Rev 3 - PO-SGI-003 - Procedimento para Controle de Registros

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PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

DE REGISTROS DE QSMS
REV. 03
PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS

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REVISÃO E APROVAÇÃO
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REV. EXECUÇÃO APROVAÇÃO DATA DESCRIÇÃO
00 Letícia Campana Cristiene Guerra 02/08/2010 Emissão inicial
a) Documentos de referência:
correção versão OHSAS
b) Alteração do termo “indexação”

01 Cristiene Guerra Julio Ikeda 29/02/2012 para “recuperação”
c) Alteração do termo “disposição”

para “reciclagem”
02 Cristiene Guerra Júlio Ikeda 27/05/2015 Alteração da Razão Social e Logo
Objetivos, Responsabilidades,
Descrição e Controle de Registros.
03 07/05/2021
SUMÁRIO
1. OBJETIVO
2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
3. APLICAÇÃO
4. DESCRIÇÃO
4.1. Estrutura e Identificação

4.2. Procedimentos da GQ
4.3. Aprovação
4.4. Distribuição
4.5. Controle de Registros Internos
4.6. Controles de Registros Externos
4.7. Documentos de Origem Externa
4.8. Conscientização
4.9. Divulgação dos Registros
4.10. Armazenar os Registros
4.11. Retenção dos Registros
4.12. Obsoletos
4.13. Tipo de Descartes dos Registros
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4.14. Proteção
5. CONTROLE DE REGISTROS
6. RESPONSABILIDADES
ANEXOS
I - CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS
1. OBJETIVO
Este procedimento tem por objetivo definir critérios para identificar, ordenar, arquivar,
reter, e manter, de forma padronizada, as informações geradas pelo Controle da
Qualidade e áreas, a fim de atender as obrigações legais e contratuais, sendo
documentos internos ou externos.
2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
NBR - ISO 9001:2008 - Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;

NBR - ISO 14001:2004 – Sistemas de gestão ambiental – 4.5.4;
OHSAS 18001:2007 – Requisitos – 4.5.3
MG-QSMS-001 - Manual de Gestão Integrada -Hydroblast
3. APLICAÇÃO
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A todas as áreas da Empresa.
4. DESCRIÇÃO
4.1 Estrutura e Identificação
A padronização dos procedimentos da GQ deve seguir o modelo deste procedimento

implementado e de acordo com a ISO 9001 – Gestão da Qualidade.
4.2 Procedimentos da GQ
4.2.1 Elaboração / Revisão de Registros e Formulários
Quando necessária a elaboração ou revisão de um registro ou formulário, o

responsável pelo processo a ser descrito - Gerente, Coordenador, Supervisor e/ou
Inspetor - deve escrever todo o processo e, em conjunto com o Coordenador da
Qualidade, padronizar o documento de forma a implementá-lo.
Os procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade deverão ser revisados pelo
menos uma vez por Ano, podem ser envolvidos os colaboradores diretamente ligados
ao processo.
Exemplos de entradas para identificar necessidade de elaboração ou revisão de
registros e formulários:
 Resultados de auditoria interna/externa;
 Mudanças em normas técnicas ou requisitos legais aplicáveis aos processos;
 Requisitos contratuais e/ou solicitações formais de clientes;
 Ações oriundas de não conformidades ou análises críticas;
 Determinações corporativas;
 Percepção e/ou sugestão de colaboradores envolvidos nos processos.
Nota 1: A revisão / alteração dos registros e formulários da gestão não depende da

revisão de procedimentos e instruções de trabalho.
Nota 2: Para revisão do registro o procedimento do mesmo deverá ser revisado.
4.3 Aprovação
A aprovação dos registros e formulários é realizada pela GQ.

Nos casos de registros e formulários de inspeção, quando requisito de contrato ou
normativo, a aprovação deve ser do Inspetor N3 qualificado para a área de
abrangência.
4.4 Distribuição
Sempre que necessária a distribuição de documentos, deve ser emitida pelo

remetente, em sistema, a Guia de Remessa de Documentos (GRD), identificando o
destinatário do documento, que assinará de forma a evidenciar o correto recebimento.
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Os procedimentos da GQ são disponibilizados para os setores onshore de forma

eletrônica na rede “Procedimento”, e em meio físico, caso solicitado, como cópia
controlada atualizada pelo Coordenado da Qualidade.
Para o pessoal offshore, devem ser salvos em CD e enviados para bordo pelo Auxiliar
Técnico da Qualidade. Neste caso, emite-se a GRD para evidenciar o envio.
As cópias que necessitarem ser distribuídas em meio físico devem receber uma
numeração referente ao setor ou plataforma a qual a cópia vai ser distribuída,
inserindo esse número no campo “cópia controlada” em todo o procedimento.
4.5 Controle de Registros Internos
A revisão em que os registros e formulários se encontram deve ser controlada pelo

Auxiliar Técnico da Qualidade. O controle é realizado através do Mapa de Controle
de Registros, onde as áreas identificam seus registros determinando local, tipo de
arquivamento, forma de ordenar, tempo de retenção e o tipo de descarte.
Os originais assinados devem ser mantidos em arquivo físico pelo Auxiliar Técnico da
Qualidade.
4.6 Controles de Registros Externos
Os registros de origem externa, solicitados pelos clientes para a execução dos

serviços contratados, serão controlados pelo responsável por sua execução e ficarão
sob sua guarda, sendo controlados através do– Controle de Documentos Externos, o
qual deve ser atualizado imediatamente após o recebimento dos mesmos.
4.7 Documentos de Origem Externa

4.7.1 Normas Técnicas
Todas as normas técnicas aplicáveis aos processos realizados pela Hydroblast estão
disponíveis na rede “Normas Qualidade” e são gerenciadas quanto à validade/revisão
pelo setor de GQ.
As normas técnicas emitidas pelo Cliente devem ser verificadas a cada 6 meses pelo
Auxiliar Técnico da Qualidade através do site do Cliente, área do canal do fornecedor,
onde podem ser baixados os arquivos atualizados e substituídos na rede “Normas
Qualidade”.
A atualização das normas técnicas aos colaboradores onshore é imediata à
atualização da rede e para as frentes offshore se dará conforme item 4.4
(Distribuição).
4.7.2 Subcontratadas
As empresas subcontratadas que prestam serviços para Hydroblast, quando

requisitado em contrato, devem emitir uma cópia de seus procedimentos e registros
ao setor de Qualidade. O Coordenador da Qualidade deve enviar estes documentos
para aprovação do Cliente.
4.8 Conscientização
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Como forma de manter todos os colaboradores cientes das modificações realizadas

em processos internos da empresa, mensalmente, o Auxiliar Técnico da Qualidade
deve enviar um e-mail informando sobre as novas atualizações.
4.9 Divulgação dos Registros
Após elaboração ou revisão de registros e formulários, é de responsabilidade do

Controle de Qualidade disponibilizá-los para todas as áreas pertinentes, para que
estas possuam as versões atualizadas, evitando a utilização de documentos
obsoletos.
4.10 Armazenar os Registros
A área deverá identificar como será realizada a guarda dos documentos enquanto
estiverem em arquivo ativo e após armazenamento no arquivo inativo (morto);
 Local de arquivo
- O responsável pelo setor emitente do registro escolherá o local
adequado para a boa conservação do mesmo.
 Forma de armazenar e recuperar
- Os registros poderão ser armazenados em pastas suspensas, caixas
box, fichários ou outros, definindo a sua ordem de armazenagem, se aplicável.
4.11 Retenção dos Registros
O tempo de guarda/retenção dos registros e relatórios deve ser mantido conforme tabela abaixo:
TABALA I
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Tipo Disposição após

Guarda Tempo mínimo de retenção
documento retenção
Final do contrato mais o
Gerenciais e de Gerências de
período máximo da garantia Arquivo morto
Planejamento Contrato
do serviço, se previsto
Recursos
Recursos Humanos 5 anos Guarda permanente
Humanos
Financeiros Finanças 5 anos Guarda permanente
Relatórios Técnicos Final do contrato mais
Controle de
(projetos e controle período máximo da garantia Arquivo morto
Qualidade
de qualidade) do serviço, se previsto
Sistema de Gestão 1 ano após validade do
Qualidade Arquivo morto
Qualidade certificado
Nota: Os registros que têm obrigatoriedade legal deverão ser retidos por tempo determinado
por lei.
4.12 Obsoletos
Qualquer registro ou formulário que se torne obsoleto deve ser retirado da rede
eletrônica de acesso dos colaboradores e substituído pela revisão vigente.
A fim de manter um histórico, o documento obsoleto em meio eletrônico deve ser
arquivado na rede em pasta identificada como “obsoleto”, a fim de evitar o uso não
pretendido. O tempo de guarda em meio eletrônico é permanente; caso necessário a
guarda em meio físico, deve ser identificado como “obsoleto” e arquivado em
separado dos documentos vigentes.
4.13 Tipo de Descartes dos Registros
Depois de terminado o tempo de retenção, os registros poderão ser descartados ou

não, conforme descrito abaixo:
- Reter indeterminadamente no arquivo inativo (morto);
- Reter por tempo determinado no arquivo inativo (morto);
4.14 Proteção
Todos os documentos gerados pelas atividades da Hydroblast são protegidos e

preservados quanto a perda e/ou dano à integridade.
Os arquivos eletrônicos são arquivados na rede da empresa e/ou em sistemas de
informação e uma cópia deste conteúdo é realizado e gerenciado pelo TI (tecnologia
da informação), que mantém os arquivos de backup e os disponibiliza em caso de
qualquer sinistro e/ou perda de informações. As solicitações de recuperação, quando
necessárias, podem ser realizadas pelos gestores da área solicitante.
Os arquivos físicos são mantidos em pastas identificadas nas áreas emitentes e
somente seu pessoal tem acesso a estes. Como forma de não permitir a perda de
informações, os arquivos são digitalizados e mantidos também em meio eletrônico,
protegido através de backup.
A Hydroblast garante que seus dados e de Clientes são confidenciais e não são
utilizados de forma imprópria, mantendo as informações eletrônicas em pastas com
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gerenciamento de permissão de acesso, processo controlado pelo TI (tecnologia da

informação), conforme nível de acesso do colaborador; e as físicas são armazenadas
em arquivos nas salas dos departamentos que as emitem, com acesso restrito a
estes.
5. CONTROLE DE REGISTROS
Identificação Formulário de Consulta Técnica

Mapa de Controle de Consultas Técnicas
Responsável Controle de Qualidade
Armazenamento Ativo Gestão/Controle de Documentos
Armazenamento Inativo Arquivo morto
Proteção Não requer proteção especial
Recuperação Ordenação por ordem cronológica
Tempo de Retenção Durante a existência do contrato
Disposição Acervo Técnico por 5 anos
6. RESPONSABILIDADES
O Coordenador de QSMS é responsável pela exatidão, legibilidade, integridade e

preservação dos registros relacionados no “Controle de Registros de QSMS”
enquanto estiverem sob sua custódia. Os arquivos de armazenamento devem estar
organizados de modo a permitir que possam ser recuperados em ordem e tempo
hábil.
5.1 Controle da Qualidade
 Controlar documentos internos e externos;

 Estabelecer forma de acesso e arquivo dos documentos da gestão zelando
pela sua proteção;
 Disponibilizar os documentos do GQ, em meio físico, sempre que necessário,
prontamente identificáveis e controlados, para os Colaboradores das áreas;
 Substituir e/ou Destruir em meio físico e em meio eletrônico, documentos do
GQ obsoletos, para evitar usos não intencionais toda vez que houver
alteração / revisão dos mesmos;
 Elaborar e manter atualizado o Mapa de Controle de Registros;
 Garantir que as informações dos registros gerados pelo setor estejam
atualizadas;
 Controlar a revisão e distribuição de documentos de origem interna e externa.
5.2 Auxiliar de Qualidade / Auxiliar Técnico da Qualidade
 Elaborar e arquivar relatórios técnicos conforme informações recebidas;

 Elaborar e Planilhas de Controle e alimentar as mesmas com as informações
pertinentes de cada uma;
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 Emitir as GRD´s, conforme o controle de distribuição de documentos.
5.3 Gerentes / Coordenadores / Supervisores / Inspetores das áreas
 Estabelecer a forma de acessar, arquivar, armazenar e descartar os registros e

formulários de sua responsabilidade;
 Estabelecer a ordenação dos registros e formulários armazenados e definir
tempo de retenção;
 Garantir o comprimento dos procedimentos;
 Elaborar / revisar os registros e formulários do seu setor, quando necessário.
5.4 Gerente do Contrato
 Aprovar os procedimentos que serão utilizados no contrato
5.5 Departamento de Informática
 Efetuar o backup dos documentos que estão na rede interna.
5.6 Colaboradores da HYDROBLAST
 Utilizar a revisão vigente dos documentos, pertinentes aos seus respectivos

processos;
 Propor revisões aos registros do GQ sempre que verificar necessidade.
ANEXO I
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ÁREA/ DATA:
CONTROLE DE REGISTROS SETOR:
DE QSMS
TEMPO
DE
TIPO
REGIST ACES ARMAZENAG RECUPER GUARDA RECICLA
Nº ARQUIVAM
RO SO EM AÇÃO /RETENÇ GEM
ENTO
ÃO
MÍNIMA
. Registro: Descrição dos registros (documentos) inerentes aos processos, incluindo número do procedimento ou código;
. Acesso: Livre ou Restrito;
. Tipo de Arquivamento: Informar o tipo de arquivo utilizado: Pasta suspensa, AZ, Plástica, fichário, Eletrônico, etc;
. Armazenagem: Local onde pode se encontrar o Docto: Armário, caminho de rede, endereços se for o caso;
. Recuperação: Forma de recuperação do docto., data, assunto, data e contrato, numérico, numérico e data, nome
(alfabética), por grupo de documentos, etc;
. Tempo de Guarda/Retenção: Informar o tempo que o documento permanecerá no local informado (campo tipo de Arquivamento e
Armazenagem) durante o processo;
. Reciclagem: Informar a ação que será tomada após o término do Tempo de Guarda e por quanto tempo permanecerá. Ex.: Excluir,
destruir, enviar para arquivo morto (no caso de informar arquivo morto / inativo, informar por quanto tempo).

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PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

REV. EXECUÇÃO APROVAÇÃO DATA DESCRIÇÃO

00 Letícia Campana Cristiene Guerra 02/08/2010 Emissão inicial

b) Alteração do termo “indexação”

c) Alteração do termo “disposição”

02 Cristiene Guerra Júlio Ikeda 27/05/2015 Alteração da Razão Social e Logo

4.1. Estrutura e Identificação

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

I - CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS

NBR - ISO 9001:2008 - Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

A todas as áreas da Empresa.

4.1 Estrutura e Identificação

A padronização dos procedimentos da GQ deve seguir o modelo deste procedimento

Quando necessária a elaboração ou revisão de um registro ou formulário, o

Nota 1: A revisão / alteração dos registros e formulários da gestão não depende da

A aprovação dos registros e formulários é realizada pela GQ.

Sempre que necessária a distribuição de documentos, deve ser emitida pelo

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

Os procedimentos da GQ são disponibilizados para os setores onshore de forma

4.5 Controle de Registros Internos

A revisão em que os registros e formulários se encontram deve ser controlada pelo

4.6 Controles de Registros Externos

Os registros de origem externa, solicitados pelos clientes para a execução dos

4.7 Documentos de Origem Externa

As empresas subcontratadas que prestam serviços para Hydroblast, quando

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

Como forma de manter todos os colaboradores cientes das modificações realizadas

4.9 Divulgação dos Registros

Após elaboração ou revisão de registros e formulários, é de responsabilidade do

4.10 Armazenar os Registros

4.11 Retenção dos Registros

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

Tipo Disposição após

4.13 Tipo de Descartes dos Registros

Depois de terminado o tempo de retenção, os registros poderão ser descartados ou

Todos os documentos gerados pelas atividades da Hydroblast são protegidos e

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

gerenciamento de permissão de acesso, processo controlado pelo TI (tecnologia da

Identificação Formulário de Consulta Técnica

O Coordenador de QSMS é responsável pela exatidão, legibilidade, integridade e

5.1 Controle da Qualidade

 Controlar documentos internos e externos;

5.2 Auxiliar de Qualidade / Auxiliar Técnico da Qualidade

 Elaborar e arquivar relatórios técnicos conforme informações recebidas;

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

 Emitir as GRD´s, conforme o controle de distribuição de documentos.

5.3 Gerentes / Coordenadores / Supervisores / Inspetores das áreas

 Estabelecer a forma de acessar, arquivar, armazenar e descartar os registros e

5.4 Gerente do Contrato

 Aprovar os procedimentos que serão utilizados no contrato

5.5 Departamento de Informática

 Efetuar o backup dos documentos que estão na rede interna.

5.6 Colaboradores da HYDROBLAST

 Utilizar a revisão vigente dos documentos, pertinentes aos seus respectivos