Secretria Estatutria Secretria Moderna

Aprenda a ser uma Secretria de sucesso Profissional e Ministerial Faa a Diferena....

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SECRETRIA ESTATUTRIA e SECRETRIA MODERNA

NDICE GERAL

Pg. 02........................... Pg. 04 ........................... Pg. 05 ........................... Pg. 06 07.................... Pg. 08 ........................... Pg. 09 .......................... Pg. 10 ........................... Pg. 11............................. Pg. 12 ........................... Pg. 13 ........................... Pg. 14 ........................... Pg. 15 ........................... Pg. 16 ........................... Pg. 17............................ Pg. 18 20.................... Pg. 21........................... Pg. 22..................... Pg. 23 ........................... Pg. 24............................ Pg. 25........................... Pg. 26............................ Pg. 27 e 28..................... Pg. 29 ........................... Pg. 30 ........................... Pg. 31 33.................... Pg. 34 35..................... Pg. 36 38.................... Pg. 39 ........................... Pg. 40 41..................... Pg. 42 46.................... Pg. 47 49 ..........................

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ndice Geral Origem da Profisso Declogo da Secretria Cdigo de tica Elegncia e Comportamento O que ser Secretrio de Igreja Deveres e Responsabilidades Um Secretrio Responsvel precisa:... A Liderana da Igreja ( Convocaes) Pronomes de Tratamento Erros e Vcio de Linguagem Vida Profissional / tica Organize-se Como Organizar Arquivos Como Organizar Reunies Atas Ofcios Requerimentos Resumir Texto Telegramas Como Melhorar sua Redao Como Administrar seu Tempo Eventos Empresariais Teste sua Motivao Como Lidar e Administrar seu Lder O que Qualidade Total ? A importncia do Atendimento Telefnico Dicas de Currculo Cartas Diversas Como Confeccionar Atas Dicas para o Sucesso 10 Erros de Portugus Como Ser Eficiente

ORIGEM DA PROFISSO DE SECRETRIA

A profisso de secretria no tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por a que a primeira secretria foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretria assessorou Napoleo Bonaparte, sendo demitida por presses da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretria assessorou a Rainha Vitria, trabalhando com luvas e chapu! Atravs de pesquisas histricas, percebemos que o "antepassado" da secretria foi o Escriba profissional de atuao destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comrcio. Lendo a descrio do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhana com o trabalho da secretria, resguardando, obviamente, as caractersticas de cada poca: "O escriba oriental o homem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e, que, por conseguinte, naturalmente encarregado da sua execuo". Na obra "A fascinante histria do livro", de Jos Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citao, tambm sobre os escribas. Citao est que poder, at, explicar algumas das posturas das secretrias em nossos dias: "De incio, dediquemos algumas palavras aos escribas, preceptores da humanidade, segundo a expresso de Claude Abastado. Na Grcia antiga, eles constituam espcie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditria, porm, sem o carter sacerdotal a que outras civilizaes guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econmica, de progresso e de controle cvicos seu prestgio sofreu restrio, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filsofos, professores, sbios, escritores. Parte (constituda, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condio de escravos, a servio de senhores capazes de aproveitar as suas aptides mentais. Daqui saam os secretrios, os copistas e leitores (e por que no?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofo, escravo de Eurpedes, passou Histria, pelas mos de Aristfanes, como tendo participado da redao das peas do terceiro dos grandes trgicos. Perversidade do autor da Assemblia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penrias que seguem os passos dos funcionrios pblicos em geral. Havia os secretrios dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraes: forros ou escravos, modestos cidados que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputao no era das melhores". Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitas secretrias, que mantm uma postura de submisso, no estariam ainda sofrendo as conseqncias daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as suas secretrias como serventes, sem qualquer tipo de participao e iniciativa, tambm no estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grcia e Roma antigas? Uma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretrios, no Baixo Imprio Romano: muitos deles eram taqugrafos! No Baixo Imprio Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritrios da administrao pblica. A prpria palavra secretria tem origem no Latim, onde encontramos, a princpio, as palavras: secretarium / secretum, que significa: lugar retirado, conselho privado, e secreta, particular, segredo, mistrio . Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alteraes, surgindo os dois gneros.

Declogo da Secretria
Texto de Liana Natalense

1. Promova mudanas com sabedoria.Aceite e participe das contnuas mudanas dos paradigmas da empresa e da prpria profisso. 2. Desafie a criatividade.Desenvolva a sua criatividade, aplicando-a continuamente. 3. Desenvolva a melhoria contnua.Adote a prtica da melhoria contnua como filosofia de vida e de trabalho. 4. Gerencie informaes.Mantenha-se informada, transmita as informaes aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faa da informao a sua estratgia para o sucesso. 5. Personalize a assessoria.Personalize a assessoria aos seus clientes, diferenciando-os. Encante-os. 6. Comunique-se.Promova a comunicao na sua empresa e viva a grande aventura de interagir com outras pessoas. 7. Desenvolva a sua tecnologia.Esteja em permanente estado de desenvolvimento tecnolgico. 8. Orquestre os times.Aja como o maestro da orquestra, no que se refere aos times dos quais participa. 9. Seja o modelo.Seja o modelo e no o imitador. 10. Orgulhe-se de sua profisso. Agradea sempre a oportunidade que a vida deu para que voc atue nesta profisso estimulante e vencedora.

Cdigo de tica do Profissional de Secretariado

Publicado no Dirio Oficial da Unio de 7 de julho de 1989.) Esse Cdigo de tica um dos instrumentos bsicos para o direcionamento correto da nossa atuao como profissionais. Se voc ainda no o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para rel-lo. Deixe-o mo, divulgue-o entre as colegas de profisso, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos. Faa uma reflexo e veja como - individualmente ou em grupo - o Cdigo pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prtica. Sempre que fizer sua auto-avaliao profissional, tenha o Cdigo de tica como parmetro. Captulo I Dos Princpios Fundamentais Art.1. - Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao exerccio da profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2. - O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerccio de sua profisso, regulando-lhes as relaes com a prpria categoria, com os poderes pblicos e com a sociedade. Art.3. - Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Captulo II Dos Direitos Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamentao; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em vigor. Captulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.

.Captulo II Dos Direitos

Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de R egulamentao; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em vigor. Captulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes. Captulo IV Do Sigilo Profissional Art.6. - A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados. Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Captulo V Das Relaes entre Profissionais Secretrios Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios: a) manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; d) estabelecer um clima de respeito hierarquia com liderana e competncia. Art.9. - vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputao profissional de outro secretrio; c) ser, em funo de seu esprito de solidariedade , conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este Cdigo de tica.

Captulo VI Das Relaes com a Empresa

Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantao de mudanas administrativas e polticas; b) agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua rea de atuao; c) atuar como figurachave no fluxo de informaes desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de comunicao. Art.11. - vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Captulo VII Das Relaes com as Entidades da Categoria Art.12. - A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe. Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, no se utilizar dessa posio em proveito prprio. Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que pertencem. Captulo VIII Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do Cdigo de tica Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio. Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princpios e normas contidas neste Cdigo. Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde a advertncia cassao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios. Art.20. - Constituem infraes: a) transgredir preceitos deste Cdigo; b) exercer a profisso sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislao especfica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e da Federao Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional

Elegncia no comportamento -

Hoje, a maioria das pessoas que tem acesso informao sabe que "peruce" usar uma blusa de paets s 14h e que deselegante comparecer a um casamento sem gravata. Dizem Costanza Pascolato, Glria Kalil, Fernando Barros e Cludia Matarazzo, alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a no cometer gafes na hora de se vestir ou de se portar mesa. Mas, existe uma coisa difcil de ser ensinada e que, talvez por isso, esteja cada vez mais rara: a elegncia do comportamento. um dom que vai muito alm do uso correto dos talheres e que abrange bem mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza. a elegncia que nos acompanha da primeira hora da manh at a hora de dormir e que se manifesta nas situaes mais prosaicas, quando no h festa alguma, nem fotgrafos por perto. uma elegncia desobrigada. possvel detect-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam, nas pessoas que escutam mais do que falam. E, quando falam, passam longe da fofoca, das pequenas maldades ampliadas no boca a boca. possvel detect-la nas pessoas que no usam um tom superior de voz ao se dirigir a empregadas domsticas, garons ou frentistas, nas pessoas que evitam assuntos constrangedores porque no sentem prazer em humilhar os outros. possvel detect-la em pessoas pontuais. Elegante quem demonstra interesse por assuntos que desconhece, quem presenteia fora das datas festivas, quem cumpre o que promete e, ao receber uma ligao, no recomenda secretria que pergunte antes quem est falando e s depois manda dizer se est ou no. Oferecer flores sempre elegante. elegante no ficar espaoso demais. elegante no mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro. muito elegante no falar de dinheiro em bate-papos informais. elegante retribuir carinho e solidariedade. Sobrenome, jias e nariz empinado no substituem a elegncia do gesto. No h livro que ensine algum a ter uma viso generosa do mundo, a estar nele de uma forma no arrogante. Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atravs da observao, mas tentar imit-la improdutivo. A sada desenvolver em si mesmo a arte de conviver, que independe de status social: s pedir licena para o nosso lado brucutu, que acha que "com amigo no tem que ter estas frescuras". Se os amigos no merecem uma certa cordialidade, os inimigos que no iro desfrut-la.

O QUE SER SECRETRIO DE IGREJA

O Secretrio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administrao apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos os outros oficiais da igreja, o secretrio eleito pelo perodo de um ou dois anos, segundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funes especializadas de seu cargo, convm escolher algum que possa ser reeleito para repetidos perodos de servio, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de relatrios.

A grandeza desta atividade sentida em todo o seu esplendor quando o secretrio,

alm de cuidar dos pertences da secretaria, o maior responsvel pelo programa de conservao daquilo que o mais precioso para a igreja - seus membros, almas por quem Jesus derramou o Seu prprio sangue. Ao secretrio cabe conhecer a todos e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns deles no esto partilhando do convvio da Igreja. QUALIFICAES PARA O SECRETRIO DE IGREJA 1. Aptido moral; 2. Aptido religiosa; 3. Amor ao trabalho e salvao de almas; 4. Esprito de equipe e unidade; 5. Respeito obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de igreja e a todos os membros; 6. Boa Caligrafia; 7. Organizao; SUAS FUNES CONSISTEM EM: 1. Registrar 2. Informar 3. Administrar 4. Conservar SUAS RESPONSABILIDADES BSICAS CONSISTEM EM: 1. Manter em dia os registros de membros; 2. Providenciar as transferncias; 3. Cuidar das atas da Igreja;

DEVERES E RESPONSABILIDADES

Abaixo uma relao das responsabilidades que esto ligadas diretamente ao secretrio da Igreja. 1. Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (R.I.) da igreja. 2. Buscar todas as informaes necessrias ao desempenho de suas funes junto ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irms. 3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatudos) . 4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profisso de f ou por carta de transferncia. 5. Registrar excluses (desligamento) de membros da Igreja: por carta de transferncia, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento, por abandono as prticas morais e ticas a luz da Palavra de Deus. (tudo de acordo com o Estatudo) 6. Manter correspondncias com secretrios de outras Igrejas co-irms a fim de que solicitem a carta de transferncia de membros que ora assistem naquela Igreja. 7. Coordenar o programa de Conservao de forma harmnica, visando todos os setores da Igreja. (Pequenos Grupos). 8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos Pequenos Grupos (PGs}, verificando quanto das pessoas batizadas ainda no esto registradas nos mesmos e vice-versa. 9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos, membros fracos na f, apticos, ausentes, fornecendo comisso (Pastores) da Igreja uma relao completa com a situao dos membros. 10. Manter correspondncia com os membros ausentes, informando-lhes sobre as atividades da Igreja. 11. Fazer o GER (Grupo Especial de Reviso) duas vezes ao ano. 12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo com o registro das Atas periodicamente. 13. Corresponder-se freqentemente com a secretaria da Associao

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UM SECRETRIO RESPONSVEL PRECISA:

1.Manter sigilo dos dados, relatrios e atas. 2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram. 3. Recepcionar os membros para conhec-los melhor. 4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja. 5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos. 6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar. 7. Ser pontual: reunies, cultos, eventos, casamentos, etc. 8. No jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor). Lista dos membros sempre revisadas: 1. O secretrio deve zelar para que os registros sejam precisos. 2. Corrigir nomes errados e incompletos. 3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome. (hoje em dia o homem tambm) 4. Dados gerais da ficha. 5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com as entradas e sadas em atas. 6. Pedir ajuda de irmos que conheam os membros. (diconos e lderes) 7. Identificar aqueles que no freqentam e providenciar para que sejam visitados. 8. Descobrir aqueles que mudaram de residncia. 9. Avisar aos Pastores e Diconos sobre os membros que esto faltando e podem estar esfriando na f e que precisam ser visitados com urgncia. 10. Pessoas recm chegadas, verificar se desejam solicitar a carta de transferncia da Igreja de origem. (Membrar-se)

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A LIDERANA DA IGREJA

1. Convocar e comunicar com bastante antecedncia aos membros da Liderana da Igreja, informando a data, local e hora da prxima reunio. 2. Colher com o pastor da Igreja e os responsveis dos departamentos, os itens que devero compor a agenda a ser discutida na comisso. 3. Elaborar em conjunto com o pastor , a agenda a ser discutida reuni. Esta prvia pode ser feita algumas horas antes da reunio ou no dia anterior. 4. Preparar ento a agenda propriamente dita e fornecer uma cpia para cada membro da liderana. 5. Cabe ao secretrio informar ao presidente se h quorum suficiente para o incio da reunio. 6. Aps a liderana da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e recomend-los igreja a fim de que sejam votados ou no. A igreja tem o poder ltimo de decidir sobre os seus negcios. 7. Elaborar um completo relatrio da reunio, contando o seguinte: Tipo de reunio Local, ms, dia e hora da reunio. Nome dos participantes. Quem presidiu. Quem orou no incio e no final da reunio. 8. S aps a votao pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especificamente cada voto. 9. Enviar comunicados s pessoas atingidas por decises na Liderana da Igreja, e se necessrio, fixar no quadro de anncios tudo o que seja de interesse geral da congregao. (isso muito importante no caso de pessoas que sofrero desligamentos ou algum tipo de advertncia. 10. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.

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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE TRATAMENTO

ABREVIATURAS

USADO PARA

Vossa Senhoria

V.S.a.

Pessoas graduadas, Aspirante a oficial, Capito, Chefe de seo, Coronel, Diretor (empresa publica), Funcionrio de alta categoria, Major, Tenente, Doutor, Professor

Vossa Excelncia

V.Ex a.

Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Governador do Estado, Juiz, Marechal, Ministro, Presidente e Vice Presidente da Republica, Prefeito Municipal, Poder Judicirio, Poder Legislativo, Secretrio do Estado

Vossa Reverendssima

V.Rev. Ma.

Reitor de Seminrio, Padre (geral da ordem) , Dicono, Bispado , Madre

Vossa Santidade Sua Santidade

No Abreviado em am- Papa bos os casos

Eminncia

E.ma

Cardeais

Vossa Magnificncia Vossa Meritssima

V. Mag. a.

Reitor de Universidade

No abreviado

Juiz

Senhor/ Senhora

Sr. / Sr.a.

Pode ser substitudo por titulo profissional Ex: Doutor, Professor, Pastor, , etc...

OBS: No confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa. Para correspondncia dirigidas ao Presidente da Republica, Reis, Imperadores, Governadores, Prefeitos, Deputados, Ministros, Autoridades Eclesisticas, No deve se usar abreviaturas.

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ERROS E VCIOS DE LINGUAGEM

Texto extrado do Jornal da Livraria Cultura Agosto/98 Nunca diga: Que seje feliz...De formas que...Eles tinham menas possibilidades...Para mim fazer...Lembre-se: o subjuntivo de ser seja, locues como de forma que no tm "s"; menos palavra invarivel, e mim no pode ser sujeito o certo para eu fazer. Erros como estes, que chegam a doer no ouvido e denotam sofrvel conhecimento da lngua portuguesa, tm ocorrido com freqncia, lamenta o jornalista Eduardo Martins, autor do Manual de Redao e Estilo de O Estado de So Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Rdio Eldorado. Segundo ele, crescente o nmero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais. Muita gente est perdendo a noo de concordncia verbal e nominal, dizendo coisas como: Os Estados Unidos ...; a gente fomos...; o meu culos...; ele deu o parabns... O uso da crase, ento, tornou-se um problema. comum ver: andava p...; comeou falar...; quando nunca se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo. A questo da regncia verbal saber qual a preposio que deve ser usada com determinado verbo tambm gera dvidas constantes. Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe? Agradar o povo ou agradar ao povo? Assistir o jogo ou assistir ao jogo? Essas deficincias so agravadas pela falta de leitura, na opinio do jornalista. Mesmo que no se conheam as normas da lngua, a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras, ensinando inclusive a diferenciar vocbulos com o mesmo som calda (de doce) e cauda (de animal) etc. Eduardo Martins chama a ateno ainda para os erros cometidos na conjugao de verbos irregulares, como intervir, por exemplo. Intervir vem do verbo vir ele veio, ele interveio, eles vieram, eles intervieram, e no ele interviu ou eles interviram; como ouvir: se o governo no repor os nveis...; quando o certo se repuser, pois repor vem do verbo por; fulano reteu, em vez de reteve, e assim por diante. "Errar na grafia de palavras como desconcertante, exceo ou disciplina, at se justifica", diz, "mas erros primrios de conjugao ou dizer fulano de menor, acredito de que...so falhas graves." Batalhando h mais de 35 anos em defesa do idioma, o jornalista considera, entretanto, que preciso aceitar a evoluo da linguagem e conviver com ela. Ele afirma que a tendncia de simplificao irreversvel e beneficia a comunicao entre as pessoas. O uso de a gente a gente acha, a gente considera, em vez de ns achamos, ns consideramos, que alguns criticam, tornou-se comum no apenas na conversao coloquial, mas em textos literrios, alm de estar registrado nos dicionrios. Todo idioma sofre alteraes ao longo do tempo. Martins ressalta que o Portugus do comeo do sculo era muito diferente do atual. Milhares de vocbulos desapareceram, outros mudaram de sentido e um grande nmero foi acrescido pela tecnologia terceirizar, deletar, acessar... Alm disso, diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expresso mais popular. Na conjugao verbal, a segunda pessoa em especial o vs praticamente foi abolida, por ser considerada um tanto pernstica. "Muitas pessoas tm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas", analisa. "Outras, ao contrrio, querem mostrar erudio ou status e acabam adotando termos e expresses absolutamente dispensveis, o que uma bobagem, pois falar melhor no falar difcil. Dizem parabenizar, por exemplo, quando poderiam dizer cumprimentar, felicitar, saudar. Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficincia de vocabulrio, como: implantei uma fbrica (voc no implanta, mas constri uma fbrica), estoque de desempregados (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira), deu entrada junto ao tribunal (o certo no tribunal) ou ainda a mal formada expresso a nvel de reunio a nvel de diretoria, a nvel internacional (por que no dizer reunio de diretoria ou reunio internacional?)". Apesar de constatar tantos equvocos, Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocupao em falar e escrever melhor. At porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil uma baguna, ento falar bem ou mal no tem importncia, est mudando. O sucesso dos programas de rdio e televiso voltados ao conhecimento do Portugus e a participao crescente dos jornais, com colunas especficas

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VIDA PROFISSIONAL / TICA

Dicas
1.Faa diariamente uma lista das coisas a fazer, para no perder tempo a tentar lembrarse o que ainda tem para fazer ou o que prioritrio nesse dia. 2.Evite fazer duas ou trs coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as vrias tarefas e a retom-las onde tinha parado. 3.Seja realista ao estabelecer deadline, para si e tambm para os seus colaboradores. Um deadline, supostamente, deve estimular no stressar. 4.Simplifique a sua vida. Talvez no seja necessrio ler o jornal todos os dias de uma ponta outra ou participar em todas as reunies do departamento de marketing. 5.Tenha a coragem de tirar umas frias e de descontrair. 6.Introduza tempo para pensar, para desenvolver novos projetos ou para organizar as suas idias. 7.Se no quer prolongar uma conversa desnecessariamente, no faa perguntas abertas. 8.Convm fazer as coisas que no gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite faz -las quando estiver cansado. 9.Tente chegar a horas s reunies. 10.D a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas. 11.No tem que ler tudo de uma ponta outra. Aprenda a ler na diagonal. Dicas especficas para o seu ambiente de trabalho Pode ter uma relao excelente com os colegas, mas s vezes no quer mesmo ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasies. Se trabalhar num espao aberto, pode fazer entender de forma no verbal que est ocupado, no se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contacto visual. Claro que, se no conseguir, pode simplesmente diz-lo. 1.Ateno com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade e s o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que no podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta. 2.Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a morada e o n. de telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo. 3.Coloque em cima da secretria somente as coisas com as quais est trabalhando naquela altura. Papis de reunies que j foram feitas ou dossis que s no prximo ms vo ser reativados devem ficar no armrio ou na gaveta. 4.Uma secretria desarrumada reflete um carter no estruturado. Talvez no para si pessoalmente mas sim para as pessoas estranhas que no o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde. 5.Tentem arrumar as coisas todos os dias. Assim evita que os papeis inteis se amontoem. 6.Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que do entrada e arrume-os conforme a urgncia ou deite-os fora quando j no precisa deles. 7.No guarde os documentos de qualquer maneira, mas use um sistema de arquivo para depois poder encontr-los facilmente. 8.Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso. 9.Um documento que hoje intil, provavelmente vai continuar intil amanh. Ouse deitar fora algumas coisas em vez de arquiv-las desnecessariamente. .

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Organize-se!

Voc tem a sensao que lhe falta sempre tempo? Est convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? No consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? No consegue ter o trabalho em dia? Se respondeu que sim maioria destas questes, ento chegou a hora de dizer basta ! Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pessoal. A organizao um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profisso, mas so poucas as que sabem trabalhar de modo eficiente e eficaz. Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas das nossas sugestes. Faa agora No deixe para amanh o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preciso momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. No acumule coisas. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu prprio trabalho extra. Elimin -los reduz a sua carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles. Seja organizado No seja desorganizado, Olhe para a sua secretria e decida o que guardar e o que deitar fora. Voc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam teis. Saiba gerir o seu tempo No perca muito tempo com assuntos de pouca importncia. Como se costuma dizer "tempo dinheiro", por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importncia. Faa planos O planejamento serve para voc saber quais so as suas atividades para o dia-a-dia e a longo prazo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em trs categorias: Plano dirio: Todas as manhs dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia; Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam; Plano mensal: O plano mensal composto pelos eventos mais importantes do ms seguinte e d-lhe uma viso geral que tornar o planejamento semanal mais eficiente; Se voc planear bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poder aproveit-lo da maneira que pretender.

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Certifique-se que deixa tudo funcional

A manuteno faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma foto-copiadora ficar sem papel enquanto estiver a tirar cpias, abastea a mquina com papel suficiente para si e para os que viro a seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos imediatamente. No deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato. Organizao algo que pode ser aprendido. A parte mais difcil quebrar velhos hbitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organizao comear por pequenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que ir notar e continuar, motivado. Se implementar estas idias, ir ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida. Uma vez que tiver comeado, continue. Tornar-se organizado o primeiro passo, seguido de persistncia. Por isso, comece hoje! COMO ORGANIZAR ARQUIVOS Nem tudo informtica. O escritrio sem papel uma utopia. Portanto, seja craque no assunto "Arquivamento", tanto para a execuo do trabalho quanto para a orientao de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente voc obter nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestao de servios nesta rea. Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho: 1) Padronizao: Este um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja ttulos claros e procure manter um padro inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armrios com etiquetas de boa qualidade. 2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentao previamente. Se for necessrio um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicaes claras do local destinado para arquivo. 3) Regularidade: No deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo dirio voc e seus e colegas vo se sentir melhor. O acmulo de papis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente. 4) Pastas: D preferncia s pastas tipo caixa. mais fcil a identificao e o posicionamento. Faa uso tambm das pastas suspensas. Aplique subttulos, dividindo em sesses, por assunto. 5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de at 3 cm de espessura na quantidade de papis. 6) Atualizao: Descubra um sistema de atualizao, de tal forma que voc possa periodicamente fazer uma "limpeza" e no sobrecarregar o arquivo. Veja se h papis cujo contedo est no computador e, portanto, dependendo do caso, ele desnecessrio.

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COMO ORGANIZAR REUNIES

Esquea-se das crticas que existem a respeito das reunies. muito comum se comentar: "Reunies so uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, l vem outra reunio...". Como profissional moderna e atualizada, voc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingstica, formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste pas, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se l to pouco. As crticas s reunies tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a ironizar e desprezar as reunies. Eles so mais visuais e se fiam mais na comunicao escrita - isto quer dizer, nas leituras em geral. Aqui, em terras tupiniquins, comum voc cobrar uma pessoa por causa de sua ausncia em um encontro (mesmo depois de avisos por e-mails e/ou cartas) e ela responder: "U, ningum falou mais nada!". Portanto, aqui neste espao iremos dar a voc alguns elementos bsicos sobre a organizao e participao em reunies. Utilize o roteiro como uma espcie de check list suplementar. 1) Definio de hora e lugar: Cabe a voc ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horria no ultrapasse outros compromissos do lder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunio. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polmico, procure - se possvel - destinar um local mais aprazvel, algo que ajude a "desarmar os espritos". 2) Comunicao Interna: Faa uma parceria produtiva com o pessoal responsvel pela Comunicao Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrnico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importncia, confirme - ou tenha a certeza de que algum o fez - as presenas por escrito. 3) Papis e lpis/canetas: No deixe que ningum d a desculpa que no anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos bsicos para isso. Preste ateno quantidade e qualidade, de acordo com o nmero de pessoas e o tipo de reunio. Distribua tudo previamente no local. No deixe faltar, se forem necessrios, pastas, folhas avulsas, canetas, TV, vdeo, quadro negro, etc.. 4) Disposio Geral: Ao lder dever ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distino. Coloque, estrategicamente, um objeto de uso do mesmo no local mesa. Combine com ele se h necessidade de uma distribuio estratgica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferncia, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada. Porque a tendncia de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente. 5) Protocolo: Em determinadas reunies, necessrio se observar detalhes protocolares. Por exemplo: os lugares bem ao lado do lder tm de ser ocupados por cargos de maior importncia, ou de importncia capital para o evento em si. 6) Bebidas: Nada alm de gua (gelada e sem gelo), caf e ch. 7) Fumo: Crescem na cultura empresarial/organizacional as restries aos fumantes. Mas o lder quem determina se naquela reunio pode-se ou no fumar. De preferncia, isso deve ser avisado na comunicao interna Ou depender da poltica da empresa a respeito.
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COMO ORGANIZAR REUNIES (cont.)

8) Saber ouvir: Quando voc estiver participando de uma reunio de cuja ata no responsvel, sua tentao ser falar, fazer perguntas ou intervir, no sentido de se fazer observar e sentir. Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reunio aquela pessoa que sabe ouvir. Preste ateno a cada palavra e em sua entonao. Muitos perdem o melhor do encontro pois enquanto o outro est falando, ele esto pensando em como se sobressair. 9) Interrupes: Obtenha do lder uma combinao sobre a oportunidade ou no das interrupes ocasionadas por fatores externos. Ligaes urgentes, chamados de servio, etc.. Tudo dever ser comunicado aps a reunio? esperada alguma ligao urgente? Quem poder sair da sala para atender emergncias? Etc.. 10) Lista de presena: Geralmente, o lder gosta de saber quem faltou e porque. Prepare tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista. 11) Crach: Garanta que todos esto com seus respectivos crachs de identificao. O lder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e, obviamente, pode no se lembrar de todos, principalmente em reunies em que novos contratados esto presentes. 12) Ata: Geralmente de sua responsabilidade. Seja minuciosa. Data, hora e local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as concluses. Sempre que possvel, faa o lder ler e assinar. Apresentao visual da redao 1.1 .Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabealho com letra legvel. 1.2.Centralizar o ttulo na primeira linha, sem aspas e sem grifo. O ttulo pode apresentar interrogao desde que o texto responda pergunta. 1.3. Pular uma linha entre o titulo e o texto, para ento iniciar a redao. 1.4. Fazer pargrafos distando mais ou menos trs centmetros da margem e mant-los alinhados. 1.5. No ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambm no deixar de atingi-las. 1.6. Evitar rasuras e borres. Caso o aluno erre, ele dever anular o erro com um trao apenas. . 1.7. Apresentar letra legvel, tanto de frma quanto cursiva. 1.8. Distinguir bem as maisculas das minsculas. 1.9. Evitar exceder o nmero de linhas pautadas ou pedidas como limites mximos e mnimos. Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqum ou alm dos limites. 1.10. Escrever apenas com caneta preta ou azul. O rascunho ou o esboo das idias podem ser feitos a lpis e rasurados. O texto no ser corrigido em caso de utilizao de lpis ou caneta vermelha, verde etc. na redao definitiva. OBSERVAES: Nmeros A) Idade - deve-se escrever por extenso at o n. 10. Do n. 11 em diante devem-se usar algarismos; B) Datas, horas e distncias sempre em algarismos: 10h30min, 12h, 10m, 16m30cm, 10km (m, h, km, I, g, kg). Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos hbitos lingsticos devem vir sem aspas: marketing, merchandising, software, dark, punk, status, offlce-boy, hippie, show etc.
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Resumo de como organizar reunies

Faa sempre um check-list (relao das providncias): para que a reunio de seu executivo seja perfeita. Pauta da Reunio: Verifique com seu executivo qual ser o assunto, quem sero os participantes, o local, a data, o horrio em que a reunio ser realizada. Envie a comunicao: a todos os participantes, por escrito, por e-mail, por telefone, e pea sua confirmao de presena. Atenta aos Materiais: Veja sempre a necessidade de seu executivo usar relatrios, graficos, copias de documentos, etc. Providencie tudo com antecedncia. Prepare a sala de Reunio: tudo deve estar no seu devido lugar, verifique a limpeza da sala, se esta bem arejada, as mesas, cadeiras, blocos para anotaes, canetas, lpis, transparncias, gua, caf, copos, aperitivos, cinzeiros, etc. Em caso de Seminrios: onde as pessoas no se conhecem e haver refeies servidas, providencie a demarcao dos locais onde cada um deva sentar-se com identificao. Outros equipamentos: Projetores de slides, retro projetores, vdeo, telo, microfone, laptop, etc... Verifique a infra-estrutura do local: se h tomadas suficiente, mesas auxiliares, existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc. Convoque o pessoal de apoio: recepcionistas, tcnicos, garons, etc. Faa uma Vistoria geral: aps a reunio para providenciar a devoluo dos itens e equipamentos utilizados. Arquive : todos os documentos utilizados na reunio .

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Atas
um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrncias , deliberaes, resolues e decises de reunies ou assemblias. Deve ser redigida de tal maneira que no seja possvel qualquer modificao posterior. Para evitar isso deve ser escrita: - sem pargrafos ou alneas (ocupando todo o espao da pgina); -sem abreviaturas de palavras ou expresses; - nmeros escritos por extenso; - sem rasuras nem emendas; - sem uso de corretivo - com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo; - com verbo de elocuo para registrar as diferentes opinies. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partcula retificativa digo, como neste exemplo: Aos vinte dias do ms de maro, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis... Quando se constatar erro ou omisso depois de lavrada ata, usa-se em tempo: Em tempo: Onde se l maro, leia-se abril. Modelo de ata Data, horrio, local e objetivos Aos quatorze dias do ms de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com incio s vinte horas, no salo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, nmero duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunio de todos os alunos da oitava srie da escola, com o objetivo de preparar as festividades de concluso do primeiro grau. O presidente e a secretria da reunio, as pessoas presentes A reunio foi presidida pelo lder da oitava srie A, Jos Lus Lousada, tendo como secretria a lder da oitava srie B, Andria Passos. Contou com a participao de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das trs turmas e da vice-diretora, Fabola Barreto. Relato da reunio propriamente dita. Inicialmente, Jos Lus Lousado solicitou vice-diretora que comunicasse as providncias administrativas e o andamento legal referente ao trmino do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava srie encerrariam o ano e fariam as recuperaes juntamente com os demais alunos da escola, e que a direo pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava srie, ocasio em que os alunos receberiam o histrico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunio. Aps ouvir variadas sugestes e opinies, o presidente da reunio solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos histricos escolares teria a presena dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a convenincia ou no de se realizar uma reunio formal no encerramento do primeiro grau. Aps debatidas as idias apresentadas, Jos Lus Lousado encaminhou a votao, que obteve o seguinte resultado: cerimnia formal para entrega dos histricos escolares e posterior coquetel: cinqenta e sete votos favorveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favorveis e cinqenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realizao do evento, com incio s vinte horas. Enceramento Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andria Passos, secretria, pelo presidente da reunio, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.

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Ofcio
quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao entre chefias e com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado quando dirigido ao servio pblico. Seu contedo formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introduo e para o fecho do que propriamente para o contedo. Como, geralmente, dirigido a autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige. O ofcio est para a empresa pblica como a carta comercial e o memorando esto para a empresa privada. , portanto, um instrumento de Relaes Pblicas, como a carta comercial. Beltro afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas no expedem ofcio. Parecenos que ele est considerando a possibilidade dessas instituies terem que se dirigir ao servio pblico; pois, se isso ocorrer, necessariamente tero que elaborar uma correspondncia chamada ofcio. Para Enas de Barros, embora ofcio, em geral, seja quase sempre exclusivo da correspondncia emitida pelos rgos pblicos estatais (ministrios, departamentos, servios, autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se tm valido desse documento, principalmente em suas relaes com aqueles rgos, subordinando-se, tambm, forma estabelecida oficialmente para tal espcie de correspondncia. Para o prof. Raphael Pugliese, ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou , ainda, por instituio particular ou pessoa a uma repartio pblica. O Manual de Redao, da Presidncia da Repblica, recentemente elaborado, apresenta o ofcio com algumas inovaes. Esse novo modelo para ser aplicado em todo o servio pblico federal brasileiro, poder todavia servir de parmetro para a empresa privada. Segundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando: Para os chefes de Poder usa-se Excelentssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por exemplo: - Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica. - Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. - Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo, como: - Senhor Senador. - Senhor Juiz. - Senhor Ministro. - Senhor Governador. No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades trata das por Vossa Excelncia ter a seguinte forma: - Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Ministro da Justia 70.064 - Braslia/DF - Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Senador Federal 70.160 - Braslia/DF - Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 Vara Civil Rua X, n 14 01010 - So Paulo/SP
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Continuao Oficio...

Outra alterao que eliminou parte do formalismo do ofcio foi a excluso do uso do tratamento DD. ( dignssimo) e M.D. (mui dignssimo) s autoridades, curiosamente sob a alegao de que a dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequado: Senhor (cargo). O endereamento a ser colocado no final do texto do ofcio ser assim: Para chefes do poder e demais autoridades: Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Presidente do Congresso Nacional Braslia/DF Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Secretrio Geral da Presidncia Braslia/DF Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada apenas Vossa Senhoria, elimina-se o Ilustrssimo Senhor, ficando: Ao Senhor Fulano de Tal Cargo Guararapes/SP Em vez de: Ilmo. Sr. Fulano de Tal Cargo So Paulo/SP necessrio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocativa. Exemplos peculiares so as utilizadas para juzes, reitores, bispos. A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais gil sua correspondncia j adotou o sistema bloco-compacto para a esttica tambm do ofcio, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaborao. So pblicos dessa comunicao dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pblica. Para a empresa privada, somente o pblico externo atingido com este tipo de comunicao. Modelo Indstria Gimenes S/A. Vitria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente Vitria, 17 de novembro de 1996. Of. n 15/96 Senhor Prefeito Dentro da programao de comemorao do aniversrio de nossa empresa, estaremos inaugurando, no prximo dia 7 de junho, s 17h, a Creche Criana Sadia, localizada na rua Emlio Rios, 245; reivindicao antiga de nossos funcionrios, que agora concretizada. Gostaramos de contar com a presena de V.Ex para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importncia da criao de creches nas empresas, pois sabemos que essa , tambm, uma das prioridades de seu governo. Atenciosamente Diretoria Geral (assinatura) Excelentssimo Senhor Paulo Soares Martins Dias Prefeito Municipal de Campinas Proposta de redao Redija ofcio dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inaugurao das novas dependncias de sua escola..

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Requerimento
um documento no qual o interessado, depois de se identificar e se qualificar, faz sua solicitao autoridade competente. S usado ao se dirigir ao servio pblico. Possui caractersticas prprias, como: aps o vocativo, deixam-se aproximadamente dez linhas ou espaos e o corpo, espao destinado ao despacho da autoridade competente, finalizando com pedido de deferimento solicitao, data, aps exposio." (Cleuza G. Gimenes Cesca, in Comunicao Dirigida na Empresa.) H tericos, como Teobaldo de Andrade, que defendem a dispensa do pedido de deferimento, argumentam que ningum faz uma solicitao para pedir indeferimento: "Nestes termos, pede deferimento" ou "N. termos, p. deferimento" ou "N.T./P.D./ ou "N.T./A.D." O requerimento um instrumento do cidado, nele se faz a solicitao de um direito que a pessoa, grupo de pessoas ou empresa considera t-lo. No h necessidade de ser datilografado, pode ser manuscrito. O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, um requerimento de carter coletivo. Como nele vo muitas assinaturas, o espaamento entre as partes do requerimento pode ser menor. Mas, cuidado! No assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que voc for colocar sua assinatura. Antigamente ele era feito em papel almao (com ou sem pauta), sua redao era uma iniciativa do requerente, por isso o cidado semi-letrado pagava uma taxa a um escritrio para redigi-lo. Hoje, com o programa de desburocratizao, as reparties fornecem modelos e at formulrios a serem preenchidos. Modelo 1: Exmo. Sr. Secretrio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas. (10 espaos) Indstria ABC, localizada na rua Accia n. 500, Bairro So Joo, nesta cidade, inscrita no CGC 48.784.943/0001-08 e Inscrio Estadual n. 244.152.262, vem requerer a V.Exa. a cesso do Centro Esportivo do Jardim Santo Antnio para a realizao do 1 Campeonato Esportivo Interno de seus funcionrios, nos dias 16 e 17 de maro prximo, das 8 s 18 horas, em virtude de no possuir espao fsico adequado. (3 espaos) Nestes termos, pede deferimento.* (3 espaos) Campinas, 13 de fevereiro de 2000. (3 espaos) Assinatura * "Nestes termos, pede deferimento" pode ser eliminado. Modelo 2 Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araatuba (10 espaos) Ns, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino, vimos requerer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgncia, pois em dias secos a poeira invade as casas, prejudicando a sade das pessoas, e em dias chuvosos, suas vias pblicas ficam intransitveis, at para os nibus da TUA. (2 espaos) Nestes termos, pedimos deferimento.* Araatuba, 7 de maro de 2000 (2 espaos) Assinatura: Endereo: Assinatura: Endereo: (sucessivamente)
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Continuao Pgina anterior

* "Nestes termos, pedimos deferimento" pode ser eliminado. Proposta de redao Faa um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando reviso em seu carn de IPTU, pois voc no concorda com os critrios estabelecidos.

Resumir Texto
Ler no apenas passar os olhos no texto. preciso saber tirar dele o que mais importante, facilitando o trabalho da memria. Saber resumir as idias expressas em um texto no difcil. Resumir um texto reproduzir com poucas palavras aquilo que o autor disse. Para se realizar um bom resumo, so necessrias algumas recomendaes: 1. Ler todo o texto para descobrir do que se trata. 2. Reler uma ou mais vezes, sublinhando frases ou palavras importantes. Isto ajuda a identificar. 3. Distinguir os exemplos ou detalhes das idias principais. 4. Observar as palavras que fazem a ligao entre as diferentes idias do texto, tambm chamadas de conectivos: "por causa de", "assim sendo", "alm do mais", "pois", "em decorrncia de", "por outro lado", "da mesma forma". 5. Fazer o resumo de cada pargrafo, porque cada um encerra uma idia diferente. 6. Ler os pargrafos resumidos e observar se h uma estrutura coerente, isto , se todas as partes esto bem encadeadas e se formam um todo. 7. Num resumo, no se devem comentar as idias do autor. Deve-se registrar apenas o que ele escreveu, sem usar expresses como "segundo o autor", "o autor afirmou que". 8. O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado. recomendvel que nunca ultrapasse vinte por cento da extenso do texto original. 9. Nos resumos de livros, no devem aparecer dilogos, descries detalhadas, cenas ou personagens secundrias. Somente as personagens, os ambientes e as aes mais importantes devem ser registrados.

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Telegrama
O "Manual de Redao" da Presidncia da Repblica, que um norteador da correspondncia oficial no Brasil, publicado na poca de Itamar Franco, define como telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex. As agncias dos Correios possuem impressos prprios para telegrama. Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicao em extino diante da democratizao da telefonia, pois o telgrafo e o telex esto ficando obsoletos. Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone; e ainda mais, programam a emisso dos telegramas a seus clientes. Exemplo: aniversrio de um amigo ou parente na prxima sexta-feira. mais chique e cmodo passar um telegrama. Pega-se o telefone, liga-se hoje (tera-feira) agncia central dos Correios, dita-se o texto e pede-se ao funcionrio que a entrega deve ser feita na sexta-feira de manh. Assim, no se corre o risco de esquecer a data do aniversrio da pessoa querida. Se o cliente quiser, recebe em casa a cpia do telegrama remetido (ou a ser remetido). A nica coisa amarga deste procedimento receber o custo do telegrama na conta mensal do telefone. No to simples redigir um telegrama, porque sua linguagem possui caractersticas prprias. A omisso das palavras desnecessrias (adjuntos adnominais e adverbiais) no tem apenas a finalidade de reduzir seu custo, tambm uma questo de competncia. Jos Roberto Whitaker Penteado, em seu livro "Relaes Pblicas nas Empresas Modernas", afirma que o telegrama um veculo emocional, sempre provoca um choque em quem o recebe. Odacir Beltro sugere abreviaes e neologismos na linguagem telegrfica, como: ATEH (para at), IMPAGO (no pago), VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AVBRASIL (para Av. Brasil), GAMALIMA (para Gama Lima), LAN (para l), SDS (para saudaes). Alm disso recomenda usar COMPRARA e no HAVIA COMPRADO; fazer uso de endereo telegrfico (em caso de empresa), suprimir ou reduzir expresses de cortesias, evitar rasuras, no dividir palavras em fim de linha, escrever em letras maisculas, deixando dois espaos entre cada palavra, suprimir hfen (ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS), dispensar acentos grficos, omitir palavras desnecessrias, colocar nmeros em algarismos arbicos (15000 ou QUINZE MIL), escrever datas de forma contnua (120396). "Existem, tambm, outras formas convencionais em pontuao, tais como: VG vrgula; PT - ponto final; PTVG - ponto e vrgula; BIPT - dois pontos; INT - interrogao; EXC - exclamao; ABRASPAS - abrir aspas; FECHASPAS - fechar aspas". (Comunicao Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca, Summus Editorial)

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Como melhorar sua redao

1. Pense no que voc quer dizer e diga da forma mais simples. Procure ser direto na construo das sentenas. 2. Corte palavras sempre que possvel. Use a voz ativa, evite a passiva. 3. Evite termos estrangeiros e jarges. 4. Evite o uso excessivo de advrbios. 5. Seja cauteloso ao utilizar as conjunes "como", "entretanto", "no entanto" e "porm". Quase sempre so dispensveis. 6. Tente fazer com que os dilogos escritos (em caso de narrao) paream uma conversa. Uso do gerndio empobrece o texto. Exemplo: Entendendo dessa maneira, o problema vai-se pondo numa perspectiva melhor, ficando mais claro... 7. Adjetivos que no informam so dispensveis. Por exemplo: luxuosa manso. Toda manso luxuosa. 8. Evite o uso excessivo do "que". Essa armadilha produz perodos longos. Prefira frases curtas. Exemplo: O fato de que o homem que seja inteligente tenha que entender os erros dos outros e perdo-los no parece que seja certo. 9. Evite clichs (lugares comuns) e frases feitas. Exemplos: subir os degraus da glria, "fazer das tripas corao", "encerrar com chave de ouro", silncio mortal", "calorosos aplausos", "mais alta estima". 10. Verbo "fazer", no sentido de tempo, no usado no plural. errado escrever: "Fazem alguns anos que no leio um livro". O certo Faz alguns anos que no leio um livro. 11. Cuidado com redundncias. errado escrever, por exemplo: "H cinco anos atrs". Corte o "h" ou dispense o "atrs". O certo H cinco anos... 12. S com a leitura intensiva se aprende a usar vrgulas corretamente. As regras sobre o assunto so insuficientes. 13. Leia os bons autores e faa como eles: trate a vrgula com bons modos. 14. Nas citaes, use aspas , coloque a vrgula e um verbo seguido do nome de quem disse ou escreveu aquilo. Exemplo: O que escrito sem esforo geralmente lido sem prazer., disse Samuel Johnson. 15. Leia muito, leia sempre, leia o que lhe parea agradvel. Escreva dirios, cartas, e-mails, crnicas, poesias, redaes, qualquer texto. S escrevendo, se aprende a escrever.

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VIDA PROFISSIONAL / COMO ADMINISTRAO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaes em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais: 1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo; 2) Aquelas que so IMPORTANTES mas no tm URGNCIA; 3) As que so URGENTES mas no possuem muita IMPORTNCIA; 4) Coisas que no so URGENTES nem muito menos IMPORTANTES. Voc escolheu a situao nmero um? claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e importantes. Entretanto, o ideal na ADMINISTRAO DO TEMPO nos fixarmos cada vez mais no item 2. As situaes em que nos debruamos sobre fatos e acontecimentos importantssimos mas que no apresentam urgncia para soluo ou providncias. No livro Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, o autor Stephen Covey nos aconselha a priorizar coisas importantes e no-urgentes. E quanto mais nos ativermos ao item 2, menos precisaremos ficar no item 1. Explicando: o primeiro item se refere quilo que quase todos ns estamos fazendo atualmente. Ou seja, "matando um leo por dia". A presso da competitividade faz com nossos lderes planejem cada vez menos e busquem sadas cada vez mais de emergncia. Nisso, a secretria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes. Se todos pudermos parar e planejar com calma, cada vez haver menos "incndios para serem apagados", que do que trata o item um. Ento, a primeira coisa a fazer preparar uma lista diria do que importante e do que urgente. Depois, basta priorizar - na mente e no corao - aqueles fatos, providncias, iniciativas que se mostram muito mais importantes do que urgentes. Enquanto voc extingue um "foco de incndio" aqui e outro acol, vai planejando um futuro cada vez mais calmo. Tem de ser assim na sua funo profissional, na carreira, na vida afetiva, no lazer, enfim, em tudo.

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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para voc: >> PONTUALIDADE >> FICANDO MAIS INTELIGENTE PONTUALIDADE Quando esteve no Brasil, em 1985, o "Papa" da Qualidade Total no Japo, Kaoru Ishikawa, comeou sua palestra religiosamente s 8h, embora nem metade dos 300 empresrios e executivos inscritos estivesse na sala de conferncias. E iniciou sua fala assim: "O primeiro item da Qualidade Total a pontualidade. Todo o segredo da qualidade - no seu mais profundo significado - est na forma como o processo se inicia. Aquilo que comea de forma errada s tende a produzir mais erros ao longo do caminho. Vocs, no Brasil, precisam aprender a ser mais pontuais. Pontualidade nos encontros, no atendimento ao cliente e na vida particular. E manter essa preocupao no incio, no meio e no fim". Assim, mesmo que o seu lder seja total e completamente desorganizado em termos de horrios ( e a maioria dos empresrios e altos executivos assim, at por fora do excesso de compromissos) mantenha os seus princpios. Seja fiel pontualidade. Crie o hbito da pontualidade mesmo que a faam esperar constantemente. E tente educar seu lder nessa direo. Utopia? Talvez, mas persevere, pois seu lder vai, no mnimo, perceber seu esforo. FICANDO MAIS INTELIGENTE A Secretria Moderna tem que melhorar todos os dias. Como profissional e como mulher. No necessariamente nessa ordem. Mas como? A resposta incrementar seu equipamento. No, no estamos falando do computador ou das mquinas que a cercam. Mas do seu "equipamento interno". Seu hardware e seus softwares pessoais. Estamos falando do crebro humano. Essa misteriosa caixa em formato de noz, que pesa pouco mais de um quilo mas que consome mais da metade do oxignio presente em nosso corpo. Estudos avanados em nvel mundial apontam que h meios de melhorar o uso do crebro e, assim, nos tornarmos mais produtivos e felizes. Aqui vo algumas dicas iniciais: 1) Leia mais: Est provado que o aumento do vocabulrio ajuda no aumento do raciocnio. E ler amplia a capacidade de concentrao. Eleva o nvel de conhecimento. O resto voc j sabe. Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras. 2) Viaje: Locais e pessoas diferentes foram voc a raciocinar por novos caminhos. 3) Desafios: Procure enfrentar desafios em nvel intelectual. Faa exerccios de matemtica se aquilo de que voc menos gosta so nmeros. E vice-versa. 4) Idiomas: Mais at do que lhe ajudar na conquista de espao no mercado de trabalho, estudar outros idiomas ajuda o crebro a criar mais sinapses (a ligao entre os neurnios). Mas voltaremos depois a esse assunto. 5) Palavras cruzadas: Aumenta a capacidade de sntese e o raciocnio lgico. Alm disso, um delicioso passatempo que vicia saudavelmente. 6) gua: disso que se alimenta o crebro. Dois litros por dia, no mnimo.

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Eventos empresariais "Conveno Empresarial"

A secretria moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamente. Ter contatos para facilitar seu dia-a-dia o fator primordial para realizar suas atividades. Pensando nisto que a partir de agora estaremos divulgando passo a passo as melhores dicas para que sua festa/evento tenha todo o sucesso almejado. Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do evento. Procure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados possam todos participar na sua totalidade. Passo 2 - Ao comear relacionar a lista de convidados, necessrio ter em mos dois tipos de lista, primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidados participantes do evento. importante dar um tratamento especial aos convidados especiais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento. Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe que ir trabalhar na definio e idealizao de todo o evento. As idias devem ser discutidas e submetidas a todos os integrantes do projeto. A equipe de apoio dever ser divida em equipes responsveis por cada uma das etapas e tempo de realizao. No se esquea de ter planejar o tempo necessrio de cada uma das etapas, pois ela o fator principal para o sucesso do seu evento. Exemplo da agenda do dia: das 8h s 9h30 - Caf da manh - Local tal.... das 9h40 s 10h30 - Palestra ou atividade tal... local tal.... das 10h40 s 12h - Atividades tal... Local tal.... das 12h s 13h30 - Almoo.. Local tal.... importante definir o cardpio Observao: Nunca esquea de divulgar: Ator principal de cada palestra; Local para realizao do evento, caf, almoo e janta, etc.. Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotgrafos, Jornalistas, Transporte, Alimentao, Iluminao, Conjunto musical, palestrantes, equipes de atividades, etc.), todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente, bem como dever se ter a cotao de preos para realizao de seus servios.

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Teste de Motivao TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANA Marque ao lado de cada questo uma das letras - "A" , "B" ou "C" - procurando a alternativa que melhor representa aquilo que voc pensa sinceramente: A) Sempre B) s vezes C) Nunca 1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma ou algumas destas qualidades: bonito(a), rico(a), elegante ou divertido (a). 2) Eu tenho um sentimento de que no mereo ser amado(a) e respeitado(a). 3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos. 4) Para mim, o sucesso o mais importante para eu ser aceito(a). No basta que eu tente fazer o melhor que posso. 5) Quando estou em reunies sociais, tenho algo interessante para dizer. 6) Se algum demonstra sincero interesse por mim, esforo-me para provar que mereo esse apreo, caso contrrio esse interesse pode desaparecer. 7) No estou seguro(a) de que o trabalho que fiz bom, at algum me dizer. 8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono socialmente parece ser melhor do que eu. 9) Tenho um forte sentimento de insignificncia pessoal e isso me deprime. 10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de "looser", isto , um(a) perdedor(a). -------------GABARITO DE RESPOSTAS "A" = 0 ponto "B" = 1 ponto "C" = 2 pontos TABULAO E RESULTADOS ACIMA DE 18 PONTOS = Se voc respondeu com sinceridade, autenticidade e vontade real de fazer uma auto -avaliao, parabns. Voc certamente tem um elevado conceito de si mesmo(a). Sua auto-estima altssima e, portanto, deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta, sente prazer na vida e dificilmente est deprimido(a). A tendncia a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes. Apenas tome cuidado para no cair no oposto - o "pecado capital" da soberba. DE 14 A 17 PONTOS= Voc tem um bom nvel de auto-estima. uma pessoa que tem confiana nas prprias decises, sabe discernir o momento de agir, e est apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades. DE 11 a 13 PONTOS= Voc desfruta de uma auto-estima "mdia". Isto , provavelmente j trabalhou bem em nvel psicolgico as barreiras que lhe impuseram no inconsciente desde a infncia. Mas ainda ter que trabalhar mais. Voc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um forte sentimento de importncia na vida e aquela que no v qualquer valor em si mesma. DE 10 PONTOS PARA BAIXO= H uma expresso at um tanto chula, utilizada popularmente, que reflete um pouco do que voc pensa a seu respeito na maior parte do tempo: "Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido"... Voc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos (as), isolando-se dos demais, reclamando de si mesmo. Essa insegurana precisa ser tratada. Dificilmente voc progredir numa grande organizao, pois este tipo de empresa necessita de lderes. E um dos pr-requisitos bsicos para isso a auto-confiana. Acredite mais em si mesmo(a). Se procurou responder a esse teste j sinal de que est sinceramente preocupado(a) em melhorar. V em frente.

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ADMINISTRAO
COMO LIDERAR . COMO ADMINISTRAR SEU LDER

Foi-se o tempo em que a secretria era apenas uma "carregadora do piano" do chefe. Ela hoje tem que conhecer, discutir e aprofundar o conceito de LDER. Para ajudar seu lder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe "jurssico". E tambm para assumir sua postura de lder, j que a Secretria Moderna, hoje, muitas vezes responsvel por muitas das pessoas que cuidam dos servios internos da organizao. Voc, secretria uma LDER MODERNA? Seu "superior hierrquico pode ser enquadrado na categoria de um LDER MODERNO? Para ajud-la a responder essas questes, aplicamos aqui um TESTE. Nesta semana voc ter as primeiras 10 questes. Nas semanas seguintes, publicaremos no site o resto do teste e o gabarito com totalizao de pontos. Alm disso, vamos discutir tambm cada um dos aspectos. Boa sorte!

EM RELAO EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABILIDADE, POSSO DIZER QUE ... a) Mantenho certa desconfiana sobre o desempenho de alguns colaboradores, o que necessrio para as melhorias; b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico tranqilo; c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho como um todo. 2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO, MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR CERTOS DE QUE... a) Vou-me esforar sempre para que saibam para onde estamos indo e por qu; b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanas de objetivos, para que no se acomodem; c) Minha viso do futuro dever ser descoberta por eles mesmos no dia a dia. 3) ACREDITO QUE O LDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO QUE ELE ESPERA DOS OUTROS. a) Totalmente falso; b) S s vezes; c) Completamente verdadeiro. 4) NOS MOMENTOS DE CRISES, OS VERDADEIROS LDERES MOSTRAM... a) Que possvel manter-se digno e calmo sob qualquer situao, estimulando-se assim a busca de solues inteligentes; b) Que so humanos e, por isso mesmo, no escondem suas contradies ao enfrentar o problema; c) Que nem sempre o lder precisa estar presente nessa hora, deixando para equipe a criatividade das solues. 5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS. ENTRETANTO, PARA MINHA EQUIPE, O IMPORTANTE ... a) Que todos os colaboradores tenham conscincia que no h mais estabilidade no emprego e, portanto, excesso de risco pode gerar demisso; b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros, desde que estejam arriscando em prol das metas e diretrizes da organizao; c) Que no fiquem buscando, a tempo todo, o novo pelo novo.
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CONTINUAO PAGINA ANTERIOR...

6) UM LDER TEM A OBRIGAO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABORADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA. a) Nem sempre; b) Pelo contrrio, ele um generalista cercado de especialistas; c) Invariavelmente. 7) NA MINHA EQUIPE, NO ADMITO DIVERGNCIAS DE OPINIES, POIS ISSO AFETA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE. a) Alm disso, com um pouco de medo de falar o que se pensa, evita-se a politicagem e os assuntos pessoais; b) Isso um grande mentira; c) Isso s parcialmente verdade, a despeito de eu procurar contratar pessoas com esprito jovem, estimulando a contestao. 8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE MINHA EQUIPE AQUELE QUE... a) Diz no com muita facilidade; b) Diz sim com bastante agilidade; c) Hesita quase sempre entre o sim e o no. 9) AS QUESTES COMPLEXAS OBTM DE MIM QUASE SEMPRE... a) Uma resposta tambm complexa, j que minha equipe saber elucidar; b) A deciso de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira; c) Respostas simples que evitem a burocracia nas solues. 10) O ADJETIVO '' SONHADOR '' CABE NUM LDER QUANDO... a) Queremos elogi-lo em sua insistncia em ter uma viso; b) Queremos critic-lo de forma definitiva; c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade 11) O LDER NO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPORTAMENTO COMPATVEL COM AQUILO QUE PREGA. a) Sem dvida; b) Errado; c) Eu fique em dvida sobre isso. 12) SOBRE A CONSECUO DOS OBJETIVOS DO GRUPO, O LDER DEVE... a) Demonstrar claramente que eles sero atingidos, a despeito das mudanas que podem ocorrer no cenrio geral; b) Indicar que ele passvel de fracasso como qualquer empreendimento humano; c) Mostrar determinao, mas ficar sensvel e influencivel pelo grupo.

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13) J NO SE FALA TANTO EM '' EMPOWERMENT, '' EFEITO ZAPP'', E OUTRAS NOVIDADES DE DESCENTRALIZAO DO PODER NA EMPRESA, PORQUE... a) J ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade, pela falta de diretrizes fortes que acarreta; b) J no h mais necessidade de se enfatizar tanto que vital para a organizao o compartilhamento do poder; c) Concordo com o conceito, mas ainda no conhecia esses termos. 14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S), CONTO COM... a) Admiradores; b) Subordinados; c) Seguidores. 15) GARANTO A MOTIVAO NA EQUIPE GRAAS... a) Ao investimento em treinamento especfico para isso; b) fora da nossa causa na empresa; c) Aos bons salrios que recebem. 16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE EST MAIS OCUPADO EM SABER... a) Por qu fazemos as coisas acontecerem; b) Como fazer as coisas acontecerem; c) Quando vamos fazer isso. 17) NO GERAL, MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANA CARACTERIZADO POR... a) Amizade e bom-humor; b) Seriedade e respeito; c) Um distanciamento das emoes para ser sempre justo. 18) S POSSVEL SER UM VERDADEIRO LDER SE... a) Voc nasceu para isso; b) Voc se faz assim na busca de resultados; c) Voc tem caractersticas de super-heri. 19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMAES E AS MUDANAS EXIGEM QUE O LDER... a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante; b) Adapte rapidamente as circunstncias s suas metas; c) Demonstre que j sabia de tudo. 20) A REPUTAO DE UM LDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE. a) De fato, a equipe admira mais o arrojo que a tica; b) De forma alguma, pois a confiabilidade do lder repousa na tica; c) Depende das circunstncias, isso verdadeiro. ele vive fora da realidade.

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Qualidade Total

DICA 1 O QUE QUALIDADE TOTAL

Antigamente, quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabo em p, ela colocava no final da esteira de produo um pessoal encarregado de retirar as caixas de sabo que estivessem defeituosas ou com o peso errado. Mais tarde, com a evoluo da tecnologia, esse pessoal foi substitudo por clulas fotoeltricas. Ou seja, a caixa fora dos padres era automaticamente descartada. Entretanto, com o passar dos anos, percebeu-se que mesmo evitando-se que o produto defeituoso chegasse ao consumidor, as perdas j haviam ocorrido. Era preciso colocar o controle de qualidade no no final da linha, mas no comeo de tudo. A qualidade no comea quando a empresa compra a matriaprima, ou em qualquer dessas etapas. Ela se inicia no primeiro telefonema ou na primeira conversa - a respeito de um projeto. Tudo e todos tm de estar envolvidos com a qualidade desde o princpio. Esse conceito foi criado por dois norte-americanos, A. Juran e E. Deming, a partir dos avanos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra Mundial. Em 1951, eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram muitos dos sistemas e estratgias do que se chamou de Total Quality Control. Dentro do TQC, preciso saber que a etapa subseqente cliente da precedente. uma cadeia de atendimento com excelncia que percorre cada pessoa e cada local da organizao. Hoje, com o avano da prestao de servios (mesmo quem produz industrialmente, agora, tem que se preocupar mais com os servios que presta), nessa rea que a qualidade total tem que aparecer. Leia, discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total. Uma pessoa s pode "matar" o esforo de uma empresa inteira. O que pode acontecer por pura falta de informao e no por m vontade. Secretria, faa uma autocrtica: seu trabalho feito dentro do conceito de qualidade total?

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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS

Proibidas talvez seja um exagero. Palavras que devem ser evitadas, dependendo das circunstncias. Elas podem significar insegurana, vcios de linguagem, falta de credibilidade, etc. Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura, a voz, as palavras, o comportamento...e por a afora. Comecemos com estas seis palavrinhas perigosas: 1) MAS - Quando ramos crianas, nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro diziam mais ou menos o seguinte: "Voc se comportou bem, est indo bem na escola, mas...neste Natal no podemos comprar o presente que voc pediu". Depois, crescemos e o(a) namorado(a) certo dia chega e diz: "Voc tem sido muito bacana comigo, tem feito tudo o que eu gosto, mas...eu estou precisando dar um tempo". A crescemos mais um pouquinho e quem est nossa frente o gerente do Banco, com a seguinte explicao: "Voc tem um bom cadastro, um bom cliente, mas...a diretoria suspendeu todas as operaes desse tipo". assim que a palavra "mas" se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo. Tente substituir o "mas "pelo "e" sempre que possvel. Por exemplo: ao invs de dizer "O Dr. Fulano est, mas se encontra em reunio", afirme: "Ele se encontra na empresa e est no momento numa reunio. Posso ajud-lo?" 2) TALVEZ - Seja mais assertiva. Declare: "Vamos fazer...'", "Faremos todo o esforo..." , "Vamos consultar todas as alternativas e, certamente, iremos dar um jeito adequadamente...". O "talvez" denota vacilao, insegurana. 3) NO QUER...? - Pergunte ao cliente o que ele deseja e no aquilo que ele no quer. "O Sr. No quer ligar numa outra hora?: Resposta: "No, quero uma soluo agora!". As vezes, voc entra numa loja e a balconista, desavisada, logo pergunta: "No quer levar uma camisa?" Adivinha qual a resposta. 4) FAA ISSO! - No d ordens ao cliente. "Ligue amanh que iremos atend-lo". "Preencha o formulrio e nos envie o ano que vem". Pea, solicite, sugira, d indicaes. Seja cordial, amvel e simptica. Jamais ordene. 5) GERNDIO - Este tempo verbal o "paraso" das secretrias. Inventado no Brasil (sim, porque em Portugal eles desconhecem essa declinao. L eles dizem "estou a comer" e no "estou comendo"), o gerndio invadiu os escritrios como uma praga. Geralmente utilizado pelas esforadas secretrias na esperana de estarem sendo gentis e delicadas. S que viraram um estigma. Denotam falta de firmeza. "Meu chefe vai estar chegando amanh, ento estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua ligao". E eu, aqui do outro lado da linha, vou "estar me irritando... Prefira assim. "O Alfredo chegar amanh de manh. Falo com ele o mais rpido possvel e em seguida retornarei sua ligao. Est bom assim?" 6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir. Agora existe a hora, o minuto, o segundo e...o minutinho, que geralmente leva mais de uma hora. Veja a dia das estatsticas. Ningum agenta mais esperar no telefone. Se for demorar, por favor avise mais ou menos quanto tempo e, caso seja muito, pea para retornar a ligao depois.

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Qualidade Total

DICA 3
A IMPORTNCIA DO ATENDIMENTO TELEFNICO

Antes de mais nada, vamos dar uma olhada em quais so as expectativas do cliente quando fazem negcios com as nossas empresas: Com o tempo, iremos aprofundar um pouco cada um desses itens. Por ora, nos atemos questo do atendimento telefnico. Como vimos, dois itens so, neste caso, muito interessantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende". Isso chateia o cliente. A secretria que demonstra desconhecer os produtos e servios da empresa, atende de forma desaforada, que se limita a dizer ao consumidor que aquilo no com ela. O atendimento telefnico fundamental no processo de fidelizao dos clientes. E tambm para o ambiente de produtividade. Ento, vamos s dicas que voc no pode desprezar: 1) Lembre-se: ao atender um chamado telefnico, voc o departamento ou a empresa. Quem est do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organizao a partir do seu comportamento. 2) Credibilidade: s prometa o que voc pode cumprir. Responsabilize-se pelo encaminhamento seguro do problema, caso ele no seja atinente sua rea. 3) Boa receptividade: seja cordial. Deixe transparecer um sorriso na sua voz. Tenha boa disposio e bom nimo ao telefone. 4) Empatia: mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles , tambm, o seu. 5) Segurana: no vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questo. Demonstre que voc sabe onde, com quem e porque est trabalhando ali. 6) Atenda, no mximo, ao terceiro toque. Pode ser que, ao soar a campainha pela quarta vez, o cliente j se dirigiu ao concorrente. 7) Utilize os recursos de transferncias de chamadas, da secretria eletrnica, e tudo o mais que possa deix-la mais vontade na empresa. Mas controle tudo. Os retornos tm que ser rpidos, as pessoas includas nas transferncias tm de ser bem orientadas. 8) Atenda com seu nome, o nome da empresa e do departamento. Depois oferea ajuda a quem ligou. 9) PADRONIZE: por ltimo, queremos lembrar a necessidade de uma padronizao. Se a organizao que voc trabalha ainda no tomou essa providncia, faa-o pelo menos no seu departamento. Como atender, como preparar os recados por escrito, quem se responsabiliza pelo que.

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Qualidade Total DSICA 4 ATENDIMENTO TELEFNICO PARA SECRETRIA

Sempre que devo falar com algum importante, sinto certo nervosismo, mesmo que a pessoa esteja esperando meu telefonema. Passar pela secretria costuma ser um constrangimento. Ligo, por exemplo, para um amigo executivo. Dou meu nome. Oua a pergunta: - De onde o senhor ? - De marte, acabo de aterrissar. impressionante o nmero de vezes que j me perguntaram de onde sou. Dizer o que? Onde nasci? Outras fazem o gnero ntimo, mas mais falso do que uma jibia ao sorrir para um coelhinho. - Oi, querido. Um instantinho, meu amor... Ele no pode atender, corao. No sou de ferro: adoro ser chamado de meu amor. Imagino a desconhecida do outro lado. Dentinhos separados como os da Zlia (que sempre teve um bitipo perfeito para secretria). Cabelos loiros, no tom da Rosane Collor (outra que...). culos como os da Erundina. Desisto. Sei que chama a todos de meu amor, a melosa. Tambm no faltam as rgidas, que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total. Um amigo, acaba de se separar. Ligo para dar solidariedade. Ouo um rosnado, e uma voz metlica. - Poderia me adiantar o assunto? - particular. A voz ganha um tom mais irritado: - Ele no gosta que eu passe a ligao sem saber do que se trata. - Explique que sobre sexo. Ouo um suspiro nervoso. Logo ela retorna, a voz melodiosa. Descobriu que sou amigo do chefe. - J vou passar para eeeeeeele! S falta oferecer cafezinho pelo telefone. Reflito: como falsa a humanidade. Mas franqueza tambm fogo: - Vou ver se ele pode atender. possvel uma resposta mais fina, mais elegante do que essa? Nem mame dinossauro seria to sutil. Se existisse lei para o comportamento das secretrias, algumas mereceriam um bom processo. Como as que perguntam: - O senhor da parte de quem? - De mim mesmo, faz favor. Quanto mais importante o figuro, mas importantes algumas secretrias se sentem. Ficam to esnobes quanto a rainha da Inglaterra. Algumas gastam todo o salrio em roupas de seda, cabeleireiro, bijuterias caras e perfumes importados - at andam mais bem vestidas do que a mulher do patro, mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa roleta financeira com os credirios. Nervosas, atendem ao telefone como se estivessem deitadas em um sof de veludo: - Eu no sei se ele vai poder falar. Est muito ocupado. Muitos homens, verdade adoram ter secretrias to arrumadas quanto um poodle e com o comportamento de um dobermann. Outros sofrem. Sabe-se que so comuns as secretrias com cimes do chefe. Odeiam voz de mulher. - Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje noite. - Deixe recado, melhor. Ele est falando com a esposa.
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Enfrentar situaes de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretria. Talvez por isso atuem como se cada telefonema fosse um ataque inimigo. Evitar as gafes no faz mal a ningum. Um ex-prefeito de So Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresrio e se anunciou secretria. A moa morreu de rir. - Essa boa. Diz, quem ? Estou reconhecendo essa voizinha. Est procurando emprego at hoje. E no ri nem em show humorstico." Voc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor? essencial que ns profissionais de secretariado busquemos a excelncia no atendimento, porque as nossas aes, muitas vezes, refletem na imagem da empresa. Abaixo algumas dicas para um atendimento telefnico adequado: 1) No pergunte quem est falando, o que voc quer saber no o nome da pessoa que est falando? ento pergunte: - Por favor qual o seu nome? 2) De onde ? como disse o autor: sou de marte! qual a informao que voc deseja saber? - Qual a sua empresa? - Para qual empresa o senhor trabalha? 3) O senhor pode me adiantar o assunto? Tire esta frase do seu vocabulrio, arrogante, ou aquela "o meu diretor s atende se souber o assunto", simplesmente diga: - o senhor gostaria de me adiantar o assunto? - o Sr. (nome do seu chefe) j tem conhecimento do assunto? Se a pessoa no quiser adiantar o assunto, no force a barra, diga ao seu chefe, que a pessoa no quis adiantar o assunto, ou disse, que o ele, o seu chefe, j sabe do que assunto. 4) Evite usar "um instantinho", "um momentinho", "um segundinho", estas palavras no combinam com um bom atendimento, o correto dizer: um momento por favor, e ao retornar agradea a pessoa por ter aguardado! 5) Sempre use as "palavras mgicas": por favor, obrigada, - Sr.(nome), Sra.(nome), desculpe! 6) E no se esquea de permitir permisso para falar ou transferir seu chefe se voc ligar para o celular, de qualquer pessoa. 7) Crie um padro para o seu atendimento: nome da empresa, departamento, seu nome e saudao Ex: Secretariando - Operacional - Ktia - Bom Dia! 8) Sempre trate a pessoa formalmente, somente mude o tratamento quando ela permitir, ou lhe pedir. Muito Importante: anote tudo, assim que ele disser o nome, anote, anote o nome da empresa, anote o assunto, no confie na sua memria, porque ela normalmente falha, principalmente porque sempre estamos fazendo vrias coisas ao mesmo tempo!! No educado voc perguntar de novo: Qual o seu nome mesmo?? "Fala, para que eu possa te ver" - Scrates. Espero que de alguma forma, essa mensagem possa ajud-la em seu dia-a-dia. Um bom atendimento!

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Modelos de Currculo
Nome

(colocar na parte superior da folha, no centro, em negrito)

Endereo Telefone/celular/Pager/e-mail (lado esquerdo) Idade Estado civil (lado direito)

Objetivo Deve conter o cargo e a rea pretendida, de forma clara e simples. Nunca coloque opes de cargos e reas num mesmo currculo, para no passar a impresso de estar aceitando qualquer proposta. Se houver interesse em mais de uma rea, opte pelo currculo flexvel. Qualificaes Abrange tempo no mercado, atividades e experincias profissionais. O qu voc realizou: implantao de sistemas, programas e projetos, aumento nos lucros ou produo, etc. Destaque as experincias ligadas funo pretendida. Experincia Profissional Esto relacionadas s empresas nas quais voc trabalhou. Comece da ltima para a primeira empresa, colocando dados como nome da organizao, cargo, tempo de trabalho e atividades / resultados. Coloque as datas de entrada e sada. Servios temporrios devem ser citados, deixando clara essa temporariedade. Para profissionais com mais de 20 anos no mercado de trabalho, geralmente no h necessidade de citar as primeiras empresas em que trabalhou. Formao Acadmica / Escolaridade Pode vir logo abaixo do objetivo, quando a formao acadmica representar um grande diferencial. Neste item esto o curso, nome da instituio e ano de concluso. As informaes devem estar de forma decrescente, do ltimo curso para o primeiro. No h necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus, nem anexar cpias de diplomas e atestados. Cursos de ps-graduao, MBA e especializao so muito valorizados. Idiomas Indique o idioma, colocando ao lado seu grau de conhecimento: bsico, intermedirio e fluente. O ingls fundamental para a maioria dos cargos, principalmente nos nveis gerenciais. Ao mencion-lo, provavelmente voc passar por um teste prtico. Informtica Outro requisito fundamental hoje em dia. Relacione os aplicativos que domina. Cursos Complementares Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo. Coloque em ordem decrescente, o nome do curso, a instituio, ano e durao. Cursos de ps-graduao, MBA e especializao so muito valorizados. No deixe de mencionar cursos que no tenham a ver com sua rea, desde que cite como eles contriburam para seu desenvolvimento. Por exemplo, como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibio de falar em pblico e em reunies.

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Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei: duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que no quer saber de voc. Mas, acredite, um excelente exerccio para elevar a autoestima...e para manter as portas abertas a novas oportunidades na prpria empresa. Voc pode se mostrar decepcionado, mas no deixe transparecer amargura. E, sem ser ufanista em demasia, pode terminar a carta dizendo que voc ainda se considera o melhor candidato para o cargo.

A Carlos Santos Recrutamento e Seleo Internet do Brasil Prezado Carlos, Foi com bastante decepo no vou negar que recebi a sua comunicao, informando que no fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa. Depois das vrias etapas pelas quais passei no processo de seleo, conhecendo no s os profissionais de RH, mas tambm os responsveis pelo Departamento de Tecnologia, realmente achei que seria o escolhido, uma vez que acredito ter o perfil adequado para a vaga. Se fosse possvel, gostaria de saber quais os critrios utilizados para definir a escolha final, pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance profissional. De qualquer forma, agradeo a ateno que me foi dispensada por todos com quem entrei em contato. Participar deste processo foi uma experincia muito enriquecedora, faltando apenas a contratao para ser perfeita. Espero ter novas oportunidades em breve, pois realmente me considero o analista ideal para resolver os problemas do departamento e, tambm, para acrescentar um importante diferencial de mercado empresa. Mais uma vez, obrigado por tudo. Atenciosamente Juliano Silva (Assine)

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Modelo de carta de apresentao

Roberto Gomes Gerente de Recrutamento PGF Ltda. Av. do Ch So Paulo - SP Brasil

18 de maio 2000

Prezado Sr. Gomes. Li, recentemente, sobre os planos de expanso de sua companhia. Tenho extremo interesse em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001. Completarei meu mestrado em Administrao de Empresas, com especializao em Marketing na PUC, em maio de 2000. Tenho considervel experincia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson & Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanamento de vrios produtos locais, alm de ser responsvel pelo treinamento da equipe de vendas. O trabalho em multinacionais tambm contribuiu para aumentar minhas habilidades em comunicao e liderana. Meu currculo, em anexo, apresenta as minhas qualificaes em detalhe. Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente. Estou certa de que a minha performance ser eficaz e coerente com o alto padro da PGF Ltda., assim que tiver a chance de demonstr-la. Atenciosamente, Luciana Oliveira

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COMO CONFECCIONAR ATAS

1. OBJETIVO O objetivo deste documento instruir os secretrios quanto confeco de atas utilizando-se de um meio eletrnico (entenda-se computador). Surgiu face ausncia de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resolues baixadas pelo Supremo Conclio referem-se apenas confeco de atas manualmente ou com uso de mquina de escrever. 2. REFERNCIAS O presente documento tomou por base e complementado pelas resolues SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regulamentao Geral, que tratam respectivamente da confeco de atas com o uso de mquina de escrever manualmente. 3. INSTRUES O documento dever ter seu layout definido segundo as seguintes especificaes: 3.1. TAMANHO DA FOLHA Podero ser utilizadas folhas de tamanho padro do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x 297 mm), Ofcio (216 x 315 mm) e outras. No podero ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm. TIPO DA FOLHA Podero ser utilizadas folhas soltas ou contnuas. No caso do uso de folhas contnuas, aps a impresso, a remalina dever ser destacada. COR DO PAPEL Poder ser utilizada a cor branca. No podero ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e trazem cansao aos olhos. A cor branca, no entanto, a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto. MARGENS Dever ser utilizada a medida de trs centmetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contnuas, a largura da remalina dever ser desconsiderada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel. Essa medida refere-se ao resultado final, isto , pode ser necessrio informar ao software valores diferentes de 3 cm, no caso de no conformidade dos valores informados aos softwares em relao impresso propriamente dita. DIREO DA IMPRESSO O documento dever ser impresso na sua posio vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada pgina ser impressa em apenas um dos lados (o verso dever permanecer EM BRANCO). BORDAS Podero ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha. FORMATAO Fonte (tipo da letra) As fontes a ser utilizada dever ser uma fonte que propicie fcil leitura, de tamanho no menor que 3 mm e no maior que 5 mm. As seguintes fontes so sugeridas: Normal Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14 True Type Arial 12 Arial 14 Times New Roman 12

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.

3.7. 3.7.1.

42

Times New Roman 14

ATM 3.7.2. Universe 12 Universe 14 Formatao do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caractersticas MAISCULAS (uppercase), NEGRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITLICO (italic) O uso desses recursos de formatao fica restrito aos seguintes casos: Maisculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para ttulos e subttulos no corpo da ata. Negrito: idem ao formato MAISCULO, com maior nfase. Sublinhado: idem ao formato MAISCULO, com menor nfase. Itlico: nas citaes ou transcries de textos e dilogos, entre aspas. Essas formataes diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evitar o uso constante dessas caractersticas, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque obtido com estas formataes. Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatao e estilo e todas as atas de um mesmo livro de atas. Espaamento do caractere Dever ser utilizado o espaamento normal da fonte. Cor do caractere Dever ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste. No caso de se optar por caracteres de outra cor, devem-se utilizar cores que contrastem com o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou em tons pastis tendem a um maior esforo da vista, e devem ser evitadas. FORMATAO DO PARGRAFO Deslocamento da margem O pargrafo dever ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem. Alinhamento O Pargrafo dever se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausncia desse recurso de justificao de pargrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinhamento esquerda. No permitido o alinhamento direita e ao centro. Colunamento O texto dever ser composto por apenas uma coluna. Fluxo do Texto O texto de cada ata dever iniciar-se na primeira linha da pgina. O texto dever ser composto de um nico pargrafo O texto de cada ata dever ocupar totalmente uma pgina. No caso do texto da ata, por si s, no completar a pgina at a sua ltima linha, a(s) linha(s) restante(s), logo aps a assinatura do secretrio, dever (o) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hfen ( -), repetido em seqncia, sem espaos vazios. REDAO Incio da ata Ata nmero (nmero da ata) da Assemblia Geral (extraordinria ou ordinria ou ainda, solene e histrica) da (nome da igreja), reunida no dia (dia) de (ms) de (ano) no (local da igreja), sito (Endereo: Rua, nmero, bairro), neste municpio de (cidade e estado). A Assemblia Geral foi presidida por (nome do presidente da reunio ou Assemblia Geral, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os senhores membros. A reunio ou Assemblia Geral teve incio s (horrio), com (exerccio espiritual). Menciona-se o texto lido da liturgia e quem o fez. Trmino da ata

3.7.3.

3.7.4.

3.8. 3.8.1.

3.8.2.

3.8.3.

3.8.4.

3.9. 3.9.1.

3.9.2.

43

3.9.3.

No havendo mais nada para ser tratado, encerrou -se a presente (horrio do trmino) com uma orao pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu... (nome do secretrio), secretrio da igreja, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata. Destaque de textos O texto com o contedo propriamente dito da ata dever ser, sempre que possvel dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilizao dos recursos de formatao de caractere (maisculas, negrito, itlico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rpida pesquisa posterior de informaes no texto. Regras Gerais Os nomes mencionados na ata devero sempre constar completos na primeira vez em que so citados. Posteriormente poder-se- utilizar apenas o nome prprio, ou uma reduo que permita identificao nica. Os numerais podero ser representados na forma de algarismos. No caso de valores monetrios que seja de relevante importncia, conveniente completar a representao por algarismos com o valor expresso por extenso. As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:

3.9.4.

Art. C.D. CI/IPB dic. N p.f. p.p. Pr. Pres. Presb. Rev. Sec. Tes.

Artigo Cdigo de Disciplina Constituio da Igreja Dicono Nmero prximo futuro prximo passado Pastor Presidente Presbtero Reverendo Secretrio Tesoureiro

4.

Quando se tratar de incluso de membros, devero ser mencionados os seguintes dados: Modo da recepo Nome Complet RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES.

O uso de resumo, anotaes e observaes so obrigatrios, uma vez que completam e/ou facilitam a recuperao de informaes da ata, substituindo as anotaes marginais na lavratura de atas. Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAP (footnotes), presente em todos os softwares de processamento de texto da atualidade. 5. AS NOTAS DE RODAP

1. 2. 3. 4.
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Devero ser referenciadas no texto por nmero seqenciais, iniciando e 1 em cada ata; Devero utilizar mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo, ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.; Devero ser separadas do corpo da ata por um trao contnuo, com aproximadamente 10 cm de extenso (ou seja, no dever estender-se por toda a largura da pgina); Esse recurso, quando bem utilizado, permitir uma busca rpida de quaisquer informaes que se deseje obter que esteja contida na ata;

5.

As seguintes notas devero sempre existir na ata: Nmero da ata, data e hora de incio da reunio ou assemblia geral. Pastores e diconos presentes Leitura e aprovao de relatrios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reunio ou assemblia geral, com referncia resumida. Nmero da ata, data e hora de trmino da reunio ou assemblia geral. 6. DIVISES DO TEXTO DA ATA As seguintes divises do texto da ata so sugeridas: 1. ASSUNTOS INTERNOS Informaes da Tesouraria Congregaes Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria 2. ASSUNTOS EXTERNOS Pastores e Outros Conclios Correspondncias Recebidas 7. TRANSCRIES As transcries de documentos, tais como Atas da Assemblia, Estatutos, etc., quando necessrias, devero ser feitas obedecendo-se os mesmos critrios para confeco das atas, exceo feita s assinaturas, que no devero constar. 8. NUMERAO DAS PGINAS Cada pgina ser numerada seqencialmente, sendo que a primeira pgina de cada livro ter o nmero UM. A numerao dever ser informada no canto inferior ou superior direito de cada pgina, sendo que a fonte ter o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e ser formatada apenas com negrito. Os termos de abertura e encerramento no sero numerados. 9. ASSINATURAS Ao final de cada ata, imediatamente aps o texto da ata, o secretrio dever assinar a ata, com caneta preta ou azul. Cada pgina da ata ser devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretrio, prximo ao nmero da pgina. Os termos de encerramento e abertura sero tambm devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB. 10. INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO LIVRO DE ATAS. 10.1. TERMO DE ABERTURA Na primeira pgina do livro de atas constar o TERMO DE ABERTURA. A redao a seguinte:

TERMO DE ABERTURA Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, servir para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).

10.2.

TERMO DE ENCERRAMENTO Na ltima pgina do livro de atas constar o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redao sugeria a seguinte:

45

TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).

10.3.

TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS As observaes do Pastor, feitas aps o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, devero ser confeccionadas obedecendo-se ao mesmo padro das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o livro. As pginas devero ser igualmente numeradas. Aps a elaborao do termo de aprovao, o mesmo dever ser assinado pelo Presidente, e ento anexado ao Livro de atas da igreja. ARMAZENAMENTO DAS ATAS

11.

As atas sero armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada pgina armazenada em plstico transparente. Ao completar um total de 50 ou, no mximo, at 100 pginas, excluindo-se os termos de abertura e encerramento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se- encadernar as pginas, com sistema de grampo fixo ou similar; a encadernao em espiral no permitida, por permitir fcil adulterao. Dever ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual dever conter as seguintes informaes:
LIVRO DE ATAS N (nmero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)

*** F I M ***

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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETRIA Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretria de sucesso: "QUANDO NO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE..." 2 - Se o horrio do expediente em seu trabalho j comeou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente ainda no chegou. A palavra ainda d a entender que voc, como secretria, tambm acha que seu chefe j deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado ir confirmar o que voc acaba de dizer, ex.: ele ainda no chegou. Como secretrias, no podemos deixar transparecer que ele est atrasado ou algo parecido. 3 - Um telefone, que no o seu, est tocando insistentemente em algum lugar muito distante de voc. Desde que voc tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha no cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informao ou simplesmente tomar nota de um recado, deixar esta pessoa satisfeita, poder ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviar os seus ouvidos por mais algum tempo. 4 - Voc pode aprender bastante sobre o trabalho, simplismente observando. Preste ateno naqueles que so considerados competentes. S no caia na armadilha to comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque voc tem estilo. Voc pode ganhar experincia tambm com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, voc se tornar chefe deles, no os ponha de lado. Eles podem ensin-la mais do que seu chefe anterior. 5 - O uso do tempo de seu chefe o principal desafio da secretria e, para tanto, a iniciativa fundamental. "Meter o nariz onde no chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faa antes; no espere que algum lhe diga o que est acontecendo, procure descobrir por si mesma; no espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; no espere vir algum para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; no espere seu chefe minutar a resposta a carta que voc acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; no deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faa-o perfeito. Procure ir sempre alm do que as suas atribuies e sua delegao permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais. 6 - Torne seus contatos com secretrias de outras empresas menos impessoal, identificando -as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situao. Associe o nome dessa secretria a empresa ou executivo que ela atende. 7 - Quando voc fala ao telefone, voc a empresa, por isso:

Atenda rapidamente s ligaes; Planeje cada chamada; Tenha sempre lpis e papel na mo; Fale claro e pausadamente; Fale com o fone prximo boca; Repita o nome da pessoa; Evite expresses afetivas; Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao servio; No esquea o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor espera; Use palavras como "bom dia", "por favor", "s ordens"..., elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais vontade. 8 - Lembre-se sempre: 47

As seis palavras mais importantes so: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU! As cinco palavras mais importantes so: VOC FEZ UM BOM TRABALHO! As quatro palavras mais importantes so: QUAL A SUA OPINIO? As trs palavras mais importante so: FAA O FAVOR! As duas palavras mais importantes so: MUITO OBRIGADA! A palavra mais importante : NS. A palavra menos importante: EU. 9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o no como resposta, se: Voc ouve o que ela tem a dizer; Voc explica o motivo da resposta negativa; Voc a trata com delicadeza e respeito; Vac a encaminha para a rea indicada; Voc justifica o no atendimento e se coloca disposio para atend-la em outra ocasio. 10 - Nunca diga amm a tudo que seu chefe disser. No tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual voc discorde, desde que, obviamente, voc tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funo, preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista. 11 - Se voc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunio que tem um telefonema urgente, no entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunio. Faa o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem est no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: "O senhor pode atend-lo?" Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o "Presidente" da reunio, e ele falar em voz alta ao interessado. Voc aguarda a resposta e acompanha o visitante at o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que voc ter uma resposta imediata, e a sua presena ser bem notada e apreciada. 12 -Para secretrias principiantes: a) Em seu escritrio no poder faltar:

dicionrio de lngua portuguesa e outros idiomas, se for o caso; livro sobre gramtica. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o ndice remissivo, voc encontrar solues para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretrias; formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Por exemplo: caso voc seja secretria do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidao das Leis da Previdncia Social e Manual da Prtica Trabalhista, entre outros. b) Voc deve, ainda, buscar conhecimentosnovos, alm de informaes orais. c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas atividades. 13 - Para se ter sucesso no trabalho:

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Se voc trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois voc a representa. Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligncia. Se voc do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, a sim, xingue o quanto quiser... Mas enquanto voc fizer parte da instituio, no a condene. Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar voc ser levada, e, provavelmente, nunca

saber o porqu. 14 - Procure manter um intercmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cpias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profisso. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, so bastante teis. 15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da deciso dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por voc mesma com segurana e eficcia. Uma vez feito isso, voc estar mantendo sua postura como profissional eficiente, j que tais funes e atribuies lhe so dadas como secretria. Isso, lgico, com todo o respeito e sabendo at que ponto o seu poder de deciso, no passando nunca por cima de seus superiores. 16 -Se o seu chefe no estiver convencido de que voc de confiana e discreta, suas oportunidades de progredir sero mnimas. No esquea, tambm, de que a primeira impresso permanente, e que uma indiscrio pode arruinar sua reputao. Orgulhe-se dos altos padres que se esperam de voc. Eles demonstram o respeito devido sua profisso. Eis algumas sugestes de como demonstrar que voc de confiana e discreta:

Sustente a poltica da firma. Apoie a poltica de seu chefe. Seja o amortecedor de seu chefe. Mostre que fidedigna. Nunca repita mexericos. A vida particular de seu chefe confidencial. Aprenda a guardar segredos profissionais.

17 - Os chefes esto sempre to envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeas a idia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretrias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a tcnica do Feed-back, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informao e ele repetir o que entendeu. 18 - Manter uma postura profissional muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou rea em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que voc a empresa para o cliente.

Caso pea para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso no tenha sido, procure ajud-lo. No se aventure a informar o que no sabe com segurana. Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada est ou no. Lembre-se, todas as chamadas so muito importantes, e a primeira impresso a que fica... 19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem no s secretrias que exorbitam de suas funes. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e at dos amigos e que, talvez por excesso e zelo, criam entre o seu prprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transaes que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negcios, o telefone vital como meio de comunicao. claro que cabe secretria fazer uma triagem. H porm, uma grande diferena entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone parte integrante do nosso cotidiano. Como elemento vital de comunicao, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao us-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que no fiquem com m impresso do nosso chefe, nem da nossa empresa. 49

Os 10 erros de portugus (escrito e falado) mais cometidos pelas pessoas

1)

FAZEM DEZ ANOS O verbo fazer, quando exprime tempo, deve sempre ser usado no singular. Desta maneira, o certo : "Faz dez anos". 2) HOUVERAM MUITOS ACIDENTES Haver, no sentido de existir, invarivel e somente aceita singular. Ou seja, o correto : "Houve muitos acidentes". 3) EXISTE MUITAS POSSIBILIDADES Ao contrrio do haver, o verbo existir admite normalmente o plural. Seguem a mesma regra os verbos bastar, faltar, restar e sobrar. Exemplos corretos: "Existem muitas possibilidades; Bastariam trs dias; Faltavam duas semanas". 4) PARA MIM FAZER Antes do verbo, obrigatoriamente, deve sempre vir o sujeito e o pronome mim no pode ser sujeito. O correto : "Para eu fazer". 5) ENTRE EU E VOC Depois da preposio, usa-se mim ou ti. Ou seja, o certo : "Entre mim e voc" ou "Entre eles e ti". 6) H 6 ANOS ATRS Tanto h como atrs indicam passado, portanto, no correto us-los juntos numa mesma frase. Escolha entre um dos dois: "H seis anos" ou "Seis anos atrs". 7) PREFIRO ANDAR DO QUE CORRER Prefere-se sempre uma coisa a outra. Por isso, o correto "Prefiro andar a correr". 8) CHEGOU EM SO PAULO Verbos de movimento exigem A e no Em. Assim, "Chegou a So Paulo", "Vai ao cinema". 9) ELA ERA MEIA ESQUISITA O advrbio meio, no sentido de um pouco, no sofre variao conforme o gnero. "Ela era meio esquisita". 10) CERCA DE TRS MIL DISPUTAM A VAGA A conjuno do verbo deve estar de acordo com cerca de e no com o nmero. Dessa maneira, o correto : "Cerca de trs mil disputa a vaga".

Fonte: JT - 13/11/06 - pg

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Como Ser Eficiente

data: 22/02/2000 autor: Tilibra

Hoje, ser eficiente fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcanar a mxima eficincia. Para ajudar voc a ser mais eficiente ainda, a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional, empresa de consultoria especializada em Administrao e Planejamento Empresarial, preparar algumas dicas. A Tilibra oferece essas dicas para voc, esperando que de alguma forma, elas possam lhe ser teis.

Organizao pessoal comea com a mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficincia de uma pessoa sem dvida a organizao - ou melhor, a desorganizao - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente o excesso de papis e pastas esperando pela sua ateno e ao. A mesa atulhada uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritrios. As pessoas perdem tempo procurando papis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papis na busca de um documento perdido. Alm da perda de tempo causada pela distrao visual de ter papis no necessrios na mesa e de uma sensao de peso, de desespero, de trabalho infindvel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papis como um smbolo da importncia e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar -se que a mesa atulhada tambm pode indicar desorganizao pessoal, indeciso, procrastinao, insegurana, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos. Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizao profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como voc s pode trabalhar em um s projeto a um s tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recupervel quando voc precisar dele. Quando se tem vrias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distrados, acabando por perder nossa concentrao. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hbito de mant-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez. Como ordenar o fluxo de papis que chegam diariamente at sua mesa 1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que voc possa pensar em querer reter. 2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que voc tem necessidade de trabalhar com eles. 3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam at voc pode ser executado na mesma hora. No pr de lado nenhum item antes de uma ao inicial - seno de soluo, pelo menos de um encaminhamento para soluo.

Lista de Tarefas
Um instrumento til para sua organizao fazer uso de um caderno onde voc registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realizao. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois com ele que voc planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier cabea, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Voc se surpreender com a melhoria obtida em sua organizao pessoal. O Lixo No h lugar melhor para voc colocar uma boa parte dos papis que chegam diariamente at sua mesa do que o lixo. No tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reunies (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cpias de cartas para simples informaes, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que voc j tomou conhecimento e sabe que no precisa mais recuperar. Com esta prtica voc estar esvaziando sua mesa de coisas inteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idias.

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Faa agora. No deixe para depois. Todos ns, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e aes, deixando tudo para depois. Essa tendncia procrastinao, quase sempre tem um custo alto, pois s nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupaes e crises. A procrastinao um dos maiores desperdiadores de tempo que existe, e a sua soluo exige entendimento das causas, avaliao de suas conseqncias e constante disciplina para enfrent-la. A procrastinao impede o sucesso A mudana na sua propenso de "fao isso depois" para "fao isso agora" requer uma ao positiva. As coisas no acontecem por si s. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteam. Faa as coisas diferentemente. Responda sua correspondncia ao abr-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando voc disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faa-o na hora, no depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com sua programao. Crie o hbito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Procrastinao um problema psicolgico, e uma vitria sobre ela uma vitria essencialmente psicolgica. Aceite a idia de que voc muitas vezes um procrastinador. A coisa mais valiosa que voc pode fazer quando procrastina admitir este fato. Continuando a neg-lo ou racionaliz-lo voc apenas ir retardar suas condies de super-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes que usualmente so o foco da nossa procrastinao. Raramente adiamos as coisas no importantes. Se ns aprendermos a transferir nossa procrastinao das coisas importantes para as coisas no importantes, nosso problema ter grandes chances de desaparecer. Procrastinao tambm fazer atividades de baixa prioridade ao invs de fazer atividades de alta prioridade. Algumas dicas para voc resolver o problema da procrastinao 1. Estabelea prazos de incio e concluso.Sempre que voc tiver pela frente uma tarefa desagradvel, d um prazo para comear. A presso dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ao de sua parte. 2. Faa o desdobramento das tarefas.Muitas vezes uma tarefa difcil pode ser desdobrada em tarefas menores e portanto mais fceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas. 3. No espere a inspirao chegar. V atrs dela.Em muitos casos uma tarefa difcil adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento no est surgindo. Mas lembre-se que inspirao 90% de transpirao. Portanto comece j, no espere. 4. Procure saber tudo sobre a tarefa.O fato de voc no estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivao ou desinteresse. A no familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais voc sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informaes, e envolver-se mais com o problema. 5. Descubra as causas de sua indeciso.Se voc est indeciso procure saber porque voc no quer se definir. A indeciso ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir quando a informao adicional ir acrescentar muito pouco qualidade de sua deciso. Faa o mximo de esforo para obter a melhor informao possvel dentro do tempo que voc dispe. Ento tome a deciso e v em frente. Acima de tudo, no fique atormentando-se com a deciso tomada. E, principalmente, no a refaa. 6. Evite o perfeccionismo.No seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou at 80% perfeito. Lembre-se que o timo inimigo do bom. melhor ter cinco "bons", do que um "timo". Pense em tudo isso e comece a agir agora.

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Bibliografia
Secretaria moderna Site Contabil Ministrio da Justia Federal Receita Federal Posto Fiscal

Contribuio Tcnica e Jurdica : Contabilidade Ellos - Sra. Luciene Dourado Advogados AssociadosDra. Geni Ribeiro Lima Escritrio AdvocatcioDr. Marcos Marcilio 2o. Cartrio de Registro de Pessoas Jurdicas Cartrio de Registro de Pessoas Naturais Prefeitura Municipal de Mau Prefeitura Municipal de Santo Andr Conselho Regional de Contadores Sescon Aciam

Livreto Elaborado e Redigido por: Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio: Igreja Batista Missionria do Jd. Luzitano Rua: Godofredo de Godoy, 05 Jdm. Luzitano MauS.P. CNPJ: 74.335.381/0001-04 Contatos e Palestras : (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573 Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA A REPRODUO TOTAL OU PARCIAL TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA

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