Você se

Gestão do sente
Tempo e sem
PRODUTIVIDADE
Tempo
ou
Sobrecarregado?
Melhore sua

PRODUTIVIDADE!

Quanto tempo você tem?

Todos temos
24 horas
diariamente.

Dia após dia, no mundo

globalizado, o tempo parece não
ser mais suficiente para realizar
todas as suas atividades.

1
 A busca pelo sucesso pessoal e
profissional, as exigências do mercado de
trabalho, os estudos contínuos, parece
consumir a sua energia e motivação,
deixando-lhe sem saber quais são suas
prioridades.

Então, como fazer a gestão do seu

tempo? Como dar conta de todas as
suas rotinas, ser produtivo e ainda
ser feliz?

Primeiramente,
dedique um tempo
diário para rever
suas prioridades.

Se planejar não é
perder tempo, é
ganhar tempo a
longo prazo.

2
 O planejamento é fundamental. Você
não pode decidir o que é importante hoje
se não souber o que deseja para
manhã.

Planejamento

Saber o que se quer fazer e ordenar as ações

para a realização da maior quantidade de
atividades no menor prazo, visando atingir
objetivos.

Planejamento (cont.)

Todo planejamento é flexível e no decorrer do dia pode ser

ajustado conforme a sua necessidade.

O principal objetivo do planejamento é ajudá-lo e não ser

algo rígido e sufocante.

Nada adiantará se você não for disciplinado.

É importante destinar 20% ou 30 % do seu tempo para os

imprevistos, principalmente para os profissionais que lidam
com clientes.

3
Vantagens da administração do tempo

• Maior controle: objetivos claros, tarefas planejadas.

• Ao se delegar certas tarefas e evitar atividades

improdutivas (fofocas, interrupções telefônicas) você
garante um aprimoramento na qualidade e no
desempenho do trabalho.

Vantagens da administração do tempo

•Com menos pressão e tensões, suas oportunidades de

relaxar pode ajudá-lo a recuperar energias.

•Uma pessoa que planeja seu tempo - controlada, eficiente e

eficaz, sempre buscando progredir - mostra-se mais sensível
para com seus parceiros. Seus superiores podem reparar que
há certas diferenças entre você e alguns colegas . Trata-se de
diferenças que podem deixá-lo em posição privilegiada quando
surgirem oportunidades de promoção.

Convívio com os colegas

• Relacionar-se socialmente com seus companheiros é

essencial. Contudo, é preciso pensar com cuidado sobre o
tempo que passa conversando, comendo e bebendo com seus
colegas - tempo demais reflete no tempo disponível de
trabalho.

4
Entendendo o tempo

Tempo cronológico

Tempo pessoal (percepção)

“ Ah, se o dia tivesse 48 horas!”

“Se eu pudesse estar em dois lugares!”
“Não tenho tempo para nada! Se eu tivesse TEMPO”

Pense em uma situação onde “não deu tempo”,

você perdeu o prazo, não entregou um trabalho,
empurrou com a barriga...
Qual a sensação percebida durante e após essa
situação?

Ansiedade no trabalho

Combustível para Inibidora

Desastre
ação Insegurança para
Procrastinação
Organiza o tempo ação
Ladrões do tempo
Ignora o tempo

Processos claros Processos difusos Processos caóticos

5
 Autogerenciamento

O que funciona para os outros pode não funcionar para você

Tripé da organização pessoal:

Autoconhecimento

Auto-observação Ação

Tempo => recurso

O tempo é o recurso mais escasso e mais valioso que

existe. Não renovável e perecível. Impossível de ser
estocado.

Aprender a administrar o tempo é uma das atitudes

mais importantes que qualquer pessoa pode tomar
para melhorar suas chances de sucesso, tanto na vida
pessoal quanto profissional.

Delegação de funções e atribuições

"Delegar é uma poderosa ferramenta de ajuda na organização do

trabalho e gestão do tempo”.

Delegar é transferir autoridade e responsabilidade.

A delegação tem um papel de grande destaque na gestão do tempo, afinal

de contas, outras pessoas podem ser capazes de realizar uma série de
tarefas tão bem quanto você, senão melhor, economizando assim, tempo
precioso.

6
 Delegar ao invés de centralizar...

Vantagens:
 Permite que a pessoa disponha de mais tempo...

 Promove a eficiência...

 Aumenta a motivação das pessoas ...

 Desenvolve habilidades ...

 Maior distribuição do trabalho...

 Estimula a participação de todos...

 Desenvolve compromisso entre os membros da equipe...

Causas da não-
não-delegação

• No trabalho
– Medo de perder poder
– Medo de errar
– Medo de assumir riscos (devolver para o líder a
atividade)

• Na vida pessoal
– Aceitação social, medo de perder a atenção das
pessoas
– Perder o “controle” (síndrome de perfeccionismo)

Erros na delegação

• Não Delegar “o
o que”
que e o “como
como”
como

• Delegar responsabilidade, mas não autoridade

para executar

• Indefinição dos limites quanto aos prazos

• Não combinar formas de controle

• Esperar que a pessoa execute a tarefa igual

ou melhor que você, a curto prazo

7
 A importância de dizer NÃO...

Algumas pessoas têm dificuldade de dizer não, seja para

parecer educadas e gentis ou ainda pelo fato de não se
indispor com as pessoas.

• No trabalho, quem diz sim para todos os pedidos, em vez

de parecer um funcionário dedicado, pode acabar
demonstrando falta de determinação e de postura
profissional.

• E quem faz tudo o que os amigos pedem passa a atrair

amizades oportunistas. Por todos esses motivos,
aprender a dizer alguns “nãos” pode tornar a vida muito
melhor.

A importância de dizer NÃO...

9 dicas para você aprender a dizer “não”

Primeiro, reconheça que você tem o direito de rejeitar pedidos para o que não
quer fazer.

1. Ganhe tempo
Se você não consegue negar imediatamente, peça um tempo para pensar.
Diga, por exemplo, que precisa verificar se não tem um compromisso no
mesmo horário. Assim, poderá analisar os motivos para negar a solicitação
com segurança. Só depois retorne o contato para dizer não.

A importância de dizer NÃO...

2. Repita
A pessoa pode insistir que você dê uma resposta imediata. Fique firme e repita
calmamente a sua justificativa: “Eu realmente preciso checar se não terei um
compromisso no mesmo horário”. Se for preciso, continue repetindo.

3. Liste as consequências
Escreva duas listas. Uma com o que deve acontecer se disser não e outra se
disser sim. Use mais a experiência e menos a imaginação.

8
 A importância de dizer NÃO...

4. Não é culpa sua

Você pode encontrar quem não aceite ouvir um não. E é principalmente para essas
pessoas que você deve dizer “NÃO”. “Se alguém reage mal, é um problema da
pessoa, que não sabe lidar com a frustração.” Não seja refém de quem tenta
convencer com pirraça.

5. Elogie + negue + agradeça

Esta é a fórmula básica para dizer não para um convite da forma
mais educada possível. Comece valorizando animadamente a
proposta, diga que não poderá aceitá-la (que pena!) – dê alguma
justificativa – e termine agradecendo a lembrança e deixando para
uma próxima.

A importância de dizer NÃO...

6. Passe ou repasse
Pense bem: você é a única pessoa que poderia fazer o que lhe pediram?
Provavelmente não. Em vez de negar de cara, você pode delegar a solicitação para
alguém que teria mais interesse em realizá-la, mais responsabilidade sobre a
questão ou, simplesmente, possa lhe quebrar esse galho.

7. Faça outra proposta

Você pode sentir vontade de atender ao pedido, mas não a tudo o que foi
solicitado. Fale para a pessoa que não poderá fazer o que ela lhe pediu, mas diga
que teria prazer em contribuir de outra forma. Só não use este recurso quando, na
verdade, deseja dizer um não total.

A importância de dizer NÃO...

8. Encerre o assunto
Se a pessoa rejeitar a sua contraproposta, e afirmar que, para ela, só valeria a pena
se você aceitasse fazer tudo o que ela pediu, dê uma resposta curta e educada,
Não emende uma ladainha de justificativas!

9. Reflita sobre o não

Reflita sobre situações que se repetem com frequência em que você gostaria de
passar a dizer não. Vale até ensaiar a resposta em frente ao espelho. Assim,
quando estiver diante dela, vai se sentir mais preparada para impor seus limites.

9
 Aspectos Táticos

• O superior
– Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até
ai agora mas estou ocupada tratando do assunto X: devo ou não ir?”
– Mostre sua lista de prioridades e deixe que ele resolva o que é mais
importante.

• Equipes
– Solicitar a membros da equipe que, junto com os problemas, tragam também
alternativas de solução.
– Nas conversas, solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais
importante para o menos importante
• Clientes
- Se possível, reservar horários predeterminados para atendimento.

Gerenciamento do tempo

As principais ações para atingir seus objetivos:

Organize-se

Faça uma lista de tarefas

Use uma agenda

Estabeleça prioridades

Organize-se

Nosso ambiente reflete nosso estado interno.

Organize sua estação de trabalho, seus papéis, suas gavetas e

demais pertences.

Quanto mais organizados estiverem seus espaços, mais fácil será

gerenciar suas tarefas sem desperdício de tempo.

10
 Faça uma lista de tarefas

No final do dia, escreva uma lista de tudo o que pretende realizar no dia
seguinte - atividades pessoais e profissionais.

Ao longo do dia, vá riscando o que for conseguindo fazer

Prepare a lista do dia seguinte repassando para o outro dia as

atividades que ficaram pendentes.

Para fazer a lista, escolha um aplicativo de celular ou agenda, caderno,

folha de papel. Tudo é válido se funciona para você.

Persista, não desista no primeiro obstáculo.

Ainda sobre a lista...

Liste todas as tarefas e coloque tudo na folha de papel em detalhes

Reúna em blocos: as pessoas tendem a fazer coisas similares em horários

totalmente diferentes.
Agrupar por blocos as coisas que você faz mais de uma vez por semana, quanto
mais específico melhor.

Exemplo: bloco redes sociais, ir ao mercado de 4 a 5 vezes por semana, pagar

contas todos os dias (ou ir a banco diferentes pagar contas), malhar e levar a filha
no ballet.

Distribua ao longo do dia ou semana.

Depois de listar todas as atividades e separar por blocos, distribua ao longo do dia
ou semana (manhã, tarde e noite).

Benefícios da lista de tarefas

Menos stress – o que gera stress é pensar no que tem que

fazer (esvaziar o cérebro)

Melhor organização (por projetos, por data)

Maior controle sobre seu dia

Menos surpresas

Usar lista é um hábito, precisa se acostumar, pode levar alguns

meses

11
Aplicativos

Todoist

Wunderlist

Trello

Uma simples agenda

Uma simples folha de papel

O aplicativo é o que menos importa se você tem persistência e

usa a metodologia.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma

agenda diária atualizada.

Essa agenda pode ser física ou eletrônica

Transfira para a agendas as atividades que tiverem que ser agendadas,

por exemplo: médico, reuniões, compromissos, etc

Execução

Seu dia de trabalho, sua execução, é composta de 3 elementos.

Tarefas – atividades que devem ser feitas no dia mas não tem hora certa para
começar nem terminar. Tarefas precisam ter duração, ou seja, a previsão de
quanto tempo elas demoram para ser feitas.

Compromisso (reuniões) – atividades que tem hora certa para começar e para
terminar, como por exemplo uma reunião com a equipe, visita a um cliente,
fornecedor, médico, etc.

Conhecimento - é toda informação, é um produto que você gera a partir de

uma tarefa ou de uma reunião (suas anotações, seus e-mails, seus relatórios,
etc).

12
Estabeleça prioridades

É importante saber dar prioridade às ações.

Alguns fatores que influenciam as prioridades:

Prazo

Relevância

Facilidade

Prazo

Primeiramente, deve-se levar em conta a data (e/ou hora) de

entrega de uma tarefa. Procure programar cada tarefa para um
dia/hora antes da data final. Assim, você terá tempo de revê-las, se
for necessário.

Resultado (relevância)

Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior (ou

melhor) resultado ou que sejam mais relevantes.

13
 Facilidade

Realize tudo o que for mais rápido e fácil antes. Tem atividades que
podem durar pouco tempo.

Assim, no final do dia, você terá realizado um maior número de

tarefas.

O perigo é ir deixando as tarefas mais difíceis e complexas para

depois e acabar esquecendo de realizá-las. É por isso que
estabelecemos este como o terceiro fator, e não como o primeiro.

Ordem de Prioridades da lista de tarefas

1. Priorize atividades mais rápidas (até 10 minutos) e mais fáceis

2. Resolva qualquer urgência o mais brevemente possível para se

concentrar nas coisas importantes

3. Execute atividades difíceis ou complexas no seu período de maior

produtividade (manhã ou tarde)

4. Delegue atividades no período que é mais produtivo

5. Agrupe atividades semelhantes para serem executadas em um

período de tempo

Ordem de Prioridades da lista de tarefas

Quanto perceber que a tarefa será complicada, faça um pouco a cada

dia ou vá “quebrando” um problema difícil em problemas menores e
mais fáceis de resolver.

Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo. Assim, quase sem
querer, grandes obstáculos são vencidos e você irá sentir-se motivado
ao concluir cada etapa.

14
Ordem de Prioridades da lista de tarefas

COMPROMISSOS

HORÁRIO REUNIÃO P TAREFA TEMPO

1 Ligar para agendar médico 0:10

2 E-mail João cobrando relatório 0:15

14h – 16h Reunião com 3 Agendar reunião diretoria 0:15

gerentes sobre
resultado do mês 4 Imprimir relatório xxx 0:30

5 Planilha de orçamentos 2:00

6 Preparar material – reunião cliente 1:00

Total do dia (reuniões + tarefas) 6:10

P - Prioridades

Atividade

Faça uma lista de todas as atividades que você terá que realizar
amanhã – ou na semana.

Agrupe por blocos, por exemplo, bloco redes sociais, bloco compras,
bloco atendimento ao cliente.

Colocar essas atividades em ordem de prioridades, distribuir no dia ou

semana (conforme sua necessidade) e colocar na agenda (física ou
eletrônica) com tempo para executar.

Atividade

1. Faça uma lista de atividades que você deve deixar de fazer

(exemplo: muito tempo nas redes sociais, tempo de TV ou no
trabalho alguma atividade específica que pode delegar)

2. Quantifique aproximadamente quanto você gasta em cada uma

dessas atividades.

3. Quais são os problemas que lhe impedem de delegar ou deixar

de realizar estas atividades?

15
FATORES QUE DEFINEM O TEMPO

O TEMPO É UMA TRÍADE

Tempo em 3 Dimensões:
Horas, Minutos e Segundos.

Manhã, Tarde e Noite.

Décadas, Séculos e Milênios.

Christian Barbosa
Neotriad.com
Livro: A Tríade do Tempo

16
 Ferramenta Tríade do tempo

ESCOLHA UMA RESPOSTA PARA CADA PERGUNTA

1. NUNCA

2. RARAMENTE

3. ÀS VEZES

4. QUASE SEMPRE

5. SEMPRE

FERRAMENTA - TRÍADE DO TEMPO

Esse é um questionário resumido no qual você poderá verificar a esfera da tríade que tem sido
predominante em sua vida. Esse questionário está dividido em três grupos de três questões (A,
B e C), às quais devem ser atribuídos certos valores conforme a seguinte escala:

1. NUNCA 2. RARAMENTE 3. ÀS VEZES 4. QUASE SEMPRE 5. SEMPRE

1 - ( ) Tenho realizado tarefas que não trazem resultados pessoais nem profissionais por
comodidade, necessidade, ordens superiores ou falta de opção?
2 - ( ) Não consigo terminar tudo o que me propus durante o dia e por isso preciso fazer hora
extra ou levar trabalho para casa?
3 - ( ) Minhas tarefas diárias sofrem muitas interrupções em razão de coisas sem importância,
como e-mails, telefonemas e conversas fúteis?
4 - ( ) Tenho dedicado pouco tempo às pessoas importantes em minha vida?
5 - ( ) Costumo resolver problemas e urgências que ocorrem inesperadamente em meu dia-a-
dia?
6 - ( ) Costumo aceitar facilmente as tarefas que outras pessoas me pedem?
7 - ( ) Consigo reservar tempo para o esporte, o lazer e as atividades pessoais?
8 - ( ) Tenho o hábito de deixar para a última hora conclusão de muitas atividades a que me
proponho?
9 - ( ) Estabeleço metas bem específicas e passos para alcançá-las com relação aos sonhos
que desejo realizar no curto, médio e longo prazo?

FERRAMENTA - TRÍADE DO TEMPO

17
 FERRAMENTA - TRÍADE DO TEMPO

Esse é um questionário resumido no qual você poderá verificar a esfera da tríade que tem sido
predominante em sua vida. Esse questionário está dividido em três grupos de três questões (A,
B e C), às quais devem ser atribuídos certos valores conforme a seguinte escala:

1. NUNCA 2. RARAMENTE 3. ÀS VEZES 4. QUASE SEMPRE 5. SEMPRE

1 - ( 3 ) Tenho realizado tarefas que não trazem resultados pessoais nem profissionais por
comodidade, necessidade, ordens superiores ou falta de opção?
2 - ( 4 ) Não consigo terminar tudo o que me propus durante o dia e por isso preciso fazer hora
extra ou levar trabalho para casa?
3 - ( 5 ) Minhas tarefas diárias sofrem muitas interrupções em razão de coisas sem importância,
como e-mails, telefonemas e conversas fúteis?
4 - ( 3 ) Tenho dedicado pouco tempo às pessoas importantes em minha vida?
5 - ( 4 ) Costumo resolver problemas e urgências que ocorrem inesperadamente em meu dia a
dia?
6 - ( 4 ) Costumo aceitar facilmente as tarefas que outras pessoas me pedem?
7 - ( 2 ) Consigo reservar tempo para o esporte, o lazer e as atividades pessoais?
8 - ( 4 ) Tenho o hábito de deixar para a última hora conclusão de muitas atividades a que me
proponho?
9 - ( 1 ) Estabeleço metas bem específicas e passos para alcançá-las com relação aos sonhos
que desejo realizar no curto, médio e longo prazo?

FERRAMENTA - TRÍADE DO TEMPO

QUESTIONÁRIO TRÍADE DO TEMPO

20

40 40

18
 ESFERA IMPORTANTE

A esfera Importante refere-se a todas as atividades que

você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que
trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.

É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e

sabe que na linha de chegada estará realizado.

O que é importante tem tempo para ser feito,

pode esperar horas, dias, semanas, meses,etc.

ESFERA URGENTE

A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o

tempo está curto ou acabou.

São as atividades que chegam em cima

da hora, que não podem ser previstas,
mas que geralmente causam estresse.

ESFERA CIRCUNSTANCIAL

A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias.

São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade
ou por serem “socialmente” apropriadas.

É a esfera da estrada que não leva a

lugar algum, que não traz resultados,
apenas frustrações.

19
 RESULTADO IDEAL

Lição do Vaso
Um professor de ciências de um colégio queria demonstrar um conceito
aos seus alunos.

Ele pegou um vaso de boca larga e colocou algumas pedras dentro.

Então perguntou a classe:

Está cheio?

Unanimemente responderam: Sim!

O professor então pegou um balde de pedregulhos e virou dentro do vaso.

Os pequenos pedregulhos se alojaram nos espaços entre as rochas
grandes.

Então perguntou aos alunos: E agora, está cheio? Desta vez alguns
estavam hesitantes, mas a maioria respondeu:Sim!

Lição do Vaso
O professor então levantou uma lata de areia e começou a derramar areia
dentro do vaso. A areia então preencheu os espaços entre os pedregulhos.

Pela terceira vez o professor perguntou: Então, está cheio?

Agora a maioria dos alunos estava receosa, mas novamente muitos

responderam:Sim!

O professor então mandou buscar um jarro de água e jogou-a dentro do

vaso. A água saturou a areia.

Neste ponto, o professor perguntou para a classe:

Qual o objetivo desta demonstração?

20
O gerenciamento do tempo
O que aprendemos com a Lição do Vaso
Um jovem e brilhante aluno levantou a mão e respondeu:
Não importa quanto a ‘agenda’ da vida de alguém esteja cheia, ele sempre
conseguira ‘espremer’ dentro mais coisas!

Não, respondeu o professor, o ponto é o seguinte:

A menos que você coloque as pedras grandes em primeiro lugar dentro do

vaso, nunca mais as conseguirá colocar lá dentro. As pedras grandes são as
coisas importantes de sua vida: seus relacionamentos, sua família, seus
amigos, seu crescimento pessoal e profissional.
Se você preencher sua vida somente com coisas pequenas, como os
pedregulhos, a areia e a água, as coisas realmente importantes nunca terão
tempo, nem espaço em suas vidas.

Produtividade

Produtividade é sua capacidade de realizar o máximo com o mínimo.

Máximo resultado com mínimo de tempo, máximo de resultado com o mínimo
de energia, máximo de resultado com o mínimo de dinheiro.

60% do seu tempo você perde fazendo coisas que não são importantes,
exemplo: abrir email toda hora, Facebook, conversas paralelas, entrar em sites,
Whatsapp, relatórios que você não precisa ler, etc

Se você trabalha 10hs por dia, 6 dessas horas você fez coisas totalmente
dispersas, destrutivas da sua produtividade.

Verifique sua lista de atividades diárias e preste atenção nas coisas paralelas
que tem feito.

Produtividade
Um dos erros mais comuns em produtividade é que as pessoas tendem a querer
gerir melhor o tempo para trabalhar mais...
Se queremos ganhar tempo no nosso dia a dia não é para trabalhar mais..

Nossa energia é LIMITADA, não podemos ser mais produtivos, ter mais resultados,
trabalhar mais se os outros pontos da nossa vida estão desorganizados (parte
física, família, finanças, etc)
Nossa energia é feita de ciclos, com picos de mais produtividade e picos com menos
produtividade. Devemos saber aproveitar os picos que estamos mais produtivos e
descansar quando a energia do seu corpo não está 100%.
Isso é gerir o dia de forma inteligente

Muitas pessoas ficam frustradas porque tentam ganhar mais tempo no dia para
trabalhar mais

21
 Produtividade

EQUILÍBRIO

PARTE
FAMÍLIA TRABALHO
FÍSICA

Inteligência x Intuição

- Na produtividade, muitas vezes trabalhamos mais com a intuição do que com a

inteligência.

- Muitas vezes trabalhamos muito, nos ocupamos muito e nossa intuição nos faz
acreditar que ao final do dia fizemos muito, porém, o que nossa inteligência nos diz,
ou seja, se usarmos o papel para descrever o que realmente fizemos você vai ver
que o seu dia não foi assim tão produtivo como a sua intuição acreditava.

- Trabalhar com a inteligência é usar uma metodologia, ter uma lista de tarefas
eficiente, ter metas e objetivos. Isso leva a ter melhores resultados, menos esforço,
menos stress e executar as tarefas em menos tempo.

- Nosso cérebro nos engana por mais perfeita

que esta máquina seja.

METAS

São aquelas que ao fim de 1 ou 2 semanas você não dá continuidade

Melhor exemplo: 1º dia do ano ou na virada do ano, momento de promessas,
entusiasmo (fazer exercício físico, emagrecer, economizar mais dinheiro, aprender
outro idioma, etc)

Muito entusiasmo no início e depois de alguns dias o “fogo” apaga.

Isso acontece porque as pessoas cometem erros de estruturação da meta.

22
 METAS
Porque as pessoas falham ao definir objetivos?
• Hábitos antigos são difíceis de serem modificados
• Força de vontade é um músculo (quanto mais hábitos você conseguir mudar e der
pequenos passos, maior a chance de conseguir atingir sua meta.
Quando conseguir cumprir a primeira meta, será mais fácil conseguir os próximos , não
desista, seja persistente.
Hábito de cumprir metas.
• Resoluções vagas sobre seu objetivo
Ex.: emagrecer -> quanto quer perder, em quanto tempo
• Falta de medição da meta: definir grandes objetivos em pequenos passos (ex: juntar
dinheiro: 1 ano para medir é muito tempo, medir em períodos menores)
• Excesso de metas: comece com 1 ou 2 metas e vá aumentando devagar
• O problema da hora H: a pessoa que define a meta não é a mesma depois de 2
semanas (as dificuldades surgem e as pessoas desistem)

METAS

Ninguém do nada consegue fazer coisas grandes

São pequenas etapas

Algumas dicas que vão ajudar

 Escrever no papel o que você quer (meta/objetivo)

 Identifique os momentos em que você desiste e o que você pode fazer para
mudar essa opinião
Momento de stress, momentos de cansaço
Exemplo: atividade física, economizar, fumar

 Pense no longo prazo: como vai ser, pense na satisfação, na realização.

Quando você consegue não se autossabotar, se sente mais orgulhoso.

Você não é assim => Você está assim

23
 Produtividade

Se ocupar não é produzir

Vida ocupada Vida ocupada: a vida
te “engole”

Vida plena

Existem pessoas que:

Procrastinam

Se ocupam o tempo todo, mas não produzem nada

Procrastinação
Procrastinar = adiar uma atividade ou tarefa.

Pessoas assim, que muitas vezes não cumprem com as obrigações, tendem a se
estressar, se sentirem culpadas e não produzir como os que mantêm a agenda
organizada e em dia.

“O ato de adiar as tarefas diárias atinge todos os profissionais”. O sentimento de que

o tempo não trabalha a seu favor é mais comum do que você imagina.

O problema está aqui

Eu quero Eu vou fazer

Não somos a mesma pessoa no início e no meio do processo!

Como sair dessa?

Procrastinação

Inicie analisando o seu local de trabalho: um ambiente desorganizado

pode reforçar a procrastinação.

5 passos que ajudarão a acabar com esse mau hábito que muitos
estão vivendo.

1. De olho no alvo: a melhor maneira de acabar com a procrastinação é criar

metas reais. Nada de abstrações. Procure razões que sustentem suas metas, e
que essas te impulsione para a ação.

Exemplo: "Uma moça diz que precisa começar a ir à academia. Por que ela
quer fazer isso? É para emagrecer?" "Mas por que quer emagrecer?
Ah, é porque está apaixonada. Então, essa deve ser a motivação dela"

24
 Procrastinação

2. Diminua a ambição: metas extravagantes, maiores do que a sua capacidade,

podem ser um ponto negativo para você. Encare a realidade que você vive e
procure encaixar seus objetivos de modo que consiga realizá-los.
Busque metas desafiadoras, porém, alcançáveis.

3. Comece na primeira marcha:

marcha arranje forças para lutar contra a procrastinação.
Mova-se já! Comece de baixo, a melhor forma de iniciar essa batalha é
cumprindo com as tarefas menores. Diga não à procrastinação já nos trabalhos
que estão ao seu alcance imediato e tente separar aquilo que tem que fazer em
pequenas tarefas. Planeje seu dia de forma a fazer primeiro atividades de curta
duração.

Entrar em ação coloca você em movimento e isso faz a adrenalina subir.

Procrastinação

4. Revolucione as sinapses:
sinapses mudança de hábitos podem ser necessários para se
vencer. O que impulsiona as pessoas a deixar tudo para a última hora não é só a
preguiça ou a má organização do tempo, mas o modelo mental delas, ou a
maneira como o cérebro é programado para reagir às circunstâncias diárias. ‘Os
hábitos são formados com base no seu mindset, ou modelo mental. O modelo
mental é construído ao longo da vida, podendo ser reestruturado: temos que
trabalhar para mudá-lo e criar uma mente antecipada.

5. Aumente a adrenalina: Procure ter uma vida mais saudável, pessoas assim,
conseguem produzir mais e “enrolar” menos. "Muitas vezes, as pessoas deixam
de realizar algumas atividades porque estão cansadas. Isso pode significar que
elas estão com baixos índices de adrenalina.

Os profissionais devem priorizar mais ações de equilíbrio em seu dia.

Dicas de Produtividade
1 - Tenha clareza no que quer
Penso -> logo ajo: pessoas que pensam assim não tem clareza
Exemplo: viagem -> para onde? Que roupa levar?

2 - Faça uma coisa só – MONOTAREFA

Pessoas multitarefa são 20 a 30% menos produtivas.

O cérebro só consegue focar em uma coisa de cada vez.

O cérebro precisa ordenar tudo de novo para se concentrar.

25
 Dicas de Produtividade

3 - Perguntas importantes:

Pra que você quer produzir?

- porque eu quero fazer muito mais coisas
- porque eu quero fazer o que eu faço em menos tempo/horas

Porque você quer mais tempo?

-Finalmente vou fazer o curso xxx ou academia
- mais tempo com os filhos, família, namorado, etc
- mais tempo para o lazer ou coisas pessoais/descanso

Porque é importante para você?

- porque ter mais tempo para xxxx é importante?

Dicas de Produtividade

4 - Decida uma única vez (dica extremamente poderosa)

Decidir

Blindar Bloquear 50 min

Liberar 10 min
Produzir

Pergunta: Quais são as hipóteses que você pode decidir uma única vez

Dicas de Produtividade

5 - Pergunte-se!!!!
Hábito angular: deflagra outros hábitos

Desenvolva o hábito de se fazer uma pergunta várias vezes por dia:

O que eu estou fazendo exatamente agora me leva na

direção do que eu quero pra minha vida?

Se a resposta for não -> então pare o que está fazendo e volte a fazer o que
realmente importa.
Essa pergunta irá deixar você presente o dia todo para sua
produtividade

26
Reuniões – Como Organizador

• Convidar apenas quem for necessário

• Deixar claro o objetivo da reunião (decisória, informativa …)

• Enviar uma pauta com os assuntos a serem tratados e um resumo de cada

item (4-5 linhas)

• Ter data e local bem definidos

• Cumprir os horários

• Estabeleça o tempo para o assunto e para decisões ou perguntas.

• Encerre retomando os assuntos e decisões

• Envie uma ata da reunião para os participantes

Reuniões – como participante

• Ler a pauta com atenção e levantar informações

• Mantenha o foco nos assuntos

• Ajude o coordenador a organizar a reunião

• Fale apenas o necessário

• Ouça as outras pessoas e não tente prevalecer a sua opinião, só

porque é sua, seja flexível.

• Não fique teclando no celular.

• Respeite as pessoas e o tempo de todos. Inclusive o seu.

Economizadores de tempo

Utilização disciplinada de uma agenda

Criação de lista de atividades

Definição de objetivos claros

Estabelecimento de prioridades

Organização do espaço físico

Acesso com rapidez a informações usadas com frequência

Reserva de tempo específico para tratar de assuntos pessoais

Comunicação assertiva

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 Desperdiçadores de tempo

Falta de planejamento

Indisciplina

Indefinição de objetivos na execução das tarefas

Ênfase inadequada em certas atividades

Não saber priorizar

Excesso de “urgências”

Excesso de reuniões

Processos burocráticos

Desperdiçadores de tempo (cont.)

Má utilização dos recursos (telefone, e-mail, internet, etc.)

Centralização do poder (não saber delegar)

Resolução de assuntos particulares em horário comercial

Falta de foco

Conversas desnecessárias (excesso de informalidade no ambiente

profissional).

Perfeccionismo (muito mais do que o necessário), pode ser um dos

motivos pelos quais o seu tempo nunca é suficiente.

Dificuldade de dizer não.

E-mail

• Quantas vezes você olha e-mail por dia?

– Determine horários para olhar seus e-mails (desde que sua atividade não exija resposta
imediata). Por exemplo: de manhã, no meio do expediente e no final;

• Caixa de entrada é só uma caixa de entrada, não acumule e-mails;

• E-mail precisa gerar uma solução
1. Responder imediatamente
2. Transformar em tarefa (tarefa imediata ou depósito de “tem que”)
3. Deletar
4. Arquivar para ler ou estudar depois

• Desative o som de que recebeu mensagem, pois gera ansiedade em ler

Se você não segue sua agenda, você vive a agenda do outro

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Envio de Email

Algumas regras básicas para evitar inconvenientes:

Texto enxuto e objetivo: informações mais importantes no primeiro parágrafo.

Texto enviado a muitos destinatários: direcionar a mensagem (exceção para
circular interna)
Spams e piadas: mensagens sem importância ou fora do contexto compromete
a imagem da empresa.
E-mail profissional X particular: algumas empresas já estão impondo uma
separação entre esses dois canais, para evitar futuros problemas de sigilo pessoal
e profissional.

Envio de Email

Agressividade potencial:
potencial mesmo sem intenção, a linguagem escrita pode magoar
as pessoas, mais do que a linguagem oral.
Privacidade zero: o e-mail pode ser investigado por terceiros; hoje as empresas
já possuem cláusulas de concordância para rastrear e-mails usando palavras-chave
como sexo e pedofilia.
Aproprie-
Aproprie-se de sua mensagem: pergunte ao destinatário, "Há algo que eu possa
fazer para ajudar? Dei informação suficiente?".
Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva: A forma de se
comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite
linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo
se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder
profissionalmente . É melhor resolver algumas questões por telefone.

FACEBOOK

Defina uma hora do dia

Defina quanto tempo irá perder por dia

Tarefas essenciais primeiro, face depois

Nada de chat

Jogos

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 Como gerenciar o Whatsapp?

• Cada vez que você muda o foco para fazer uma outra atividade seu cérebro
precisa se reorganizar para colocar toda a atenção naquela ação que foi
realizada, por exemplo:
– Você está lendo um artigo ou livro ou fazendo algum trabalho específico, se toca o sinal de
mensagem no Whatsapp seu cérebro precisa voltar toda atenção para aquele ponto e depois
precisa voltar para o que estava fazendo antes.

• Separe momentos para ver seu Whatsapp e desabilite a notificação de

mensagem.

Ambiente de Trabalho

• Sobre a mesa, apenas o que estiver usando no momento;

• Separe o que usa diariamente, semanalmente, mensalmente;

• O que não é usado deve ser arquivado ou descartado;

• Arrume o espaço antes de sair (reunião, intervalo, almoço, fim do dia);

• Agende um horário na semana para organização.

Organização

• Tenha um bloco de anotações e não papeizinhos

• Crie um roteiro para as atividades que faz frequentemente

• Crie uma ordem para organizar os documentos, seja cronológica, por

assunto, por cliente, etc…

• Programe uma revisão semanal/quinzenal

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Organização do computador

Sua área de trabalho é parecida com isso?

Organização do computador

Desvantagens de deixar os arquivos na área de trabalho:

 Perde-se muito tempo procurando arquivos

 computador fica mais lento

 Arquivos perdidos

 Desorganização do seu trabalho como um todo.

Organização do computador

Como organizar suas pastas:

Ambiente de trabalho

Pasta Geral

Pasta Específica

Arquivos

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 Hábitos saudáveis

 Eliminar arquivos que não são importantes ou que você não usa mais

 Ter a menor quantidade possível de pastas na área de trabalho

 Fazer uma limpeza semanal ou mensal

Vantagens de guardar arquivos na “nuvem”:

“nuvem

• Não perde arquivos

• Fácil organização
• Acesso em qualquer dispositivo
• Acesso a outras pessoas
Aplicativos úteis:

• Google drive
• Dropbox
• Skydrive (Outlook, Hotmail)

Alimentação e cuidados com a saúde

Alimentação é fundamental para ser mais produtivo

 Água é fundamental: a água equilibra o PH do sangue (raciocina melhor)

 A quantidade de água ingerida está relacionada à regulação dos níveis

de açúcar no sangue, ou seja, equilibra a glicose que nos ajuda a
raciocinar melhor. Glicose baixa é igual a raciocínio lento.

 Ingerir alimentos que metabolizam mais lentamente.

 Nosso corpo tem picos e quedas de energia, estudos dizem que o corpo
consegue segurar energia por 90 min, depois disso ele se esforça muito
para produzir.

 Faça pausas regulares durante o dia.

Resumindo...

 Escolha e use uma ferramenta para gerenciar seu tempo

- Agenda, caderno
- Smartphone
- Software ou sistema de gerenciamento do tempo

 Delegue. Você não é onipresente: quanto mais delegar, mais tempo livre terá

 Aprenda a dizer NÃO

 Coloque momentos importantes em sua semana

- Pegar os filhos na escola, dar atenção à família
- Praticar esportes, hobby

 Aprenda com as urgências

A maioria das urgências poderiam ser evitadas, pare e pense como poderia evitar que esse
problema se repita

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 Resumindo...

 Estabeleça suas metas

- Escreva no papel a sua meta e defina uma forma de alcançá-la, estabeleça em
quanto tempo quer alcançar essa meta.
- Pense na satisfação, na realização quando conseguir sua meta

 Procrastinação
- Se ocupar não é produzir
- Não somos a mesma pessoa no início e no meio do processo, tenha
persistência.

 Finais de semana são pessoais

- Evite ao máximo utilizar o fim de semana para trabalhar
- Desligue o notebook, celular da empresa, esqueça a empresa.

Resumindo...

 Mantenha seu ambiente organizado

- Organize seu local de trabalho
- Estima-se que uma pessoa gasta 40 min/dia procurando informações.

 Controle seus e-
e-mails e telefonemas
- Evite resolver problemas pessoais durante o trabalho.

 Redes sociais
- Controle o uso das redes sociais.

 Exercite o que aprendeu.

aprendeu
- Coloque em prática, liste suas atividades na agenda, coloque por ordem de
prioridade e vá executando.

Encerramento – frases de reflexão

• Não desanime ao primeiro fracasso; até porque ele vai

acontecer.
• Comece pelo que depender de você.
• Divulgue o que deu certo; isso realimenta o processo.

Se você continuar fazendo o que sempre fez vai

continuar obtendo o que sempre obteve.

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