A análise e avaliação do sistema de controlo interno da entidade permitiu

identificar um conjunto de situações irregulares:

1. A empresa contabiliza, através da conta caixa, quase todas as

operações de recebimento e de pagamento ainda que a maior parte
diga respeito a movimentos bancários. Atualmente os registos nas
folhas de caixa estão a ser feitos de forma não diária, estando
determinado um dia do mês para que as mesmas sejam enviadas
para a contabilidade.
O facto de os registos nas folhas de caixa estarem a ser feitos de forma
não diária constitui um procedimento incorreto, devendo ser registados,
em documento designado por caixa/bancos, todos os recebimentos
ocorridos diariamente, em dinheiro ou cheque. Deste modo, deverá a
empresa assegurar que não sejam efetuados pagamentos com dinheiros
recebidos e, tendo em consideração que os movimentos bancários não
devem constar nesta conta, sugere-se a adoção de procedimentos que
visem corrigir as irregularidades acima descritas, nomeadamente
através da implementação de um registo diário nas folhas de caixa, bem
como no seu lançamento diário na contabilidade.

 Nota: Tal procedimento, além de duplicar o movimento

contabilístico e de haver perda de tempo, o mesmo dificulta as
conferências de caixa, aumentando os seus saldos, que poderão
ser elevados, propiciando o erro ou mesmo práticas irregulares.
Deve a empresa funcionar com um sistema de fundo fixo de
caixa, cujo plafond e regras de movimentação devem estar
criteriosamente definidos, devendo ser utilizado apenas para
fazer face a pequenos pagamentos e que não possam ser
efetuados por bancos. Os recebimentos devem ser registados em
folha de caixa/bancos e depositados diariamente. Deve a
empresa selecionar um banco para depósitos e um banco para
pagamentos. As folhas de caixa, bem como as folhas de
caixa/bancos deverão ser remetidas diariamente para a
contabilidade.
2. Constata-se a existência de muitos pagamentos efetuados em
dinheiro, nomeadamente as remunerações.
Verifica-se que a empresa efetua muitos pagamentos em dinheiro,
nomeadamente as remunerações. Este procedimento dificulta as
conferências de caixa, podendo originar o aparecimento de erros com
impacto nas demonstrações financeiras ou nos procedimentos de
controlo interno. Tendo em conta que o dinheiro disponível em caixa
deverá ser integralmente depositado em banco, nunca devem ser
efetuados pagamentos com dinheiros recebidos. Sabendo também que
os pagamentos devem ser efetuados tendo por base o respetivo
documento de suporte, e que a empresa deverá guardar os
comprovativos destes pagamentos, sugere-se o pagamento através de
emissão de cheque ou por transferência bancária. Da mesma forma,
apenas podem ser efetuados pagamentos em numerário até 3000€, pelo
que a entidade deverá ter sempre o cuidado de não ultrapassar este
limite.

 Nota: Este procedimento exige que, em caixa, existam montantes

elevados, o que propicia erros e a utilização indevida, e ainda
dificulta o controlo dos pagamentos. Só deverão ser feitos através
de caixa pequenos pagamentos. As remunerações deverão ser
pagas por cheque ou preferencialmente por transferência
bancária, devendo a empresa utilizar sempre o mesmo banco
para o efeito.

3. Nos documentos já pagos não se encontram a inscrição de que os

mesmos já foram alvo de pagamento nem do meio como foi feito.
Sabendo que os pagamentos devem ser efetuados tendo por base um
documento de suporte, quer no seu preenchimento, quer à data da sua
assinatura, verifica-se a existência de um procedimento incorreto. Este
procedimento poderá provocar situações em que o mesmo documento
seja pago duas vezes, ou que não seja pago no prazo devido. Deverão
estas informações estar corretamente documentadas e datadas,
 guardando a empresa os comprovativos destes pagamentos, para evitar
o surgimento de erros com impacto nas demonstrações financeiras ou
nos procedimentos de controlo interno.

 Nota: A não indicação de que o documento já foi pago pode fazer

com que o mesmo seja alvo de um segundo pagamento.
Aquando da emissão de um meio de pagamento, o mesmo
deverá ser feito na presença do documento de suporte, na qual
se deverá registar a palavra “pago” o meio (transferência
bancária, numerário,…) e a respetiva data – elementos que
permitem identificar o pagamento.

4. Não há prática de conferências de caixa por outras pessoas ou

entidades que não seja o tesoureiro.

Constata-se a existência de um procedimento incorreto, uma vez que

devem ser realizadas conferências de caixa por parte do diretor
financeiro, da auditoria ou por pessoa designada para o efeito, sendo
esta conferência sempre feita na presença do tesoureiro. A não
identificação de eventuais erros ou falhas de caixa poderá propiciar
eventuais inconformidades com impacto nas demonstrações financeiras
ou nos procedimentos de controlo interno da empresa. Sugere-se, deste
modo, que as funções de conferência de caixa por parte do tesoureiro se
limitem ao procedimento diário de fecho de caixa com identificação dos
valores pagos recebidos e respetivo saldo, passando uma pessoa
devidamente designada para o efeito a realizar conferências de caixa
surpresa e periódicas.

 Nota: A não conferência da caixa por terceira pessoa e com

caráter regular pode promover o uso indevido dos valores
existentes em caixa. Deverá a empresa implementar o
procedimento de conferências surpresa e regulares, efetuadas
por um superior hierárquico ou pela auditoria interna,
 preferencialmente no início ou no fim do dia, as quais deverão ser
sempre efetuadas na presença do tesoureiro.

5. Não existem normas escritas sobre o funcionamento de caixa,

foram apenas transmitidas instruções verbais.
Tendo sido transmitidas instruções verbais sem que haja normas
escritas na empresa sobre o funcionamento de caixa, será mais difícil
responsabilizar o tesoureiro por eventuais procedimentos irregulares.
Sugere-se, deste modo, a redação de informações escritas acerca do
funcionamento de caixa, de modo a salvaguardar a realização de
procedimentos corretos.

 Nota: A não existência de procedimentos escritos dificulta a sua

aplicação, sendo que a transmissão oral dos procedimentos pode
levar a que os mesmos sejam interpretados de forma diferente.
Os procedimentos deverão estar redigidos de forma clara e
acessível a todos os trabalhadores a que se destinam.

6. É prática corrente a existência de vales de caixa (ex: ticket refeição)

referentes a adiantamentos efetuados a trabalhadores e aos órgãos
de gestão sendo que os mesmos mantêm-se em caixa até à sua
regularização por parte daqueles.
Sabendo que em caixa deve apenas existir dinheiro, constata-se a
existência de um procedimento incorreto. Este procedimento pode
propiciar o surgimento de erros com impacto nas demonstrações
financeiras nos procedimentos de controlo interno da empresa.
Verificando-se a existência de adiantamentos por conta de
despesas/vencimentos, devem as pessoas a quem se fez esses
adiantamentos assinar um documento devidamente datado em que é
explicitado o motivo dos mesmos, e que jamais deverá constar em caixa.
Sugere-se, assim, que a empresa regularize os seus procedimentos
tanto ao nível de caixa como de suporte de documentação.
  Nota: A existência de vales de caixa desvirtua o valor
efetivamente disponível em caixa. Deverá a empresa ter critérios
bem definidos para que sejam emitidos vales de caixa, sendo que
os mesmos deverão resultar de necessidades monetárias para
fazer face a ações no âmbito das atividades da organização. Os
vales de caixa deverão mencionar o motivo do mesmo a quem foi
entregue a verba, datado e deve ser assinado a quem foi
entregue por quem recebeu. A sua regularização deverá ser
efetuada assim que o motivo que deu origem ao vale já tenha
sido concretizado, sendo a documentação enviada para a
contabilidade. O vale de caixa não deve permanecer em caixa,
pelo que deverá ser enviado para a contabilidade sempre que se
preveja que a duração do mesmo ultrapasse um período razoável
(até 1-3 dias).

7. Os recebimentos em numerário ou em valores não são diária e

integralmente depositados.
Tendo em consideração que os valores recebidos em caixa devem ser
diariamente e integralmente depositados no banco e devidamente
registados na contabilidade da empresa, podem estas inconformidades
aumentar o saldo em caixa, propiciando o surgimento de erros com
impacto nas demonstrações financeiras e nos procedimentos de controlo
interno. Deverá a entidade alterar o seu procedimento de modo a
assegurar este depósito de modo integral e diário, evitando o surgimento
de erros.

 Nota: O não depósito no banco dos valores recebidos tem como

consequência o aumento dos saldos de caixa, o que pode
propiciar erros ou utilizações indevidas. Por outro lado, havendo
cheques, os mesmos não estão a desconto bancário e há, ainda,
um controlo inadequado das contas de clientes. Deverão ser
efetuados diariamente os depósitos referentes aos recebimentos
em numerário ou em valores, sendo que a totalidade dos
recebimentos deve ser integralmente depositada em bancos,
 preferencialmente num banco selecionado para depósitos. Esta
prática permite um controlo dos recebimentos e, no caso dos
cheques, a sua mais rápida conversão em dinheiro.

8. O cobrador da empresa deposita regularmente os valores

recebidos, contudo só presta contas à empresa no final de cada
mês.
Os valores recebidos em caixa devem ser diariamente e integralmente
depositados no banco e devidamente registados na contabilidade da
empresa. Esta inconformidade terá como consequência um controlo
inadequado das contas, podendo propiciar o surgimento de erros com
impacto nas demonstrações financeiras e nos procedimentos de controlo
interno da empresa. Deverá a empresa registar diariamente os
lançamentos contabilísticos referentes aos depósitos, de modo a permitir
à empresa o controlo dos recebimentos, evitando assim o aparecimento
de erros com impacto nas demonstrações financeiras ou nos
procedimentos de controlo interno.

 Nota: Esta prática tem como efeito que a empresa não controla
nem regista a origem dos recebimentos, pelo que as contas
correntes dos clientes estão permanentemente desatualizadas.
Deverá a empresa enviar ao cobrador mapas de cobrança nos
quais conste a identificação dos clientes, os montantes em dívida
e outros dados relevantes para a cobrança, documento no qual o
cobrador deverá registar os valores recebidos e dados
(dinheiro/cheque, nº de cheque, etc.) sobre os mesmos. O
cobrador deverá enviar à empresa diariamente o registo dos
clientes e dos valores recebidos, correspondentes aos montantes
depositados diariamente no banco. Juntamente, deverá também
enviar o comprovativo de depósito.

9. Habitualmente a empresa mantém em caixa senhas de refeição e de

combustível.
 Sabendo que em caixa deve apenas existir dinheiro, que deve ser
depositado diariamente e integralmente no banco selecionado pela
empresa para efetuar depósitos, este tipo de procedimento pode levar a
um controlo inadequado dos valores em caixa, propiciando
irregularidades com impacto nas demonstrações financeiras ou nos
procedimentos de controlo interno.
Sugere-se que este tipo de documentos não seja mantido em caixa, mas
sim em local devido e devidamente identificados, de modo a evitar o
aparecimento de erros com impacto com impacto nas demonstrações
financeiras ou nos procedimentos de controlo interno.

 Nota: As senhas de combustível, ao estarem a ser consideradas

em caixa, estão a aumentar o valor da mesma, sendo que a sua
natureza não é numerário nem seu equivalente, pelo que não
deverão estar contabilizados em caixa, mas sim. As senhas de
combustível e de refeição, pendentes de utilização, devem ser
lançadas na conta de gastos a reconhecer, respeitando o
princípio do acréscimo, sendo que, após a sua utilização deverá
ser efetuado o lançamento contabilístico de imputação a gasto do
ano.

10.Em caixa existe moeda estrangeira que está valorizada ao custo de

aquisição o qual inclui as comissões cobradas pelo banco
Verifica-se a existência de moeda estrangeira valorizada ao custo de
aquisição, que inclui as comissões cobradas pelo banco. Tendo em
consideração que as comissões cobradas pelo banco constituem
despesas que não podem estar valorizadas em caixa, sugere-se a
devida regularização na contabilidade da empresa. Do mesmo modo, é
importante ter o cuidado de valorizar a moeda ao câmbio do dia do
relato, de modo a evitar o aparecimento de erros com impacto com
impacto nas demonstrações financeiras ou nos procedimentos de
controlo interno.
 Nota: As despesas com comissões bancárias estão a influenciar
o saldo de caixa, tratando-se de uma inconformidade, dado que a
mesma deve estar lançada como um gasto. A 31 de dezembro, o
valor existente em moeda estrangeira deve estar contabilizado ao
câmbio desta data, do qual resultará uma diferença de câmbio
favorável ou desfavorável, cujo lançamento contabilístico de
ajustamento terá de ser efetuado.