda que, muitas vezes, nem paramos
para pensar como isso acontece.
Para falar nas boas práticas da linguística, não podemos

deixar de compreender do que essa ciência se ocupa, com
certeza, são inúmeras as preocupações da linguística. Mas uma
em particular vai nos interessar. Você saberia dizer qual é? Pois
bem, a forma como a língua se estrutura genericamente, através
de propriedades de associação e classificação, o que obedece,
parcialmente, às tradicionais análises morfossintáticas que
aprendemos na escola.
Unidade 3
No campo da Ciência Linguística, Saussure (2006) concei-

tua, a língua como um conjunto de regras e normas estabeleci-
das por um grupo social para facilitar a comunicação, estabele-
cendo os signos linguísticos que derivam da união de significante
(figura acústica) e sentido (conceito).
Dessa forma, a figura acústica pode ser representada

por uma palavra, mas com diferentes significados. A diferença
de significado depende do que, de onde e com quem estamos
falando. A língua se materializa por meio da fala, linguagem
verbal e não verbal, e a fala, por sua vez, é representada por
meio da escrita, dos gestos, com letras e símbolos.
É sabido que os profissionais que atendem ao público

precisam lidar com as variações linguísticas, essas diferenças
são, muitas vezes, culturais, mas podem ser de caráter social,
econômico e de escolarização, porém, todas pessoas precisam
ser atendidas com respeito a sua identidade. Assim, precisamos
ter o bom senso de que nem todas as pessoas tiveram a
oportunidade de aprender a língua no seu padrão culto.

Portanto, o profissional precisa entender que ele é o agente
educativo, a pessoa preparada para tratar as diferentes situações
e compreender as variações da língua. Enfim, o profissional que
exerce um papel social, no qual lida com o público, precisa falar
de forma clara e objetiva, conforme a variedade linguística, mas
prezando o padrão culto da língua.
Quando escrevemos, dependendo do gênero textual,

devemos usar a forma padrão, especialmente nos documentos
de redação oficial, escrituração escolar, entre outros.
A partir dessas representações que estabelecemos

a construção dos instrumentos de trabalho, nesse caso, os
documentos desenvolvidos na secretaria escolar seguem de
Unidade 3
acordo com a Legislação, o padrão documental e a prática formal
da escrita.
Um exemplo de documento padrão são as atas. Você

já participou da construção desse documento? Com certeza
já deve ter ouvido falar! Esse documento possui uma redação
estruturada, técnica e formal. Vamos conhecer esse e outros
documentos e suas etapas e normas de elaboração? Observe no
quadro a seguir um modelo de Ata do Conselho Escolar.

Quadro 3.2 – Modelo de Ata
MODELO DE ATA DE PRIORIDADES DO PROGRAMA NOVO MAIS

EDUCAÇÃO
Assembleia Geral extraordinária do Conselho Escolar da E.M.E.F Francisco

Marques da Fonseca para definir as prioridades referente a 1ª parcela do
Recurso do Programa Novo Mais Educação.
Aos 30 dias do mês de julho de dois mil e dezoito, reuniram-se os

membros com o objetivo de definir os materiais, bens e serviços que serão
contratados para a correta aplicação dos recursos do Programa Novo
Mais Educação. Foi recebido recursos de CUSTEIO referente a 1ª Parcela
do Programa Novo Mais Educação no valor de R$ 33.804,00 (Trinta e Três
Mil Oitocentos e Quatro Reais). Conforme orientação da Coordenação
Municipal do Programa R$ 32.400,00 (Trinta e Dois Mil e Quatrocentos
Reais) será destinado ao ressarcimento dos Voluntários Mediadores e
Facilitadores para um período de cinco meses. O valor de R$ 1.404,00 de
Unidade 3
CUSTEIO será destinado a compras de materiais necessários à execução

das atividades do Programa. O(a) Articulador(a) do programa apresentou
a lista do que está faltando na escola e de sugestão para investir e
desenvolver as atividades do programa: resmas de papel oficio, tonner,
lápis, cadernos, confecção de camisetas, borracha, TNT e feltro. Os demais
membros julgaram as necessidades e acrescentaram: tecidos, bastão
de cola e bolas de futebol. Após analisar as necessidades apresentadas
e discutidas por todos, os membros do conselho decidiram aplicar os
recursos de CUSTEIO em: resmas de papel oficio, tonner e confecção de
camisetas. A fim de garantir a transparência nas ações na escola, estamos
afixando no mural da escola está Ata, em atendimento à Resolução 09 do
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação. Nada mais havendo a
tratar, lavro esta ata que segue assinada por todos os membros presentes
a esta reunião: Graciliano Ramos, Secretário, Elba Ramalho, Presidente, Tim
Maia, Membros, Renato Russo, Tom Zé e Alceu Valença.
Fonte: Elaborado pela autoria (2023).
Observamos que datas e números de documentos são

escritos por extenso, assim como nas atas, outros documentos
seguem o mesmo padrão, como os termos de exoneração/
investidura e as portarias de nomeação dos gestores.

As atas podem ser escritas pelo conselho escolar, equipe
administrativa e pedagógicas, no início ou término do ano letivo,
em planejamentos, nas reuniões de cunho acadêmico e de
aproveitamento de estudo, no caso de alunos com objetivo de
continuidade de estudo, além disso, temos a ata de promoção,
que registra exames e processos especiais de avaliação e o
resultado do processo de promoção do aluno, entre outros.
Outro documento que se encontra dentro de um padrão

de exigências é a matrícula, que perpassam pelas leis de cada
município, a Lei de Diretrizes e Base da Educação (LDB) – Lei n.º
9.394/96 – e o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) – Lei n.º
8.069, de 13 de julho de 1990.
Unidade 3
Quer se aprofundar nesse tema? Recomendamos
mento: o site das leis municipais. Você pode pes-
SAIBA MAIS quisar e se informar se o município que você reside
possuem leis que regulamentam os documentos
escolares. Acesse no QR Code:

Imagem 3.7 – Pastas de matrícula
Fonte: Pixabay
Dessa forma, a matrícula é o procedimento pelo qual

se vincula o aluno à instituição de ensino. Esse processo deve
ser realizado pelos pais ou responsáveis legais, conforme
Unidade 3
determinam as leis municipais de cada região, ajustadas com o

artigo 55 do Estatuto da Criança e do Adolescente.
Assim sendo, os pais ou responsáveis legais são aqueles

que têm a guarda definitiva, provisória ou compartilhada, sendo
esses avós, tios, irmãos ou tutores, desde que tenham a condição
de responsabilidade, guarda ou tutela dotado por órgão oficial,
como Conselho Tutelar ou Juizado da Infância e da Juventude.
A ficha de matrícula é preparada pela Secretaria de

Educação do Município e contém:
• Dados de identificação do aluno;
• Endereço residencial;
• Telefones de contato;
• Curso;
• Série/ano;
• Turno;

• Turma;
• Ano letivo;
• Cor/raça;
• Dados escolares, como a data de ingresso na escola;
• Identificação da escola;
• Situação física e biológica do aluno;
• Termo de Compromisso sobre as informações presta-

das;
• Data e assinatura do responsável legal e do representante

da escola, que normalmente é o secretário escolar, pois
é ele quem geralmente realiza o preenchimento desse
Unidade 3
documento.
Portanto, a matrícula é de tal responsabilidade que

só pode ser preenchida pelos representantes da escola com a
conferência dos documentos apresentados. Vale ressaltar que
pode ocorrer de muitas escolas não possuírem secretários,
deixando essa tarefa a cargo do gestor ou de um funcionário
readaptado de função.
Em relação aos documentos pessoais do responsável pelo

aluno, não é preciso fazer cópia, basta pedir para o responsável
do menor apresentar seus documentos, com a finalidade de
averiguar a identidade da pessoa que está realizando a matrícula.
Agora, quanto à documentação do aluno, é preciso

apresentar à escola as seguintes cópias:
• Certidão de nascimento ou RG do aluno;
• Carteira de vacinação ou declaração de vacinação em

dia, conforme Portaria n.º 597, de 08 de abril de 2004;

• Comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade (histórico escolar) dos

anos anteriores, quando houver.
Se o aluno ingressar na escola no curso do ano letivo,

é preciso apresentar, juntamente com os documentos citados
anteriormente: atestado de frequência do ano corrente e boletim
e/ou notas parciais.
A escola tem um tempo previsto de trinta dias para validar

a matrícula do aluno mediante a conferência da documentação
solicitada ou ata de classificação/reclassificação amparada pelo
artigo 23 da LDB n.º 9.394/96, quando esgotadas as possibilidades
de comprovar a escolarização anterior.
Unidade 3
Conforme foi colocado, a matrícula só pode ser realizada

pelo responsável legal do menor, mas há casos do pedido de
matrícula ser por outros, que não tem o termo de responsabilidade
ou guarda do menor.
Nesse caso, a escola acolhe a criança/adolescente e a do-

cumentação, mas informa que a matrícula só será homologada
após os trâmites jurídicos. Em seguida, comunica o caso ao Con-
selho Tutelar, que, por sua vez, deve encaminhar o responsável
ao órgão para que se proceda o início do processo de regulamen-
tação de guarda, o qual deverá ser apresentado, na escola, no
menor tempo possível.
Entretanto, é sempre bom conhecer a legislação

educacional para realizar uma orientação coerente e precaver
possíveis problemas. A escola é uma instituição formativa, não é
hospital, nem órgão não jurisdicional, mas atua em comunicação
com as demais instituições que podem ser solicitadas para ajudar
a comunidade.

Mas é importante advertir que, o ingresso no ensino
fundamental está assegurado na Constituição Federal no seu
art. 205. Ou seja, a matrícula não poderá ser negada, conforme
CF e LDB, artigo 87. Salvo alguns casos, como a superlotação,
em que a escola pode não comportar mais pessoas em suas
dependências. Nesse caso, o secretário escolar deve fazer um
ofício e encaminhar esses pais ou responsáveis para a Secretaria
de Educação, a fim de ser designada uma escola para a criança
ou adolescente.
Imagem 3.8 – Estudar é um direito
Unidade 3
Fonte: Pixabay
Estudar é um direito do aluno, assim como obrigação da

família e do Estado. Nenhum aluno pode ter a matrícula rejeitada
por falta de algum dos documentos. Nos casos em que a família
do aluno não apresente o documento escolar e não consegue
informar o nome da última escola em que o aluno estudou, a
secretaria da escola deve verificar a idade da criança e, em
conjunto com a orientação educacional definir, provisoriamente,
a turma em que a criança pode ficar.

Mas deve informar ao responsável que será disposto um
prazo de sete dias letivos, para a família da criança apresentar a
documentação cabível, o histórico escolar.
Caso não ocorra a apresentação da documentação

escolar que comprove a escolaridade da criança, a escola solicita
ajuda para o Conselho Tutelar, e passa a dar andamento ao
processo de avaliação do grau de conhecimento do aluno, por
meio de provas elaboradas pelo corpo docente e, após análise,
para que justifique o ingresso do aluno, enquanto se aguardam
as providências solicitadas ao Conselho Tutelar.
Na prática, muitos alunos terminam o ano letivo sem

a documentação necessária, devido a fatores sociais, que
adentram os portões da escola. Como crianças que saem de
Unidade 3
uma região porque os pais ou irmãos estão sendo ameaçados,

assim, é importante entender que a violência nas comunidades
modifica a paisagem do aluno e os prazos e as normas da escola.
Os documentos de responsabilidade da escola estão

embasados na LDB n.º 9.394/96, em seu artigo 24, inciso VII, que
descreve: “cabe a cada instituição de ensino emitir históricos
escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou
certificados de conclusão de cursos, com os procedimentos
apropriados” (Brasil, 1996, on-line).
Sem fugir à regra, temos a transferência do aluno, que

representa o ingresso do aluno de um para outro estabelecimento
de ensino, ou de uma habilitação para outra, isso pode ocorrer
durante o ano letivo ou após o seu término.
A solicitação de transferência pode ocorrer durante o ano

letivo ou no término dele. O secretário precisa ficar atento ao
preenchimento do histórico escolar dos anos/séries/ciclos/nível

já cursadas, respeitando a Base Nacional Comum Curricular e
também a parte diversificada, a qual deve ser atualizada.
Segundo Sousa (2007), o secretário deve entregar ao

solicitante responsável o histórico escolar original e a ficha
individual, mantendo as cópias, as quais serão arquivadas na
pasta individual do aluno que, depois, será transferida para o
arquivo permanente.
Como a educação é um direito do aluno, a transferência

só deve ser entregue aos pais ou responsáveis, quando esses pais
apresentarem a declaração de vaga da escola pretendida. Caso
isso não aconteça, o secretário apenas entregará o atestado de
frequência à família.
Unidade 3
Mas isso é relativo, muitas vezes, os pais não procuram a
escola para pedir transferência, eles apenas tiram o aluno. Isso
acontece por vários fatores, sendo os mais comuns a violência,
as drogas, entre outras mazelas sociais.
Mas é dever do secretário informar aos pais ou

responsáveis da necessidade de protocolar a retirada do referido
documento, pois a escola não pode reter documentação de
aluno declarando pendências como a não recondução de livros
didáticos ou pertencentes ao acervo da biblioteca.
Porém, pode segurar a documentação por falta de

declaração de vaga da escola destino, mesmo ocorrendo o
comunicado pessoal da mudança para determinado município
ou estado. A escola está pautada no artigo 55 da Lei n.º 8.069,
de 13 de julho de 1990, que dispõe: “os pais ou responsável têm
a responsabilidade de matricular seus filhos ou pupilos na rede
regular de ensino” (Brasil, 1990, on-line).

Outro documento que apresenta sua elaboração e
legislação é o certificado. Ele é utilizado para validar a conclusão
de curso, sendo concedido ao aluno que terminou com
aproveitamento e assiduidade qualquer nível da educação básica.
Esse documento deve ser registrado junto ao protocolo

exclusivo de retirada da documentação relacionada à conclusão
do Ensino Fundamental. No verso do certificado, deve constar as
seguintes informações:
Exemplo:
Quadro 3.3 – Registro de certificado
Certificado REGISTRADO sob livro/ano 20___,

Unidade 3
folha n.º_____ - validade nacional de acordo com

a LDB nº 9.394/96, Art. 24, inciso VII.
______de _____________ de 20____. Assinatura e

carimbo do Responsável: ______________________
_________.
Fonte: Elaborado pela autora com base em Brasil (1996).
Esse documento requer abertura de protocolo, que deve

ser arquivado na unidade escolar e reunido em um único livro,
numerado em ordem crescente, com organização alfabética ou
numérica, conforme prática organizada na secretaria.

E então? Gostou do que lhe mostramos? Apren-
deu mesmo tudinho? Agora, só para termos cer-
teza de que você realmente entendeu o tema de
RESUMINDO estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que
vimos. Você deve ter aprendido que a linguística
empregada na profissão do secretário escolar de-
ve ser aplicada de acordo com as normas cultas,
mas respeitando as variações da língua. O domínio
da escrita deve acontecer apreciando suas regras
e conseguindo aplicá-las na produção de docu-
mentos, que fazem parte de tarefas específicas da
secretaria escolar, em todos os aspectos, adminis-
trativo e pedagógico. Aprendeu que os documen-
tos apresentados, construídos e preenchidos na
escola possuem sua legislação, cabe ao profissio-
Unidade 3
nal conhecer os trâmites legais para realizar um
trabalho coeso e coerente. Os documentos foram
apresentados na sua forma prática, como modelos
que valeram a quem nunca passou em uma ins-
tituição escolar, mas mesmo assim construiu um
conhecimento de como esses documentos são ela-
borados.

Secretaria escolar digital
Ao término deste capítulo, você será capaz de
conhecer as tecnologias e ferramentas de docu-
mentação digital e suas aplicações na secretaria
OBJETIVO escolar, buscando amparo legal para a segurança
jurídica da instituição. E então? Motivado para de-
senvolver essa competência? Vamos lá. Avante!
O processo de informatização da secretaria escolar

pode atuar como um sistema de comunicação e de gestão. Essa
tecnologia é de grande relevância nos dias atuais. Isso porque a
secretaria escolar é considerada o setor responsável pelo manejo
dos registros, dos arquivos e dos documentos ativos e inativos
dos alunos e funcionários.
Unidade 3
Entretanto, esse processo no formato digital admite o

acesso facilitado e mais ágil a vários documentos da instituição,
dos funcionários e dos alunos, um exemplo é o histórico escolar,
que, com um sistema integrado, pais, alunos, professores e
profissionais da secretaria podem verificar o desempenho
escolar em cada disciplina por meio do registro das notas.
O acesso à informatização pode facilitar os processos

de busca de toda documentação da escola, o que vai otimizar
tempo e recursos. Com a implantação de um sistema de dados
adequado, é possível fazer o login e acessar as informações,
que apresentam um panorama administrativo e pedagógico da
escola.
Muitas atividades podem ser desenvolvidas a partir de

um programa de gerenciamento eletrônico de documentos. Você
conhece ou já trabalha com esses programas? Desenvolve algumas
de suas atividades profissionais de maneira informatizada?

Sabemos que só a boa vontade não é suficiente para
implantação de modelos de gestão informatizados na escola.
Quando falamos da escola pública, laica e das diferentes
disparidades de gestão política, essa informatização para muitas
escolas torna-se algo utópico.
Vamos ver alguns exemplos de atividades que podem ser

contempladas, se você não desenvolve no ambiente de trabalho,
com certeza deve desenvolver para outros fins de aprimoramento,
pois essa tecnologia já faz parte do nosso cotidiano.
Exemplo: Algumas atividades podem ser desenvolvidas

por meio da gestão informatizada da secretaria, como:
Unidade 3
• Controle de alunos, documentação de materiais,
gestão orçamentária, preparação de documentos
via informática;
• Construção de planilha de cálculo, banco de dados,

apresentações, processador de textos, navegado-
res da rede, sistemas operacionais, ferramentas de
busca na internet, correio eletrônico, entre outros.
Para que essas atividades possam fazer parte da rotina de

uma secretaria escolar, o ambiente precisa dispor de ferramentas
básicas para tal manejo e interação. Esse não é o único impasse,
é preciso ter uma capacitação do pessoal da secretaria para o
uso eficaz desses equipamentos e ferramentas.
A realidade de muitas escolas públicas no país não dispõe

desse e de outros serviços, por faltar recursos ou gestão, nesse
caso, quando falo dessa gestão é da gestão política, o poder
executivo. Segundo dados do Censo Escolar 2018, divulgado pelo
Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio
Teixeira (Inep) em 31 de janeiro, “o Brasil contava, em 2018,

com 181.939 escolas de educação básica. Dessas, 28.673 (15,8%)
ofertavam o ensino médio”. (Brasil, 2019, on-line).
O acesso aos recursos tecnológicos, como laboratório

de informática e internet, nas escolas de ensino médio é maior
do que a ofertada para o ensino fundamental. Esses recursos
são localizados em mais de 60% das escolas em todas as
dependências administrativas. No caso do acesso à internet, as
escolas municipais apresentam 85,09% e as estaduais 93,05%.
Mas será que isso garante a utilização do recurso? Da-

dos do Censo Escolar computados pela organização “Todos pela
Educação” apontam que, em muitas escolas públicas com labora-
tório, os problemas de baixa conexão e equipamentos ultrapas-
sados, ou sem manutenção, atrapalham o uso da internet e dos
computadores.
Unidade 3
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos

mento: “Números revelam deficiências das escolas
SAIBA MAIS de ensino médio”. Acesse no QR Code:
O assunto sobre metodologias trabalhadas por meio

do uso da internet ou equipamentos que garantam o acesso à
educação veio à tona com mais força devido ao momento histórico
que passamos. O Brasil de 2020 vivenciou uma pandemia com
consequências impactantes nos modelos de educação, em que
novos conceitos foram desenvolvidos, como o ensino remoto, ou
ensino híbrido.

Entretanto, aqui, vamos falar sobre o conceito de
tecnologia, esse já há muito é empregado e conhecido por
todos. O conceito apresentado por Pinto (2005) se aproxima e
estabelece relações com o contexto educacional.
O homem é um ser proposto a viver neces-
sariamente na natureza. Apenas, o que se
abrange por “natureza” em cada fase histó-
rica corresponde a uma realidade diferente.
Se no início era o mundo espontaneamente
estabelecido, agora que o civilizado consegue
cercar-se de produtos fabricados pela arte e
pela ciência, serão estes que formarão para
ele a nova “natureza”. (Pinto, 2005, p. 37)
Unidade 3
Para o autor, o conceito de tecnologia perpassa por
toda ação do homem em seu contato com os objetos, ou seja,
da sua relação social de produção. Dessa maneira, a produção
pode mudar a sua realidade por meio de recursos avançados. A
tecnologia não está apenas nas máquinas ou no software, mas
em todas as etapas do desenvolvimento humano.
Portanto, nenhum software ou sistema vivente no

mercado atenderá de forma integral as necessidades de todas
as instituições, pois cada escola, sendo pública ou privada, tem
suas particularidades e necessidades específicas. O que leva a
escola a decidir por um sistema e tentar, de forma progressiva,
incorporar seus documentos e funcionalidades, sinalizando
as suas peculiaridades. Assim, é possível alcançar possíveis
melhorias no sistema atual para aperfeiçoar as atividades
desempenhadas de maneira proativa.
Para tanto, torna-se importante conhecer as tecnologias

responsáveis pelo processo de obtenção de informação na
instituição, para aprimorar seus conhecimentos. Sem dúvidas

que a informática, quando pode ser utilizada, facilita a vida
de qualquer profissional. Além da contribuição estratégica, a
informática, proporciona inovação no trabalho, tornando, assim,
mais ágil e eficiente.
Mas nada adianta esse avanço tecnológico se o profis-

sional, na sua gestão, não desenvolver a atenção para os laços
de cooperação, que precisa estar presente em todo ambiente de
trabalho.
Imagem 3.9 – A cooperação faz a diferença
Unidade 3
Fonte: Pixabay
A partir da colaboração e da utilização de recursos

avançados, as escolas caminham para o progresso tecnológico.
Aqui, serão citados alguns exemplos de software/sistema de
gestão escolar, mas existem muitos programas que, na prática, é
um sistema que faz o comando de todos os processos da escola:
financeiro, contábil, recebimento, retenção, entre outras tarefas
que são indispensáveis para a gestão escolar. A mecanização
assegura uma relação de todos os fatores do processo
educacional, certificando uma gestão competente.

Outra ferramenta que pode estar interligada ou não com
o sistema de gestão é a plataforma on-line, que pode ajudar no
preenchimento dos diários, além de gerir o sistema de notas
e frequências dos alunos. Porém, é preciso atentar para a
necessidade da preparação de manuais de procedimentos.
Esses manuais viabilizam os processos e promovem a

agilidade e a autonomia no atendimento. O que acaba refletindo
no atendimento a pais, estudantes e professores, facilitando o
trabalho na secretaria escolar.
Um dos processos abraçados pela informatização na Se-

cretaria Escolar é a matrícula on-line e a rematrícula on-line. No
caso de matrícula on-line, ela possibilita aos pais realizarem a
Unidade 3
solicitação de vaga por meio do site da escola, o que está direta-
mente interligado ao sistema local, estando a vaga disponível, ela
é disponibilizada por um link que os pais recebem por e-mail e,
após preenchimento, formalizam a matrícula na Secretaria com
a documentação e pagamento.
Isso no caso das escolas privadas, na escola pública, esse

sistema possibilita a organização das solicitações e o levanta-
mento de vagas para ano/série em toda a escola. Podendo, as-
sim, apresentar com antecedência as vagas disponíveis e evitar
as longas filas no entorno da escola. No caso da rematrícula on-
-line, o sistema deve gerar, no ato da matrícula, um contrato, que
será apenas renovado por meio da assinatura de contrato virtual.

Imagem 3.10 – A informatização dos documentos
Fonte: Pixabay
Quanto aos processos informatizados de arquivamentos,

eles deve ser realizado com a cautela de armazenar em arquivo de
maneira digitalizada, criar arquivos e pastas que correspondem
Unidade 3
a cada processo do arquivismo escolar. A preocupação nesse

modelo informatizado está nos cuidados com o armazenamento
e com a frequência que são realizados os backups, ou até mesmo
o cuidado em investir em um HD externo para concretizar os
processos de segurança. Isso acontece porque, no arquivo
escolar, temos documentos que não podem ser extraviados ou
perdidos, devido a sua importância e às leis que os amparam.
Elaboramos documentos e mais documentos, e

necessitamos armazená-los de alguma forma,
sabemos que nesses documentos encontram-se
REFLITA informações valiosas. Como fazer isso? Como vo-
cê guarda seus documentos pessoais, tais como:
título de eleitor, passaporte, diplomas, certidões,
entre outros?
Alguns dos documentos elaborados na secretaria escolar

são criados, modificados e visualizados diariamente. No entanto,
eles são a base para a comunicação entre as pessoas e possuem
um valor histórico e pessoal.

Portanto, de acordo com a cláusula 4.2.4 da ISO 9000:2008,
sobre o controle de registros dos documentos, a instituição deve
constituir um procedimento documentado para determinar os
controles necessários para a identificação, o armazenamento, a
recuperação e a disposição dos registros. Os registros precisam
conservar-se legíveis, prontamente identificáveis e restauráveis.
Ao passo que alguns documentos precisam ser guarda-

dos por um determinado período de tempo, de acordo com a
legislação específica, outros já nascem eletrônicos. No entanto,
um gerenciamento impróprio provoca cópias desnecessárias e,
consequentemente, a má utilização de espaço em disco, além de
custos demasiados para a escola.
Outro programa que pode ser aplicado no ambiente
Unidade 3
da secretaria é o gerenciamento eletrônico de documentos
(GED), que consiste em um conjunto de módulos de sistemas
interligados que permite à instituição organizar seus documentos
de maneira física ou digital e armazená-los com segurança, além
de promover a interligação entre os dados armazenados.
Para Koch (1998), esse programa representa a totalidade

de todas as tecnologias que miram administrar informações de
forma eletrônica, frisando não ser necessário que os documentos
estejam em meio eletrônico, mas sim que o tratamento dispensado
a estes seja concretizado com o uso dessas tecnologias. Portanto,
o GED dirige o ciclo de vida das informações, desde a sua criação
até seu arquivamento.
Mas o software possui um custo e, para ser utilizado,

precisa ser provido por uma empresa especializada na área de
Tecnologia da Informação e possuir algumas características, como
flexibilidade, customização e funcionalidade. Outra característica
importante é averiguar se ele é compatível com outros sistemas,
para que o usuário consiga utilizá-lo sem necessitar da utilização
de programas em paralelo.

Todo software precisa ter uma capacitação dos profissio-
nais para a sua utilização com propriedade e eficiência, o que
demanda tempo e ajustes nas rotinas de trabalho. É fundamen-
tal que todos os secretários saibam utilizar o sistema, dentro da
realidade da escola pública, onde muitos que ocupam essa fun-
ção são professores já com alguma comorbidade em consequên-
cia da idade e, por isso, são readaptados de função, muitos não
sabem nem ligar um computador, mas os desafios surgem para
serem sanados.
Para saber mais sobre software e sua funcionalida-

de, leia o artigo: “Estudo do GED - gerenciamento
eletrônico de documentos no âmbito organizacio-
ACESSE nal”. Acesse no QR Code:
Unidade 3
A Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, que apronta

sobre a preparação e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos, quando entrou em vigor, teve alguns de seus
artigos vetados, mas o Decreto n.º 10.278, de 18 de março de
2020, modificou a Lei n.º 12.682/12, estabelecendo a técnica e
os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou
privados, a fim de que os documentos digitalizados causem
os mesmos efeitos legais dos documentos originais conforme
as diretrizes. Cada item descrito a seguir possui seus artigos
referindo as orientações dispostas na lei:

• Regras gerais de digitalização;
• Requisitos na digitalização que envolvam entidades

públicas e privadas;
• Desnecessidade da digitalização;
• Responsabilidade pela digitalização;
• Manutenção dos documentos digitalizados;
• Preservação de documento digitalizados e entes

públicos.
Faça a leitura do Decreto n.º 10.278, de 18 de mar-

ço de 2020, na íntegra e aprofunde seus conheci-
mentos sobre a regulamentação para esses docu-
Unidade 3
SAIBA MAIS mentos. Acesse no QR Code:

Você deve ter aprendido que a informatização dos
documentos na secretaria escolar fomenta, agili-
za e otimiza os trabalhos nesse ambiente. Muitos
recursos tecnológicos surgem a todo momento e
cabe à escola a escolha sobre qual programa po-
de se adaptar as suas necessidades. Pontos como
a capacitação ou treinamento dos profissionais
são de fundamental importância, assim como a
elaboração de manuais para melhor orientar na
implantação dos programas. Outro aspecto está
relacionado às expectativas para a informatização
das secretarias em todo país, pois essa ação, em
Unidade 3
algumas regiões, apresenta-se como utópica, por

ser necessários recursos financeiros oriundos das
gestões administradas pelo poder executivo: es-
tados e municípios. Mas, em algumas regiões ou
em escolas da rede privada, a implementação de
software já é uma realidade, facilitando a comuni-
cação entre toda comunidade escolar. Foram apre-
sentados alguns desses programas como o GED e
suas ferramentas para interligar as informações,
documentos e conservação dos arquivos escola-
res. Para a utilização dos documentos no âmbito
eletrônico, precisamos conhecer a Lei n.º 12.682,
de 9 de julho de 2012, e seus decretos, que regula-
mentam essa prática.

BRASIL. Lei n.º 5.692, de 11 de agosto de 1971. Fixa Diretrizes e
Bases para o ensino de 1º e 2º graus, e dá outras providências.
REFERÊNCIAS
Diário Oficial da União, Brasília, DF, 1971.
BRASIL. Lei n.º 8.069, de 13 de julho de 1990. Dispõe sobre o

Estatuto da Criança e do Adolescente e dá outras providências.
Diário Oficial da União, Brasília, DF, 1990.
BRASIL. Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a

política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 1990.
BRASIL. Lei n.º 9.394, de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as

diretrizes e bases da educação nacional. Diário Oficial da União,
Unidade 3
Brasília, DF, 1996.
BRASIL. Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre

a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 2012.
BRASIL. Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais

Anísio Teixeira. Censo da Educação Básica: Sinopse Estatística da
Educação Básica – 2018. Brasília: INEP, 2018. Disponível em: http://
www.inep.gov.br/superior/censosuperior/sinopse/default.asp.
Acesso em agosto de 2020.
BRASIL. Números revelam deficiências das escolas de ensino

médio. Portal MEC, 2019. Disponível em: http://portal.mec.
gov.br/ultimas-noticias/33541-censo-escolar/73311-numeros-
revelam-deficiencias-das-escolas-de-ensino-medio#:~:text=O%20
Brasil%20contava%2C%20em%202018,Inep)%20em%2031%20
de%20janeiro. Acesso em: 04 ago. 2020.
BRASIL. Decreto n.º 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta

o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de

setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de
2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização
de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos
digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos
originais. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 2020.
BORGES, E.; MEDEIROS, C. Comprometimento e ética profissional:

um estudo de suas relações juntos aos contabilistas. Revista Con-
tabilidade & Finanças, São Paulo, n. 44, p. 60-71, mai./ago., 2007.
Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rcf/v18n44/a06v1844.
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Unidade 3
FRAGOSO, I. da S. Instituições-Memória: modelos institucionais

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SAUSSURE, F. de. Curso de linguística geral. Tradução de Antônio

Chelini, José Paulo Paes, Izidoro Blikstein. 27.ed. São Paulo: Cultrix,
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SOUSA, R. M. de. Técnicas de redação e arquivo. Brasília:

Universidade de Brasília, 2007.
PINTO, Á. V. O conceito de tecnologia. v. 1. Rio de Janeiro:

Contraponto, 2005.

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PRÁTICAS DE

DAVID LIRA STEPHEN BARROS

LAURA KRISTINA FRANCO DOS SANTOS

FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA

Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha.

minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas

4 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 5

Técnicas e ferramentas de arquivismo ................................. 21

6 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 7

é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências

1. Conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal

2. Organizar a documentação escolar, aplicando técnicas

3. Produzir documentos oficiais e formais, de acordo com

4. Aplicar as tecnologias e ferramentas de documentação

digital e suas aplicações na secretaria escolar, buscando

Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao

8 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

Como conhecemos, a escola é uma instituição que contri-

Dessa forma, a escola em sua natureza é uma instituição

Nesse ambiente de interação, os profissionais que na

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 9

Os documentos podem ser considerados a memória

Dessa forma, o conceito de documento, de acordo com

10 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

No processo de organização escolar, os documentos são

O conjunto de documentos que estão em curso ou que,

Por fim, os conjuntos de documentos de valor histórico,

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 11

Documentos escolares de alunos que finalizaram o ensino

escolares de alunos, após algum tempo como documentos

As escolas cumprem múnus público e estão compelidas

A decisão de deixar os documentos nas escolas,

Estes poderes podem dispor sobre a guarda dos docu-

12 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

Dessa forma, os dados e os resultados pedagógicos al-

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 13

Portanto, a ética é indispensável no ambiente de trabalho,

Portanto, o secretário escolar, embasado pelos princípios

Fazem parte da relação de documentos administrativos:

• Documento legal de criação da unidade escolar;

• Pasta de inventário de equipamento e material perma-

• Livros de Protocolos: registro de entrada e saída de

As produções referentes às normas de administração de

14 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

• Atas: registro dos resultados finais por aluno, como

Escrituração da regularização da vida escolar do aluno,

Também existem os Livros de Registros de emissão (reti-

Em algumas escolas, esse Livro de Ponto pode ser subs-

Há outros documentos mais simples, como os relatórios

Contudo, temos os mais completos, como Censo Escolar,

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 15

Quanto ao relatório dos alunos que são beneficiados

Portanto, cabe ao secretário escolar conhecer da antolo-

Para fins de elaboração desses documentos, os secretários

16 PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR

A LDB n.º 9.394/96, que estabelece as diretrizes e bases

PRÁTICAS DE SECRETARIA ESCOLAR 17