- GUIA DE

APRENDIZAGEM -

DESLOCAÇÕES

ORGANIZAÇÃO E
PLANIFICAÇÃO

25h
1. AS DESLOCAÇÕES NA ATIVIDADE PROFISSIONAL

1.1 Finalidades:

As deslocações e as viagens no meio profissional têm múltiplas finalidades:

 visitar clientes em ações de Marketing e/ou de Relações Públicas

 apresentar pessoalmente novos vendedores
 negociar “in loco” com fornecedores
 controlar a atividade de filiais, sucursais e dependências
 propor fornecimento de produtos e/ou serviços a eventuais interessados
 fazer prospeção de mercados
 colocar produtos em novos mercados nacionais ou internacionais
 participar em reuniões de associações socioprofissionais
 participar em congressos, feiras ou exposições
 tratar de procedimentos administrativos de vulto: registo de patentes, concessão
de alvarás, licenciamento, propostas para concursos públicos, etc.
 representar a empresa, o setor ou a atividade em negociações com entidades
públicas ou privadas e organismos nacionais ou internacionais
 conhecer novas tecnologias e atualizar conhecimentos
 ministrar formação
 estabelecer bases de atuação, colaboração ou intervenção conjunta
 assinar contratos, acordos ou protocolos
 proporcionar a clientes de fora (nacionais ou estrangeiros) e/ou seus
acompanhantes visitas guiadas a locais de interesse turístico

1.2 Espécies:

Das finalidades decorrem necessariamente várias espécies de deslocações e viagens,

que apresentam caraterísticas diversificadas e se podem consequentemente classificar de
várias formas:

a) quanto aos objetivos:

 de negócios
 de prospeção
  de marketing
 de relações públicas
 de atualização (partilha de conhecimentos)
 de inspeção ou controlo
 de caráter administrativo
 de representação profissional ou socioprofissional

b) quanto à natureza:
 de rotina ou periódicas
 de iniciativa ocasional

c) quanto à duração:
 de curta duração (ida e vinda no próprio dia)
 de média duração (de dois dias a uma semana)
 de longa duração (superior a uma semana)

d) quanto à periodicidade:
 semanais
 quinzenais
 mensais
 semestrais
 anuais
 ...

e) quanto à deslocação envolvida:

 locais
 regionais
 nacionais
 internacionais

f) quanto ao meio de transporte utilizado:

 aéreas
 rodoviárias
 ferroviárias
 marítimas

É ao Secretariado que compete a planificação e a organização das várias espécies de

deslocações e viagens, bem como o tratamento da documentação e do material
correspondente antes e após o regresso.
2. A PLANIFICAÇÃO DA VIAGEM

A planificação da viagem depende naturalmente da(s) finalidade(s) com que é feita.

Mas em qualquer dos casos é necessário atender aos pontos seguintes:

 Esquematização e Calendarização da viagem

 Pesquisas e informações a obter
 Contactos a estabelecer telefonicamente, por correio eletrónico ou através de
correspondência normal
 Determinação do itinerário
 Documentação e procedimentos burocráticos que necessitam de ser tratados
com antecedência, como, por exemplo, passaportes, vistos, seguros,
procurações, credenciais, entre outros.

2.1 Esquematização e Calendarização:

Deverá ser feita uma lista de tarefas a executar, as quais deverão ser, de seguida,
anotadas na agenda, tanto do viajante como do seu assessor. Esta anotação na agenda poderá
facilitar a organização da viagem que considere aspetos ligados ao local de destino, como
sejam os feriados ou festas nacionais ou regionais, os acontecimentos artístico-culturais, as
feiras, etc.

2.2 Pesquisas e informações a obter:

Neste ponto, devemos obter informações de ordem vária tanto através de pesquisas,
como de contactos, como ainda através do viajante. Consultamos horários, tarifas, condições
de participação, etc. e reunimos com o viajante para que ele nos informe de tudo o que será
necessário providenciar e quais as suas preferências, relativamente a tudo o que diz respeito
à deslocação (documentação a preparar, marcações de transporte e alojamento, etc.).
As informações a recolher para a deslocação e o alojamento podem ser obtidas
essencialmente através de guias de viagem, sites específicos na Internet e agências de
viagem, embora seja preferível, no caso de viagens complexas, entregar a responsabilidade
das reservas e marcações a estas últimas, uma vez que estas conseguem proporcionar opções
que o viajante comum desconhece, propondo-lhe uma vasta programação, tentando
conseguir a melhor em função dos interesses dele. Seguem-se alguns exemplos de sites, de
caráter geral, relacionados com viagens:

 Sites de agências de viagem / de operadores turísticos. Exemplos:

 edreams
 booking
 logitravel
  geostar
 bestravel
 momondo
 destinia
 topatlantico
 abreu

 Outros sites úteis a viajantes:

 Apavtnet.pt – Associação Portuguesa de Agências de Viagem e Turismo
 Google Maps – mapas de todo o mundo
 Via Michelin – efetuar itinerários
 Ana – Aeroportos de Portugal
 Portal das Comunidades Portuguesas

 Sites de serviços informativos:

 24timezones.com – fusos horários mundiais
 accuweather.com - meteorologia em todo o mundo

2.3 Contactos a estabelecer:

As deslocações exigem toda uma série de contactos e de comunicações preparatórias,

cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas:
 marcação de visitas e reuniões
 inscrição em jornadas de trabalho e outros eventos
 obtenção de apoios logísticos e financeiros
 ...

2.4 Determinação do itinerário:

A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo

ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do
transporte ou das transportadoras, etc.
Também aqui é essencial a obtenção de informações que permitam fazer a melhor
escolha: uma estrada pode ser mais direta, mas estar em obras ou passar por um centro
populacional que se encontra em festa e cujos acessos estão “engarrafados”; uma viagem
aérea pode ser mais barata se tiver mais pontos de escala; etc.
2.5 Documentação e procedimentos burocráticos diversos:

Existem determinados procedimentos burocráticos preparatórios da viagem que devem

ser tratados com antecedência e que incidem essencialmente sobre os seguintes aspetos:

 Passaportes, Vistos e Boletins de Vacinas – verificar se o país visitado exige algum

destes documentos relativamente aos cidadãos portugueses. Esta informação poderá ser
obtida através de Embaixadas/Consulados e Agências de Viagem. Se se confirmar essa
exigência há que verificar:
 no caso do passaporte, se o viajante o possui e se está dentro do prazo de validade;
caso contrário, há que proceder à sua emissão ou renovação, dirigindo-se para tal ao
Governo Civil;
 no caso de vistos de entrada, se estes devem ser solicitados ao consulado do país
visitado ou se poderão ser obtidos no aeroporto (o que pode acontecer em alguns
casos);
 no caso de vacinas, quais as que serão exigidas assim como as entidades reconhecidas
como idóneas para passar as respetivas declarações (Delegação de Saúde, Centro de
Saúde, Instituto Ricardo Jorge, médico particular, etc.). Normalmente o certificado de
vacinas exigido compreende a vacina contra a varíola, a febre amarela e a cólera; há
mesmo um Certificado Internacional de Vacinas chamado Cartão Amarelo.

 Formulário para Assistência Médica no Estrangeiro – se a deslocação for ao

estrangeiro então nesse caso será necessário obter este formulário, o qual terá uma
referência diferente consoante o país de destino (por exemplo, para países da União
Europeia é necessário adquirir o Cartão de Saúde Europeu, junto dos serviços da
Segurança Social).

 Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros

 quando a deslocação se fizer em automóvel, é necessário verificar a validade da carta
de condução e fazer o seguro internacional conhecido como Carta Verde, que cobre a
responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados. A Carta Verde
pode ser obtida através do Automóvel Clube de Portugal ou da Companhia de
Seguros. É também importante ter em atenção o país para onde se viaja porque nem
todos aceitam as cartas de condução nacionais. Neste caso, é necessário obter uma
Carta de Condução Internacional, passada em Portugal pelo respetivo Automóvel
Clube.
 se o carro utilizado na viagem for propriedade da empresa, é ainda necessário
providenciar a autorização passada pelos proprietários, com a(s) assinatura(s)
devidamente reconhecida pelo notário.
  é de toda a conveniência, fazer um seguro de viagem que se requer através do
preenchimento de uma Proposta de Seguro, a qual, mediante o pagamento de um
Prémio Único, dá origem à emissão de uma Apólice de Seguro e Recibo de Prémio
que garantem, em caso de acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato.

 Procurações e Credenciais
Sempre que necessário, devem ser emitidas procurações e credenciais que não só
identifiquem e apresentem o(s) viajante(s) – credenciais –, como permitam a sua atuação
como legítimos representantes da empresa em negociações, assinatura de contratos, etc. –
procurações.
As credenciais são feitas em papel timbrado da empresa e devem, além da assinatura,
ser autenticadas com o selo branco ou carimbo; as procurações devem especificar
claramente os poderes atribuídos e ser reconhecidas notarialmente.
3. A ORGANIZAÇÃO DA VIAGEM

Na organização da viagem devem ser considerados basicamente os seguintes aspetos:

 os meios de transporte
 o alojamento
 o apoio monetário
 o serviço de intérprete/tradução
 o dossiê de viagem
 os procedimentos e as verificações finais

3.1 Os Meios de Transporte:

O(s) meio(s) de transporte a utilizar decorrem necessariamente do tipo de viagem e das

deslocações que durante a mesma será necessário fazer.

AVIÃO
 Presença no aeroporto para o check-in
 Partida do avião
HORÁRIOS
 Duração prevista do voo
 Hora local de chegada
 De preferência ida e volta
 Tendo em consideração a classe e o local de acordo com as
preferências do viajante (lugar à janela; longe da asa ou dos motores,
etc.)
BILHETE
 Confirmar: o OK assegurado; data correta; companhia aérea (código)
e número do voo
 Providências acessórias, para o caso de ser necessário confirmar a
marcação do regresso
Prever os três tipos de bagagem possíveis:
 Bagagem de cabina (que vai junto ao viajante / normalmente até
10Kg)
BAGAGEM  Bagagem “de porão” (a que temos direito sem pagamento adicional /
normalmente até 30 Kg)
 Bagagem adicional (obriga a pagamento em separado / normalmente
até 20Kg)
 A não ser que haja indicação em contrário, é de escolher a modalidade
de voo direto
LIGAÇÕES
 Na impossibilidade, definir com cuidado e informar o viajante dos
locais de ligação, empresa transportadora e respetivo horário (escalas)
APOIO  Considerar a necessidade de prestar apoio ao viajante no local de
 embarque e aquando do seu regresso
 Assegurado, de preferência, através de um elemento da entidade que
TRANSFER recebe o visitante
OU  Se for da preferência do viajante ou da conveniência/costume da
1
ACOLHIMENTO organização poderá ter um automóvel alugado à chegada (com ou sem
motorista) ou utilizar o táxi
 ABC World Airways Guide (horários das carreiras aéreas regulares;
codificação e descodificação de cidades; aeroportos e companhias
aéreas; tipos de aviões; rotas; etc.)
INFORMAÇÕES
 TRM – Tariffs and Regulations Manual Passenger (regras e tarifas de
avião para passageiros da TAP)
 Sites de companhias aéreas

COMBOIO
 Para distâncias menores
 Para quem tem medo de andar de avião
 Os locais de início e de final de viagem situam-se nos centros urbanos
UTILIZAÇÃO E (ao contrário da maioria dos aeroportos) o que torna mais rápida e fácil
VANTAGENS a deslocação para o hotel ou para o local do encontro
 A marcação da viagem pode acontecer sem ser necessário recorrer aos
serviços de uma agência (basta obter informação completa e atualizada
dos horários e respetivas ligações)
 De preferência ida e volta
 Verificação dos horários de partida e da classe escolhida
BILHETE
 Marcação do lugar, tendo em consideração as preferências do viajante
(à janela, por exemplo)
 Refeições
SERVIÇOS
 Carruagem-cama
EXTRA
 Verificação da existência de tomadas para trabalho com computador
 Assegurado, de preferência, através de um elemento da entidade que
TRANSFER recebe o visitante
OU  Se for da preferência do viajante ou da conveniência/costume da
ACOLHIMENTO organização poderá ter um automóvel alugado à chegada (com ou sem
motorista) ou utilizar o táxi

INFORMAÇÕES  Horários e tarifários específicos de cada companhia (CP – Portugal,

RENFE – Espanha, SNCF – França, etc.)

1 De e para o aeroporto; do hotel para os locais de encontro e vice-versa, etc.

 AUTOMÓVEL
 Mandar previamente fazer uma revisão mecânica, tendo em particular
atenção aos elementos mais sensíveis do veículo
 Mandar verificar todo o “material de segurança” do veículo (extintor;
estojo de primeiros socorros; triângulo; macaco e pneu sobresselente;
etc.)
AUTOMÓVEL
 Mandar proceder à sua limpeza interior e exterior
 Verificar o estado do seguro, alterando o contrato, se necessário
 Organizar numa carteira toda a documentação referente ao veículo e os
contactos que poderão ser necessários (por exemplo, o da assistência em
viagem)
 Estabelecer o percurso de acordo com as indicações/preferências do
condutor (deve-se também ter em atenção a sua idade e condição física)
 Dar preferência às auto-estradas, uma vez que tornam a viagem mais
rápida e cómoda, embora por vezes não tão económica
 Fazer um plano do tempo de viagem, tendo em conta que se deve evitar
mais de 600Km por dia e prever paragens para refeições e momentos de
descanso regulares, assim como alojamento ao longo das várias etapas
PERCURSO da viagem
 Não hesitar em pedir informações junto do Automóvel Clube de
Portugal ou das embaixadas sobre o estado das estradas consideradas
mais duvidosas
 Fornecer um mapa de estradas, atualizado, assim como um plano do
percurso, que pode ser elaborado por quem prepara a viagem, através de
um programa informático disponível para o efeito (exemplos:
“Autoroute”, Michelin, etc.)
 Providenciar no sentido de haver meios para pagamento de combustível,
APOIO portagens e refeições durante toda a viagem
ADICIONAL  Se houver carro de aluguer, fornecer o nome da empresa, o tipo de
veículo, o local de recolha e de entrega, a modalidade de pagamento, etc.
3.2 O Alojamento:
 Se o viajante der a indicação da unidade hoteleira onde pretende ou
costuma ficar, dever-se-á fazer a marcação por telefone e confirmar
por email
 Se não houver qualquer indicação de alojamento, deve-se informar
INDICAÇÕES
sobre as várias possibilidades existentes na região e marcar de
acordo com as preferências do viajante (para facilitar nesta tarefa,
dever-se-á consultar os sites adequados ou recorrer aos serviços de
uma agência de viagens); preferencialmente ser conhecido
CATEGORIA  De acordo com o determinado pela organização
(de 1 a 5  Ter em consideração o binómio qualidade/preço
estrelas)  Certificar-se antecipadamente do produto que se vai adquirir
 De acordo com as possibilidades, tentar sempre seguir as
preferências do viajante, uma vez que pode ser necessária uma maior
proximidade com as atividades a desenvolver ou, ao contrário, o
LOCALIZAÇÃO
conforto de uma área mais retirada poderá acrescentar a calma que
falta nos momentos de maior tensão e trabalho
 Facilidade de acesso
 Quarto simples, duplo, com ou sem suite
 Equipado com ar condicionado; telefone; rádio; televisão; serviço de
mini-bar; frigorífico, etc.
 Com janelas para o interior ou exterior das instalações, tendo em
SERVIÇOS
conta o ruído, a paisagem, etc.
 Confirmar o tipo de pensão (só pequeno-almoço ou mais alguma
refeição)
 Confirmar horas de entrada e de saída
 Providenciar para que o voucher2 esteja confirmado (se for o caso)
 Obter todas as informações possíveis sobre o local concreto do
alojamento, incluindo telefone e endereço
DOCUMENTAÇÃO  Entregar ao viajante indicações sobre os meios urbanos de
transporte, especialmente o metropolitano, se houver
 Disponibilizar planta e roteiro da localidade onde se situa o hotel,
com a sinalização adequada

2 Documento que comprova o pré-pagamento de um bem ou serviço. No caso de um hotel, permite que o beneficiário
se aloje sem ter que despender diretamente o dinheiro para pagar a estadia, uma vez que o serviço pode ser
previamente adquirido através de um intermediário (por ex. Agência de Viagens)
3.3 O Apoio Monetário:

É prática habitual o pagamento antecipado das despesas-base de uma viagem. Casos

há em que a entidade organizadora da deslocação possui contratos com agências e,
periodicamente, faz o acerto de contas.
No entanto, o viajante terá sempre despesas a efetuar, que deverão estar previstas na
preparação da viagem. Há vários modos de a concretizar:

 Cheques de Viagem – Os cheques de viagem (travellers’ checks) são uma forma de

pagamento segura ainda utilizada no exterior e da preferência de muitos viajantes, com
aceitação generalizada. Têm de ser pedidos ao Banco com antecedência.

 Cartão de Crédito – Muitas empresas disponibilizam cartões de crédito aos

funcionários que se deslocam para pagamento de algumas despesas nas suas viagens de
trabalho. Convém verificar o prazo de validade e também se é aceite no país a visitar.

 Numerário – Para primeiras despesas ou para efetuar pagamentos de baixo valor é útil e
necessário munir o viajante de algum numerário em divisa do país de destino,
providenciando juntamente algum dinheiro trocado.

É importante lembrar o viajante da necessidade de recolher todos os justificativos de

despesas que serão necessários para efeitos contabilísticos e fiscais. Uma pequena carteira
com uma etiqueta, destinada só a esta documentação, é uma atenção que todo o executivo
deverá apreciar.

3.4 O Serviço de Intérprete/Tradução:

Se necessário, deve-se assegurar os serviços de interpretação (tradução) no local de

destino. Há empresas habilitadas a disponibilizar este apoio e uma agência de viagens
poderá encontrar a melhor solução. No entanto, antes de o fazer, deve-se contactar a
organização acolhedora, uma vez que estes serviços podem estar a ser preparados por quem
recebe e deverá evitar-se a duplicação de tarefas. De qualquer modo, deve-se sempre
providenciar para o viajante um Guia de Conversação, com um glossário mínimo da língua
do país.
3.5 O Dossiê de Viagem:

Deve-se organizar um dossiê de viagem, o qual deverá conter, de forma organizada os

seguintes elementos:

 Plano da viagem que deverá apresentar todos os elementos informativos, indispensáveis

ao viajante, para cada dia da viagem (horários de partidas e chegadas; dias, horas e locais
de reuniões/eventos; transportes assegurados e a providenciar; identificação das pessoas
a contactar e assuntos a discutir; tempos livres; etc.)

 Lista de endereços e telefones úteis no local de destino (ex.: empresas/pessoas com

quem se vai contactar; o nosso Banco no estrangeiro; a embaixada portuguesa no local,
etc.)

 Dossiês específicos relativos ao motivo da deslocação

 negociações previstas: cópias de correspondência trocada, minutas de contrato,
certidões, alvarás, licenças, protocolos, etc.
 participação em eventos socioprofissionais: recibos da inscrição, convites, textos de
intervenções e discursos, etc.
 material/produtos/serviços da empresa: catálogos, mostruários, listas de preços,
maquetas, brindes e ofertas; etc.

 Material de escritório diverso (papel branco e timbrado; alguns químicos; blocos de

apontamentos; canetas; lápis; borracha; corretor; clipes; etiquetas; envelopes; cartões de
apresentação ou de visita; agenda; etc.)

 Documentação burocrática que já foi providenciada anteriormente (ver ponto 2.5)

 Documentação suplementar de caráter económico, turístico e cultural, contendo

informações de ordem prática relativas ao país/à zona de destino.
 PLANO DE VIAGEM
Destino: Roma
Datas: 15, 16 e 17 de junho
Finalidade: Visita à Exposição Internacional de Peles
Estadia: Hotel Cavalieri Hilton – Via Alberto Cadlolo, 101 Tel. 003935190316

Nota: horas locais

Dia 15/06

 08h00 – Partida (motorista da empresa em sua casa)

 10h45 – Aeroporto de Lisboa, para check-in – voo TAP 240 para Roma às 11h30
 14h00 – Chegada, provável, ao aeroporto de Roma
Passagem pelo hotel para depositar a bagagem, seguindo depois para a
empresa CCM (transporte fornecido pela empresa e ao longo dos 3 dias de
estadia)
 15h00 – Reunião com o Sr. Martinelli na empresa CCM (duração prevista
1h30min.)
 19h00 – Inauguração da exposição

Dia 16/06

 Todo o dia – Visita à exposição para contactos

 Noite livre

Dia 17/06

 Manhã – visita à exposição

 13h30 – almoço com o Sr. Martinelli (encontro na CCM)
 17h15 – check-in aeroporto de Roma
 18h15 – regresso voo TAP 456 para Lisboa
 20h15 – chegada, provável, ao aeroporto de Lisboa
 21h45 – partida voo PORTUGALIA 754 para o Porto
 22h30 – Aeroporto Sá Carneiro – motorista da empresa espera-o, para o transportar
a casa
 INFORMAÇÕES PRÁTICAS DIVERSAS

 Condições Climatéricas – Obter informação dos serviços de meteorologia sobre o

estado do tempo no local de destino da viagem, bem como do percurso (especialmente se
o meio de transporte for o automóvel) e as temperaturas médias.

 Vestuário Aconselhável – Com as indicações anteriores poder-se-á fornecer algumas

sugestões de peças de roupa, calçado e acessórios. Neste ponto, é importante também
referir qual o vestuário de ocasião adequado para manifestações sociais, se estiverem
previstas na deslocação.

 Recomendações Gastronómicas – Há países onde os cuidados a ter com a alimentação,

especialmente consumo de água e de legumes crus, deverão ser lembrados a quem viaja.
Pode-se consultar os roteiros de viagens, que neste aspeto, são de extrema utilidade.
Pode-se ainda informar o viajante sobre a gastronomia típica do local de destino e até
dos locais aconselhados de restauração.

 Hábitos Socioculturais – Deve-se procurar documentação que acrescente dados sobre o

local de destino. Os encontros podem ser só de negócios, mas é importante ter
indicadores demográficos, económicos e socioculturais. A boa informação neste domínio
é entrada facilitadora na introdução de qualquer contacto e um melhor meio de entender
o interlocutor, possibilitando um melhor relacionamento. Devem também ser conhecidas
as normas protocolares, de acordo não só com o país/zona de destino assim como com a
situação em que o visitante estará envolvido.

 E ainda:
 Unidades Monetárias e respetivos Câmbios (exceto para U.E.)
 Diferenças Horárias e Feriados Oficiais
 Indicativos Telefónicos
 Horários de Bancos e Lojas
 Alimentação de Aparelhos Elétricos
3.6 Os Procedimentos e as Verificações Finais:

Nas vésperas da partida do viajante, devem ser executados os últimos procedimentos e

as últimas verificações, tais como:

 Proceder às confirmações (por escrito) de tudo o que está marcado (transportes,

alojamento, presença numa feira ou exposição, etc.) e arquivar no dossiê da viagem.
 Combinar com o viajante o meio e a hora para o contactar ou ele a nós, assim como as
situações que se justificam o contacto.
 Combinar com o viajante os modos de atuação na sua ausência (níveis de autonomia nas
diversas situações, mais concretamente nas emergências).
 Fotocopiar toda a documentação pessoal e relativa a transportes/alojamento, de forma a
facilitar as formalidades em caso de perda ou roubo.
 Executar outros procedimentos que se considerem necessários (por exemplo, ativar o
serviço de roaming do telemóvel, fazer etiquetas para as pastas/dossiês e para as
bagagens, ...).
 Providenciar outro material que poderá ser necessário, como por exemplo: calculadora,
computador portátil e respetivos suportes informáticos, carregador de telemóvel, etc.
 Verificar se está tudo em ordem e se não falta nenhum documento/material. Para isso,
poderemos utilizar uma ficha de controlo, de modo a que essa tarefa fique facilitada.
 LISTA DE CONTROLO

A Levar Executado/Confirmado
Dossiê de viagem:
 Plano da viagem
 Lista de endereços e telefones
 Dossiês específicos relativos ao motivo da deslocação
 Material de escritório diverso
 Documentação burocrática
 Documentação suplementar com informações práticas
diversas
Documentação relativa à viagem: bilhetes de avião/comboio,
documentação automóvel, vouchers de hotéis, etc.
Documentação financeira
Documentação pessoal: para além de alguns dos documentos
mencionados no ponto 2.5, não esquecer o bilhete de identidade
e o cartão de saúde3.
...

Nota: Esta lista podia ainda ser mais pormenorizada, especificando alguns dos itens
mencionados na mesma.

4. DURANTE E APÓS A VIAGEM

4.1 Atuação Durante a Ausência do Viajante:

 Guardar cópia de todos os documentos enviados e assuntos tratados para mostrar

ao viajante quando ele chegar, preparando para tal uma pasta (ex.: assuntos
tratados).
 Preparar, também, uma pasta com todos os documentos e assuntos para os quais
não tinha autonomia de tratamento (ex.: assuntos pendentes).
 Ter o cuidado de não marcar nada na agenda do viajante para o dia seguinte ao da
chegada.
 Aproveitar para criar (ou atualizar, caso já esteja criada) uma pasta com o título
«Deslocações» ou «Viagens», na qual se anotará:
 todas as particularidades sugeridas pela preparação de deslocações, o que facilitará as
futuras planificações.
 todo o material de consulta auxiliar na planificação de viagens, como por exemplo:

3 Com o cartão de saúde será ainda conveniente anexar uma indicação com o grupo sanguíneo ou outras indicações
importantes a mencionar (alergias, por exemplo).
 Representações da banca portuguesa  Hotéis no Mundo
no estrangeiro  Feriados em diversos países
 Tempo de voo (partida de Lisboa ou  Diferenças horárias
Porto)  Unidades monetárias e respetivos
 Companhias de aviação e de câmbios (exceto para a U.E.)
navegação  Distâncias entre principais cidades
 Formalidades alfandegárias e
documentais
 Indicativos Telefónicos

4.2 Trabalho Posterior ao Regresso do Viajante:

 Pôr o viajante ao corrente de tudo o que se passou durante a sua ausência, dando
despacho aos assuntos que tinham ficado pendentes.
 Fazer o ponto de situação sobre esta viagem e os despachos a dar (ex.: enviar
agradecimentos aos correspondentes pela cortesia dispensada ao viajante, etc.).
 Atualizar arquivos a partir dos assuntos tratados durante a viagem.
 Organizar, duplicar, encaminhar, arquivar, os numerosos documentos que o
viajante acumulou durante a viagem.
 Reunir os cartões de visita e enriquecer a base de dados «Contactos».
 Proceder ao balanço contabilístico da deslocação e informar o serviço de
contabilidade.
 Elaborar, se necessário, o relatório da deslocação, baseado nas notas do viajante.
OS VISITANTES ESTRANGEIROS

O modo de atender um visitante estrangeiro obedece, no geral, às mesmas regras de atender

um visitante português. No entanto, há algumas diferenças que convém referir:

 É fundamental conhecer bem a cultura portuguesa, para poder, com competência,

responder a questões sobre o próprio país.

 Deve também conhecer a cultura do visitante e possuir uma certa sensibilidade dos
hábitos estrangeiros, de modo a não ofender involuntariamente o visitante.

 Se for necessário fornecer ao visitante material de leitura (enquanto aguarda, por

exemplo), dever-se-á providenciar o seguinte: revistas/jornais em língua inglesa (ou
preferencialmente na do visitante); roteiro/mapa da cidade; informações sobre a n/
empresa em língua estrangeira; dicionários; revistas sobre viagens; guias de Portugal;
revistas de fotografias/imagens; etc.

 Em geral, os países da Europa e América não variam significativamente na maneira

de fazer negócios; a única diferença assinalável está nas relações de negócios serem
frequentemente mais informais nas culturas anglo-saxónicas e da América do Sul do
que na Europa Continental. Em caso de dúvida, deve-se optar pela formalidade em
vez da informalidade.

 As negociações com japoneses, chineses, indianos e árabes podem ser muito mais
complicadas. Existem regras que podem ajudar a evitar ofender visitantes desses
países. No entanto, há que ter primeiro a certeza da necessidade da sua aplicação,
uma vez que muitos estrangeiros estão a par dos hábitos portugueses (até podem
mesmo ter vivido na Europa por algum tempo) e podem mesmo sentir-se ofendidos
ao serem tratados como estrangeiros.