CDIGO DE CONDUTA TICA

NDICE
1. 2. 3. 4. INTRODUO RELACIONAMENTO COM CLIENTES RELACIONAMENTO COM A COMUNIDADE RELACIONAMENTO COM O FUNCIONRIO 4.1. Conflito de Interesse 4.2. Informaes Confidenciais e Privilegiadas 4.3. Preconceito e Discriminao 4.4. Assdio e Abuso de Poder 4.5. Uso de lcool, Drogas ou Porte de Armas 4.6. Participao Poltica, Governo e rgos Governamentais 4.7. Sindicato 4.8. Uso dos Sistemas Eletrnicos de Informao 4.9. Patrimnio do Grupo Sotreq 5. PROPRIEDADE INTELECTUAL 6. FORNECEDORES 7. BRINDES E PRESENTES 8. MDIA 9. SEGURANA, MEIO AMBIENTE E SADE 10. GESTO E MONITORAMENTO DO CDIGO DE CONDUTA TICA 4 8 10 12 12 14 15 15 16 16 17 17 18 20 22 26 28 32 34

INTRODUO

O Grupo Sotreq se desenvolveu apoiado em fortes princpios e valores, sempre compartilhados entre seus dirigentes e funcionrios. Com sua expanso tornou-se necessrio dar uma forma escrita a estes princpios, visando facilitar a sua difuso em todas as localidades em que atua. Seus Valores Corporativos de Respeito nas Relaes, Superao Permanente, Comprometimento com a Sustentabilidade e Valorizao de Clientes e Funcionrios sustentam a viso de: Uma empresa extraordinria tanto para se trabalhar, quanto para se fazer negcios, de modo sustentvel. Complementando nossa Identidade Organizacional temos: Definio do Negcio: Empreender negcios sinrgicos que propiciem para os nossos clientes alta disponibilidade e eficincia no uso e gesto de bens de produo. Misso: Integrar solues para o desenvolvimento sustentvel. Viso de Futuro: Ser a referncia nacional no fornecimento de bens de produo e solues voltadas ao desenvolvimento da infraestrutura, promovendo impacto positivo no meio ambiente.

Somado a isto, a busca por uma gesto baseada nos modernos princpios de governana tem exigido ainda maior transparncia da empresa, em todas as dimenses. Neste ambiente nasceu este Cdigo de Conduta tica que tem por finalidade traduzir em comportamentos explcitos o exerccio cotidiano dos Valores do Grupo Sotreq. Com base nesses valores, obrigatrio que todos os lderes e funcionrios conheam e compreendam os procedimentos estabelecidos neste documento e procedam em conformidade com os mesmos, no desempenho de suas atribuies profissionais. Sua aplicao condio fundamental para se pertencer ao Grupo. Este Cdigo tem por objetivo instituir uma cultura e uma conduta organizacional que preservem e protejam o Grupo junto comunidade, acionistas, clientes, funcionrios, fornecedores e demais entidades com as quais venha a se relacionar e est em plena concordncia com todos os aspectos legais referentes s atividades do Grupo Sotreq, no pretendendo substituir, em nenhuma instncia, a legislao existente no pas.

RELACIONAMENTO COM CLIENTES

O Grupo Sotreq respeita as normas e os procedimentos estabelecidos pelo cliente em suas instalaes, ou mesmo fora delas, desde que no firam a legislao vigente e que no conflitem com seus prprios Valores e Cdigo de Conduta, normas e/ou regras internas. So inaceitveis propostas que exponham os clientes do Grupo Sotreq a atos ilcitos de qualquer natureza, risco fiscal e legal, seja por solicitao de terceiros ou mesmo de algum funcionrio ou representante do prprio cliente. Nenhum funcionrio pode propor ou aceitar qualquer oferta que implique em benefcios, vantagens pessoais ou pagamento em dinheiro. Sero permitidos premiaes, viagens, visitas, almoos e jantares, desde que baseados na estratgia do negcio e autorizados pelo gestor imediato. Na hiptese de contratao de profissionais que sejam funcionrios de seus clientes, a diretoria da Unidade de Negcio ou gerncia dever avaliar o impacto no negcio e informar previamente o cliente. O Grupo Sotreq pauta suas relaes com os clientes em cumprimento com a legislao vigente, relacionada ao trabalho escravo, infantil e forado.

RELACIONAMENTO COM A COMUNIDADE

O Grupo Sotreq estimula, desenvolve e apoia aes sociais e empresariais locais voltadas sustentabilidade, tais como: meio ambiente, cultura, esporte, direitos da criana e do adolescente, valorizao da famlia, entre outros, que tragam impactos positivos para a comunidade e o meio ambiente e estejam de acordo com a legislao e normas vigentes. O funcionrio pode participar durante o horrio de expediente em eventos e atividades como os descritos acima, desde que autorizados pela empresa. Entidades patrocinadas pelo Grupo Sotreq, mesmo que atravs do Instituto Social Sotreq, sejam de carter social ou empresarial, no podem ser de propriedade de funcionrio ou seus parentes diretos. proibido o acesso de pessoas que no sejam funcionrios s instalaes do Grupo Sotreq sem prvia autorizao do gestor imediato do funcionrio que ir receber, exceo dos casos em que a visita seja para o responsvel da localidade.

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RELACIONAMENTO COM O FUNCIONRIO

4.1. Conflito de Interesse O funcionrio no pode exercer qualquer tipo de atividade profissional, nem ter qualquer tipo de participao, em empresa que seja cliente, concorrente ou fornecedora do Grupo Sotreq. O funcionrio que exercer outra atividade profissional em jornada diferente do expediente, relacionada aos negcios da empresa, dever informar ao seu gestor imediato. Em ambos os casos, a exceo s ser aprovada mediante autorizao expressa do Conselho. A contratao de funcionrios para o Grupo Sotreq segue as normas e procedimentos definidos pela rea de Ambiente Humano, sendo inadmissvel pelo contratante o favorecimento de parentes ou pessoas de seu relacionamento, e a abordagem de funcionrios de outras reas ou empresas do prprio Grupo Sotreq. A contratao e subordinao de parentes de funcionrios nas empresas do Grupo Sotreq, at o nvel de 3 grau de parentesco, deve ser evitada e somente pode ocorrer com a anuncia expressa do Conselho da empresa. expressamente proibido abordar e principalmente contratar funcionrios dos parceiros do Grupo Sotreq, sem que haja uma avaliao formal do impacto no negcio por parte do Conselho e consulta prvia ao fabricante.

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Os interesses do Grupo Sotreq devem suplantar os das Unidades de Negcios, Regionais, Filiais, reas e/ou interesses pessoais de quaisquer funcionrios. Da mesma forma, reter ou distorcer informaes dentro da empresa, com o intuito de valorizao ou poder pessoal, ou ainda utilizar-se do nome da empresa para obter benefcio extra, comportamento inaceitvel. Durante a jornada de trabalho, assuntos de interesse pessoal devem restringir-se ao mnimo indispensvel, priorizando as aes e assuntos pertinentes atividade profissional em exerccio, assim como o Grupo Sotreq no exige dos funcionrios a dedicao ao trabalho fora do perodo do expediente. 4.2. Informaes Confidenciais e Privilegiadas So consideradas informaes confidenciais e privilegiadas as relativas a: estratgia empresarial ou de Unidade/rea, qualquer informao extrada de proposta ou contrato comercial a clientes, parceiros e fornecedores - mesmo informaes cadastrais, especificaes e desenhos tcnicos, quaisquer informaes de resultados, oramentrias e contbeis no publicadas, preo, planilhas de custos e/ou margens, salrios, contratos, estudo de desempenho e/ou resultados de produtos ou servios, acordos, investimentos, passivos de qualquer natureza etc. Estas informaes so de propriedade da empresa e, portanto, devem ser protegidas por seus funcionrios. Quando houver dvida sobre a confidencialidade de uma dada informao, o Diretor da Unidade de Negcio da empresa dever ser consultado, visando sanar a dvida. O uso de informaes confidenciais e privilegiadas restrito aos funcionrios nas suas atribuies, sendo vedado o repasse a terceiros, salvo quando expressamente autorizado pelo Diretor da Unidade de Negcio. Informaes pessoais dos funcionrios, tais como as cadastrais, salariais, mdicas, de desempenho profissional, dados psicolgicos etc. so de acesso restrito s reas que tm necessidade de conhec-las e somente podero ser repassadas de forma tica, legal e
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com aprovao expressa do funcionrio. Quando fizerem parte de contratos comerciais, cadastro de fornecedores da empresa ou resposta a pedidos legtimos de autoridades governamentais, estas informaes podem ser fornecidas, de forma agrupada e no individualizada, assegurando sua confidencialidade, com o suporte da rea Jurdica da empresa. 4.3. Preconceito e Discriminao proibida qualquer forma de preconceito ou discriminao social, por raa, ideologia, sexo, religio, gnero, idade, orientao sexual ou poltica, doena, vcio, aparncia ou voltados para pessoas com deficincia. So considerados inadequados quaisquer comentrios ou insinuaes pejorativas que possam denegrir a imagem de um funcionrio, sejam estes efetuados direta ou indiretamente ao prprio ou a terceiros. O Grupo Sotreq valoriza a relao de respeito entre seus funcionrios, independente do nvel hierrquico, no aceitando qualquer conduta fsica ou verbal, intimidao, hostilidade, humilhao e constrangimento que afete a dignidade da pessoa no ambiente de trabalho. As diferenas sociais, culturais, de lnguas, entre outras, devem ser respeitadas e mesmo valorizadas, sendo considerado inadequado qualquer tipo de referncia pejorativa s mesmas, em qualquer mbito profissional. Desse modo, nenhum funcionrio de qualquer nvel hierrquico pode, em nome da empresa, apoiar qualquer tipo de entidade ou atividade com fim ideolgico especfico. 4.4. Assdio e Abuso de Poder No tolerado nenhum tipo de assdio, seja ele moral, sexual, econmico ou de qualquer outra natureza, exercido por qualquer nvel hierrquico ou nas relaes entre funcionrios, dentro ou fora do ambiente de trabalho.
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Nenhum funcionrio pode utilizar de sua posio ou poder delegado pela empresa para forar outro a agir contra seus princpios e valores pessoais ou corporativos. No ser tolerada a utilizao do cargo para obter vantagens e/ou favorecimentos em benefcio prprio ou de terceiros ou, ainda, solicitar aes ou atividades que no faam parte do escopo da funo do funcionrio e que, por consequncia, possam causar-lhe qualquer tipo de humilhao, constrangimento ou medo. 4.5. Uso de lcool, Drogas ou Porte de Armas No permitido o porte, a guarda ou o consumo de drogas ilegais nos veculos da empresa, imveis e veculos alugados e instalaes do Grupo Sotreq, de clientes e de fornecedores. Tambm no permitido o exerccio profissional sob efeito de drogas ilcitas. No aceito que o funcionrio comparea ao trabalho em estado de embriaguez ou mesmo consumir bebidas alcolicas dentro das instalaes da empresa, exceto em festas e eventos quando autorizado, devendo o funcionrio manter a conduta inalterada. No permitido o porte, a guarda ou o uso de armas de fogo por funcionrios dentro dos veculos ou imveis alugados da empresa e em suas instalaes, de clientes e de fornecedores, independentemente do porte autorizado de arma. exceo dos profissionais expressamente autorizados por fora de sua funo. 4.6. Participao Poltica, Governo e rgos Governamentais O Grupo Sotreq respeita o direito pessoal e voluntrio dos funcionrios de se envolverem com atividades polticas. Porm, tal participao deve ocorrer em seu tempo livre, com recursos prprios e fora do ambiente da empresa.

proibida qualquer manifestao, divulgao e/ou propaganda de cunho poltico e ideolgico nos veculos da empresa (operacional ou de representao), em seus ativos e ferramentas, nas dependncias da empresa, clientes, fornecedores ou em nome do Grupo Sotreq. Da mesma forma, no permitida a movimentao poltica de terceiros nas dependncias e/ou em veculos da empresa. O Grupo Sotreq respeita a legislao e as autoridades de todas as instncias de governo, proibindo qualquer prtica de corrupo ou propina para agilizar servios de rotina ou aes administrativas. 4.7. Sindicato O Grupo Sotreq respeita a livre associao, reconhece as entidades sindicais como representantes dos funcionrios e busca o dilogo para a soluo de conflitos de natureza trabalhista ou sindical. 4.8. Uso dos Sistemas Eletrnicos de Informao proibido instalar programas, sistemas ou cpias de programas com direitos autorais restritos no autorizados pelo Grupo Sotreq. Todos os sistemas de informaes do Grupo Sotreq devem ser acessados atravs de senha pessoal e intransfervel, extinta ao trmino do contrato de trabalho. A utilizao de e-mail, internet e outros sistemas eletrnicos de informao devem restringir-se, ao mximo possvel, aos interesses profissionais, devendo ser utilizados como ferramentas de trabalho, no perodo do expediente e monitorados quando necessrio ou a critrio do gestor. Constitui falta grave a veiculao de material ofensivo aos bons costumes.

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4.9. Patrimnio do Grupo Sotreq dever dos funcionrios zelar pela guarda, conservao e manuteno dos ativos da empresa que estiverem sob sua responsabilidade ou uso, sendo vedada a cesso, emprstimo ou comercializao de qualquer ativo pertencente ao patrimnio da empresa sem autorizao formal. vedada a utilizao em benefcio prprio ou de terceiros de quaisquer ativos da empresa, a menos que previsto em poltica interna ou autorizao formal da empresa. As obrigaes acima tambm se aplicam aos bens que integrarem um imvel alugado pela empresa para residncia temporria de funcionrios. Neste caso, os funcionrios devero seguir o mesmo padro de comportamento exigido pela empresa. Doaes somente podem ser realizadas ou recebidas desde que previstas em procedimentos internos e autorizadas formalmente.

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PROPRIEDADE INTELECTUAL

considerada de propriedade da empresa toda e qualquer produo ocorrida no exerccio profissional de seus funcionrios, tais como: apostilas, apresentaes, procedimentos, planilhas, softwares, treinamentos, vdeos, estudos, relatrios, entre outros. O funcionrio deve preservar a propriedade intelectual da empresa, de clientes ou de fornecedores, informando a empresa sempre que observar que esta premissa est sendo desrespeitada. vedada a cpia de documentos e literaturas de acesso restrito para mdias pessoais, sendo o back-up feito e arquivado em mdias fornecidas pela prpria empresa, assim como dever dos funcionrios no apropriar-se de direitos autorais e projetos patenteados. A vinculao do nome e/ou da marca do Grupo Sotreq junto a terceiros deve ser submetida rea de Marketing, a quem cabe reportar ao Conselho da empresa.

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FORNECEDORES

Os processos de compras seguiro as normas e procedimentos definidos pela rea de Suprimentos da empresa, cabendo ao solicitante uma deciso impessoal e imparcial, quando necessrio um posicionamento tcnico de sua parte. A contratao de empresas fornecedoras que pertenam a algum funcionrio, com parentes de 1 grau ou de estreito relacionamento com funcionrio do Grupo Sotreq, efetivada somente com a autorizao formal do Conselho da empresa. Da mesma forma que a deciso de compra no pode ser influenciada por laos familiares ou de relacionamento entre o funcionrio requisitante e empresas fornecedoras, sendo proibido por parte de qualquer funcionrio o fornecimento de informaes confidenciais e privilegiadas ao fornecedor. Resguardados os critrios supracitados, devem-se selecionar fornecedores que apresentem comprovado comportamento tico empresarial, bem como condies comerciais que permitam a sustentabilidade do negcio do Grupo e de seus fornecedores. So inaceitveis propostas que exponham os fornecedores do Grupo Sotreq a atos ilcitos de qualquer natureza, riscos fiscais e legais, sejam por solicitao de terceiros ou mesmo de algum funcionrio ou representante do prprio fornecedor.

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Os funcionrios devero respeitar e exigir respeito nos contratos formais e tcitos firmados com os fornecedores. Sero permitidas viagens, visitas tcnicas, almoos e jantares, desde que autorizados formalmente pelo gestor imediato. Na hiptese de contratao de profissionais que sejam funcionrios de seus fornecedores, a Diretoria da Unidade de Negcio ou Gerncia dever avaliar o impacto no relacionamento comercial e informar previamente o fornecedor. O Grupo Sotreq exigir contratualmente que seus fornecedores baseiem suas prticas de negcios em princpios de responsabilidade social com relao ao trabalho escravo, infantil e forado e ao cumprimento da legislao vigente.

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BRINDES E PRESENTES

S permitido a funcionrios receberem brindes promocionais sem valor comercial, com a logomarca da empresa fornecedora, cliente ou seu representante. Prmios, vantagens, descontos ou quaisquer outros benefcios somente podero ser concedidos a clientes ou fornecedores, ou recebidos por parte de funcionrios do Grupo Sotreq, quando fizerem parte formal de polticas de comercializao da empresa, do cliente ou do fornecedor. Caso contrrio, podero ser aceitos quando no ultrapassarem o valor de R$100,00, mesmo assim com a anuncia expressa do gestor imediato. No permitido o uso em ambiente de trabalho, de material ou brindes da concorrncia, de nenhuma espcie. Em nenhuma hiptese, permitida a oferta e recebimento de brindes ou vantagens em dinheiro.

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MDIA E IMAGEM INSTITUCIONAL

Campanhas publicitrias ou de marketing devem ser baseadas em princpios de veracidade, objetividade e clareza e veiculadas atravs da rea de Marketing do Grupo Sotreq que as reportar ao Conselho da empresa. Depoimentos, divulgao de imagens, informaes e reportagens de uma maneira geral so coordenados ou conduzidos pela rea de Marketing ou por pessoas previamente autorizadas, com a confidencialidade preservada. O relacionamento com quaisquer rgos de comunicao cabe somente a rea de Marketing do Grupo Sotreq. proibido, portanto, que pessoas no autorizadas realizem contato com a imprensa em nome do Grupo Sotreq. O funcionrio deve apresentar-se de forma adequada perante a qualquer evento e ou meio de comunicao, de maneira a garantir a imagem da organizao. um princpio do Grupo Sotreq que o funcionrio preserve a imagem do Grupo, sendo vetado o uso indevido da imagem das empresas, da Caterpillar e de outras representadas. Informaes patrimoniais sobre a empresa s devem ser fornecidas aps aprovadas pelo Conselho.

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Sempre que houver a divulgao de uma informao, sua fonte dever ser comunicada. Toda publicidade realizada pelo Grupo Sotreq dever observar rigorosamente a legislao em vigor e os preceitos ticos vigentes no meio social a que se destina.

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SEGURANA, MEIO AMBIENTE E SADE

Segurana, Meio Ambiente e Sade so valores fundamentais para o Grupo Sotreq, estando contidos na Poltica do Sistema de Gesto da Sustentabilidade, portanto, devem ser compartilhados, praticados e priorizados em todos os nveis da organizao. Para que as atividades sejam desenvolvidas em um ambiente seguro, saudvel e sem impactos ambientais, o Grupo Sotreq identifica os perigos, riscos, aspectos e impactos de cada uma das atividades desenvolvidas, estabelecendo controle para os riscos e impactos significativos. Portanto, dever de cada funcionrio e prestador de servio conhecer todos os perigos, riscos, aspectos e impactos relacionados sua atividade, assim como implementar os controles operacionais descritos nas instrues de trabalho. Todo o funcionrio e prestador de servio est desautorizado a executar qualquer atividade que apresente risco grave e iminente de acidente do trabalho e/ou ambiental, devendo, imediatamente, adotar os controles necessrios execuo segura da atividade.

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GESTO E MONITORAMENTO DO CDIGO DE CONDUTA TICA

O comit formado por integrantes do Conselho, das reas de Ambiente Humano e Auditoria e, ainda, por representantes de reas-fim da empresa, coordena as demandas por atualizao ou dvidas ao exerccio do presente Cdigo de Conduta. Sempre que houver alterao, os funcionrios sero comunicados. O funcionrio que tome cincia de circunstncia ou ao que viole ou que possa vir a violar o Cdigo de Conduta, a Viso e os Valores do Grupo Sotreq, ou ainda as leis vigentes no pas, deve comunicar o fato ao seu gestor ou ao comit, imediatamente. Cabe aos gestores garantir que funcionrios e contratados conheam e apliquem os preceitos deste Cdigo, agindo como exemplo de conduta, a ser seguido pelos funcionrios. Se o funcionrio no receber uma resposta ou no puder resolver uma questo relacionada ao Cdigo de Conduta aps contato com seu gestor, recomenda-se que ele entre em contato direto com algum membro do Comit de Gesto do Cdigo de Conduta tica, ou encaminhe sua questo ao Canal com a Auditoria. A aderncia ao Cdigo monitorada atravs de indicadores dos canais de comunicao

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disponveis: canal com a auditoria, acesso direto ao comit, fruns peridicos, e-mail, telefone, carta, ou outra forma utilizada, que no tenha sido contemplada. Os funcionrios devem comunicar aos seus gestores sobre quaisquer outras situaes no previstas neste Cdigo, mas que considerem relevante ao mesmo. Os casos omissos sero resolvidos pelo Comit de Gesto do Cdigo de Conduta tica do Grupo Sotreq.

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