Sem fronteiras para o conhecimento

Gestão do Tempo e Produtividade Profissional

Módulo 3

Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração

do Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo

5 Dicas para uma Boa Administração do Tempo

Tenha um foco

Conclua suas atividades

Estabeleça uma direção

Mantenha um equilíbrio

Conheça seu ritmo

Dica 1 – Tenha um foco

“Foque em ser produtivo e não em estar ocupado”

Tim Ferris

Mesa lotada é diferente

de ser produtivo, pode
passar a ideia de
desorganização e falta
de foco.
 Dica 2 – Estabeleça uma direção

Saber onde quer chegar é o primeiro passo

para chegar lá!

Mas lembre-se, velocidade requer:

 Planejamento;
 Análise de Ambiente
 Estratégia.
Dica 3 – Conheça seu ritmo

Contabilize o tanto que você gasta para

realizar cada atividade, assim saberá o
ritmo necessário para o cumprimento de
suas metas.
 Dica 4 - Conclua uma atividade antes de iniciar outra

É IMPOSSÍVEL fazer várias coisas com excelência ao mesmo tempo.

Menos foco;

Muitas atividades Menos atenção;

ao mesmo tempo

Menor qualidade do trabalho;

Desempenhe um trabalho de cada vez!

Dica 5 – Mantenha um equilíbrio
Você consegue ser produtivo quando?

Está cansado? Está desmotivado?

Com dor de cabeça? Se sentindo mal?

De que adianta ter todas as atividade planejadas e o organizadas se você não

tem energia e disposição para executá-las?
Dica 5 – Mantenha um equilíbrio

Algumas dicas:

Tenha uma alimentação

Pratique esportes;
saudável;

Fique periodicamente 24
Se hidrate; horas sem fazer nada
relacionado ao trabalho;

Comemore e vibre com cada etapa cumprida!

Módulo 3

Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração do

Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo

Faça um Cronograma Semanal

O cronograma irá te direcionar

para as atividades da semana
e garantir que ao final do
mês tudo que foi planejado,
foi concluído.
Monte seu Planejamento semanal/diário

O planejamento semanal é a melhor forma de organização do seu tempo. Assim

você consegue um contexto mais amplo que o planejamento diário.

Mas não complique!

Claro que você pode, e deve, fazer adaptações no
planejamento e incluir prioridades ao longo da semana.
Qual é o melhor tipo de agenda?

Aquela que você mais gosta de usar e tenha mais facilidade para manusear.

E se eu não sei qual é o melhor para mim?

Experimente!
Até que você encontre o modelo ideal.
Agenda de Papel - Modelo de Agenda de Alto Impacto

Separamos para você um

modelo super prático de
agenda semanal de alto
impacto. Nela você prioriza
suas atividades e planeja seus
horários.

Uma dica? Imprima agenda e

deixe ela em um local bem
visível, onde você possa
acompanhar diariamente suas
atividades.
Post-it, os lembretes
essenciais do nosso
dia a dia
Use a Tecnologia ao seu favor

Abuse dos Apps

Trello Remember the Dropbox

milk

Runrun.it Evernote
Use a Tecnologia ao seu favor

Utilize softwares

Excel MS Project
Use a Tecnologia ao seu favor

Utilize a agenda do seu e-mail

Gmail Outlook

Mantenha seu calendário de e-mail atualizado adicionando lembretes aos seus principais
compromissos do dia, como reuniões e atividades corporativas, por exemplo.
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Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração do

Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo

Será que conseguimos ter tempo para tudo?

É preciso PRIORIZAR
atividades na sua agenda!
Princípio de Pareto

20% das suas ações conduzem a cerca de 80% dos seus resultados!

20% ESFORÇO 80%

RESULTADOS
 Não importante e urgente Importante e urgente
Defina suas (Delegue para outra pessoa) (Faça Imediatamente)

realizado hoje?
É urgente e precisa ser...
prioridades

3 1

realizado nesta
semana?
Matriz
Urgente-Importante
Não importante e não urgente Importante e não urgente
É uma grade dividida
(Elimine) (Planeje)

e pode ser feito

neste mês?
em quatro áreas, que
Não é urgente...
nos permite dividir as

4 2
e pode ser feito em

tarefas em critérios de
até um ano?

urgência e importância.

e ainda atrapalha? e não tem utilizade? necessário? crítico?

Não é importante... É importante
Alguns fatores influenciam as prioridades

Prazo: tenha em mente a data de entrega da tarefa.

D Programe a conclusão da
I tarefa para pelo menos
dois dias antes da data
C final, assim você evita
futuros contratempos.
A
Resultado: dê prioridade ao que trará maior resultado.

Facilidade: atribua características a sua tarefa, como

D
I Tome cuidado em deixar
fácil, médio e difícil, assim será mais fácil a escolha da somente atividade mais
C complexas para depois.
mesma.
A
 Dicas de priorização no seu e-mail

 Crie regras para que você consiga organizar melhor os e-mails que você recebe
diariamente;

 Categorize seus e-mails por prioridade: Categoria Vermelha, Categoria Amarela,

Categoria Azul...

 Utilize o recurso “Acompanhamento” para verificar o andamento

de suas demandas.
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Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração do

Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo

 Não importante e urgente Importante e urgente
(Delegue para outra pessoa) (Faça Imediatamente)
Teste Prático

realizado hoje?
É urgente e precisa ser...
3 1

realizado nesta
O teste da Matriz de

semana?
Priorização é bem rápido e irá
ajudar você a entender de
Não importante e não urgente Importante e não urgente
forma estimada a quantidade
(Elimine) (Planeje)

e pode ser feito

neste mês?
relativa de tempo e energia
Não é urgente...
que você gasta em cada um

4 2
e pode ser feito em

dos quadrantes.
até um ano?

e ainda atrapalha? e não tem utilizade? necessário? crítico?

Não é importante... É importante
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Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração do

Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo

Evite os famosos “Ladrões do Tempo”

Para isso, primeiramente identifique quais são eles.

Redes sociais Celulares Internet Interrupções

Evite ser interrompido

Imagine que você foi interrompido 15 vezes

durante o seu dia e que cada interrupção durou
em média 10 minutos.

VOCÊ PERDEU CERCA DE 2 HORAS E 30

MINUTOS DO SEU DIA!
Há três formas de interrupções:

Por contato pessoal;

Por telefone;

Pela própria pessoa;

Estabeleça limites

Grande parte das vezes, a pessoa que interrompe não sabe que está prejudicando, por
isso, estabeleça alguns limites e explique por que não pode ser interrompido.

As interrupções têm um efeito negativo

sobre você e seu trabalho. Você leva de 10
a 15 minutos para concentrar a atenção
no que estava sendo executado antes.
LTBL – Ladrões do Tempo Bem Longe

Uma ferramenta bem legal para te ajudar a eliminar os ladrões do tempo é a LTBL. Esta
técnica consiste em um quadro onde você deve listar seus ladrões do tempo e
acompanhar diariamente como você tem lidado com essas atividades que não agregam
valor.

Você deve colocar bolinhas verdes ou vermelhas para cada item listado. As bolinhas
vermelhas deve ser colocadas nos ladrões dos tempo que realmente não puderam ser
evitados naquele dia, e as verdes devem ser colocadas naqueles que você conseguiu
evitar.
LTBL – Ladrões do Tempo Bem Longe

LTBL - Ladrão do Tempo Bem Longe

Ladrões do Tempo SEG TER QUA QUI SEX
Reuniões improdutivas
Dica: Imprima esse documento
E-mail e deixe bem visível para que você
possa lembrar constantemente
WhatsApp
dos seus ladrões do tempo e
Celular
acompanhar seu esforço em evita-
los.
Redes Sociais

Pausa para o café

Reflita
Quais são seus maiores “ladrões do tempo”?

O que você pode fazer para eliminá-los?

 Sem fronteiras para o conhecimento

Consolidando o Conhecimento
Módulo 3

Estratégias para aumentar a produtividade

 Lição 1: As 5 Dicas para uma Boa Administração

do Tempo

 Lição 2: Ferramentas para Gestão do Tempo

 Lição 3: Priorize suas atividades

 Tarefa Prática: Matriz de Priorização

 Lição 4: Sabotadores do Tempo