Inscrições No Processo Seletivo

Inscrições no processo seletivo
TOTVS Processo Seletivo

Sumário
Sumário.................................................................................................................................................. 2
1 Introdução ................................................................................................................................... 3
1.1 Objetivos Instrucionais ............................................................................................................... 3
1.2 Estrutura do treinamento .......................................................................................................... 3
1.3 Inscrições no processo seletivo .................................................................................................. 3
1.4 Inscrições anônimas ................................................................................................................... 5
1.5 Simulação Inscrição via Portal .................................................................................................... 6
1.6 Processos da fase de inscrição .................................................................................................... 49
1.7 Anexos da Inscrição .................................................................................................................... 51
1.8 Conclusão ................................................................................................................................... 52
2 TOTVS Processo Seletivo – Inscrições no processo seletivo

Versão 11.80
1 Introdução
Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento Inscrições no processo seletivo do TOTVS Processo Seletivo.
1.1 Objetivos Instrucionais
Ao término deste treinamento, você estará apto a realizar inscrições no TOTVS Processo Seletivo.
1.2 Estrutura do treinamento
Neste treinamento, aprenderemos como realizar inscrição no processo seletivo e abordaremos sobre a utilização de alguns
processos realizados nesta fase.
O Sistema oferece três meios para realizar a inscrição: no aplicativo via menu Inscrição; no aplicativo via menu Processos: Gerar
inscrições anônimas e Importar inscrições anônimas”; e pelo Portal.
1.3 Inscrições no processo seletivo
Por meio do menu Inscrição/Inscrição de candidato, é possível criar uma inscrição e gerenciá-la ao longo do processo seletivo.
A configuração da inscrição será feita nas guias do cadastro: Identificação; Inf. Complementares; Necessidades Especiais;
Indicações; Áreas de Interesse; Opções de Idiomas e Agendamentos. Se o usuário definiu campos complementares para compor o
cadastro, é exibida também a guia Campos complementares.
O cadastro também possui cinco detalhamentos em anexo: Local de Prova do Candidato; Documentação do Candidato; Histórico
de Formas de Inscrição Alteradas; Provas do Candidato e Arquivos do Candidato.
Guia Identificação
A guia Identificação agrupa as informações fundamentais de uma inscrição e por meio dela é estabelecido o vínculo de uma
pessoa a um processo seletivo. Os campos que devem ser informados são:
Número da inscrição: o número é gerado automaticamente pelo sistema ou pode ser recuperado um número existente de uma
inscrição anônima.
Pessoa: este campo identifica o candidato que está realizando a inscrição. Caso o candidato já exista na base de dados, basta
pesquisar e selecioná-lo. Caso não exista, ele pode ser cadastrado no momento da inscrição.
TOTVS Processo Seletivo – Inscrições no processo seletivo 3

Versão 11.80
Forma de inscrição: opta pela forma de inscrição para este candidato.
Local de realização da prova: este campo seleciona a cidade de interesse do candidato para realização das provas.
Status da inscrição: neste campo é exibida a situação atual da inscrição. Os status possíveis são: Inscrito (pendente de
confirmação de pagamento), Candidato (inscrição confirmada) e Inscrição cancelada. Não é possível alterar os status "Inscrito" e
"Candidato" para "Cancelada". O cancelamento de uma inscrição deve sempre ser feito por meio do processo “Cancelar ou excluir
inscrição”.
Os botões 2ª via de comprovante e Enviar login ao candidato são serviços oferecidos para o candidato.
O botão Questionário permite responder o questionário socioeconômico na inscrição do candidato.
Guia Informações Complementares
A guia Informações Complementares configura os detalhes da inscrição:
Canhoto: aloca um candidato canhoto em uma sala com suporte para tal.
Utiliza nota do ENEM: quando marcado, indica o desejo do candidato de aproveitar o resultado obtido no ENEM.
Responsáveis pelo candidato: para candidatos menores de idade ou que não possuam um registro de CPF, pode ser informado
um responsável acadêmico, financeiro, pai ou mãe.
Opção pelo sistema de cotas: define a opção do candidato por participar ou não do sistema de cotas de acordo com a lei federal.
Apenas estará habilitado se o processo seletivo estiver configurado para utilizar o sistema de cotas e o candidato automaticamente
assume ser egresso do ensino público.
Guia Necessidades Especiais
Na guia Necessidades Especiais são incluídas as informações sobre as deficiências alegadas e comprovadas pelo candidato.
Quando há uma deficiência informada, ela é considerada pelo processo Alocar Candidatos em Locais de Prova. Os candidatos
portadores de deficiência são alocados de acordo com as informações dessa guia e a disponibilidade de salas com suporte a estas
necessidades especiais.
Importante:
Se for informada a opção “Outra” para necessidades especiais, o candidato nunca será alocado pelo processo citado
anteriormente, sendo necessária a alocação manual por meio do serviço Local da Prova do Candidato.
Guia Indicações
A guia Indicações destina-se aqueles processos seletivos que a forma de inscrição escolhida permitir indicações. É possível
informar uma pessoa ligada à instituição que tenha indicado um candidato para a seleção. Essa informação pode ser utilizada para
conceder determinados descontos a candidatos ou para contabilizar indicações, a fim de premiar indivíduos (alunos, professores,
funcionários, etc.).

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Guia Áreas de Interesse
Na guia Áreas de Interesse são inseridas as opções dos candidatos para uma ou mais áreas de interesse disponíveis no processo
seletivo. Primeiramente deve ser selecionada a 1ª opção do candidato, ou seja, a área que é o seu objeto de interesse prioritário no
processo seletivo. De acordo com as configurações de Área de Interesse Ofertada para a área escolhida como 1ª opção, é permitido que o
candidato informe áreas de interesse secundárias. Lembrando que as áreas opcionais serão permitidas somente se a área de interesse
estiver configurada para ter opcionais.
Guia Opções de Idiomas
A guia Opções de Idiomas permite ao candidato a escolha de um ou mais idiomas se a área de interesse escolhida como 1ª opção
demanda a execução de prova de língua estrangeira. Os idiomas escolhidos comporão o relatório exportado para a gráfica, que
confeccionará os cadernos de prova.
Guia Agendamentos
A guia Agendamentos apenas será exibida se o processo seletivo da inscrição possuir atividades agendadas das quais o candidato
escolha uma data e um horário para comparecer ao local designado para realizar cada uma das atividades previstas. Se necessário, é
possível alterar as opções de agendamento já realizadas. O agendamento em todas as atividades é obrigatório a menos que o processo
seletivo utilize controle de vagas e o candidato seja excedente.
Guia Campos Complementares
A guia Campos Complementares será exibida apenas se o usuário definir campos complementares para compor o cadastro de
inscrições. Para criar e manter um campo complementar, acesse Cadastros / Campos Complementares / Inscrição de Candidato. Os
campos complementares devem estar habilitados para a filial pelo processo Habilitar/Desabilitar campos complementares na filial, a fim
de que sejam visíveis.
1.4 Inscrições anônimas
Existe uma modalidade de inscrições chamada Inscrições anônimas que funcionam da seguinte forma:
1º. A instituição de ensino gera as fichas de inscrições anônimas, baseadas no lote gerado pelo processo "Gerar Inscrições
Anônimas". Cada ficha estará vinculada a um número de inscrição desse lote. Nas fichas deverão conter todos os campos necessários do
sistema para se realizar uma inscrição.
2º. A instituição monta uma equipe para se deslocar para locais como cursinhos pré-vestibulares, abordando os estudantes com
as fichas de inscrição e os instruindo para preenchê-las.
3º. Em seguida, a equipe retorna para a instituição com as fichas preenchidas e a instituição despacha-as para uma gráfica, que
por leitura óptica lê as fichas preenchidas e gera um arquivo txt com layout pré-definido, onde cada linha deste arquivo corresponde a
uma inscrição. Cada linha é composta de várias colunas separadas pelo caractere ‘ ; ’ (ponto e vírgula).
4º. Esse arquivo txt é importado para o sistema por meio do processo "Importar inscrições anônimas".

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Processo Gerar Inscrições Anônimas
O processo Gerar inscrições anônimas consiste em reservar uma faixa de números de inscrições, a partir do último número
gerado de uma inscrição convencional, constituindo um lote.
Exemplo: a última inscrição realizada pelo sistema gerou o número 500. Foi solicitado a geração de 100 inscrições anônimas,
portanto, o processo reserva um lote de inscrições com a faixa iniciando pelo número 501 e termina no número 600.
Para a executar o processo, os seguintes campos devem ser informados:
Forma de inscrição: por este campo é possível definir qual forma de inscrição será utilizada para as inscrições anônimas.
Quantidade de inscrições: este campo representa o número total de inscrições anônimas que serão geradas.
Funcionário: este campo determina qual o funcionário será responsável pela geração das inscrições anônimas.
Cliente/fornecedor: determina o Cliente/Fornecedor responsável pela geração das inscrições anônimas.
Para cada inscrição anônima criada é gerado um lançamento.
Processo Importar Inscrições Anônimas
O processo Importar inscrições anônimas ocorre da seguinte forma:
O processo seletivo é preenchido.
O campo “Local de realização da prova” deve ser informado pelo usuário por meio do arquivo txt. Se não definido, o sistema
informa um local default para alocar os candidatos.
Em seguida, é necessário informar o arquivo txt com as inscrições e clicar no botão “Ler arquivo”, possibilitando ao sistema fazer
a consistência do arquivo e verificar se há campos obrigatórios em branco, se há campos com valores incompatíveis ou com valores
maiores do que foi definido.
1.5 Simulação Inscrição via Portal
A seguir, veja uma simulação de como realizar uma inscrição usando portal.

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1.6 Processos da fase de inscrição
Após realizadas as inscrições, alguns processos são utilizados para confirmar, alterar ou excluir o cadastro dos candidatos:
• Confirmar inscrições;
• Enviar e-mail para candidatos;
• Alocar candidatos em locais de prova / Desalocar candidatos dos locais de prova;
• Distribuir caderno de prova / Cancelar distribuição de caderno de prova;
• Alterar forma de inscrição do candidato;
• Alterar status da opção do candidato;
• Cancelar/Excluir inscrição.
Confirmar inscrições
O processo de Confirmar inscrições leva em consideração os três status possíveis para uma inscrição:
• Inscrito (pendente de confirmação de pagamento);

• Candidato (inscrição confirmada);
• Inscrição cancelada.
Ao realizar uma inscrição, o status inicial é “Inscrito - pendente de confirmação de pagamento". Porém, se o valor da inscrição é
zero ou a forma de inscrição aplicar 100% de desconto, o status da inscrição passa a ser “Candidato - inscrição confirmada”.
Para as inscrições que o valor é maior que zero, é necessário utilizar esse processo para que elas tenham seus status evoluídos de
“Inscrito” para “Candidato”.
O status é alterado para inscrição confirmada somente se seu lançamento estiver baixado. Se o status do lançamento é igual a
“Quitado”, basta executar esse processo para que os candidatos passem a ter o status de inscrição igual a “Candidato”.
Enviar e-mail para candidatos
O processo Enviar e-mails para candidatos pode enviar as seguintes mensagens para os candidatos:
Confirmação de inscrição: recebem este e-mail somente os candidatos com status "Candidato (inscrição confirmada)".
Pagamento de inscrição pendente: recebem este e-mail somente candidatos com status "Inscrito (pendente de confirmação de
pagamento)".
Local de prova do candidato: recebem este e-mail somente candidatos já alocados em locais de prova.
Cancelamento de área ofertada: recebem este e-mail somente os candidatos inscritos em uma área ofertada cancelada pela
instituição.
Resultado do processo seletivo: recebem este e-mail somente candidatos classificados e aprovados para a chamada.

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Convocação para matrícula: recebem este e-mail somente candidatos em chamada.
Documentação pendente: recebem este e-mail somente candidatos que são obrigados a entregar documentos pendentes.
Se na montagem do filtro não estiver especificados uma área ofertada ou um candidato, o sistema considerará todos os
candidatos do processo seletivo no filtro de envio.
Alocar candidatos em locais de prova / Desalocar candidatos dos locais de prova
O processo Alocar candidatos em locais de prova é utilizado para alocar os candidatos nos locais de prova escolhidos por eles,
definindo a cidade, o campus e a sala. A alocação acontece de acordo com as datas e os horários das etapas da 1ª opção do candidato.
Quando um candidato é alocado, ele ocupa o lugar o dia todo. Mesmo que sua área ofertada possua um horário de seleção
somente na parte da manhã, é considerado que esse candidato ocupará o local também na parte da tarde. Também é necessário
observar que um candidato só é alocado para uma etapa de seleção se existir lugar para ele em todos os dias da seleção.
Neste processo, é possível alocar candidatos com as seguintes configurações:
• Alocar candidatos que não pagaram taxa de inscrição?;

• Alocar candidatos com documentação pendente?;
• Alocar candidatos por ordem alfabética?;
• Alocar candidatos por área de interesse ofertada?;
• Alocar candidatos por forma de inscrição?.
O processo de alocação filtra apenas candidatos cujo status da primeira opção esteja como “Inscrito para seleção”.
O processo de Desalocar candidatos retira os candidatos da sala. Para executar este processo informa-se a etapa para qual deseja
desalocar os candidatos.
Distribuir caderno de prova / Cancelar distribuição de caderno de prova
O processo Distribuir cadernos de provas vincula os candidatos alocados em uma sala de prova a cada uma das provas que ele
fará naquele local. Este vínculo é visualizado na prova do TOTVS Avaliação e Pesquisa. Ao ser executado, o processo irá gerar e armazenar
um número de identificação único para cada uma das provas que o candidato realizar. O vínculo é necessário para que os processos de
importação de gabaritos, correção e classificação sejam executados.
O processo Cancelar Distribuição de Caderno de Prova é executado para limpar a base de distribuição de cadernos de provas,
quando o processo anterior já foi realizado. O assistente permite configurar o processo para considerar ou não, a situação dos candidatos
na opção durante a execução. Ou seja, possibilita cancelar os cadernos de provas de todos os candidatos sem exceção de status ou
apenas daqueles que ainda não passaram pelo processo de classificação.
Alterar forma de inscrição do candidato
O processo Alterar forma de inscrição do candidato permite modificar a forma de uma inscrição realizada. Ao alterar a forma,
deve ser informada uma nova forma de inscrição e um motivo que é salvo no log de Histórico de alteração de formas de inscrições.
Alterar status da opção do candidato
O processo Alterar status da opção do candidato é utilizado quando se deseja desclassificar o candidato nas seguintes situações:

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• O candidato não compareceu para fazer as provas;

• O perfil do candidato não é adequado;
• O candidato não passou na entrevista;
• O candidato se utilizou de métodos ilícitos para se beneficiar na seleção.
Esse processo pode ser executado antes da classificação. Mesmo que o candidato tenha feito a prova e possua notas inseridas no
sistema, o processo de classificação não o classificará com alguma dessas opções.
Cancelar/Excluir inscrição
Por meio do processo Cancelar / Excluir inscrição, uma inscrição pode ser cancelada ou excluída independentemente do período
que se encontra o processo seletivo. Também pode ser executado para uma ou mais inscrições selecionadas a partir da visão. Para que
uma inscrição seja cancelada ou excluída, o candidato não poderá ter comparecido às chamadas em nenhuma de suas áreas opcionais.
Quando o cancelamento de uma inscrição é bem sucedido, o seu registro é mantido no sistema, porém, estando uma inscrição cancelada,
ela passa a não ser mais considerada em processos como a alocação e classificação, por exemplo. Ocorre o seguinte:
• Cancelamento do lançamento financeiro, caso ele não esteja baixado no sistema.

• O status da inscrição é alterado para “Inscrição cancelada".
• O status da opção para cada uma das áreas opcionais é alterado para “Inscrição cancelada”.
• Se o candidato foi alocado em um local de prova ocorre sua desalocação, liberando assim o lugar antes ocupado por ele.
• Exclusão dos registros de controle de presença, se já foi executado o processo "Registrar presença de candidatos" e a inscrição
possuir registros de presenças vinculados.
• Exclusão dos cadernos de provas, se já foi executado o processo Distribuir caderno de prova e a inscrição possuir provas
vinculadas a ela.
• O cancelamento da inscrição não remove os agendamentos do candidato nas atividades agendadas.
O processo de Excluir inscrição deleta, sem exceções, tudo que está vinculado à inscrição.
1.7 Anexos da Inscrição
O cadastro possui cinco detalhamentos em formato de anexo:
• Local de prova do candidato;

• Documentação do candidato;
• Histórico de formas de inscrição alteradas;
• Provas do candidato;
• Arquivos do candidato.
Local de prova do candidato
Por este anexo é visualizado e alterado o local de prova do candidato.
Uma vez que o processo Alocar Candidatos em Locais de Prova tenha sido executado para o processo seletivo, a visão exibirá o
local que o candidato fará a prova para cada etapa.

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Documentação do candidato
Neste anexo, é possível visualizar e gerenciar a entrega de documentos do candidato.
Histórico de formas de inscrição alteradas
Por este cadastro é possível visualizar se a forma de inscrição do candidato foi alterada através do processo Alterar Forma de
Inscrição do Candidato.
Provas do candidato
Esse anexo é uma visão somente de leitura. Ele exibe a lista com as provas que o candidato irá executar de acordo com a sua
primeira opção selecionada.
A coluna “Caderno distribuído” indica se já foi realizada ou não a distribuição do caderno de prova.
O valor “Sim” para essa coluna indica que já foi executada a distribuição de caderno e o candidato já possui um vínculo com a
prova no TOTVS Avaliação e Pesquisa.
A coluna “Nota” exibirá a nota logo que o sistema tiver sido alimentado com a mesma.
Arquivos do candidato
Através deste cadastro será possível "enviar" ou guardar arquivos de candidatos em suas inscrições.
Os arquivos enviados dos candidatos serão salvos na base de dados.
Quando este serviço for utilizado pelo WinForms, o sistema não irá limitar o número máximo de arquivos que podem ser
enviados nem o tamanho máximo do arquivo.
Porém, pelo Portal de Inscrições, o sistema irá validar o envio de acordo com as configurações definidas no cadastro do processo
seletivo.
Outra diferença é que pelo WinForms um arquivo poderá ser enviado a qualquer momento.
Já pelo Portal só poderá ser enviado durante o período de inscrições do processo seletivo.
1.8 Conclusão
Assim, você terminou o treinamento Inscrições no processo seletivo do ambiente TOTVS Processo Seletivo.
Neste treinamento estudamos os seguintes assuntos:
• Inscrições usando o menu Inscrição do sistema;

• Inscrições anônimas;
• Inscrições pelo Portal;
• Processos realizados na fase de inscrição.

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1.1 Objetivos Instrucionais

1.2 Estrutura do treinamento

1.3 Inscrições no processo seletivo

TOTVS Processo Seletivo – Inscrições no processo seletivo 3

Forma de inscrição: opta pela forma de inscrição para este candidato.

O botão Questionário permite responder o questionário socioeconômico na inscrição do candidato.

Guia Informações Complementares

A guia Informações Complementares configura os detalhes da inscrição:

Guia Necessidades Especiais

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Guia Áreas de Interesse

Guia Opções de Idiomas

Guia Campos Complementares

1.4 Inscrições anônimas

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Processo Gerar Inscrições Anônimas

Para a executar o processo, os seguintes campos devem ser informados:

Cliente/fornecedor: determina o Cliente/Fornecedor responsável pela geração das inscrições anônimas.

Para cada inscrição anônima criada é gerado um lançamento.

Processo Importar Inscrições Anônimas

O processo Importar inscrições anônimas ocorre da seguinte forma:

O processo seletivo é preenchido.

1.5 Simulação Inscrição via Portal

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