GUIA: 6 TÁTICAS

DEFINITIVAS
PARA MELHORAR
O CONTROLE
DE CUSTOS
CORPORATIVOS
Introdução 3
Qual a importância do controle de gastos? 5
6 Táticas pra você implementar já! 8
Outros aplicativos e ferramentas que podem ajudar 18
Conclusão 23
Sobre a 99 25
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Não importa se a sua empresa é pequena, média ou grande: para se

manter competitiva no mercado e saudável por longos anos, é preciso
que ela tenha uma gestão financeira exemplar. Afinal, é com o caixa
no azul que é possível apostar em inovação, dar qualidade de trabalho
para os funcionários e fazer os investimentos necessários para o
crescimento constante.

Um dos passos mais importantes para o seu negócio, portanto, é

ter um controle de custos corporativos efetivos, que vão te auxiliar
a reduzir gastos, a otimizar o seu fluxo de caixa e até mesmo a
melhorar a produtividade da sua empresa.

Para que você tenha uma gestão eficiente nesse quesito, vamos
te explicar passo a passo como fazer uma boa gestão de custos e
quais as melhores ferramentas para te ajudar nesse processo. Ficou
interessado? Então, continue lendo!

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 QUAL A
IMPORTÂNCIA
DO CONTROLE
DE GASTOS?
 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE GASTOS?

Sua empresa está

conquistando cada vez mais
clientes, seu posicionamento
no mercado está se
consolidando e a marca do
seu negócio é reconhecida e
respeitada pelos concorrentes.
Mesmo assim, o negócio
ainda não está dando o lucro
esperado e você enfrenta
problemas para manter o
caixa equilibrado.

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 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE GASTOS?

Um dos principais motivadores desse desequilíbrio é a ausência de uma gestão séria de custos: gastos
considerados rotineiros, que vão desde a conta de luz até o pagamento de viagens corporativas, não são
corretamente auferidos e, por isso, impactam de forma negativa a lucratividade do seu negócio.

O controle de custos, portanto, vem justamente para que sua empresa entenda qual a porcentagem
da sua rentabilidade está sendo utilizada para manter o funcionamento do seu negócio, quais os
setores estão apresentando gastos excessivos e como encontrar soluções práticas para reduzir
esse déficit. Assim, você vai conseguir manter o funcionamento da sua empresa com qualidade
sem, no entanto, desperdiçar recursos preciosos.

Mas como colocar o controle de custos operacionais em prática? Para ajudar os gestores nessa tarefa,
vamos seguir por duas frentes: táticas que você deve implementar e ferramentas que vão te auxiliar
nessa tarefa. Acompanhe!

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6 TÁTICAS PRA VOCÊ
IMPLEMENTAR JÁ!
6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

MAPEAMENTO DE DESPESAS

Você quer controlar os custos, mas

não sabe por onde começar? Ora, a
primeira coisa a se fazer é descobrir,
afinal, quais são esses custos e qual
o montante que eles representam.

Fazer um mapeamento completo

dos seus gastos é uma ação que
demanda um esforço conjunto
de todas as equipes da sua
empresa, a fim de cobrir todas as
áreas em que os custos exigem.
Algumas áreas chaves a serem
mapeadas são as seguintes:

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos obrigatórios

Aqui entram as contas das quais não podemos nos desvencilhar, como as de luz, água e o pagamento de
aluguel do seu setor de trabalho. Este último é um gasto fixo, enquanto os dois primeiros precisam ser
monitorados mês a mês para estabelecer uma média de gastos.

Gastos fiscais

Nesta conta, entram os impostos pagos pela sua empresa. Embora alguns sejam fixos (como o IPTU, por exemplo),
outros são proporcionais ao rendimento do seu negócio ou número de funcionários que sua empresa contrata.

Gastos operacionais

O gastos operacionais são relativos ao que sua empresa investe para gerar o seu produto ou serviço,
principalmente na conta de manutenção de equipamentos, contratação de fornecedores, compra de
matérias-primas e logística em geral.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos com pessoal

Todo o dinheiro investido na contratação e no pagamento do seu

pessoal devem entrar nessa conta.

Mas isso não se resume apenas ao salário: também devem ser

considerados custos com planos de saúde, pagamento de horas
extras, de funcionários terceirizados e mesmo o pagamento de
viagens corporativas dos seus funcionários

CORTE DE GASTOS DESNECESSÁRIOS

Agora que você já sabe com quais gastos sua empresa precisa lidar,
chegou a hora de tomar decisões estratégicas para reduzi-los. O
objetivo é criar metas viáveis para redução desses custos em curto,
médio e longo prazo. Mais uma vez, vamos por partes:

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos obrigatórios

Para reduzir contas de água e de luz, não

há segredo: é preciso ter uma política de
conscientização dos funcionários para combater
o desperdício e o investimento em equipamentos Gastos fiscais
mais econômicos. A redução de contas como
aluguel e internet deve vir com a renegociação do Fugir dos impostos é simplesmente impossível.
seu contrato diretamente com a outra parte. Mas você pode reduzir o seu peso adotando um
regime tributário condizente com o tamanho da
sua empresa. Pequenas empresas, por exemplo,
podem optar pelo Simples, um plano que unifica
impostos em uma única taxa e diminui o peso
dos tributos.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos operacionais

Aqui, é importante apostar em duas frentes: a

melhoria constante dos processos produtivos,
revisando procedimentos e práticas lentas ou Gastos pessoais
burocráticas demais e, por outro lado, investir
em inovação constante do seu parque produtivo, Garantir que seus funcionários recebam um
fazendo com que seja possível produzir mais em salário justo é essencial. Mesmo assim, fique
menos tempo e com mais segurança. atento aos padrões do mercado, aposte em
serviços terceirizados e, principalmente, tenha
políticas sérias para alguns benefícios dados à
sua equipe, como na política de reembolso em
viagens corporativas, como falaremos adiante, ou
em planos de saúde.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

POLÍTICA DE REEMBOLSO

Um dos gastos corporativos que costumam passar despercebidos é o reembolso de funcionários que
precisam fazer viagens de negócios.

Afinal, arcar com as despesas de um empregado em trânsito é obrigação da empresa. No entanto, alguns
gestores negligenciam esse gasto e o resultado é um descontrole no pagamento do reembolso. Para não
cair nessa armadilha, é preciso criar uma política de reembolso que responda aos seguintes parâmetros:

• Transporte, alimentação e hospedagem são obrigações da empresa. Mesmo assim, defina um teto
de gastos e aponte os fornecedores que deverão ser escolhidos.
• Determine um prazo máximo de reembolso para as despesas. Dessa forma, o funcionário tem
segurança de quando vai, de fato, receber o valor acordado.
• Crie um relatório de viagens. Nesse documento, o funcionário em trânsito deverá apresentar os
comprovantes dos seus custos e uma rápida justificava para eles. Assim, você mantém um controle
do que vem sendo gasto em cada uma das viagens corporativas.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

CONTROLE DE ESTOQUE

Um setor chave da sua empresa que pode estar aumentando os

custos corporativos de maneira decisiva e silenciosa é o estoque.
Nele, podem ser perdidos produtos com baixa demanda ou, ainda,
não serem encontrados aqueles necessários quando um cliente
o procurar.

O segredo de um estoque econômico está na sua organização

e na capacitação de colaboradores para essa função. Uma dica
preciosa é contar com estoquistas especializados, com curso
técnico na área.

Também invista em ferramentas de automatização do processo, que

vão ajudar a controlar o fluxo de produtos armazenados de maneira
dinâmica, levando em conta o processo das suas vendas.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

COORDENAÇÃO DE COMPRAS

Toda empresa precisa contar com parceiros e fornecedores em

diferentes níveis, desde a compra de matérias-primas até a
encomenda de materiais de escritório. O problema é que, quando
sua empresa funciona como cliente, ela tende a se desorganizar:
cada área fica responsável por fazer a sua compra e, depois, por
mandar a conta para o financeiro.

A solução, portanto, é centralizar todas as operações de compra

em uma mesma diretoria ou em um mesmo setor. Dessa forma,
o controle sobre esse custo corporativo pode ser mais facilmente
mensurado.Além disso, um único setor de compras pode efetuar
compras em maior volume e ter autonomia para criar parcerias
com fornecedores, diminuindo custos e melhorando o tempo de
compra e de entrega de produtos.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

SOFTWARES DE GESTÃO FINANCEIRA

Cada vez mais, a tecnologia vem se tornando uma grande aliada

para os gestores. Uma das soluções mais eficientes e populares
atualmente são os softwares de gestão de financeira, em especial
os chamados ERP — sigla em inglês para Planejamento de
Recursos da Empresa.

O grande trunfo desse tipo de software é reunir

em uma plataforma simples todos os dados da sua
empresa, desde o estoque até as vendas. Tudo de forma
didática, por meio de tabelas e gráficos que possam ser
acessados por computadores, tablets e smartphones,
colocando nas mãos dos gestores as informações
necessárias para que eles tomem decisões estratégicas
em tempo real.

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 OUTROS
APLICATIVOS E
FERRAMENTAS QUE
PODEM AJUDAR
OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

No capítulo anterior, falamos que as ferramentas

tecnológicas estão aí para serem utilizadas como
aliadas dos gestores para a redução de custos
corporativos. Por isso, listamos quatro ferramentas
digitais que vão auxiliar a sua empresa a cortar gastos
desnecessários e a se tornarem mais eficientes.

CONTA AZUL

O serviço da Conta Azul é voltado para pequenas e

médias empresas. Por meio do serviço oferecido,
o gestor consegue realizar sua gestão financeira
de maneira online e ainda conta com recursos
com a emissão de Notas Ficais Eletrônicas (NF-e),
integração bancária e acessa relatórios gerados
automaticamente sobre o andamento do seu negócio.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

99 CORPORATIVO

O 99 Corporativo é a solução para empresas que sempre precisam contar com o serviço de transporte
via táxi. Como o nome diz, o serviço oferece condições especiais para empresas, que vão desde
descontos em viagens até o atendimento agilizado: carros solicitados pelo aplicativo chegam até o seu
negócio em menos de 5 minutos. Além disso, o aplicativo elimina a necessidade de reembolso, já que
a cobrança é feita diretamente na conta da empresa. Dessa forma, você consegue diminuir o perigo de
fraudes e mantém os gastos com táxi sempre sob controle.

O controle, aliás, também está presente na qualidade: após cada viagem, é possível avaliar o taxista
e o serviço prestado. Assim, a 99 consegue definir quais os motoristas que podem e devem continuar
inseridos na frota.

Por fim, vale lembrar que o processo é completamente seguro, já que a empresa recebe, de antemão,
todas as informações sobre o seu trajeto, valor estimado da corrida e mesmo os dados do motorista,
como nome, telefone e foto.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

LOGGI

O serviço de motoboys é muito utilizado para entregas rápidas nas

grandes cidades: afinal, as motos conseguem escapar do trânsito
com muito mais facilidade que as demais alternativas.

Com o Loggi, é possível acionar o serviço diretamente por um

aplicativo ou pelo site. No momento da encomenda, é possível
escolher, inclusive, se a entrega será feita por moto ou bicicleta,
diminuindo ainda mais os custos.

Além disso, ele não conta com cobrança de mensalidade e

é possível saber o exato valor da entrega antes de realizar o
pagamento. Por fim, o serviço ainda conta com segurança e
controle, já que emite nota fiscal e um relatório detalhado de
cada entrega.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

RUN RUN IT

Para manter uma equipe integrada e eficiente, é necessário fazer

uma boa gestão de cada processo, das tarefas e do fluxo de trabalho.
O Run Run It é uma solução digital que auxilia sua equipe em cada
uma dessas etapas por meio de uma plataforma digital acessível por
computadores ou dispositivos móveis. Acessível, o serviço já faz parte
da realidade de pequenas empresas e também de grandes nomes do
mercado, como o banco BMG e o serviço de saúde Unimed

Entre os recursos disponíveis do serviço, estão um time tracker

integrado (com datas e prazos de tarefas definidos para cada
colaborador), indicadores de performance gerados automaticamente
no decorrer das atividades, além de um controle financeiros dos
custos de cada projeto e um check-list compartilhado de tarefas e
de objetivos.

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CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Diminuir os custos corporativos do seu negócio

é uma ação complexa, que deve ser feita de
maneira ininterrupta — seja em tempos de crise,
como a que estamos vivendo, ou nos momentos
de maior tranquilidade financeira. Por isso,
é essencial que sua empresa transforme o
controle em uma política empresarial, integrada
a todos os processos da sua empresa.

Também não se esqueça de continuar investindo

em tecnologias, que vão desde os sistemas ERP
até aplicativos para o uso de táxis e motoboys. O
investimento em soluções digitais é baixo e o retorno
é imediato e efetivo. Por fim, lembre-se de combater
os pequenos desperdícios do dia a dia! Para isso, não
esqueça de envolver toda a sua equipe!

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A 99 é o maior aplicativo para pedir táxis pelo celular do Brasil! Fundado
em 2012 por 3 conhecidos geeks da internet brasileira, Paulo Veras
(CEO), Ariel Lambrecht (diretor de produto) e Renato Freitas (diretor de
tecnologia), temos a maior frota de motoristas cadastrados e estamos
presentes em mais de 400 cidades pelo país afora

Além disso, conta com uma solução para empresas, o 99Corporativo

que apresenta um portfólio de mais 2.500 empresas ativas. A solução
corporativa da 99 tem como objetivo reduzir em até 45% os gastos das
empresas com táxi, além de eliminar boletos e processos de reembolso
com transporte, permitindo com que as empresas tenham total controle
e gestão da utilização de táxi dos funcionários.