Gestão de Processos, o almoço grátis para as organizações!

Marcelo Raducziner, M.Sc, PMP.

Diretor da Compass International
[email protected]

Uma gestão efetiva dos processos de uma organização resulta em diversos

benefícios de alto valor. Diretamente, existem aqueles benefícios vinculados com a
própria iniciativa. Além desses, observam-se benefícios indiretos que surgem pela
execução dos passos e tecnologias necessários ao alcance do objetivo do projeto.
Planejar e considerar todos os benefícios diretos e indiretos como integrante dos
resultados de um projeto, pode auxiliar na tomada de decisão daquelas
organizações que ainda não se sentem seguras em investir tempo e dinheiro em
BPM (Business Process Management).
.

Introdução a segunda, Tecnologia, por facilidade e/ou

necessidade.
É preciso esclarecer sobre o que versa a Apesar de Administração e Tecnologia terem
Gestão de Processos, em inglês, Business percebido valores diferentes para o BPM, na
Process Management (BPM). Afinal ainda há pratica suas intenções são complementares,
muito debate sobre “o que é”, “seu objetivo” e visto que os esforços anteriormente
“qual o seu nível de abrangência”. A Gestão mencionados são na realidade ferramentas e
de Processos pode ser compreendida como técnicas utilizadas em projetos que envolvem
um conjunto de esforços (práticas e projetos) o tema, afinal, projetos de BPM podem estar
estruturados visando organizar, gerenciar, relacionados a uma série de iniciativas
monitorar e intervir, quando necessário, no organizacionais. Na pesquisa de Gestão de
desempenho dos processos de uma Processos realizada pelo Compass Research
organização, objetivando maximizar o Center, braço de pesquisa da Compass
potencial de realização desses processos. International, com cerca de 50 empresas de
diferentes segmentos, foram identificadas
Percebe-se pela sua definição, que o BPM mais de 10 tipos diferentes de aplicação de
objetiva a implementação de um modelo de iniciativas, sendo as mais comuns:
administração mais eficaz, tanto em termos de
execução, quanto em termos de resultados • Documentar e padronizar os processos e
esperados dos processos. Assim, a dita procedimentos;
“organização” de processos tem como
• Reduzir entraves e gargalos
principal premissa a consistência de seus
administrativos;
resultados.
• Estabelecer novas metas de resultado
Na busca por esse objetivo, quando se fala em
através dos processos críticos da
BPM quase que imediatamente surge uma
organização; e
associação a dois diferentes tipos de esforços:
• Ajustar esforços de equipe e volumes de
1. Mapeamento de processos; e
trabalho.
2. Implantação ou utilização de tecnologias
Para essas iniciativas o mapeamento de
voltadas a processos (automação,
processos surge como um dos primeiros
workflow, simulação, etc).
passos a serem seguidos. O que pode
Essa associação ocorre em função das áreas diferenciar sua aplicação e abrangência é
de conhecimento que se interessaram mais exatamente o objetivo da iniciativa.
rapidamente pelo BPM, a primeira, Complementarmente, tanto a implantação,
Administração, pela proximidade de atuação e quanto o uso de ferramentas tecnológicas
voltadas a processos podem se tornar novo balanceamento de esforços de trabalho.
essenciais para o sucesso da iniciativa. Da Assim a pesquisa também apontou impactos
mesma forma, o que vai determinar a positivos resultante de intervenções em
adequação e a orientação de uso será o processos ou em função de projetos de BPM:
objetivo da iniciativa.
• 26% das organizações apontaram que
houve redução das tarefas realizadas
repetidamente devido à falta de
Os Benefícios do BPM estruturação adequada do processo.
O objetivo da iniciativa também está • 25% das organizações indicaram menos
diretamente vinculado aos benefícios retrabalho, resultante de tarefas realizadas
esperados, por exemplo, um “ajuste de mais de uma vez com intuito de correção
esforços de equipe e volumes de trabalho” de erros ou falhas na execução anterior.
pode por um lado trazer redução de custos de
pessoal e por outro um incremento de Como é possível verificar, a lista de benefícios
eficiência. Reforçando esse exemplo, a decorrentes do BPM pode ser bastante
pesquisa realizada pelo Compass Research extensa e diversa. Apesar disso, um das
Center demonstra que “uma maior eficiência dificuldades é exatamente verificar na prática
dos processos” foi apontada como um dos tais benefícios, não só por que alguns destes
resultados obtidos em 32% das iniciativas têm características um tanto intangíveis, mas
relacionadas à Gestão de Processos. por que nem sempre são planejadas ações de
mensuração de resultados nas iniciativas de
Indiretamente, a existência de documentação BPM.
de processos, resultante do mapeamento dos
processos, também resulta em benefícios.
Isso porque no estabelecimento dessa
documentação, muitas vezes encontram-se Planejando os Benefícios do BPM
oportunidades de melhoria, que quando Normalmente ao decidir sobre iniciativas de
implementadas, se traduzem em menores BPM, inclusive sobre aquelas realizadas
custos. internamente, são utilizadas como base para a
Outro benefício indireto e menos tangível, mas decisão um conjunto de informações que
de igual valor, é a possibilidade de explicitação podem incluir análises de custo e benefícios e
do conhecimento das pessoas sobre os modelos de cálculo de retorno sobre o
processos, facilitando esforços de integração, investimento como TIR, VPL, etc. No entanto,
treinamento e desenvolvimento de equipes. pelos exemplos citados, esse conjunto de
No médio e longo prazo isso permite maior informações é relativamente limitado em
estabilidade de desempenho a partir da maior função de que ao se iniciar um projeto de
facilidade para o acompanhamento de BPM, muitos benefícios ainda não são
desempenho dos processos. Segundo os reconhecidos como tal. Além disso, trata-se
resultados da pesquisa, foi possível observar em grande parte de expectativas de resultados
que das organizações que possuem mais da que nem sempre podem se configurar em uma
metade de seus processos documentados realidade. Assim, tal situação torna-se uma
(47%), são também aquelas que realizam restrição para a tomada de decisão em função
acompanhamento de desempenho de forma da falta de dados e fatos que comprovem o
mais intensa. resultado.

O acompanhamento do desempenho de Nessa situação pode-se adotar dois caminhos

processos é uma das principais práticas que viabilizem uma estimativa razoável:
relacionadas com a Gestão de Processos. 1. Desenvolver um cenário baseado na
Afinal, é partir dele que se torna possível a realidade e simular os possíveis ganhos
identificação de necessidades de intervenção com base em parâmetros, baseados no
naqueles processos em que cabem melhorias. conhecimento interno ou, por exemplo,
É preciso ressaltar que as intervenções podem retirados de pesquisas de melhores
estar diretamente vinculadas ao objetivo do práticas ou benchmarking.
projeto ou ainda surgirem como uma 2. Desenvolver um projeto de implementação
“oportunidade” a partir de sua execução. As de BPM em pequena escala e avaliar os
intervenções podem incluir desde a alteração resultados, criando assim dados da
na lógica de processos, automação, até um própria organização sobre os quais será

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 possível estimar a expansão dos ganhos alguém já te disse que não existe almoço
já obtidos. grátis!”
Em ambos os casos o planejamento é o
principal segredo para o sucesso, isso porque
Marcelo Raducziner é Mestre em
é preciso estar atento, tanto ao escopo do
Administração pela FGV-RJ e certificado pelo
estudo, quanto a observação dos ganhos
PMI como PMP. É Diretor da Compass
obtidos em termos de abrangência e tempo de
International, onde é responsável pela prática
monitoramento. Adicionalmente, os dois
de Consultoria em Gestão Empresarial para o
caminhos podem também ser
Brasil. É professor em programas de pós-
complementares. A seleção de um desses
graduação e palestrante.
caminhos está baseada no tempo disponível
para realização do estudo e na própria
extensão e abrangência do projeto.
Para conhecer os resultados completos da
Obviamente, fatores como a cultura
pesquisa de Gestão de Processos realizada
organizacional e o modelo de tomada de
pelo Compass Research Center, acesse o
decisão também influenciam nessa decisão.
website: www.compassbr.com.br.
Qualquer que seja a opção, a organização que
segue de forma estruturada assegura maiores
chances de comprovação de resultados e por
conseqüência, maior perenidade na
manutenção de práticas de BPM, colhendo
resultados de médio e longo prazo.

Conclusões
Qualquer que sejam as iniciativas de BPM ou
a opção por planejar os benefícios, pensar em
BPM não deve ser visto unicamente como um
esforço centrado no curto prazo e nem
tampouco como um modelo limitado a
determinados contextos. A Gestão de
Processos é um esforço organizacional que
com certeza irá alterar a definição de poderes,
trará a tona necessidades de mudanças de
práticas e crenças já estabelecidas e criará
novas relações entre clientes e fornecedores
internos ou externos.
Além disso, o questionamento do “atual” faz
parte! Nesse sentido cabe observar que um de
seus maiores obstáculos é exatamente a
cultura da organização, apontada por 28% das
organizações que participaram da pesquisa.
Assim, reforça-se a necessidade de
planejamento adequado, detalhado e
cauteloso em termos passos de execução e
de expectativas de resultados.
Considerando isso, podemos imaginar uma
conversa entre dois executivos, o primeiro
avaliando uma iniciativa de Gestão de
Processos perguntaria: “- Pelo visto esse tal
de BPM dá trabalho, será mesmo que vale a
pena?”
A resposta não tão óbvia do outro executivo
que já teria adotado o BPM seria: “- Ora, mas

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