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É através das Ferramentas Administrativas que se Figura 12: Formulário de registo de utilizador
definem e gerem as comunidades e colecções,
utilizadores e grupos, registos e esquemas de Sempre que se trate de um novo utilizador, este deverá
metadados, permissões e políticas de acesso, entre seleccionar a opção “Utilizador Novo? Clique aqui para
outras. Para além da criação das comunidades e se registar”.
colecções, um dos aspectos mais importantes relaciona- Após criação do novo registo, o utilizador pode aceder à
se com a gestão dos utilizadores e grupos e as sua área pessoal no repositório. No entanto, para poder
permissões que lhes são dadas. Esta gestão, efectuada efectuar depósitos, o administrador do sistema terá que
pelo administrador do sistema, pode ir desde permissões lhe dar as respectivas permissões.
de depósito e de emissão de metadados até à criação e O Dspace admite ainda que se faça a autenticação de
alteração de políticas das colecções. utilizadores através do sistema LDAP. Este sistema
Outro aspecto definido na área de administrador é a permite que todos os utilizadores que se encontrem
questão dos metadados. Assim é nesta área que se registados na instituição (tenham uma área de trabalho e
procede à introdução de novos esquemas de metadados, endereço de correio electrónico) não tenham que
de novos elementos no esquema ou esquemas efectuar um novo registo no Dspace. Assim as
anteriormente definidos, bem como, criar campos de credenciais de acesso são as mesmas que habitualmente
metadados pré-definidos e preenchidos para depósitos são utilizadas para aceder à rede da instituição.
em determinadas colecções.
As comunidades e as colecções podem ser criados de Ingestão de Documentos e o Processo de Workflow. O
acordo com as necessidades da instituição. Para tal, o processo de ingestão de documentos só é possível para
administrador do sistema deverá criar a nova utilizadores autorizados. Esta autorização é dada pelo
comunidade e parametrizar determinadas características administrador do sistema ou por um administrador da
necessárias ao seu bom funcionamento. No momento de comunidade ou colecção na qual se pretende colocar
criação das comunidades e colecções, são definidos os documentos. Desta forma, o Dspace permite que o
utilizadores com permissões para as gerir. De acordo processo de depósito varie de comunidade para
com as directrizes definidas, estes utilizadores podem, comunidade e, dentro da mesma comunidade, possa
por sua vez, criar sub-comunidades e colecções no seio variar entre colecções. Foram definidos templates
da comunidade pela qual são responsáveis. específicos para colecção. Assim, para cada colecção,
Para que se mantenha a coerência e a organização das surgem no ecrã os campos de preenchimento
comunidades, o sistema foi parametrizado de forma que específicos adequados a cada tipo de documento.
apenas o administrador do sistema possa criar as O depósito de documentos requer que o utilizador entre
comunidades e colecções. na sua conta do Dspace, em “Meu Dspace”. Existem
O processo de criação de comunidades e colecções dois pontos de acesso para o depósito dos documentos:
inicia-se através da área de administrador, com a um é através da área pessoal, onde aparece a opção
criação de uma comunidade de topo. É possível “Iniciar Novo Depósito”. O segundo é, uma vez
personalizar a comunidade com informação específica registado, através da opção “Percorrer Comunidades e
Colecções”. Quando se selecciona a colecção onde se no contexto universitário, exista uma ferramenta que
pretende depositar surge a opção “Depositar Nesta permita, para além do acesso aos documentos digitais, a
Colecção”. preservação e arquivo de toda a produção académica e
O processo de ingestão de documentos é composto científica da instituição. A resposta a esta exigência
pelas etapas apresentadas no seguinte esquema de passa pela criação de um repositório digital e por
workflow: compreender de que forma as próprias bibliotecas e as
instituições universitárias devem actuar, para dar
resposta às suas próprias necessidades. Da experiência
Figura 13: Esquema do processo de workflow internacional, percebe-se que as bibliotecas devem
desenvolver um serviço bastante amigável bem como
As três primeiras fases referem-se à descrição do sessões de esclarecimento sobre o modo de
registo, com o preenchimento dos campos com o autor, funcionamento dos repositórios, de forma a garantir que
título, assunto, etc. De seguida, o sistema pede que a própria comunidade o veja como mais-valia. De igual
carreguemos o(s) ficheiro(s) respectivos. Antes de se modo, deve existir uma política institucional que
concluir o depósito é necessário, ainda, verificar a estabeleça as orientações e directrizes necessárias ao
informação e que o autor autorize e conceda as licenças sucesso dos projectos que se pretendam desenvolver.
de direitos de autor. Caso o autor não conceda, o Outra questão que se coloca no contexto das bibliotecas
processo é interrompido. Sempre que tenha sido digitais refere-se à preservação dos conteúdos digitais.
definida uma política de depósito diferente da Assim, a preservação digital é o conjunto de acções
predefinida pelo sistema, no final do depósito, o levadas a cabo de forma a garantir o acesso à
documento mantém-se inacessível para pesquisa. Os informação existente em formato digital, a longo prazo.
responsáveis pela aceitação de documentos numa dada Para tal existe uma série de processos que se devem ter
colecção são notificados por correio electrónico sobre em consideração quer num contexto tecnológico, como
uma nova tarefa pendente. Do mesmo modo, o autor do a preservação tecnológica, emulação, migração e
depósito é notificado por correio electrónico sobre o encapsulamento, quer do ponto de vista do próprio
estado do processo de depósito do documento em causa. objecto digital, como a utilização de metadados
descritivos, estruturais e administrativos. Os metadados
Informação Estatística. A informação estatística permitem garantir o acesso aos documentos a longo
disponibilizada pelo Dspace implica a utilização de prazo na medida em que preservam toda a informação
linguagem PERL. Para que o PERL corra em Windows relativa à proveniência, autenticidade, actividades de
Vista é necessário proceder à instalação de um preservação, ambiente tecnológico e condicionantes
compilador de PERL. Após a instalação do compilador legais do objecto digital. São, no fundo, o historial de
compatível com este sistema operativo, passou a ser vida do objecto digital.
possível fazer correr PERL. Na fase de desenvolvimento do protótipo de repositório
No entanto, por ser uma ferramenta distinta, foi digital, foram analisadas as diversas plataformas em
necessário efectuar algumas alterações no ficheiro open source, de onde se escolheu o Dspace por poder
HTML, nomeadamente a tradução integral da ser utilizado para diversos tipos de documentos dentro
informação apresentada, definir as datas a partir das de uma instituição, possibilitar a gestão de conteúdos
quais as estatísticas são contabilizadas bem como os digitais e a preservação digital e ser mais facilmente
limites mínimos definidos para contabilização dos configurável sem necessitar de grandes alterações a
diversos processos. nível da codificação. Foi necessário explorar o Dspace
Assim, após parametrização do módulo de estatísticas, de forma a possibilitar a sua configuração e
que só está disponível nas ferramentas de administração parametrização de acordo com os objectivos delineados
do repositório, e de acordo com as necessidades do e com as necessidades identificadas, factores que estão
cliente, é possível obter informação sobre a utilização relacionados com a realidade da instituição e com a
do repositório, nomeadamente estatística sobre organização da informação. Uma das principais
documentos submetidos no repositório, itens dificuldades encontradas, na construção do protótipo de
visualizados, utilizadores que se registaram, repositório digital, prende-se com a necessidade de
processamento da informação, acções desenvolvidas no aprofundar os conhecimentos de informática ao nível da
repositório, pesquisas efectuadas e palavras programação. No entanto, com o auxílio e leitura mais
pesquisadas, entre outras possibilidades. Esta aprofundada da documentação existente sobre os
informação pode ser visualizada como um todo, numa diversos programas adoptados foi possível desenvolver
vista geral, ou mensalmente. este trabalho.
Foram desenvolvidas as ferramentas consideradas
CONCLUSÕES basilares para o bom funcionamento do repositório
O objectivo final deste trabalho foi o desenvolvimento digital, tendo em consideração as boas práticas a usar
de um protótipo de repositório digital de ciências em ambiente Web, com a criação de página utilizando
farmacêuticas. Fez-se um enquadramento teórico para a CSS (Cascading Style Sheet), legendagem de ícones e
compreensão dos principais contextos envolvidos na imagens, a escolha das cores e do logótipo. Por outro
temática. As bibliotecas digitais universitárias possuem lado, consideraram-se os aspectos identificados
algumas especificidades que se prendem com a previamente que têm que ver com o esquema de
produção científica que resulta dos trabalhos metadados e os identificadores a utilizar. O facto de o
desenvolvidos no âmbito da investigação. Percebeu-se Dspace ser um software open source, permite a
que a biblioteca digital universitária deve evoluir no parametrização e a configuração utilizando as
sentido de possibilitar que todo o trabalho desenvolvido tecnologias de base ou a adopção de outras (como por
pela comunidade universitária seja uma mais-valia para exemplo, no caso dos identificadores, a utilização de
toda a comunidade e para a valorização da instituição. Handle System ou PURL) que se encontrem disponíveis
Desta forma, conclui-se que é bastante importante que, e que se considere mais adequadas facilitando a
concretização das metas predefinidas. DA COMUNICAÇÃO CIENTÍFICA, 1, Brasília,
Relativamente à organização da informação, o Dspace Brasil, 2006. [Consult. 26 de Setembro 2007].
permite que a informação seja organizada de acordo Disponível em www:
com as necessidades da própria instituição. No caso do http://dici.ibict.br/archive/00001077/01/cipecc_liriane.p
protótipo em causa, a organização da informação visa df
facilitar o entendimento do mesmo pela comunidade. CAMPOS, F. [et al.] - Preservação digital de longo
Desta forma, procurou-se aproximar a organização da prazo em instituições patrimoniais: reutilização e
informação no repositório digital à realidade da adaptação de metadados [Em linha]. In CONGRESSO
instituição. NACIONAL DE BIBLIOTECÁRIOS, ARQUIVISTAS
Da análise do trabalho desenvolvido resultam alguns E DOCUMENTALISTAS, 9, Ponta Delgada, Portugal,
aspectos que podem ser melhorados. Por um lado,
2007 – “Bibliotecas e arquivos: informação para a
aspectos mais técnicos que se prendem, por exemplo,
cidadania, o desenvolvimento e a inovação: actas” [CD-
com a informação estatística de diversos parâmetros,
que devem ser tidos em consideração. Actualmente é ROM]. [S.l.]: Associação Portuguesa de Bibliotecários,
bastante importante saber quais os tipos de recursos Arquivistas e Documentalistas, 2007. ISBN 978-972-
mais utilizados ou quais os documentos e autores mais 9067-37-2. [Consult. 26 de Setembro 2007]. Disponível
consultados. Assim, apesar de ter sido contemplado o em www:
aspecto da criação de um relatório estatístico no http://badinfo.apbad.pt/Congresso9/COM42.pdf
protótipo, será conveniente melhorá-lo e adequá-lo às CÂNDIDO, P. A. F. - Conceptualização de um modelo
reais necessidades da instituição universitária. de biblioteca digital de artes e design integrada no
Outro aspecto importante, é o apoio ao utilizador. portal da biblioteca da ESAD - Escola Superior de Artes
Assim, sempre que um repositório for implementado é e Design. Lisboa: ISCTE, 2004. Tese de Mestrado.
conveniente melhorar as funcionalidades do protótipo, COELHO, C. - Um repositório digital para a U. Porto:
preparar tutoriais e documentos de ajuda. relatório preliminar [Em linha]. Porto: Univ. Porto,
Com este estudo e apresentação do protótipo pretende- [200-]. [Consult. 12 de Outubro 2007]. Disponível em
se demonstrar que a construção de repositórios digitais www:
no contexto universitário é, actualmente, de importância http://sigarra.up.pt/up_uk/web_gessi_docs.download_fil
incontornável para uma maior transparência da e?p_name=F1368788598/repositorio-vpreliminar.pdf
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