BAB 1

SISTEM AKUNTANSI
Dalam bab ini diuraikan definisi sistem secara umum,
definisi sistem akuntansi, unsur-unsur yang membentuk
sistem akuntansi pokok: formulir, jurnal, buku besar, dan
laporan.

Di samping itu, dalam bab ini dijelaskan pula peran penting

sistem akuntansi dalam pelaksanaan bisnis perusahaan dan
kedudukan sistem akuntansi dalam sistem informasi
manajemen.

Dalam bab-bab selanjutnya diuraikan lebih mendalam

perancangan setiap unsur sistem akuntansi tersebut.
DEFINISI SISTEM
• Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu.
• Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai
sistem sebagai berikut:
• Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-Unsur.

• Unsur-Unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang

Bersangkutan.
• Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan
Sistem.
• Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih
Besar.
Formulir
• Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi.
• Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi, direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas.
• Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan.
• Dengan formulir ini, data yang terkait dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
• Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
Jurnal
• Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan
data lainnya.
• Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir.
• Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya
diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
• Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang
hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu)
kemudian di-posting ke akun yang terkait dalam buku besar.
• Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,
jurnal penjualan, dan jurnal umum.
Buku Besar
• Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal.
• Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan
unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan.
• Akun buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai
wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain
dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan
untuk penyajian laporan keuangan.
Buku Pembantu
• Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar
diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku
pembantu (subsidiary ledger).
• Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu
dalam buku besar.
• Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan
akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan
dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi
selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan
pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
Laporan
• Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa:

laporan posisi laporan perubahan

laporan laba rugi
keuangan saldo laba

laporan posisi laporan harga laporan beban

keuangan pokok produksi pemasaran

laporan beban daftar utang yang

daftar umur piutang
pokok penjualan akan dibayar

daftar saldo
persediaan yang
lambat
penjualannya
PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM
DAN PROSEDUR

• Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan.
• Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang.
• Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur;
sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri
dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan
buku besar:
• Menulis;

• Menggandakan;

• Menghitung;

• Memberi kode;

• Mendaftar;

• Memilih (menyortasi);

• Memindah;

• Membandingkan.
PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN
PROSEDUR

• Untuk memperjelas pengertian sistem dan prosedur, berikut

ini disajikan document flowchart (bagan alir dokumen) sistem
penjualan tunai dalam suatu toko buku yang disajikan pada
Gambar 1.1. Sistem ini dirancang untuk melaksanakan salah
satu kegiatan pokok toko buku, yaitu penjualan tunai. Sistem
penjualan tunai ini terdiri dari 6 prosedur berikut ini: (a)
prosedur order penjualan, (b) prosedur penerimaan kas, (c)
prosedur penyerahan barang, (d) prosedur pencatatan
penjualan, (e) prosedur pencatatan penerimaan kas dari
penjualan tunai, dan (f) prosedur rekonsiliasi bank.
KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

• Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara

berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen
dalam mengelola perusahaan. Setiap sistem informasi terdiri
dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut.
Blok Masukan (Input Block)
• Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem
informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk
menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.
• Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan,
perintah, dan pesan.
Contoh I
• Dalam sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan
penjualan per jenis produk, transaksi penjualan dan retur
penjualan merupakan masukan.
• Data tanggal transaksi, jenis produk, kuantitas yang dijual,
harga jual satuan, nama pelanggan merupakan masukan yang
dimasukkan ke dalam sistem akuntansi untuk menghasilkan
informasi penjualan per jenis produk.
• Media yang digunakan untuk memasukkan data tersebut ke
dalam sistem akuntansi dapat berupa formulir faktur
penjualan yang mempunyai format dan aturan tertentu untuk
pengisiannya.
Blok Model (Model Block)
• Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang
mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai
macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau
keluaran.
• Logico-mathematical model dapat mengombinasi unsur-unsur
data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau
dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu
laporan ringkas.
Contoh 2
• Pengolahan data pendapatan dan beban untuk menghasilkan laporan laba rugi
memerlukan logico-mathematical model yang sederhana berikut ini:
Laba = Pendapatan – Beban

• Untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan oleh Manajer
Keuangan mengenai saldo piutang debitur diperlukan logico-mathematical model
sederhana sebagai berikut:

Transaksi penjualan kredit tanggal .... s/d .... xx

Transaksi retur penjualan kredit tanggal .... s/d .... xx
Transaksi penerimaan kas dari piutang tanggal ... s/d ... xx +
Jumlah pengurangan piutang xx –
Saldo piutang xx
Blok Keluaran (Output Block)
• Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang
bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai
informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.
• Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain
suatu sistem informasi.
• Keluaran sistem akuntansi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order
pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban atas suatu pertanyaan
(misalnya berapa beban pengobatan sampai dengan saat ini?), pesan, perintah, hasil
suatu pengambilan keputusan yang diprogram, skenario dan simulasi, dan aturan
pengambilan keputusan.
• Mutu yang harus melekat dalam keluaran sistem informasi adalah: ketelitian,
ketepatan waktu, dan relevansi.
• Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi dapat berupa:
layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau microfilm.
Blok Teknologi (Technology Block)

• Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi.

• Teknologi menangkap masukan, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.
• Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri
dari tiga komponen: komputer dan penyimpan data di luar
(auxiliary storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak
(software).
Contoh 3
• Untuk menghasilkan informasi penjualan harian, sebuah
rumah makan menggunakan teknologi berupa register kas
(cash register).
• Mesin yang digunakan oleh rumah makan ini mampu
membuat ringkasan sampai dengan 20 macam jenis makanan
dan minuman yang dijual.
Blok Basis Data (Data Base Block)

• Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk
melayani kebutuhan pemakai informasi.
• Basis data dapat diperlakukan dari dua sudut pandang: secara fisik dan secara
logis.
• Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data, seperti kartu buku
besar, pita magnetik, disket, kaset, kartu magnetik, chip, dan microfilm.
• Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan.
• Namun yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apakah data disimpan,
melainkan bagaimana mencari, menggabungkan, dan mengambil data yang
disimpan untuk memenuhi kebutuhan khusus pemakai.
• Oleh karena itu, basis data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang
bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin
ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi
kebutuhan pemakai.
Blok Pengendalian (Control Block)

• Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, api,
kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase,
dan orang-orang yang dibayar untuk melakukan kejahatan.
• Beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya
sistem informasi adalah:
1. Penggunaan sistem pengelolaan catatan;
2. Penerapan pengendalian akuntansi;
3. Pengembangan rancangan induk sistem informasi;
4. Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya;
5. Penerapan prosedur seleksi karyawan;
6. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan;
7. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik;
8. Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan sistem informasi yang sekarang
digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data di luar perusahaan sebagai cadangan (backup);
9. Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian akses
ke dalam sistem informasi.
SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN
MANUFAKTUR

• Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang

sistem akuntansi yang terdiri dari:

1. Sistem akuntansi pokok;

2. Sistem akuntansi piutang;
3. Sistem akuntansi utang;
4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan;
5. Sistem akuntansi biaya;
6. Sistem akuntansi kas;
7. Sistem akuntansi persediaan;
8. Sistem akuntansi aset tetap.
Sistem Akuntansi Pokok
Sistem Akuntansi Piutang (Account
Receivable System)

• Sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya piutang terdiri

dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur order penjualan;

• Prosedur persetujuan kredit;

• Prosedur pengiriman barang;

• Prosedur penagihan;

• Prosedur pencatatan bertambahnya piutang;

• Prosedur distribusi penjualan.

Sistem Akuntansi Piutang (Account Receivable
System) - lanjutan

• Sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang terdiri

dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur penerimaan retur penjualan;

• Prosedur pembuatan memo kredit;

• Prosedur penerimaan barang;

• Prosedur pencatatan retur penjualan;

• Prosedur pencatatan berkurangnya piutang;

• Prosedur distribusi penjualan.

Sistem Akuntansi Utang (Account Payable
System)

• Sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya utang dari

transaksi pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur permintaan pembelian;

• Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan

pemasok;
• Prosedur order pembelian;

• Prosedur penerimaan barang;

• Prosedur pencatatan bertambahnya utang;

• Prosedur distribusi pembelian.

Sistem Akuntansi Utang (Account Payable
System)- lanjutan

• Sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya utang karena

retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur pembuatan memo debit;

• Prosedur pengiriman barang;

• Prosedur pencatatan berkurangnya utang;

• Prosedur distribusi pembelian.

Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan

• Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja;

• Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah;

• Prosedur pembayaran gaji dan upah;

• Prosedur distribusi biaya gaji dan upah.

Sistem Akuntansi Biaya
• Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur order produksi;

• Prosedur pengumpulan biaya produksi dan nonproduksi.

Sistem Akuntansi Kas
• Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur penerimaan kas;

• Prosedur pengeluaran kas;

• Prosedur kas kecil.

Sistem Akuntansi Persediaan
• Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi;

• Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual;

• Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli;

• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses;

• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli;

• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke

pemasok;
• Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang;

• Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang;

• Prosedur penghitungan fisik persediaan.

Sistem Akuntansi Aset Tetap
• Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
• Prosedur pengadaan aset tetap;

• Prosedur penghentian pemakaian aset tetap;

• Prosedur penyusutan aset tetap;

• Prosedur penempatan aset tetap.

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM
AKUNTANSI

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha

baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun
struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN
SISTEM AKUNTANSI

1. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap;

2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk
mencakup kegiatan bisnis yang baru;
3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang
digunakan.
SIAPA YANG HARUS MENGERJAKAN PEKERJAAN
PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI?

• Pekerjaan pengembangan sistem akuntansi biasanya

dikerjakan oleh: analis sistem yang bekerja di dalam
perusahaan atau profesi akuntan publik.
SISTEM AKUNTANSI UNTUK
MELAKSANAKAN BISNIS

• Berikut ini digambarkan peran penting sistem akuntansi

sebagai alat yang digunakan untuk menjalankan bisnis
perusahaan. Berbagai sistem akuntansi yang diuraikan berikut
ini, seperti sistem perbankan yang mengembalikan cancelled
check kepada pembuat cek (check issuer), cash on delivery
sale, sistem penagihan (billing system) yang digunakan dalam
penjualan bahan bakar melalui unattended gasoline station
belum dapat dijumpai di Indonesia.
Cancelled Check
COD Sale
• Cash on delivery sale (COD sale) berbeda dengan over-the-
counter sale.
COD Sale-lanjutan
Unattended Gasoline Station
• Unattended gasoline station adalah tempat penjualan bensin yang tidak dijaga oleh
orang. Pembeli yang melakukan pembelian ke tempat ini adalah pembeli yang
berlangganan kartu kredit ke perusahaan pengelola tempat penjualan bensin ini.
Bisnis Kartu Kredit (Credit Card Business)
HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI
DENGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
RANGKUMAN
• Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk
menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin
terjadi.
• Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
• Sistem akuntansi sebagai suatu bangunan sistem informasi
memiliki enam blok bangunan: masukan, model, keluaran,
teknologi, basis data, dan pengendalian.
RANGKUMAN-lanjutan
• Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi umumnya terdiri dari
delapan komponen berikut ini: sistem akuntansi pokok, sistem akuntansi
piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi
persediaan, dan sistem akuntansi aset tetap.
• Pengembangan sistem akuntansi memiliki tujuan umum berikut ini: (a) untuk
menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, (b) untuk
memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, (c)
untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan, (d) untuk mengurangi biaya klerikal
dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
RANGKUMAN-lanjutan
• Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang
telah terjadi saja, namun memiliki peran yang besar dalam melaksanakan bisnis
perusahaan. Bahkan dalam bisnis perusahaan tertentu, sistem akuntansi merupakan
alat yang digunakan untuk melaksanakan bisnis utama perusahaan. Perusahaan
kartu kredit adalah perusahaan yang menjual jasa penagihan yang dengan
menggunakan billing system (merupakan salah satu subsistem dalam sistem
akuntansi) perusahaan tersebut melayani anggota mereka. Perusahaan distribusi
bahan bakar dapat menciptakan bisnis penjualan bahan bakar melalui unattended
gasoline station dengan menggunakan billing system. Cash on delivery system
merupakan sistem akuntansi yang mampu memperluas pasar melampaui hambatan
geografis. Sistem perbankan yang mengembalikan cancelled check kepada
pembuat cek mengakibatkan kelancaran pembayaran di dalam masyarakat, bahkan
memungkinkan digunakannya cek pribadi (personal check) secara luas dalam
transaksi pembayaran.
• Sistem akuntansi merupakan subsistem sistem informasi manajemen yang
mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan
pemakai intern maupun pemakai ekstern.