Discussão Sobre A Elaboração Do Plano de Classificação de Documentos Da Fundação de Amparo A Pesquisa E Inovação Do Espírito Santo - Fapes

DISCUSSÃO SOBRE A ELABORAÇÃO DO PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA FUNDAÇÃO DE AMPARO

A PESQUISA E INOVAÇÃO DO ESPÍRITO SANTO - FAPES
José Paulo Estevam1

Loíze Raquel S.S.Vilas-Bôas2
Mariana de Freitas Silva de Souza3
Thales Silva de Morais 4
Thuan Gomes 5
Michelle Witkowski6
RESUMO
A classificação é uma ação de organização que torna a recuperação da informação mais fácil,
pois a falta de políticas de tratamento e estruturação dos documentos ocasionam a
inviabilidade de acesso aos acervos. O objetivo do presente trabalho foi contribuir com
discussões sobre a importância do gerenciamento de informações de arquivo, mais
especificamente, sobre o Plano de Classificação da Documentação e seu papel fundamental
para promover o acesso à informação. O documento escolhido foi o da Fundação de Amparo
a Pesquisa e Inovação do Espírito Santo – FAPES. A pesquisa se configura como qualitativa
e descritiva, delineada em uma pesquisa bibliográfica e documental e quanto a sua natureza é
básica. O resultado compreendeu a elaboração de uma análise do Plano de Classificação de
Documentos a fim de refletir sobre os conhecimentos teóricos comparando-os com as ações
do cotidiano das organizações.
Palavras-chave: DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO; AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS;
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS;
1 INTRODUÇÃO
Os arquivos podem ser classificados quanto aos seus objetivos, sendo assim, neste
paper, foi abordado o tema classificação arquivística, cuja ideia é caracterizada, por um
lado, pela quantidade cada vez maior de documentos acumulados pelas instituições e, por
outro, pela necessidade de fundamentar as soluções de organização e recuperação dos
registros documentais nos princípios conceituados internacionalmente. Os vários momentos
da classificação de documentos arquivísticos refletem, muitas vezes, o clima
epistemológico da época em que foram criados e aplicados.
1
José Paulo Estevam; Loíze Raquel S.S.Vilas-Bôas 2; Mariana de Freitas Silva de Souza 3 ; Thales Silva de
Morais 4; Thuan Gomes 5 – autores (graduandos de Arquivologia); Michelle Witkowski6 Orientadora - Centro
Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI – Arquivologia- Bacharelado Turma: 0394BAQ – Seminário
interdisciplinar: Classificação Arquivística (20264) - 08/12/21.
A partir desse sentido, esse trabalho teve o objetivo geral de realizar uma análise dos
aspectos teóricos e metodológicos da classificação no domínio da Ciência da Informação
mais precisamente voltado para a disciplina arquivística e teve o objetivo específico de
discutir o plano de classificação de documentos (PCD) da Fundação de Amparo a Pesquisa
e Inovação do Espírito Santo – FAPES, pelo fato de se aproximar dos objetivos e processos
afins, concernentes às questões de organização, representação e acesso à informação
registrada que foram discutidos durante a disciplina Seminário interdisciplinar:
Classificação Arquivística (20264) realizada durante o segundo semestre de 2021 no curso
de Arquivologia- Bacharelado no Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI.
2 CONCEITUAÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PLANO DE

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A falta de organização de documentos no meio institucional, seja público ou privado,

pode causar o acúmulo excessivo e desordenado de arquivos que contenham informações com
alto grau de relevância. Para solucionar essa problemática e diminuir o amontoado
documental, foram criadas normas, metodologias e processos que auxiliam na dinâmica da
organização e da qualidade nos ambientes institucionais, facilitando o acesso de forma prática
e direta aos documentos que antes estariam sujeitos ao descarte, sem uma examinaçãoprévia
ou cuidado com os mesmos. Camargo e Belloto (1996) conceituam a classificação como uma
“Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da
entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”.
Como parte desse processo, o Plano de Classificação surge para ajudar a estruturar
com maior fidelidade, a organizar a massa documental e a dar o suporte as operações
institucionais afim de trazer a ordem baseadana classificação que foi proposta. Para
simplificar, o PCD é: “um instrumento técnico de organização de documentos, elaborado a
partir da análise das funções e das atividades da instituição que as gerou.” (RONCAGLIO,
2015, p.17). Sendo assim, os documentos podem ser devidamente ordenados, classificados e
arquivados através do uso do PCD agrupando-os em classes, subclasses, grupos, subgrupos,
colocados em ordem do geral ao mais particular hierarquicamente.
De acordo com Ieda e Hilda (2008, p.14): “...a elaboração do Plano de Classificação
assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua
elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o
comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação.” Dada a importância do
PCD, sua estrutura deve ser desenvolvida e aplicada de forma funcional por profissionais bem
qualificados em suas funções para projetar esse instrumento de organização documental com
eficácia e resultado promissório com o auxílio dos códigos numéricos até aos tipos e séries de
documentos no âmbito institucional. Essa estrutura organizada de forma hierárquica com
quadros de arranjos e códigos atribuídos pode ser observada na figura abaixo (figura 1).
Figura 1: Exemplo de estruturação de um Plano de Classificação de Documentos – SP
Fonte: Arquivo Público de São Paulo. Disponível em:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/gestao/sistema/plano. Acesso em 07 dez. 2021.
2.1 Modelo estrutural, Modelo funcional e Avaliação de documentos
A classificação estrutural é caracterizada diversos níveis de divisão interna do

organismo produtor como as coordenadorias, departamentos, divisões, centro e setores.
Dentro dessa estrutura organizacional, cada um executa sua atribuição. Contudo, a estrutura
pode sofrer alterações e assim, todos os documentos deverão ser reclassificados para
acompanhar a reestruturação organizacional.
A classificação funcional representa as funções, subfunções e atividades de um
organismo produtor. É o tipo de classificação mais apropriado para órgãos públicos. É mais
complexa, porém mais duradoura visto que as suas funções e atividades não são alteradas.
A valiação documental é caracterizada por um processo de análise pela CADS-
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, que permite identificar o valor documental,
estabelecer os prazos de guarda e a destinação final dos documentos ( guarda permanente ou
eliminação), independentemente de seu suporte material ser o disco ótico, a fita magnética, o
papel, o disquete, o filme ou outro, por meio da aplicabilidade do FAD – Formulário de
avaliação de documentos. Essa avaliação é feita no momento da produção documental a fim
de evitar acumulação desordenada.
3 MATERIAL E MÉTODOS
Figura 2- Fases de elaboração do trabalho
Fonte: Modelo adaptado de Gil (2002).
O autor de Metodologia Científica Gil (2002) cita que a pesquisa com delineamento
bibliográfico e documental é realizada a partir de material que já existe, como por exemplo,
artigos científicos e livros. Nesse paper foi realizado um levantamento bibliográfico e um
PCD elaborado por um órgão público foi analisado. Assim, esse trabalho quanto a sua
natureza é básico e quanto aos seus objetivos configura-se em uma pesquisa descritiva com
foco na literatura e está estruturado em uma abordagem qualitativa. As etapas para a
elaboração do trabalho compreenderam:
1. O tema foi delimitado pela coordenação do curso juntamente com os professores;

2. A revisão de literatura foi realizada através de buscas por modelos de PCD prontos em
repositórios digitais de arquivos de órgãos públicos e quais seriam mais acessíveis para a
compreensão e análise dos autores;
3. Na pergunta de pesquisa buscou-se responder a seguinte questão: Como um PCD é
estruturado e quais as etapas de elaboração deste?
4. Nessa fase, os objetivos gerais e específicos foram delimitados para que o tema não fosse
abrangente e a pesquisa não ficasse extensa;
5. A coleta de dados foi realizada a partir do plano escolhido: PCD da Fundação de Amparo a
Pesquisa E Inovação Do Espírito Santo - FAPES: atividades-fim.
6. A análise dos dados foi feita de forma comparativa com a literatura da área e com o livro didático
da disciplina Seminário interdisciplinar: Classificação Arquivística (20264).
7. O paper foi estruturado e os autores graduandos fizeram leituras e fichamentos para o
desenvolvimento dos capítulos e subcapítulos.
8. A partir da pesquisa pronta, a apresentação no formato .ppt foi elaborada.
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
O resultado compreende a análise da estrutura de um PCD elaborado por um órgão

público para que os autores do paper pudessem compreender a teoria aplicada em um
contexto real e as alternativas usadas pelos arquivistas do órgão para que o PCD pudesse
atendê-los.
4.1 Análise do Plano de Classificação do FAPES
Para a realização dos objetivos desse paper, foi feita uma análise do PCD da Fundação
de Amparo a Pesquisa E Inovação Do Espírito Santo - FAPES: atividades fim. O órgão está
ligado a Secretaria de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovação e Educação Profissional e o
seu PCD está dividido em: Identificação do órgão produtor, função, subfunção e atividades
envolvidas.
A classificação foi dividida em: 17 – função - GESTÃO DO FOMENTO A CIÊNCIA,
TECNOLOGIA, INOVAÇÃO E DESENVOLVIMENTO SOCIAL, 17.01- subfunção -
Gerenciamento de fomento à pesquisa e difusão de desenvolvimento científica e tecnológica,
17.01.01 (17.01.02, 17.01.03, 17.01.04...) e – Atividades - 17.01.01.01 (17 .01.01.02,
17.01.02.01, ...).
Figura 3: Apresentação do PCD – Atividades fim da FAPES
Fonte: FAPES(2019).
Os documentos do órgão produtor FAPES foram agrupados de acordo com sua

tipologia documental: Atas, C.I., Contratos, formulários, extratos etc. E foram divididos de
acordos com o tipo de processo: Processo de edital de apoio financeiro a projeto de pesquisa
científico e tecnológico ou de difusão científica/tecnológica, Processo de concessão de apoio
financeiro ao beneficiário de projeto de pesquisa científica e tecnológica, Processo de edital
de auxílio a difusão científica e tecnológica, Processo de concessão de auxílio a difusão
científica e tecnológica, Processo de edital de apoio financeiro a projeto de pesquisa ou de
difusão científicos e tecnológicos com a participação de parceiros, Processo de edital de
concessão de subvenção econômica, Processo de concessão de subvenção econômica,
Processo de edital de concessão de apoio financeiro a projetos de inovação, Processo de edital
de concessão de bolsas para formação e capacitação técnico-científica e com a participação de
parceiros, Processo de edital de concessão de bolsas de ensino superior e Processo de
celebração de parcerias.
Ao observar o PCD foram analisados os elementos estudados durante a disciplina, pois
de acordo com o próprio PCD, o instrumento foi elaborado a partir do levantamento da
produção documental da FAPES e foram realizadas entrevistas que possibilitaram identificar
os principais tipos documentais movimentados nas atividades da FAPES. Um formulário de
Avaliação de Documentos FAD foi criado para auxiliar na formulação do documento.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Levando em conta a relevância da classificação arquivística e da organização no

processo de produção e conservação de construções documentais e científicas, a implantação
de um plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos é de suma importância
para uma determinada comunidade científica que, nesse caso, se tratando da Fundação de
Amparo à Pesquisa e Inovação (FAPES), tal instrumento desempenha o papel de gerir
questões respectivas à sistematização, ordenamento, representação e alcance ao material e
dados documentados. A separação dos documentos por tipologia e tipo de processo, como o
mostrado e detalhado anteriormente no paper, facilita a sistematização do acervo da FAPES.
Outrossim, o PCD pode não só ser melhorado em seus detalhes, mas também, ele abre portas
para novos instrumentos de organização e regularização documental.
REFERÊNCIAS
BERNARDES, Ieda Pimenta; DELLATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada.

In:______. São Paulo: Arquivo Público do Estado. Sistema de Arquivos do Estado de São
Paulo, 2008. 54 p.
CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Heloísa L. Dicionário de Terminologia

Arquivística. São Paulo: AABSP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
GIL, A. C.. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2002.
Manual de gestão de documentos de arquivo da Universidade de Brasília / Cynthia

Roncaglio, [organizadora]. – Brasília : Cebraspe, 2015, 110 p. : il. ; 27 cm.
Plano de Classificação e Tabela De Temporalidade de Documentos da Fundação de

Amparo a Pesquisa E Inovação- FAPES: Atividades Fim. Espírito Santo: Governo do
Espírito Santo, 2019.

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CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA FUNDAÇÃO DE AMPARO

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2 CONCEITUAÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PLANO DE

A falta de organização de documentos no meio institucional, seja público ou privado,

Figura 1: Exemplo de estruturação de um Plano de Classificação de Documentos – SP

Fonte: Arquivo Público de São Paulo. Disponível em:

A classificação estrutural é caracterizada diversos níveis de divisão interna do

Figura 2- Fases de elaboração do trabalho

Fonte: Modelo adaptado de Gil (2002).

1. O tema foi delimitado pela coordenação do curso juntamente com os professores;

O resultado compreende a análise da estrutura de um PCD elaborado por um órgão

4.1 Análise do Plano de Classificação do FAPES

Figura 3: Apresentação do PCD – Atividades fim da FAPES

Os documentos do órgão produtor FAPES foram agrupados de acordo com sua

Levando em conta a relevância da classificação arquivística e da organização no

BERNARDES, Ieda Pimenta; DELLATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada.

CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Heloísa L. Dicionário de Terminologia

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