Gerenciament Rotinas Admin e Book
Gerenciament Rotinas Admin e Book
Gerenciament Rotinas Admin e Book
GESTÃO DE NEGÓCIOS
NOME DO CURSO
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2015 – Portal Educação
Todos os direitos reservados
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-436-0401-5
Para que você entenda o que são rotinas administrativas, vamos imaginar uma situação
hipotética. Mônica foi contratada para trabalhar no estoque de uma loja de sapatos. O trabalho
dela é bem simples: guardar e localizar os sapatos, a pedido dos vendedores. O primeiro dia de
trabalho de Mônica é um sábado. A loja está cheia e um vendedor chega bastante apressado ao
estoque e pede que Mônica lhe entregue botas de cano alto pretas tamanho 35. Essa é a 3
primeira solicitação que Mônica recebe.
A moça olha aquelas enormes prateleiras de sapato, as pilhas e pilhas de caixa e
percebe que não há nenhum tipo de indicação sobre tipo, número ou cor dos calçados. Não há
qualquer marcação nas enormes prateleiras que indiquem como localizar os sapatos. Ela então
começa a procurar nas gavetas do estoque algum formulário que indicasse em que prateleira
estão as botas solicitadas. Ela não encontra nenhum.
Assustada, Mônica se dá conta de que terá que abrir caixa por caixa até encontrar a
bota, enquanto o vendedor a espera bastante nervoso, sabendo que o cliente logo ficará
cansado de aguardar e irá embora. A estoquista percebe então que essa empresa não
apresenta rotinas administrativas!
As rotinas administrativas são fundamentais para o bom andamento da empresa. Sem
elas, a atividade administrativa é caótica. Cantanhede (1980) justifica a necessidade das rotinas
administrativas dizendo que “quando uma atividade é realizada por muitos indivíduos, é
fundamental um esforço de coordenação deles, em três âmbitos: pessoas, materiais e tempo”.
O gerenciamento das rotinas administrativas cuidará de fazê-lo! Dessa forma, podemos
definir rotinas administrativas como um conjunto de processos previamente definidos e
planejados que definem como cada procedimento deve ser realizado em uma organização, com
vistas a gerenciar pessoas, materiais e tempo. O problema é que nenhum desses elementos
existe em abundância dentro das organizações. Nunca sobram pessoas, matérias ou tempo.
Assim, gerenciar rotinas administrativas necessariamente implica em gerenciar recursos que são
escassos.
Portanto, como as rotinas administrativas poderiam resolver o problema da Mônica?
Nesse caso precisamos de uma rotina de gerenciamento de estoque. Seria adequado se cada
prateleira descrevesse o conteúdo das caixas, com placas aderidas a ela. As prateleiras
poderiam ser divididas em cores, modelos e número e um documento contendo os critérios de
distribuição de caixas pelas prateleiras deveria ter sido colado em alguma das paredes.
Note como a aderência das empresas às rotinas administrativas agrega benefícios à
gestão empresarial. Veja a seguir alguns benefícios das rotinas administrativas:
1. Planejamento.
2. Organização do trabalho.
3. Aumento da produtividade.
4. Ampliação da satisfação do cliente.
5. Sistematização de procedimentos. 4
6. Facilidade de acesso aos processos organizacionais pelos colaboradores.
7. Previsão de tarefas.
8. Racionalização dos processos.
Vamos entender agora cada uma delas. De maneira geral, para garantir que os
processos definidos pela organização sejam seguidos corretamente por todos os colaboradores,
é comum a prática da elaboração de manuais, regimentos, documentos que formalizem tais
regras. É possível que, por ocasião da contratação, o novo colaborador receba essas instruções.
Para o empregador esse procedimento é uma garantia e, para o colaborador, é uma ferramenta
de trabalho.
Mas as próprias relações humanas, as interações entre os indivíduos no ambiente de
trabalho, criam costumes, tradições, procedimentos informais, que podem ou não ser
compatíveis com as regras formais. Na estrutura formal, novos sistemas de liderança são
criados, hierarquias são superadas, procedimentos são instituídos.
A estrutura informal é inevitável. O problema começa quando as interações sociais criam
procedimentos não compatíveis com os procedimentos formais. O bom gerente de rotinas
administrativas é aquele que é capaz de administrar a inevitabilidade da estrutura informal com a
estrutura formal, tirando o que há de melhor na primeira e, ao mesmo tempo, privilegiando a
segunda.
Já vimos que a rotina administrativa é formada por um conjunto de processos que
definem procedimentos. Chiavenato (2009) explica que os processos existem em três âmbitos
distintos:
1. Operacional.
2. Tático.
3. Estratégico.
Veja na figura a seguir as características de cada um deles: 5
FIGURA 1 - OS ÂMBITOS EMPRESARIAIS
2 O QUE É UM PROCESSO?
Vimos no tópico anterior que as organizações trabalham com recursos escassos.
Bulgacov e Prestes (1999) explicam que a gestão por processos justamente evita o desperdício
desses recursos. Os autores acrescentam que os processos são operacionais, que eles
propiciam a organização do trabalho e se manifestam de forma concreta nas rotinas das
organizações. Veja agora como Bulgacov e Prestes (1999, p. 27) define processo: “(...) uma
série de atividades que leva em consideração informações e recursos do ambiente para produzir
algo como resultado que tenha valor para o cliente”.
Veja na figura abaixo um exemplo que mostra o desencadeamento de um processo de 7
organização de estoque, ainda utilizando o exemplo da nossa personagem Mônica:
CHEGADA DA MERCADORIA
NA LOJA
ESTOCAGEM DAS
MERCADORIAS NA VERIFICAÇÃO DA NOTA FISCAL
PRATELEIRAS CONFORME E DA MERCADORIA ENTREGUE
CRITÉRIOS PREESTABELECIDOS
ANOTAÇÃO NO SISTEMA DE
SEPARAÇÃO POR CRITÉRIOS
CHEGADA DE MERCADORIA
PREDEFINIDOS: COR, MODELO,
(PODE SER INFORMATIZADO
NUMERAÇÃO E GÊNERO
OU MANUAL)
É claro que cada empresa pode ter necessidades de departamentos específicos, mas há
alguns que são mais comuns a todos. Veja na figura a seguir uma possibilidade:
9
FIGURA 4 - OS DEPARTAMENTOS DE UMA EMPRESA
CONTABILIDADE
GESTÃO
FINANCEIRA
FINANCEIRO
DEPARTAMENTO
PESSOAL
QUALIDADE
DIRETORIA GESTÃO DA
OPERAÇÃO
PRODUÇÃO
SEGURANÇA NO
TRABALHO
COMPRAS E
ALMOXARIFADO
VENDAS
COLABORADORES
NÍVEL OPERACIONAL ECONOMISTAS CONTADORES ALMOXARIFES DO
DEPARTAMENTO
PRODUÇÃO
2. Gestão financeira:
a) Contabilidade geral.
b) Controlar as despesas e gastos.
c) Contas a pagar/contas a receber/cobranças.
d) Fluxo de caixa.
e) Serviços de banco.
f) Balanços.
g) Planejamento financeiro.
3. Gestão de produção.
a) Qualidade.
b) Segurança e saúde no trabalho.
c) Operação.
d) Controle da produção.
e) Armazenagem. 11
f) Logística de transporte.
•FAZ ANÁLISE DA SITUAÇÃO ECONÔMICA, QUE PERMITE PREVER SITUAÇÕES DE INCERTEZA E RISCO.
• CONTROLADORIA FINANCEIRA.
ECONOMISTA
•DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS.
•REALIZAÇÃO DE BALANÇOS.
•ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS.
•FLUXO DE CAIXA.
CONTADOR •CONTAS A PAGAR E RECEBER. 15
•CONSULTORIA TRIBUTÁRIA.
•ELABORAÇÃO DE CONTRATOS DE COMPRA E VENDA.
ADVOGADO
PLAN
PLANEJAR
ACT DO
AGIR
ciclo do PDCA FAZER
CHECK
VERIFICAR
Metodologia:
1. Contratação de um gestor ambiental para consultoria.
2. Realização de um ciclo de palestras que deverão ser acompanhadas por todos
os colaboradores da empresa. As palestras serão realizadas no horário de trabalho para não
gerar horas-extras.
3. Compra de garrafas que serão distribuídas entre os colaboradores. Não será
mais permitido o uso de copos descartáveis.
4. Criação de um armário no qual o papel de rascunho será guardado para reuso.
5. Compra de latões de lixo para descarte ambientalmente correto.
6. Criação de um sistema para utilização de água de reuso. Necessária
contratação de um engenheiro.
7. Verificar quais fornecedores da empresa praticam a sustentabilidade. Procurar
novos fornecedores, se necessário.
Recursos humanos envolvidos: todos os colaboradores da empresa.
Será ainda necessário contratar: 1 gestor ambiental e 1 engenheiro ambiental.
Orçamento:
Pagamento do palestrante na área de gestão ambiental: R$ 1.500,00. (300 reais por dia
– 5 dias de palestras)
Pagamento engenheiro ambiental: R$ 3.000,00
Compra de garrafas: 30 reais a garrafa – 100 empregadas – R$ 3.000,00
Obras de construção civil de pequeno porte – R$ 10.000,00
Compra de latões de lixo – 10 conjuntos de 5 latas – 2.500
Cronograma 18
O projeto será praticado no mês de agosto, nas seguintes datas:
Primeira semana:
1. Palestras.
2. Entrega das garrafas que substituirão os copos plásticos.
3. Obras para utilização da água de reuso.
Segunda semana:
1. Colaboradores substituirão as antigas latas de lixo pelas latas de separação de
recicláveis.
2. Continuação das obras.
3. Contato com fornecedores ambientalmente responsáveis.
Terceira semana:
1. Organização de uma prateleira com o papel de rascunho.
2. Continuação das obras.
Quarta semana:
Finalização do projeto.
Avaliação do projeto:
Deve responder aos seguintes questionamentos:
É motivador para os colaboradores?
Houve adesão ao projeto por parte de todos os colaboradores? Se não, por
quê?
Houve impactos positivos para o meio ambiente?
E para a empresa?
Depois de elaborado o projeto, chegamos à letra D, ou seja, o planejamento
realizado precisa ser executado. Isso será feito por meio de uma ação conjunta de todos os
departamentos. Veja a seguir como cada um pode colaborar:
Departamento de Recursos Humanos:
1. Contratação de palestrante e equipe de engenharia.
2. Motivação geral em relação ao projeto.
Para motivar, é possível distribuir cartazes e folhetos falando sobre o evento.
Departamento de Gestão Financeira: 19
1. Pesquisa de preços de garrafas, latas de lixo e de todo material necessário
descrito no projeto.
2. Planejamento financeiro para que os gastos sejam mantidos dentro dos limites
do planejamento orçamentário.
3. Lançamento de receitas e despesas.
1. Os objetivos do processo.
2. As pessoas, seus conhecimentos e habilidades.
3. Os recursos, tecnologia, instrumentos, informações e capital.
Cada um desses elementos deverá ser avaliado, tendo como foco a concretização
integral do projeto. O crescimento da organização depende de sua capacidade de se
potencializar para a mudança e a avaliação é a ferramenta para isso. Assim, a letra A, action,
refere-se à capacidade da organização de rever, de corrigir aquilo que deu errado no ciclo.
No nosso caso em estudo, é possível que falhas ocorram. Talvez as garrafas sejam
perdidas na correria do dia a dia. É possível que os colaboradores se esqueçam de pegar as
folhas de rascunho no armário. Também é provável que os fornecedores ambientalmente
responsáveis sejam mais caros. Nesse caso, um novo projeto, um novo planejamento deve ser
feito e o ciclo do PDCA começa de novo.
6 TIPOS DE ROTINAS
Neste conteúdo estudaremos seis tipos de rotinas administrativas, que são comuns a
praticamente todas as empresas, de todos os ramos. De fato, não há como prescindir delas:
1. Controle Bancário.
2. Serviços postais e correspondências.
3. Contas a pagar e receber. 20
4. Controle de pessoal.
5. Fluxo de caixa.
6. Arquivamento.
Todas são rotinas de âmbito operacional, ou seja, não são executadas pela alta diretoria,
mas no interior de departamentos especializados. Elas também têm em comum sua
cotidianidade. São atividades que a empresa realiza diariamente ou quase. Elas também
demandam um conhecimento técnico do profissional que as realiza.
Não é mais possível imaginar empresas sem contas bancárias. As corporações sempre
têm contas bancárias abertas como pessoas jurídicas. A atividade bancária facilita a gestão
empresarial e também impõe maior segurança. Por outro lado, sem o controle bancário
adequado, a gestão financeira fica bastante enfraquecida. O dinheiro depositado em conta
corrente recebe a classificação contábil de ativo disponível.
O controle bancário é realizado pelo departamento de gestão financeira de uma
empresa e é executado geralmente pelo programa denominado EXCEL. Usualmente o controle
bancário é feito por mês, o que significa que você pode elaborar uma planilha para cada mês do
ano em um único arquivo. A planilha deve mostrar todos os depósitos e todos os saques feitos,
de forma a ter controle sobre o saldo bancário. As informações que devem ser apresentadas em
uma planilha de controle bancário são:
1. Saldo anterior.
2. Dias do mês.
3. Movimentações financeiras dia a dia.
4. Depósitos.
5. Saques.
6. Saldo.
É também possível construir uma planilha anual. Nela será informada, mês a mês, a
soma de todos os depósitos e saques feitos pela empresa. Não haverá, portanto, valores
discriminados, apenas valores gerais. Não se trata de uma planilha rica em detalhes, mas ela é
importante para tomada de decisões em médio e longo prazo, pois mostra o desempenho
financeiro da empresa ao longo do ano.
Veja um exemplo na figura. Os dados em vermelho indicam valores negativos.
TABELA 2 - PLANILHA DE CONTROLE BANCÁRIO ANUAL
22
Talvez o estudo dos serviços postais e das correspondências possa parecer anacrônico,
em virtude do fortalecimento e da facilidade da correspondência digital. No entanto, a
correspondência ainda é extremamente utilizada e, em diversas situações, deve ser incentivada.
As empresas dependem grandemente ainda dos Correios para prestação de serviços postais.
Sobre esse tema, Mônaco e Guimarães (2000, p. 75) afirmam:
A Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos atende às necessidades de comunicação
postal e telemática de consumidores e empresas de todo o Brasil. Por isso representa papel
importante na comunicação dentro do contexto de desenvolvimento do país, visto que o Brasil é
um país de comércio ativo, que se desenvolve industrialmente, e necessita de meios de
comunicação eficientes, que sirvam como elo entre as diversas empresas atuantes no mercado
e seus clientes. A ECT é também importante agente de ação social do Governo, estando 23
presente em praticamente todos os municípios brasileiros, sendo muitas vezes o único ponto de
representação governamental em certas localidades.
Os Correios são ainda uma forma segura e rápida para envio de documentação
empresarial. Veja a seguir os serviços oferecidos que fazem parte das rotinas da grande maioria
das empresas:
1. CARTA REGISTRADA: a vantagem do registro é a segurança. Suponha que
você tenha que enviar uma carta de aviso de débito pendente para um cliente inadimplente.
Nesse caso, é muito importante se certificar que o cliente recebeu a informação. A carta
registrada permite isso porque, ao receber, o cliente assinará um documento, que
posteriormente será devolvido a você. Todo o procedimento é realizado pelos Correios. É
altamente recomendável que toda carta enviada entre uma pessoa jurídica/ física ou pessoa
jurídica/ jurídica seja expedida com Aviso de Recebimento (AR).
2. SEDEX: apresentação em três modalidades, SEDEX TRADICIONAL, SEDEX 10
e SEDEX HOJE. Quanto mais rápido, mais caro é o serviço. Dessa forma, para não encarecer o
envio de correspondência é importante verificar a urgência da necessidade.
3. O responsável pelo gerenciamento das rotinas de serviços postais e
correspondências deve se lembrar de que, ao enviar o SEDEX, os Correios fazem apenas três
tentativas de entrega. Geralmente isso não é problema para pessoas jurídicas, que costumam
trabalhar em horário comercial. Isso pode ser um problema para a pessoa física. No caso de
nenhuma das tentativas serem bem-sucedidas, a correspondência volta para a agência, ficando
disponível para retirada.
4. Não há um padrão sobre que departamento recebe a correspondência. Nas
empresas de médio porte é comum a existência de uma recepção, que certamente receberá as
cartas. Nas empresas de grande porte há um departamento responsável pelo trânsito de
comunicação e informação. Esse departamento irá classificar e despachar a correspondência
para o setor ou pessoa adequado. Nas pequenas empresas, a correspondência costuma ser
recebida pela pessoa que foi solicitada a fazê-lo.
O responsável pelo recebimento da correspondência em uma empresa deve se
preocupar em classificá-la e distribuí-la corretamente entre os departamentos. Nunca nada deve
ser descartado sem o consentimento do destinatário, ainda que seja um mero folheto de
publicidade. Além disso, será necessária a criação de um arquivo de armazenamento de
correspondência. Esse arquivo deve obedecer a alguns critérios, como:
1. Data de recebimento. 24
2. Destinatário (departamento ou pessoa).
3. Finalidade:
a) Propaganda.
b) Comunicação com cliente.
c) Comunicação com fornecedores.
d) Documentos fiscais.
e) Documentos judiciais.
f) Documento de ordem pública.
g) Cartas executivas.
h) Correspondência confidencial.
Outro critério possível é do remetente, mas em grandes empresas isso geraria um
arquivo muito grande, o que é inadequado. É possível, contudo, classificar alguns remetentes
especiais, cujo contato com a empresa é muito importante e frequente. Isso pode ser facilmente
feito no EXCEL. Veja um exemplo a seguir:
Sanvicente (1997) explica que as empresas devem procurar manter um saldo de caixa
que seja suficiente para as demandas diárias da organização. É evidente que deixar o dinheiro
aplicado pode ser mais lucrativo em longo prazo, mas é necessário que haja caixa para
atividades rotineiras, como comprar um material de escritório, fazer um conserto urgente ou
pagar o almoço com um cliente em potencial. 25
Assim, o controle de contas a pagar e a receber permite certo domínio, embora não
absoluto, do dinheiro que potencialmente entrará no caixa e do que certamente sairá. Vamos
começar entendendo como elaborar uma planilha de contas a receber. Suponha uma empresa
comercial que ofereça duas possibilidades de compra parcelada: boleto e crediário próprio. São
essas as informações que deverão estar contidas na planilha:
O controle de pessoal em uma empresa requer muito cuidado e atenção, pois tudo a
respeito desse tema está submetido à legislação específica e o não cumprimento dela gera
ônus. Desde o momento da contratação até a demissão há normas fixadas para o controle de
pessoal. Dessa forma, não há como falar do tema sem recorrer à legislação.
A primeira temática referente ao controle de pessoal é o controle da jornada. A lei limita
a autonomia da empresa no que diz respeito ao estabelecimento da jornada de trabalho de seus
empregados. No artigo 7º da Constituição Federal de 1988 já temos a primeira fonte de estudos
sobre o tema. Veja: “Art. 7º. XIII - duração do trabalho normal não superior a oito horas diárias e
quarenta e quatro semanais, facultada a compensação de horários e a redução da jornada,
mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho”. 27
A jornada de oito horas é o primeiro limite imposto pelo legislador ao empregador. Mas
sabemos que grande parte das empresas na atualidade não pode prescindir das horas-extras –
chamadas pela legislação de horas suplementares. O mercado cada vez mais competitivo pode
exigir maior dedicação ao trabalho. É comum, por exemplo, que comerciários na época de Natal
façam inúmeras horas-extras. Isso é permitido pela legislação, ressalvada algumas
considerações. Veja o que afirma a Consolidação das Leis do Trabalho, Decreto-Lei 5.425/1943:
Mas não é apenas a quantidade de horas suplementares que a legislação tutela, mas
também o pagamento por essas horas. Veja o que determina a CF/88 sobre isso: “Art. 7º, XVI -
remuneração do serviço extraordinário superior, no mínimo, em cinquenta por cento à do
normal”.
Dessa forma, a rotina de controle de pessoal verifica a quantidade de horas
suplementares que estão sendo feitas. Elas devem apenas ser realizadas quando estritamente
necessárias, já que adicionam gastos para a empresa. O controle da jornada de trabalho é feito
por um sistema de controle de ponto. Veja o que determina a CLT sobre isso:
Essa temática é muito atual no Brasil, já que recentemente foi publicada uma portaria
do Ministério do Trabalho e Emprego regulamentando detalhadamente o registro de ponto
eletrônico. É importante lembrar que o registro de ponto eletrônico dá maior segurança jurídica à
empresa em um possível processo trabalhista.
Gerentes de RH são constantemente questionados sobre as “batidas” de ponto. É
comum que o trabalhador registre o ponto alguns minutos antes ou alguns minutos depois do
horário contratual. Se você for confrontado com dúvidas como essa, recorra à CLT, que
determina: “Art. 58 § 1o - Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária
as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o
limite máximo de dez minutos diários”.
Mas o controle de pessoal não diz respeito apenas ao controle do período de trabalho.
Há também proteção legal sobre o período de descanso. O artigo 67 da CLT determina um 28
período completo de 24 de descanso, que preferencialmente deve coincidir com o domingo. Mas
esse não é o único descanso regulamentado pela lei. Há também que ser considerado o
intervalo de intrajornada.
Imagine que um trabalhador tenha sua jornada de trabalho fixada das 8h ás 12h e das
13h às 17h, de segunda à sexta. No entanto, determinada segunda-feira esse trabalhador tenha
cumprido horas extraordinárias das 20h às 22h. No dia, seguinte, ele pode voltar às 8h
normalmente?
O artigo 66 determina que não. Veja o que assegura o artigo: “Art. 66. Entre 2 (duas)
jornadas de trabalho haverá um período mínimo de 11 (onze) horas consecutivas para
descanso”.
Essa mesma empresa, nesse mesmo dia, pagou salários, também no valor de R$
5.000,00.
PAGAMENTO DE SALÁRIOS DOS EMPREGADOSSAÍDA DE R$ 5.000,00 DO CAIXA
Vamos começar a entender como fazer a elaboração de um fluxo de caixa por meio de
um exemplo bastante simples. Suponha uma pequena empresa que vende cosméticos. Essa
empresa atua em um imóvel alugado e com apenas um empregado. Podemos fazer o fluxo de
caixa por dia, mês e ano. Cada um tem uma finalidade específica. Geralmente os fluxos de caixa
são feitos pelo programa EXCEL. 30
Vamos começar entendendo pelo fluxo de caixa diário, que geralmente é mais específico
e detalhado. No EXCEL, o ideal é que você crie uma planilha para cada dia do mês. Todas as
operações do ativo do caixa realizadas naquele dia devem ser apresentadas. Veja no exemplo:
TABELA 3 - FLUXO DE CAIXA DIÁRIO
ENTRADA SAÍDA
Venda de mercadorias da loja Compra de mobiliário para loja
R$: 1000,00 R$: 300,00
Recebimentos de créditos de clientes Pagamento de aluguel
R$: 500,00 R$: 500,00
Empréstimo bancário Pagamento de salário
R$: 2.000,00 R$: 1.200
TOTAL: R$ 3.500,00 TOTAL: R$ 2.000
SALDO: R$ 1.500,00 SALDO: R$ 1.500,00
FONTE: CARVALHO, Adriana Duarte de Souza, 2014.
Note que o saldo diz respeito à subtração entre entradas e saídas. O fluxo de caixa
diário é uma importante ferramenta de tomada de decisão. Pelo seu nível de detalhamento, ele
permite que o gestor perceba a dinâmica de movimentação financeira com profundidade. Ele
pode verificar, por exemplo, em que dia do mês se concentram as vendas e, consequentemente,
o dia em que a empresa terá mais caixa para pagar fornecedores, por exemplo.
Também é bastante comum realizar fluxos de caixa mensais, como você pode ver a
seguir:
TABELA 4 - FLUXO DE CAIXA MENSAL POR SEMANA
31
Independentemente da forma pela qual é construída uma planilha de fluxo de caixa, ela
é uma rotina administrativa fundamental para qualquer empresa que deseja controlar seu fluxo
financeiro. Seleme (2010) explica que o fluxo de caixa possibilita prever as necessidades em
empréstimos e force informações inequívocas aos tomadores de decisão. Seleme (2010, p.170)
afirma:
O fluxo de caixa é um instrumento preciso para acompanharmos o desempenho das
atividades da empresa, pois revela as condições econômicas e financeiras da organização.
Sendo assim, possibilita diagnosticarmos quais são os problemas relacionados com a gestão da
empresa, bem como corrigi-los ou mesmos preveni-los.
6.6 ARQUIVAMENTO
7.4.5 - Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames
complementares, as conclusões e as medidas aplicadas deverão ser registrados em
prontuário do médico coordenador do PCMSO.
7.4.5.1 - Os registros a que se refere o item 7.4.5 deverão ser mantidos por período
mínimo de 20 (vinte) anos após o desligamento do trabalhador.
A NR 7 obriga a empresa a guardar por 20 anos os documentos médicos. Para que este
não estrague e não se perca, é necessário o correto gerenciamento dos arquivos. Veja agora
outro exemplo, relativo ao recolhimento do PIS/PASEP, regulamentado pelo Decreto-Lei
2.052/83: “Art. 10 - A ação para cobrança das contribuições devidas ao PIS e ao PASEP
prescreverá no prazo de dez anos, contados a partir da data prevista para seu
recolhimento”.Como a prescrição ocorre em 10 anos, esse é também o prazo para guardar a
documentação.
Atualmente existem bancos de dados digitais, como o SQL, MySQL e o Oracle. Eles são
úteis para armazenar dados sobre clientes, por exemplo, ou ainda manter uma lista de
fornecedores. Desde que seja feito um backup, esse tipo de armazenamento de dados é
bastante seguro e prático. Por meio dos comandos certos você encontra dados sobre um cliente
mais rapidamente do que faria em um arquivo físico.
Mas lembre-se de que há documentos que demandam obrigatoriamente a manutenção 33
física. Por exemplo, um contrato de contratação de um serviço, que exige assinatura com firma
reconhecida em cartório não tem como existir apenas digitalmente. O mesmo para o holerite. O
trabalhador deverá assiná-lo, o que também força a criação de um arquivo para a manutenção
desse documento durante o tempo exigido pela lei.
Calderonetet al. (2004) afirmam que o gerenciamento de arquivos exige muito
planejamento. Não basta digitar a informação em um banco de dados ou guardar documentos
em um arquivo. É preciso que a localização das informações seja rápida. Para isso, as empresas
têm à sua disposição as diversas tecnologias de arquivamento, que vêm sendo desenvolvidas
pela chamada Ciência da Informação.
Vamos analisar o texto que lemos acima. Em primeiro lugar, ele utiliza a linguagem
narrativa literária. O texto conta uma história. Adjetivos como “bela” e “linda” são típicos da
linguagem empregada pela literatura. Além disso, há o uso da linguagem informal, confirmada
pelos recursos linguísticos que enfatizam carinho, como em: “Muuuuuittttos beijoooooooooos da
Érica.”
Nada disso é possível na elaboração de uma carta comercial. Textos de literatura não
têm como pressuposto serem claros e pontuais. Uma carta comercial, contudo, deve primar pela
clareza, pontualidade e objetividade. Além disso, ela deve ser concisa e coerente, dizendo
única e exclusivamente aquilo que deve ser informado. Os erros na utilização da língua
portuguesa são inadmissíveis. 34
As cartas comerciais são de formalidade extrema. Há dados que são comuns. O
primeiro elemento que toda carta deve conter são as informações do remetente:
1. Nome da empresa - com logo, se existir.
2. Endereço completo.
3. Telefone.
4. E-mail.
Há duas possibilidades de colocação desses dados na carta. É possível fazer um
cabeçalho com a imagem do logo da empresa. O WORD possui uma ferramenta para isso. É
também possível apresentar esses dados ao final da carta, após a apresentação da assinatura
do responsável. Veja um exemplo:
Bela Casa Materiais para Construção Civil.
BELA CASA
Av. XXXXXXXX, 234. CEP 00000-000, Estado, País.
Telefone 0000-0000.
E-mail: [email protected]
Outra informação fundamental é colocar a data do envio. Segue uma sugestão de
modelo:
Rio de Janeiro, 15 de fevereiro de 2014.
Depois da data, inserimos as informações do destinatário. Esse critério é apenas para
situações na qual o destinatário é uma pessoa jurídica. Veja o exemplo:
CONSTRUTORA PIRAMIDAL
Rua XXXXXXX, n. 000 CEP 00000-000, Estado, País.
Telefone: 0000-0000
Em seguida, vamos colocar uma saudação formal, sempre polida. O ideal é saudar
com o uso do nome próprio.
Prezado Senhor Armando Teixeira:
Mas há algumas situações nas quais não sabemos exatamente o destinatário, mas
apenas o departamento. Nesse caso diga apenas:
Prezado Senhor:
Ou
Caro Responsável pelo departamento de gestão financeira:
Em seguida temos o corpo da carta, na qual as informações serão apresentadas. O
corpo do texto deve ser sempre muito impessoal, objetivo e neutro. E temos ainda o
agradecimento formal e a assinatura. Sempre agradeça, mesmo que seja uma carta de cobrança 35
ou reclamação. O ideal é que a assinatura seja real, mas em grandes empresas, na qual a
mesma carta será enviada para centenas de clientes, não será possível que o Executivo assine
todas. Nesse caso, a assinatura será aquela que foi xerografada (reproduzida por xerografia,
copiadora).
Vamos mostrar agora um modelo completo de carta comercial. Nesta solicita-se a um
fornecedor a entrega de produtos já pagos, mas ainda não entregues.
Bela Casa Materiais para Construção Civil.
Av. XXXXXXXX, 234. CEP 00000-000, Estado, País.
Telefone 0000-0000.
E-mail: [email protected]
Rio de Janeiro, 15 de fevereiro de 2014.
CONSTRUTORA PIRAMIDAL
Rua XXXXXXX, n. 000 CEP 00000-000, Estado, País.
Telefone: 0000-0000
Prezado Senhor Armando Teixeira,
No dia 16 de janeiro de 2014 foi celebrado contrato com sua empresa (vide anexo) por
meio do qual a empresa Bela Casa Materiais para Construção Civil comprou R$ 10.000,00 em
azulejos da empresa Construtora Piramidal. O pagamento foi feito na data estipulada de 30 de
janeiro de 2014 (vide comprovante de pagamento anexo), mas a mercadoria ainda não foi
entregue. Contratualmente foi determinado que a data seria 3 de fevereiro.
Solicitamos, portanto, a entrega urgente das mercadorias, cumprindo assim
cláusula contratual.
Certo do seu pronto atendimento,
Agradeço,
Emanuel Ferreira
Diretor de Logística
Assinatura:
Atualmente, boa parte da comunicação empresarial é feita por e-mail. Não há dúvidas de
que o e-mail é mais informal, mas não há como prescindir de algumas regras de procedimento 36
em sua elaboração. Não há, por exemplo, como justificar a utilização de linguagem de internet
nas mensagens eletrônicas comerciais, nem o descumprimento das regras de netiqueta.
Para aqueles que trabalham profissionalmente com a comunicação via internet, seja
por intermédio de e-mails ou redes sociais, é fundamental conhecer o conceito de netiqueta. A
netiqueta é um conjunto de regras que definem formas mais elegantes e adequadas de se
comunicar pela internet.
As informações transmitidas online nem sempre são seguras. Assim, no caso de dados
confidenciais, prefira a carta ou ainda a conversa face a face. O e-mail não deve ser utilizado
para essas situações. Além disso, como é possível que o e-mail não chegue ao destinatário é de
bom tom terminá-lo com a seguinte requisição:
De maneira geral, as empresas têm ampla autonomia ao criar seus manuais de normas
e procedimentos, também denominados de regimento interno. No entanto, essa autonomia não é
ilimitada. Todo manual empresarial deve se submeter aos acordos e convenções coletivas.
Você conhece os acordos e convenções coletivas? Tais documentos são negociados
com uma importante instituição no mundo corporativo: os sindicatos. Eles resolvem conflitos nas 38
relações entre capital e trabalho, criando normas jurídicas no âmbito trabalhista. Veja a diferença
entre eles:
Acordo coletivo – acordo firmado entre sindicato de determinada categoria profissional e
empresa.
Convenção coletiva – convenção firmada entre sindicado de certa categoria profissional
e sindicato de classe patronal.
Garcia (2010, p. 1264 e 1266) explica os acordos e convenções coletivas da seguinte
forma:
Note que não se trata de um princípio de caráter jurídico. Não há nenhuma norma de
Direito que proíba que os empregados acessem redes sociais no trabalho. Mas o empregador
tem a prerrogativa de vedar essa ação. Não há impedimentos sobre os temas que um manual de
normas e procedimentos pode tratar. Contudo, há um padrão que majoritariamente as empresas
seguem. Veja a seguir os principais itens de um manual de normas e procedimentos:
Missão, visão e valores da empresa.
Estrutura administrativa da empresa (organogramas de divisões
departamentais).
Sistema de hierarquias e delegação de trabalho.
Procedimentos de rotinas administrativas (fluxogramas).
Procedimentos de atendimento ao cliente. 39
9.1 ORGANOGRAMA
ACIONISTAS
ALTA DIRETORIA
GESTORES GESTORES
DEPARTAMENTAIS DEPARTAMENTAIS
FIGURA 14 - ORGANOGRAMA DE RH
41
ESTAGIÁRIO DE
ASSISTENTE SOCIAL
SERVIÇO SOCIAL
OPERACIONAL
CHEFE DE FOLHA DE
PAGAMENTO
OPERACIONAL
GESTOR DE RECURSOS
HUMANOS
CHEFE DE
RECRUTAMENTO E PSICOLOGIA
SELEÇÃO
CONSULTOR
ADVOGADO
TRABALHISTA
ENGENHEIRO CHEFE
TÉCNICO EM SAÚDE E
DA SAÚDE E
SEGURNAÇA NO
SEGURANÇA NO
TRABALHO
TRABALHO
FIGURA 15 - ORGANOGRAMA DE RH
LIBERAÇÃO DO
APÓS VIAGEM:
DINHEIRO ENTREGA DE CARTÃO DE PRESTAÇÃO DE
AUTORIZAÇÃO NECESSÁRIO PONTO EXTERNO AO
AGENDAMENTO CONTAS PELO
DA GERÊNCIA DE PELO EMPREGADO (Obrigatório
DO AUTOMÓVEL EMPREGADO
LOGÍSTICA DEPARTAMENTO pela legislação trabalhista) (ENTREGA DE
DE GESTÃO
NOTAS FISCAIS)
FINANCEIRA
9.3 CRONOGRAMA
44
10 AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E PROGRAMA 5 S´S
Mas nem sempre foi assim. Nem sempre as empresas direcionam todas as suas forças
na busca da qualidade. Cunha (1999) explica que, ainda na década de 1920, os sistemas de
qualidade das empresas baseavam-se simplesmente na ideia de inspeção. Era tarefa do
inspetor meramente corrigir os erros cometidos durante os processos.
Cunha (1999) explica que isso muda na década de 40. A filosofia da inspeção se
transforma para o controle estatístico da produção. Mas, na prática, não há grandes diferenças.
Enquanto a filosofia da inspeção supunha que o inspetor deveria avaliar ao final da produção, a
filosofia do Controle Estatístico da Produção (CEP) pressupõe que os indivíduos avaliem a
qualidade em todo o processo. A maior modificação foi na mudança da figura do inspetor, para a
contratação de profissionais especialistas, como engenheiros e gestores.
Uma nova proposta surge ainda na década de 1950. Cunha (1999) afirma que essa
nova visão de qualidade denomina-se Filosofia da Garantia da Qualidade. O autor explica que
essa nova forma de gerir a qualidade surge com a normalização técnica de produtos. Nesse
período as empresas começam a entender que a mera entrega do produto não é suficiente para
garantir a qualidade, mas que também é necessário entregar no prazo estipulado
contratualmente, manter uma assistência técnica, elaborar manuais etc. Os empresários
começam a entender que é preciso manter o cliente satisfeito não apenas no momento da
compra, mas durante todo o período de utilização do produto.
A concepção atual, adotada pela empresa é, como já mostramos, da qualidade total.
Cunha (1999) mostra como essa concepção supõe que todos os departamentos estejam
envolvidos com a qualidade. O autor enfatiza que esse modelo não se pauta mais pela ideia de
produtos de qualidade, mas sim pela excelência na gestão!
O programa dos 5S é uma ferramenta de gestão da qualidade total. Vamos estudar cada
um dos S, aplicando-os às rotinas administrativas. O primeiro, segundo Cunha (1999), vem da
língua japonesa: SEIRI. Podemos traduzir para a língua portuguesa como DESCARTE. É
comum a imagem das empresas com as mesas repletas de itens, arquivos cheios de folhas,
depósitos tão bagunçados que mal se consegue caminhar dentro dele.
O pressuposto de primeiro S é que esse comportamento seja eliminado. Cada setor da
empresa deve trabalhar com aquilo que considera justificadamente necessário e descartar aquilo
que não é. O primeiro S também diminui o consumismo organizacional e introduz práticas que 46
são ecologicamente corretas, como o consumismo responsável.
Conforme Cunha (1999), o segundo S vem de SEITON, traduzido para a língua
portuguesa como ARRUMAÇÃO. O princípio de arrumação diz respeito à organização do lugar
de trabalho. Se tudo está em ordem, fica muito mais fácil encontrar objetos e papéis, fato que
pode tornar o trabalho mais rápido. O pressuposto é que o lugar de trabalho seja tão organizado
que qualquer pessoa possa encontrar qualquer coisa.
Suponha que determinado empregado falte e é preciso encontrar um documento pelo
qual ele é responsável. Se o segundo S for aplicado, então o documento será facilmente
encontrado por outra pessoa. O terceiro S é de SEISO, ou em português, LIMPEZA. Hoje, com o
conhecimento avançado em saúde pública, é inconcebível pensar em um ambiente de trabalho
no qual não há higiene ou assepsia.
Ainda temos SEIKETSU. Cunha (1999) informa que esse conceito é o de SAÚDE e
merece atenção especial dos gestores, porque há toda uma legislação no Brasil no que
concerne à saúde do trabalhador. Atualmente temos 36 Normas Regulamentadoras da Saúde e
Segurança do Trabalhador.
O quinto S é SHITSUKE ou AUTODISCIPLINA. A autodisciplina requer um processo
contínuo, diário, de desenvolvimento próprio, de forma que os demais S façam parte das rotinas
administrativas. Veja como Cunha (1999, p. 116) explica o quinto S:
Somente pode ser considerado implementado o 5S quando está assimilado, isto é, as
pessoas se comportam naturalmente, sem supervisão ou controle, dentro das normas
estabelecidas para os 4Ss iniciais. Não são mais necessários grandes feitos de premiação, não
existem mais equipes de inspeção e avaliação e acaba a profusão de avisos, placas, cartazes,
bótons, crachás, faixas e demais parafernálias de divulgação.
Na figura a seguir apresentamos uma imagem que pode ser exposta pelo gestor para
auxiliar seus colaboradores a fazerem ações simples para o cumprimento dos 5 S.
FIGURA 18 - OS 5S NA ROTINA ADMINISTRATIVA
NA SUA SALA
APENAS AQUILO
QUE É ÚTIL.
47
MEREÇO TER
SAÚDE E, PARA
DIARIAMENTE DEVO QUALQUER
PESSOA TEM QUE
ISSO, MEU LOCAL EXECUTAR AÇÕES PARA SER CAPAZ DE
DE TRABALHO CUMPRIR O QUE FOI ACHAR
DEVE SER QUALQUER COISA
HIGIÊNICO ESTIPULADO. NA SUA SALA
SUJEIRA NO LIXO
É muito comum os gestores financeiros reclamarem que o caixa “não bate”. Essa
expressão, muito utilizada no dia a dia, significa tecnicamente que o saldo do demonstrativo de
fluxo de caixa não é o mesmo do valor em dinheiro que efetivamente há no caixa da empresa. É
possível haver mais ou menos dinheiro do que o definido no demonstrativo e, qualquer que seja
o caso, sempre é problemático. Lembre-se: o valor do saldo do demonstrativo sempre tem que
ser o mesmo do valor em dinheiro do caixa.
Para evitar esse problema é preciso adotar um procedimento mais rígido de controle de
caixa, que deve ter a adesão de todos os empregados da empresa, inclusive da diretoria e dos
gestores. É possível a adoção de um documento que registre todas as saídas e entradas do
caixa, durante todo o dia. Veja um modelo a seguir:
ATENDIMENTO PESSOAL:
1. Vestir-se adequadamente. Roupas e maquiagem vulgares são
inaceitáveis. Preferir esmaltes e maquiagem claros.
2. Sentar-se apropriadamente. As costas devem estar retas, as mãos
na frente do corpo e os braços soltos. Se aquele que atender estiver sentado, as mãos devem
estar sobre a mesa. Não cruzar as pernas.
3. A postura também é linguagem. Mostre-se interessado em tudo que
o cliente tiver a dizer. Evitar bocejar ou desviar o olhar. Sorria e seja empático.
4. Anote aquilo que for mais importante. 50
5. Se o cliente estiver nervoso e começar a ofendê-lo, não retruque.
Lembre-se que você não está no atendimento para vencer o cliente, mas para escutá-lo e ajudá-
lo como possível. Permaneça calmo e continue ouvindo. Mostre que você está disponível para
ajudá-lo no que for possível.
6. Sempre agradeça ao cliente e mostre-se disponível para fazer o que
estiver sendo solicitado o mais rapidamente possível.
7. Lembre-se: o atendimento ao cliente deve fazer com que cliente
queira voltar para a empresa e o manter fiel a ela.
ATENDIMENTO AO TELEFONE:
1. Atenção ao seu tom de voz. Fale pausada e calmamente. Fale alto o
suficiente para que o cliente possa ouvi-lo, mas sem gritar.
2. Sempre que possível, utilize termos polidos, como “bom dia”,
“obrigado”, “por favor”, “estou à disposição para ajudá-lo”.
3. Não utilize o tom de voz monótono tão utilizado nos atendimentos
telefônicos. Seu tom de voz deve ser disponível, acessível.
4. Muitas vezes os clientes ligarão para reclamar e poderão ser
agressivos. Não altere seu tom de voz. Ouça-o sem nenhuma interrupção e diga que você está
ali para ajudá-lo a resolver o problema.
Ferreira e Mendes (2001) explicam que, na dinâmica do atendimento ao cliente, os
sujeitos dessa relação se transformam mutuamente. Cada um dos sujeitos dessa relação –
aquele que atende e o cliente – atribuem uma finalidade específica para aquela situação. O
atendente deve ser lembrar que sua finalidade ali não é vencer, não é ter a palavra final. Sua
função é prestar informações, ajudar o cliente a solucionar determinado problema. É essa a sua
postura diante de qualquer cliente: desde aquele que polidamente pede seu auxílio, até aquele
que de maneira agressiva o humilha. Você pode escolher se sentir rebaixado ou humilhado.
Então escolha permanecer neutro diante de tais situações.
Há situações nas quais o não cumprimento de prazos gera ônus para a empresa. Por
exemplo, se um contrato de entrega de mercadorias é fechado com prazo fixo, a entrega atrasa
por acarretar multas. Assim, a equipe deve estar alinhada ao cumprimento de prazos. É possível 51
a fixação de um painel com um cronograma que discrimine todos os prazos por semana. Veja
um exemplo:
GRANDE PROMOÇÃO: A
CADA R$ 100 GASTOS, VOCÊ
GANHA UM SUPER BRINDE!!!
O processo seguinte é enfeitar a loja. Comece pela faixa. Depois pense em materiais
baratos de decoração. Bexigas são muito baratas e, pela diversidade de cor, chamam a atenção.
Papel crepom também é barato. É possível cortá-lo em pedaços e jogar no chão. Na sexta,
finalmente, temos o dia da promoção, com tudo preparado.
Até aqui aprendemos a priorizar e a definir o que é mais urgente. E, agora que
organizamos a lista de prioridades, a segunda etapa é organizar. Faça uma lista delas e, ao
longo da semana, marque o que foi sendo feito. Valeriano (2005, p. 164) ensina: “Se a gestão de
tempo puder ser resumida em poucas palavras, pode-se dizer que ela consiste no cuidadoso
preparo de um cronograma e no seu criterioso controle (...)”.
A figura abaixo apresenta a ordem cronológica de realização de cada uma das tarefas:
FIGURA 21 – ORGANIZANDO AS TAREFAS
•Ligar para todos os fornecedores e negociar novos prazos para pagamento de duplicatas.
1 (segunda)
•Criar um banco de dados informatizado com todos os clientes que utilizam o crediário próprio da loja,
verificando os inadimplentes.
2 (segunda)
55
•Localizar no estoque as mercadorias que estão “paradas” há muito tempo, mandar lavá-las e colocá-las
para venda.
4 (terça) •Buscá-las na quinta.
•Verificar quais clientes do banco de dados não compram na loja há mais de um mês e ligar oferecendo
promoções.
5 (terça)
•Contratar carro de som para divulgar a promoção. O carro de som fará o circuito combinado na quinta
(das 09h às 17h) e na sexta(das 09h às 16h).
6 (quarta)
•Dia da promoção.
8 (sexta)
Mas e se você estiver do outro lado da relação? E se você não for a pessoa responsável
por fazer essas tarefas, mas sim por gerenciar quem faz? Nesse caso é extremamente
necessária a construção de um cronograma muito bem detalhado sobre cada uma das
atividades.
Veja que foi colocado na tabela o item “FINALIZADA?”. Isso é para controle do
gerente. Quando uma tabela for finalizada, ele pode “ticar”:
corporativo talvez esteja relacionado com a capacidade interna das empresas de estabelecer e
sustentar um modelo de gestão que permita que as competências desejadas se instalem e se
multipliquem, em um movimento de aprendizado que se autossustente.
Isso significa que a empresa deve ser um espaço aberto para a aprendizagem
corporativa. Portanto, o gestor deve abrir possibilidades para que seus colaboradores aprendam.
Veja a seguir:
1. Avaliações de desempenho com feedbacks construtivos.
2. Entrega de relatórios construtivos sobre o desempenho dos colaboradores.
3. Processos de formação dados pelos próprios gestores com frequência.
Funcionam como reuniões na qual o objetivo é desenvolver competências.
4. A empresa pode financiar cursos dados por instituição de ensino para seus
colaboradores.
5. O mais recomendado: Educação Corporativa. A empresa contrata uma
instituição de ensino que vai até a empresa para realizar processos de ensino/aprendizagem
com os empregados. A educação corporativa é um modelo de ensino voltado exclusivamente
para o desenvolvimento de competências empresariais.
A Educação Corporativa é resultado do fortalecimento do capitalismo flexível. Antes
disso, educação na empresa era meramente um processo de aquisição de conhecimento
técnicos. Atualmente, isso não é suficiente. Vieira e Francisco (2012, p. 296-7):
O constante desenvolvimento dos processos e técnicas que chegam até as
organizações também atingiu o setor de aprendizagem. Os antigos departamentos de
Treinamento e Desenvolvimento têm se tornado cada vez mais obsoletos, aparecendo um
sistema mais completo de aquisição de conhecimentos – a Educação Corporativa (EC).
Este perfil dos colaboradores leva à criação de vantagem competitiva sustentável, ou
seja, o compromisso da organização em manter o desenvolvimento contínuo de seus
funcionários à obtenção de melhores resultados. Assim, a ideia de Educação Corporativa surgiu
como uma ferramenta eficaz para o alinhamento e desenvolvimento de talentos humanos, de
acordo com as estratégias organizacionais.
•O princípio da irrenunciabilidade.
4
FONTE: GARCIA. G. F. B. Curso de Direito do Trabalho. Rio de Janeiro: Forense, 2010. p. 98-
104.
Toda a legislação trabalhista brasileira se sustenta nesses princípios e, portanto, todo
gestor de pessoas deve conhecê-los em detalhes. Mas vamos começar conhecendo o conceito
de HIPOSSUFICIÊNCIA. Na legislação trabalhista brasileira todo trabalhador, de qualquer
categoria profissional, é hipossuficiente. Vamos entender por que. Nas relações entre capital e
trabalho há sempre aquele grupo que é proprietário e aquele que vende a sua mão de obra. Este
último grupo depende da venda da sua mão de obra – cujo resultado é o salário – para o
sustento de sua família. No Brasil, o salário tem caráter ALIMENTAR. Assim, em uma relação de 61
trabalho, o trabalhador é o lado mais fragilizado, mais VULNERÁVEL da relação, já que ele não
pode prescindir do trabalho.
É desse pressuposto que surgem todos os princípios do Direito do Trabalho. Como o
trabalhador é vulnerável, ele precisa de uma proteção jurídica especial, conforme explica Garcia
(2010). O princípio in dubio pro operário vem do latim e pode ser livremente traduzida para a
língua portuguesa como: estando em dúvida, é o trabalhador quem deve ser protegido. Garcia
(2010) explica quando houver dúvidas na interpretação de uma regra de Direito do Trabalho, ela
necessariamente deve ser interpretada a favor do trabalhador.
Frediane (2011) explica que o princípio da aplicação da norma mais favorável implica
que, diante de duas normas que regem a mesma relação de trabalho, deve-se escolher aquela
que maiores benefícios tragam ao trabalhador. Veja como Frediane (2011, p. 8) explica esse
princípio:
(...) sempre que o operador do Direito estiver diante da elaboração da lei, diante do
confronto entre regras da mesma hierarquia ou em face da interpretação da norma
jurídica, deverá conduzir-se pela aplicação da norma mais favorável ao empregado.
Portanto, o referido princípio tem função informadora, interpretativa e normativa.
O princípio da condição mais benéfica tutela uma situação muito comum nas
empresas. Suponha uma situação na qual uma grande empresa está indo muito bem no
mercado e esteja obtendo já há alguns anos muito lucro. Essa empresa decide então, como
estratégica motivadora, incluir em seu plano de benefícios um seguro odontológico para seus
empregados. Note que, neste caso, não há obrigação de oferecer o seguro nem pela legislação,
nem em acordo ou convenção coletiva. Dessa forma, todos os trabalhadores passam a ter um
seguro odontológico.
No ano seguinte a situação financeira da empresa muda e ela não está mais em
condições de continuar oferecendo este benefício. A empresa pode cancelar o benefício? Não,
de acordo com o princípio da condição mais benéfica. O seguro odontológico tornou-se um
direito adquirido para o empregado, o qual a empresa não pode mais retirar, independentemente
de sua situação financeira. Veja a análise de Garcia (2010, p. 101) sobre o princípio:
Art. 7º - São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à
melhoria de sua condição social:
I - relação de emprego protegida contra despedida arbitrária ou sem
justa causa, nos termos de lei complementar, que preverá indenização
compensatória, dentre outros direitos;
Garcia (2005) explica que o contrato de trabalho deve ser preservado, pois o trabalhador
deve se sentir seguro na relação de emprego. Se a dispensa ocorrer sem justa causa, o artigo
supramencionado garante a indenização – 40% do FGTS. Mesmo em situações de justa causa,
elas só podem ocorrer desde que classificadas no rol do artigo 482 da CLT:
Art. 482 - Constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo
empregador:
a) ato de improbidade; 64
b) incontinência de conduta ou mau procedimento;
c) negociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão do empregador, e
quando constituir ato de concorrência à empresa para a qual trabalha o empregado,
ou for prejudicial ao serviço;
d) condenação criminal do empregado, passada em julgado, caso não tenha havido
suspensão da execução da pena;
e) desídia no desempenho das respectivas funções;
f) embriaguez habitual ou em serviço;
g) violação de segredo da empresa;
h) ato de indisciplina ou de insubordinação;
i) abandono de emprego;
j) ato lesivo da honra ou da boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa,
ou ofensas físicas, nas mesmas condições, salvo em caso de legítima defesa,
própria ou de outrem;
k) ato lesivo da honra ou da boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o
empregador e superiores hierárquicos, salvo em caso de legítima defesa, própria ou
de outrem;
l) prática constante de jogos de azar.
Parágrafo único - Constitui igualmente justa causa para dispensa de empregado a
prática, devidamente comprovada em inquérito administrativo, de atos atentatórios à
segurança nacional.
1
In dubio pro operario
• Seu empregado é protegido pelo Direito do Trabalho e, portanto, pelo Poder
Judiciário e pelo Estado, então estabeleça uma relação protetora com o mesmo.
65
3
O princípio da condição mais benéfica
5
O princípio da primazia da realidade 66
• Todos os documentos produzidos pela empresa que digam respeito às relações com
os empregados devem ser espelhos dos fatos e devem apresentar como tudo
realmente acontece.
VIEIRA, Fábio Henrique Antunes; FRANCISCO, Antônio Carlos de. Etapas da implementação da
educação corporativa e seus impactos em empresas brasileiras: um estudo
multicaso. Prod. [online]. 2012, v. 22, n. 2, p. 296-308. Epub 12-Abr-2012. ISSN 0103-6513.
Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0103-
65132012000200010&lng=pt&nrm=iso>. Acesso em: 20 jun. 2014.