Análise e Projetos de Sistemas

Universidade FUMEC – 2016

Prof. Ugo Caputo
[email protected]

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 1

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Ao iniciar um projeto de desenvolvimento de sistemas, você provavelmente
entrevistará:

• Usuários Finais

• Gerentes

• Auditores

• Outros profissionais de TI

• ...

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 2

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Mas... Porque fazemos entrevistas durante a análise dos sistemas?

• Precisamos coletar informação sobre o comportamento de um sistema atual

ou sobre os requisitos de um novo sistema. Normalmente essas informações
estão nas cabeças daqueles que trabalham ou um dia já trabalharam com
determinado sistema.

• Precisamos verificar nossa própria compreensão, como Analistas de Sistemas,

do comportamento de um sistema atual ou dos requisitos de um novo sistema.

• Precisamos coletar informações para fazer análises de

custo-benefício.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 3

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Tipos de Entrevistas

• A forma mais comum de entrevista é uma reunião pessoal e direta entre você
e um ou mais entrevistados;

• Você deverá perceber que uma entrevista pessoal pode ser substituída por um
questionário formal enviado aos entrevistados;

• Outra técnica bastante utilizada atualmente é a técnica de Brainstorming. Essa

técnica consiste na reunião de várias pessoas em busca de idéias sobre o
assunto a ser tratado. Normalmente ela possui um moderador, que acalma os
ânimos exaltados e faz todas as anotações necessárias.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 4

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Tipos de Entrevistas

• O brainstorming é composto de 3 partes principais:

• Encontrar os fatos;

• Geração da idéia;

• Encontrar a solução.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 5

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Problemas Fundamentais

• À primeira vista, pode ser que entrevistar um usuário seja uma questão
simples e direta. Mas muitas vezes não é.

• Muito mais do que no hardware e no software, os problemas que acontecem

em projetos envolvem o “peopleware”. Tais problemas ocorrem já nas
entrevistas.

• Os problemas mais comuns a que você deve estar atento são descritos no
próximo slide.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 6

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Problemas Fundamentais

1. Entrevistar a pessoa errada no momento errado: é muito fácil, por causa

dos problemas e interesses organizacionais, falar com pessoas que
demonstram nada saber a respeito dos verdadeiros requisitos do sistema.

Solução: aguardar, se possível, a disponibilidade do usuário que conhece os

requisitos, e apontar como risco do projeto a não efetivação das entrevistas
com os usuários necessários.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 7

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Problemas Fundamentais

2. Fazer perguntas erradas e obter respostas erradas: os usuários e analistas

de sistemas tem vocabulários diferentes, experiências diferentes. Desse
modo, é fácil fazer uma pergunta racional sobre os requisitos do sistema, o
usuário não entender a pergunta e ambos não perceberem o fato.

Solução: existem ferramentas (como veremos mais adiante) que são uma
tentativa de fornecer uma linguagem comum e sem ambiguidades para
diminuir os mal entendidos.

É importante sempre o envio de atas e marcação de entrevistas

subsequentes para verificar se todos estão falando da mesma coisa.
Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 8
 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Problemas Fundamentais

3. Criar ressentimentos recíprocos: existem casos em que o usuário não se

sente à vontade ou se coloca contra o Analista de Sistemas. E o Analista
pode ressentir-se do modo como o usuário responde às perguntas.

Solução: tentar explicar para o usuário da importância de seu papel para o

sucesso do projeto e o quanto será mais rápido se ele colaborar
adequadamente.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 9

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

1. Desenvolva um Plano Geral de Entrevistas

• Certificar quem deve ser entrevistado: obtenha um organograma da empresa que

mostre as pessoas da organização usuária, bem como a hierarquia entre elas.

• Se não existir um organograma formal, encontre alguém que saiba como a

organização funciona e peça ajuda.

• É importante conversar com os usuários na sequência combinada e na

organização certa.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 10

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

2. Certifique-se de que você tem autorização para conversar com os usuários

• Em grandes organizações, é politicamente perigoso vagar pela organização

usuária realizando entrevistas sem prévia autorização.

• Na maioria dos casos, a autorização vem de um responsável pelo setor dos

usuários, já que eles sabem quando os usuários são ou não capazes de
compreender os exprimir bem os requisitos do sistema.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 11

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

3. Planeje a entrevista para fazer uso eficiente do tempo

• Certifique-se de que o entrevistado conhece o assunto da entrevista. Se

necessário faça um resumo dos tópicos a serem tratados e envie para o usuário
antecipadamente.

• Colete, antes da entrevista, quantos dados pertinentes quanto possível.

• Planeje sua entrevista para uma hora ou menos. Pessoas não conseguem se
manter concentradas por períodos maiores do que este.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 12

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

3. Planeje a entrevista para fazer uso eficiente do tempo

• Após a elaboração de uma ata, marque uma nova data para conversarem
novamente, para verificar:

1. Que você não cometeu nenhum engano em seu entendimento;

2. Que o usuário não mudou de opinião nesse meio tempo.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 13

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

4. Utilize ferramentas automatizadas, mas não abuse

• Se você optou por fazer um protótipo, ele deve facilitar as discussões, e não
complicá-las.

• Ele deve permitir que você e o usuário examinem alternativas e modificações

com rapidez e facilidade.

• Mas cuidado: se o usuário ainda não está familiarizado com a ferramenta, ele
pode rejeitá-la.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 14

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

5. Tente descobrir que informações o usuário está mais interessado

• Caso você precise desenvolver um modelo extenso, você deve sempre tentar
começar por onde o usuário preferir ou tiver mais desenvoltura.

• Alguns usuários desejarão começar pelas saídas (relatórios e valores finais).

Outros poderão estar mais interessados nas entradas ou nos detalhes de uma
transformação funcional.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 15

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

6. Use um estilo adequado de entrevistar

Fazer perguntas detalhadas nem sempre é fácil. Dependendo da personalidade

do entrevistado e do tema da entrevista você pode precisar de uma gama de
estilos para extrair as informações necessárias.

• Relacionamentos: peça para o usuário explicar os relacionamentos entre o que

está em discussão e as demais partes do sistema ou da área.

• Pontos de Vista Alternativos: solicite ao usuário que descreva o ponto de vista

de outros usuários em relação ao item que esteja sendo discutido.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 16

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

6. Use um estilo adequado de entrevistar

• Detalhamento: solicite ao usuário uma descrição informal do item que você

estiver interessado.

• Dependências: pergunte ao usuário se o item em discussão depende, para sua

existência, de alguma outra coisa.

• Confirmação: diga ao usuário o que você acha que ouviu ele dizer. Use suas
palavras em lugar das dele e peça confirmação. Dessa forma, você pode dizer:
“deixe-me verificar se entendi perfeitamente o que você disse.”

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 17

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

7. Possíveis formas de Resistência na entrevista

“Você está tomando meu tempo”

A resposta a isso seria explicar que você compreende, e desculpar-se pelo tempo
que precisa tomar, mas que já preparou tudo e fará a entrevista no menor tempo
possível.

“Você está ameaçando meu emprego”

Lembre-se de que você não é o chefe dessa pessoa e que não pode garantir
nada. Leve o fato ao conhecimento do gerente de projetos ou líder da pessoa
para obter um pronunciamento deles mesmos.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 18

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

7. Possíveis formas de Resistência na entrevista

“Você não conhece a nossa empresa, como você diz como será o novo sistema?”

Reconheça constantemente a importância daquele usuário para a área, e informe

que seu papel é exatamente tentar conhecer um pouco mais.

“Você está tentando mudar o modo como as coisas são feitas aqui”

Informe que tais modificações são (provavelmente) diretrizes de negócio, e que

com certeza bons frutos serão colhidos no futuro.

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 19

 Análise e Projetos de Sistemas

Técnicas de Entrevistas e Coleta de Dados

Diretrizes para a Realização de Entrevistas

8. Formas alternativas de coletas de dados

• Questionários

• Demonstrações feitas pelo fornecedores

• Visitas a outras instalações similares

• Pesquisas externas

• Coletas de Dados de sistemas anteriores (se é que existem!!!)

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 20

 Análise e Projetos de Sistemas

Dúvidas???

Análise e Projetos de Sistemas - Universidade FUMEC 21