TEKNIK PERSIDANGAN

ORGANISASI
 1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER
membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan
secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang
maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari
pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah
persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal
organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya
untuk
menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah
Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat
kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan
perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak,
hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
 JENIS-JENIS PERSIDANGAN

1)Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala
sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
 2) SIDANG PARIPURNA

a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan

peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
cSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan
keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
 3) SIDANG KOMISI
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang
Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota
Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi
tugas dari Komisi yang bersangkutan
 ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan
pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik
secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam
pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam
proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses
pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya,
mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan
kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib
persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3.Presidium Sidang
a.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta
Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang
dipandu oleh Panitia Pengarah
b.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin
dan mengatur jalannya persidangan seperti
aturan yang disepakati
peserta
c.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin
dan menjalankan tata tertib persidangan
4. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
1 kali ketukan :
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang
poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak
gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang
waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak
perlu meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing
dalam waktu yang cukup lama, misalnya
istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk
sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam
menyelesaikan perbedaan pendapat dalam
pengambilan keputusan
3 kali ketukan :

a.Membuka/menutup sidang atau

acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir
hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh
Presidium Sidang

1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang
pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2.Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang
pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada
pimpinan sidang berikutnya” tok.
4.Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit”
tok……….tok.

6.Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya
nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

7.Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
 SYARAT PRESIDIUM
DIDANG
a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan
bertanggung jawab
b.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang
persidangan

c.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil

inisiatif dalam situasi kritis
d.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak
terpengaruh kondisi persidangan
 SIKAP PRESIDIUM SIDANG

a.Simpatik, menarik, tegas dan

disiplin
b.Sopan dan hormat dalam kata dan
perbuatan
c.Adil, bijaksanan dan menghargai
pendapat peserta.
 QUORUM DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila
dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari
peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah
untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil
melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui
suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka
dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
 INTERUPSI
Interupsi:
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan
untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain.

1.Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan

untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang
berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan
sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang
berhak mengajukan interuption of order agar persidangan
dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak
melebar dan semakin bias.
2.Interruption of information, Bentuk interupsi
berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh
peserta sidang
termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis.
informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun
eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang
mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya
persidangan).
3.Interruption of clarification, Bentuk interupsi
dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan
peserta sidang
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika
seseorang memberikan tanggapan atau sebuah
penegasan terhadap
suatu pernyataan.
4.Interruption of explanation, Bentuk interupsi
untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita
sampaikan agar tidak
ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu
pelurusan terhadap pernyataan kita.

5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang

disampaikan bila pernyataan yang disampaikan
oleh peserta lain sudah
diluar pokok masalah dan cenderung menyerang
secara pribadi.
 PELAKSANAAN INTERUPSI

1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan

terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari
Presidium Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak
menggangu persidangan
3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak
mampu menguasai dan mengendalikan jalannya
persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan
wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan,
atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta
Sidang
 6. TATA TERTIB

Tata tertib persidangan merupakan

hasil kesepakatan seluruh peserta
pada saat persidangan dengan
memperhatikan aturan umum
organisasi dan nilai-nilai universal
dimasyarakat.
 SANKSI-SANKSI

Peserta yang tidak memenuhi

persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib
persidangan akan dikenakan
sanksi dengan mempertimbangkan
saran, dan usulan peserta.
 TEKNIK RAPAT
Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian
yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan,
yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak
permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang
lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya
melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang
lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan
dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih
kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara
teknis.
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat
Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.

Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
 PROSEDUR
PENYELENGGARAAN RAPAT
1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
f.Pengambilan keputusan.
g.Penutupan rapat.
2.Pelaporan dan Evaluasi

a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok
pembicaraan, keputusan.

b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari
persiapan, pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat

1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.
 PERSYARATAN PEMIMPIN
RAPAT

1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter,

dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat
mencari jalan keluar.

3.Memberi kepercayaan dan netral

terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan
Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing,
mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang
menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas
dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan
dapat menumbuhkan keberanian berbicara /
mengemukakan pendapat
3.Hal-hal lain yang perlu :

a.Peserta rapat jangan berdebat tentang

hal-hal yang tidak relevan dengan agenda
rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.

c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak

dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga
terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil

1.Semua undangan/peserta hadir.

2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan
rapat.

3.Peserta aktif dan banyak masukan.

4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.

5.Sasaran yang direncanakan tercapai.

6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.
 TEKNIK DISKUSI
Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi,
pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur
dengan
maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang
lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk
mempersiapkan
dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan.
Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah
adu
argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi
untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.
Manfaat Diskusi

1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah

satu cara yang baik untuk mengadakan
komunikasi dan konsultasi

2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi,

dapat memperdalan wacana/ pengetahuan
seseorang mengenai sesuatu.
Pola-Pola Diskusi

1. Prasaran
A.Penyajian bahan pokok oleh satu atau
beberapa orang pembicara dengan prasaran
tertulis (makalah, kertas kerja).

B.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh

pembicara lain (penyanggah / pembahas).

C.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap

bahan pokok.
2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan
bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari
forum untuk meminta penjelasan yang lebih
teliti.
3.Diskusi Panel
A.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis.
Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.

B.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum

untuk meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming

A.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan

kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
B.Tiap peserta diminta pendapat dan
gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak
bicara dan setiap ide dicatat.
C.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang
merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan
kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.
Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.

2.Bagi peserta diskusi :

a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok
pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat
lain
3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak.
:woohoo:
=======================================
=====================================